Loading...
HomeMy WebLinkAboutStaff Report 2302-09321 6 7 7 CITY COUNCIL STAFF REPORT From: City Manager Report Type: INFORMATION REPORTS Lead Department: Public Works Meeting Date: May 1, 2023 Report #: 2302-0932 TITLE Semiannual Update on the Status of Capital Improvement Program Projects RECOMMENDATION This report is provided for information only and requires no Council action. EXECUTIVE SUMMARY The City Council and Palo Alto community can be proud of the City’s capital improvement program (CIP). The CIP represents major investments in infrastructure functionality and sustainability, funded largely through the 2014 Council Infrastructure Plan as well as utility rates and various other sources. The 2023-2027 five-year CIP totaled $821.9 million for 190 projects as reviewed by the Council in its adoption of the FY 2023 Capital Budget. Since July 2016, the City of Palo Alto has completed 91 individual community-serving projects totaling over $295 million in improvements. The CIP also represents a major effort for much of the City workforce. The following table summarizes the status of all projects for the six-month period of July to December 2022. Active Projects Project Type One-Time Recurring Construction Phase (excludes Recurring) Completed Buildings & Facilities 18 10 6 2 Parks & Open Space 12 9 -1 Streets & Sidewalks 3 8 -- 1 6 7 7 Traffic & Transportation 10 5 2 - Airport 5 -2 - Electric Fund 16 9 4 - Fiber Optics Fund 1 2 -- Gas Fund 2 4 1 1 Stormwater Management Fund 4 2 -- Water Fund 5 7 2 - Wastewater Collection Fund 2 4 1 - Wastewater Treatment Fund 8 1 2 - Totals 86 61 20 4 BACKGROUND This report provides Council with an update on the status of capital improvement program (CIP) projects and does not include Internal Service Funds Capital Projects (Information Technology and Vehicle). Prior to 2016, year-end and mid-year financial reports included very simple status updates on CIP projects. In contrast, this semiannual report provides more detailed and useful information for the Council and public regarding general fund and enterprise fund projects that appear on Council agendas and will be visible throughout the community. ANALYSIS Project Update Organization The City of Palo Alto has a robust capital improvement program, and many individual projects are in progress at any given time. The 2023-2027 five-year CIP totaled $821.9 million for 190 projects as reviewed by the Council as part of the Adoption of the FY 2023 Capital Budget. The attached CIP project tables are intended to provide Council with a quick overview of each project, including budgetary information, the anticipated completion date, a brief description of the project scope, the status of the project, and upcoming activities including Council actions. Also included in the report is a list of all completed projects since the introduction of the Infrastructure Management System. Major/Significant Projects Summary The 2014 Council Infrastructure Plan is a major focus of staff’s capital improvement program efforts. The following table details the Total Project Budget and Total Actual Expenses through 1 6 7 7 the first half of Fiscal Year 2023 for the Infrastructure Plan projects. Significant milestones have been achieved on the Infrastructure Plan projects since June 2020, even though construction delays occurred due to the COVID-19 pandemic. Council Infrastructure Plan Projects CIP Number Update Total Project Budget Total Actual Expenses* New Public Safety Building PE-15001 Construction is underway with completion expected in fall 2023.$118,037,804 $89,622,125 Bicycle and Pedestrian Transportation Implementation Plan PL-04010 Project on hold pending recent project evaluation and review of future project scoping. $15,276,377 $9,526,878 New Downtown Parking Garage PE-15007 Council directed staff to look at the feasibility of partnering with a private entity to develop new parking using downtown in-lieu parking fees in conjunction with housing or other uses, including the use of City surface lots or privately held parcels. A Request for Information was issued in December 2022 and staff is currently reviewing proposals. $7,188,899 $1,440,311 New California Avenue Area Parking Garage PE-18000 Completed $50,179,952 $49,376,203 Charleston Arastradero Corridor Project PE-13011 Phase 1 & 2 improvements are complete. Phase 3 construction is underway with completion expected fall 2023. $20,788,951 $19,199,414 Fire Station 3 Replacement PE-15003 Completed $10,588,654 $10,588,654 Highway 101 Pedestrian/Bicycle Overpass Project PE-11011 Completed $23,718,769 $23,718,769 Fire Station 4 Replacement PE-18004 Schematic design has been completed and an Architectural Review Board study session and community meeting were held in February and March 2023, respectively. $10,167,779 $506,385 1 6 7 7 *Expenses as of April 17, 2023 The last phase of the Charleston/Arastradero Corridor project and the Public Safety Building project are expected to be completed fall 2023.. Current Infrastructure Plan project schedules can be found at https://www.infrastructure.cityofpaloalto.org/ Key considerations for the information presented in the project update tables include: · Project status information is current as of December 2022 · The individual project tables align with the Capital Improvement Fund categories in the Fiscal Year 2023-2027 capital budget: Buildings and Facilities, Parks and Open Space, Streets and Sidewalks, and Traffic and Transportation. Enterprise Fund projects follow the order of their respective Fund in the capital budget · Department Technology Upgrades and Improvements projects and Cubberley Property Infrastructure Fund projects are included in the Buildings and Facilities table · Additional project information is available in the Fiscal Year 2023-2027 capital budget · Each project table is divided into a section for one-time projects and a section for recurring projects that have ongoing annual funding · Budgetary figures include staff oversight costs for projects to which staff costs have been allocated · The table of completed projects, provides a summary of all CIP projects completed since the Biannual CIP updates to council began in 2016. The data is sorted from most recent to oldest Completed Projects Projects completed in the first half of Fiscal Year 2023, since the last update in June 2022, from July 2022 to December 2022 include the following: Capital Improvement Fund (general fund) · Automated External Defibrillator Replacement (FD-21000) · Magical Bridge Playground Rubber and Synthetic Turf Resurfacing (PE-21003) · Municipal Service Center A, B and C Roof Replacement (PF-17000) Byxbee Park Completion PE-18006 On hold pending completion of Baylands Comprehensive Conservation Plan. $3,699,189 $368,192 Downtown Parking Guidance System PL-15002 A design/build contract was approved by Council in August 2021 but could not be bonded by the Contractor. A new design/build RFP was issued in June 2022 and a new contract will be brought to Council for approval in May. $2,815,468 $327,738 Total Project Budget and Total Actual Expenses $262,461,842 $204,674,669 1 6 7 7 Gas Fund: · Gas Main Replacement Project 23 (GS-13001) These completed projects do not include the significant amount of annual work completed under ongoing recurring projects, such as streets and sidewalks repairs, parking lot maintenance, roofing replacements, and regular maintenance of Utilities assets. Below are some photos of completed projects: Magical Bridge Playground Rubber and Synthetic Turf Resurfacing (PE-21003) 1 6 7 7 One-Time Projects Under Construction or underway Projects that are currently underway include the following: Capital Improvement Fund (general fund): · Charleston-Arastradero Corridor Project (PE-13011) · City Facilities Assessment and Record Plan Management System (PE-20002) · Civic Center Fire Life Safety Upgrades (PE-18016) · Civic Center Waterproofing Study and Repairs (PE-15020) · JMZ Renovation (AC-18001) · New Public Safety Building (PE-15001) · Parking Management and System Implementation (PL-16002) · Water, Gas, Wastewater Office Remodel (PE-19001) Airport Fund · Airport Apron Reconstruction (AP-16000) · Airport Layout Plan (AP-21000) Electric Fund · Inter Substation Line Protection Relay (EL-17005) · Rebuild Underground District 24 (EL-10006) · Smart Grid Technology Installation (EL-11014) · Substation Physical Security (EL-16003) 1 6 7 7 Gas Fund · Gas Main Replacement Project 24 (GS-14003) Wastewater Collection Fund · Wastewater Collection System Rehabilitation Augmentation Project 30 (WC-17001) Wastewater Treatment Fund · Plant Master Plan (WQ-10001) · Primary Sedimentation Tank Rehabilitation (WQ-14003) Water Fund · Water Main Replacement Project 28 (WS-14001) · Water Tank Seismic System Upgrades (WS-09000) As described above for completed projects, the list of projects under construction does not include work currently being conducted under recurring CIP projects. Below are some photos of projects under construction: New Public Safety Building (PE-15001) 1 6 7 7 Public Safety Building Update The Public Safety Building project made significant progress in the first half of Fiscal Year 2023. The concrete structure is completed. Interior mechanical, electrical, plumbing and fire protection systems are being installed and exterior cladding and window installation are in progress. As of December 2022, construction is 70% complete and 60% of the project’s construction contingency has been used. Staff continues to coordinate with the City Auditor, Baker Tilly, on the Public Safety Building Construction Audit by providing project documents on a monthly basis. Staff started work on procurement packages for Furniture, Fixtures, and Equipment (FF&E) and will be coming to Council for contract approvals starting this spring. Additionally, a cross-departmental staff team is meeting monthly to review and coordinate construction of the Public Safety Building and other projects in the California Avenue area, with a goal of communicating and mitigating the impacts. Boulware Park Improvements Update The Boulware Park Improvements project is of particular community interest as it will both improve the existing park and incorporate the Birch Street property acquired by the City in Fiscal Year 2019 into the park. Design of the project is complete. It is expected to go out to bid in spring 2023, with construction beginning in summer 2023. 1 6 7 7 Capital Improvements of Note Implemented by Other Agencies El Camino Real: El Camino Real (State Highway 82) is maintained by Caltrans. Pavement Condition Index scores for El Camino Real are significantly lower than the average for Palo Alto streets. Staff has been communicating with Caltrans about the upcoming plans to repave El Camino Real from the Mountain View to Menlo Park borders. Currently, this work is planned to start in fall 2023. Caltrain Electrification: The majority of construction for Caltrain Electrification in Palo Alto has been completed, including the installation of all of the foundations, poles, and wires for the project within the City. Testing of the infrastructure, vehicular crossings, and the new electric trains in the Palo Alto area is scheduled to begin in April 2023. Construction and testing of the Paralleling Station near Page Mill Road is scheduled to be complete in spring 2023. The Caltrain Electrification Project is scheduled to be complete in fall 2024. To finish critical Electrification construction and testing in time to begin passenger service in 2024, Caltrain will be suspending rail service in select areas on weekends throughout the year starting February 11, 2023. The first shutdowns will be between San Francisco and Millbrae for four weekends in February and March. Riders should avoid Caltrain on these weekends and seek alternative transportation if they are planning to travel. FISCAL/RESOURCE IMPACT Funding for the projects discussed in this report is provided in the Fiscal Year 2023 Adopted Capital Budget and 2023-2027 Five-Year CIP. STAKEHOLDER ENGAGEMENT Stakeholder engagement is conducted separately for each project. ATTACHMENTS Attachment A: Semi Annual CIP Updates APPROVED BY: Brad Eggleston, Director Public Works/City Engineer ATTACHMENT A DECEMBER 2022  Semiannual Update on the Status of Capital Improvement Program Projects  Capital Improvement Fund CIP Projects  Buildings and Facilities Projects Parks and Open Space Projects Streets and Sidewalks Projects Traffic and Transportation Projects Enterprise Fund CIP Projects  Airport Projects Electric Projects Fiber Optics Projects Gas Projects Stormwater Management Projects Wastewater Collection Projects Wastewater Treatment Projects Water Projects List of Completed Projects  Buildings and Facilities Projects               Status as of December 2022  Buildings and Facilities Projects – Page 1 of 10    One‐Time Projects  Animal Shelter  Renovation   (PE‐19002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $2,916,383 $4,041,156 Public Works Design Summer 2023  Project Status:  This project installs interim facility improvements to the Animal Shelter that accompany the  agreement for operation of the shelter by Pets in Need approved by City Council in November 2018.  The medical  area upgrades and the modular office building are complete.  The new kennel addition has been submitted for  building permit. Project was placed on hold following receipt of Pets‐In‐Need's letter providing one‐year  notification of termination of the agreement between Pets‐In‐Need and the City. Public Works and Community  Service Department staff are reviewing the project as negotiations continue on a new agreement.    Automated External  Defibrillator  Replacement  (FD‐21000)  Prior Years Actuals  Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $167,019 $237,500 Fire Department Completed Summer 2022   Project Status:   This project replaces the entire complement of Automated External Defibrillators (AEDs)  throughout City facilities and emergency response vehicles, which currently totals 93 AEDs.  The RFP process was  completed in fall 2021 and the contract is currently underway.  The new AEDs have been purchased and were  deployed in summer 2022.     City Facilities  Assessment and  Record Plan  Management  System                (PE‐20002)        Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $344,687 Public Works Construction Summer 2023  Project Status:  The Kitchell Report in 2008 summarized the last City‐wide facility condition assessment.  A new  facility condition assessment is warranted per the City’s APWA reaccreditation requirements.  All City facilities will  be assessed to bring current the “catch‐up” and “keep up” costs.  In addition, an electrification assessment will be  included to help the City reach its sustainability goals for 2030.  Staff is evaluating if the current asset management  system can be utilized to meet the needs of an Electronic Records Management System.  Council awarded the  contract in April 2022. The Facility Condition and Electrification assessment started with pilot projects at the  Buildings and Facilities Projects               Status as of December 2022  Buildings and Facilities Projects – Page 2 of 10  Municipal Service Center and the Cubberley Community Center Complex. The remainder of all city facilities  assessments are currently underway and are expected to be completed in summer 2023.     City Hall Space  Planning  (PE‐19000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $8,960 $667,600 Public Works Pre‐Design Fall 2024  Project Status:  This project involves space planning to determine future workgroup space needs and programming  for the City Hall office building focused primarily on the areas that will be vacated once the new Public Safety  Building is complete and occupied.  The project will include preliminary design of the space following the initial  feasibility phase. A Request for Proposals (RFP) is being drafted and is expected to be released in spring 2023.    Civic Center  Electrical Upgrade  & EV Charger  Installation  (PE‐17010)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $464,772 $1,347,615 Public Works Design Spring 2025  Project Status: This project installed EV chargers in existing downtown garages and will replace the aging Civic  Center electrical switchgear and motor control centers.  Five new dual head EV chargers were installed in the Civic  Center garage.  Two new dual head EV chargers were installed in the Bryant Street garage.  Six new dual head EV  chargers were installed at the Webster Street garage.  EV charger construction was completed in December 2021.  A contract was awarded in June 2021 for the design of the Civic Center switchgear replacement and is currently at  the 50 percent design stage. Lead times on switch gear are now taking 12 months, so the project completion date  has been extended.    Civic Center Fire  Life Safety  Upgrades   (PE‐18016)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $290,975 $680,837 Public Works Construction Spring 2023  Project Status:  This project will assess, update, and replace the Civic Center fire alarm system.  The fire life safety  system is approaching the end of its useful life.  The fire alarm panel and associated equipment need an upgrade  to meet current code requirements.  The award of a design‐build contract was approved by Council in June 2021  Buildings and Facilities Projects               Status as of December 2022  Buildings and Facilities Projects – Page 3 of 10  and design was delayed due to staffing shortages at the design‐build firm.  Construction started in December and  is expected to be complete by May 2023.    Civic Center  Waterproofing   Study and Repairs  (PE‐15020)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $378,974 $746,148 Public Works Construction Summer 2024  Project Status:  This project includes a condition assessment of the Civic Center plaza deck structural system.  In  late 2016, RDH Building Science, Inc. determined that the expansion joint on the plaza could be repaired.  The  scope expanded to include replacing the waterproof coatings on the inside of the plaza perimeter planter boxes.   Construction on the waterproofing joint started in May 2022 and was completed in December 2022. Staff will start  procurement for a design contract in spring 2023 to focus the repair on the perimeter planter boxes.     Extrication Tool  Replacement  (FD‐22000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $298,200 Fire Department Procurement Winter 2023  Project Status:  This project provides funding for the replacement of all extrication tools for the Fire Department.  Extrication tools, also known as "Jaws of Life", are used to rescue victims of car accidents and other emergencies  where the victims are trapped in confined spaces. Some equipment has been purchased in summer 2022, and staff  is working with the Purchasing Department to complete orders for all additional equipment. It is expected to be  in use by winter 2023.     Fire Station 4  Replacement  (PE‐18004)    Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $506,385 $10,167,779 Public Works Design Fall 2025  Project Status:  This project provides funding to replace Fire Station #4 at the corner of Middlefield Road and East  Meadow Drive.  Consultant contract for design was approved by Council in spring 2022. Schematic design is  complete, and the Consultant has submitted for preliminary architectural review. Consultant will then proceed  with design development through early 2023. The new Fire Station design will obtain a minimum of LEED Silver  certification.  Buildings and Facilities Projects               Status as of December 2022  Buildings and Facilities Projects – Page 4 of 10  JMZ Renovation  (AC‐18001)    Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $3,487,230 $4,862,975 Community Services Construction Spring 2024  Project Status:  This project provided for the relocation of the Junior Museum and Zoo to Cubberley for two years  while a new JMZ was being built, tenant improvements to the Cubberley Auditorium and then removal of tenant  improvements post‐construction.  Construction of the new Junior Museum and Zoo was completed and opened  to the public on November 12, 2021.  Staff are working with purchasing to complete orders for final equipment  and contracts for some limited improvements, acquiring collections, and completing exhibits planned to open in  2024.   An additional federal grant associated with this CIP funds a portion of the exhibition, California Dinosaur  Garden, which will open in fall 2023 with grant activities completed in spring 2024.    Library Automated  Material Handling  LB‐21000  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $123,085 $1,053,917 Library Design Winter 2023  Project Status:  This project is to provide the design and construction of three new Automated Material Handling  (AMH) Systems for the College Terrace, Children’s, and Downtown Libraries.   AMH systems efficiently sort  returned library materials based on the Radio Frequency Identification Devices (RFID) on the materials. Project  design is complete. Children’s Library is to be constructed first.    Municipal Service  Center A, B, & C  Roof Replacement  (PF‐17000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,766,928 $2,013,475 Public Works Completed Fall 2022  Project Status:  This project will replace the existing MSC roofs.  The existing asphalt and gravel roofs have reached  the end of their useful life and need to be replaced.  The new roofs will meet current cool roofing codes to optimize  energy efficiency.  Construction was completed in November 2022.     Municipal Service  Center Lighting,  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,006,106 $8,099,991 Public Works Design Fall 2024  Buildings and Facilities Projects               Status as of December 2022  Buildings and Facilities Projects – Page 5 of 10  Mechanical, and  Electrical  Improvements  (PF‐16006)  Project Status:  This project replaces original mechanical, electrical, and lighting systems installed in 1966.  It also  includes design and construction for office renovations for the Zero Waste group.  Design is in progress with the  contract that was awarded on June 20, 2022. Lead times on switch gear are now taking 12 months, so the project  completion date has been extended.    New Downtown  Parking Garage  (PE‐15007)   Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,440,311 $7,188,899 Public Works Design   Spring 2024  Project Status: This project was intended to provide a new parking structure in the University Avenue commercial  area at existing Parking Lot D at the corner of Hamilton Avenue and Waverley Street.  As part of the FY 2021 budget  strategy, all Capital Improvement Fund funding has been removed and only the downtown parking in‐lieu fee  funding remains for this project.  In December 2021, Council directed staff to look at the feasibility of partnering  with a private entity to develop new parking using downtown in‐lieu parking fees in conjunction with housing or  other uses, including the use of City surface lots or privately held parcels. A Request for Information was released  in early 2023 for proposals for downtown new parking, house and other uses.    New Public Safety  Building  (PE‐15001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $89,622,125 $ 118,037,804 Public Works Construction Fall 2023  Project Status: This project will provide a new, modern Public Safety Building (PSB) that will meet essential services  standards and the current and future needs of the public safety departments.  The PSB and new garage in the  California Avenue business district are now an integrated project and both are part of the 2014 Council  Infrastructure Plan.  Construction on the PSB started in March 2021 and will continue through fall 2023.    The  concrete structure is completed. Interior mechanical, electrical, plumbing, and fire protection systems are being  installed. Exterior cladding and window installation is in progress.  The utility yard structures framing is nearly  complete.      Buildings and Facilities Projects               Status as of December 2022  Buildings and Facilities Projects – Page 6 of 10  Performing Arts  Venues Seat  Replacement   (AC‐18000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $115,892 $1,170,599  Community Services Design Summer 2023  Project Status:  This project will replace all the seats in the Community and Children’s Theatres.  Staff hired a  consultant to design the seat replacements and ADA upgrades for the Children’s Theater’s portion of the project.   Additional funding was added for FY 2023 to handle the Community Theater portion.    The Children’s Theater  seats replacement was completed in November 2022.   A design contract for the Community Theater seat  replacement project is being drafted.    Roth Building  Rehabilitation  Phase 1  (PF‐23001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $11,000,000 Public Works Design Summer 2024  Project Status:  This project provides funding for Phase 1 of the rehabilitation and build‐out of the Roth Building  facility. Phase I will make the building suitable for occupancy, also known as a “warm shell.” Phase II of the  rehabilitation includes the interior build‐out of the museum and exhibits, readying the facility to welcome visitors,  and will be fully funded by the Palo Alto Museum (PAM).    Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $475,829 $1,234,354 Public Works Construction Spring 2023  Buildings and Facilities Projects               Status as of December 2022  Buildings and Facilities Projects – Page 7 of 10  Water, Gas,  Wastewater Office  Remodel  (PE‐19001)  Project Status:  This project incorporates renovations to the Utilities Water Gas Wastewater (WGW) office space  at the Municipal Service Center (MSC).   The current space no longer meets the operational needs of the  department.  This project reconfigures the space in a more efficient design for department operations and to  replace aging furniture and finishes.  The new work area will include a small reception area, a renovated kitchen  and printer area, additional offices and cubicles, upgrades to the HVAC system, lighting improvements and fire life  safety systems upgrade.  A construction contract was awarded in September 2022 and is currently on schedule to  be completed in the spring of 2023.       Recurring Projects  Americans With  Disabilities Act  Compliance   (PF‐93009)   Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $77,218 $1,666,100 Public Works N/A Recurring  Project Status:  This project provides accessibility upgrades to City facilities and equipment.  It includes continued  funding for improvements such as path of travel, restrooms, drinking fountains, and counters.  An updated ADA  Transition Plan was adopted by Council in June 2021.  Staff set up Sharepoint for internal access to the ADA  Transition Plan in order to track and document the City’s progress.  Staff is waiting to solicit for new software that  will allow staff to identify and log new barriers, track grievances from the public, and update the ADA Transition  Plan Report.    Building Systems  Improvements   (PF‐01003)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $284,898 $1,165,800 Public Works N/A Recurring  Project Status:  This project provides electrical, mechanical, plumbing, structural, and security upgrades for City  facilities.  This CIP was partially defunded because of COVID budget cuts.  The new cooling tower media replacement  originally scheduled for winter 2020 has been delayed until FY 2024.  Design drawings for the UCC generator project  are complete.  The tennis and pickle ball courts lighting and controls upgrade project were completed in March  Buildings and Facilities Projects               Status as of December 2022  Buildings and Facilities Projects – Page 8 of 10  2022. Contractor for re‐plastering the Rinconada Lap Pool and Children’s Pool has been selected.  Construction is  scheduled to start in March 2023.  Design for Fire Station 8 emergency generator installation is complete and  a  new air‐cooled chiller for the Utilities Control Center was installed.    City Facility  Parking Lot  Maintenance  (PE‐09003)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $55,168 $247,400 Public Works N/A Recurring  Project Status:  This project maintains parking lots and walkways at City facilities.   No work was planned for FY  2023.    Cubberley Repairs  (CB‐17001)   Prior Years Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $27,206 $1,082,000 Public Works N/A Recurring   Project Status:   This project is for general maintenance needs of the Cubberley campus.  Staff is currently re‐ assessing water damage to the gymnasium following crawlspace flooding in early 2022.  Cubberley Roof  Replacements  (CB‐16002)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $410,102 $2,102,600 Public Works N/A Recurring  Project Status:  This project replaces existing roofs at Cubberley Community Center.  The roof replacement work  from the previous year for Wings F and FH was completed in April 2022.  The roof for Wing H was completed  September 2022.    Electric Charger  Infrastructure  Installation  (PF‐23000)   Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $310,900 Public Works N/A Recurring  Project Status:  This project provides design and construction funding for the installation of electric vehicle chargers  at various City facilities. The primary use of the electric vehicle chargers will be for City fleet vehicles.        Buildings and Facilities Projects               Status as of December 2022  Buildings and Facilities Projects – Page 9 of 10  Facility Interior  Finishes  Replacement  (PF‐02022)   Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $449,289 $504,500 Public Works N/A Recurring  Project Status:  This project improves the interior finishes of City facilities, including flooring, walls, cabinets, paint,  lighting, ceiling tiles, soundproofing, and fixed office furniture, doors, windows, and associated fire/life safety,  mechanical, electrical and plumbing code compliance requirements.  Remodel of the City Auditor’s Office was  recently completed to create more meeting spaces, transient staff desk stations, and a mother’s nursing room.  Design of modifications to the Revenue Collections office area on Level G was delayed due to staffing workloads  and will begin in spring 2023.    Police Video  Recording Systems  Replacement  (PD‐20000)  Prior Years Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $69,270 $133,200 Police Department N/A Recurring  Project Status:  This project maintains the Palo Alto Police Department video recording systems used to record  events in the field with up to five in‐car cameras as well as body‐worn cameras (BWC).    In‐car units were added to  new vehicles as they came into service in FY 2023 and BWC cameras were replaced throughout the year. Purchasing  will be issuing an RFP in FY2023 for all aspects of the program. The program will seek to include all detention  facilities in the Public Safety Building which is expected to come online in late 2023.    Roofing  Replacement   (PF‐00006)   Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $58,443 $1,423,000 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project replaces existing roofs at City facilities that have outlived their useful lifespans.    The  Animal Shelter roof recoating has been delayed due to roof modifications required for the current remodel of the  facility.  Staff is working on the design for the Peers Park Field House roof replacement.  The project to repair the  roof and gutter at Mitchell Park Library was   completed in October 2022.   The Peers Park Field House roof  replacement was completed in November 2022.        Buildings and Facilities Projects               Status as of December 2022  Buildings and Facilities Projects – Page 10 of 10  University Avenue  Parking  Improvements  (PF‐14003)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $63,179 $111,000 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project maintains parking lots and parking structures within the University Avenue Downtown  Business Parking District.  With the completion of work on Parking Lot C in spring 2019, all University Avenue parking  district lots have been resurfaced and no additional work is planned at this time.      Parks and Open Space Projects                Status as of December 2022    Parks and Open Space Projects – Page 1 of 7  One‐Time Projects  Boulware Park  Improvements  (PE‐17005)  Prior Years Actuals    Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $480,088 $4,427,698 Public Works Design Summer 2024  Project Status: This park renovation project was initially planned in FY 2018 but was postponed due to project priorities  and potential purchase of the adjacent AT&T lot located at 3350 Birch Street.  In fall 2019, the lot was purchased by  the City.  In response to the purchase, the City utilized the funding for the initial renovation project for preliminary  design and outreach for both the existing park and the newly purchased park land.  A Park Improvement Ordinance for  the improvements was adopted by the City Council in October 2021.  The project is anticipated to go out to bid in  winter 2023 and begin construction in spring 2023.    Byxbee Park  Completion  (PE‐18006)   Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $368,192 $3,699,189 Public Works Pre‐Design Spring 2025  Project Status: This project allows for the remaining improvements to Byxbee Park that follows the completion of the  landfill capping work.  The Baylands Comprehensive Conservation Plan (BCCP), which is currently undergoing CEQA  analysis, will include recommendations on the scope of the Byxbee Park project.  The BCCP and the conceptual plan for  Byxbee Park need additional outreach and review that would continue through FY 2023.  The project has been moved  to fiscal year 2024 due to staffing constraints.     Cameron Park  Improvements  (PG‐14002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $150,618 $236,418 Community Services Procurement Spring 2023  Project Status: This project upgrades and renovates safety and accessibility features at Cameron Park with a primary  focus on the park playground.  A park improvement ordinance was approved by Council in February 2021.  The project  went out to bid in summer 2022 and construction will start in  winter 2023.        Parks and Open Space Projects                Status as of December 2022    Parks and Open Space Projects – Page 2 of 7  Cubberley Field  Restroom   (CB‐17002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $220,222 $700,765 Public Works Design Winter 2023  Project Status: This project will install a new restroom in the sports field area of the Cubberley Community Center.   Design for the project started in fall 2018 along with public outreach.  Staff assessed the feasibility of on‐site utilities  connection and reviewed design and specifications of a prefabricated restroom building to incorporate in the final  design for ARB review. Staff conducted outreach meetings and coordination for the potential location of the proposed  restroom.  Depending on the preferred restroom location, a lift station may be added to the project to pump sanitary  sewage to the City sewers. The project design will continue through FY 2023 and restroom installation is anticipated in  FY 2024.     Foothills Nature  Preserve  Boronda Lake  Dock  Replacement  (OS‐18000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $233,200 Public Works Pre‐design Fall 2023  Project Status: This project replaces an aged and deteriorating Boronda Lake Dock located in the Foothills Nature  Preserve.  Due to staffing constraints, the design for this project is on hold until spring 2023.      Foothills Nature  Preserve Dam  Seepage  Investigation  and Repairs  (PE‐20000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $33,300 Public Works Pre‐design Spring 2023  Project Status: This project will study a location of historic seepage from the Foothills Nature Preserve Dam at the  sharp bend in the road on the face of the dam.  The seepage is very minor, but it appears to be slowly worsening.  The  source of the seepage is suspected to be the trench backfill around the pipe that returns shallow groundwater to  Boronda Lake.  This project will locate and investigate the pipe and trench backfill material.  Staff is monitoring and  investigating the seepage per the Department of Water Resources inspections and recommendations. Depending on  the ongoing investigation, an engineered solution may be required.      Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  Parks and Open Space Projects                Status as of December 2022    Parks and Open Space Projects – Page 3 of 7  Foothills Nature  Preserve  Improvements  (PE‐21000)  $0 $3,287,700 Public Works Design Summer 2026  Project Status: This project provides funding to repair the bridge to Sunfish Island; design and permitting costs to  replace the footbridge in Los Trancos Valley; to replace the grade control structures along Buckeye Creek, and to  provide new split rail fencing to protect sensitive areas, new pedestrian pathways to keep park visitors safe while  walking along the park road, and improvements to some of the existing parking areas to make them safer and more  efficient. Staff began initial work to determine City permitting, surveying, and concept planning needs. Staff anticipates  developing concept plans and initiate design in FY 2023.     Golf Course Net  and Artificial  Turf  Replacement  (PG‐18000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $854,900 Community Services Design Summer 2024  Project Status: This project provides funding for the removal and replacement of golf course driving range netting and  synthetic turf.  This project is being delayed as additional ball retention needs are being assessed throughout the golf  course and development of a potential partnership with the First Tee of Silicon Valley for driving range and practice  facility improvements.    Magical Bridge  Playground  Rubber and  Synthetic Turf  Resurfacing  (PE‐21003)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $216,083 $857,380 Community Services Completed Fall 2022  Project Status: This project will replace rubberized and synthetic turf surfacing in the playground and will repair or  replace play equipment including swings, climbing net, and playhouse.  An IFB was issued in November 2021 and  Council awarded a construction contract in spring 2022. Installation of rubberized and synthetic surfacing, replacement  of climbing nets and renovation of the playhouse took place in fall 2022. Project was completed in December 2022.    Ramos Park  Improvements   Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $248,096 $527,769 Community Services Design Summer 2023  Parks and Open Space Projects                Status as of December 2022    Parks and Open Space Projects – Page 4 of 7  (PG‐14000) Project Status: This project includes safety and accessibility improvements at Ramos Park.  The work includes replacing  the existing park playground, benches, drinking fountains, and resurfacing the basketball court playing surface.  The  project will go out to bid in winter 2023 and construction is planned for summer 2023.    Rinconada Park  Improvements  (PE‐08001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $4,772,891 $10,703,087 Public Works Design Spring 2024  Project Status: This project provides upgrades to safety, site amenities, playground facilities, a new restroom, irrigation,  drainage, and ADA accessibility improvements at Rinconada Park.   These improvements were identified in the  Rinconada Long Range Plan (LRP).  Phase 1 park improvements to the western half of the park were completed in spring  2022. A new restroom that was removed from the Phase 1 park improvements in FY 2022 is currently in design and  permitting. The restroom installation is anticipated in FY 2024. According to the LRP, future improvement phases will  include improvements to the eastern half of the park by FY 2026 including pathway improvements, new restroom, ADA  upgrades, planting, irrigation, lighting, and site furnishings. The design and construction of a restroom building with a  family changing room and locker room facilities is anticipated in FY 2024.      Robles Park  Improvements  (PE‐18015)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $749,500 Public Works Design Summer 2024  Project Status: This project provides funding for the replacement of play equipment and resurfacing in two children’s  playground areas; repairs to a basketball court and adjacent concrete wall; and replacement of perimeter fencing,  pathways and other site amenities. Irrigation renovations and turf restoration are also included in this project. The  project design is anticipated in FY 2023 and construction in FY 2024.             Parks and Open Space Projects                Status as of December 2022    Parks and Open Space Projects – Page 5 of 7  Recurring Projects  Art in Public  Spaces  (AC‐86017)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $249,882 $2,004,800 Community Services N/A Recurring  Project Status: This project provides the ongoing temporary and permanent artworks throughout the City.  The FY  2023 budget funded a second round of temporary murals at the Public Safety Building construction site, the  installation of artworks along the Charleston‐Arastradero corridor, ten new ArtLift microgrant projects, artist  designed barricade covers in commercial corridors, and temporary artwork in Midtown.    Projects in process include  the ongoing King Artist‐in‐Residence including temporary artwork for King Plaza, design development for artwork at  Boulware Park, ,  permanent artworks at the Public Safety Building, design development for permanent artwork at  Fire Station 4, initiation of artist selection for Code: ART festival 2023, and implementation of the California Avenue  Public Art Plan.    Athletic Courts  Resurfacing   (PG‐06001)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $154,167 $314,500 Community Services N/A Recurring  Project Status: This project repairs and resurfaces athletic courts in various Palo Alto parks.    The resurfacing of the  tennis courts at Cubberley Community Center and Peers Park were completed in summer 2022.    Benches, Signage,  Walkways,  Perimeter  Landscaping   (PG‐06003)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $192,682 $194,300 Community Services N/A Recurring  Project Status: This project restores and replaces existing benches, signage, fencing, walkways, and landscaping at  various City facilities. In fall 2022, a contract for the repair and resurfacing of the Lytton Plaza fountain was issued  and repair is scheduled for winter 2023.  In December 2022, site amenities improvements to the Peers Park dog park  were completed including installation of waste receptacles and seating benches.         Parks and Open Space Projects                Status as of December 2022    Parks and Open Space Projects – Page 6 of 7  Dog Park  Installation and  Renovation   (PG‐18001)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $54,136 $161,000 Community Services N/A Recurring   Project Status: This project enables the construction of dog parks at various City parks and facilities that currently  do not have dog parks, as well as renovating existing dog parks.  A new dog park will be added at Boulware Park  during the Boulware Park Improvement Project scheduled for summer 2023.  Council approved a Park Improvement  Ordinance on September 12, 2022 for expansion of the Mitchell Park Dog Park and construction is anticipated to  begin in fall 2023.    Off‐Road Pathway  Resurfacing and  Repair   (OS‐09001)   Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $218,305 $168,000 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project resurfaces failing and broken pathways within the City.  Pathways are chosen based on  inspections and resident requests.  No repairs were performed in first half of FY 2023.    Open Space Lakes  and Pond  Maintenance   (OS‐00002)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $31,454 $50,000 Community Services N/A Recurring  Project Status: This project rehabilitates lakes and ponds in open space nature preserves to protect wildlife habitat  and recreational safety and to meet State Division of Safety of Dams requirements.  Year two of a three year  maintenance contract is in place for removal of aquatic vegetation in Boronda Lake and is scheduled for spring 2023.      Open Space Trails  and Amenities   (OS‐00001)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $371,335 $207,300 Community Services N/A Recurring  Project Status: This project restores unpaved trails, fences, picnic areas, and campgrounds at Foothills, Baylands,  and Pearson‐Arastradero Nature Preserves  Work performed in fall 2022 included grooming trail tread and trailside  vegetation of 25 miles of existing trails at Foothills Nature Preserve and Pearson‐Arastradero Preserve.    Parks and Open Space Projects                Status as of December 2022    Parks and Open Space Projects – Page 7 of 7  Parks and Open  Space Emergency  Repairs   (PG‐09002)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $152,778 $305,400 Community Services N/A Recurring  Project Status: This project replaces or repairs playgrounds, play yard surfaces, wooden structures, park amenities,  and play equipment in the event of storms, fire, vandalism or structural failure.     In December 2022, the artificial  turf infill at the Mayfield Soccer Complex will be replaced due to degradation of existing infill material.      Park Restroom  Installation  (PG‐19000)  Prior Years Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $35,606 $363,800 Community Services N/A Recurring  Project Status: This project installs new restrooms at City parks that currently do not have restroom facilities.  The  restrooms may be prefabricated. City Council approved a Park Improvement Ordinance for Ramos Park for park  amenities and construction of a restroom.  The restroom is anticipated to be installed in FY 2024.        Streets and Sidewalks Projects                Status as of December 2022    Streets and Sidewalks Projects – Page 1 of 4    One‐Time Projects  California Avenue  District Gateway  Signs   (PE‐17004)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $23,324 $150,488 Public Works Design Summer 2022  Project Status: This project includes the design and replacement of two existing gateway signs for the California  Avenue business district.  Public outreach was completed in winter 2021.     The California Avenue District Gateway  Signs project is on hold pending the outcome of project PL‐23000 California Avenue Streetscape Update.    Newell Road  San  Francisquito  Creek Bridge   Replacement  (PE‐12011)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $2,211,606 $16,627,643 Public Works Design Spring 2024  Project Status: This project removes and replaces the Newell Road bridge over San Francisquito Creek with a clear  span to allow the channel to convey up to the natural capacity of the San Francisquito Creek, approximately 7,500  cubic feet per second, and improved safety for vehicular, bicycle, and pedestrian traffic.  The project is being closely  coordinated with the City of East Palo Alto, Santa Clara Valley Water District, and the San Francisquito Creek Joint  Powers Authority (JPA).   The Bridge Type Selection Report was submitted to Caltrans in September 2021 and  approved in January 2022.  Staff continues to work with Santa Clara Valley Water District to amend the funding  agreement and anticipates taking the agreement to Council for approval early 2023. Final design and right‐of‐way  and easements work will start in early 2023 along with continued coordination with JPA for permitting of the Reach  2 project. Right‐of‐way and permitting is anticipated to be completed in September 2023, with bidding of the project  in late 2023 and construction to start in early 2024.    Street Lights  Condition  Assessment  (PE‐13014)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $8,799 $253,098 Public Works Design Summer 2023  Project Status: This project provides funding to assess the condition of the streetlight system. The assessment will  include an inventory of the entire lighting system, including age and condition of conduit, wiring, street light poles,  foundations, luminaires, and lighting coverage. Determining the inspection, maintenance, repair, and rehabilitation  necessary to prolong the life of the City’s streetlight system is also included in this project.  Streets and Sidewalks Projects                Status as of December 2022    Streets and Sidewalks Projects – Page 2 of 4      Recurring Projects  City Bridge  Improvements  (PE‐20001)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $108,764 $503,000 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project includes bridge inspections, maintenance, repair, and an improvement program over the  next five years. This program will include on‐going inspections to report physical changes to the structures,  recommendations for work to be done, and additional information to meet functional and structural standards in  accordance with industry standards.  Staff hired an on‐call structural engineering firm to assist with the bridge  inspection and repair program.  Staff completed inspections of twenty‐five bridge and culvert structures in spring  2022 of which seven bridges have been identified for repairs in FY 2023. Staff is continuing with design of the repair  work for winter 2023.     Curb and Gutter   Repairs  (PO‐12001)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $116,698 $122,600 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project repairs curbs and gutters uplifted by tree roots. The FY 2022 Street Maintenance Projects  replaced 555 linear feet of Type A gutter and 317 linear feet of Type B gutter in the first half of FY 2023.      San Francisquito  Creek Joint  Powers  Authority  Ongoing Creek  Projects  (PE‐22000)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $56,000 $113,900 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project provides funding for studies and completion of the design for the San Francisquito Creek  Joint Powers Authority (JPA) upstream project including channel widening and Continuing Authority Program Section  205 (CAP 205) study.  Completion of the CAP 205 study will make the channel widening components eligible for  federal funding and will help fund the construction of the upstream project and address elements of the JPA’s  comprehensive flood management program.      Streets and Sidewalks Projects                Status as of December 2022    Streets and Sidewalks Projects – Page 3 of 4    Sidewalk Repairs  (PO‐89003)   Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $853,162 $1,452,900 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project repairs and replaces broken and uplifted sidewalks.  The program completed all twenty‐ three sidewalk districts in 2017, a thirty‐year (1986–2017) sidewalk repair district cycle.  Council approved a sidewalk  assessment contract in November 2017 to evaluate the sidewalk program and assess potential improvements to the  current district‐based program.  Funding was reduced in FY 2022 as part of the FY 2022 Capital Improvement Program  budget strategy.  The FY 2022 Street Resurfacing Projects replaced 4,994 square feet of broken and uplifted sidewalks  at locations reported through Palo Alto 311 in the first half of FY 2023.    Sign Reflectivity   Upgrade  (PO‐11000)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $9,358 $106,400 Public Works N/A Recurring  Project Status:  This project includes the annual inventorying, upgrading and maintaining of all traffic signs.  A list of  signs not meeting the minimum requirement is derived from MUTCD approved Nighttime Visual Inspection surveys.   Due to Covid‐19 and understaffing, there were no new signs identified for reflectivity replacement in FY 2023.     Street Lights   Improvements  (PO‐05054)   Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $149,149 $388,600 Public Works N/A Recurring  Project Status:  This project replaces streetlights, including poles, pole foundations, luminaires and wiring as needed  to restore or improve street lighting.  In the first half of Fiscal Year 2023, there were seven knockdown locations with  three completed repairs and four in progress.    Street  Maintenance  (PE‐86070)   Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $4,536,589 $5,274,700 Public Works N/A Recurring  Project Status:  This project includes the annual resurfacing, micro‐seal, crack seal, and reconstruction of various city  streets.  This project funds the street maintenance work that supports Council’s adopted goal of achieving a citywide  average pavement condition index (PCI) score of 85, representing very good or excellent conditions, by 2019.  The  Streets and Sidewalks Projects                Status as of December 2022    Streets and Sidewalks Projects – Page 4 of 4    citywide PCI goal of 85 was met at the end of calendar year 2018, and the emphasis has been shifted to maintaining  the 85 score while addressing the remaining streets with PCI scores less than 60.  The FY 2022 Street Resurfacing  Project is completed.  The FY 2023 Street Resurfacing Project is under procurement process and is expected to start  construction in early 2023.  This will help maintain and improve the City’s Pavement Condition Index (PCI) beyond its  average of 83 and will address many streets whose PCI scores fall below the City’s minimum goal of 60.      Thermoplastic  Lane Marking  and Striping  (PO‐11001)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $52,679 $166,800 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project maintains the thermoplastic markings on roadways.  Thermoplastic lane marking and  striping is incorporated into annual Pavement Preventive Maintenance Projects.  No new thermoplastic markings and  striping were installed during FY 2023.             Traffic and Transportation Projects               Status as of December 2022  Traffic and Transportation Projects – Page 1 of 6   One‐Time Projects  California Avenue  Streetscape  Update  (PL‐23000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $111,000 Office of Transportation Design Summer 2023  Project Status: The project provides funding for interim changes to the street, and for preliminary community  engagement to help inform an upcoming Request for Proposals in spring 2023 to procure a consultant for an  Alternatives Analysis study of different street configurations and design options.    Charleston  Arastradero  Corridor Project  (PE‐13011)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $19,199,414 $20,788,951 Public Works Construction Winter 2023  Project Status: This project is part of the 2014 Council Infrastructure Plan.  It will reconfigure the Charleston  Arastradero Corridor to provide new landscaped median islands, bulb outs, enhanced bike lanes, traffic signal  improvements, and new street trees to complement the new lane configurations that were approved for  permanent retention.  Phase 1 (Arastradero Road between Foothill Expressway to Clemo Avenue) and Phase 2  (Charleston Road from Alma Street to Middlefield Road) were completed in 2020. Phase 3 (Arastradero Road from  Los Palos Avenue to El Camino Real, Charleston Road from El Camino Real to Alma Street and from Middlefield  Road to San Antonio Road) was approved by Council in June 2021.  Construction of Phase 3 is ongoing. The  contractor has completed paving and installing final striping on Arastradero Road from Los Palos Avenue to El  Camino Real in October 2022.  The remaining median islands on Arastradero Road have been constructed and  planted with landscaping. Construction is anticipated to be completed by early 2023.    Churchill Avenue  Enhanced  Bikeway  (PL‐14000)  Prior Years Actuals  Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $315,398 $4,013,745 Office of Transportation Design Fall 2024  Project Status: This project includes planning, design and construction of a shared‐use path along the north side of  Churchill Avenue between the existing shared‐use path at Castilleja Avenue and the Stanford Perimeter Trail.  It also  includes intersection improvements at Churchill Avenue and El Camino Real, which will include a new dedicated  Traffic and Transportation Projects               Status as of December 2022  Traffic and Transportation Projects – Page 2 of 6  westbound right‐turn lane.  The project is anticipated to gain PAUSD approval and will go out to bid in summer 2023.   Construction is anticipated to be completed by fall 2024.     Churchill Avenue  Alma Street  Railroad Crossing  Safety  Improvements  (PL‐20000)  Prior Years Actuals  Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $203,918 $5,106,881 Office of Transportation Design Winter 2024  Project Status: This project is a railroad crossing improvement project to enhance safety at the intersection of  Churchill Avenue and Alma Street.  This crossing was identified for possible funding for hazard elimination and safety  improvements through the Federal Section 130 funds.  Design includes traffic signal modifications, street lighting  improvements, roadway resurfacing, sidewalk realignment and/or widening, drainage improvements, utility  relocations, signage, and striping.  Staff is currently working with Caltrain, Caltrans, and California Public Utilities  Commission (CPUC). The design plans reached completion in early 2022.  CPUC approved the General Order 88‐B for  this project in November 2022 and authorized the City to  move forward with construction.  Staff is preparing bid  documents for construction to be released in early 2023.  Construction is anticipated to begin in spring 2023.     Downtown  Automated  Parking   Guidance  Systems, Access  Controls &   Revenue  Collection  Equipment  (PL‐15002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $327,738 $2,815,468 Office of Transportation Design Fall 2024  Project Status:  This project includes design and installation of new downtown parking guidance systems, access  controls and revenue collection equipment that will be coordinated with both the Downtown Parking Wayfinding,  PL‐15004 project and the 2016 Downtown Parking Management.   Staff contracted with Dixon Resources for  additional management support in design and procurement for the system installation in the Downtown garages on  University Avenue.  The Downtown Automated Parking Guidance Systems procurement will be reissued in spring  2023.       Emergency  Vehicle Traffic  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $486,422 $682,900   Fire Department Procurement Winter 2023  Traffic and Transportation Projects               Status as of December 2022  Traffic and Transportation Projects – Page 3 of 6  Signal  Preemption  System Pilot   (PL‐19000)  Project Status:  This project will purchase and implement an emergency vehicle preemption system pilot project.  The system will integrate with the City’s current traffic signal management system and with the City’s computer‐ aided emergency response dispatch system to provide safer and quicker response times for emergency vehicles.   This project is a pilot on 25 intersections.  The traffic signal controls software were updated in spring 2020 and staff  is working with our CAD and Signal System vendors to integrate the two systems for communication across the two  platforms.  Purchasing is drafting the contract for the plug‐in software and staff expects the project will be complete  by winter 2023.     Parking  Management and  System  Implementation  (PL‐16002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $137,050 $627,247 Office of Transportation Construction Spring 2024  Project Status:  This project provides funding for the design and installation of the Comprehensive Parking Permit  and Citation Management System. The all‐inclusive system is a tool staff will utilize in the management of parking  permits for eight parking permit programs and associated on and off‐street parking citations.    Quarry Road  Improvements  and   Transit Center  Access   (PL‐16000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,282,050 $3,394,046 Office of Transportation Pre‐Design Fall 2024  Project Status:  This project includes the planning, design, and construction of bicycle, pedestrian, and transit access  improvements along Quarry Road between El Camino Real and Welch Road, including, but not limited to, upgraded  bicycle lanes and crosswalks, innovative intersection treatments for bicyclists, improved access to transit stops,  roadway improvements for transit access, and signal modification.  Planning, design, and construction of bicycle  lanes and pedestrian improvements between the Palo Alto Transit Center bus depot and the intersection of Quarry  Road and El Camino Real, and between El Camino Real and Welch Road have been completed.  The next phase of  the project will provide the transit access from Quarry Road to the Transit Center.  The City is working with Stanford  on evaluating the land ownership and entitlements before proceeding with design of such improvements.      Traffic and Transportation Projects               Status as of December 2022  Traffic and Transportation Projects – Page 4 of 6  Railroad Grade  Separation and  Safety  Improvements  (PL‐17001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $3,836,455 $18,764,851 Office of Transportation Pre‐Design Fall 2025  Project Status: This project is a community‐based process to advance the railroad grade crossing circulation study  and context sensitive solutions study envisioned by the City Council.  It will also fund the preparation of a Project  Study Report and environmental analysis that will be required for the City to realize its goals of advancing grade  separations.  This capital project provides funds to perform preliminary engineering design, conduct project related  studies, and to prepare environmental documents for the project.   The consultant in collaboration with the  community prepared several conceptual plans for grade separations.  Council directed staff to perform additional  studies to review geotechnical conditions, refine the underpass/partial underpass alternatives, and to reconvene the  Rail Committee and discuss the financial considerations. The consultant contract amendment was approved in May  2022.  Staff will seek Rail Committee direction in the review of additional studies for the development of Project  Alternatives for City Council Approval. Staff is working with VTA to allocate funding from Measure B Grade Separation  Funds for initiating the Preliminary Engineering and Environmental Phase and pursuing other Federal and State grant  funding opportunities for these three crossings.     University Ave  Streetscape  Project   (PE‐21004)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $40,111 $175,000 Public Works Design Fall 2023  Project Status: This project includes a study to reconfigure University Avenue between Alma Street and Middlefield  Road to adapt the public realm to maximize pedestrian and bicycle use, reduce congestion, and enhance the retail  environment/economic activity, while maintaining two‐way vehicular access, parking opportunities, delivery and  loading zones, ride share spaces, and other amenities including performance space. Council awarded a professional  services contract for CSW/Stuber‐Stroeh Engineering in February 2022.  The project uses a phased approach with  Phase 1 consisting of public outreach, conceptual design, preliminary environmental studies, and financial  assessment. A preferred plan will be developed in Phase 1 based on community and stakeholders’ input. Upon  completion of Phase 1 assessment and Council’s review of the community preferred plan, future phases including  design, environmental assessment, bidding and construction will be developed.   The City initiated the focus group  Traffic and Transportation Projects               Status as of December 2022  Traffic and Transportation Projects – Page 5 of 6  meetings in November 2022 and will continue public outreach to develop project alternatives. Phase 1 is anticipated  to be completed by fall 2023.      Recurring Projects  Bicycle and  Pedestrian  Transportation Plan  Implementation  (PL‐04010)           Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $9,526,878 $2,400,000 Office of Transportation N/A Recurring  Project Status: The Neighborhood Traffic Safety and Bicycle Boulevards Phase 1 Project along Amarillo Avenue,  Moreno Avenue and Ross Road was completed in November 2018.  Conceptual plans for the Neighborhood Traffic  Safety and Bicycle Boulevards Phase 2 Project along Bryant Street, Maybell Avenue, Stanford Avenue, Park  Boulevard, and Wilkie Way were adopted by City Council in 2015.  Currently, Phase 2 is on hold at 75% design until  staff resources are available.   Parking District  Implementation  (PL‐15003)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $182,000 Office of Transportation N/A Recurring  Project Status: This project will fund the introduction of additional parking permit programs throughout the city.  One aspect of this project is the City Council approved Residential Preferential Parking (RPP) ordinance to establish  uniform procedures to implement RPP districts through the process outlined in the Municipal Code 10.50.    Safe Routes to  School  (PL‐00026)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $276,686 $849,900 Office of Transportation N/A Recurring  Project Status: This project enables the City’s Safe Routes to School program, including school commute planning,  encouragement activities, and capital improvements along local and collector streets that may be impacted by  school commute activities.  The capital improvements include traffic calming devices, enhanced crosswalks, and  improved signage along suggested safe routes to school.  The community engagement and planning process for  the construction of the South Palo Alto Bikeways project began in FY 2021.  The project will implement buffered  or protected bike lanes on East Meadow Drive from Alma Way to Fabian Way, Fabian Way from East Meadow  Traffic and Transportation Projects               Status as of December 2022  Traffic and Transportation Projects – Page 6 of 6  Drive to East Charleston Road, and widen and repave the Waverley Avenue Bike Path between East Meadow Drive  and Charleston Road.  Due to lack of staff resources, the project schedule was delayed, and the City relinquished  construction grant funds prior to expiration of funding. Staff is awaiting results of grant applications to fund  construction. In FY 2023, the project funded improved crosswalks to improve school access.    Traffic Signal and  Intelligent  Transportation  Systems  (PL‐05030)   Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $232,020 $673,300 Office of Transportation N/A Recurring  Project Status: This project includes design and construction of traffic signals, traffic signal communications  networks, detection, and data projects for transportation use, and maintenance of the City’s traffic signal central  management system.  The project includes the replacement of traffic signal controllers/cabinets, video detection  systems, accessible pedestrian buttons, and related field equipment. Design for traffic signal safety and  operational improvements at the intersection of San Antonio Road and Charleston Road is nearing 100%  completion.  Staff is finalizing the plans, and will be preparing bid documents for construction to be released in  spring 2023, with construction anticipated to begin in late 2023 or early 2024.  City Staff is starting the process to  update the Centralized Traffic Management system servers to improve operational functions and system security.    Transportation and  Parking  Improvements   (PL‐12000)   Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $86,063 $1,406,403 Office of Transportation N/A Recurring  Project Status:  This project implements miscellaneous neighborhood traffic calming improvements including  neighborhood traffic studies and parking improvements.   This project also funds the development of grant  proposals used to procure funding for future projects.  Projects currently in progress include the Crescent Park  neighborhood traffic calming pilot.  The conceptual plan for the traffic calming pilot project in the Crescent Park  neighborhood was approved by Council in November 2020.  Temporary traffic calming elements were placed in  the summer 2021  for trial and to seek feedback from community. Staff is planning to conduct a post installation  survey in early 2023 and plan for permanent improvements accordingly.     Airport Projects   Status as of December 2022    Airport Projects – Page 1 of 2  One‐Time Projects  Airport Apron  Reconstruction  (AP‐16000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $35,523,554 $41,563,570 Public Works Construction Winter 2023  Project Status:  This project includes the design and reconstruction of the Palo Alto Airport apron and is being  implemented in multiple phases.  The need to reconstruct the aircraft parking apron is critical to airport safety.   Construction Phase I was completed in November 2017.  Construction Phase II was completed in winter 2020.  Construction on Phase III began in November 2020 and the project is 95% complete.  The project is expected to be  completed in winter 2023.      Airport Layout  Plan  (AP‐21000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $58,000   $1,342,500 Public Works Construction Summer 2024  Project Status:  This project provides updates to the Airport Layout Plan (ALP), including a narrative report and  environmental study.   The Airport received funding for a Phase I portion of this project in fall 2020. Phase I is  approximately 75% complete, and funding for Phase II was received in fall 2022 and work has begun.  The project  is expected to be completed by summer 2024.    Airport  Temporary  Office  Buildings  AP‐22001  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $947   $359,800 Public Works Design Winter 2023  Project Status:  This project provides funding for the installation and Furniture, Fixtures, & Equipment (FF&E) of  existing temporary modular buildings at the airport to provide adequate office space for airport staff as well as  terminal space for the public.  A Request for Bids will be issued in spring 2023.     Airport Projects   Status as of December 2022    Airport Projects – Page 2 of 2  Airport Zero  Emission  Vehicle Fleet  Replacement  Program  (AP‐23000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $349,200 Public Works Design Summer 2024  Project Status:  The Airport vehicle fleet will be replaced by three zero emissions vehicles (ZEV) and three electric  charging stations. The van is used for the transportation of airport guests and passengers and improves safety by  minimizing foot traffic on the airport apron. The truck is used as a maintenance, first response, and operations  vehicle. The ZEV fleet will include one passenger vehicle and two trucks. The Airport is working with the FAA to  receive funding for the passenger van in  spring 2023 and will go out for bid for the trucks again in spring 2023.   Automated  Weather  Observation  System  (AWOS)  AP‐19000  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0   $538,800 Public Works Design Summer 2024  Project Status:  This project provides a new weather information system to be installed at the Palo Alto Airport.   The Airport has applied for FAA funding, and is waiting for the grant agreement to start design.         Recurring Projects    2022‐2026 – Airport Capital Improvements Program Projects: There are no recurring projects scheduled at this time.   Electric Fund Projects Status as of December 2022    Electric Fund Projects – Page 1 of 8  One‐Time Projects  115 kV Electric  Intertie   (EL‐06001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $689,663 $6,990,040 Utilities Pre‐Design Summer 2027  Project Status: This project will perform a technical feasibility study to determine the general project requirements  to establish a 115 kV electric intertie line and construct a 115/60 kV substation to connect the City's electric system  directly to the 15 kV transmission line at an additional location.  Staff did not receive California Independent System  Operator’s commitment to support this interconnection. Staff is reassessing CPA’s position and reviewing  alternatives that might be more favorable.      Coleridge  Cowper  Tennyson   4/12kV  Conversion   (EL‐14000)   Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $180,813 $2,661,878 Utilities Design Summer 2025  Project Status: This project converts the primary electric distribution system in the Coleridge Avenue, Cowper  Street, Tennyson Avenue area from 4 kV to 12 kV.  This project is a precursor to work being planned for the  Colorado Street and Hopkins Avenue Substations.  Design is at 90% completion and is delayed due to staffing  needs. This project has been deferred to align with available staffing resources and current project priorities. Staff  will reassess the project next budget cycle.    Colorado  Distribution  Feeder Outlet  Replacement  (EL‐22002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $400,000 Utilities Design Summer 2023  Project Status: This project is for the installation of a new underground duct bank and cable at Colorado Substation.   The installation will improve reliability for all Colorado circuits.  The design is in progress and construction will  begin by early spring 2023.     Colorado Power  Station  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $4,335,869 $10,865,445 Utilities Pre‐Design Fall 2027  Electric Fund Projects Status as of December 2022    Electric Fund Projects – Page 2 of 8  Equipment  Upgrades  (EL‐19001)  Project Status: This project is for the upgrades to equipment at the Colorado Power substation. In FY 2022 staff  completed the evaluation of existing equipment and will proceed with replacing the COP‐3 115 kV/60 kV  transformer bank and the 115 kV breaker.  . The preliminary design is delayed due to staffing needs.     Colorado  Substation Site  Improvements  (EL‐19002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $250,139 $1,306,071 Utilities Design Fall 2024  Project Status: This project will make modifications to the substation driveways and fence to provide adequate  ingress and egress for utility vehicles used for maintenance and repair.  Staff is preparing an overall master plan  for Colorado Substation to include all proposed improvements.  Detailed designs for lighting, driveway, fences,  walls, and an oil containment improvement are being prepared.  The design is currently in progress.     East Meadow  Circles 4/12kV  Conversion   (EL‐17001)   Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $239,819 $1,838,701 Utilities Design Spring 2025  Project Status: This project converts the primary electric distribution system in the East Charleston/Alma  Street/East Meadow Drive/Middlefield Road area from 4 kV to 12 kV and is challenging because of the  configuration of the streets and rear easement facilities. This project has been split into six design and construction  phases. Engineering has completed the substructure and electrical design work for Phase 1. The engineering design  for Phase 2 is currently in progress. Construction for Phases 1 and 2 will be completed by spring 2023.  All six phases  are targeted to be completed by spring 2025. Construction for this project was deferred to maintain zero rate  increases to ease economic recovery because of COVID‐19. Phase 1 substructure construction and electric  equipment install are completed.     Foothills Rebuild  (Fire Mitigation)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,742,548 $4,000,000 Utilities Design Fall 2025  Electric Fund Projects Status as of December 2022    Electric Fund Projects – Page 3 of 8  (EL‐21001) Project Status: This project will rebuild the approximately 11 miles of overhead line in Foothills Park, as necessary  to mitigate the possibility of wildfire due to overhead electric lines. This could include the utilization of more robust  equipment or construction practices, rerouting to avoid vegetation and improve access for inspection and  maintenance, or converting the overhead lines to underground where feasible.  Two proposals were received for  this project and both proposals were rejected because they did not provide an option to underground existing  overhead electric lines. Substructure for Phase 1 was completed in spring 2022 and the substructure for Phase 2 is  currently in progress. Phases 3 and 4 are currently in design phase.  Hopkins  Substation 4/12  kV Conversion  (EL‐20000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $2,010,000 Utilities Design Fall 2025  Project Status: This project will convert the distribution system connected to the Hopkins Substation from 4 kV to  12 kV.  The future conversion of the Hopkins Substation from 4 kV to 12 kV requires that all the areas currently  served at 4 kV from the Hopkins Substation be converted to 12 kV. This project will improve operating flexibility of  the system, service reliability, and back‐up to customers in downtown and other adjacent areas. This project is  temporarily delayed due to available staffing levels and a refocus on current priorities and customer service  projects.     Inter‐Substation  Line Protection  Relay  (EL‐17005)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $370,372 $821,030 Utilities Construction Summer 2024  Project Status: This project replaces the existing HCB pilot wire relays with a new microprocessor line differential  protective relay to protect the city’s 60 kV sub‐transmission line sections and equipment from damage due to  faults (i.e. short circuits) on the 60 kV line sections.   This project is being done in phases, with design and  construction happening concurrently on the different phases.  Construction of these improvements relies on work  completed by other projects to install fiber optic connections.   This project is temporarily delayed due to available  staffing levels and a refocus on current priorities and customer service projects.    Electric Fund Projects Status as of December 2022    Electric Fund Projects – Page 4 of 8  Rebuild  Underground  District 15   (EL‐11003)   Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $43,348 $1,293,337 Utilities Design Fall 2027  Project Status: This project rebuilds and replaces the underground electric system in Underground District 15, the  area bounded by Los Palos Avenue, Glenbrook Drive, Pomona Avenue, and Arastradero Road. This project is in the  preliminary stages of engineering design and work will be coordinated with EL‐16000 which is currently rebuilding  the electric system along Arastradero Road.  Work on this project was delayed due to public input regarding the  design of the project.  Changes to the Rules and Regulations will require property owners to pay for the differential  cost should they want submersible equipment instead of pad mount.  This project is temporarily delayed due to  available staffing levels and a refocus on current priorities and customer service projects.     Rebuild  Underground  District 16   (EL‐13003)   Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $28,742 $735,335 Utilities Design Spring 2027  Project Status: This project rebuilds and replaces the underground electric system in Underground District 16,  the area along Louis Road between Greer Street and Loma Verde Avenue.  The engineering design work is  complete.  This project is temporarily delayed due to available staffing levels and a refocus on current priorities  and customer service projects       Rebuild  Underground  District 24   (EL‐10006)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,949,767 $2,525,338 Utilities Construction   Fall 2024  Project Status: This project rebuilds and replaces the underground electric system in Underground District 24, the  area bounded by Lytton Avenue; Bryant Street; Forest Avenue; and Alma Street.  This project is temporarily delayed  due to available staffing levels and a refocus on current priorities and customer service projects        Electric Fund Projects Status as of December 2022    Electric Fund Projects – Page 5 of 8  Rebuild  Underground  District 26   (EL‐16000)   Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $36,817 $312,447 Utilities Pre‐Design  Spring 2025  Project Status: This project rebuilds and replaces the underground electric system in Underground District 26, the  area along Arastradero Road between El Camino Real and Hillview Avenue.  This is a four‐phase project.  The first  phase design is complete. This project is temporarily delayed due to available staffing levels and a refocus on  current priorities and customer service projects.    Smart Grid  Technology  Installation  (EL‐11014)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $2,058,142 $17,674,003 Utilities Construction Fall 2024  Project Status: Council approved the Advanced Metering Infrastructure (AMI) with Sensus on October 18, 2021.   The project includes replacement of 30,000 electric meters and retrofit of 20,800 water and 24,200 gas meters  with radio endpoints to transmit meter data to the AMI network.  The proof of concept phase including AMI  network installation, meter testing, and system integration will occur between January 2022 and June 2023. Full  deployment is anticipated to run from July 2023 through December 2024.      Substation   Breaker  Replacement   (EL‐17002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,467,555 $6,062,637 Utilities Pre‐Design Summer 2028  Project Status: This project replaces high voltage circuit breakers that interconnect the nine electric substations  and two power switching stations that are reaching the end of their useful life and are now underrated for their  use.  This project is being done in phases, with design and construction happening concurrently on the different  phases.  Four breakers were replaced recently while anticipating the multi‐year contract procurement method.   Staff completed the construction on the first phase and is working to procure a multi‐year contract with a  contractor to complete the design and replacement of the remaining breakers.  This project is temporarily delayed  due to available staffing levels and a refocus on current priorities and customer service projects.      Electric Fund Projects Status as of December 2022    Electric Fund Projects – Page 6 of 8  Substation  Physical Security   (EL‐16003)   Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,489,198 $3,200,190 Utilities Construction Winter 2025  Project Status: This project installs facilities providing physical protection of electric substations from vandalism  and intrusion.  A professional services contract was awarded to Burns & McDonnell and the study was completed.  Staff continues to implement recommendations from the study each fiscal year.  Staff awarded the bid for security  cameras and lighting in July 2022. Construction will start in January 2023.          Recurring Projects  Communications  System  Improvements   (EL‐89031)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $14 $170,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project installs high frequency coaxial cable, fiber optic cable, and related equipment to  provide communications services for traffic signal coordination, telephone links, computer data transmission, and  the Electric Supervisory Control and Data Acquisition (SCADA) system.  This project is funding a portion of the  design phase of an expanded Utilities fiber optic network.  The contract for design of this network was approved  by Council in June 2020.  Staff is in the planning stages for design implementation.      Electric Customer  Connections   (EL‐89028)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,255,231 $2,689,745 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project installs services, transformers, and meters for new customers; upgrading of existing  services; temporary service connections; and overhead and underground extensions for new or existing  customers.  Projects are in many stages of design and construction to provide temporary and permanent power  to residential and commercial customers in Palo Alto.  There are ongoing electric customer connections each year.      Electric Fund Projects Status as of December 2022    Electric Fund Projects – Page 7 of 8  Electric System  Improvements   (EL‐98003)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $909,344 $2,597,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project consists of various projects that replace deteriorated facilities or install protective  devices that improve the Electric Distribution System. Projects are in many stages of development to replace  transformers, replace poles, replace overhead wires, and install protective devices to improve service reliability.   There are ongoing electric systems improvements each year.    Electric Utility  Geographic  Information  System   (EL‐02011)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $172,408 $492,100 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project enhances the citywide Geographical Information System (GIS).  The primary emphasis  will be to provide a compatible user interface and estimating software, to edit and update data which will reside  in the citywide GIS.  This funding is also being used to pay for Utilities Electric Division’s share of cost for the  implementation of new city‐wide GIS system (ESRI) led by IT.  Staff is also working directly with IT to assess GIS  needs and the transition of the mapping information to ESRI.  The data migration to ESRI’s Utility Network Model  is in progress. The migration for Electric is 80% complete.    SCADA System  Upgrades   (EL‐02010)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $283,489 $405,674 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project upgrades the Supervisory Control and Data Acquisition (SCADA) system hardware.   Staff completed upgrade of the servers used for monitoring the utility substations and equipment in 2014.  The  next hardware and software upgrade is in progress at the factory and work will occur in winter 2023.    Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $264,757 $450,000 Utilities N/A Recurring  Electric Fund Projects Status as of December 2022    Electric Fund Projects – Page 8 of 8  Substation  Facility  Improvements   (EL‐89044)  Project Status: This project makes improvements to facilities at the electric substations in Palo Alto.  Staff is  working on the replacement of Remote Terminal Units (RTU) at various substations, upgrading gravel and  grounding, 60 kV air switches, and reconfiguring steel trusses and associated devices.     Substation  Protection  Improvements   (EL‐89038)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $183,000 $480,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project makes improvements to equipment used at electric substations to protect the  substation equipment and circuits emanating from the substation from damage due to faults (i.e. short circuits)  on the electric system.     Underground  System Rebuild   (EL‐16001)   Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $36,944 $349,999 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project replaces underground electric equipment in areas that were originally installed  underground, that are not part of an Underground District.  Staff is working to identify areas where the age of the  existing cables are a high priority for cable replacement.  To date, this includes areas in the Stanford Research  Park, Arastradero Road, and along East Bayshore Road.  New areas have been identified and progress has been  made on development of the project.  Construction of this project was deferred to maintain zero rate increases  to ease economic recovery because of COVID‐19.    Wood Pole  Replacement  (EL‐19004)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,297,849 $1,739,927 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project will fund the annual replacement of deteriorated wood power poles.  The project is in  the design phase with expected completion in December 2022 and construction starting summer 2023.  The  project is delayed this year because of staffing shortages. Staff hired a contractor to complete the design of 36  pole replacements.     Fiber Optics Fund Projects Status as of December 2022    Fiber Optics Fund Projects – Page 1 of 1  One‐Time Projects  Fiber Optic  Network  System  Rebuild  (FO‐16000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,318,527 $3,315,100 Utilities Design Spring 2024  Project Status:  This project is for the System Capacity Improvement that rebuilds portions of the "dark" fiber optic  network around Palo Alto.  On September 19, 2022, Council approved the City’s fiber expansion plan including  construction of a new fiber backbone and a phased buildout of a fiber‐to‐the‐premises network.  The Fiber Optic  Network System Rebuild CIP will be replaced with new Fiber Backbone and Fiber‐to‐the‐Premises CIP’s in FY 2024.      Recurring Projects  Fiber Optics  Customer  Connections  (FO‐10000)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $75,326 $250,000 Utilities  N/A Recurring  Project Status:  This project enables the installation of fiber optic infrastructure for new service connections.  Projects are developed as needed to meet customer requests for leasing of fibers on the Dark Fiber system.  Staff  have processed and completed seven customer connection projects in FY 2023.      Fiber Optics  Network  System  Improvements  (FO‐10001)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $84,086 $595,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project improves the reliability within the fiber optic network system.   As part of the City’s  wildfire mitigation plan, this project will add new fiber conduit and substructure in the foothills to support city  infrastructure and improve telecommunication and connectivity in the open space.      Gas Fund Projects                    Status as of December 2022       Gas Fund Projects – Page 1 of 3    One‐Time Projects  Gas Main  Replacement  Project 23  (GS‐13001)   Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $5,675,198 $7,951,858 Utilities Completed Summer 2022  Project Status:  This project enables the design and construction to replace approximately 21,700 linear feet (which  represents 1.9% of the City's Gas distribution main system) of distribution main and 320 gas services constructed mainly  of PVC material on various streets within the Midtown, Evergreen Park, Ventura, College Terrace, Charleston Terrace, and  Research Park neighborhoods.  Gas pipeline replacement at the Town & Country Village property was removed, while the  pipeline replacement on Encina Avenue, Embarcadero Road and El Camino Real will continue.  Construction began in  winter 2021 and was completed in summer 2022.    Gas Main  Replacement  Project 24  (GS‐14003)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $44,459 $10,000,000 Utilities Construction Winter 2024  Project Status:  This project enables the design and construction to replace approximately 20,100 linear feet (which  represents 1.9% of the City's Gas distribution main system) of distribution main and 260 gas services constructed mainly  of PVC on various streets within the University Park, Stanford, and Green Gables neighborhoods.  Release of the project  for bidding has been delayed to incorporate the Town & Country Village scope.  This project was split into GMR24A and  GMR24B. GMR24A was bid in summer 2022 and the construction project was awarded.  Construction is anticipated to be  complete in winter 2023.  GMR24B is currently in design and anticipated to be bid in winter 2023.                Gas Fund Projects                    Status as of December 2022       Gas Fund Projects – Page 2 of 3    Recurring Projects  Gas  Distribution  System  Improvements  (GS‐11002)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $164,389 $750,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project enables Gas Distribution System improvements.   Typical activities include increasing  distribution system capacity for load growth, replacing deteriorated capital facilities, reconfiguring/adding to the system  to improve service reliability, and conducting research related to performance of the gas distribution system or its  various components making general improvements to the system.  The City must continuously evaluate service reliability  needs and make improvements to the system to maintain top level service to City customers and to minimize potential  economic losses due to service interruptions.  In the first half of FY 2023, replacement of various gas services and valves  throughout the system were completed.    Gas  Equipment  and Tools  (GS‐13002)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $52,474 $50,000 Utilities N/A Recurring  Project Status:   This project purchases polyethylene (PE) fusion equipment and tools, directional boring/locating  equipment and tools, and general shop equipment and tools.  The equipment needs to be upgraded on an annual basis  to safely operate and maintain a natural gas distribution system and to ensure operators’ safety and productivity.  No  new equipment was purchased in the first half of FY 2023.      Gas Meters  and  Regulators  (GS‐80019)   Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $333,356 $500,000 Utilities N/A Recurring  Project Status:  This project provides replacement of the existing gas meters and regulators annually. The coordination  of gas meter and regulator replacements with gas meters identified to be replaced under the AMI contract, which is  generally gas meters that are 25 years or older.  The gas meter replacement program ensures the accuracy of gas  consumption measurement, reduces possible revenue loss due to under‐registered gas, and provides customers with  accurate monthly bills.  Replacement of aged gas meters and regulators is on‐going.  The next major replacement of  Gas Fund Projects Status as of December 2022    Gas Fund Projects – Page 3 of 3 meters and regulators will be coordinated with Gas Main Replacement Project 24 (GS‐14003) and the Advanced Metering  Infrastructure project.  Gas System,  Customer  Connections  (GS‐80017)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $754,755 $1,166,900 Utilities  N/A Recurring  Project Status:  This project enables the Gas Distribution System to be extended in order to provide gas service to new  customers and augment service to customers with increased natural gas demands.  Improvements include new mains,  services, valves, regulators, meters, and accessories.   This  project upgrades infrastructure to provide gas service  connections to new customers, meet changes in existing customer service demands, and respond to changes in gas  service requirements due to new development or redevelopment.  This project is funded partially from reimbursements  by customers.  City  crews completed 27 new gas service installations and 26 gas service demolitions in the first half of  FY 2023.  Stormwater Management Projects Status as of December 2022 Stormwater Management Projects ‐  Page 1 of 3  One‐Time Projects  Corporation  Way System  Upgrades and  Pump Station  (SD‐21000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $161,853 $3,949,827 Public Works Design Fall 2024  Project Status:  This project incorporates a design of a new small pump station with 25 cubic feet per second  capacity and upgrades 700 linear feet of pipe to 30‐inch diameter High Density Polyethylene pipe.  The  existing  system does not have the force needed to discharge storm flows into the Adobe Creek.  Adding a pump station in  advance of the outfall and upsizing the storm pipe will eliminate the routine flooding along East Bayshore Road and  convey runoff from a 10‐year storm event.  Staff is also in the process to secure an easement for the pump station  from adjacent property owners. The design consultant contract was awarded in June 2020. The final design will be  completed in spring 2023 and construction is anticipated to start in fall 2023.  Trash Capture  Device  Installation  (SD‐22002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $11,562 $657,000 Public Works Design Fall 2023  Project Status:  This project provides funding for the design and construction of a large trash capture device (TCD)  to be installed in the planting strip along Embarcadero Road located in front of the Palo Alto Baylands Golf Links  parking lot. The TCD will be integrated into a 36‐inch storm pipe to capture trash as small as five millimeters from  a section of the storm drain system prior to discharging to the San Francisco Bay. The 189‐acre drainage area treated  by the TCD consists of 169 acres of commercial and office land use in the City’s jurisdiction and 20 acres in the  California Department of Transportation (Caltrans) right‐of‐way. The design is in progress and is expected to go out  to bid for construction in spring 2023.  West Bayshore  Road Pump  Station  (SD‐20000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $235,329 $2,748,396 Public Works Design   Spring 2024   Project Status:  This project incorporates design and construction of a new small pump station with 15 cubic feet  per second capacity.  Installing  a new pump station will allow storm flows to be pumped into the Adobe Barron  Creek confluence while adding a pump station in advance of the outfall would eliminate the routine flooding along  Stormwater Management Projects Status as of December 2022 Stormwater Management Projects ‐  Page 2 of 3  West Bayshore Road and allow the system to convey runoff from a 10‐year storm event.  The design consultant  contract was awarded in June 2020.  The consultant has reached 90% completion of the design plans. Staff is also  in the process to secure an easement for the pump station from adjacent property.  The  final design will be  completed in spring 2023 with construction expected to start by fall 2023.  West Bayshore  Road Trunk Line  Improvements  (SD‐23000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $5,271 $2,478,965 Public Works Design Spring 2024  Project Status:  This project replaces approximately 1,400 linear feet of existing 15‐inch diameter pipe with 36‐inch  High Density Polyethylene pipe.  These improvements along with the new West Bayshore Road Pump Station (SD‐ 20000) will eliminate the routine flooding along West Bayshore Road and allow the system to convey runoff from  a 10‐year storm event.  Once the design for the pump station is finalized the consultant will advance the design for  the capacity upgrades.  The final design will be completed in spring 2023 with construction expected to start by fall  2023.  Recurring Projects  Green  Stormwater  Infrastructure  (SD‐22001)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $2,111,351 Public Works N/A Recurring  Project Status:  This project provides funding for Green Stormwater Infrastructure (GSI) projects and the integration  of GSI features to be included in the design and implementation of planned CIP projects supported by other funds  and in the future maintenance of the City’s GSI assets. GSI mimics the natural environment to slow, spread, sink,  and filter storm runoff through native or engineered soils or other pervious material rather than discharging it  directly into storm drain inlets. Elements include bioretention planters, tree wells, pervious pavement, and  rainwater harvesting (rain barrels and cisterns) to manage stormwater runoff.     Stormwater Management Projects Status as of December 2022 Stormwater Management Projects ‐  Page 3 of 3  Storm Drainage  System  Replacement and  Rehabilitation  (SD‐06101)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,072,691 $1,233,100 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project provides for annual replacement and rehabilitation to maintain the integrity of the  storm drain system, including deteriorated storm drain piping, manholes, and storm drain inlets.   The  rehabilitation includes cured‐in‐place pipe (CIPP) lining, and replacement of broken pipe with HDPE.   The   rehabilitation project went to bid in summer 2021.  Construction started in early 2022 and was completed in fall  2022.  Wastewater Collection Fund Projects Status as of December 2022  Wastewater Collection Fund Projects – Page 1 of 3  One‐Time Projects  Wastewater  Collection  System  Rehabilitation  Augmentation  Project 30   (WC‐17001)   Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $801,528 $4,656,777 Utilities Construction Winter 2023  Project Status:  This project includes the design and construction of high priority mains with structural defects that  cannot be addressed with routine maintenance.  The wastewater mains on various streets in the City, will be replaced  with approximately 10,000 linear feet of sanitary sewer mains and associated laterals in the Ventura, Charleston  Meadows, Fair Meadow, and Palo Verde neighborhoods.  The Notice to Proceed for construction was issued in March  2022 with an anticipated project completion in January 2023.  Wastewater  Collection  System  Rehabilitation  Augmentation  Project 31   (WC‐19001)   Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $5,200,000 Utilities Design Summer 2025  Project Status:  This project funds the design and construction of high priority main replacement work, which reduces  inflow of rainfall and groundwater into the collection system. The project replaces approximately 11,000 linear feet  (which represents 1.1 percent of the City’s Wastewater Collection System) for El Camino Real from Page Mill Rd to  Cesano Ct, and Page Mill Rd from Ramos Way to Ash St. The project will be comprised of mains identified in video  inspection work or through maintenance records as deficient and in need of replacement. The work will be in Caltrans  (El Camino Real) and the County of Santa Clara (Page Mill Rd) right‐of‐way.   Wastewater Collection Fund Projects Status as of December 2022  Wastewater Collection Fund Projects – Page 2 of 3  Recurring Projects  Sewer  Lateral/Manhole  Rehabilitation  and  Replacement   (WC‐99013)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $825,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project replaces defective sewer laterals, cleanouts, manholes, backwater devices, and equipment  to support these activities to maintain the Wastewater Collection System, as well as to comply with the Sanitary Sewer  Master Plan (SSMP).  Information  collected during routine annual maintenance activities is used to prioritize work.   The continued work performed will also help reducing both sewage blockage and the City's treatment expenses to  treat rainwater or groundwater infiltration.  A  new 3‐year contract was approved in FY 2023 to replace problematic  sewer laterals.  Sewer System,  Customer  Connections   (WC‐80020)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $453,078 $450,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project installs sewer lateral connections and additions or extensions of existing mains to serve  new customers and to respond to changes in sewer requirements due to redevelopment.  Old  existing non‐plastic  sewer laterals with condition deficiencies per Utilities Operations’ criteria are required to be replaced in accordance  with the latest 2022 WGW Standards.  This project recovers the cost for installation and maintenance for Development  Service projects through customer connection fees and capacity increase fees for connecting to the wastewater  collection system.   Wastewater  General  Equipment and  Tools   (WC‐13002)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $71,193 $50,000 Utilities N/A Recurring  Project Status:   This project funds contract C23184325A to procure 39 new sanitary sewer level monitoring units.  The  City’s current monitoring system is operating on the 3G cellular network which sunsets in December 2022. Sanitary  sewer level monitoring units are strategically placed in manholes throughout the City that will trigger alarms when  high level of sewage is detected. This early warning system helps the Wastewater Operations crew respond faster to  Wastewater Collection Fund Projects Status as of December 2022  Wastewater Collection Fund Projects – Page 3 of 3  emergency situations and prevent sanitary sewer overflows. The remaining budget in this project may potentially be  applied towards a sedimentation tank at the Municipal Service Center.  Wastewater  System  Improvements   (WC‐15002)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $413 $600,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project implements improvements to the Wastewater Collection System by increasing system  capacity for growth, flow monitoring, hydraulic modeling and system analysis, load simulations, asset management  analysis and assessment, system inflow/infiltration analysis, and sanitary sewer overflow monitoring and reduction.   The City is currently using Sedaru’s asset management software to document maintenance activities.   Wastewater Treatment Fund Projects Status as of December 2022 Wastewater Treatment Fund Projects – Page 1 of 4  One‐Time Projects  Advanced  Water  Purification  Facility  (WQ‐19003)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,451,891 $20,197,389 Public Works Design Fall 2025  Project Status: This project enables the design and construction of an Advanced Water Purification Facility to further  improve the quality of the tertiary‐treated recycled water by ultrafiltration followed by reverse osmosis to reduce the  level of total dissolved solids.  The water reuse partnership agreement with Valley Water and Mountain View provides  $16 million in funding from Valley Water for this project.  The City has also received grant funding for a portion of the  project costs and a State low‐interest loan for the design and construction phases. The Project was submitted to the  Planning Dept, and a meeting with ARB is anticipated in early 2023. The project was presented to the Parks &  Recreation Commission in late 2022. The design is currently at 90% completion and is expected to be completed in  winter 2023, with project construction completion in fall 2025.  Headworks  Facility  Replacement  (WQ‐16002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $48,778,300 Public Works Design Fall 2028  Project Status: This project replaces influent pumping, including the suction and discharge piping, pipe manifolds,  valves, the electrical and controls system, screening equipment, grit handling equipment, the force main to the  primaries and modifying headworks building, and yard piping. Solicitation for a consultant to perform advance  planning is expected to begin in summer 2023.  Horizontal  Levee Pilot  (WQ‐22001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $750,800 Public Works Design Summer 2027  Project Status:  This project consists of the design, permitting, and construction of a horizontal levee pilot system. The  system will utilize treated wastewater to create a transitional brackish habitat on the Bayside of a future flood control  levee located in the Palo Alto Baylands, adjacent to the City of Palo Alto’s Regional Water Quality Control Plant  (RWQCP). Information and data collected by this pilot system could support broader implementation of horizontal  levees as green infrastructure components in larger flood control levee improvement projects within Palo Alto and  Wastewater Treatment Fund Projects Status as of December 2022 Wastewater Treatment Fund Projects – Page 2 of 4  beyond. The project completed 60% design, CEQA review, conducted several stakeholder out‐reach events, and  submitted construction applications to resource agencies. The project is currently working on progressing the design  to 100%, composing a Parks Improvement Ordinance, and continuing stakeholder outreach.   New  Laboratory and  Environmental  Services  Building  (WQ‐14002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $363,705 $24,134,403 Public Works Design Fall 2027  Project Status:  This project was originally envisioned to replace the existing plant laboratory and environmental  services offices.  Staff is currently revising space planning assumptions as the City and WQCP are investigating the  potential acquisition of a property adjoining the WQCP and have put further design efforts on hold until more  advanced planning can be completed. Solicitation for engaging a consultant for advance planning is expected in  summer 2023.  Outfall Line  Construction  (WQ‐19000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $10,616,200 Public Works Design Summer 2026  Project Status:  This project consists of the construction of a new parallel outfall pipe to convey final plant effluent to  San Francisco Bay.  The PWE/USACOE Levee Project requires a re‐design of the pipeline to accommodate a potential  future runway shift at PAO Airport.  Staff is currently working with PAO/FAA staff towards gaining FAA concurrence  for the project re‐design.  The City has received a State low‐interest loan for the design and construction phase, and  the State is working with the City to retain the loan through the re‐design process.  Plant Master  Plan   (WQ‐10001)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $431,720 $221,500 Public Works Construction Winter 2028  Project Status:  This project enables the ongoing program management support for major capital projects.  Current   tasks include developing scopes of work, evaluating consultant proposals, coordinating project management activities,  pursuing State low‐interest loans for multiple projects, and updating partner agreements.  The consultant provides  Wastewater Treatment Fund Projects   Status as of December 2022    Wastewater Treatment Fund Projects – Page 3 of 4  support for the projects associated with the Long‐Range Facilities Plan (LRFP).  The contract was renewed in December  2022 through 2028.    Primary  Sedimentation  Tank  Rehabilitation   (WQ‐14003)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $3,658,289 $20,502,245 Public Works Construction Winter 2023  Project Status: This project enables the design and construction for new protective coatings on each of the four  concrete primary sedimentation tanks, with replacement of worn rotating parts and mechanical and electrical  equipment.  These tanks were installed in 1972 and the recoating project will extend the concrete life for another 30  years.  The design and construction cost of the project is funded by a state low‐interest loan through the Clean Water  State Revolving Fund with the Installment Sale Agreement executed on July 12, 2021.  Construction began in summer  2021, with completion expected by winter 2023.    Secondary  Treatment  Upgrades  (WQ‐19001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $3,402,946 $193,351,077 Public Works Design Winter 2028  Project Status: This project upgrades the Secondary Treatment process at the Regional Water Quality Control Plant.   The existing Secondary Treatment process has two main components, the Fixed Film Reactors (FFR) and the Activated  Sludge (AS) Process.  This project includes the reconstruction of the AS process, rehabilitation and reconfiguration of  the AS Aeration Basins, the elimination of the FFRs, and replacement of equipment beyond its useful life.  Project cost  has increased to address sea level rise policy implications, new infrastructure needed to reduce project life cycle costs,  a larger standby power generator for unanticipated loads, and to meet code requirements. The project construction  timeline has been increased to five years due to the sensitive nature of the work that needs to take place, while also  allowing the Plant to operate and meet permit requirements for treatment. The City has received a State low‐interest  loan for the design and construction phases. The design  was completed in spring 2022. Construction contract will be  issued in winter 2023.        Wastewater Treatment Fund Projects   Status as of December 2022    Wastewater Treatment Fund Projects – Page 4 of 4        Recurring Projects  Plant Repair,  Retrofit and  Equipment  Replacement  (WQ‐19002)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project  Phase  Project Completion  $1,122,530 $10,465,000 Public Works N/A Recurring  Project Status:  This project enables the assessment, repair, and retrofit of the Plant's concrete and metal structures;  the replacement of necessary Plant equipment and ancillary facilities, including electrical equipment/systems, to  maintain treatment reliability and existing infrastructure; and the replacement of large diameter flow meters built  into the wastewater treatment system on sewers, pipes, and water lines.  Design of the 12 kV Electrical Loop  Upgrade Project was completed in spring 2022; construction contract will be issued in winter 2023.        Water Fund Projects                    Status as of December 2022    Water Fund Projects – Page 1 of 5  One‐Time Projects  Water Main  Replacement  Project 28  (WS‐14001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $447,384 $10,305,619 Utilities Construction Fall 2023  Project Status: This project will replace approximately 18,600 linear feet (which represents 1.6% of the City's water  distribution system) of mains and 265 services on various streets in the City, including areas in the Duveneck, St.  Francis, Barron Park and Charleston Meadows neighborhoods.  Construction started in April 2022, and around 35%  of water mains have been installed.  This project is anticipated to be completed in late 2023.     Water Main  Replacement  Project 29  (WS‐15002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $8,229 $9,350,000 Utilities Design Spring 2024  Project Status: This project will fund the design and replacement   of structurally deficient water mains and  appurtenances. Mains are selected by researching the maintenance history of the system and identifying those  that are undersized, corroded, and/or subject to breaks. The project scope includes approximately 10,000 linear  feet (which represents 0.8 percent of the City’s Water Distribution System) of mains and services on various streets  within the City, including areas in the Evergreen Park, Ventura, and Midtown/Midtown West neighborhoods.    Water Recycling  Facilities  (WS‐07001)   Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $710,106 $1,243,714 Utilities Pre‐Design   Fall 2023  Project Status: This project allows the City to hire a consultant to prepare a business plan, prepare preliminary  design, and secure funding options for an expansion of the existing recycled water delivery system in the City.  The  expansion pipeline is one of several water reuse projects being considered in the Northwest County Recycled Water  Strategic Plan.  This, or one of the other projects, may be recommended to Council for design and construction.   Staff is considering expanding the recycled water distribution system as one project to the One Water Plan  tentatively scheduled for Council approval in fall 2023. The earliest such a project could begin is spring 2024.       Water Fund Projects                    Status as of December 2022    Water Fund Projects – Page 2 of 5  Water  Regulation  Station  Improvements  (WS‐07000)   Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,735,652 $2,960,992 Utilities Design Summer 2023  Project Status: This project for Water Regulation Station Improvements includes seismic upgrades, piping  improvements and other various upgrades to increase the structural reliability of two of the City’s turnouts with  SFPUC.   Work under this project includes Seismic Upgrade of California and Page Mill Turnouts.   Structural  evaluation for restraining the Page Mill turnout and piping was included in the design.  City Council approved this  project and the construction is scheduled to start in March 2023.    Water Tank  Seismic Upgrade  and  Rehabilitation  (WS‐09000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $9,348,646 $27,111,359 Utilities Construction Spring 2024  Project Status: This project for Seismic Water System Upgrades includes seismic upgrades at the Montebello,  Mayfield, Corte Madera, Park, Boronda, and Dahl Reservoirs in compliance with the American Society of Civil  Engineers (ASCE 7) seismic codes.  Seismic upgrade of Boronda and Montebello Reservoirs was completed in 2016  and 2018.  The Mayfield Reservoir was rehabilitated in September 2020.  The new concrete Corte Madera Reservoir  was completed in April 2022. Park Reservoir is scheduled next for retrofit or replacement and will have its condition  assessed by a tank expert to determine how to proceed. Condition Assessment will take place in early 2023. Design  for Park Reservoir will also begin in spring 2023, with construction planned for 2024.       Recurring Projects  Water  Distribution  System  Improvements  (WS‐11003)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $24,621 $285,900 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project enables improvements to water distribution system deliverability and reliability.   Typical activities include installing restraining joints at critical pipelines and bridge crossings, increasing the size of  inadequate facilities, system leakage surveys, network modeling, and fire flow studies or other system  improvements as required.   Continuous evaluation of system needs and making required improvements is  Water Fund Projects                    Status as of December 2022    Water Fund Projects – Page 3 of 5  necessary to maintain adequate quantities of quality water, meeting local, state, and federal safe drinking water  standards.  The Pump Station Painting project, for painting the five foothill pump stations, will go out to bid early  2023, with the work to be performed by fall 2023.    Water, Gas,  Wastewater  Utility GIS Data  (WS‐02014)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $343,131 $498,500 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project enables contracts related to Utilities GIS (Geographic Information System) needs.  AME  database is heavily utilized by Utilities Engineering staff to update the utility information in GIS.  The updated  information is used by various City staff, such as marking/locating underground utilities to comply with USA  (Underground Service Alert) requirements; developing design drawings for pipeline replacement projects; verifying  existing underground utilities during construction activities; creating customized utility map books for field crews  and on‐call personnel to meet their specific needs.  Annual surveying contracts collect GPS points of existing above‐ ground utility features within the CIP project areas.  The data being collected continues to be used to correct the  GIS database.   Accurate utility data helps the design to select new pipe alignment to minimize construction  conflicts.     Water General  Equipment/Tools  (WS‐13002)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $30,008 $105,000  Utilities N/A Recurring  Project Status: This project acquires new equipment and tools, the replacement of existing fusion equipment, and  other associated tools.  The fusion equipment is used to fuse together pipe joints in the City's water distribution  system.  Equipment and tools are required to be upgraded on an annual basis to maintain high quality standards  for the installation of the City's water distribution mains, along with the associated service standards and worker  safety and productivity measures.          Water Fund Projects                    Status as of December 2022    Water Fund Projects – Page 4 of 5  Water Meters  (WS‐80015)   Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $91,192 $962,800 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project enables the purchasing of meters for new customers, upgrading meters for current  customers, installing meter bypasses, and replacing obsolete meters that are no longer repairable.  This funding  also allows for annual testing and calibration of selected meters to maintain meter accuracy and reliability.  During  the AMI implementation process, approximately 50% of the meters will be replaced. Staff is currently targeting  large diameter meter sets to be replaced first in preparation for the upcoming AMI project.    Water Service  and Hydrant  Replacement   (WS‐80014)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $99,814 $400,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project replaces system control valves, deteriorated galvanized service lines, lead goosenecks,  and fire hydrant valves and assemblies per the Fire Department’s flow testing, upgrades fire hydrants in main line  replacement project areas, and replaces existing undersized or deteriorated copper water services.      Water System  Customer  Connections  (WS‐80013)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $924,125 $904,600 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project allows for improvements that include new main extensions, valves, domestic services,  meters on upgraded services, backflow devices, fire services, and fire hydrants.  System extensions are required to  provide service to new large developments and to serve existing customers requesting expanded service on  Development Services projects.    Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $17,073 $285,900 Utilities N/A Recurring  Water Fund Projects                    Status as of December 2022    Water Fund Projects – Page 5 of 5  Water System  Supply  Improvements  (WS‐11004)  Project Status: This project evaluates and improves the City’s water distribution system on an as‐needed basis. This  project includes piping modifications, equipment replacements associated with water delivery, supervisory control  software upgrades, system modifications for water system quality compliance, conditional assessment of the  reliability of transmission mains, and security system installations.  The water system includes the connection  facilities between the City’s and the San Francisco Public Utility Commission’s pipelines, emergency water wells  within the City, pumping stations, water reservoirs, and pipelines. Security cameras will be added to various tanks,  pump stations, and turnouts as part of the Security Cameras project. Staff are also exploring adding generators to  two foothill pump stations and several emergency wells.  These projects are still in the planning stage due to  competing priorities.      List of Completed Projects CIP #Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season  Completed Year  Completed Total Project  Budget **CMR Date PE‐21003 Magical Bridge Playground  Rubber and Synthetic Turf  Resurfacing This project replace rubberized and synthetic turf surfacing in the playground and replace play equipment including swings, climbing net, and playhouse. An IFB was issued in November 2021 and Council awarded a construction contract in spring 2022. Installation of rubberized and synthetic surfacing, replacement of climbing nets and renovation of the playhouse took place in fall 2022. Project was completed in December 2022. Construction Parks and Open  Space Public Works Fall 2022 857,380.00$           GS‐13001 Gas Main Replacement  Project 23 This project designed and constructed approximately 21,700 linear feet (which  represents 1.9% of the City's Gas distribution main system) of distribution main  and 320 gas services constructed mainly of PVC material on various streets  within the Midtown, Evergreen Park, Ventura, College Terrace, Charleston  Terrace, and Research Park neighborhoods.   Construction began in winter  2021and was completed in summer 2022  Construction Gas Utilities Summer 2022 7,951,858.00$       FD‐21000 Automated External  Defibrillator Replacement This project replaced the entire complement of Automated External  Defibrillators (AEDs) throughout City facilities and emergency response vehicles,  which currently totals 93 AEDs.  The RFP process was completed in fall 2021.   The new AEDs were purchased and deployed in summer 2022.   Procurement Buildings and  Facilities Fire Department Summer 2022  $         237,500.00  PF‐17000 Municipal Service Center  A, B, & C Roof  Replacement This project replaced the existing MSC roofs. The existing asphalt and gravel roofs have reached the end of their useful life and needed to be replaced. The new roofs will meet current cool roofing codes to optimize energy efficiency. Construction was completed in November 2022.  Construction Buildings and  Facilities Public Works Fall 2022 2,013,475.00$       EL‐16002 Capacitor Bank Installation  This project installed capacitor banks at electric substations and on distribution  lines to ensure Northern California Power Association Power Factor  requirements are met.   Capacitor banks were installed at Hanover Avenue,  Hansen Way, Maybell Avenue, and Park Boulevard Substations.    The project  was substantially completed in June 2022 and will be commissioned and  energized in summer 2022.   Construction Electric Utilities Spring 2022  $           1,050,443  EL‐17007 Facility Relocation for  Caltrain Modernization  Project The Utilities Department removed the overhead lines allowing for the  installation of the Overhead Catenary System above the rails for the Caltrain  Modernization.  This project was completed in spring 2022 Construction Electric Utilities Spring 2022  $           3,055,472  PE‐08001 Rinconada Park  Improvement This project upgraded safety, site amenities, playground facilities, a new  restroom, irrigation, drainage, and ADA accessibility improvements at  Rinconada Park.  These improvements were identified in the Rinconada Long  Range Plan (LRP).  Phase 1 of construction started in August 2021 and  construction was completed in spring 2022.  Construction Parks and Open  Space Public Works Spring 2022  $           4,646,247  De c e m b e r  20 2 2 Ju n e  20 2 2 1 List of Completed Projects CIP #Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season  Completed Year  Completed Total Project  Budget **CMR Date EL‐14005 Reconfigure Quarry  Feeders  This project reconfigured the distribution circuits to the substation transformer  at Quarry Substation.  Design of QR 27 feeder replacement was completed in  spring 2021. Construction was completed in December 2021 . Construction Electric Utilities Fall 2021 792,034$                AC‐18001 JMZ Renovation  This project provided for the relocation of the Junior Museum and Zoo to  Cubberley for two years while a new JMZ was being built, tenant improvements  to the Cubberley Auditorium and then removal of tenant improvements post‐ construction.  Construction of the new Junior Museum and Zoo started in June  2018 and was completed in late 2021. The new Junior Museum and Zoo was  opened to the public on November 12, 2021.   Construction Buildings and  Facilities Community  Services Fall 2021 2,927,870.00$       PE‐18002 High and Bryant Street  Garages Waterproofing  and Repairs  This project included a systems analysis and repaired the water proofing system  in the High Street and Bryant Street parking garages.  Water proofing repairs  were completed in the High Street parking garage.   Additional funding was  added and the contractor completed waterproofing repairs in the subterranean  stairwells in the Bryant Street garage in fall 2021. Construction Buildings and  Facilities Public Works Fall 2021 264,235.00$           PE‐11011 Highway 101 Pedestrian  Bicycle Overpass Project As part of the 2014 Council Infrastructure Plan, this project designed and  constructed a new pedestrian bridge across Highway 101 at Adobe Creek.  Council approved a contract with Granite Construction in November 2019.   Construction began in January 2020.  The project construction completed on  November 20, 2021,  with a ribbon‐cutting ceremony and a community  celebration. Construction Traffic and  Transportation Public Works Fall 2021 22,889,453$           EL‐12001 Underground District 46   Charleston This project undergrounded the existing overhead utility systems in the area  along the 400 block of West Charleston and El Camino Real.   Staff  completed   cable, equipment installation and 100% of customer service conversions. The  construction for the final phase of the project to install two 60 foot tall steel  poles and to reconductor the 60 kV sub‐transmission lines was completed in the  fall 2021. Construction Electric Utilities Fall 2021  $           3,904,425  OS‐18001 Pearson Arastradero  Preserve Parking lot  Improvement This project improved the Pearson Arastradero Preserve parking lot by  improving the base rock surfacing, adding drainage, widening the entrance for  safety, and new fencing.  This new improvement will allow the overflow parking  area to be open year round.  The work was completed in May 2021. Construction Parks and Open  Space Community  Services Spring 2021  $               170,300  CB‐16001 Cubberley Community  Center Master Plan This project developed the master plan  for future use of the Cubberley  Community Center site by the City and Palo Alto Unified School District.Study Buildings and  Facilities Community  Services Spring 2021  $               926,792  De c e m b e r  20 2 1 2 List of Completed Projects CIP #Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season  Completed Year  Completed Total Project  Budget **CMR Date CB‐19001 Cubberley Building  Management Systems This project replaced the Building management System(BMS) controls for the  pavilion, Theater, Wing I, and Gyms A and B boiler rooms at the Cubberley  Community Center.  The project included the installation of control points for  each building along with controllers, valve and damper actuators. Construction Buildings and  Facilities Public Works Spring 2021  $               350,000  FD‐14002 Fire Ringdown System  Replacement This project replaced the current ring down system that provides an audible  alert of calls in the fire stations.  Ongoing installations started in 2018 and were  completed with Fire Station #3. Construction Buildings and  Facilities Fire Departent Spring 2021  $               400,144  PD‐14000 Internal Alarm System  Replacement The project replaced the citywide internal alarm system.  The alarms at City Hall  migrated to this new system in FY 2019, but was completed in early 2021.Construction Buildings and  Facilities Police  Department Winter 2021  $                 77,569  FD‐20001 Self Contained Breathing  Apparatus (SCBA) Air  Compressor Replacement This project replaced the central air compressor that provides air for the self‐ contained breathing apparatus (SCBA) tanks to ensure firefighter safety when  entering environments with hazardous air quality. Construction Buildings and  Facilities Fire Department Spring 2021  $                 94,500  AP‐20000 Airport Electrical  Improvements This project replaced the outdated electrical panels for the Palo Alto Airport  office rental spaces.  Construction was completed in January 2021.Construction Airport Public Works Winter 2021  $               146,466  PE‐18000 New California Avenue  Area Parking Garage  This project built the California Avenue Area Parking Garage, as part of the 2014  Council Infrastructure Plan.   The parking garage has 627 parking spaces with 2  basement levels and 4 above grade floors.  The garage features an automated  parking space guidance system, EV charging stations, bicycle parking, and  motorcycle parking. The garage was opened to the public on December 8, 2020. Construction Buildings and  Facilities Public Works Fall 2020  $         50,119,976  PF‐14002 Fire Station 1  Improvements  This project updated the individual sleeping quarters in the firehouse to address  gender issues and privacy concerns.  Fire Station #1 was the only fire station in  the City that did not have separate bedrooms to accommodate male and female  firefighters.   This project was completed in fall 2020. Construction Buildings and  Facilities Public Works Fall 2020  $               187,064  GS‐18000 Gas ABS/Tenite  Replacement Project  This project replaced gas services laterals constructed of Acrylonitrile‐butadiene‐ styrene (ABS) or Tenite material on various streets.  Council approved funding in  June 2019.  The project replaced 104 ABS and Tenite gas services.  The WQCP  ABS gas service is assigned to Utility Operations for replacement and the  remaining five ABS gas services will be scheduled for replacement once the five‐ year moratorium ends on those streets.  As of November 2020, this project is  complete. Construction Gas Utilities Fall 2020  $           2,615,100  Ju n e  20 2 1 3 List of Completed Projects CIP #Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season  Completed Year  Completed Total Project  Budget **CMR Date SD‐19000 Loma Verde Avenue Trunk  Line Improvements  This project replaced 1,750 linear feet of storm drain with 48‐inch diameter High  Density Polyethylene (HDPE) pipe and associated catch basins, laterals and  manholes.  In addition to underground work, additional street restoration and  concrete work was completed. Work includes resurfacing one full lane on Loma  Verde from the beginning to the end of the project limits, replacement of  driveways, sidewalk, and 718 linear feet of curb and gutter.   The contract was  awarded in June 2020, construction work began in August 2020,  and was  completed in December 2020. Construction Storm Drain Utilities Fall 2020  $           2,976,813  WS‐19000 Mayfield Reservoir  Subgrade and Venting  Repair  This project is part of the City’s recent Seismic Upgrade and Emergency Water  Supply and Storage Projects.  The reservoir was drained in 2012 for  approximately two years to allow extensive seismic rehabilitation work to be  performed and construction of a new pump station.  Subsequently hairline  cracks were sealed in the reservoir.  A geotechnical consultant was hired to  evaluate the tank foundation.  This study was completed and there were several  options identified.  Staff has completed the design and construction of the vent  Construction Water Utilities Fall 2020  $               600,000  EL‐11010 Underground District 47   Middlefield, Homer,  Webster, Addison  This project undergrounded the existing overhead distribution system in the  area bounded by Middlefield Road, Homer Avenue, Webster Street, and  Addison Avenue. Installation of substructures and utility electric system is  completed.  Where possible, the overhead electric lines were removed and  poles cut down to the level of the communication lines.   Construction Electric Utilities Fall 2020  $           3,649,356  WC‐16001 Wastewater Collection  System Rehabilitation   Augmentation Project 29  This project replaced of 8,972 linear feet of wastewater mains.  The sanitary  sewer mains, laterals, and manholes to be rehabilitated or replaced in this  project are located in the Charleston Meadows neighborhood.  Construction  started in February 2020 and was suspended for almost 3 months due to COVID‐ 19 County’s Shelter‐in‐Place Order.  The project is complete as of December  2020. Construction Wastewater  Collection Utilities Fall 2020  $           4,434,839  PF‐18000 Parking Lot J Elevator  Modernization This project modernized the existing elevators at parking Lot J.  The project  involves upgrading the interior of the elevators, elevator control interface, call  buttons, and meeting current ADA standards.  Construction started in April  2019.  Project is complete except for the State final inspection on the second  car.  State is behind because of COVID, but the inspection should be done by the  end of July 2020.   Construction Buildings and  Facilities Public Works Spring 2020  $               781,324  PE‐15003 Fire Station 3 Replacement This project replaced the existing Fire Station at Embarcadero Road and Newell  Road with a new structure that meets essential services standards and current  program needs.   Construction completed in March 2020.   Construction Buildings and  Facilities Public Works Winter 2020  $         10,080,258  De c e m b e r  20 2 0 4 List of Completed Projects CIP #Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season  Completed Year  Completed Total Project  Budget **CMR Date WS‐08001 Water Reservoir Coating  Improvements This project included the recoating of four steel tanks. Work under this project  was included in the Seismic Upgrade of four Steel Tanks and the three Turnout  Projects. Once construction started, it was found that the Montebello Reservoir  was in very poor condition. Due to escalating costs associated with roof  replacement, staff decided to complete construction of the Montebello  Reservoir and re‐evaluate the remaining three tanks for replacement.  Construction Water Utilities Spring 2020  $           2,141,172  WS‐13001 Water Main Replacement ‐  Project 27 This project replaced approximately 9,600 linear feet of structurally deficient,  aging, or corroded water mains and services along the mains on Sand Hill Road,  Oak Creek Drive (5%) and Fulton Avenue.  Construction Water Utilities Spring 2020  $           7,786,998  WC‐15001 Wastewater Collection  System Rehabilitation  Augmentation Project 28  This project enabled the design and construction of a high priority wastewater  main and lateral replacement work to reduce inflow of rainfall and ground  water into the collection system. The project replaced or rehabbed  a total of  7,655 linear feet of wastewater mains  located in the Leland Manor/Garland,  Midtown West, and Lower Page Mill/Los Altos Hills areas of the City.   Construction Wastewater  Collection Utilities Spring 2020  $           5,665,897  EL‐17003 VA Hospital ‐ Customer  Load Requirements  This project met the growing electric needs of the VA Hospital. Staff has had  numerous discussions with VA Hospital on electric load growth at the hospital  and anticipated needs from the utility. Much of the cost is reimbursed to the  City by the VA Hospital. Staff has prepared preliminary designs for interim  solutions and is awaiting additional information from VA to develop long range  plans to meet their future needs.   Design Electric Utilities Spring 2020  $                 84,984  EL‐04012 Utility Site Security  Improvements This project added electronic security systems at utility sites to protect  equipment at electric substations, water pumping plants, reservoirs, and gas  stations from intrusion and vandalism.  Cameras and detection systems have  been installed at nine electric substations, three water stations, and one natural  gas station to monitor facilities.   Construction Electric Utilities Spring 2020  $           1,644,681  EL‐11008 Rebuild Underground  District 19  This project rebuilt and replaced the underground electric system in  Underground District 19, the area bounded by Forest Avenue, Waverley Street,  Addison Avenue, and Alma Street.  Construction Electric Utilities Spring 2020  $               149,023  Ju n e  20 2 0 5 List of Completed Projects CIP #Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season  Completed Year  Completed Total Project  Budget **CMR Date FD‐18000 Self Contained Breathing  Apparatus Replacement This project replaced Self Contained Breathing Apparatus equipment (SCBA)  used by firefighters when entering hazardous conditions when responding to  fire and hazardous materials incidents. The SCBA provides breathable air for  firefighters when entering environments where the atmosphere is immediately  dangerous to life or health.  The expected service life for SCBAs is 15 years.  Purchase Buildings and  Facilities Fire Department Spring 2020  $               799,999  FD‐20000 Cardiac Monitor  Replacement This project replaced the entire complement of twenty cardiac monitors in the  Department. Along with other tools needed for patient assessment and airway  verification, cardiac monitors assess cardiac activity in patients and provide  defibrillation and pacing.   Purchase Buildings and  Facilities Fire Department Spring 2020  $               850,000  PL‐16001 Downtown Mobility and  Safety Improvements  This project included the construction of curb extensions and the installation of  new pedestrian signal heads and traffic signal modifications in 2019 as part of  the Upgrade Downtown project. Construction Traffic and  Transportation Office of  Transportation Fall 2019  $           1,819,847  FD‐20002 Thermal Imaging Cameras  Replacement     This project replaced the Thermal Imaging Cameras (TICs) on all fire and  response vehicles used to help identify the location of victims; assess the source  of fires, smoke, and heat; to assist in creating a plan of action.  Purchase Buildings and  Facilities Fire Department Fall 2019  $                 99,000  WC‐11000 Wastewater Collection  System Rehabilitation  Augmentation Project 24 This project  addressed areas that were identified in Wastewater Capital  Improvement Project 17 (Cleaning and Video Inspection of the Collection  System) as needing rehabilitation. This project was combined with Project 25  and 26(WC‐12001; WC‐13001).   Construction Wastewater  Collection Utilities Fall 2019  $           3,131,595  WC‐13001 Wastewater Collection  System Rehabilitation  Augmentation Project 26 This project was combined with Project 24 and 25(WC‐11001; WC‐12001). All  new service laterals were installed from the new sewer main to the new sewer  cleanouts located in the City’s right‐of‐way. Construction Wastewater  Collection Utilities Fall 2019  $           3,309,998  CB‐19000 Cubberley Track and Field  Replacement This project replaced the synthetic turf field, installed an all‐weather track and a  fitness area.Construction Parks and Open  Space Public Works Fall 2019  $           1,851,708  PE‐14018 Baylands Boardwalk  Improvements  This project replaced the existing boardwalk with similar alignment and  configuration. Construction Buildings and  Facilities Public Works Winter 2019 2,123,681$             PE‐17009 City Hall Floor 4 Remodel This project improved the Administrative Services Department offices on the  fourth floor of City Hall.Construction Buildings and  Facilities Public Works Winter 2019 494,818$                PE‐14015 Lucie Stern Buildings  Mechanical and Electrical  Upgrades This project replaced and upgraded the mechanical, electrical, and fire/life  safety systems at Lucie Stern Children’s Theater, Lucie Stern Community  Theater, and Lucie Stern Community Center.  Construction Buildings and  Facilities Public Works Spring 2019 6,142,607$             De c e m b e r  20 1 9 6 List of Completed Projects CIP #Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season  Completed Year  Completed Total Project  Budget **CMR Date PL‐16000 Quarry Road  Improvements and Transit  Center Access This project included planning, design and construction of bicycle and  pedestrian improvements along Quarry Road.Construction Traffic and  Transportation Planning and  Community  Environment Spring 2019 5,148,378$             EL‐17008 Utility Control Center  Upgrades This project upgraded the Utility Control Center working environment. Construction Electric Utilities Winter 2019 499,997$                GS‐12001 Gas Main Replacement  Project 22 This project replaced approximately 23,700 linear feet of gas mains and services  along University Avenue and other streets in the Downtown North  nieghborhood. Construction Gas Utilities Spring 2019 11,658,997$           WC‐12001 Wastewater Collection  System Rehabilitation /  Augmentation Project 25  This project was combined with Project 24 and 26 (WC‐11001; WC‐13001)  replacing 45,294 linear feet of sanitary sewer mains in university South,  Professorville and Old palo Alto neigborhoods. Construction Wastewater  Collection Utilities Spring 2019 3,211,998$             WQ‐14001 Dewatering and Loadout  Facility This project provides funding for the design and construction of the sludge  dewatering facility and truck loadout to retire existing dewatering and sewage  sludge incinerators.  Construction Wastewater  Treatment Public Works Spring 2019 27,497,551$           WS‐12001 Water Main Replacement  – Project 26  This project replaced approximately 11,000 linear feet of aging water mains and  services which included water main replacement as part of the Upgrade  Downtown Project. Construction Water Utilities Spring 2019 7,506,161$             PE‐17009 City Hall Floor 5 Remodel This project improved the Planning and Community Environment (PCE)  Department offices on the fifth floor of City Hall. Construction Buildings and  Facilities Public Works Summer 2018 525,000$                AC‐14001 Baylands Nature  Interpretive Center Exhibit  Improvements  This project replaced worn out or non‐functioning exhibits at the Baylands  Nature Interpretive Center.Construction Buildings and  Facilities Community  Services Summer 2018 56,000$                  PE‐17000 Mitchell Park Adobe Creek  Bridge Replacement This project replaced the existing bridge over Adobe Creek in Mitchell Park. Construction Parks and Open  Space Public Works Summer 2018 250,000$                PD‐14000 Internal Alarm System  Replacement This project replaced the citywide system of panic alarms from various  departments and the Council chambers.Construction Buildings and  Facilities Police Summer 2018 78,000$                  EL‐14004 Maybell 1&2 4/12kV  Conversion This project converted circuits 1 & 2 at Maybell substation from 4kV to 12kV. Construction Electric Utilities Fall 2018 364,796$                GS‐15001 Security at City Gas  Receiving Stations This project equiped the City’s four Gas Receiving Stations with video  surveillance systems. Construction Gas Utilities Summer 2018 150,000$                Ju n e  20 1 9 De c e m b e r  20 1 8 7 List of Completed Projects CIP #Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season  Completed Year  Completed Total Project  Budget **CMR Date SD‐13003 Matadero Creek Storm  Water Pump Station and  Trunk Line Improvements  This project upgraded the capacity to the Matadero Creek Storm Water Pump  Station, which serves a low‐lying 1200‐acre area of southeastern Palo Alto. Construction Storm Drain Public Works Summer 2018 6,685,317$             AP‐16002 Wildlife Hazard  Management Plan The Wildlife hazard Management Plan identified the specific actions the airport  will take to mitigate the risk of wildlife strikes on or near the airport.Study Airport Public Works Summer 2018 63,415$                  WC‐14001 Wastewater Collection  System Rehabilitation  Augmentation Project 27  This project replaced 16,859 linear feet of sanitary sewer mains of various sizes  on various streets.Construction Wastewater  Collection Utilities Winter 2018 4,022,455$             PG‐15000 Buckeye Creek Hydrology  Study  This project analyzed flooding conditions and recommended flood control  structures and drainage and erosion control solutions for the creek located  within Foothills Park.   Study Parks and Open  Space Public Works Spring 2018 167,741$                PE‐17004 CalTrain Corridor Video  Management System  Installation  This project replaced two existing gateway signs in the right‐of‐way for the  California Avenue business district. Construction Streets and  Sidewalks Public Works Spring 2018 1,550,000$             PF‐16003 Parking Lot Q Elevator  Modernization This project modernized the existing elevator at Parking Lot Q. Construction Buildings and  Facilities Public Works Fall 2017 170,608$                PE‐13003 Parks, Trails, Open Space,  and Recreation Master  Plan  This master plan provided guidance on the recreation and improvement needs  for Palo Alto’s parks, trails, open space and recreational programs.  Study Parks and Open  Space Community  Services Fall 2017 627,057$                PE‐12003 Rinconada Park Master  Plan  This project developed a plan for short, medium and long range improvements  to the regional park including the consideration of pathways, new restrooms  and playgrounds, new landscaping, and revitalization of underutilized areas  within the park.   Study Parks and Open  Space Community  Services Fall 2017 541,355$                PE‐13012 Structural Assessment of  City Bridges  The project developed an inventory of all City‐owned bridges and culvert  structures, condition assessment, cost estimate for rehabilitation, and  recommendation for future inspection frequencies, assessment and  improvements. Study Buildings and  Facilities Public Works Fall 2017 198,529$                WC‐11000 Wastewater Collection  System Rehabilitation /  Augmentation Project 24  Combined with Project 25 and 26 (WC‐12001; WC‐13001), this project replaced  and/or rehabilitated approximately 42,398 linear feet of sanitary sewer mains of  various sizes, 779 sewer laterals, and 121 sewer manholes.   Construction Wastewater  Collection Utilities Fall 2017 3,119,806$             WC‐13001 Wastewater Collection  System Rehabilitation /  Augmentation Project 26  Combined with Project 25 and 26 (WC‐12001; WC‐13001), this project replaced  and/or rehabilitated approximately 42,398 linear feet of sanitary sewer mains of  various sizes, 779 sewer laterals, and 121 sewer manholes.   Construction Wastewater  Collection Utilities Fall 2017 3,361,118$             Ju n e  20 1 8 De c e m b e r  20 1 7 8 List of Completed Projects CIP #Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season  Completed Year  Completed Total Project  Budget **CMR Date PG‐13003 Golf Reconfiguration and  Baylands Athletic Center  Improvements  This project completed the rehabilitation of the Palo Alto Municipal Golf Course,  including  a new layout for the course, new prefabricated restroom, new water‐ saving turf and irrigation system, and rebranded the course as the Baylands Golf  Links. Construction Parks and Open  Space Public Works Fall 2017 13,675,177$           GS‐11000 Gas Main Replacement –  Project 21 This project combined with GWR 19B & GMR 20 and replaced ABS gas mains  and services.  Construction Gas Utilities Winter 2017 2,364,937$             WS‐11000 Water Main Replacement  – Project 25  This project provided installation of approximately 11,869 linear feet of new  High Density Polyethylene (HDPE) water mains, 232 new HDPE water services,  and 15 new fire hydrants within the City limits.  Construction Water Utilities Winter 2017 5,445,069$             WS‐15004 Water System Master Plan  The 2015 Water System Master Plan identified present capital improvements  and replacement rates required to ensure optimal reliability levels of service to  the existing distribution and transmission systems.  Study Water Utilities Spring 2017 500,000$                WC‐10002 Wastewater Collection  System Rehabilitation /  Augmentation Project 23  Combined with Project 22 (WC‐09001).  This project replaced and/or  rehabilitated approximately 33,497 linear feet of sanitary sewer mains of  various sizes, 554 sewer laterals, and 102 sewer manholes.   Construction Wastewater  Collection Utilities Winter 2017 1,272,289$             EL‐10009 Street Light System  Street  Light System Conversion  Project  This project converted HPS streetlights to LED and the conversion of  approximately 4500 cobrahead streetlight fixtures.  Construction Electric Utilities Spring 2017 696,918$                EL‐13006 Sand Hill / Quarry 12kV  InterTie  This project installed new wire to connect circuits QR‐24 and QR‐27 in the Sand  Hill/Quarry area. Construction Electric Utilities Winter 2017 208,648$                EL‐15001 Electric Substation Battery  Replacement This project replaced the batteries in all nine of the City's electric substations. Construction Electric Utilities Winter 2017 400,000$                PG‐13001 Stanford/Palo Alto Playing  Fields Soccer Turf  Replacement  This project replaced the synthetic turf at the Stanford/Palo Alto Playing Fields. Construction Parks and Open  Space Community  Services Fall 2016 1,499,979$             PG‐09003 Park Maintenance Shop  Remodel  This project renovated and remodeled the Parks maintenance shop for safety  and efficienciency upgrades.Construction Parks and Open  Space Community  Services Summer 2016 94,419$                  PE‐12017 City Hall First Floor  Renovations This project installed new elevator control panels and replaced the gray‐painted  panels inside the elevators.Construction Buildings and  Facilities Public Works Summer 2016 3,974,963$             201 7 9 List of Completed Projects CIP #Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season  Completed Year  Completed Total Project  Budget **CMR Date PE‐11012 Temporary Main Library This project created a temporary main Library to be used while the new one  was being constructed.Construction Buildings and  Facilities Public Works 156,254$                PE‐15029 Baylands Nature  Interpretive Center Facility  Improvement  The project replaced decking, railings, structural framing members, exterior  wood flooring, and cabinetry, restroom reconfiguration, and provided  Americans with Disabilities Act (ADA) improvements.   Construction Buildings and  Facilities Public Works Spring 2017 889,452$                PE‐13008 Bowden Park  Improvements  This project improved the children’s playground and included park amenity  upgrades such as new playground equipment, a new retaining wall, surfacing  and pathway upgrades, planting restoration and irrigation renovations, and  replaced of damaged wood benches and the playground perimeter fence.   Construction Parks and Open  Space Community  Services Summer 2016 421,126$                PE‐13020 Byxbee Park Trails This project provided trail and site amenities over the remaining area of the  landfill cap.  Construction Parks and Open  Space Public Works Fall 2016 334,607$                PE‐17002 City Hall Floor 3 Remodel  This project improved the Utilities Department administrative offices on the  third floor of City Hall. It included new carpet, wall reconfiguration, a  kitchenette, cabinets, paint, soundproofing, office furniture, doors, and  associated building systems.  Construction Buildings and  Facilities Public Works Spring 2017 440,000$                PE‐14015 Lucie Stern Buildings  Mechanical and Electrical  Upgrades – Phase 1  This project replaced and upgraded the mechanical, electrical, and fire/life  safety systems at Lucie Stern Children’s Theater, Lucie Stern Community  Theater, and Lucie Stern Community Center.   Construction Buildings and  Facilities Public Works Summer 2016 3,247,248$             PG‐12004 Sarah Wallis Park  Improvements  This project improved site amenities with new concrete pathways, replaced old  furnishings, and upgraded landscape with drought tolerant species. Construction Parks and Open  Space Community  Services Winter 2017 65,000$                  AP‐16003 Airport Perimeter Fence  This project replaced the perimeter fencing and gates surrounding the Palo Alto  Airport boundaries to prevent unauthorized access to the airport runway in  accordance with Federal and State standards.  Construction Airport Public Works Spring 2017 2,003,540$             SD‐11101 Channing Avenue/Lincoln  Avenue Storm Drain  Improvements  This project installed of 5,800 linear feet of 36‐inch to 60‐inch diameter storm  drain along Channing and Lincoln Avenues over three project phases to increase  drainage system capacity.   Construction Storm Drain Public Works Winter 2016 7,676,275$             GS‐14004 Gas Distribution System  Model  This project included the development, model installation, testing,  documentation, and staff training of a natural gas distribution system model.  Study Gas Utilities Summer 2016 149,500$                Ju n e  2 10 List of Completed Projects CIP #Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season  Completed Year  Completed Total Project  Budget **CMR Date AC‐14000 Art Center Auditorium  Audio, Visual and  Furnishings This project replaced outdated audio visual equipment and furnishings following  the auditorium’s use as a temporary library.  Construction Buildings and  Facilities Community  Services Winter 2016 150,000$                PF‐15000 Rinconada Pool Locker  Room This project renovated the Rinconada Pool locker room including the changing  area, restrooms, and showers in the women's and men's locker rooms.  Construction Buildings and  Facilities Public Works Winter 2016 464,433$                PE‐13016 El Camino Park Restoration This project installed new athletic fields, synthetic turf, field lighting, fencing, a  new restroom, scorekeeper booth and storage buildings, an expanded parking  lot, new bike and pedestrian pathways, landscaping, benches, and other  amenities.   Construction Parks and Open  Space Community  Services Fall 2015 5,611,122$             295,492,136$       Notes: ** Final Project Actuals may be different from Total Project Budget amounts Grand Total De c e m b e r  20 1 6 11