Loading...
HomeMy WebLinkAboutStaff Report 2508-5034CITY OF PALO ALTO CITY COUNCIL Special Meeting Monday, August 18, 2025 Council Chambers & Hybrid 5:30 PM     Agenda Item     A.2025 City Council Priorities and Objectives Q2 Update City Council Staff Report From: City Manager Report Type: INFORMATION REPORTS Lead Department: City Manager Meeting Date: August 18, 2025 Report #:2508-5034 TITLE 2025 City Council Priorities and Objectives Q2 Update RECOMMENDATION This is an informational report that provides progress updates on the 2025 Council Priorities and Objectives approved by the City Council on May 5, 2025. No action is needed. BACKGROUND On January 25, 2025, the Council held its annual retreat to approve the 2025 Council Priorities.1 The Priority Setting Guidelines define a priority as a topic that will receive unusual and significant attention during the year. At the conclusion of the retreat, the City Council approved the following priorities: Climate Action and Adaptation, & Natural Environment Protection Economic Development & Retail Vibrancy Implementing Housing Strategies for Social & Economic Balance Public Safety, Wellness & Belonging Over a series of meetings, the Council reviewed the proposed Objectives and on May 5, 2025, Council approved all the 70 Objectives meant to reflect potential Council actions, be measurable and time-bound to make real progress in advancing Council Priorities.2 These are summarized in Attachment A of the report. ANALYSIS Progress on Council Priorities is measured by the accomplishments of its subset objectives and reported on a calendar quarterly basis. Calendar Q2 spans the months January through June 1 January 25, 2025 City Council Annual Retreat: https://cityofpaloalto.primegov.com/Portal/Meeting?meetingTemplateId=15926 2 City Council Meeting, May 5, 2025: https://cityofpaloalto.primegov.com/Portal/Meeting?meetingTemplateId=16065 2025. A summary table of all 70 objectives is listed in Attachment A, including an estimated completion date, which is also measured in calendar quarters. A narrative on each objective update is found in Attachment B, it includes: Project Description- Describes overall project goals and outcomes which may span beyond the calendar year. 2025 Milestone- Describes activities and outcomes planned for the calendar year as some projects are multi-year in length and are broken up into phases. Project Status- Completed - Project as described in the 2025 milestone is overall complete, though some minor/non-substantive follow-up may still be needed. On-Track- Project is expected to be completed as specified. Any changes in project scope or timing due to Council direction or action will remain labeled On Track with the new estimated timeframe. Behind - The project estimated completion date may be delayed due to operational issues, capacity constraints (such as vacancies in staffing), or project has not started by the estimated completion date. Hold/Dropped - Project is not actively in progress or will no longer move forward in the current year. Reasons may include the issue is no longer relevant, operational constraints, or is stalled/dropped due to council direction. Estimated Completion - The calendar quarter in which the objective is expected to be completed. Department Lead - Identifies the lead department and project manager responsible for coordinating progress. Quarterly Update - a brief progress update on the project describes work reflected in the respective calendar quarter. Any delays or project issues will be reflected in this section. To date, of the 70 Council objectives supporting Council priorities, in the second quarter, a total of 14 (20%) have been completed, 52 (74%) are on track with original scope or with new Council direction, 3 (4%) are behind, and 1 (1%) is on hold. Objectives with a revised estimated completion date are notated with an asterisk (*) in the revised estimated completion quarter and explanation in the Quarterly Update section of the objective summary in Attachment B. Council Priority Completed On Track Behind On Hold/ Dropped Total Climate Action and Adaptation, & Natural Environment Protection 4 20 0 0 24 Economic Development & Retail Vibrancy 3 6 2 1 12 Implementing Housing Strategies for Social & Economic Balance 5 15 0 0 20 Public Safety, Wellness & Belonging 2 11 1 0 14 TOTAL 14 52 3 1 70 FISCAL/RESOURCE IMPACT Resource impacts for the objectives’ 2025 milestones have mostly been identified and resourced through the FY 2025 and FY 2026 budget processes; however, any changes to scope may result in additional resources needed. Staff will assess any scope changes and bring forward recommendations for additional resources if needed as part of the FY 2026 Mid-Year Budget Review. STAKEHOLDER ENGAGEMENT On May 2025, Council approved the community engagement strategies associated with the 2025 Priorities and Objectives. There are various levels of community engagement and communication strategies to support each project, including internal coordination among City departments. The City uses the International Association for Public Participation (IAP2) as a guide to structure community participation and align that participation with the type of input or feedback needed based on the project/issue. Workplan engagement typically fit within these general focus areas: Inform: Fact sheets, webpages, blog posts, information sessions, open houses, frequently asked questions, community briefings, and website feedback forms Consult & Involve: Surveys, focus groups, questions and answer sessions, office hours, public meetings like community meetings, town halls, panel discussions, workshops, and polling Collaborate & Empower: Working groups, ad hoc groups, feedback groups, boards, commissions and committee meetings, community advisory panels, advisory groups, digital engagement platforms, and voter ballot measures. ENVIRONMENTAL REVIEW The Council informational report on this item is not a project as defined by CEQA because the Council review of 2025 Priority Objectives is continuing administrative or maintenance activity. CEQA Guidelines section 15378 (b)(2). ATTACHMENTS Attachment A: 2025 Council Priorities and Objectives Summary Table Attachment B: 2025 Council Priorities and Objectives Q2 Update APPROVED BY: Ed Shikada, City Manager ATTACHMENT A 2025 CITY COUNCIL PRIORITIES AND OBJECTIVES Council Priority OBJECTIVES (70 in total) Climate Action and Adaptation, & Natural Environment Protection (CA) Modernize critical infrastructure for climate resilience 1 X Complete construction of initial pilot area of electric grid modernization. Project will increase electrical capacity and reliability in initial pilot area bounded by Louis, Amarillo, 101, & Embarcadero about 1,200 homes; once completed, staff will continue the grid upgrades to the "Phase 1" area which impacts approx 6,000 homes. (16) X 2 3 4 X X X X Begin construction of the Newell Road Bridge Replacement project. Award of a construction contract for the replacement of Newell Road Bridge in time to begin construction taking advantage of the 2025 in‐channel construction season. (32) X X Begin construction of Hamilton Avenue storm drain system capacity upgrades project. Prioritization of the Hamilton Avenue project from the list of 2017 ballot measure priority projects will increase the ability of the storm drain system to convey water in the event of a San Francisquito Creek overflow. (31) X Complete implementation of the Reliability and Resiliency Strategic Plan, including Strategy 4 – conducting a cost/benefit analysis of flexible energy resources X such as battery storage and microgrids (including evaluation of the airport microgrid), and Strategy 5 – recommending potential programs for Council consideration. 5 6 X X Complete deployment of 65,000 residential Advanced Metering Infrastructure (AMI) meters by end of FY 2025 and begin deployment of commercial AMI meters. (13) X XCouncil approval for Phase 2 (full service program) of the Advanced Whole Home Electrification Pilot Program and begin implementation. (19) Advance citywide and regional climate adaptation and environmental protection strategies 7 X Develop and obtain Council approval for strategies and a 2026/2027 work plan for the next phase of S/CAP implementation of climate and sustainability goals. X X8XX Begin development of a Regional Shoreline Adaptation Plan meeting new standards approved by BCDC. Engage with neighboring cities for potential partnership and review status with the City Council. (33) 9 10 11 X X X Council consideration of an ordinance implementing updated Stream/Creek Corridor Setback requirements. (34) Council consideration of an ordinance implementing Bird Safe Glass & Wildlife Light Pollution Protections standards. (35) X Advocate for the San Francisquito Creek Flood Protection capital project (Reach 2) through Council’s JPA representation and any Council approvals involved. X X * X (31) 12 13 X X Initiate Preliminary Engineering and Environmental Clearance Work for Quarry Road Extension in Partnership with Stanford University, Caltrans, & VTA.X XDevelop an updated Regional Water Quality Control Plant Biosolids Facility Plan. Complete initial work to develop plan, including consideration of PFAS pollutants and the Measure E site, and review with a Council committee in advance of Council acceptance of the plan in late 2025 or early 2026. Advance active and sustainable transportation 14 X X Council Adoption of the Safe Streets for All (SS4A) Safety Action Plan. Informed by feedback from the Policy & Services Committee, bring forward a Safety Action X Plan providing a roadmap for eliminating traffic deaths and severe injuries through the reduction of vehicle miles traveled enabling staff to seek grant funding for implementation. (14) 15 16 X X X Council Adoption of the 2025 Bicycle and Pedestrian Transportation Plan (BPTP). Consideration of the Draft BPTP Update, informed by public feedback for City Council adoption. (15) X XX Refine Grade Separation Design Alternatives per Council Direction and Conduct Outreach to Support Rail Committee Review of Locally Preferred Alternatives. Review advanced alternatives to minimize right of way impacts and improve traffic circulation, conduct outreach, and develop conceptual plans (15% design) for each of the three crossings. (30) Page 1 of 5 ATTACHMENT A 2025 CITY COUNCIL PRIORITIES AND OBJECTIVES Council Priority OBJECTIVES (70 in total) 17 18 19 X X X X Identify locations and design concepts for additional east‐west bicycle and pedestrian crossings of the Caltrain railroad tracks in the southern part of the city.X Complete E‐Mobility Strategic Plan for Council acceptance. Develop, approve and implement the Plan which reflects feedback on strategies reviewed by the Council Ad Hoc Climate Protection Committee and its Working Group. (21) X Propose an updated multifamily EV charger program (EV 2.0) for Council approval.X X Promote clean energy and reduce fossil fuel dependence 20 X Develop and begin implementing a City Facility Electrification Plan. Building on the citywide Facilities Assessment, create a multi‐year plan to begin replacing fossil fuel use in City buildings in alignment with S/CAP goals, and begin implementing through the Capital Improvement Program. (19) 21 X X Implement plan for phaseout of leaded fuel at Palo Alto Airport. With unleaded fuel now available at the airport, implement plan to conduct lead monitoring,X encourage and track use of the fuel, explore potentially subsidizing the cost of unleaded fuel, and develop updated lease requirements to promote unleaded fuel . (77) 22 X Share preliminary analysis of strategies for a physical and financial transition of the gas utility to relevant policymakers and stakeholders. Utilize initial subject X matter expert work that developed a minimum future gas grid need for system retirement to analyze alternatives for scaling down the gas distribution system. (17) 23 24 X X Present an ordinance to Council enacting the 2026 California Building Standards Code update, including the California Green Building Standards Code; submit to the California Building Standards Commission for approval. X XDevelop an Advanced Commercial Rooftop HVAC Pilot Program proposal and review with the Climate Action and Sustainability Ad Hoc Committee for recommendation to Council. (20) Economic Development & Retail Vibrancy (ED) Activate and enhance key commercial districts 25 26 27 28 29 X X X X X X Council approval of outdoor activation guidelines for California Avenue. Council approval of outdoor activity guidelines informed by continued engagement with stakeholders on a refined priorities and recommendations and Initiate implementation. (2) X X X * Council approval of a final signage plan for California Avenue and funding appropriations. Review the signage plan for California Avenue with the Architectural Review Board (ARB), incorporate feedback, and seek Council approval to implement the plan. (2) * Council approval of a design option for California Ave. Engage stakeholders to refine alternative street designs for California Avenue and present them to Council for discussion and action, including funding appropriations to pursue a street design. (3) * *X Propose and implement outdoor activation guidelines for Car‐Free Ramona Street. Initiate implementation of Council approved outdoor activity guidelines informed by continued engagement with stakeholders on a refined priorities and recommendations. X *Council approval of Ramona Street design and funding appropriations. Engage stakeholders to develop design proposals for Car‐Free Ramona Street and present to Council for necessary funding appropriations to implement initial phase(s). (4) X 30 31 X X Resume work on new parking structure in Downtown core (Lot D). Staff will present parking garage design options to City Council for selection. (8)X XX Council approval of funding to continue Downtown cleanliness enhancements and other medium‐term investments. Include necessary proposals and budget appropriations as part of the development of the FY 2026 Operating Budget to continue enhanced Downtown Cleanliness enhancements and other medium‐term investments such as a Mobility Hub. 32 X X Begin feasibility analysis of Assessment District for University Avenue Streetscape. Conduct analysis to determine practicality of an assessment district or X similarly funding strategy as a funding mechanism for capital enhancements to University Avenue Streetscape. Page 2 of 5 ATTACHMENT A 2025 CITY COUNCIL PRIORITIES AND OBJECTIVES Council Priority OBJECTIVES (70 in total) Support economic development and retail vibrancy 33 X Complete build‐out of fiber‐to‐the‐premises (FTTP) pilot Phase 1 with grid modernization. Complete building out of a reliable and high‐speed municipal fiber X service in a pilot area and work to establish internet service provider operations including necessary business tools such rate setting, billing and operations software to roll out services in the initial build. (9) 34 35 X X Council consideration of an ordinance that expands retail opportunities and promotes retail resiliency. Consider further refinement to retail and retail‐like definition and explore changes to retail preservation ordinance. (12) X XCouncil consideration of an ordinance restoring subjective wireless communication facility regulations. Hold a public hearing on a draft ordinance implementing the City Council's direction from late 2024 to eliminate objective standards for the placement of wireless antennas within the public right of way on street light or utility poles. 36 X Refine destination marketing efforts and enhance Palo Alto’s international reputation. Meet with hospitality partners and incubator/accelerators to assess willingness to partner with the City on destination marketing efforts and propose next steps, including necessary appropriation actions, to City Council. X Implementing Housing Strategies for Social & Economic Balance (IHS) Enable housing production through zoning and regulatory reform 37 X Prepare an ordinance for Council review expanding the housing focus area. Increase housing development potential along El Camino Real and consideration of X an exemption from payment of development impact fees for inclusionary units under certain circumstances, consistent with Housing Element Program 3.4 E. (41) 38 39 X X Present to Council an ordinance updating the City’s housing incentive program. Increase housing development potential and expand provisions to multi‐family zoning and other commercial districts in accordance with Housing Element Program 3.4 D. (46) X XPrepare an update to the City's accessory dwelling unit ordinance. Update local implementation regulations to respond to changes in State Law, consistency with the State Housing and Community Department's 2025 ADU Handbook and address applicable deficiencies identified in HCD's comment letter. 40 X X X X Initiate the San Antonio Road Area Plan. Begin data gathering, document review, implementing a community outreach and engagement strategy, check‐in meetings with appointed and elected officials, and review by the City Council of a community assessment report and receive updated project direction, consistent with Housing Element Program 6.6 C. (40) X Advance affordable housing developments 41 X Partner with Santa Clara County Housing Authority to achieve construction timeline milestones for the Palo Alto Homekey project (which will provide X transitional housing and services for unhoused residents). (51) 42 X Identify different housing typology options for the one‐acre site near Matadero Creek. Use grant funded technical analysis to consider housing options for a future affordable housing development on land to be dedicated to the City from the 2023 Sobrato/City Development Agreement; present findings and receive direction from Council. Prepare the Community Development Block Grant (CDBG) 5‐Year Consolidated Plan and Annual Action Plan. The Quinquennial update helps jurisdictions to assess affordable housing and community development needs and market conditions to make data‐driven, place‐based investment decisions when distributing federal CDBG grant funds. Advance affordable housing project on Downtown surface parking lot (Lot T). Enter into an exclusive negotiating agreement with Alta Housing; receive an updated project concept design & prescreening application for Council review; receive formal planning entitlement application, consistent with Housing Element Program 1.4 A. (8) X X X 43 44 X XX Page 3 of 5 ATTACHMENT A 2025 CITY COUNCIL PRIORITIES AND OBJECTIVES Council Priority OBJECTIVES (70 in total) 45 46 X X X Work with the Santa Clara County Housing Authority to determine next steps to maintain affordability and improve conditions at Buena Vista Mobile Park. (56) Meet with Housing Authority regularly to identify feasible next steps. Review financing approach and options. Update Council on identified, proposed next steps and approach. X XOrganize an initial review of sources and methods to raise funding to support new affordable housing production for future evaluation. Conduct research to identify and evaluate sources and methods. Work with Finance Committee to develop recommendations for City Council. Support tenant protections and housing equity 47 X Present a renter protection fair chance ordinance to Council. Present findings of an analysis and policy recommendations in the form of a draft ordinance to reduce barriers to housing by individuals with criminal records, consistent with Housing Element Program 6.6 I. (54) X X48 49 X X Report out on initial data from the rental registry program and project implementation; receive feedback and recommendations for next steps. (57) Present to Council an analysis related to anti‐rent gouging. Consistent with prior Council direction, examine implications of a possible ordinance from a legal, policy and anticipated resource demand perspectives; receive direction on next steps. (55) X 50 X X Present options to address homelessness impacts, particularly relating to individuals living in vehicles, to Policy & Services Committee for prioritization. Identify feasible (1) regulatory approaches to manage the use of public space and (2) policy solutions to expand RV safe parking. Present options to P&S for consideration and prioritization.X Improve citywide housing policy and planning 51 X Extend for one year or codify R1/SB 9 interim ordinance. Establish objective development standards and increases the maximum floor area for SB 9 units from 800 to 1200 square feet consistent with Housing Element Program 6.3A; consider implications of similar objective standards for R1 and SB 9 projects relative to the City’s Individual Review Program. (45) Initiate evaluation of South of Forest Area Coordinated Area Plan (SOFA) development standards. Review and explore options to amend the coordinated area plan with the intent to replace subjective development standards with objective standards consistent with Housing Element Program 3.7. X X52X 53 54 X X Present to Council the Downtown Housing Plan Community Assessment report and receive Council direction on draft housing plan scenarios. Continue advancing the plan development and public engagement strategy to prepare draft housing plan and environmental review. (36) Present an ordinance to Council that supports innovative housing structures. Creates zoning incentives or update development standards to support various housing typologies, including micro‐units, intergenerational housing, aging adults, students and lower‐income units, consistent with Housing Element Program 6.5. (48) X X 55 56 X X X X Present findings to Council on a study that explores code amendments reducing commercial floor area and possible extension of Downtown in‐lieu parking program to residential development: Evaluate opportunities that make multi‐family housing an attractive alternative to commercial office development, consistent with Housing Element Program 3.9. (50) X XXX Update development impact fees for public safety, government facilities, housing, transportation, parks, and community services. Conduct a nexus and feasibility study to ensure housing remains viable. Consider potential policy to waive impact fees associated with for low‐income inclusionary units with when 20% of the units are deed restricted. (Housing Element Programs 2.1B; 3.1 B&C) (Housing Element Programs 2.1B; 3.1 B&C) Public Safety, Wellness & Belonging (PS) Modernize public safety infrastrucutre 57 X Open the new Public Safety Building for daily Police, OES, and Fire services. Complete construction, move‐in of departments, and a ribbon‐cutting event to X commemorate the official availability of public safety services from the facility for all. (72) 58 X Council to adopt the updated Foothills Fire Management Plan and Community Wildfire Protection Plan. Plan to reflect alignment with Santa Clara County and other agencies and entities to address early warning technology, planning and procedural elements and risk mitigation. (71) X Page 4 of 5 ATTACHMENT A 2025 CITY COUNCIL PRIORITIES AND OBJECTIVES Council Priority OBJECTIVES (70 in total) 59 60 61 X Council approval of construction contract for Fire Station No. 4 Replacement project and initiation of construction. (73)X X * X X Activate a fire engine at Fire Station 4. Augment staffing at Fire Station 4 to deploy either ambulance or fire engine response. X Initiate an update to the City’s seismic hazards ordinance. Conduct an assessment of previous study, update potentially eligible buildings, and begin work on seismic hazard identify and mitigation ordinance. (75) Expand wellness and community serving facilities and services 62 X Develop Master Plan for Cubberley site. Complete a master plan by December 2025 for 15 acres anticipated to be purchased from PAUSD pending a successful bond measure in November 2026 and begin community polling to inform the development of a ballot measure for voter consideration. (61) X Implement the 2024‐2025 Wellness & Belonging Action Plan. Complete the 28 action items in the action plan in collaboration with partners. X X63 64 X Open 445 Bryant Street Community Center. Complete construction and any necessary partnership agreements to begin La Comida Senior Lunch Program at the facility by end of July, 2025; plan further work for general community center operations concurrently. (64) X 65 66 67 X Enhance and Expand Inclusive Programs and Services. Enhance services to support individuals with disabilities seeking accommodation support, expand community partnerships that serve the disability community, and implement new therapeutic recreation programs . X XX Implement New Expanded CSD Recreation Special Events Workplan. Approve and implement the Workplan which expands Community Special Events that foster togetherness, belonging and celebrate the rich diversity of our community (60) X Support Community Mental Health. Provide support for all ages through community partnerships, programs, and initiatives. (65)X X Promote environmental and transportation safety 68 X Continue engagement with San Francisco Airport on SFO's Ground Based Augmentation System (GBAS) project and other potential opportunities to decrease SFO noise impacts on Palo Alto. (79) 69 70 X Council Approval of Quiet Zone Concept Plans at Churchill Ave, Meadow Drive, and Charleston Rd Rail Crossings. (76)X X X Enhance safety and improve quality of life in commercial areas by reducing criminal activity through business engagement and the deployment of officers and X technology. Establish a Business Watch program to enhance collaboration with businesses and assign two officers at a minimum to patrol high traffic commercial areas. *Revised estimated completion date Page 5 of 5    1    2025 Council Priorities & Objectives   Q2  Update  January ‐June  2025     Overall Completion Status      To date, of the 70 Council objectives supporting Council priorities, in the second quarter, a total of 14  (20%) have been completed, 52 (74%) are on track with original scope or with new Council direction, 3  (4%) are behind, and 1 (1%) is on hold. Objectives with a revised estimated completion date are notated  with an asterisk (*) in the revised estimated completion quarter and explanation in the Quarterly  Update section.  Climate Action and Adaptation, & Natural Environment Protection (CA)      Modernize  critical  infrastructure  for  climate  resilience   CA 1. Complete initial pilot area of electric grid modernization (16)  Project Manager: Jimmy Pachikara Lead Dept: UTL  Estimated Completion: Q2 Status: Completed  Project Description:     2    The project will increase electrical capacity and reliability in initial pilot area bounded by Louis,  Amarillo, 101, & Embarcadero about 1,000 homes; once completed, staff will continue the grid  upgrades to the "Phase 1" area which impacts approximately 6,000 homes.     The City’s planned project includes the modernization of the systematic grid and incorporates the  goals and key actions from the Grid Modernization Study to prepare for widespread electrification in  support of the S/CAP goal of an 80 percent carbon reduction by 2030. This project is coordinated with  the Fiber to the Home pilot.   2025 Project Milestones:   By the end of FY2025 staff intends to complete the pilot area of Phase 1.  Quarterly Update:   A total of 908 homes have been served with upgraded facilities that included the replacement of 70  wood utility poles, 106 new transformers, 22,650 feet of new low‐voltage wire, 46,743 feet of new  fiber messenger. The cost to complete the pilot area was just over $10 million with contracted labor  being the largest cost.    CA 2. Begin construction of the Newell Road Bridge Replacement project (32)  Project Manager: Holly Boyd Lead Dept: PW  Estimated Completion: Q2 Status: Completed  Project Description:  Award of a construction contract for the replacement of Newell Road Bridge in time to begin  construction taking advantage of the 2025 in‐channel construction season.   2025 Project Milestones:  Complete design and right‐of‐way acquisition, obtain regulatory permits, and seek programming of  construction funding by Caltrans, through Council advocacy as needed, and award a construction  contract, subject to property owner, permitting agencies, and Caltrans approvals.   Initiate and complete construction.     Quarterly Update:   Staff received authorization from Caltrans to advertise the project in April. After successfully bidding  the project, Council approved a construction contract on June 16. Staff issued the notice to proceed  on August 1, with pre‐construction activities to start on September 1. Construction will last for a year  and a half and will be completed in Spring 2027.    CA 3. Begin construction of Hamilton Avenue storm drain system capacity upgrades project (31)  Project Manager: Holly Boyd Lead Dept: PW  Estimated Completion: Q3 Status: On Track  Project Description:  Advance the San Francisquito Creek (SFC) Flood Protection capital project (Reach 2) through Council’s  JPA representation and any Council approvals involved.  Prioritization of the Hamilton Avenue project  from the list of 2017 ballot measure priority projects will increase the ability of the storm drain  system to convey water in the event of a San Francisquito Creek overflow.  2025 Project Milestones:  Begin construction of Hamilton Avenue storm drain system capacity upgrades project.  Quarterly Update:   The storm drain system design was completed in June, and the project was advertised for bid in late  July.  A construction contract is anticipated to be awarded in September.       3    CA 4. Complete implementation of the Reliability and Resiliency Strategic Plan (RRSP), including  Strategy 4 – conducting a cost/benefit analysis of flexible energy resources such as battery storage  and microgrids (including evaluation of the airport microgrid), and Strategy 5 – recommending  potential programs for Council consideration.  Project Manager: Jonathan Abendschein Lead Dept: PW  Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:    The RRSP includes several long‐term and ongoing efforts that extend beyond this year, primarily in  Strategies 1, 2, and 3. But Strategies 4 and 5 focus on a cost‐benefit analysis and program options for  use of flexible technologies and efficient electrification strategies to provide various types of  community value. This goal involves completion of Strategies 4 and 5 of the RRSP.  2025 Project Milestones:   In 2025, the Climate Action and Sustainability Committee (CASC) and the Utilities Advisory  Commission (UAC) will review the cost‐benefit analysis and potential program options to complete  Strategies 4 and 5 of the Resilient Resource and Sustainability Plan (RRSP). Following these reviews,  the City Council will consider the recommendations and provide direction on any subsequent  program implementation.  Quarterly Update:   A cost‐benefit analysis and program development are currently underway. A status update was  provided to the Utilities Advisory Commission (UAC) in February 2025. A review of the preliminary  analysis results is planned for the July UAC meeting and the August Climate Action and Sustainability  Committee (CASC) meeting. The goal is to gather policy feedback to inform the final report  recommendations, which will be presented to the UAC, CASC, and City Council in the fourth quarter of  2025.    CA 5. Complete deployment of 65,000 residential Advanced Metering Infrastructure (AMI) meters  by end of FY 2025 and begin deployment of commercial AMI meters. (13)  Project Manager: Dave Yuan Lead Dept: UTL  Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:  The City of Palo Alto Utilities (CPAU) is upgrading the City’s utility metering system with electronic  meters to utilize grid technology called Advanced Metering Infrastructure (AMI). AMI is becoming a  standard in the utilities industry, enabling interval utility usage data and time‐of‐use rates for homes  and businesses to the benefit of electric, natural gas, and water utility customers. CPAU will replace  old legacy electric meters with new advanced electric meters and retrofit existing water and gas  meters with AMI radios, starting with residential meters.  2025 Project Milestones:   A continuation from 2024 to deploy all 65,000 residential AMI meters, this work continues, as well as  to deploy 10,300 commercial AMI meters by Q3 2025 assuming no supply chain delays.  Quarterly Update:    Due to supply chain issues affecting electric meters and challenges with exchanging or retrofitting gas  and water meters, the City’s installation contractor concluded services in May 2025, leaving  approximately 12,000 meters remaining. CPAU staff will complete the remaining exchanges and  retrofits, with a target of reaching 95% completion by the end of 2025. The remaining 5% of electric  and gas meter installations are expected to be completed by April 2026. Additional time will be  needed to complete the final 5% of water meters due to field conditions, meter accessibility, and the  need for large water meter replacements.       4    CA 6. Council approval for Phase 2 (full‐service program) of the Advanced Whole Home  Electrification Pilot Program and begin implementation. (19)  Project Manager: Jonathan Abendschein Lead Dept: PW  Estimated Completion: Q4 Status: Completed  Project Description:    Add turnkey services to the City’s Advanced Whole Home Electrification Pilot Program to provide  direct installation of space heating to complement existing turnkey services for direct installation of  water heating.  2025 Project Milestones:   City Council approval of the contract and budget for the program, followed by the commencement of  program implementation.  Quarterly Update:   A contract with Franklin Energy to operate turnkey services for the Advanced Whole Home  Electrification Pilot Program, along with a program budget, was approved by the City Council on June  9, 2025. Implementation has begun.    Advance  citywide  and  regional  climate  adaptation  and  environmental  protection   strategies   CA 7. Develop and obtain Council approval for strategies and a 2026/2027 work plan for the next  phase of S/CAP implementation of climate and sustainability goals  Project Manager: Christine Luong Lead Dept: PW   Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:  Develop and approve an S/CAP Implementation Plan for 2026‐2027 which reflects feedback on  strategies reviewed by the Council Climate Action and Sustainability Committee and the Climate  Action Working Group.  2025 Project Milestones:   Work with the Council Climate Action and Sustainability Committee and the Climate Action Working  Group to prioritize focus areas and strategies for future implementation.  Quarterly Update:   In May, the Climate Action and Sustainability Committee discussed options and ideas for the Climate  Action section of the 2026‐2027 Sustainability and Climate Action Plan (S/CAP) Work Plan. The  Committee reviewed high‐level potential areas of focus in the areas of transportation, buildings  (including resiliency) and carbon neutrality. Also in May, the Climate Action Working provided  feedback on options and ideas for the Climate Action section of the 2026‐2027 S/CAP Work Plan.    Staff is developing strategies for a 2026 –2027 work plan for the next phase of S/CAP implementation.  Proposed Sustainability priorities for the 2026‐207 Sustainability and Climate Action Plan Work Plan  are complete and will be presented to the Climate Action and Sustainability Committee in August. The  key areas of focus for the Sustainability priorities are water, sea level rise, wildfire protection, natural  environment, green stormwater infrastructure, and zero waste.    CA 8. Begin development of a Regional Shoreline Adaptation Plan meeting new standards approved  by BCDC (33)  Project Manager: Julie Weiss Lead Dept: PW  Estimated Completion: Q4  Status: On Track     5    Project Description:  Public Works–Watershed Protection is collaborating with Santa Clara County Office of Sustainability  and other County cities to submit an SB1 grant proposal for the development of a Regional Shoreline  Adaptation Plan (RSAP). The RSAP would include a regional vulnerability assessment for Santa Clara  County shoreline communities and a subsequent shoreline adaptation plan that aligns with State sea  level rise adaptation requirements that are administered by the Bay Conservation and Development  Commission. This regional vulnerability assessment would complement Palo Alto’s similar assessment  by providing an adaptation funding strategy, would determine the cost of inaction should Palo Alto  not pursue additional sea level rise adaptations, and would expand social equity considerations.   2025 Project Milestones:  Engage with neighboring cities for potential partnership and review status with the City Council.   SB1 grant submittal: July, 2025   Confirmation of grant award: Fall, 2025  Quarterly Update:  The SB1 grant proposal was submitted by the Santa Clara County Office of Sustainability in July 2025.    CA 9. Council consideration of an ordinance implementing updated Stream/Creek Corridor Setback  requirements. (34)  Project Manager: Kelly Cha Lead Dept: PDS  Estimated Completion: Q3 Status: On Track  Project Description:  Conduct research and present an ordinance that implements the City’s Comprehensive Plan polices  related to stream corridor setbacks for Planning and Transportation Commission (PTC) review and  recommendation to the City Council.   2025 Project Milestones:  Hold a community meeting Q1, Planning and Transportation Commission (PTC) consideration of next  steps in Q3 for Council consideration thereafter.  Quarterly Update:   The City held a community meeting on February 6, 2025. The stream/creek draft corridor setback  requirements have been refined by staff based on comments received by community members. A  draft ordinance is scheduled to be presented to the PTC on August 27, 2025.    CA 10. Council consideration of an ordinance implementing Bird Safe Glass & Wildlife Light  Pollution Protections standards. (35)  Project Manager: Kelly Cha Lead Dept: PDS  Estimated Completion: Q3* Status: On Track  Project Description:   Prepare ordinance updates to the City’s zoning code to require new building design and lighting  standards with the aim to reduce bird strikes and nighttime light pollution for new or substantially  remodeled buildings/structures.   2025 Project Milestones:   Initially scoped as one project, the bird safe glass and wildlife light pollution protection standards are  now two projects coming before Council at different time.   Lighting pollution standards was reviewed by the City Council in Q2 to return in Q3 for  reconsideration.   Bird friendly design standards will be going to the Planning and Transportation Commission  (PTC) for reconsideration in Q3 and City Council consideration in Q4.     6    Quarterly Update:   Lighting pollution standards: City Council considered a draft ordinance on April 7, 2025 and directed  staff to revise the standards and return to the Council. The ordinance is schedule for City Council  reconsideration on September 15, 2025.    Bird friendly design standards: Based on direction received from the PTC in late 2024, staff has  evaluated the impacts of specific regulations. As a result of this analysis, staff will return to the PTC  with a revised ordinance for consideration prior to City Council consideration.    *The lighting standards are anticipated to be completed on schedule (Q3). Based on the revised scope  the estimated completion for the bird friendly design standards is now Q4.    CA 11. Advocate for the San Francisquito Creek Flood Protection capital project (Reach 2) through  Council’s JPA representation and any Council approvals involved (31)  Project Manager: Holly Boyd Lead Dept: PW  Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:  Advance the San Francisquito Creek (SFC) Flood Protection capital project (Reach 2) through Council’s  JPA representation and any Council approvals involved.  2025 Project Milestones:  Support JPA’s efforts to make decisions through staff discussions and the City’s representation on the  JPA Board.  Quarterly Update:   Staff have reviewed JPA’s project documents and attended meetings to discuss Reach 2 progress. The  JPA is scheduled to have a study session with Council in August or September 2025.    CA 12. Initiate Preliminary Engineering and Environmental Clearance Work for Quarry Road  Extension in Partnership with Stanford University, Caltrans, & VTA.  Project Manager: Holly Boyd/Sylvia Star‐Lack Lead Dept: PW/OOT  Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:    The Quarry Road Connection Project will allow the extension of Palo Alto’s Quarry Road to create a  direct connection between the Palo Alto Transit Center (PATC) and El Camino Real for use by public  buses and shuttles (the Quarry Road Connection Project). This project enables transformation of a  currently congested PATC by enhancing public transit efficiency, reducing traffic congestion, and  improving safety and convenience for cyclists and pedestrians.  2025 Project Milestones:   Develop an agreement with Stanford to initiate a preliminary engineering and environmental  clearance work for Quarry Rd Extension.  Quarterly Update:   Staff is working to generate an agreement between the City and Stanford to initiate design and  environmental work which would be brought to Council in Fall of 2025.    CA 13. Develop an updated Regional Water Quality Control Plant Biosolids Facility Plan.  Project Manager: Karin North Lead Dept: PW  Estimated Completion: Q4 Status:  On Track      7    Project Description:    Complete initial work to develop plan, including consideration of PFAS pollutants and the Measure E  site, and review with a Council committee in advance of Council acceptance of the plan in late 2025 or  early 2026.  2025 Project Milestones:   Development of biosolids treatment alternatives and screening to eliminate non‐viable alternatives.  Finalize evaluation criteria, including weighting, based on community and stakeholder input. Begin  detailed evaluation of the screened alternatives. Review findings and draft recommendations with  SCAP and the Policy and Services Committees. Initiate development of a draft report summarizing the  alternatives analysis and preliminary recommendations.  Quarterly Update:   Staff identified potential treatment alternatives, developed evaluation criteria, and completed an  initial screening of the alternatives. Public input meetings were held in spring 2025. Based on the  feedback received, the descriptions and weighting of the evaluation criteria have been adjusted to  align more closely with community priorities. The next steps include developing lifecycle cost  estimates, and continuation of the detailed evaluation of the six remaining biosolids treatment  alternatives.    Advance  active  and  sustainable  transportation    CA 14. Council Adoption of the Safe Streets for All (SS4A) Safety Action Plan (14)  Project Manager: Sylvia Star‐Lack Lead Dept: OOT  Estimated Completion:  Q2 Status: Completed  Project Description:  Informed by feedback from the Policy & Services Committee, bring forward a Safety Action Plan  providing a roadmap for eliminating traffic deaths and severe injuries through the reduction of vehicle  miles traveled enabling staff to seek grant funding for implementation. (14)    The Safe Streets for All (SS4A) Safety Action Plan aims to eliminate traffic deaths and life‐changing  injuries on local streets. The Palo Alto Safety Action Plan is a roadmap for eliminating traffic deaths  and severe injuries on local streets and achieving the city’s Sustainability and Climate Action Plan  goals through the reduction of vehicle miles traveled.    2025 Project Milestones:  Finalize and adopt Safety Action Plan.  Begin seeking grant funds for implementation.  Quarterly Update:   Council adopted the SS4A Safety Action Plan on June 2, 2025.     CA 15. Council Adoption of the 2025 Bicycle and Pedestrian Transportation Plan (BPTP) (15)  Project Manager: Ozzy Arce Lead Dept: OOT  Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:   The 2025 Bicycle and Pedestrian Transportation Plan (BPTP) represents a system of interconnected  bicycle and pedestrian corridors, facilities, and programs that make biking and walking a more  convenient form of day‐to‐day travel. The 2025 BPTP Update is an update to the 2012 BPTP, adjusting  the bicycle network to reflect land use changes, roadway designs to improve comfort and safety, and  policies that support active transportation and climate action plan goals.   2025 Project Milestones:     8    Complete community engagement work and circulate the draft BPTP Update to the public for City  Council adoption.   Quarterly Update:   The Recommended Bicycle Network, along with associated projects and programs, has been  completed. The project team presented these recommendations at various public meetings, including  sessions with the Palo Alto Bicycle Advisory Committee (PABAC), parents, the Planning and  Transportation Commission (PTC), the Parks and Recreation Commission (PRC), as well as at tabling  events, community events, and a community workshop.  On June 2, 2025, the City Council provided input on the revised Prioritization Framework and the  related priority project lists. The project team will review and incorporate this feedback, along with  public comments, into the forthcoming Draft Plan. The Draft Plan is expected to be released for public  review in fall 2025.    CA 16.  Refine Grade Separation Design Alternatives per Council Direction and Conduct Outreach to  Support Rail Committee Review of Locally Preferred Alternatives (24)  Project Manager: Ripon Bhatia Lead Dept: OOT  Estimated Completion: Q4  Status: On Track  Project Description:   Review advanced alternatives to minimize right of way impacts and improve traffic circulation,  conduct outreach, and develop conceptual plans (15% design) for each of the three crossings.    Identify grade separated project alternatives for grade separation at Churchill Avenue, Meadow Drive,  and Charleston Road crossings.   2025 Project Milestones:  Collaborate with Caltrain to procure the services of the consultant to review advanced alternatives to  minimize right of way impacts and improve traffic circulation. Conduct outreach and develop  conceptual plans (15% design) for each of the three crossings based on the guidance and direction  provided by the Rail Committee and the City Council   Quarterly Update:   Staff is collaborating with Caltrain to refine the project alternative in preparation for public outreach  and feedback. An item is planned for review by the Rail Committee at its September 2025 meeting.    CA 17. Identify locations and design concepts for additional east‐west bicycle and pedestrian  crossings of the Caltrain railroad tracks in the southern part of the city.  Project Manager: Sylvia Star‐lack/Charlie Coles Lead Dept: OOT  Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:    This Project is referred to as the “South Palo Alto Bike/Ped Connectivity” Project. Project will engage  with the community to select two preferred crossing locations, develop conceptual plans (15%  designs), and identify bike/pedestrian network improvements, and develop an implementation plan  and funding strategy for future construction.  2025 Project Milestones:   By Q4 2025, community engagement efforts will focus on identifying preferred crossing locations,  design options, and related network improvements for east‐west bicycle and pedestrian grade  crossings. A formal report summarizing these recommendations will be publicly circulated and     9    presented to the City Council for adoption in 2026. Subsequent steps will include pursuing grant  funding for final design and construction.  By the end of Q4 2025, the public and committees will provide feedback on preferred crossing  locations and design concepts.  Quarterly Update:   Phase 1 engagement, conducted in Q2 2025, introduced the project to the community and gathered  input on goals and priorities for grade‐separated bicycle and pedestrian crossings. Feedback from  Phase 1 will inform the design priorities for crossing alternatives, which will be presented during  Phase 2 in Q3/Q4 2025.    CA 18. Complete E‐Mobility Strategic Plan for Council acceptance (21)  Project Manager: Jonathan Abendschein Lead Dept: PWD  Estimated Completion: Q3  Status: On Track  Project Description:  The goal of this effort is to develop a strategic roadmap for the promotion of E‐mobility (which  includes electric vehicles of all sizes from e‐scooters up to e‐trucks) and provision of supportive  infrastructure.   2025 Project Milestones:   In 2024 staff developed an EV Charger Needs Assessment and draft strategies and actions for an  E‐Mobility Strategic Plan and reviewed them with the Council Climate Action and Sustainability  Committee (CASC) and its Working Group. In 2025 staff will finish writing the plan, seek Council  acceptance, and begin implementation.  Quarterly Update:   At its June meeting the CASC recommended acceptance of the E‐Mobility Strategic Roadmap for  Council approval with amendments to clarify wording and intent for various strategies and actions.  Staff intends to take the roadmap to Council for acceptance in Q3 2025.    CA 19. Propose an updated multifamily EV charger program (EV 2.0) for Council approval  Project Manager: Rachel DiFranco Lead Dept: UTL  Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:  The City’s first generation multifamily electric vehicle program has resulted in the installation of  chargers in buildings representing 9.2% of the multi‐family units in Palo Alto. The State’s Advanced  Clean Cars II regulations are driving rapid adoption of electric vehicles, however, and more charging  will be needed for multifamily residents to support them. This program is meant to build on the  successes of the first‐generation program and create an even better program that can extend to even  more multi‐family buildings.  2025 Project Milestones:  Develop program business model for Council approval.  Quarterly Update:   Staff is developing the program and is targeting Climate Action and Sustainability Committee review  in Q3 2025, with Council approval tentatively targeted in Q4.    Promote  clean  energy  and  reduce  fossil  fuel  dependence   CA 20. Develop and begin implementing a City Facility Electrification Plan (19)  Project Manager: Gloria Yu Lead Dept: PWD     10    Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:  Building on the citywide Facilities Assessment, this project will design and implement the  electrification of fossil fuel‐consuming systems in City buildings through the Capital Improvement  Program. In alignment with the S/CAP, the project aims to reduce greenhouse gas emissions by  transitioning gas‐fired equipment to electric alternatives, with upgrades to electrical service as  needed.  2025 Project Milestones:   Issue a Request for Proposals (RFP), select a qualified design firm, and execute a contract to begin  design and planning work for the electrification of fossil fuel‐consuming systems at City facilities.  Quarterly Update:   The Facility Assessment report and associated data are currently being analyzed to confirm priority  facilities for initial electrification efforts. This evaluation will guide the upcoming design phase and  ensure alignment with the City’s Sustainability and Climate Action Plan goals. Meanwhile,  preparations are underway to issue the RFP (Request for Proposal) for selecting a design consultant.    CA 21. Implement plan for phaseout of leaded fuel at Palo Alto Airport. (77)  Project Manager: Andy Swanson Lead Dept: PW  Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:  With unleaded fuel now available at the airport, implement plan to conduct lead monitoring,  encourage and track use of the fuel, explore potentially subsidizing the cost of unleaded fuel, and  develop updated lease requirements to promote unleaded fuel.  2025 Project Milestones:    Develop and begin implementing a multi‐phase plan to phase out the use of leaded fuel.  Quarterly Update:   Airport staff have drafted updated lease requirements mandating that at least one Fixed Base  Operator (FBO) at Palo Alto Airport offers unleaded aviation fuel. To further encourage the transition,  the updated leases include a provision waiving the fuel flowage fee for unleaded fuel.  In addition, staff have researched options for continuous air monitoring of lead emissions at the  airport. However, this effort has proven challenging due to the limited number of vendors capable of  providing the specialized monitoring services required.    CA 22. Share preliminary analysis of strategies for a physical and financial transition of the gas  utility to relevant policymakers and stakeholders (17)  Project Manager: Aaron Perkins Lead Dept: UTL  Estimated Completion: Q3 Status: On Track  Project Description:   This study evaluates the infrastructure needs and financial implications of operating the gas utility in  the context of declining gas sales due to widespread electrification. The first phase, completed in late  2024, involved developing a gas system model that simulates changing flow patterns as electrification  progresses. This model helps identify which sections of the gas system can be decommissioned first  and assesses the potential impacts on the remaining infrastructure.  A complementary financial analysis is currently underway to simulate various levels of community  electrification and evaluate the resulting effects on the gas utility’s operations and finances. The     11    physical model will support this analysis by identifying areas that, while theoretically eligible for  abandonment, must remain in service to ensure system functionality. The simulations aim to estimate  decommissioning costs, impacts on gas utility operating expenses, rate changes, indirect financial  effects on other utilities, and implications for General Fund revenues. The results will inform policy  options to help mitigate the financial burden on customers who have not yet electrified.  2025 Project Milestones:   A consultant completed development of a balanced gas system model in 2024. Initial results of the  staff analyses are anticipated in Q3 of 2025, with completion and documentation of the study results  by Q2 2026.  Quarterly Update:   Staff reviewed the methodology for the study with the Climate Action and Sustainability Committee in  June 2025 and the Utilities Advisory Commission on July 9, 2025. Staff has retained consultants to  simulate various levels of electrification and model the operational and rate impacts, with a  substantial portion of the analysis to be performed in‐house. The analysis is in progress with the goal  of presenting preliminary results to the UAC and CASC in November 2025.    CA 23. Present an ordinance to Council enacting the 2026 California Building Standards Code  update, including the California Green Building Standards Code; submit to the California Building  Standards Commission for approval. (28)  Project Manager: Julia Knight Lead Dept: PDS  Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:  Adopt the California Building Standards Commission’s model technical building, mechanical,  plumbing, electrical, existing buildings, fire, energy, residential building, historic building, and green  building codes, with local amendments as appropriate, including standards to advance the City’s  carbon reduction and electrification initiatives, in compliance with federal regulations.   2025 Project Milestones:  Continue research and analysis and engage stakeholders on anticipated amendments; collaborate  with City service departments, including fire, public works and utilities. Prepare an ordinance for  review by the Policy and Services Committee as applicable and forward a recommendation to the City  Council for final action.  Quarterly Update:   Staff reviewed potential amendments with the Climate Action and Sustainability Committee at its  May 2025 meeting and is finalizing proposals for stakeholder review over the summer. The goal is to  bring the ordinance to the City Council for adoption in Q4 2025.  In response to new state legislation enacted earlier this summer, staff will review potential green and  energy reach code proposals for residential building standards with the Climate Action and  Sustainability Committee in early September, in lieu of the Policy and Services Committee.  Amendments to nonresidential building standards are not affected by the new state law.  Additional green and reach code amendments, which are dependent on pending State cost‐ effectiveness studies, will be brought to Council for consideration in the first half of 2026.    CA 24. Develop an Advanced Commercial Rooftop HVAC Pilot Program proposal and review with  the Climate Action and Sustainability Ad Hoc Committee for recommendation to Council. (20)  Project Manager: Shelby Sinkler Lead Dept: UTL  Estimated Completion: Q4  Status: On Track  Project Description:     12    In 2024, staff launched an HVAC pilot program to offer enhanced incentives for replacing a limited  number of aging rooftop gas‐pack units with heat pump heating, ventilation, and air conditioning  (HVAC) systems in commercial buildings. The goal is to gain hands‐on experience with these types of  replacements. The 10‐customer pilot is on track to reach capacity, with more than 10 applicants  currently pursuing rebate reservations (which are not confirmed until a building permit is issued).  Lessons learned from this pilot will inform the design of an advanced rooftop HVAC program aimed at  demonstrating a scalable, high‐participation business model.  2025 Project Milestones:   Staff will monitor the progress of projects from the 2024 pilot program and use the lessons learned  from these projects to design an Advanced Pilot Program and review the proposal with the Climate  Action and Sustainability Committee by Q4 2025 with the goal of launching it in early 2026.  Quarterly Update:   Data from the pilot program is steadily accumulating and will be used to inform the design of the  advanced pilot program. Of the ten participating customers, three have completed their projects, and  three more are currently in the permitting or construction phase. Pricing and other valuable  information are available for most of the projects. This data is providing a sufficient foundation to  begin shaping the preliminary design of the advanced pilot program, and staff has initiated the  program development process.           13    Economic Development & Retail Vibrancy      ED 25. Council approval of outdoor activation guidelines for California Avenue (2)  Project Manager: Bruce Fukuji Lead Dept: CMO  Estimated Completion: Q2*  Status: On Track  Project Description:   Council approval of California Ave outdoor activation guidelines, which includes dining, informed by  continued engagement with stakeholders on a refined priorities and recommendations and initiate  implementation.  2025 Project Milestones:  Council approval of outdoor activation guidelines.   Quarterly Update:  At the June 17 Council study session, staff received feedback to revise outdoor activation guidance to  enable all year, all weather outdoor dining, develop design standards for permanent parklet  structures and process for custom parklet designs; enable equivalent area to existing dining; work  with the Architectural Review Board (ARB) on design and process recommendations.      *The revised project scope will now place an estimated completion to Q4.    ED 26. Council approval of a final signage plan for California Avenue and funding appropriations (2)  Project Manager: Bruce Fukuji Lead Dept: CMO  Estimated Completion: Q2* Status: Behind  Project Description:    Review the signage plan for California Avenue with the Architectural Review Board (ARB), incorporate  feedback, and seek Council approval to implement the plan.  2025 Project Milestones:   The near‐term signage improvements for California Avenue include replacement of El Camino Real  (ECR) and Oregon Expressway signs to be completed by calendar year Q3. Longer‐term improvements  will include formulating a comprehensive sign program, with a proposal to be developed and  reviewed by Q3, and built into Fiscal Year 2027 CIP budget cycle, for implementation in Q3 of 2026.  Quarterly Update:   The concept design for the Oregon Expressway sign has been completed. Staff is currently  coordinating with potential fabricators to define the scope, schedule, and estimated costs for     14    procuring the signage. In addition, the design for the El Camino Real sign is being updated in response  to comments received from the Architectural Review Board.    *The revised estimated completion date is now Q3.    ED 27. Council approval of a design option for California Ave. (3)  Project Manager: Bruce Fukuji Lead Dept: CMO  Estimated Completion: Q2* Status: Behind  Project Description:  Develop a feasible, achievable community and business supported street design concept to modify  and permanently designate California Avenue as a car‐free, bicycle friendly, outdoor dining, shopping  and public space environment, including guidelines for outdoor dining, signage and wayfinding.  Engage stakeholders to refine alternative street designs for California Avenue and present them to  Council for discussion and action, including funding appropriations to pursue a street design.  2025 Project Milestones:  Develop two street design alternatives with slow, two‐way bicycle facilities; ensure all‐weather all‐ year outdoor dining and public spaces for community use.   Quarterly Update:  Monthly in‐person meetings have been held with California Avenue merchants, along with a  community workshop and stakeholder meetings to gather input and share updates. On March 10,  2025, the City Council approved the permanent closure of the car‐free portion of the street. On  March 20, 2025, staff received comments from the Architectural Review Board regarding outdoor  activation and signage.     Two alternative street designs were developed and presented to merchants and at the community  workshop for feedback. During the June 17, 2025 Council study session, Council provided input on  outdoor dining, confirmed the bicycle route on California Avenue with traffic calming measures and  signage, and expressed support for designating Cambridge Avenue as the preferred route for through  biking. Street designs now need to be updated to reflect Council direction on outdoor activation for  approval.    *The estimated completion date is now Q4.    ED 28. Propose and implement outdoor activation guidelines for Car‐Free Ramona Street  Project Manager: Ashwini Kantak Lead Dept: CMO  Estimated Completion: Q3* Status: On Track  Project Description:    Initiate implementation of Council approved outdoor activation standards informed by continued  engagement with stakeholders on a refined priorities and recommendations.  2025 Project Milestones:   Council approval of outdoor activation standards in August and implementation of outdoor dining and  retail areas in accordance with adopted standards estimated to be completed by December.  Quarterly Update:   Outdoor activation standards were presented to the Retail Committee on June 18, 2025. The  Committee requested that staff engage the Historic Review Board and the Architectural Review  Board, and explore the feasibility of roofed structures and electrical connectivity. This expanded     15    scope will require a longer implementation timeline. Staff will seek Council confirmation on this  revised direction in August 2025. Following Council’s confirmation, staff will prepare a consultant  contract amendment for Council consideration. An engagement strategy for the two Boards and key  stakeholders will also need to be developed, and funding must be secured before the project timeline  can be updated.    *Based on the proposed revised scope, the estimated completion date may extend beyond Q4.    ED 29. Council approval of Ramona Street design and funding appropriations (4)   Project Manager: Ashwini Kantak Lead Dept: CMO  Estimated Completion: Q2* Status: On Track  Project Description:   Engage stakeholders to develop design proposals and outdoor activation standards for Car‐Free  Ramona Street and present to Council for necessary funding appropriations to implement Phase I.  2025 Project Milestones:   Council approval on March 10 of pedestrian only Ramona Street; Council approval of funding for  Phase I near‐term streetscape improvements as part of adopted FY 25‐26 budget. Council approval of  near‐term improvements was planned for summer, with implementation to follow in fall/winter.  Quarterly Update:  Proposed near‐term streetscape improvements included in Phase I project scope were presented to  the Retail Committee on June 18, 2025. The Retail Committee asked staff to engage the Historical  Review Board and Architectural Review Board and to explore longer term streetscape improvements.  This change in project scope will require a longer implementation timeline and need additional CIP  funding. Staff will be seeking Council confirmation on this direction in August 2025.     It is important to note that Phase I scope had been planned to be implemented by the end of this  calendar year to expedite the removal of the temporary vehicle barriers and signage. The change in  project scope will result in the temporary barriers staying in place until the new project scope is  finalized, finding identified, and project implemented.     *Based on the revised scope this is now on track with the to be completed by Q3.    ED 30. Resume work on new parking structure in downtown core (Lot D) (8)  Project Manager: Holly Boyd Lead Dept: PW  Estimated Completion: Q2 Status: Completed   Project Description:   Resume work on a new parking structure in the Downtown core on a City surface parking lot to help  attract visitors downtown. Pursue refined proposals for potential affordable housing development on  the Lytton / Kipling Lot T at 450 Lytton Avenue, or elsewhere, with parking for residents and the public.   2025 Project Milestones:  Develop and present parking garage design options for City Council review and selection.  Quarterly Update:  In April, the Council approved proceeding with the preliminary design and environmental review for a  274‐space parking garage, featuring six levels of above‐ground parking and a reserved area to allow  for the future construction of affordable housing on the site, with separate access on Waverley  Street.       16    In June, the Council approved an exclusive negotiating agreement with Alta Housing for the  development of affordable housing on Lot T.    ED 31. Council approval of funding to continue Downtown cleanliness enhancements and other  medium‐term investments.  Project Manager: Brad Eggleston Lead Dept: PW  Estimated Completion: Q2 Status: Completed  Project Description:    Include necessary proposals and budget appropriations as part of the development of the FY 2026  Operating Budget to continue enhanced Downtown Cleanliness enhancements and other medium‐ term investments such as a Mobility Hub.  2025 Project Milestones:   Include funding proposals for Council approval in the FY 2025 mid‐year budget and FY 2026 budget  for cleaning enhancements, including increased sidewalk and parking garage pressure washing,  contract services to replace existing staff overtime, and some ongoing overtime staffing. Identify  existing or propose new funding to improve University undercrossing and tunnels, provide a mid‐ block crosswalk connecting Centennial Alley and King Plaza, and evaluate and implement alternative  tree grate solutions.  Quarterly Update:   The FY 2026 budget approved by Council in June included appropriations for enhanced cleaning as  described in the project milestones. The capital budget included new funding for tree grate  alternatives and existing funding to support the University undercrossing and mid‐block crosswalk  projects. In June, Council approved the construction project for repainting and providing new lighting  in the University undercrossing and tunnels, and work is expected to begin in August.    Staff is working with VTA and Stanford on the Mobility Hub and Transit Center. The VTA Ad Hoc  Committee meets regularly to discuss this. The agencies and the City are partnering with the Urban  Land Institute to conduct additional analysis to help inform further discussions.     ED 32. Begin feasibility analysis of Assessment District for University Avenue Streetscape  Project Manager: Ashwini Kantak Lead Dept: CMO  Estimated Completion: Q3 Status: On Hold  Project Description:    Conduct analysis to determine practicality of an assessment district or similarly funding strategy as a  funding mechanism for capital enhancements to University Avenue Streetscape.  2025 Project Milestones:   Award of contract to a consultant to determine the feasibility of an assessment district and initiate  stakeholder engagement.  Quarterly Update:   A Request for Proposals was released and the selection process for a consultant initiated. However,  given the concerns about funding for the streetscape project, this project is currently on hold.     Support  economic  development  and  retail  vibrancy    ED 33. Complete build‐out of fiber‐to‐the‐premises (FTTP) pilot Phase 1 with grid modernization (9)  Project Manager: Alex Harris Lead Dept: UTL     17    Estimated Completion:  Q3 Status: On Track  Project Description:  Complete building out of a reliable and high‐speed municipal fiber service in a pilot area and work to  establish internet service provider operations including necessary business tools such rate setting,  billing and operations software to roll out services in the initial build.    The City is advancing a pilot phase 1 of fiber with grid modernization to bring reliable and faster  broadband, high‐speed internet services directly to companies and homes, supporting business and  remote workers. The City recently completed the pilot design for the Palo Alto Fiber project and  aligned with the electric grid modernization to capitalize on economies of scale and reduce  neighborhood disruptions.  2025 Project Milestones:   Complete buildout of a reliable and high‐speed municipal fiber and grid modernization pilot.  Issue a  Request for Proposal (RFP) for Operating Support Systems/Business Support Systems (OSS/BSS) and  invitation for construction bids for phase 1 implementation.  Quarterly Update:   The grid modernization pilot has been completed.  The OSS/BSS system is scheduled to be completed  in Q3.  The OSS/BSS will enable customers to sign up for Palo Alto Fiber internet in the pilot area or  express interest in non‐serviceable areas at this time.      Due to delays with the fiber hut permit, materials, and construction, the City is scheduled to offer  Palo Alto Fiber internet service in the pilot area in Q1 2026.  Prior to the pilot, staff is exploring  opportunities to offer broadband internet service to some customer‐friendly accounts to ensure the  product package and customer experience is positive.    ED 34. Council consideration of an ordinance that expands retail opportunities and promotes retail  resiliency (12)  Project Manager: Jennifer Armer Lead Dept: PDS  Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:  Consider further refinement to the retail and retail‐like definition and explore changes to retail  preservation ordinance.  2025 Project Milestones:   Prepare recommendations on retail approaches in response to City Council direction. Conduct a  Planning and Transportation Commission (PTC) study session to explore alternative ordinance revision  strategies. Prepare a draft ordinance for review by the PTC and recommendation to the City Council.  Quarterly Update:   Recommendation memo and ordinance outline underway and anticipated Q3 completion. PTC review  anticipated in early Q4 followed by Council review.    ED 35. Council consideration of an ordinance restoring subjective wireless communication facility  regulations.  Project Manager: Jennifer Armer Lead Dept: PDS  Estimated Completion: Q4 Status: Completed  Project Description:       18    Hold a public hearing on a draft ordinance implementing the City Council's direction from late 2024 to  eliminate objective standards for the placement of wireless antennas within the public right of way on  streetlight or utility poles.  2025 Project Milestones:   Adopt a temporary ordinance.   Quarterly Update:   The City Council held a public hearing on a draft ordinance on May 19, 2025. The temporary  ordinance was adopted, with a second reading on June 9, 2025. Direction on future work was  provided and will proceed once funding and staff resources are available.     ED 36. Refine destination marketing efforts and enhance Palo Alto’s international reputation.  Project Manager: Steve Guagliardo Lead Dept: CMO  Estimated Completion: Q3 Status: On Track  Project Description:    Meet with hospitality partners and incubator/accelerators to assess willingness to partner with the  City on destination marketing efforts and propose next steps, including necessary appropriation  actions, to City Council.  2025 Project Milestones:   Collaborate with local hotels and incubator/accelerators to partner with the City.  Quarterly Update:   In May 2025, staff met with local hoteliers to discuss destination marketing for Palo Alto. The  hoteliers expressed support for marketing efforts but emphasized the need for measurable outcomes  to share with their executive teams. Staff is also continuing to explore partnership opportunities with  incubators and accelerators. However, due to limited staffing, progress has been slower than  anticipated.           19    Implementing Housing Strategies for Social & Economic Balance (IHS)      Enable  housing  production  through  zoning  and  regulatory  reform   IHS 37. Prepare an ordinance for Council review expanding the housing focus area (41)   Project Manager: Coleman Frick Lead Dept: PDS  Estimated Completion: Q2 Status: Completed  Project Description:  Increase housing development potential along El Camino Real and consideration of an exemption  from payment of development impact fees for inclusionary units under certain circumstances,  consistent with Housing Element Program 3.4 E.  2025 Project Milestones:   Present draft ordinance for PTC consideration and recommendation to City Council.  Quarterly Update:   The Planning Commission considered a draft ordinance amending and expanding the El Camino Real  Focus Area on March 26, 2025 and recommended City Council approval. The City Council adopted an  ordinance amending the regulations on May 27, 2025 (June 16 second reading).    IHS 38. Present to Council an ordinance updating the City’s housing incentive program (46)  Project Manager: Coleman Frick Lead Dept: PDS  Estimated Completion: Q2 Status: Completed  Project Description:  Increase housing development potential and expand provisions to multi‐family zoning and other  commercial districts in accordance with Housing Element Program 3.4 D.  2025 Project Milestones:   City Council consideration of a draft ordinance.  Quarterly Update:   The City Council adopted an ordinance amending the Housing Incentive Program and Affordable  Housing Incentive Program on March 3, 2025 (April 7 second reading).    IHS 39. Prepare an update to the City's accessory dwelling unit ordinance  Project Manager: Garrett Sauls Lead Dept: PDS  Estimated Completion: Q2 Status: Completed     20    Project Description:    Update local implementation regulations to respond to changes in State Law, consistency with the  State Housing and Community Department's 2025 ADU Handbook and address applicable deficiencies  identified in HCD's comment letter.    2025 Project Milestones:   Adopt an ordinance updating the City’s accessory dwelling units  Quarterly Update:   Council reviewed and approved a draft ordinance on May 12, 2025, with a second reading on June 16,  2025.    IHS 40. Initiate the San Antonio Road Area Plan (40)  Project Manager: Coleman Frick Lead Dept: PDS  Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:  Begin data gathering, document review, implementing a community outreach and engagement  strategy, check‐in meetings with appointed and elected officials, and review by the City Council of a  community assessment report and receive updated project direction, consistent with Housing  Element Program 6.6 C.  2025 Project Milestones:  Secure professional services to conduct community outreach and as part of that engagement, form a  community advisory committee by Q2. Community outreach will commence in Q3 and a draft Existing  Conditions Report (Q3).  Quarterly Update:   The City Council adopted the professional services contract supporting the project in Q1. The project  team conducted a kick‐off meeting and site visit. The Existing Conditions phase of the project was  initiated in Q2. A Community Advisory Group and Technical Advisory Group for the project were  formed in Q2.    Advance affordable housing developments  IHS 41. Partner with Santa Clara County Housing Authority to achieve construction timeline  milestones for the Palo Alto Homekey project (which will provide transitional housing and services  for unhoused residents) (51)  Project Manager: Melissa McDonough Lead Dept: CMO  Estimated Completion: Q3* Status: On Track  Project Description:  Palo Alto Homekey construction is scheduled to take place throughout calendar year 2024 with  completion in early 2025. City staff attends regular project management meetings and owner‐ architect‐contractor (OAC) meetings and conducts site visits. The Housing Authority assists the City  with overall review of construction financing, budget and schedule, as well as construction  monitoring, including conducting site visits, informing the City whether work is being completed on  time and according to design intent, and reviewing the project schedule on a regular basis, providing  input to mitigate potential delays.  2025 Project Milestones:  Monitor the timely completion of updated milestones relating to concrete work, fabrication of  modular units, setting of modular units, backfill and grading, decking and stairs, completion of site‐ built items, and switchgear installation and energization.  Quarterly Update:      21    Homekey Palo Alto has made steady progress, with several key milestones recently achieved  or upcoming, including permanent power installation (April 1), roofing completion (May 5),  the beginning of siding and waterproofing work in May, and initial modular unit setting in  late June, followed by other construction tasks such as stair and decking installation through  the summer.     A strategic shift in modular production from a planned facility in Tracy, CA to subcontractor  VBC’s main manufacturing factory in Berwick, PA was made to prioritize quality. This  adjustment, while slowing progress, has resulted in enhanced quality. Early delays were also  attributed to the integration of specialized cast iron plumbing and staffing shortages at the  factory.   Currently, the focus is on ensuring high‐quality finishing of the modular units now that they  have been safely delivered and placed on‐site. In late June 2025, the first modulars were set  at the San Antonio Road site and in July the remaining housing unit modulars were also set.      *The project team is estimating construction completion by early 2026 after impacts of  construction delays.    IHS 42. Identify different housing typology options for the one‐acre site near Matadero Creek  Project Manager: Claire Raybould Lead Dept: PDS  Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:    Use grant funded technical analysis to consider housing options for a future affordable housing  development on land to be dedicated to the City from the 2023 Sobrato/City Development  Agreement; present findings and receive direction from Council.  2025 Project Milestones:   Present massing options, financial analysis, and request for proposal considerations for City Council  feedback and direction on next steps.   Quarterly Update:   Grant funded technical analysis is 75% complete. City Council consideration anticipated in fall 2025.    IHS 43. Prepare the Community Development Block Grant (CDBG) 5‐Year Consolidated Plan and  Annual Action Plan.  Project Manager: Robert Feign Lead Dept: PDS  Estimated Completion: Q4 Status: Completed  Project Description:    The Quinquennial update helps jurisdictions to assess affordable housing and community  development needs and market conditions to make data‐driven, place‐based investment decisions  when distributing federal CDBG grant funds.  2025 Project Milestones:   City Council adoption of the CDBG Consolidated Plan (Con Plan) and Annual Action Plan (AAP) by Q2.  Quarterly Update:   The City met the Department of Housing and Urban Development (HUD) timeliness test on May 2,  2025. The Human Resources Commission considered the draft CDBG Con Plan and AAP on May 8 and     22    provided recommendations for City Council consideration. The City Council adopted the CDBG Con  Plan and AAP on June 9, 2025.    IHS 44. Advance affordable housing project on Downtown surface parking lot (Lot T).   Project Manager: Julia Knight Lead Dept: PDS  Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:    Enter into an exclusive negotiating agreement with Alta Housing; receive an updated project concept  design & prescreening application for Council review; receive formal planning entitlement application,  consistent with Housing Element Program 1.4 A.  2025 Project Milestones:   Staff anticipates that Alta Housing will hold a community meeting to gather general ideas and input  for this project in August 2025 and will present an updated design concept to Council in September  2025. The Alta Housing team is currently targeting an October project application submission and a  December design review hearing with the Architecture Review Board.  Quarterly Update:   City Council selected Alta Housing as their development partner for the Lot T project on January 21,  2025 and approved an exclusive negotiation agreement with Alta Housing on June 17, 2025.    IHS 45. Work with the Santa Clara County Housing Authority to determine next steps to maintain  affordability and improve conditions at Buena Vista Mobile Park (56)  Project Manager: Melissa McDonough Lead Dept: CMO  Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:  Meet with Housing Authority regularly to identify feasible next steps. Review financing approach and  options. Update Council on identified, proposed next steps and approach.  2025 Project Milestones:  Staff plans to meet with Housing Authority regularly to identify feasible next steps. Including  reviewing financing approach and maintaining Council abreast of identified options and approach.  Work on this project will be reported quarterly and as necessary, with activities concluding in Q4.  Quarterly Update:   Staff are regularly meeting with the Housing Authority and have reviewed the financing approach to  the paused project. With funding sources shifting dramatically at the federal government level, the  Housing Authority is actively working to determine next step options for park upgrades with already  secured funds.     IHS 46. Organize an initial review of sources and methods to raise funding to support new  affordable housing production for future evaluation.  Project Manager: Melissa McDonough Lead Dept: CMO  Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:    Conduct research to identify and evaluate sources and methods. Work with Finance Committee to  develop recommendations for City Council.  2025 Project Milestones:      23    Conduct research and evaluate sources and methods to raise funding to support new affordable  housing production. Present findings to the Finance Committee for feedback and development into  recommendations for City Council.  Quarterly Update:   Project will be initiated in Q3.     Support  tenant  protections  and  housing  equity   IHS 47. Present a renter protection fair chance ordinance to Council (54)  Project Manager: Coleman Frick Lead Dept: PDS  Estimated Completion: Q3 Status: Completed  Project Description:  Present findings of an analysis and policy recommendations in the form of a draft ordinance to reduce  barriers to housing by individuals with criminal records, consistent with Housing Element Program 6.6  I.  Consistent with the City Council’s renter protection policy direction, staff will research the policy  implications of a fair chance renter policy from a legal, policy, and anticipated resource demand  perspective.   2025 Project Milestones:   Present ordinance for City Council consideration.  Quarterly Update:   Staff presented an ordinance for City Council consideration on April 14, 2025. The Council directed  staff to further analyze specific provisions and return to the City Council Policy and Services  Committee for further consideration and next steps.    IHS 48. Report out on initial data from the rental registry program and project implementation;  receive feedback and recommendations for next steps. (57)  Project Manager: Coleman Frick Lead Dept: PDS  Estimated Completion: Q3 Status: On Track  Project Description:  The Rental Registry Program registration period ran between fall 2024 and spring 2025. The data  collected in the first year of the program will be provided to the City Council including key insights and  next steps.  2025 Project Milestones:  Reporting to Council on first year of registration period in Q3. Open second year registration period  on October 1, 2025.  Quarterly Update:   Analysis of data collected through Program Year 1 of the rental registry program was completed in  Q2. An informational report will be provided to the City Council in Q3.    IHS 49. Present to Council an analysis related to anti‐rent gouging (55)   Project Manager: Julia Knight Lead Dept: PDS  Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:  Consistent with prior Council direction, examine implications of a possible ordinance from legal, policy  and anticipated resource demand perspectives; receive direction on next steps.  2025 Project Milestones:      24    September 30, 2025 will mark the end of the first year of required real‐time rent increase reporting  for all properties subject to the rental registry program as it is currently implemented. Staff will  analyze this data alongside annual rent reporting trends from the 2024‐2025 program year to inform  a Q4 Council discussion on the costs and benefits of a potential rent stabilization program in Palo Alto.   Quarterly Update:   Staff presented initial policy analysis findings to Housing Ad Hoc Committee in Q4 2024 and received  direction to present analysis alongside Palo Alto specific rental housing data from the Rental Registry  Program in 2025. The Rental Registry team will review and analyze available data as of June 2025 and  will continue to do so through the end of September.     IHS 50. Present options to address homelessness impacts, particularly relating to individuals living  in vehicles, to Policy & Services Committee for prioritization.  Project Manager: Chantal Cotton‐Gaines Lead Dept: CMO  Estimated Completion: Q3 Status: On Track  Project Description:    Identify feasible (1) regulatory approaches to manage the use of public space and (2) policy solutions  to expand RV safe parking. Present options to the Policy & Services Committee (P&S) for  consideration and prioritization.  2025 Project Milestones:   Identify options for P&S, including implementation considerations and resources needs.   Present options to P&S for consideration and prioritization.  Quarterly Update:   Staff has identified options for P&S to consider and prioritize in late August. It will go to P&S on  August 25, 2025 at a special meeting.    Improve  citywide  housing  policy  and  planning   IHS 51. Extend for one year or codify R1/SB 9 interim ordinance (45)  Project Manager: Jennifer Armer Lead Dept: PDS  Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:  Establish objective development standards and increases the maximum floor area for SB 9 units from  800 to 1200 square feet consistent with Housing Element Program 6.3A; consider implications of  similar objective standards for R1 and SB 9 projects relative to the City’s Individual Review Program.  2025 Project Milestones:   Discuss and receive feedback from the Planning and Transportation Commission on a permanent  ordinance in Q3 for Council consideration in Q4.  Quarterly Update:   Project will be initiated in Q3.    IHS 52. Initiate evaluation of South of Forest Area Coordinated Area Plan (SOFA) development  standards.  Project Manager: Coleman Frick Lead Dept: PDS  Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:       25    Review and explore options to amend the coordinated area plan with the intent to replace subjective  development standards with objective standards to accommodate future residential development at  higher densities consistent with Housing Element Program 3.7.  2025 Project Milestones:   Develop options for amending the South of Forest Area Coordinated Area Plan (SOFA)   Quarterly Update:   Project scoping planned for Q3.    IHS 53. Present to Council the Downtown Housing Plan Community Assessment report and receive  Council direction on draft housing plan scenarios (36)  Project Manager: Coleman Frick Lead Dept: PDS  Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:    Continue advancing the plan development and public engagement strategy to prepare draft housing  plan and environmental analysis.  2025 Project Milestones:   Provide the City Council with the Community Assessment in Q2 and receive direction on alternative  approaches to housing distribution in the plan area and hold a community workshop (Q4). Policy  development and community engagement efforts will continue through Q4 of 2025.  Quarterly Update:   The Downtown Housing Plan Community Assessment report was completed in June, 2025 and a  project status information report was provided to the City Council on June 16, 2025. The project team  held the second community workshop for the project on June 18, 2024; and second Community  Advisory Group meeting on July 1, 2025.    IHS 54. Present an ordinance to Council that supports innovative housing structures.  Project Manager: Coleman Frick Lead Dept: PDS  Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:  Create zoning incentives or update development standards to support various housing typologies,  including micro‐units, intergenerational housing, aging adults, students and lower‐income units,  consistent with Housing Element Program 6.5.  2025 Project Milestones:  Complete stakeholder outreach in Q2 2025. Complete an analysis of opportunities and challenges in  Q3, followed by the development of alternative approaches and a study session with the Architectural  Review Board in Q4.   Beyond this year, a draft ordinance will be prepared in 2026 for recommendation by the Planning and  Transportation Commission and consideration by the City Council.  Quarterly Update:   Stakeholder interviews were conducted in Q1/Q2. The draft Opportunities and Challenges Analysis  and Outreach Summary of stakeholder interviews were completed in Q2. The next step of the project  includes developing alternative approaches to accommodating various alternative housing types in  the zoning ordinance for ARB discussion. Timing is subject to City Council adoption on Planning on‐call  contracts.       26    IHS 55. Present findings to Council on a study that explores code amendments reducing commercial  floor area and possible extension of Downtown in‐lieu parking program to residential development  (50)  Project Manager: Coleman Frick Lead Dept: PDS  Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:  Evaluate opportunities that make multi‐family housing an attractive alternative to commercial office  development, consistent with Housing Element Program 3.9.  2025 Project Milestones:  Present findings to the PTC and ordinance recommendation to the City Council.  Quarterly Update:   The project team conducted a kickoff meeting in Q1. Models were created for test sites to evaluate  different development scenarios (Q2). Simulations using the test models are anticipated to begin in  August 2025 subject to City Council adoption on Planning on‐call contracts.    The project team completed some stakeholder meetings for the parking program component.  Remaining stakeholder meetings and draft a memo summarizing the issues and findings will follow;  anticipated to resume in August.    IHS 56. Update development impact fees for public safety, government facilities, housing,  transportation, parks, and community services.  Project Manager: Julia Knight Lead Dept: PDS  Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:    Conduct a nexus and feasibility study to ensure housing remains viable. Consider potential policy to  waive impact fees associated with for low‐income inclusionary units with when 20% of the units are  deed restricted. (Housing Element Programs 2.1B; 3.1 B&C)  2025 Project Milestones:   A RFP was issued in May 2025, with responses due by July 11, 2025. An interdepartmental panel will  conduct respondent interviews at the end of August. Staff is targeting consultant selection, contract  execution and project kick‐off in the fall. Fee updates based on consultant studies and staff  community needs analyses are anticipated in 2026 and 2027.  Quarterly Update:   Staff published the RFP in May 2025 following interdepartmental review and responded to questions  received on the RFP in June 2025.            27    Public Safety, Wellness & Belonging (PS)      Modernize  public  safety  infrastructure   PS 57. Open the new Public Safety Building for daily Police, OES, and Fire services (72)  Project Manager: Holly Boyd Lead Dept: PW  Estimated Completion: Q3 Status: On Track  Project Description:  Complete construction, move‐in of departments, and a ribbon‐cutting event to commemorate the  official availability of public safety services from the facility for all.    Complete construction of the new Public Safety Building followed by furniture and equipment  installation, communication testing and set‐up.  2025 Project Milestones:  Complete construction of the project and move public safety departments into the fully operational  building.  Quarterly Update:   Staff obtained the certificate of temporary occupancy (stock & train) in May. Since then, staff has  been working with various contractors to complete the final construction work and anticipates  starting to move public safety departments in mid‐August.     PS 58. Council to adopt the updated Foothills Fire Management Plan and Community Wildfire  Protection Plan (71)  Project Manager: Ken Dueker Lead Dept: OES  Estimated Completion: Q2 Completed   Project Description:  Plan to reflect alignment with Santa Clara County and other agencies and entities to address early  warning technology, planning and procedural elements and risk mitigation.    Staff is working on various efforts related to improving the City’s planning in collaboration with Santa  Clara County and other allied agencies and entities. Efforts include not only emergency planning, but  also early warning technology, and updating operational and procedural elements within the City  organization to mitigate the risks associated with a fire in the foothills.     NOTE: The Foothills Fire Management Plan/Community Wildfire Protection Plan (FFMP/CWPP) is a  multi‐year plan with OES, Fire Department, Public Works, Utilities Wildfire Mitigation Plan,     28    Community Services Department coordinated via the Foothills Fire Management Team (aka Foothills  Wildfire Coordination Team).    2025 Project Milestones:  Staff is also pursuing a service agreement with the Santa Clara County Firesafe Council to perform the  schedule of required treatments each year in conjunction with some support from the City.     The Fire Department and OES are in the process of evaluating certain remote fire detection  equipment in cooperation with the Fire Safe Council and local partner agencies.  In partnership with  the Santa Clara County Fire Safe Council, Palo Alto, Stanford, and the Woodside Fire Protection  District deployed a distributed wildland fire sensor network (known and “N5”) via a Homeland  Security grant in the Fall of 2024 and will work through 2025 to optimize the system’s configuration.  Quarterly Update:    Public engagement was held in April through May, 2025 to seek public comment on the update of the  two plans followed by Council awareness in Q2.  Formal adoption is not a requirement of the Plans.     PS 59.  Council approval of construction contract for Fire Station No. 4 Replacement project and  initiation of construction. (73)  Project Manager: Holly Boyd Lead Dept: PW  Estimated Completion: Q2* Status: Behind  Project Description:   Complete design and award a construction contract to re‐build Fire Station No. 4.  2025 Project Milestones:  Complete design, construct temporary facility, and award a construction contract in the Fall 2025.  Quarterly Update:   The project was advertised for bids in late June, and a construction contract is anticipated to be  awarded in September. The temporary fire station construction was completed in June and staff  relocated in July.  *The objective is now estimated to be completed by Q3.    PS 60. Activate a fire engine at Fire Station 4  Project Manager: Stephen Lindsey Lead Dept: Fire  Estimated Completion: Q2 Status: Completed  Project Description:    The Palo Alto Fire Department (PAFD) provides fire protection and emergency medical transport  throughout the City and Stanford. Following pandemic budget reductions that impacted all City  departments and services, the Council has reinvested in fire services to rebuild operations. Additional  investment in emergency medical and fire response supports the whole community and a near‐term  proposal to add a fire engine to the current ambulance staffing at Fire Station 4 will be considered.  2025 Project Milestones:   Augment staffing at Fire Station 4 to deploy either ambulance or fire engine response.  Quarterly Update:   Engine 64 was officially upstaffed at Fire Station 4 on May 5, 2025. It is now cross staffed daily with  Medic 64, with a crew consisting of a captain, apparatus operator, and firefighter who are assigned to  deploy either the fire engine or the ambulance, depending on the nature of the emergency.    As of July 8, 2025, both Engine 64 and Medic 64, along with their assigned personnel, have been  relocated to the Temporary Fire Station 4 at 4000 Middlefield Road at Cubberley, in preparation for     29    the upcoming Fire Station 4 construction project. Units continue to operate under a cross‐staffed  response model.    PS 61. Initiate an update to the City’s seismic hazards ordinance (75)  Project Manager: Julia Knight Lead Dept: PDS  Estimated Completion: Q3 Status: On Track  Project Description:  Conduct an assessment of previous study, update potentially eligible buildings, and begin work on  seismic hazard identify and mitigation ordinance.   2025 Project Milestones:  Establish a community advisory group to support the project with a first meeting targeted for August  2025, with 2‐3 additional meetings to follow. Staff intends to present findings from Task A (an  updated of the eligible buildings list) to the Policy and Services Committee in November or December  2025. Work will continue into 2026 with an aim to adopt an updated ordinance by the end of the  2026 calendar year.  Quarterly Update:    City Council awarded the project contract to Rutherford & Chekene on February 10, 2025. Staff  issued the consultant a notice to proceed with Task A on May 7, 2025. Staff began work to establish  the community advisory group in June 2025.    Expand  wellness  and  community  saving  facilities  and  services   PS 62. Develop Master Plan for Cubberley site  Project Manager: Kristen O’Kane Lead Dept: CSD  Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:    The City has hired consultant, Concordia, to lead the Master Planning process for the anticipated 15  acres of the Cubberly site. Currently the City owns eight acres and plans to purchase an additional  seven acres from PAUSD pending a successful bond measure in November 2026. Concordia will lead  the community engagement and master planning process with anticipated completion by December  2025.     Master planning will be in cooperation with The Friends of the Palo Alto Recreation Wellness Center,  whose objective is to create space for a 3‐court gymnasium and wellness center in the first phase of  construction. The master planning process will occur concurrently with the City’s efforts to pass the  bond measure in November 2026, which in 2025 will include working with a polling consultant (FM3)  and ballot strategy consultant (Lew Edwards Group).  2025 Project Milestones:   The project will be kicked off by a Council Visioning Session in February, 2025, followed by community  engagement meetings in March, June and September.  Staff will analyze the feedback and return to  Council in December to present the Final Master Plan draft for consideration.  Quarterly Update:   In the first two quarters of 2025, extensive community engagement took place through co‐design  meetings, City Council updates, and various outreach efforts. Three design concepts—focused on  building spacing and layout, outdoor space, and site circulation—were presented at the June 12  community meeting. Additionally, the first community poll conducted by FM3 indicated positive  support for a potential future bond or tax measure.     30      PS 63. Implement the 2024‐2025 Wellness & Belonging Action Plan  Project Manager: Chantal Cotton Gaines Lead Dept: CMO  Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:    Complete the 26 action items in the action plan in collaboration with partners as well as completing a  training on Islamophobia and Antisemitism.   2025 Project Milestones:   Each item in the action plan has a different deadline with a variety of milestones. The action plan can  be found here: https://www.paloalto.gov/files/assets/public/v/2/city‐manager/wellness‐and‐ belonging/wellness‐and‐belonging‐workplan‐2025.pdf     Quarterly Update:   The most recent progress on the City’s wellness and belonging work is in the report to be presented  to the Policy and Services Committee on August 12, 2025. Agenda link (it is item #4):  https://cityofpaloalto.primegov.com/Portal/Meeting?meetingTemplateId=16179. The progress on  action plan items is included as Attachment A to that report.      PS 64. Open 445 Bryant Street Community Center  Project Manager: Kristen O’Kane Lead Dept: CSD  Estimated Completion: Q3 Status: On Track  Project Description:    The project at 445 Bryant Street will transform the facility into a two‐level community center  designed to host community programs, classes, events, and dedicated teen space. The first‐floor  multi‐purpose room will serve as the primary location for La Comida’s Senior Lunch Program. Phase I  includes the structural improvements necessary to make the building safe for occupancy and to open  the community center to the public. Completion of Phase I will allow for the official opening of the  community center and the launch of La Comida’s lunch program. Phase II will focus on building out  the second‐floor space to serve as a teen center and additional community events and classes.  2025 Project Milestones:   Phase I‐ hire an architect to design structural updates, with priority given to the first‐floor to serve as  a senior lunch program and community event space.  Structural improvements will include ADA  improvements, sound mitigation, plumbing and HVAC system upgrades among others.  Quarterly Update:   In February, CJW Architect contract was executed to design the structural updates to 445 Bryant  Street.  Multi‐department coordination has continued through the first and second quarters with the  primary goal of completing renovations to the downstairs space for La Comida’s senior lunch program  by Q3.  CSD is planning to do some programming by the end of the year or in early 2026.    PS 65. Enhance and Expand Inclusive Programs and Services  Project Manager: Amanda Deml Lead Dept: CSD  Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:    Enhance services to support individuals with disabilities seeking accommodation support, expand  community partnerships that serve the disability community, and implement new therapeutic  recreation programs.     31      CSD will continue to expand and enhance inclusive and accessible practices, programs, classes, and  events. The new Therapeutic Recreation and Accessibility Coordinated role was hired in August 2024  and began providing dedicated support to the department in handling all accommodation requests  for participation, leading quarterly all‐staff training on inclusive practices, and facilitating inclusive  and adaptive recreation programs, classes and events with our community partner organizations.  2025 Project Milestones:   The Community Services Department will hire a new full‐time coordinator to support inclusion efforts  across programs. The department will enhance the accommodation request process to better serve  individuals with diverse needs and will create and support new inclusive programs in collaboration  with community partners. Additionally, new therapeutic recreation programs will be launched to  provide tailored opportunities for participation. To strengthen internal capacity, quarterly inclusion  trainings will be implemented for all CSD staff.  Quarterly Update:   City Council approved the coordinator position to be expanded from 0.75 FTE to full‐time in the FY26  budget process and allocated budget for program supplies and accommodation support which will  enhance our ability to serve the community. A full‐time staff member will allow us to provide  consistent accommodation support for participants, implement all‐ staff inclusion trainings within  CSD, and launch therapeutic recreation programs. The incumbent resigned in February and the search  for the full‐time staff member will begin in August.    PS 66. Implement New Expanded CSD Recreation Special Events Workplan. (60)  Project Manager: Kristen O’Kane Lead Dept: CSD  Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:    Create special events that foster togetherness, belonging, and a strong sense of community.  Continuing cherished traditions and introducing new gatherings helps combat the loneliness epidemic  and celebrate the rich diversity of the community. Longstanding events such as the May Fete Parade  and Festival, Fourth of July Chili Cook‐Off, Moonlight Run, and Holiday Tree Lighting remain  cornerstones of community connection. New events are also planned for this year, pending City  Council approval of the workplan. In addition, the Community Services Department (CSD) offers a  wide range of special events throughout the year and actively partners with other City departments  and local organizations to enhance community engagement.  2025 Project Milestones:   Approve the 2025 CSD Recreation Special Events workplan.  Include the following new events:  Heart and Harmony Dance; Around the World in One Day Cultural Event; Fun and Games at July Third  Thursday; Pancakes in the Park; and a Pet Costume Parade.  Quarterly Update:   On February 24, the City Council approved the CSD Recreation Special Events Workplan Special, and  implementation has been successfully implemented for the first two quarters.  Planning for the third  quarter is underway.     67. Support Community Mental Health (65)  Project Manager: Kristen O’Kane Lead Dept: CSD  Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:       32    The Community Services Department (CSD) continues to promote mental health for all ages through a  range of programs, partnerships, and initiatives. In FY25, the City Council allocated $100,000 to  support youth and teen mental health efforts. Ongoing programs from 2024 include free Link rides for  teens ($10,000) to access mental health‐supportive locations such as community centers, parks,  libraries, and Allcove, as well as the Beyond the Books event ($4,000). New initiatives in FY25 include  a $45,500 contract with Palo Alto University to host mental health workshops for teens and parents,  and a new Career Fair event ($10,000) focused on post‐high school pathways that do not involve  traditional university enrollment. Additional trainings, programs, and partnerships are also under  development.  2025 Project Milestones:   In the spring, teen mental health workshops will launch in partnership with Palo Alto University, along  with a career fair focused on non‐traditional post‐high school pathways. Fall activities will include  hosting the Beyond the Books event. By Q4, the City of Palo Alto and the Palo Alto Unified School  District will work with stakeholders to further refine the scope of collaboration for City Council  discussion, potential direction, and continued partnership with the School District.  Quarterly Update:   CSD staff along with Palo Alto University hosted trainings and workshops for youth, adults, and staff.  Staff is developing a new agreement with Project Safety Net and exploring a partnership with the JED  Foundation for the second half of 2025 and beyond.    Promote  environmental  and  transportation  safety   PS 68. Continue engagement with San Francisco Airport on SFO's Ground Based Augmentation  System (GBAS) project and other potential opportunities to decrease SFO noise impacts on Palo  Alto. (79)  Project Manager: Andy Swanson Lead Dept: PW  Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:   Palo Alto is impacted by three arrival routes into San Francisco International Airport (SFO). These  routes have had an ongoing negative health impact on our community and intensified due to the  implementation of the Federal Aviation Administration’s NextGEN Initiative. The City remains  committed to collaborating with residents, the FAA, SFO, SFO’s Community Roundtable, elected  officials, regional agencies, and noise advocacy groups to identify solutions that restore quality of life.  Staff and community members continue to evaluate the potential noise impacts of SFO’s proposed  Ground Based Augmentation System (GBAS) on Palo Alto.  2025 Project Milestones:   Issue a Request for Qualifications (RFQ) to solicit proposals for two key initiatives:  1. Ground‐Based Augmentation System (GBAS): To evaluate the feasibility and potential benefits  of implementing GBAS technology to reduce aircraft noise impacts in our region.  2. San Francisco International Airport (SFO) Noise Data Analysis: To obtain detailed data and  technical expertise for analyzing noise impacts from SFO operations on our community.  The RFQ process will ensure we identify qualified consultants or firms with the appropriate  experience to support these efforts.  Quarterly Update:  The Request for Qualifications was issued in May 2025. The RFQ is expected to go out late summer or  early fall.       33    PS 69.  Council Approval of Quiet Zone Concept Plans at Churchill Ave, Meadow Drive, and  Charleston Rd Rail Crossings. (76)  Project Manager: Ripon Bhatia Lead Dept: OOT  Estimated Completion: Q3 Status: On Track  Project Description:   Quiet zone implementation is desired by neighborhood to reduce noise impact of locomotive horn  sound off in advance of crossings.  The city must mitigate the increased risk caused by the absence of  the horn.  Safety improvements meeting Federal Rail Authority technical requirements must be  identified and implemented in order to establish a quiet zone.    2025 Project Milestones:    A draft conceptual improvement plan was developed in 2024.   Conduct public outreach and review by the Rail Committee by June 2025.   Quarterly Update:  Staff conducted a public outreach meeting and now working to complete the Quiet Zone Study  Report. Staff plans to bring the project for Rail Committee review in September.     PS 70. Enhance safety and improve quality of life in commercial areas by reducing criminal activity  through business engagement and the deployment of officers and technology.  Project Manager: Andrew Binder Lead Dept: PD  Estimated Completion: Q4 Status: On Track  Project Description:    Establish a Business Watch program to enhance collaboration with businesses and assign two officers  at a minimum to patrol high traffic commercial areas.    Deploy technology and officers in commercial areas in order to deter criminal activity and support a  safe environment for the public.  Engage with local businesses to facilitate information sharing,  identify problems and develop collaborative solutions. Work with other city departments to abate  nuisances and connect offenders with appropriate social services.  2025 Project Milestones:   Assign at least 2 officers daily to, exclusively, patrol high traffic commercial areas. Complete  deployment of 10 additional Automatic License Plate Reader (ALPR) cameras approved by the Council  in December for a total of 30 cameras throughout. Establish a “Business Watch” program to enhance  collaboration with businesses.   Quarterly Update:   Two or more officers are being deployed daily to, exclusively, patrol high traffic commercial areas.  All  30 Council‐authorized ALPR cameras have been deployed.  PD staff has coordinated with the  Chamber to facilitate better dissemination of relevant crime trend information and will continue  working with the Chamber to further improve collaboration.