Loading...
HomeMy WebLinkAboutStaff Report 2606-6455CITY OF PALO ALTO CITY COUNCIL Special Meeting Monday, June 08, 2026 Council Chambers & Hybrid 5:30 PM     Agenda Item     5.Accept the City of Palo Alto Utility Reserves Advisory Report and Public Safety Staffing and Overtime Audit as recommended by the Policy & Services Committee. CEQA Status: Not a Project. At-Places Supplemental Report added   Item No. 5. Page 1 of 1 City Council At-Places Supplemental Report From: Ed Shikada, City Manager Meeting Date: June 8, 2026 Item Number: 5 Report #:2606-6455 TITLE Accept the City of Palo Alto Utility Reserves Advisory Report and Public Safety Staffing and Overtime Audit as recommended by the Policy & Services Committee. CEQA Status: Not a Project. BACKGROUND For Item 5 on this evening’s Consent Agenda, the utilities reserves Management Response reviewed by the P&S Committee and recommended for Council approval was inadvertently omitted from the packet. It is attached and provided here: https://cityofpaloalto.primegov.com/api/compilemeetingattachmenthistory/historyattachment /?historyId=a2608038-a719-421f-9700-e82d97347f2d Staff anticipates presenting the topic for discussion by the Utilities Advisory Commission (UAC) at its September meeting. Following a recommendation from the UAC, this item will be calendared for the presentation and consideration to the Finance Committee. ATTACHMENTS Supplemental Attachment A: Utilities Reserves Management Response (labeled attachment B on document) APPROVED BY: Ed Shikada, City Manager ATTACHMENT B        TO: Baker Tilly  FROM: City of Palo Alto (Office of the City Manager, Administrative Services, Utilities & Public Works  Departments)  DATE: April 2, 2026  SUBJECT: Utilities Reserve Advisory Report    UTILITIES RESERVE ADVISORY REPORT  Management Response  Staff is appreciative of the work Baker Tilly has done to provide the City of Palo Alto Utility Reserves  Advisory Report (Reserves Advisory Report) that reviews the reserve policies and peer agency  benchmarks in the various enterprise funds in the Utilities and Public Works Departments. The City  Council directed staff to do a review of reserve policies as part of the FY 2026 Budget Adoption. This  advisory report provides impartial analysis of best practices and recommendations based on Baker Tilly  analysis and research.    While the City supports the intent to improve utility reserve levels, streamline reserve management and  improve reserve reporting to the City Council, City staff recommends exploring approaches that align  with existing structures and resources and that can be implemented with gradual impacts to utility rates  that are paid for by residents and businesses in Palo Alto. Any financial decision must be right sized for  the risk profile, impact to customers, and regulatory requirements. After a general review of the  recommendations to assess order of magnitude of financial impacts, staff estimate individual utility rate  increases could range from increases of approximately 2% to 8% at the low range and between 20 – 26%  at the high range of the recommendations (this assumes implementation over a five‐year period). These  increases would be significantly impactful to Palo Alto’s residents and businesses. The primary drivers of  these increases would be to achieve the reserve levels of peers described in the Reserves Advisory  Report as 10‐65% of Operating Revenue in the Rate Stabilization Reserves and 20% of 60 months of  budgeted CIP.   As such, following the Policy and Services Committee review of this Reserves Advisory Report on April  14, 2026 and City Council review to follow, staff recommend a workplan over the coming year to review  and revise reserve policies for City Council consideration with the assistance of the Utility Advisory  Commission and the Finance Committee that balance need to be attractive to private markets with  having rates that are affordable to residents and competitive for businesses while remaining within the  range of recommendations from Baker Tilly in terms of industry standards and peer comparisons.   Staff expect in advance of the FY 2028 rate setting, to prepare discussion and ultimately  recommendations on policy‐related issues including setting the target levels for utility reserves. Staff will  strive for a coordinated approach across Electric, Gas, Water, Wastewater Collection, Wastewater  Treatment, Refuse, and Stormwater Utilities. Staff review will inform the strategic direction and timing  of any changes.  ATTACHMENT B  Staff have provided more detailed responses to the specific recommendations below as well as a  summary comparison table of existing reserve policies and recommendations from Baker Tilly in Table 1.  Baker Tilly Recommendations and Responses from City Staff  1. Update Dated Policies ‐ Target Date: CY 2026 for Wastewater Treatment, CY Q2 2027 for Refuse  and Stormwater Management  City staff agrees and plans to align reserve policies across Utilities and Public Works enterprise funds as  appropriate. Public Works is currently working with an outside consultant to update the Wastewater  Treatment Fund’s reserves policy.  As part of this effort, the consultant will review Baker Tilly’s  recommendations from the Reserves Advisory Report and incorporate them, as appropriate, into the  overall comprehensive approach. The Wastewater Treatment Fund is an example of a more specific  business operation as it is reflective of a regional operation with other local government partner  agencies that are all contributors and members of the services and funds.  2. Do not eliminate any of the current reserve funds in place    City staff agrees that having operations, rate stabilization and CIP Reserve funds in place makes sense  and that each of the other Utilities reserve funds are in place for specifically defined and valid purposes.  3. Clarify CIP Reserve Fund Language ‐ Target Date: CY Q2 2027  Council renamed the Calaveras Reserve to the Electric Special Projects (ESP) Reserve in 2011 (Resolution  9206)  to fund projects that benefit electric ratepayers. In 2015 (Resolution 9510), Council established  guidelines for managing the ESP Reserve and those guidelines were revised by Council in 2022  (Resolution 10076) . City staff agrees an update of the council‐adopted policy on the use of ESP Reserve  funds is appropriate. Previously, the ESP reserve has been used to fund Electric’s share of the Advanced  Metering Infrastructure (~$10M) and provide seed funding to the Electrification Reserve (~$4.5M).  Future uses of the funds as well as the sunset date and full review of ESP Reserve guidelines should be  considered by Council. The City’s reserve management policies cover how the CIP Reserve is used.   4. Consider adjustment to CIP Reserve Fund Guideline Levels – Target Date: CY Q2 2027  City staff acknowledge the CIP Reserve guideline recommendations made by Baker Tilly to maintain the  CIP Reserve fund at 20% of 60 months of budgeted CIP expenses or alternatively, one‐year of  depreciation expense in the CIP reserve fund and the research used to identify like agencies and best  practices. As noted previously, staff has preliminarily evaluated the rate implications of this  recommendation for the Electric, Gas, Water and Wastewater Funds – assuming the funds are  recovered over five years, a 0% to 4% rate increase specific to each fund is estimated to be needed to  bring reserves to this level. Public Works will consider this recommendation as it brings forward the  comprehensive reserve policy recommendations for Wastewater Treatment, Refuse, and Storm Water  Funds.  As part of City staff’s recommendations that it will bring forward, the rate and bill impacts across each  utility need to be considered to find alignment with Baker Tilly’s recommendation while considering  customer affordability. This approach aligns with the GFOA recommendation mentioned by Baker Tilly  that recommends capital reserve level development should be designed to best serve the particular  needs of a given organization. In evaluating appropriate rate stabilization reserve levels, staff plans to  ATTACHMENT B  assess each utility holistically, taking into account the full suite of available reserves and overall financial  position and compliance with bond covenants, preservation of credit ratings, and affordability.  5. Adjust Rate Stabilization Reserve Policy to align with Bond Covenants –Target Date: CY Q2 2027  – CY Q2 2028  As noted in the Reserves Advisory Report, staff plans to refund the 2009 Bonds later in 2026 and a  normal payoff of the 2011 Bonds is expected in June 2026 which would eliminate the need to make a  change to these minimum guideline levels due to this Bond Covenant as reserve policies will align with  bond or loan covenants as applicable. According to the latest Ratings Affirmation from S&P on the  outstanding 2009 and 2011 bonds, Palo Alto is in compliance with the Rate and Available Reserves  Covenants.   City staff agrees with the recommendation to weigh the need for additional Rate Stabilization Reserve  fund levels, comparability to peer agencies, and the impacts to customer rates among other  considerations in order to determine an appropriate level of funding for each reserve fund. Staff will  work through these considerations depending on the individual circumstances for each reserve, staff will  consider the options available in the context of the totality of reserves for each fund.   6. Formalize Reserve Tracking – Target Date: CY Q4 2026  City Staff agrees transparency of reserve fund balances, reserve policies and guideline levels, and use of  reserves is important.  Staff already provide this information about the reserve balances in the annual  budget, Annual Comprehensive Financial Report, and utility financial plans each year. Staff plans to  continue its current practices of providing this information to the City Council. Staff recommends  exception‐based reporting added to the existing quarterly financial report to Council to supplement  current transparency reporting.      The Reserves Advisory Report mentions the following observations regarding further specificity of the  flow of funds and reserve targets in the reserve policies and credit rating reserve targets.  While staff  agree specificity is helpful, policies are intended to be evergreen so staff will review and include this  feedback in the recommended policy updates as appropriate. Staff agree that exploring the use of a  target or guideline levels could reduce administrative burden.             ATTACHMENT B  Table 1: Palo Alto Current and Baker Tilly Proposed Reserve Targets and Guidelines for the  Operations, CIP, and Rate Stabilization Reserves   OPERATIONS RESERVE CIP RESERVE RATE STABILIZATION RESERVE   Current  Palo Alto  Target  Proposed Baker  Tilly Target  Current Palo Alto  Guidelines  Proposed Baker  Tilly Guidelines  Current Palo Alto  Guidelines Proposed Baker Tilly Guidelines  Electric  U lity  90 days of  O&M and  Commodity  Expense  No Change Minimum: 5% of 48  months of budgeted CIP   Maximum: 25% of 48  months (12 months) of  budgeted CIP    20% of 60  months (12  months) of  budgeted CIP  Each year, the  Financial forecast must  plan for the  withdrawal of all Rate  Stabiliza on Reserve  funds within 5 years.   10 to 65% of either revenues or  expenses  Gas U lity 90 days of  O&M and  Commodity  Expense  No Change Minimum: 5% of 48  months of budgeted CIP   Maximum: 25% of 48  months of budgeted CIP    20% of 60  months of  budgeted CIP  Each year, the  Financial forecast must  plan for the  withdrawal of all Rate  Stabiliza on Reserve  funds within 5 years.  10 to 65% of either revenues or  expenses  Water U lity 90 days of  O&M and  Commodity  Expense  No Change Minimum: 5% of 48  months of budgeted CIP   Maximum: 25% of 48  months of budgeted CIP    20% of 60  months of  budgeted CIP  Each year, the  Financial forecast must  plan for the  withdrawal of all Rate  Stabiliza on Reserve  funds within 5 years.  10 to 65% of either revenues or  expenses  Wastewater  U lity  105 days of  O&M and  Commodity  Expense  No Change Minimum: 5% of 48  months of budgeted CIP   Maximum: 25% of 48  months of budgeted CIP    20% of 60  months of  budgeted CIP  Each year, the  Financial forecast must  plan for the  withdrawal of all Rate  Stabiliza on Reserve  funds within 5 years.  10 to 65% of either revenues or  expenses  Wastewater  Treatment  No  Opera ons  Reserve  Baker Tilly  views  maintaining  Opera ons  Reserve as a  best prac ce.  No CIP Reserve Baker Tilly views  maintaining CIP  Reserve as a best  prac ce.  Minimum: 15%, Target  22.5%, Maximum 30%  % of sales revenue  Baker Tilly proposes management  should consider the need for the  exis ng reserve funds. If no longer  necessary, these funds should be  closed out and the money  transferred to other funds in place.  Refuse No  Opera ons  Reserve  Baker Tilly  views  maintaining  Opera ons  Reserve as a  best prac ce.  No CIP Reserve Baker Tilly views  maintaining CIP  Reserve as a best  prac ce.  Minimum: 10%, Target  15%, Maximum 20%  % of sales revenue  Baker Tilly proposes management  should consider the need for the  exis ng reserve funds. If no longer  necessary, these funds should be  closed out and the money  transferred to other funds in place.  Stormwater No  Opera ons  Reserve  Baker Tilly  views  maintaining  Opera ons  Reserve as a  best prac ce.  No CIP Reserve Baker Tilly views  maintaining CIP  Reserve as a best  prac ce.  Target: $500,000 Baker Tilly proposes management  should consider the need for the  exis ng reserve funds. If no longer  necessary, these funds should be  closed out and the money  transferred to other funds in place.