Loading...
HomeMy WebLinkAbout2026-04-20 City Council Summary MinutesCITY COUNCIL SUMMARY MINUTES   Page 1 of 31   Regular Meeting   April 20, 2026  The City Council of the City of Palo Alto met on this date in the Council Chambers and by virtual  teleconference at 5:30 p.m.   Present In Person:  Burt, Lauing, Lu, Lythcott‐Haims, Reckdahl, Stone, Veenker  Present Remotely:  None.  Absent: None.    Call to Order  Mayor Veenker called the meeting to order.   City Clerk Mahealani Ah Yun called the roll and noted all Councilmembers were present.    Special Orders of the Day  1. Proclamation Recognizing Earth Day and the Palo Alto Youth Climate Advisory Board  Director of Public Works Brad Eggleston introduced a proclamation recognizing Earth Day and  the Youth Climate Advisory Board (YCAB) for contributions to the City’s climate initiatives.  YCAB’s second year of activity was noted, including work on adaptation, electrification,  mobility, media, water, and zero waste, along with outreach efforts at schools and community  events. Participation in the recent City Earth Day event was highlighted, including remarks  delivered by the YCAB Chair, tabling, and announcing raffle prize winners.  Mayor Veenker echoed appreciation for YCAB and highlighted remarks delivered by YCAB  member Aiden Miao at the Earth Day event, noting strong climate awareness and contributions  of youth in the community.  Councilmember Lu read the proclamation, Recognizing Earth Day and the Palo Alto Youth  Climate Advisory Board: Whereas, anthropogenic climate change is a threat to the wellbeing of  communities around the world, including Palo Alto; and whereas, the City of Palo Alto is  committed to reducing greenhouse gas emissions to mitigate climate change, to protecting and  enhancing the natural environment, and to increasing livability in Palo Alto for residents  through climate adaptation; and wherehas, youth are both the demographic most affected by  SUMMARY MINUTES    Page 2 of 31  City Council Meeting  Summary Minutes:  04/20/2026  the impacts of climate change and uniquely positioned to educate their peers and motivate  action for a more sustainable community; and whereas, the inaugural Youth Climate Advisory  Board convened in September 2024 to address issues of sustainability and climate action  relevant to Palo Alto youth and to support the City in implementing the Sustainability and  Climate Action Plan; and whereas, each year, “Earth Day” is celebrated by people globally,  recognizing the value of the natural environments that sustain us and the importance of  mitigating climate change; and whereas, the ultimate success of Palo Alto is strongly correlated  to the care of the natural resources that sustain us; and whereas, on April 22nd, 2026, the City  of Palo Alto is observing Earth Day. Now, therefore, Vicki Veenker, Mayor of the City of Palo  Alto, does hereby proclaim April 22nd as Palo Alto Earth Day, commend the Youth Climate  Advisory Board for their leadership in promoting climate action and sustainability, and urge all  residents to acknowledge the importance of climate action and sustainability, to care for the  natural environment, to support our City’s multi‐faceted sustainability and climate action  programs, and to take action to reduce greenhouse gas emissions.  Mayor Veenker invited YCAB members to the dais for a photo with Council.   NO ACTION    2. Proclamation Recognizing National Crime Victims' Rights Week, April 19‐25, 2026  Mayor Veenker welcomed representatives from the Victim Services Unit (VSU) of the District  Attorney’s Office and described increased awareness of services provided to crime victims in  the County. Recognition was given to coordination with the District Attorney’s Office and the  establishment of VSU representation serving the North County area.  Vice Mayor Stone read the proclamation, National Crime Victims' Rights Week, April 19‐25,  2026: Whereas, violent crime touches too many people in Palo Alto, as it does in all parts of our  county; and whereas, since 1981, National Crime Victims’ Rights Week has served as a time to  honor the strength and resilience of crime victims, elevate their voices, and reaffirm our  commitment to ensuring justice, healing, and support for all those impacted by crime; and  whereas, crime victims and their families often face emotional, physical, and financial  hardships, and it is essential that they are treated with dignity, respect, and compassion while  being informed of, and able to exercise, their rights; and whereas, the Santa Clara County  District Attorney’s Office Victim Services Unit (VSU) is the designated Victim Witness Assistance  Program pursuant to California Penal Code §13835, providing comprehensive, trauma‐ informed, and client‐centered services to victims of all types of crime, regardless of whether  charges are filed; and whereas, the VSU is staffed by specially trained professionals who assist  victims in understanding and exercising their rights throughout and beyond the criminal justice  process, including providing crisis intervention, emergency assistance, court support, resource  referrals, and assistance with compensation and restitution; and whereas, in the past year, the  VSU has demonstrated its commitment to the community by providing over 79,000 services to  SUMMARY MINUTES    Page 3 of 31  City Council Meeting  Summary Minutes:  04/20/2026  more than 7,350 crime victims throughout Santa Clara County; and whereas, the VSU Claims  Unit processed over 2,400 California Victim Compensation Board applications in 2025, securing  $1,896,466 in financial assistance to help victims, including those in Palo Alto, recover from  crime‐related expenses; and whereas, in 2025, the District Attorney’s Office expanded access to  the VSU in North County by offering in‐person victim advocate services at the Palo Alto branch  of the District Attorney’s Office, increasing accessibility for local residents; and whereas, raising  awareness of victims’ rights and available services strengthens our community’s ability to  respond to and support those impacted by crime, ensuring that no victim feels alone on their  path toward healing and justice. Now, therefore, Vicki Veenker, Mayor of the City of Palo Alto  on behalf of the entire City Council, does hereby proclaim April 19–25, 2026, as National Crime  Victims’ Rights Week in the City of Palo Alto, and encourage all residents to recognize the  importance of victims’ rights, support those impacted by crime, and promote access to services  that foster safety, healing, and justice for all.  Victim Services Director Tasia Wiggins of the Santa Clara County District Attorney’s Office  thanked the Council for the proclamation and noted that she was joined by Tim Crockett and  Steve DalPorto of the District Attorney's Office. Director Wiggins emphasized that the work of  the VSU is grounded in treating every individual impacted by crime with dignity and respect. It  was explained that victims’ rights are not only legal protections but tools to ensure access to  information, a voice in the process, and the ability to participate in the justice system. The  VSU's role in notifying victims of their rights and supporting them through the process was  described. Recognition was given to the dedication and expertise of VSU staff, with a  reaffirmation of commitment to supporting and empowering victims across Santa Clara County.  Supervising Victims Advocate Tim Crockett of the Santa Clara County District Attorney’s Office  added that VSU staff will be available at Mitchell Park Library on Thursday from 1 to 4 p.m. to  provide information and answer questions about available services.   Mayor Veenker invited VSU representatives to the dais for a photo with Council.  NO ACTION    Agenda Changes, Additions and Deletions  Assistant City Manager Kiely Nosé reported agenda updates, including addition of a consent  item related to the Churchill Avenue discussion on accelerating capital projects and associated  budget and contract authorities and an informational item on PFAS testing results at the  Stanford Palo Alto Community Playing Fields. In addition, 2 supplemental reports were issued  for Consent Calendar Items 6 and 10, providing additional clarification. It was explained that  approval of Item 10 on consent would result in declining to adopt the second reading and that  pulling the item would return it to Council for future consideration.    SUMMARY MINUTES    Page 4 of 31  City Council Meeting  Summary Minutes:  04/20/2026  Public Comment   1. Jeffrey S. commented on proposed changes by the Santa Clara Valley Water District  related to the San Francisquito Creek Flood Protection Project, noting a shift from  delivering flood risk reduction to providing funding based on project benefits. Questions  were raised regarding Valley Water’s role in engineering design and quality assurance,  as well as how benefits would be defined between Santa Clara County and the City of  Palo Alto. Concerns were expressed regarding potential reallocation of funds within the  Safe, Clean Water Program and implications for flood protection commitments for  residents in the floodplain.   2. Mora O., Executive Director of Youth Community Service (YCS), thanked community  members for attending the recent YCS Community Impact Exhibit and highlighted the  organization’s mission to elevate youth voice, build community connection, and  advance equity through service. The exhibit was described as showcasing youth‐led  projects addressing inequities, with appreciation expressed to elected officials, including  Mayor Veenker, and event sponsors. YCS’s reach was noted, including engagement with  hundreds of local students and approximately 20,000 individuals across 65 Bay Area  schools completing more than 85,000 hours of service, along with partnerships with  over 250 community organizations. Invitations were extended to upcoming programs,  including the Summer of Service and a Pride event on June 7.     Council Member Questions, Comments and Announcements  Councilmember Lauing reported on ongoing work related to the Stanford General Use Permit,  noting participation as the City’s representative in the County process. Recent discussions  focused on regulatory framework and land use, with the process described as ongoing and  progressing slowly. Council action is not anticipated until early next year, with updates to be  provided as needed.  Councilmember Lythcott‐Haims provided updates on the Cubberley ad hoc, noting that the  Council agenda item on the Cubberley Conceptual Master Plan, CEQA review, and polling  results has been rescheduled to May 18. Progress on the project was highlighted, including  interest from 3 additional community organizations, Avenidas, Maker Nexus, and Palo Alto  Community Child Care, which have submitted letters of intent. These additions bring the total  number of potential Cubberley partners to 5, including Friends of Palo Alto Recreation and  Wellness and TheatreWorks. These partnerships were described as strengthening the project as  the City approaches a decision on potential voter support for acquisition and redevelopment at  the Cubberley site.  Councilmember Lythcott‐Haims shared information about the OSV ad hoc, highlighting a  regional convening hosted by Supervisor Abe‐Koga’s office on safe parking solutions. The event,  held at Mitchell Park Community Center and moderated by Russell Hancock of Joint Venture  SUMMARY MINUTES    Page 5 of 31  City Council Meeting  Summary Minutes:  04/20/2026  Silicon Valley, included approximately 50 participants from public agencies, businesses,  nonprofits, faith groups, and the unhoused community. City of Palo Alto representation  included Councilmember Lauing, Councilmember Reckdahl, Councilmember Lythcott‐Haims,  City Manager Ed Shikada, Deputy City Manager Chantal Cotton‐Gaines, Assistant to the City  Manager Melissa McDonough, and Mayor Veenker, with the discussion described as inspiring.   Mayor Veenker commended YCS for their recent Community Impact Exhibit event and  expressed appreciation for the opportunity to participate. Mayor Veenker was appreciative to  represent Palo Alto at San Francisco Climate Week, including speaking at a 3‐day conference  titled “Accelerating the Transition” on a panel called “US Mayors Advancing Climate Progress,”  alongside Mayor Raj Salwan of Fremont and Vice Mayor Melissa Blaustein of Sausalito. Palo  Alto’s climate initiatives were highlighted and met with enthusiasm, particularly the living  levee.     Study Session  3. Discussion of the Draft 2026‐2030 Santa Clara County Community Plan to End  Homelessness; CEQA Status—Not a project.  Assistant to the City Manager Melissa McDonough introduced the study session as an  opportunity for the Santa Clara County Office of Supportive Housing staff to receive Council  feedback on the draft 2026–2030 Community Plan to End Homelessness. Alignment with prior  plan goals was noted, including addressing root causes, improving conditions for unsheltered  individuals, supporting healthy neighborhoods, and expanding prevention and housing  programs. County staff are expected to return to Council in late summer or early fall for review  and endorsement following outreach.   Deputy Director Hilary Armstrong of the Santa Clara County Office of Supportive Housing  thanked the Council for the opportunity to present and outlined the evening’s topics, including  progress and outcomes from the prior Community Plan through 2025, data specific to Palo Alto  households, and the process for developing the next 5‐year plan. Deputy Director Armstrong  described the Supportive Housing System as a coordinated approach to using limited resources  to serve unhoused individuals and help them obtain and maintain housing. The system  centralizes access and assessment to connect individuals with appropriate services based on  need. Examples were provided, including prevention assistance for working families at risk of  eviction, permanent supportive housing for seniors with disabilities, and transitional housing  for youth exiting foster care, with the overall goal of ending homelessness. This work is  organized through the County’s Continuum of Care, a collaborative body including public  agencies, philanthropic partners, nonprofits, individuals with lived experience, and other  community stakeholders. The Continuum of Care was described as providing a coordinated,  communitywide strategy to prevent and end homelessness, with Santa Clara County serving as  the lead agency. Deputy Director Armstrong explained that the County’s approach is based on a  SUMMARY MINUTES    Page 6 of 31  City Council Meeting  Summary Minutes:  04/20/2026  collective impact model, emphasizing that no single entity can address homelessness alone and  that coordinated efforts among cities, the County, and community partners are essential. The  role of Destination Home was noted as a backbone organization and public‐private partnership  that brings together government agencies, the Housing Authority, philanthropic partners,  businesses, and nonprofits to support a communitywide strategy to end homelessness.  Deputy Director Armstrong explained that the County develops a Community Plan to End  Homelessness every 5 years and summarized results from the 2020–2025 plan. The goal of  housing 20,000 individuals was exceeded, with placements into permanent housing that ended  homelessness, and over 90 percent of those placed in long‐term housing remaining housed  over time. It was noted that approximately half of those served were chronically homeless, with  additional populations including families with children, young adults, veterans, and seniors. The  plan emphasized services for individuals currently experiencing homelessness, including  expansion of temporary housing capacity, which increased by 82 percent. Investment in  homelessness prevention was highlighted as a key strategy, including significant growth of the  Homeless Prevention System from a small pilot to serving over 2,500 households annually and  assisting more than 38,000 individuals with financial support, case management, and legal  services. Outcomes included 93 percent of families remaining stably housed during assistance  and a 19 percent reduction in new households becoming homeless.  Deputy Director Armstrong provided data specific to Palo Alto, noting that under the 2020– 2025 plan, 665 Palo Alto–affiliated individuals were placed into permanent housing, nearly  2,000 received temporary housing or shelter, and approximately 400 households received  homelessness prevention assistance, with outcomes described as improving but still challenging  given local cost conditions. It was noted that Palo Alto residents are served annually across the  Supportive Housing System, with estimated investments of over $8M per year for permanent  supportive housing, approximately $2M for rapid rehousing, and about $500,000 for prevention  programs, totaling nearly $11M annually. The longstanding partnership between the County  and the City of Palo Alto was highlighted, noting approximately $68M in investments in local  housing developments, including 3001 El Camino Real, Mitchell Park Place, Wilton Court, and  Acacia at 231 Grant. Additional support through scattered‐site housing, The Opportunity  Center, safe parking, and Homekey Palo Alto was noted.  Deputy Director Armstrong provided an overview of the draft 2026–2030 Community Plan to  End Homelessness, noting ongoing community engagement and identifying 4 focus areas:  preventing homelessness, housing placement and retention, access to care for unsheltered  individuals, and investment in leadership from people with lived experience. Next steps include  refining the plan based on input, returning to Council in the fall for adoption, and developing  subregional plans to align City and County investments. Opportunities for public input were  highlighted, including in‐person and virtual meetings, with a session scheduled at Mitchell Park  Community Center on April 30 at 6 p.m. and a virtual convening on May 21. Council input was  requested on whether the focus areas reflect community needs, what should be included in the  subregional plan, and how to effectively share information with the Palo Alto community.  SUMMARY MINUTES    Page 7 of 31  City Council Meeting  Summary Minutes:  04/20/2026  Mayor Veenker expressed appreciation for the presentation, noting the value of the  retrospective analysis and Palo Alto‐specific data.  Public Comment:  1. Charlie Weidanz of the Palo Alto Chamber of Commerce described declining conditions  in business areas, including cleanliness and safety challenges, and noted impacts on foot  traffic and staffing. The draft Community Plan to End Homelessness was described as a  step toward accountability and prevention, with emphasis on effective services to  reduce street homelessness. A proposal was made to establish a business‐led task force  to work with City staff and Council, with a request to recognize the business community  as a formal partner in addressing these issues.   2. Nancy C. (Zoom) expressed compassion for individuals experiencing homelessness while  describing escalating conditions in the downtown business area, including frequent calls  to police, harassment of customers, and impacts on staff. Conditions were described as  a notable decline compared to prior years, with similar issues reported by neighboring  businesses. Immediate action was requested to address safety and economic impacts  affecting local businesses.   Councilmember Lauing asked for clarification on cost estimates associated with Palo Alto  households. Deputy Director Armstrong explained that costs are based on the number of  households within each intervention, giving the example of permanent supportive housing  averages of approximately $37,000 per household multiplied by 219 households as one  component.   Councilmember Lauing asked about the reliability of city affiliation data, noting it is self‐ reported and questioning whether it is verified. Deputy Director Armstrong explained that the  information is collected through the Homelessness Management Information System (HIMS)  during intake and enrollment and is based on self‐disclosure regarding where individuals spend  time, work, or attend school, without independent verification. Limitations were acknowledged  of self‐reported data while noting confidence in overall trends through consistent tracking over  time and transparent reporting of methodology. Councilmember Lauing observed that  responses may vary depending on recent movement between cities and Deputy Director  Armstrong confirmed that possibility, while noting the system’s focus on meeting individuals  where they are.  Councilmember Lauing noted the Self‐Reported Disability/Vulnerability data in the packet  exceeded 100 percent and presumed people cited more than one situation, which was affirmed  by Deputy Director Armstrong. Councilmember Lauing inquired about data on individuals  without disabilities who may be experiencing economic hardship. Deputy Director Armstrong  confirmed that such data is tracked but not included in the current report, noting these  individuals are typically served through rapid rehousing or short‐term assistance programs, and  stated that data point would be provided.  SUMMARY MINUTES    Page 8 of 31  City Council Meeting  Summary Minutes:  04/20/2026  Vice Mayor Stone commended results from the 2020–2025 Community Plan to End  Homelessness and asked how outcomes compare to other counties across the State. Deputy  Director Armstrong explained that comparisons are challenging due to differing metrics, cost‐ of‐living conditions, and service models. It was stated that Santa Clara County has benefited  from the 2016 Measure A Affordable Housing Bond and maintains a broad, accessible system  for service entry, which may influence reported outcomes. Vice Mayor Stone acknowledged the  challenges in obtaining precise comparative data, expressed support for the proposed draft  2026‐2030 plan and its focus areas, and noted his prior experience working on related issues.   Vice Mayor Stone requested additional detail on Focus Area 1, Strategy C related to  coordination across systems to prevent homelessness, including the role of cities and  community partners. Deputy Director Armstrong explained that coordination extends beyond  County departments to include cities, nonprofits, and other partners, with particular focus on  discharge or exit from systems such as healthcare, foster care, and the criminal justice system.  Regarding the criminal justice system, Vice Mayor Stone asked about involvement of law  enforcement and the District Attorney’s Office, citing feedback from business owners regarding  enforcement. Deputy Director Armstrong noted upcoming planned engagement with County  criminal justice partners and indicated that coordination with city police departments could be  further explored.  Vice Mayor Stone raised questions regarding potential funding constraints affecting Focus  Areas 2 and 3, particularly in light of anticipated reductions in federal support. Deputy Director  Armstrong confirmed that the planning process has been adjusted due to funding uncertainty  and described efforts to balance ambitious goals with fiscal realities, including contingency  planning and coordination across the Continuum of Care. It was noted that the County has set  aside General Fund resources to sustain services in the event of federal funding losses. Vice  Mayor Stone observed that reduced federal support may increase reliance on local and County  resources moving forward.  Vice Mayor Stone supported the Chamber of Commerce's proposal to establish a business task  force to collaborate with staff and Council on impacts affecting local businesses. Deputy City  Manager Chantal Cotton‐Gaines noted ongoing coordination between the Police Department  and the business community and stated that concerns are being taken seriously.   Mayor Veenker commended the coordinated entry system and highlighted strong outcomes  from homelessness prevention efforts, noting that 93 percent of families remained stably  housed. Concern was raised that, despite these results, Palo Alto is experiencing a net increase  in homelessness, with more households becoming homeless than being housed. Questions  were raised whether greater investment in prevention should be considered given its  demonstrated impact. Deputy Director Armstrong acknowledged that City‐specific discussions  help identify trends, noting that Palo Alto is not reducing inflow at the same pace as other  jurisdictions and that prevention efforts may need to be expanded locally. Potential actions  were described, including increased outreach through community‐based providers and  partnerships with school districts to identify at‐risk households. Assistant McDonough noted  SUMMARY MINUTES    Page 9 of 31  City Council Meeting  Summary Minutes:  04/20/2026  national recognition of the County’s prevention model and Mayor Veenker expressed strong  support for expanding those efforts. Deputy Director Armstrong outlined funding sources for  homelessness prevention, including approximately $30M annually countywide supported by  Medi‐Cal, CalAIM, CalWORKS, State funds, and philanthropic contributions through Destination  Home. Mayor Veenker commended the program’s progress and emphasized the connection  between housing stability and health outcomes, noting the importance of addressing social  determinants of health.  Councilmember Lu expressed support for the plan’s ambition and asked for clarification on  differences between cumulative and annual homelessness prevention data for Palo Alto.  Deputy Director Armstrong confirmed that the larger figure represents a 5‐year total and the  smaller figure reflects a single year, noting that the lower number appears to be an outlier and  is not yet fully understood. It was stated that staff will review year‐over‐year trends, including  whether COVID‐related assistance influenced the data, and will look at opportunities to expand  access and awareness of prevention services in Palo Alto.  Councilmember Lu compared Palo Alto’s share of County population to service data, noting  lower proportional use of homelessness prevention services and higher use of temporary  housing and shelter, and asked about potential reasons for the variation. Deputy Director  Armstrong indicated that explanations would be speculative, noting the need to review intake  and assessment data, including use of the Homelessness Prevention Assessment Tool (HPAT),  and to examine whether demand or eligibility patterns differ locally. It was noted that limited  resources affect service distribution and that further analysis would be conducted.  Councilmember Lu suggested that proximity to the Opportunity Center may influence service  utilization patterns. Assistant McDonough noted that staffing levels at the Opportunity Center  and outreach teams can influence service data, with lower intake observed during periods of  reduced staffing and increases when fully staffed. It was noted that the presence of the  Opportunity Center is an asset in connecting individuals to services.  Councilmember Lu asked about inclusion of programs such as Homeward Bound and CARE  Court in the draft plan, acknowledging their limited but targeted role. Deputy Director  Armstrong explained that relocation‐type assistance is addressed through the Housing Problem  Solving program and that CARE Court is currently operating in the County under Behavioral  Health Services for a specific population. Councilmember Lu expressed interest in learning more  about these programs and emphasized expanding prevention efforts in Palo Alto, including safe  parking capacity.  Councilmember Reckdahl expressed support for homelessness prevention efforts and asked  about funding for services addressing financial causes of homelessness. Deputy Director  Armstrong emphasized the importance of prevention and reiterated ongoing efforts to sustain  funding through a combination of City, County, and external sources, including Medi‐Cal,  CalWORKS, and philanthropic contributions. It was noted that demand exceeds available  resources and that financial instability remains a significant driver of homelessness.  Councilmember Reckdahl pointed out the increased difficulty of assisting individuals once they  SUMMARY MINUTES    Page 10 of 31  City Council Meeting  Summary Minutes:  04/20/2026  become unhoused. Deputy Director Armstrong highlighted broader structural challenges,  including limited national investment in housing, and described efforts to expand the  prevention model nationally through partnerships with other communities in hopes of eventual  federal investment in homelessness prevention.   Councilmember Reckdahl discussed concerns regarding disruptive behavior associated with a  subset of unhoused individuals in the downtown area and around businesses and asked about  best practices from other cities. Deputy Director Armstrong explained that consistent outreach  and service availability are key strategies, emphasizing relationship‐building, trust, and one‐on‐ one engagement, particularly for individuals with trauma, behavioral health needs, or  substance use challenges. Councilmember Reckdahl referenced the former Downtown Streets  Team and asked about the potential for a similar program. Assistant to the City Manager  McDonough described the current outreach capacity as limited, noting a 2‐person team  contracted through LifeMoves and ongoing efforts to expand engagement with businesses.  Councilmember Reckdahl expressed support for peer‐based approaches, noting their  effectiveness compared to law enforcement. Deputy City Manager Cotton‐Gaines indicated that  current outreach efforts incorporate similar peer engagement methods, including staff with  lived experience, but noted that capacity is constrained due to competing responsibilities  across multiple city programs, including OSV‐related outreach.  Councilmember Burt commended the County’s approach to homelessness and expressed  support for the Homelessness Prevention System, while asking about the status of funding from  Measure A. Deputy Director Armstrong explained that Measure A funding is nearing  completion, with most funds committed and projects either under construction or seeking  financing. Councilmember Burt raised concerns about future funding for permanent supportive  housing and inquired about potential renewal efforts. Deputy Director Armstrong indicated that  discussions have occurred with the County Housing Committee regarding lessons learned and  potential future funding mechanisms, including consideration of a new housing bond, as well as  possible State‐level funding through proposed legislation. Councilmember Burt emphasized the  importance of maintaining funding continuity and avoiding a lapse in voter‐supported tax  measures.  Councilmember Burt sought clarification on the metric indicating that for each Palo Alto  resident housed, 2.2 individuals become homeless, asking whether it was based on point‐in‐ time count comparisons. Deputy Director Armstrong explained that the measure is based on  monthly tracking of first‐time assessments compared to the number of individuals housed.  Councilmember Burt then referenced data on the number of unhoused individuals in Palo Alto  and questioned the implication that increases were tied to factors identified in the City’s gap  analysis, noting that growth in OSV habitation appeared to coincide with policy changes in  neighboring jurisdictions. Assistant to the City Manager McDonough responded that causation  cannot be determined from available data and noted that changes in PIT count methodology  may have contributed to observed increases, while acknowledging that external factors could  play a role. Councilmember Burt opined that regional OSV policy changes were a significant  contributing factor.  SUMMARY MINUTES    Page 11 of 31  City Council Meeting  Summary Minutes:  04/20/2026  Councilmember Burt noted a report that quoted 456 days as the average length of stay at the  Geng Road OSV site and requested the range of stay durations. Assistant McDonough, with  input from a staff member online, indicated that the range was not obtained. Clarification was  provided that referenced staffing challenges related to separate CDBG‐CV funded positions and  were not specific to the Geng Road site. Councilmember Burt expressed concern regarding  extended lengths of stay at the Geng Road site for what was intended as a transitional site and  requested follow‐up. Deputy City Manager Cotton‐Gaines indicated that additional information  would be provided and noted that availability of permanent housing options affects the pace of  transitions out of the Geng Road site.  Councilmember Burt supported the Chamber of Commerce's proposal for a business task force  around ongoing concerns from downtown businesses regarding disruptive behavior and  indicated that current efforts are not sufficient to address worsening conditions. Deputy City  Manager Cotton‐Gaines acknowledged the feedback and noted that Police Department  resources are limited, with staff supporting downtown enforcement and OSV‐related efforts.  Councilmember Burt emphasized that resource constraints do not eliminate the problem and  called for directly addressing the problem and evaluating solutions.  Councilmember Lythcott‐Haims described a conversation with a reporter regarding safe parking  programs and noted a perceived disconnect between reporting and available outcomes data  from MOVE Mountain View. Concern was expressed about ensuring accurate understanding of  program performance, with a request that Council be provided with the outcomes data to  inform evaluation of the program.  Councilmember Lythcott‐Haims asked for clarification on data related to Palo Alto households  in the County system, including differences between the number of VI‐SPDAT assessments and  those in the housing queue. Deputy Director Armstrong explained that individuals in the queue  have completed assessments and that differences may reflect households that were previously  housed, found housing through other means, or were removed due to lack of contact.  Councilmember Lythcott‐Haims asked about the distinction between first‐time and total VI‐ SPDAT assessments. Deputy Director Armstrong confirmed that the difference reflects repeat  assessments, which may occur due to changes in circumstances or reentry into the system after  a temporary resolution of homelessness.  Councilmember Lythcott‐Haims observed that Palo Alto households appear to have a lower  placement rate compared to the County average and asked about potential reasons. Deputy  Director Armstrong indicated that the information was not available at the time but that she  would ask her staff about it.   Councilmember Lythcott‐Haims questioned the classification of safe parking as temporary  shelter, noting that existing sites provide amenities and services that resemble supportive  housing, and asked whether it could be considered a more permanent solution. Deputy  Director Armstrong explained that current categorization may be influenced by HUD  requirements and described safe parking as an evolving model. Discussions are ongoing  SUMMARY MINUTES    Page 12 of 31  City Council Meeting  Summary Minutes:  04/20/2026  regarding potential long‐term approaches and the possibility of incorporating more permanent  safe parking models into future planning.  Councilmember Lythcott‐Haims asked whether Palo Alto’s current cold weather shelter  capacity is sufficient or should be expanded given local needs. Deputy Director Armstrong  emphasized that decisions depend on resources and priorities and noted that City staff are best  positioned to assess local demand. It was noted that Countywide emergency shelter expansions  are activated during severe weather events such as flooding to supplement local capacity.  Councilmember Lythcott‐Haims raised concerns regarding staffing levels and vacancies in  shelters and supportive housing, noting the importance of frontline staff and challenges related  to compensation and retention. Deputy Director Armstrong acknowledged that workforce  capacity is a significant issue, citing funding limitations and the difficulty of sustaining staff for  demanding roles. Efforts were described to support providers and strengthen the workforce as  part of broader supportive housing system improvements following expansion through  Measure A.  Councilmember Lythcott‐Haims concluded by expressing appreciation for the report and  encouraging greater clarity in written materials to improve understanding and gain support for  the County's work on homelessness.  Mayor Veenker expressed appreciation for the presentation and noted that extended  discussion on this item reflected the complexity of homelessness, Council’s interest in  partnering with the County, and the depth of information provided.  Deputy City Manager Cotton‐Gaines noted an upcoming opportunity for public engagement  into homelessness at a community event to be held at Mitchell Park on April 30 at 6 p.m. and  encouraged residents to participate. It was reiterated that the County's draft 2026‐2030 plan  will return to Council in August for consideration of endorsement, with the current discussion  intended to provide an opportunity for questions and feedback.  NO ACTION    4. 910 Webster Street [26PLN‐00026]. Request for Council Prescreening to Rezone the  Subject Property from RM‐20 to Planned Community/Planned Home Zoning and to  Allow Construction of 70 Residential Units in a Seven‐Story Structure. CEQA Status: Not  a Project.  Principal Planner Garrett Sauls presented a prescreening request for a proposed 70‐unit  residential project at 910 Webster Street, where there are 24 existing units. The prescreening  process was described as an opportunity for Council to provide nonbinding feedback without  indicating a position on the project. The proposal includes rezoning from RM‐20 to Planned  Home Zoning (PHZ) to allow a 7‐story structure with a mix of rental and ownership units and 2  SUMMARY MINUTES    Page 13 of 31  City Council Meeting  Summary Minutes:  04/20/2026  levels of below‐grade parking. The site is located at the edge of the University South and  Professorville neighborhoods, with nearby comparable projects developed through the planned  community process include Channing House back in 2006 and Webster Wood Apartments in  1974. Planner Sauls provided additional project details, noting a proposed height of  approximately 81½ feet to the rooftop and 92 feet to the top of the cupola, compared to the  30‐foot limit in the RM‐20 district. Proposed development standards include 48 percent lot  coverage, an FAR of approximately 2.7, and a density about 3 times what is allowed under RM‐ 20 zoning. Parking includes 130 vehicle spaces and 119 bicycle spaces, compared to a  requirement of 134 vehicle spaces. Open space is proposed through ground‐level courtyards,  covered patios, a pool deck, and a 7th‐floor sky deck. Elevation drawings for all sides of the  building were presented.  Planner Sauls outlined key considerations for the project, noting the applicant is currently  pursuing Option 2 under the PHZ process while continuing to evaluate which option to advance.  A slide showing the distribution of units proposed to satisfy that requirement was presented. It  was noted that any future project would be subject to the Local Relocation Assistance Program  for the 24 existing units. Deviations from standard requirements were described, including  modifications to transitional height and the daylight plane, with the proposal seeking a 65‐ degree angle in certain areas rather than the typical 50‐degree requirement for the daylight  plane. Planner Sauls reported that staff received recent public input expressing support for  additional housing and concerns regarding scale, quality‐of‐life impacts, traffic, safety, and  neighborhood effects. It was noted that the project is not subject to CEQA review at this stage  but would undergo environmental review upon formal application. Planner Sauls reiterated  that the prescreening is intended for informal, nonbinding Council feedback.  Councilmember Reckdahl questioned the source of the 50‐degree daylight plane requirement,  noting that R‐2 and RM‐20 districts typically use a 45‐degree standard. Planner Sauls explained  that Planned Community district provisions include special requirements, offering a 50‐degree  daylight plane option when a majority of the project is residential, with the alternative to apply  more restrictive adjacent zoning standards. It was noted that Council retains discretion to  determine the appropriate daylight plane standard for the project.  Councilmember Burt clarified that the 2006 approval for Channing House was in reference to a  53‐unit addition, noting the original project was approved in 1964. Planner Sauls acknowledged  the correction.  Applicant and Co‐owner Prabhas Kejriwal described ownership of the property by 2 families and  noted his long‐term ties to Palo Alto. Project goals were outlined, including compatibility with  the neighborhood, responsiveness to Housing Element needs, and incorporation of community‐ oriented spaces. Prior development experience at 430 Forest Avenue was referenced, including  sustainability features, LEED Platinum certification, and recognition as Green Building of the  Year, with intent to apply similar principles to the proposed project.  SUMMARY MINUTES    Page 14 of 31  City Council Meeting  Summary Minutes:  04/20/2026  Project Architect Tony Carrasco of Carrasco & Associates expressed appreciation to staff for  advancing the item and acknowledged the flexibility provided by the PHZ zoning framework.  Following previous discussions with Councilmember Burt, the team chose not to engage  individually with Councilmembers in order to allow the project to be evaluated on its merits.  Coordination with neighboring properties, including Channing House, was described. Architect  Carrasco described the project’s design approach, emphasizing creation of a central courtyard  and common spaces to foster a sense of community. Landscaping elements were highlighted,  including trees along each side of the sidewalks to screen the building, along with efforts to  preserve existing trees by increasing setbacks. The building is set back approximately 22 feet to  protect trees, exceeding the 10‐foot requirement in the RM‐20 district.   Architect Carrasco addressed the daylight plane, describing use of shadow studies to ensure the  project does not block sunlight to adjacent properties between 10 a.m. and 3 p.m. in winter  and summer conditions. Existing trees were noted as contributing to current shading  conditions. Architect Carrasco described design features intended to support community and  privacy, including courtyards, covered verandas, and interior common spaces comprising  approximately 0.75 FAR, or about 25 percent of total floor area. Building massing and  shadowing were described as supporting privacy for units with indoor‐outdoor living features. It  was noted that further refinement of the daylight plane will continue, with a commitment to  minimizing shading impacts on neighbors. Existing trees along the south side of the property  were described as providing screening for adjacent single‐family residences on Webster Street.   Mayor Veenker announced that each public speaker would have up to 3 minutes for this  agenda item.  Public Comment:  1. David G. advocated for additional housing at the site but raised concerns regarding  building height and compatibility with the surrounding neighborhood. It was noted that  the proposal significantly exceeds the scale of nearby development and may negatively  affect quality of life for adjacent residents. Suggestions included increasing density  through lower‐scale approaches, such as underground parking or modest height  increases, and incorporating greater step‐downs and adherence to standard daylight  plane requirements to reduce impacts.   2. Adam S. voiced strong support for the proposed 70‐unit project, emphasizing the need  to add housing in areas with access to jobs and amenities. Support was framed in terms  of expanding housing opportunities for a diverse range of residents and advancing fair  housing goals. It was noted that the project would result in a net increase of 46 units,  including affordable units across income levels, and that existing tenants would receive  relocation assistance. The commenter stated that parking and building height would be  compatible with the surrounding area and encouraged Council's approval of new  housing at the site.   SUMMARY MINUTES    Page 15 of 31  City Council Meeting  Summary Minutes:  04/20/2026  3. Elisabeth R. supported adding housing at the site but raised concerns regarding the  proposed scale and compatibility with the surrounding neighborhood. Reference was  made to prior transition design at Channing House, noting that lower‐scale development  was used to step down to adjacent residential areas, and concern was raised that the  current proposal does not provide a comparable transition. Questions were raised  regarding the intended use of the project, including whether features such as a dining  room suggest a potential relationship to nearby senior housing and whether the project  would serve a diverse range of residents. The commenter emphasized the importance of  clearly defining the project’s purpose and ensuring alignment with neighborhood  context before proceeding with zoning changes.   4. Deborah D. stated that the project would directly impact her adjacent property, raising  concerns about loss of sunlight, parking congestion, traffic safety, and noise. It was  asserted that the proposal would result in significant shading for neighboring properties  and that existing parking conditions in the area are constrained due to nearby uses.  Impacts were noted regarding driveway placement near school activity, potential safety  risks, and lack of buffering between the project and adjacent homes. The commenter  indicated that while internal project amenities may benefit residents, the surrounding  neighborhood would experience negative impacts and suggested the project be  redesigned to reduce those effects.   5. Catherine C. stated support for additional housing but questioned the affordability of  the proposed units and their ability to serve local workers. Concerns were highlighted  regarding the scale of the 7‐story project in a neighborhood of primarily 1‐ and 2‐story  homes, with potential impacts to neighborhood character. Ongoing impacts from  nearby Channing House were cited, including noise, deliveries, and traffic congestion.  Safety issues related to vehicle speeds and proximity to Addison Elementary School  were noted, along with anticipated increases in traffic. Questions were raised regarding  a proposed restaurant use and its operational implications, as well as whether the  project is affiliated with Channing House. Construction impacts were identified,  including worker parking and strain on the existing residential permit system. The  commenter urged consideration of a reduced‐scale project and opposition to the  proposed rezoning as presented.   6. Scott O. (Zoom) voiced support for the proposed project, acknowledging the need for  additional housing and describing the proposal as a strong opportunity to add density in  a part of the City with challenging development economics. The project was framed as  aligning with fair housing goals. Consideration was given to the loss of existing units,  with the view that the overall increase in housing supply could provide net affordability  benefits through market effects. A suggestion was offered to adjust the mix of  affordable units to prioritize lower‐income households. Proximity to transit and  accessibility was noted and support was conveyed for the project to move forward.   SUMMARY MINUTES    Page 16 of 31  City Council Meeting  Summary Minutes:  04/20/2026  7. Steve C. emphasized the need for housing while advocating for affordability and  suggested the consideration of 100 percent senior and/or Section 8 housing, noting  potential reductions in parking demand and traffic impacts and opportunities to  increase density. Attention was drawn to potential neighborhood impacts, with  encouragement for Council to consider input from nearby residents. A recommendation  was made to conduct independent sun/shadow studies. The commenter urged that  housing be developed responsibly with careful attention to community impacts.   Mayor Veenker returned the item to the dais and noted that the meeting was running behind  schedule, proposing that Council limit initial comments to 5 minutes with the option for a  second round if needed.  Councilmember Lu questioned the inclusion of a large dining and kitchen area on the first floor,  noting this is atypical for a condominium development and inquiring about the intended use  and target population. Planning and Development Services Director Jonathan Lait noted that  the project is still preliminary and indicated that further clarification could be provided with a  formal application. Architect Carrasco described the large dining hall space as multipurpose,  intended for activities such as dining and social gathering, and indicated that the size and  function may be refined as the project develops.  Councilmember Lu highlighted several positive aspects of the proposal, including underground  parking and architectural design. The project was viewed as comparable to other recent infill  developments in the downtown area, with acknowledgement of the inclusion of affordable  units and provision of vehicle and bicycle parking. Consideration was given to neighborhood  concerns, including shading impacts, with the view that additional analysis beyond limited  timeframes may be warranted. Overall, Councilmember Lu indicated general support for the  project concept while noting potential opportunities to refine elements such as the daylight  plane to better address adjacent impacts.  Councilmember Burt reviewed key development standards outlined in the staff report, focusing  on the extent of deviations from RM‐20 zoning and the need to balance increased density with  compatibility adjacent to single‐family homes. Higher FAR and lot coverage were viewed as  potentially acceptable, while concern was noted regarding the proposed height, particularly in  proximity to lower‐density residential uses. Emphasis was placed on maintaining the required  daylight plane to address neighborhood compatibility. Parking reductions were suggested  through transportation demand management strategies, with the potential to lower costs and  improve project feasibility. Councilmember Burt questioned claims regarding the project’s  contribution to fair housing, noting that affordable units represent a portion of the total, while  acknowledging the value of the proposed affordability mix. Overall, support was indicated for a  revised project that better addresses compatibility concerns while accommodating increased  housing at the site.  Councilmember Reckdahl noted that the zoning provides 2 options for the daylight plane:  either the surrounding zoning standard of 45 degrees or a “3 up over 6” standard, which  SUMMARY MINUTES    Page 17 of 31  City Council Meeting  Summary Minutes:  04/20/2026  equates to approximately 26 degrees, and indicated that the appropriate comparison for this  property is the 45‐degree standard. Positive aspects of the project were acknowledged,  including architectural design, housing production, and incorporation of community space.  Concern was raised that the project does not function as a transition within the RM‐20 district,  particularly in relation to adjacent lower‐density homes. Support was indicated for increased  height on the side nearer to Channing House, while maintaining stricter daylight plane  standards along edges adjoining residential properties. Councilmember Reckdahl emphasized  the importance of zoning expectations and signaled his willingness to support certain  deviations, such as FAR and height in limited areas, but not reductions to the daylight plane.  Vice Mayor Stone asked about average rents at the existing complex and Applicant Kejriwal  reported rents between $3,000 and $3,500. Vice Mayor Stone then requested clarification on  the Tenant Relocation Assistance (TRA) ordinance, specifically whether the property owner may  choose between providing direct payment or waiving the final month’s rent. Planner Sauls  indicated it is a choice. Vice Mayor Stone questioned how that aligns with required relocation  payment amounts. Director Lait noted that the ordinance establishes set payment amounts  based on unit size and indicated that those amounts are not optional. City Attorney Christopher  Jensen clarified that TRA requirements vary based on the number of units. For projects with 10  or more units, the ordinance requires payment of set relocation amounts based on unit size,  such as approximately $9,000 for a 1‐bedroom and $13,000 for a 2‐bedroom. For properties  with fewer than 10 units, the requirement is a waiver of one month’s rent.  Vice Mayor Stone acknowledged positive aspects of the proposal, including tree preservation  and community‐oriented design, while identifying concerns related to the daylight plane and  limited EV parking. The location was recognized as appropriate for housing; however, emphasis  was placed on the displacement of existing residents and the loss of comparatively more  affordable units. Vice Mayor Stone noted that the project replaces 24 homes with 70 units,  resulting in a net increase of 46 units, and questioned whether that gain justifies the proposed  scale and neighborhood impacts. Concern was raised regarding building height and  compatibility with the surrounding area, with the view that the project may be out of context  despite proximity to Channing House. Overall, Vice Mayor Stone indicated discomfort with the  trade‐offs presented, particularly in relation to displacement and neighborhood character.  Councilmember Lythcott‐Haims praised the applicant and architect for the exterior and interior  design, green building approach, and efforts to foster community through the dining hall  concept and courtyard. Daylight plane issues were described as complex and additional  explanation was requested regarding the applicant’s solar geometry analysis. Architect Carrasco  described the use of sun studies to guide building volumes and courtyard placement, noting  that the analysis had been repeated and would continue to be refined. Councilmember  Lythcott‐Haims encouraged clear, concrete descriptions of anticipated shading impacts as the  project moves forward.  Councilmember Lythcott‐Haims indicated support for the proposed FAR and lot coverage and  discussed the relationship between building height and surrounding context, including  SUMMARY MINUTES    Page 18 of 31  City Council Meeting  Summary Minutes:  04/20/2026  proximity to taller structures such as Channing House. Support was conveyed for concentrating  height on that side of the site, with stepbacks and daylight considerations applied along edges  adjacent to lower‐density residential uses. Overall, Councilmember Lythcott‐Haims expressed  strong support for the design and noted appreciation for the project as an infill development in  the downtown area.  Councilmember Lauing raised concerns regarding displacement of existing tenants and the  affordability of proposed units, questioning whether current residents would be able to return  even with relocation provisions. Inquiry was made regarding anticipated rents for the new  development. Applicant Kejriwal indicated that pricing has not yet been determined and that  the project may be either rental or for‐sale. Reference was made to a comparable project at  430 Forest Avenue to illustrate potential pricing levels, with concern noted that existing units,  though modest in size, function as relatively affordable housing that may be lost through  redevelopment. Councilmember Lauing emphasized the trade‐off between removal of existing  units and addition of new affordable units, noting that 24 existing units would be replaced by  12 deed‐restricted affordable units and that displaced residents are unlikely to return due to  cost. Additional affordable units were encouraged to better offset the loss of lower‐cost  housing. Concern was noted regarding building height and compatibility with surrounding  residential areas, with support for incorporating stepbacks, reviewing the daylight plane, and  considering setbacks in relation to neighboring properties. Reference was made to the  importance of larger setbacks in comparable projects such as Channing House. While the site  was viewed as appropriate for housing and generally accessible, Councilmember Lauing  encouraged refinement of the design to better address neighborhood context and affordability  considerations.  Mayor Veenker noted agreement with several Councilmember comments and highlighted  positive aspects of the proposal, including architectural design, balcony screening,  multipurpose space, and the number of vehicle and bicycle parking spaces. The increased  garage setback beyond zoning requirements was recognized. Concern was identified regarding  the daylight plane and its impact on adjacent lower‐density homes, with questions raised about  whether reducing height or redistributing density could improve compatibility. Architect  Carrasco indicated that removing a floor would affect unit count or daylight plane conditions  and stated that the design would be revisited to improve transitions. Mayor Veenker indicated  particular concern with the west side interface and encouraged further refinement of stepbacks  and daylight plane treatment. While general support for the project direction and site suitability  for higher‐density housing was conveyed, it was noted that additional design changes are  needed before the project would be ready to move forward.  NO ACTION    [Council took a 15‐minute break, which was extended to approximately 25 minutes due to  technical difficulties]  SUMMARY MINUTES    Page 19 of 31  City Council Meeting  Summary Minutes:  04/20/2026  Consent Calendar  Mayor Veenker stated that each public speaker would have 2 minutes to speak.  Public Comment:  1. Jenny C., a resident of Wilkie Way, supported the staff recommendation for Item 10,  referencing prior Council action establishing a 7‐unit outcome and noting the duration  of the review process. It was stated that the community has invested significant time  over multiple hearings and support was urged for concluding the matter consistent with  the staff recommendation.   2. Michael J., a longtime resident of Wilkie Way, voiced support for the staff  recommendation for Item 10, referencing prior Council action establishing a 7‐unit  compromise after multiple hearings over several years. It was noted that the  community, staff, and Council have invested significant time in the process and he urged  moving forward with the staff recommendation.   3. Daniel P., who lives on Wilkie Way, indicated support for the staff recommendation for  Item 10, referencing the Council’s prior unanimous decision establishing a 7‐unit  compromise. It was observed that the process has involved multiple hearings over  several years and further deliberation was viewed as unnecessary. Support was  conveyed for approving the item consistent with the staff recommendation.   4. Yanfeng W., who resides on Wilkie Way, expressed appreciation for the Council’s and  Planning and Transportation Commission’s (PTC) efforts on the project, noting multiple  hearings and site visits. Confidence was conveyed in the Council’s fairness and  commitment to the community, with trust expressed in the decision‐making process.  5. Ellen H., a Victoria Place resident, indicated support for the staff recommendation for  Item 10 and encouraged approval consistent with the PTC recommendation.  6. James P., a resident of Wilkie Way, voiced support for the staff recommendation for  Item 10 in reference to the project at Palo Alto Commons. Appreciation was conveyed  for the Council’s consideration throughout the process and approval was encouraged  consistent with the staff recommendation.  7. Lily L., a Wilkie Way resident, spoke in favor of the staff recommendation for Item 10  and referenced the Council’s prior unanimous decision establishing a 7‐unit outcome.  Appreciation was conveyed for the Council’s deliberative process, including site visits  and consideration of multiple perspectives.  8. Nia P., who lives on Wilkie Way, indicated support for the staff recommendation for  Item 10. Appreciation was conveyed to the Council for their attention, deliberation, and  prior unanimous decision establishing a 7‐unit outcome.  SUMMARY MINUTES    Page 20 of 31  City Council Meeting  Summary Minutes:  04/20/2026  9. Herb B. opposed Item 6, objecting to granting discretionary authority to the Director of  Planning and Development Services to modify Housing Element site inventory, and  advocated for maintaining the standard public review process through the PTC and  Council. Regarding Item AA1, concerns were raised about proceeding without detailed  design information, including specific improvements such as sidewalk widening. It was  stated that existing issues relate more to user behavior than physical constraints.  Additional comments addressed the Kingsley Avenue and Embarcadero Road  intersection, with suggestions that meaningful improvements would require removal of  existing barriers and slip lanes.  10. Shashank (Zoom) expressed appreciation for the Council’s prior unanimous decision  establishing a 7‐unit compromise for Item 10. It was noted that the community has  invested significant time in the process and a request was made to avoid further  hearings and proceed with approval consistent with the staff recommendation.  11. James C. (Zoom), a Wilkie Way resident, conveyed support for the staff  recommendation for Item 10 and thanked the Council for considering community input  throughout the process.  12. Scott O. (Zoom) challenged characterization of the Item 10 outcome as a fair  compromise, stating that reducing the project to zero units would result in loss of  needed beds for individuals requiring care.   Mayor Veenker asked whether there were any no votes, requests to pull, or recusals for this  item and, seeing none, requested a motion.  MOTION: Councilmember Lauing moved, seconded by Councilmember Reckdahl, to approve  Agenda Item Numbers 5‐10, AA1.  MOTION PASSED: 7‐0  5. Approval of Minutes from April 6, 2026 Meeting  6. Adopt a Resolution Authorizing the Director of Planning and Development Services to  Make Minor Modifications to the 2023‐2031 Housing Element Site Inventory. CEQA  Status: The City Council adopted a Revised Addendum to the Comprehensive Plan Final  Environmental Impact Report on December 18, 2023, that, in conjunction with the  Comprehensive Plan Final EIR, fully analyzes the impacts of the 6th Cycle Housing  Element, including minor modifications to the site inventory.  7. Approval of Amendment Number 1 to Contract C23187554 with Vox Network Solutions  to Increase Compensation by $212,819 and to Extend the Term to June 30, 2027, for  Maintenance of the City’s Enterprise Phone System; CEQA Status – exempt under  section 15061(b)(3).  SUMMARY MINUTES    Page 21 of 31  City Council Meeting  Summary Minutes:  04/20/2026  8. FIRST READ: Adopt an Entertainment Zone Ordinance to Establish an Entertainment  Zone on California Avenue as Recommended by the Economic Development Ad Hoc  Committee; CEQA status – Categorically Exempt.  9. Approval of Contract Amendment No. 3 to Contract S25190354 with Larratt Brothers  Plumbing Inc. in the Amount of $950,000, for a Revised Total Not to Exceed $1,445,000  and to Extend the Contract Term for One Additional Year ending July 21, 2027, for the  Residential Emergency Water Heater Replacement Pilot Program Within Electrification  Programs; CEQA Status – Not a Project.  10. 4075 El Camino Way [23PLN‐00202]: Recommendation to Decline Adoption on Second  Reading of an Ordinance Adopting an Amendment to a Planned Community Ordinance  (PC‐5116) to Allow for Modifications to an Existing 121‐Unit Assisted Living and Memory  Care Facility. First Reading Adoption was on March 16, 2026. CEQA Status: Exempt from  the Provisions of the California Environmental Quality Act (CEQA) in Accordance with  CEQA Guidelines Section 15301 (Modifications to Existing Facilities).  AA1. Amend the FY 2026 Budget Appropriation for the Capital Improvement Fund to Establish  the Embarcadero Road Improvement Project, Phase 1, and Authorize the City Manager  or Their Designee to Award a Construction Contract with a Qualified Contractor for the  Embarcadero Road Improvement Project, Phase 1; CEQA Status – Exempt under CEQA  Guidelines Section 15301(c)    City Manager Comments      Assistant City Manager Kiely Nosé indicated that, due to time constraints, these comments  would be deferred for posting through standard communication channels and that slides would  be posted for the broader community. A reminder was provided regarding the upcoming May  Fete Parade and Fair on May 2, with encouragement for community participation and note of  the registration deadline for groups.      Action Items  11. Quasi‐Judicial: Adoption of a Resolution Documenting the City Council’s Consideration  and Decision on an Appeal of the Chief Building Official’s Order to Demolish the  Buildings Located at 531 Stanford Avenue.  Mayor Veenker outlined the procedure for this quasi‐judicial appeal, stating that the appellant  would present first, followed by the staff presentation and an optional appellant rebuttal. It  was noted that Council disclosures, public comment, and questions would follow, after which  closing statements, deliberation, and a vote would occur.   SUMMARY MINUTES    Page 22 of 31  City Council Meeting  Summary Minutes:  04/20/2026  Appellant Representative Attorney Brian O’Neill framed the appeal as a significant exercise of  Council authority involving potential taking of private property, emphasizing that such action  requires a high legal standard. It was asserted that 3 findings necessary to justify demolition  must be clearly supported, including demonstrating that damage exceeds 50 percent of  replacement value, that the structure cannot be repaired, and that it constitutes a fire hazard  that cannot be addressed through less restrictive means than demolition. Attorney O’Neill  questioned whether sufficient evidence exists to support these findings, particularly noting the  absence of an assessed property value in the staff report and asserting that many identified  issues may be repairable. Attorney O’Neill addressed the fire hazard findings, asserting that  several cited violations are factually inaccurate. Evidence was referenced indicating that fire  sprinkler testing was conducted, identified as Exhibit A, contrary to statements in the staff  findings. Additional documentation, identified as Exhibit B, was cited to support that the pool  was permitted and inspected and that fire safety equipment was present. Concerns were raised  regarding the timing and volume of documentation, noting that a substantial staff report was  provided shortly before the hearing, limiting the ability to fully respond. It was further asserted  that some alleged unpermitted improvements may have been compliant at the time of  construction.  Attorney O’Neill acknowledged that violations and unpermitted work may exist but asserted  that the applicable standard requires findings of damage exceeding 50 percent or a fire hazard  that cannot be addressed through less restrictive means than demolition and contended that  this burden has not been met. It was stated that many cited issues were identified during an  initial inspection and subsequently addressed, including clearing storage areas and unblocking  accessways. Concerns were raised regarding inconsistent direction during follow‐up  inspections, with additional issues identified as corrective actions were taken. Attorney O’Neill  noted that the owner undertook remedial steps, including submitting a demolition plan and  obtaining a hazmat permit, and reported that more than $50,000 was spent on hazardous  materials closure. Reference was made to Exhibit D, indicating that a final walkthrough with the  Fire Department confirmed resolution of most items, with remaining elevator components  since removed. It was further stated that the only remaining hazardous element is an  operational rooftop cell phone tower.   Attorney O’Neill described the applicant’s prior development efforts, stating that a Builder’s  Remedy application was submitted in 2023, followed by a subsequent application within the  required timeframe. Concerns were raised regarding the City’s processing of applications,  including issues related to intake, rejection of fees, and removal of submissions from the  system. It was reported that multiple applications have been submitted since that time, with  the most recent in August, and that communication challenges occurred during review,  including delays related to a requested CEQA exemption. Attorney O’Neill noted that a  demolition order was issued during this period. It was asserted that the owners have attempted  to pursue redevelopment of the site with housing and requested that Council direct staff to  work with the applicant on a pending application, suggesting that approval of a redevelopment  project would allow removal of the building without requiring demolition findings.  SUMMARY MINUTES    Page 23 of 31  City Council Meeting  Summary Minutes:  04/20/2026  Planning and Development Services Director Jonathan Lait explained the Council’s role in the  quasi‐judicial proceeding, noting that decisions must be based on the administrative record and  supported by findings either in favor of the appellant or staff. Draft findings included in the  materials were referenced. Director Lait reviewed noticing requirements under the code and  indicated that those requirements were met. The enforcement history was summarized, noting  that potential violations were identified in early 2024, with access to the property granted in  March 2024 for an initial inspection involving multiple City departments. Numerous violations  were documented following that inspection and a notice to vacate was issued in April 2024. It  was further stated that no permits were obtained to address the identified issues prior to the  Chief Building Official’s demolition order. Ongoing access to the property was noted as a  continuing concern for the surrounding neighborhood.  Director Lait described extensive building deficiencies, noting that multiple building systems  were compromised or degraded. Significant concerns were identified with fire suppression and  alarm systems, including lack of documentation and observed deterioration. Photographic  evidence was referenced showing corroded sprinkler components and unsafe electrical  conditions. Additional issues included obstructed egress, structural deficiencies such as balcony  deterioration and corrosion in structural elements, and widespread electrical and plumbing  problems, including unpermitted installations and improperly maintained equipment.  Hazardous materials on site were identified as posing risks to occupants and first responders. It  was further noted that the building had been converted from a hotel use to residential  occupancy without required permits or code‐compliant upgrades, with substantial unpermitted  work identified throughout the property. Director Lait reiterated that conditions identified  following the notice to vacate remained unaddressed in the period leading to the demolition  order, with no substantive materials submitted to the City. It was noted that a permit for  hazardous materials closure had been filed but subsequently lapsed due to lack of follow‐ through.  Director Lait reviewed the recommended findings, noting that demolition is required if any 1 of  the 3 specified criteria is met. Reference was made to the Chief Building Official’s declaration,  which identified failure of the fire protection system, severe deterioration of electrical and  plumbing systems, structural degradation, and extensive unpermitted work. It was explained  that, based on professional assessment, repairing these conditions would require replacement  of major building systems and investigation behind walls, effectively resulting in demolition‐ level work. Findings from the Fire Marshal were cited, indicating that nonfunctional fire  protection systems constitute a fire hazard under applicable codes. Director Lait summarized  the appellant’s objections, noting that the issue of proper notice was resolved through the  current hearing. It was stated that the threshold for demolition remains a point of  disagreement. Staff’s position on deconstruction versus demolition was noted as addressed and  it was observed that the concern regarding the compliance timeline was no longer being  advanced by the applicant. The staff recommendation to Council was cited as denial of the  appeal and upholding the Chief Building Official’s demolition order.   SUMMARY MINUTES    Page 24 of 31  City Council Meeting  Summary Minutes:  04/20/2026  Attorney O’Neill reiterated that no valuation of the property or assessment of damage had  been provided, asserting that such information is necessary to support demolition findings. It  was argued that the fire sprinkler system is operational, with supporting evidence submitted,  and that other fire‐related concerns pertain to occupancy conditions that are not applicable to  a vacant building. Attorney O’Neill disputed assertions that the owners failed to pursue permits,  stating that multiple development applications, including a Builder’s Remedy and subsequent  housing proposals, have been submitted. It was explained that efforts have focused on  redevelopment rather than repair of existing conditions. A request was reiterated for Council to  direct staff to advance the pending application as an alternative path to remove the building  through redevelopment. Clarification was provided regarding hazardous materials work, noting  a completed walkthrough with the Fire Department and ongoing efforts to obtain  documentation. The continued presence of an operational rooftop cell phone tower was noted,  with intent to maintain service until a replacement project is approved.   Mayor Veenker opened Council disclosures for the quasi‐judicial item and disclosed a prior  meeting with the appellant focused on ownership history and application process, noting no  information outside the record was received.  Councilmember Lythcott‐Haims disclosed a prior meeting with the owner regarding a Builder’s  Remedy application, noting it was not directly related to the item under consideration.  Councilmember Lu disclosed a conversation during office hours with a family friend of the  appellant, describing general concerns without substantive details about the case.   Public Comment:  1. Rosita W., a nearby resident, described conditions observed at the property and  surrounding area, stating that the building presents an immediate public safety  concern. It was reported that the site has attracted ongoing nuisance activity,  including trespassing and accumulation of debris, contributing to safety concerns  for nearby residents. Concern was raised regarding fire risk given the building’s  condition and proximity to adjacent homes. The commenter urged prompt  demolition and opposed delaying action in connection with redevelopment  considerations.   2. Pria G., a resident of Yale Street, raised concerns regarding fire risk associated  with the building and cited reports of ongoing activity at the site and presence of  hazardous materials. It was asserted that the condition of the building poses a  significant safety threat to surrounding residents. The commenter urged the  Council to follow the staff recommendation and proceed with demolition  without delay, independent of any redevelopment plans.  Mayor Veenker opened the Council question period and sought clarification regarding  appropriate parties for questions. City Attorney Christopher Jensen indicated that questions  SUMMARY MINUTES    Page 25 of 31  City Council Meeting  Summary Minutes:  04/20/2026  may be directed to staff or the applicant. Mayor Veenker confirmed that closing statements  would follow the question period, after which Council would deliberate.  Mayor Veenker asked whether staff’s position is that all 3 required findings for demolition are  met or if reliance is placed on specific findings. Director Lait confirmed that staff’s  recommendation concludes that all 3 criteria are satisfied. Mayor Veenker then focused on the  fire hazard standard, requesting clarification on whether it requires risk to occupants or that  demolition be the only remedy. Legal Fellow Scott Pease referenced the applicable municipal  code, stating that demolition is required where a dangerous building constitutes a fire hazard in  violation of applicable provisions, and indicated that staff finds this standard met. Director Lait  clarified that the fire hazard determination is not limited to occupant risk, noting that the  building was vacated due to unsafe conditions and emphasizing concerns related to public  safety and emergency response. Legal Fellow Pease provided further explanation that the  requirement that no other remedy exists apart from demolition applies to a separate criterion  and is not part of the fire hazard standard.  Mayor Veenker inquired whether additional speakers would be considered witnesses. City  Attorney Jensen clarified that prior speakers were not witnesses but indicated that if the Fire  Marshal provides testimony, that individual would be considered a witness and should be  sworn in. Mayor Veenker confirmed that additional testimony could be taken in response to  Council questions and City Attorney Jensen affirmed that Council has discretion to obtain  needed information.  Councilmember Lu requested additional clarification on how the findings related to 50 percent  deterioration and fire hazard are evaluated, referencing the appellant’s assertion that a formal  valuation is required. City Attorney Jensen responded that the appellant’s cited statute applies  to eminent domain proceedings, not code enforcement actions. It was explained that, while the  City bears the burden of demonstrating that violations exist and demolition standards are met,  this may be supported through evidence in the administrative record, including declarations  and supporting documentation, rather than requiring an eminent domain‐style valuation  process.  Councilmember Lu raised questions about how to interpret the "beyond repair" finding, noting  that most conditions could theoretically be repaired at sufficient cost. City Attorney Jensen  deferred to technical experts, particularly the Building Official, for evaluation of those  conditions. Councilmember Lu asked about the threshold for determining a fire hazard,  questioning how minor violations differ from conditions warranting demolition. City Attorney  Jensen explained that the standard involves judgment, including consideration of whether  repairs are practicable or economically feasible, and whether the building poses a danger. It  was noted that expert opinions in the record support the conclusion that the building is  dangerous. Councilmember Lu acknowledged the role of judgment in applying these standards  and indicated the explanation regarding economic framing for what is beyond repair was  useful.  SUMMARY MINUTES    Page 26 of 31  City Council Meeting  Summary Minutes:  04/20/2026  Mayor Veenker invited the appellant’s attorney to respond to questions regarding the fire  hazard standard, including whether demolition must be the only remedy and whether hazards  must relate to occupants. Attorney O’Neil clarified that some cited violations pertain to  occupant safety, such as signage, while others relate to broader building fire risks, including fire  suppression systems. It was asserted that the requirement that no alternative remedy exists  derives from case law related to takings, rather than the municipal code, and that demolition  constitutes a form of taking subject to constitutional protections. Mayor Veenker questioned  whether the cited case law pertains specifically to takings rather than demolition standards.  Attorney O’Neil maintained that demolition orders constitute takings, subject to limited  exceptions such as public nuisance. City Attorney Jensen disagreed with that characterization,  stating that nuisance enforcement actions do not constitute takings and that it is within  Council’s discretion to determine whether a nuisance exists. Mayor Veenker then asked  whether the cited case law is inapplicable in this context. City Attorney Jensen indicated that  case law requiring property valuation in takings proceedings is not applicable to this code  enforcement matter.  Vice Mayor Stone requested testimony from the Fire Marshal regarding fire hazard conditions  found on this property. City Clerk Mahealani Ah Yun administered the oath and Fire Marshal  Tamara Jasso was sworn in.  Fire Marshal Tamara Jasso testified regarding fire hazard conditions at the property. It was  stated that while 5‐year sprinkler testing documentation from 2023 was provided, required  annual testing and maintenance records for subsequent years have not been submitted. It was  further noted that the building is not fully sprinklered, with coverage limited primarily to the  basement. Concerns were raised regarding structural deterioration, including compromised  balconies, which were described as posing risks to firefighters. The building’s size and proximity  to adjacent structures were identified as factors increasing the likelihood of fire spread.  Additional issues included compromised fire separation features, such as nonfunctional fire  doors and openings in walls, which could allow rapid fire spread. Fire Marshal Jasso indicated  that, due to these conditions, a defensive firefighting approach would likely be required,  prioritizing protection of nearby structures rather than interior operations. Concerns were  noted regarding the reliability of alarm systems and potential delays in emergency response. In  response to occupancy considerations, it was reported that unauthorized entry and evidence of  habitation have been identified on multiple occasions, with associated fire risks from warming  or cooking activities. Reference was made to prior incidents involving fires in other local vacant  buildings. Fire Marshal Jasso concluded that, in her professional opinion, the building  constitutes a fire hazard and poses a risk to first responders and the public.  Mayor Veenker asked about potential impacts to neighboring properties and the surrounding  area in the event of a fire at this building. Fire Marshal Jasso stated that the building’s size and  proximity to adjacent structures would increase heat exposure and the likelihood of fire spread.  It was noted that the building’s scale would make containment more difficult, particularly if  interior access is limited. Additional concerns were raised regarding smoke and air quality  impacts to the surrounding neighborhood.  SUMMARY MINUTES    Page 27 of 31  City Council Meeting  Summary Minutes:  04/20/2026  Mayor Veenker asked whether Council would be precluded from asking additional questions  after closing this portion of the hearing. City Attorney Jensen stated that Council may reopen  the public hearing to seek additional information or take further evidence. It was suggested  that the appellant be given an opportunity to respond to the Fire Marshal’s testimony. Mayor  Veenker indicated intent to proceed to closing statements while confirming flexibility to revisit  questions if needed.  Councilmember Lythcott‐Haims raised a question regarding the appellant’s assertion that a  finding of 50 percent damage requires a formal valuation of the property. Legal Fellow Pease  deferred to the Building Official’s declaration for that determination. Director Lait sought  clarification on whether the question related to the need for a financial analysis or the basis for  staff’s findings, referencing prior legal guidance that a formal valuation is not required and  Councilmember Lythcott‐Haims acknowledged that the point may have been previously  addressed. City Attorney Jensen reiterated that Council may rely on a range of evidence in the  record to make the finding, including the Chief Building Official’s declaration, which provides a  professional assessment supporting the 50 percent threshold.  Mayor Veenker invited the appellant to provide a closing statement of up to 3 minutes.  Attorney O’Neil responded to the Fire Marshal’s testimony, stating that annual testing had not  been performed due to lack of access to the building. It was asserted that statements regarding  potential alarm failure are speculative and not supported by evidence. Attorney O’Neil  reiterated that demolition constitutes a taking requiring a high evidentiary standard, noting  that cited case law includes specific valuation and damage thresholds not present in this case. It  was further stated that the owners have pursued multiple development applications in an  effort to address the site and that approval of a pending application would allow removal of the  building while enabling beneficial use of the property. A request was made for Council to  modify the demolition order to be contingent upon approval of the pending application. It was  reported that additional security measures have been implemented to address prior  trespassing concerns.  Director Lait reiterated that a formal analysis of the 50 percent threshold is not required to  support the finding, noting that substantial evidence in the record supports that conclusion.  The building was described as presenting extensive and severe deficiencies across multiple  systems, including fire protection, electrical, plumbing, and structural components, with  widespread unpermitted construction. It was stated that bringing the building into compliance  would effectively require replacement of major systems, amounting to deconstruction. Public  safety concerns were emphasized, including risks to adjacent properties and limitations on  firefighting response due to building conditions. Director Lait addressed the applicant’s  development applications, stating that they are not relevant to the current proceeding and  have not met requirements for completeness or compliance with state law. Issues were cited  related to housing mix requirements and site access, and noted that required easement rights  have not been demonstrated.  SUMMARY MINUTES    Page 28 of 31  City Council Meeting  Summary Minutes:  04/20/2026  Attorney O’Neil disputed staff’s characterization, asserting that the owners previously  submitted demolition permits that were not accepted by the City. It was contended that, over  an extended period, the City indicated demolition would require an approved redevelopment  application and that the demolition order was issued after ongoing discussions regarding  redevelopment efforts. Concerns were raised regarding the timing of the demolition order  relative to application processing, including delays and changes in the City’s position. Attorney  O’Neil argued that, if the building posed an immediate hazard, earlier action would have been  taken.  Mayor Veenker closed the public hearing and transitioned to Council deliberation.  Councilmember Burt indicated he had some follow‐up questions for the applicant. Mayor  Veenker stated that the public hearing would be reopened and invited other Councilmembers  to prepare any further questions.  Councilmember Burt asked follow‐up questions regarding whether violations had been  remedied. Attorney O’Neil indicated that certain conditions had been addressed, including  clearing stored materials, removing some unpermitted elements, improving egress access, and  undertaking hazardous materials remediation through a closure permit and walkthrough.  Councilmember Burt sought clarification on the scope of remediation, distinguishing between  minor corrections and major building system deficiencies. Attorney O’Neil acknowledged that  electrical and plumbing systems had not been remedied and indicated uncertainty regarding  specific firewall conditions. Councilmember Burt sought confirmation regarding  acknowledgment of violations and Attorney O’Neil confirmed that violations existed and  continue to exist.  Mayor Veenker asked if there were any additional Council questions and, hearing none, closed  the public hearing and invited Council discussion and/or a motion.  Vice Mayor Stone moved to deny the appeal and uphold the Chief Building Official’s demolition  order. The motion was supported by the testimony and staff analysis, with the building  characterized as a clear fire hazard posing risks to first responders, nearby residents, and the  broader community. Appreciation was expressed for staff efforts to advance removal of the  building and improve public safety.  Councilmember Lauing stated that the required findings could be made and noted the irony  that all parties ultimately seek removal of the building. It was indicated that any future  application would be evaluated by the Planning Department.  Councilmember Burt supported the motion, stating that the building poses a significant threat  to adjacent properties and public welfare and that emergency response would be limited due  to existing conditions. Concern was expressed that demolition is being delayed pending  entitlement approval without a complete application.  Mayor Veenker stated that at least 1 of the required 3 findings, particularly the fire hazard,  could be made. It was noted that while there is a desire for housing and redevelopment, that  SUMMARY MINUTES    Page 29 of 31  City Council Meeting  Summary Minutes:  04/20/2026  issue is separate from the matter before Council. Emphasis was placed on public safety and the  ability to make the necessary findings based on the record. Support was expressed for the  motion.  Councilmember Lythcott‐Haims indicated intent to support the motion and quoted the Chief  Building Official’s declaration, which described the scope and severity of violations as among  the most extensive encountered of his career and that demolition is required by law.  MOTION: Vice Mayor Stone moved, seconded by Councilmember Lauing, to adopt a resolution  denying the appeal and upholding the Chief Building Official's Order to Demolish the buildings  on the subject property based on findings and conditions set forth in Attachment A.  MOTION PASSED: 7‐0    12. Adoption of Recommendations by the Policy & Services Committee Implementing  Changes to Meeting Procedures Related to Teleconferencing, Remote Public  Participation, Translation and Interpretation Assistance, and Expanded Public Outreach;  CEQA Status – Not a Project.  City Clerk Mahealani Ah Yun indicated that, due to time constraints, the staff presentation  could be bypassed and the item could proceed directly to Council questions, noting it reflects  P&S Committee recommendations and is heard as an action item due to statutory  requirements. Mayor Veenker confirmed no Councilmembers requested a presentation.  Public Comment: None.  Vice Mayor Stone moved the staff and P&S Committee recommendations, reiterating the item  is on the action agenda due to state law requirements. Councilmember Lythcott‐Haims  seconded the motion.  Council and staff discussed options for structuring in‐person and remote general public  comment, including whether to separate the timing of each. City Attorney Christopher Jensen  confirmed that allowing in‐person general public comments at the beginning of meetings and  remote general public comments at the end would be legally permissible. Discussion focused  on whether to formalize this approach or allow flexibility. Support was expressed for providing  discretion to the Chair or agenda‐setting process to determine the timing of remote comments,  rather than adopting a fixed rule. Consideration was given to applying this approach across  Council, boards, commissions, and committees. Staff noted the importance of maintaining  flexibility as the City continues to evaluate meeting practices, particularly given differences in  legal requirements for Council versus other bodies. It was clarified that while Council must  accept remote public comment under current law, other bodies are only required to do so if  meetings are conducted in a hybrid format, which is currently the City’s standard practice.   SUMMARY MINUTES    Page 30 of 31  City Council Meeting  Summary Minutes:  04/20/2026  Councilmember Burt proposed an amendment to allow the timing of remote general public  comment to be determined by the Chair either during agenda setting or at the beginning of  each meeting.  Vice Mayor Stone stated he would not support the proposed amendment, expressing concern  that allowing timing to be determined at the meeting could create uncertainty for the public.  Preference was stated for a consistent default approach, with in‐person general public  comments at the beginning and remote general public comments at the end of the meeting,  subject to Chair discretion. Councilmember Lythcott‐Haims seconded that approach.  MOTION: Vice Mayor Stone moved, seconded by Councilmember Lythcott‐Haims, to:   1. Decline the use of expanded alternative teleconferencing for Boards, Commissions, and  Committees (BCCs),  2. Adopt a default practice for all Council, Council Committee, and Boards and  Commissions meetings to take in‐person general public comment near the beginning of  the agenda and remote general public comment at the end of the agenda, with the  Chair retaining discretion to arrange public comment on the agenda according to the  needs of the body.  a. Refer the Policy and Services Committee to reevaluate of this general public  comment practice when Council Procedures & Protocols handbook is reviewed;  3. Approve the Two‐Way Remote Public Access Disruption Policy (Attachment A),  4. Approve the following practices as reasonable assistance for third party translation and  interpretation services, and  a. Arrange a space for interpreters at the meeting location, upon written request to  the City Clerk at least 24 hours before the meeting,  b. Provide public speakers using interpretation extra time. Staff recommends  providing twice as much time for individuals using interpretation, or an amount  of time determined by the presiding officer,  c. Allow the public to use their own devices to access translation or interpretation  devices, and  d. Loan city devices to the public to access translation or interpretation services  upon written request to the City Clerk at least 24 hours before the meeting.  5. Direct the City Clerk to implement the following outreach practices:  SUMMARY MINUTES    Page 31 of 31  City Council Meeting  Summary Minutes:  04/20/2026  a. Share information about agenda notification newsletters with community groups  and organizations such as neighborhood associations, non‐English news media,  service organizations,  b. Post informational resources in the King’s Plaza and Council Chambers posting  board and other public‐facing City facilities with QR codes linking to the Agendas  webpage, newsletter sign‐up page, meeting participation guide, and translation  services webpage, and  c. Translate the Meeting Participation Guide into the two most commonly spoken  non‐English languages as reported by the American Community Survey.  MOTION PASSED: 7‐0    Adjournment: The meeting was adjourned at 10:54 p.m.