Loading...
HomeMy WebLinkAboutStaff Report 12016 City of Palo Alto (ID # 12016) City Council Staff Report Report Type: Meeting Date: 9/20/2021 City of Palo Alto Page 1 Title: Semiannual Update on the Status of Capital Improvement Program Projects From: City Manager Lead Department: Public Works Recommendation This report is provided for information only and requires no Council action. Executive Summary The City Council and Palo Alto community can be proud of the City’s capital improvement program (CIP). The CIP represents major investments in infrastructure functionality and sustainability, funded largely through the 2014 Council Infrastructure Plan, as well as utility rates and various other sources totaling $772 million through 224 projects over the next five years. Over the past five years, the City has completed 79 individual community-serving projects totaling nearly $244 million of improvements. The CIP also represents a major effort for much of the City workforce. The following table summarizes the status of all projects for the six-month period of January to June 2021. Project Type Active Projects Construction Phase (excludes Recurring) Completed One-Time Recurring Buildings & Facilities 22 10 5 5 Parks & Open Space 11 9 2 1 Streets & Sidewalks 2 7 - - Traffic & Transportation 10 5 3 - Airport 3 - 1 1 Electric Fund 18 9 8 - Fiber Optics Fund 1 2 - - 11 Packet Pg. 147 City of Palo Alto Page 2 Gas Fund 1 4 1 - Stormwater Management Fund 3 1 - - Water Fund 4 7 1 - Wastewater Collection Fund 1 4 - - Wastewater Treatment Fund 6 1 1 - Totals 82 59 22 7 Background This report provides Council with an update on the status of capital improvement program (CIP) projects. Prior to 2016, year-end and mid-year financial reports included very simple status updates on CIP projects. In contrast, this semiannual report provides more detailed and useful information for the Council and public regarding general fund and enterprise fund projects that appear on Council agendas and will be visible throughout the community. Discussion Project Update Organization The City has a robust capital improvement program, and many individual projects are in progress at any given time. In the five-year CIP Fiscal Year 2021-2025, there are 224 projects (Capital, Enterprise, and Internal Fund projects) totaling $772 million in funding. The attached CIP project tables are intended to provide Council with a quick overview of each project, including budgetary information, the anticipated completion date, a brief description of the project scope, the status of the project, and upcoming activities including Council actions. Also included in the report, is a list of all completed projects since the introduction of the Infrastructure Management System. During the Fiscal Year 2021 budget process, several CIP projects were either defunded or experienced significant funding reductions as the City worked to address the projected revenue shortfalls associated with the shelter-in-place orders instituted in response to COVID-19. Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021-2025 CIP will be called out throughout this CMR with an asterisk * tag. Detailed information on the changes to these projects can be found in Attachment A, Exhibit 2 of Staff Report #11376. In addition, as the City continued to grapple with the financial uncertainties as a result of COVID-19, project progress during this six-month period was delayed as staff and the Council discussed project timelines and funding between January and May. Major/Significant Projects Summary The 2014 Council Infrastructure Plan is a major focus of staff’s capital improvement program efforts. The following table details the Total Project Budget and Total Actual Expenses through the second half of Fiscal Year 2021 for the Infrastructure Plan projects. 11 Packet Pg. 148 City of Palo Alto Page 3 Significant milestones have been achieved on the Infrastructure Plan projects since June 2020, even though construction delays occurred due to the COVID-19 pandemic. The California Avenue Garage has been completed and is open to the Public, and the Highway 101 Pedestrian/Bicycle Bridge project is making significant progress and is expected to be completed this fall Current Infrastructure Plan project schedules can be found at http://www.infrastructure.cityofpaloalto.org/ Council Infrastructure Plan Projects CIP Number Update Total Project Budget Total Actual Expenses** New Public Safety Building PE-15001 A construction contract was approved by Council in February 2021. $118,007,01 2 $14,377,657 Bicycle and Pedestrian Transportation Implementation Plan* PL-04010 Project on hold pending recent project evaluation and review of future project scoping. $16,752,564 $9,490,666 New Downtown Parking Garage* PE-15007 Certified EIR and approved land use actions. Project on hold pending review of downtown parking supply options. $6,583,930 $1,440,311 New California Avenue Area Parking Garage PE-18000 Completed; project closeout in progress $50,119,976 $48,232,028 Charleston Arastradero Corridor Project PE-13011 Phase 1 & 2 improvements are complete. Phase 3 started construction in summer 2021. $19,554,473 $12,942,053 Fire Station 3 Replacement PE-15003 Completed; project closeout in progress $10,080,258 $9,770,881 Highway 101 Pedestrian/Bicycle Overpass Project PE-11011 Construction is underway with completion expected in fall 2021. $22,889,453 $18,249,828 Fire Station 4 Replacement PE-18004 A contract for design services will be brought to Council for approval in early 2022. $10,200,000 $126,748 Byxxbee Park Completion* PE-18006 On hold pending completion of Baylands Comprehensive Conservation Plan. $3,240,043 $368,192 Downtown Parking Guidance System PL-15002 A design/build contract was approved by Council in August 2021. $2,857,336 $161,718 Total Project Budget and Total Actual Expenses $260,285,084 $104,483,237 **Expenses as of June 30, 2021 11 Packet Pg. 149 City of Palo Alto Page 4 Key considerations for the information presented in the project update tables include: • Project status information is current as of June 2021 • The individual project tables align with the Capital Improvement Fund categories in the FY 2021-2025 capital budget: Buildings and Facilities, Parks and Open Space, Streets and Sidewalks, and Traffic and Transportation. Enterprise Fund projects follow the order of their respective Fund in the capital budget • Additional project information is available in the FY 2021-2025 capital budget • Cubberley Property Infrastructure Fund projects are included in the Buildings and Facilities table • Each project table is divided into a section for one-time projects and a section for recurring projects that have ongoing annual funding • Budgetary figures include staff oversight costs for projects to which staff costs have been allocated Completed Projects Projects completed in the second half of Fiscal Year 2021, since the last update in December 2020, from January 2021 to June 2021 include the following: Capital Improvement Fund (general fund): • Cubberley Community Center Master Plan (CB-16001) • Cubberley Building Management Systems (CB-19001) • Fire Ringdown System Replacement (FD-14002) • Internal Alarm System Replacement (PD-14000) • Pearson Arastradero Preserve Parking Lot Improvement (OS-18001) • Self-Contained Breathing Apparatus (SCBA) Air Compressor Replacement (FD-20001) Enterprise Funds: • Airport Facilities Electrical Improvements (AP-20000) These completed projects do not include the significant amount of annual work completed under ongoing recurring projects, such as streets and sidewalks repairs, parking lot maintenance, roofing replacements, and regular maintenance of Utilities assets. Projects Under Construction Projects that are currently under construction include the following: Capital Improvement Fund (general fund): • Cameron Park Improvements (PG-14002) • Charleston-Arastradero Corridor Project (PE-13011) • Civic Center Electrical Upgrade and EV Charger Installation (PE-17010) • Emergency Vehicle Traffic Signal Preemption System Pilot (PL‐19000) • High and Bryant Street Garages Waterproofing and Repairs (PE-18002) 11 Packet Pg. 150 City of Palo Alto Page 5 • Highway 101 Pedestrian Bicycle Overpass Project (PE-11011) • JMZ Renovation (AC-18001) • Municipal Service Center A, B and C Roof Replacement (PF-17000) • New Public Safety Building (PE-15001) • Rinconada Park Improvements (PE-08001) Enterprise Funds: • Airport Apron Reconstruction (AP-16000) • Capacitor Bank Installation (EL-06001) • Facility Relocation for Caltrain Modernization (EL-17007) • Gas Main Replacement Project 23 (GS-13001) • Inter Substation Line Protection Relay (EL-17005) • Primary Sedimentation Tank Rehabilitation (WQ-14003) • Rebuild Underground District 24 (EL-10006) • Reconfigure Quarry Feeders (EL-14005) • Substation Physical Security (EL-16003) • Substation 60kV Breaker Replacement (EL-17002) • Underground District 46 – Charleston, El Camino Real (EL-12001) • Water Tank Seismic System Upgrades (WS-09000) As described above for completed projects, the list of projects under construction does not include work currently being conducted under recurring CIP projects. Below are some photos of projects under construction: Highway 101 Pedestrian/Bicycle Overpass Project (PE-11011) 11 Packet Pg. 151 City of Palo Alto Page 6 11 Packet Pg. 152 City of Palo Alto Page 7 New Public Safety Building (PE-15001) 11 Packet Pg. 153 City of Palo Alto Page 8 Capital Improvements of Note Implemented by Other Agencies El Camino Real: El Camino Real (State Highway 82) is maintained by Caltrans. Pavement Condition Index scores for El Camino Real are significantly lower than the average for Palo Alto streets. Staff has been communicating with Caltrans about the upcoming plans to repave El Camino Real from the Mountain View to Menlo Park borders. Currently, this work is planned for 2022. Caltrain Electrification: Construction continues on Caltrain Electrification in Palo Alto. All of the foundations and poles needed for the project have been installed in Palo Alto. These poles will hold the electric overhead lines that will power the new electric trains. About 50% of the wiring has been completed in the City. Crews will continue to install the remaining wires over the next few months. Construction also is continuing at the Paralleling Station near Page Mill Road. The facility is expected to be complete in late 2021. Palo Alto Flood Basin Tide Gate Replacement Project: Santa Clara Valley Water District (Valley Water) is working on a project to replace the existing tide gate structures built in 1957. Valley Water completed the Mitigated Negative Declaration in March 2021. City staff is coordinating review of the 60% design documents and Valley Water recently went to the Parks and Recreation Commission in August 2021. This project is estimated to start construction in Fall 2022 once all permitting is approved. The project is limited to a 5- month construction window each year and will take approximately four years to complete. Resource Impact Funding for the projects discussed in this report is provided in the Fiscal Year 2021 Capital Budget and 5-Year Plan. Stakeholder Engagement Stakeholder engagement is conducted separately for each project. Attachments: • Attachment11.a: Attachment A - Status Updates 11 Packet Pg. 154 ATTACHMENT A JUNE 2021  Semiannual Update on the Status of Capital Improvement Program Projects  Capital Improvement Fund CIP Projects  Buildings and Facilities Projects Parks and Open Space Projects Streets and Sidewalks Projects Traffic and Transportation Projects Enterprise Fund CIP Projects  Airport Projects Electric Projects Fiber Optics Projects Gas Projects Stormwater Management Projects Wastewater Collection Projects Wastewater Treatment Projects Water Projects List of Completed Projects  11.a Packet Pg. 155                            Blank page  11.a Packet Pg. 156 Buildings and Facilities Projects        Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Buildings and Facilities Projects – Page 1 of 10  One‐Time Projects  Animal Shelter  Renovation   (PE‐19002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $2,558,610 $3,793,587 Public Works Design Summer 2022  Project Status:  This project installs interim facility improvements to the Animal Shelter that accompany the  agreement for operation of the shelter by Pets in Need approved by City Council in November 2018.  The  medical area upgrades and the modular office building are complete.  The new kennel addition has been  submitted for building permit but the construction is on hold due to a budget funding gap.  The design to  upgrade the existing kennel building is anticipated to start in July 2021.     Automated External  Defibrillator  Replacement  (FD‐21000)  Prior Years Actuals  Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $219,700 Fire Department Design Winter 2022   Project Status:  This project replaces the entire complement of Automated External Defibrillators (AEDs)  throughout City facilities and emergency response vehicles, which currently totals 93 AEDs.  The Department is  working on the Request for Proposal and plans to complete the bidding process in summer 2021.     City Facilities  Assessment and  Record Plan  Management  System                (PE‐20002)        Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $314,800 Public Works Design Spring 2022  Project Status:  The Kitchell Report in 2008 summarized the last City‐wide facility condition assessment.  A new  facility condition assessment is warranted per the City’s APWA reaccreditation requirements.  All City facilities  will be assessed to bring current the “catch‐up” and “keep up” costs.  In addition, an electrification assessment  will be included to help the City reach its sustainability goals for 2030 to calculate “look ahead” costs.  Staff is  evaluating if the current asset management system can be utilized to meet the needs of an ERMS.  Staff is  reviewing proposals received in June 2021, and expect to award a contract in summer 2021.     City Hall Space  Planning  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $631,700 Public Works Pre‐Design Fall 2024  11.a Packet Pg. 157 Buildings and Facilities Projects        Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Buildings and Facilities Projects – Page 2 of 10  (PE‐19000) Project Status:  This project involves space planning to determine future workgroup space needs and  programming for the City Hall office building.  The project will include preliminary design of the space following  the initial feasibility phase.    Civic Center  Electrical Upgrade  & EV Charger  Installation  (PE‐17010)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $374,436 $1,010,654 Public Works Construction Fall 2022  Project Status: This project installed EV chargers to existing downtown garages and replaced the aging Civic  Center electrical switchgear and motor control centers.  A request for proposals for a switchgear replacement  design contract is currently underway to hire an engineering consultant.  Another part of the project is to install  13 dual head level 2 chargers in City parking garages.  Five new dual head EV chargers were installed in the Civic  Center garage.  Two new dual head EV chargers were installed in the Bryant Street garage.  Six new dual head EV  chargers were installed at the Webster Street garage.  EV charger construction was completed in December. The  EV chargers were a portion of this project.  A design contract was awarded in June 2021 for the design of the  switchgear  replacement.     Civic Center Fire  Life Safety  Upgrades   (PE‐18016)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $231,871 $892,038 Public Works Design Spring 2022  Project Status:  This project will assess, update, and replace the Civic Center fire alarm system.  The fire life  safety system is approaching the end of its useful life.  The fire alarm panel and associated equipment need an  upgrade to meet current code requirements.   The award of a design‐build contract was approved by Council in  June 2021.    Civic Center  Waterproofing   Study and Repairs  (PE‐15020)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $67,933 $721,545 Public Works Design Fall 2021  Project Status:  This project includes a condition assessment of the Civic Center plaza deck structural system.  In  late 2016, RDH Building Science, Inc. was hired to investigate the problem.  The results indicated that the  11.a Packet Pg. 158 Buildings and Facilities Projects        Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Buildings and Facilities Projects – Page 3 of 10  expansion joint on the plaza can be repaired.  The scope expanded to include replacing the waterproof coatings  on the inside of the plaza perimeter planter boxes.  The design consultant is preparing the construction  documents and construction is estimated to begin in fall 2021.    Cubberley  Community Center  Master Plan  (CB‐16001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $733,497 $926,792 Community Services Completed Spring 2021  Project Status:  This project supports the development of a Master Plan for future use of the Cubberley  Community Center site by the City and Palo Alto Unified School District.  A draft Cubberley Concept Plan was  completed in November 2019 and was distributed to the community for input.  Completion of CEQA has been  delayed due to new guidelines for assessing impacts related to traffic and transportation, which will require an  amendment to the consultant’s contract.    Cubberley Building  Management  Systems  (CB‐19001)    Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $313,422 $350,000 Public Works Completed Spring 2021  Project Status:  This project replaces the Building Management System (BMS) controls for the Pavilion, Theater,  Wing I, and Gyms A and B boiler rooms at the Cubberley Community Center.  The project will include the  installation of control points for each building along with controllers, valve and damper actuators.  A  construction contract was approved by Council in November 2020.  Construction started in December 2020 and  was completed in June 2021.    Fire Ringdown  System  Replacement  (FD‐14002)    Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $376,441 $400,144 Fire Department Completed Spring 2021  Project Status:  This project will replace the current ring down system that provides an audible alert of calls for  service in the fire stations.  A vendor was selected through a cooperative purchasing agreement.  Installation has  been ongoing since 2018 and the installation for Fire Station 3 has been completed.  The primary system  installation is complete, and additional room monitors and switches have been installed and the project was  11.a Packet Pg. 159 Buildings and Facilities Projects        Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Buildings and Facilities Projects – Page 4 of 10  completed in spring 2021.     Fire Station 4  Replacement  (PE‐18004)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $127,415 $10,200,000 Public Works Design Summer 2025  Project Status:  This project provides funding to replace Fire Station #4 at the corner of Middlefield Road and  East Meadow Drive.  The replacement facility will be based on the prior Replacement Study and Needs  Assessment prepared in 2005.  The consultant has been selected, however, the design contract was deferred for  a year per Council’s direction due to the budget and staffing constraints.    High and Bryant  Street Garages  Waterproofing and  Repairs   (PE‐18002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $260,063 $455,626 Public Works Construction  Fall 2022  Project Status:  This project includes a study for analysis and repairs to the water proofing system in the High  Street and Bryant Street parking garages.  Water proofing repairs have been completed in the High Street  parking garage.  Repairs per the original CIP were completed.  Additional funding was added to add  waterproofing repairs to the subterranean stairwells.   The project is ready to bid and is expected to be  completed in fall 2022.     Internal Alarm  System  Replacement  (PD‐14000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $51,944 $77,569 Police Department Completed Winter 2021  Project Status:  This project will replace the citywide Internal Alarm System.  The City Hall alarms migrated to the  new system in FY 2019 and the system installation was completed in winter 2021.     JMZ Renovation  (AC‐18001)    Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $2,924,602 $4,724,903 Community Services Construction Spring 2023  Project Status: This project provides the relocation of the JMZ to Cubberley for two years while a new JMZ is  being built.  Construction of the new Junior Museum and Zoo commenced in June 2018 and is now complete.   11.a Packet Pg. 160 Buildings and Facilities Projects        Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Buildings and Facilities Projects – Page 5 of 10  The public opening of the new JMZ is scheduled for October 7, 2021.  The removal of modifications, exhibits and  enclosures is underway at the Cubberley Community Center Auditorium with completion scheduled for the end  of July.  Three federal grants are also associated with the CIP.   Two grants fund the improvements to the facility   to improve access to children with disabilities.  Another funds a portion of the California Dinosaur Garden to be  completed in Spring 2023.  Progress on facility commissioning, animal move‐in, exhibits installation, and the  grants were delayed due to the COVID‐19 pandemic and CIP funded work is now scheduled through 2023.     Library Automated  Material Handling  LB‐21000  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $17,296 $803,900 Library Design Winter 2023  Project Status:  This project is to provide the design and construction of three new Automated Material Handling  (AMH) Systems for the College Terrace, Children’s, and Downtown Libraries. AMH systems efficiently sort  returned library materials based on the Radio Frequency Identification Devices (RFID) on the materials.  An  architect was selected in December 2020, and design is to start in summer 2021.    Municipal Service  Center A, B, & C  Roof Replacement  (PF‐17000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $43,172 $2,169,800 Public Works Construction Fall 2021  Project Status: This project will replace the existing MSC roofs.  The existing asphalt and gravel roofs have  reached the end of their useful life and needs to be replaced.  The new roofs will meet current cool roofing codes  to optimize energy efficiency.   Council approved a construction contract in June 2021 and construction is  expected to be completed in fall 2021.     Municipal Service  Center Lighting,  Mechanical, and  Electrical  Improvements  (PF‐16006)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $961,640 $7,226,926 Public Works Design Winter 2022  Project Status: This project replaces original mechanical, electrical, and lighting systems installed in 1966.  It also  includes design and construction for office renovations for the Zero Waste group.  Bids for the site‐wide  mechanical and electrical upgrades exceeded the available budget.  Additional funding was added for FY 2020.  A  contract amendment with the design consultant is currently in negotiation.  Staff will prepare a design contract  amendment for Council’s approval in fall 2021.  11.a Packet Pg. 161 Buildings and Facilities Projects        Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Buildings and Facilities Projects – Page 6 of 10  New Downtown  Parking Garage  (PE‐15007)*  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,440,311 $6,583,930 Public Works Design  Spring 2024  Project Status: This project was intended to provide a new parking structure in the University Avenue  commercial area at existing Parking Lot D at the corner of Hamilton Avenue and Waverley Street.  The project  received ARB approval in July 2018.  In February 2019, the City Council certified the EIR by adopting the  Resolution and Mitigation Monitoring and Reporting Program.  The Record of Land Use Action was approved for  three (3) years and the project is on hold until after the City returns to the Policy and Services Committee for  further discussion on the downtown parking management strategy.  As part of the FY 2021 budget strategy, all  Capital Improvement Fund funding has been removed and only the downtown parking in‐lieu fee funding  remains for this project.  Potential opportunities to use the remaining funding include public/private  partnerships that may result in an increase in public parking spaces.     New Public Safety  Building  (PE‐15001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $14,377,657 $ 118,007,012 Public Works Construction Summer 2023  Project Status: This project will provide a new, modern Public Safety Building (PSB) that will meet essential  services standards and the current and future needs of the public safety departments.  The PSB and new garage  in the California Avenue business district are now an integrated project and both are part of the 2014 Council  Infrastructure Plan. Construction started in March 2021 and will continue through summer 2023.    Performing Arts  Venues Seat  Replacement   (AC‐18000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $22,564 $439,400  Community Services Design Summer 2022  Project Status:  This project to replace the self‐rise mechanism in three venues for performing arts has been  revised to replace all the seats in the Community and Children’s Theatres.  Staff has identified a consultant to  advise on ADA upgrade requirements that need to be completed with the seat replacement, in assessing the  costs and finalizing the scope of the project.  As of June 2021, scanning of the two sites is complete.  Work on  drawings to provide cost estimates is expected to commence in summer 2021.  11.a Packet Pg. 162 Buildings and Facilities Projects        Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Buildings and Facilities Projects – Page 7 of 10  Self‐Contained  Breathing  Apparatus (SCBA)  Air Compressor  Replacement  (FD‐20001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $56,509 $ 94,500 Fire Department Completed Spring 2021  Project Status:  This project replaces the central air compressor that provides air for Self‐Contained Breathing  Apparatus (SCBA) tanks to ensure firefighter safety when entering environments with hazardous air quality.  The  compressor has been purchased and installed. The project was completed ahead of schedule in spring 2021.    Water, Gas,  Wastewater Office  Remodel  (PE‐19001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $94,533 $788,795 Public Works Design Spring 2022  Project Status:  This project incorporates renovations to the Utilities Water Gas Wastewater (WGW) office space  at the Municipal Service Center (MSC).  The current space no longer meets the operational needs of the  department.  This project will reconfigure the working area so it is more efficient for department operations and  replace aging furniture and finishes.  The new space will include a small reception area, a renovated kitchen and  printer area, additional offices and cubicles, upgrades to the HVAC system, lighting improvements and fire life  safety systems upgrade.  The project is currently in design, and construction is anticipated to start in fall of 2021.         Recurring Projects  Americans With  Disabilities Act  Compliance   (PF‐93009)*  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $73,647 $471,826 Public Works N/A Recurring  Project Status:  This project provides accessibility upgrades to City facilities and equipment.  It includes continued  funding for improvements such as path of travel, restrooms, drinking fountains, and counters.  Work in FY 2020  includes Council adoption of the update to the citywide ADA Transition Plan that began in November 2015.  On  December 17, 2018, Council approved an amendment to the consultant contract for public outreach to complete  the ADA Transition Plan update.  The public outreach process for the updated plan was completed in June 2019  and survey responses were compiled and taken into consideration to the ADA Transition Plan Schedule.  A final  11.a Packet Pg. 163 Buildings and Facilities Projects        Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Buildings and Facilities Projects – Page 8 of 10  report was submitted to the City by the consultants for review and finalization in September 2019.  The updated  Transition Plan was adopted by Council in June 2021.  Staff is setting up an internal digital system to track  progress.    Building Systems  Improvements   (PF‐01003)*  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $40,213 $915,883 Public Works N/A Recurring  Project Status:  This project provides electrical, mechanical, plumbing, structural, and security upgrades for City  facilities.    This CIP was partially defunded because of COVID budget cuts.  The design for tennis courts lighting  upgrade has been completed and is ready for bidding.  New “test fixtures” have been installed for one tennis  court and for four pickleball courts.  Staff has received positive feedback regarding these new fixtures.  The new  cooling tower media replacement originally scheduled for winter 2020 will be delayed until FY 2022.  A consultant  has been selected to develop design drawings for the replacement of the Utility Control Center generator.    City Facility  Parking Lot  Maintenance  (PE‐09003)*  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $319,943 $352,641 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project maintains parking lots and walkways at City facilities.  No work has been performed at  City facility parking lots in the second half of FY 2021.    Cubberley Repairs  (CB‐17001)   Prior Years Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $102,976 $831,778 Public Works N/A Recurring   Project Status: This project is for general maintenance needs of the Cubberley campus.  Hazardous flooring  abatement with new flooring work for three classrooms were completed in  spring 2021.  Cubberley Roof  Replacements  (CB‐16002)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $38,359 $432,692 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project replaces existing roofs at Cubberley Community Center.  Cubberley Wings F‐FH and H  11.a Packet Pg. 164 Buildings and Facilities Projects        Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Buildings and Facilities Projects – Page 9 of 10  roofs are scheduled to be completed in fall 2021.  The project went out to bid in June 2021.     Facility Interior  Finishes  Replacement  (PF‐02022)*  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $43,471 $560,626 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project improves the interior finishes of City facilities, including flooring, walls, cabinets,  paint, lighting, ceiling tiles, soundproofing, and fixed office furniture, doors, windows, and associated fire/life  safety, mechanical, electrical and plumbing code compliance requirements.  Design for the Office of Management  and Budget’s (OMB) furniture reconfiguration is complete, and installation was completed in April 2020.   Conceptual design for the Revenue Collections area is in process and includes new furniture, new casework, and  painting of the interior office space.       Police Video  Recording Systems  Replacement  (PD‐20000)  Prior Years Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $44,000 $114,400 Police Department N/A Recurring  Project Status:  This project maintains the Palo Alto Police Department video recording systems used to record  events in the field with up to five in‐car cameras as well as body‐worn cameras (BWC).  In car units were added to  new vehicles as they came into service in FY 2021.    Roofing  Replacement   (PF‐00006)*  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $81,899 $183,600 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project replaces existing roofs at City facilities that have outlived their useful lifespans.  The  roof replacement for the Ventura Community Center has been completed.  The Animal Shelter roof recoating has  been delayed due to roof modifications required for the current remodel of the facility.  The Baylands Athletic  Center  Restroom roof and Mitchell Park Tiny Tot Restroom roof  were completed in spring 2021.        Roth Building Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  11.a Packet Pg. 165 Buildings and Facilities Projects        Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Buildings and Facilities Projects – Page 10 of 10  Maintenance  (PF‐07011)  $5,327 $31,973  Public Works N/A Recurring  Project Status: This project is for window repairs, waterproofing of foundation walls, installation of electrical  service, and a new ventilation system at the Roth building.  In addition, roofing repairs will be done on an as  needed basis until such time that the building is leased and occupied.  The maintenance contractor cleaned the  roof in February 2021.    University Avenue  Parking  Improvements  (PF‐14003)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $22,265 $462,400 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project maintains parking lots and parking structures within the University Avenue Downtown  Business Parking District.  With the completion of work on Parking Lot C in spring 2019, all University Avenue  parking district lots have been resurfaced and no additional work is planned at this time.      11.a Packet Pg. 166 Parks and Open Space Projects         Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Parks and Open Space Projects – Page 1 of 7  One‐Time Projects  Baylands  Comprehensive  Conservation  Plan   (PG‐17000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $368,401 $419,319 Community Services Design  Fall 2021  Project Status: This project develops a conservation plan examining native vegetation, wildlife habitat, and public  access for trails, recreation amenities, and interpretive messaging.  Staff interviewed and selected a consultant,  AECOM, to create the plan.  Staff and the consultant created an existing conditions report, formed a stakeholder and  staff advisory group, held three stakeholder meetings, and one community meeting, created draft chapters of the  report, and have developed conceptual plans for Byxbee Park including the former ITT property.  An environmental  impact study is in process and upon completion the Baylands Comprehensive Conservation Plan will be presented to  the Parks and Recreation Commission and then to Council for formal adoption.    Boulware Park  Improvements  (PE‐17005)  Prior Years Actuals    Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $288,762 $563,060 Public Works Pre‐Design Fall 2022  Project Status: This park renovation project was initially planned in FY 2018 but was postponed due to project  priorities and potential purchase of the adjacent AT&T lot located at 3350 Birch Street.  In fall 2019, the lot was  purchased by the City.  In response to the purchase, the City utilized the funding for the initial renovation project for  preliminary design and outreach for both the existing park and the newly purchased park land.  Additional funding  was requested as part of the FY 2021 CIP process to implement park renovations for the existing Boulware Park and  the new park land.  In 2020, a Parks and Recreation Commission meeting and two community meetings were held to  obtain input on project design.  The adopted FY 2022 Capital Budget includes an updated Boulware CIP (PE‐17005),  which includes improvements to the Birch Street property.  In summer 2021 a Park Improvement Ordinance for the  improvements at Boulware Park will be brought to the Parks and Recreation Commission and then Council.  Bidding  and construction of the project is anticipated to start in summer 2022.    Byxbee Park  Completion  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $ 368,192 $3,240,043 Public Works Pre‐Design Spring 2023  11.a Packet Pg. 167 Parks and Open Space Projects         Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Parks and Open Space Projects – Page 2 of 7  (PE‐18006)* Project Status: This project allows for the remaining improvements to Byxbee Park that follows the completion of the  landfill capping work.  The Baylands Comprehensive Conservation Plan (BCCP), which is currently undergoing CEQA  analysis, will include recommendations on the scope of the Byxbee Park project.  The BCCP and the conceptual plan  for Byxbee Park are anticipated to be completed in summer 2022.      Cameron Park  Improvements  (PG‐14002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $60,798 $217,800 Community Services Construction Fall 2021  Project Status: This project upgrades and renovates safety and accessibility features at Cameron Park with a primary  focus on the park playground.  The project is currently in the design and planning phase.  Community meetings were  held in May and July 2020 in addition to the Parks and Recreation Commission discussion in September 2020.  A park  improvement ordinance was approved by Council in February 2021.  The project went out to bid in June 2021, and  construction should start in summer 2021.   Cubberley Field  Restroom   (CB‐17002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $137,154 $443,122 Public Works Design Winter 2022  Project Status: This project will install a new restroom in the sports field area of the Cubberley Community Center.   Design for the project started in fall 2018 along with public outreach.  A community meeting was held, and the Parks  and Recreation Commission reviewed the project in November 2018.  The project is in design and still needs to be  reviewed by the Architectural Review Board.  Due to staffing constraints and other priorities, the restroom  installation is anticipated in winter 2022.      Foothills Nature  Preserve  Boronda Lake  Dock  Replacement  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $230,700 Public Works Pre‐design Summer 2022  Project Status: This project replaces an aged and deteriorating Boronda Lake Dock located in the Foothills Nature  Preserve.  Due to staffing constraints, the design for this project is on hold until fall 2021.    11.a Packet Pg. 168 Parks and Open Space Projects         Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Parks and Open Space Projects – Page 3 of 7  (OS‐18000)     Foothills Nature  Preserve Dam  Seepage  Investigation  and Repairs  (PE‐20000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $30,000 Public Works Pre‐design Spring 2023  Project Status: This project will study a location of historic seepage from the Foothills Nature Preserve Dam at the  sharp bend in the road on the face of the dam.  The seepage is very minor, but it appears to be slowly worsening.   The source of the seepage is suspected to be the trench backfill around the pipe that returns shallow groundwater to  Boronda Lake.  This project will locate and investigate the pipe and trench backfill material.  Due to staffing  constraints and other priorities, this project has been moved to FY 2023.    Magical Bridge  Playground  Rubber and  Synthetic Turf  Resurfacing  (PE‐21003)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $804 $867,300 Community Services Design Summer 2022  Project Status: This project will replace rubberized and synthetic turf surfacing in the playground and will repair or  replace play equipment.  Staff anticipates replacing the playground surfacing by fall 2021.  The play equipment  including swings, climbing net and playhouse will be repaired or replaced in FY 2022.      Pearson  Arastradero  Preserve  Parking Lot  Improvement  (OS‐18001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $16,898 $170,300 Community Services Completed Spring 2021  Project Status: This project provides funding to improve the Pearson Arastradero Preserve parking lot by improving  the base rock surfacing, adding drainage, widening the entrance for safety, and new fencing.  The improvement will  allow the overflow parking area to be open year‐round, rather than only during the dry periods of the year.  A  reduced scope version of this project that focused on the over‐flow portion of the parking lot was completed in May  2021.      11.a Packet Pg. 169 Parks and Open Space Projects         Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Parks and Open Space Projects – Page 4 of 7  Ramos Park  Improvements   (PG‐14000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $102,707 $229,000 Community Services Design Fall 2021  Project Status: This project includes safety and accessibility improvements at Ramos Park.  The work includes  replacing the existing park playground, benches, drinking fountains, and resurfacing the basketball court playing  surface.  A Park Improvement Ordinance(PIO) for these improvements went to the Parks and Recreation Commission  in December 2020.  Council approved the PIO in spring 2021.  Construction is planned for fall 2021.    Rinconada Park  Improvements  (PE‐08001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $2,477,762 $8,901,975 Community Services Construction Spring 2025  Project Status: This project provides upgrades to safety, site amenities, playground facilities, a new restroom,  irrigation, drainage and ADA accessibility improvements at Rinconada Park.  These improvements were identified in  the Rinconada Long Range Plan (LRP).  Council awarded the construction contract in June 2021 and construction is  anticipated to begin in August 2021.  Phase 2 of the project will include improvements to the eastern half of the park  by FY 2025 including pathway improvements, new restroom, ADA upgrades, planting, irrigation, lighting, and site  furnishings.  According to the LRP, future improvement phases would include renovations to the eastern side of the  park, arbor and pool areas, and development around the electrical substation.            Recurring Projects  Art in Public  Spaces  (AC‐86017)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $138,347 $1,615,424 Community Services N/A Recurring  Project Status: This project provides the ongoing temporary and permanent artworks throughout the City.  The FY  2021 budget funded temporary public artwork at King Plaza, temporary murals in the California Avenue and  11.a Packet Pg. 170 Parks and Open Space Projects         Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Parks and Open Space Projects – Page 5 of 7  University Avenue corridors, and ArtLift microgrant projects throughout the City.  Additional funds were also used  to create a California Avenue Public Art Plan and hire a racial equity consultant to evaluate the Public Art  Program’s outreach policies and procedures.  Projects in process include artworks for King Plaza, the Junior  Museum and Zoo, Charleston and Arastradero Corridor, the Highway 101 Bike and Pedestrian Bridge, temporary  and permanent artworks at the Public Safety Building, and public programming for Code: ART2.    Athletic Courts  Resurfacing   (PG‐06001)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $327,735 Community Services N/A Recurring  Project Status: This project repairs and resurfaces tennis and basketball courts in various Palo Alto parks.  In spring  2021, the Cubberley Community Center and Peers Park tennis court project went out to bid. Construction is  expected to start in summer 2021.    Benches, Signage,  Walkways,  Perimeter  Landscaping   (PG‐06003)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $143,402 $271,019 Community Services N/A Recurring  Project Status: This project restores and replaces existing benches, signage, fencing, walkways, and landscaping at  various City facilities. In winter 2021, a perimeter split rail fence was installed at the Arastradero Community  Gardens.  In spring 2021, an outfield fence was installed at El Camino Park and a vehicle counting equipment at  Foothills Nature Preserve was installed.     Dog Park  Installation and  Renovation   (PG‐18001)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $100 $164,800 Community Services N/A Recurring   Project Status: This project enables the construction of dog parks at various City parks and facilities that currently  do not have dog parks, as well as renovating existing dog parks.  The next dog park installation or renovation has  not been determined as several locations are under consideration.  Staff is meeting with the Parks and Recreation  Commission to discuss location options and expansion of existing dog parks at Greer Park and Mitchell Park.    11.a Packet Pg. 171 Parks and Open Space Projects         Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Parks and Open Space Projects – Page 6 of 7  Off‐Road Pathway  Resurfacing and  Repair   (OS‐09001)*  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $55,739 $75,600 Community Services N/A Recurring  Project Status: This project resurfaces failing and broken pathways within the City.  Pathways are chosen based on  inspections and resident requests.  The Adobe Creek Reach Trail is under construction with the Highway 101  Pedestrian and Bicycle Overcrossing Project that began in early 2020.     Open Space Lakes  and Pond  Maintenance   (OS‐00002)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $31,150 $113,350 Community Services N/A Recurring  Project Status: This project rehabilitates lakes and ponds in open space nature preserves to protect wildlife habitat  and recreational safety and to meet State Division of Safety of Dams requirements.  A three‐year contract to clear  aquatic weeds at Boronda Lake was completed in June 2021. A new three‐year maintenance contract was awarded  in spring 2021 to begin in fall 2021.    Open Space Trails  and Amenities   (OS‐00001)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $395,068 $192,300 Community Services N/A Recurring  Project Status: This project restores unpaved trails, fences, picnic areas, and campgrounds at Foothills, Baylands,  and Pearson‐Arastradero Nature Preserves.  In spring 2021, trail repairs in the Foothills Nature Preserve from Gate  C to Woodrat Trail were completed.  In summer 2021, a new three‐year trail maintenance contract will be  awarded and will begin in fall 2021.    Parks and Open  Space Emergency  Repairs   (PG‐09002)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $149,689 $233,855 Community Services N/A Recurring  Project Status: This project replaces or repairs playgrounds, play yard surfaces, wooden structures, park amenities,  and play equipment in the event of storms, fire, vandalism or structural failure.  In winter 2021, the picnic tables at  Scott Park were repaired.  In spring 2021, the wooden arbors at Hoover Park were repaired.      11.a Packet Pg. 172 Parks and Open Space Projects         Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Parks and Open Space Projects – Page 7 of 7  Park Restroom  Installation  (PG‐19000)  Prior Years Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $6,561 $350,000 Community Services N/A Recurring  Project Status: This project installs new restrooms at City parks that currently do not have restroom facilities.  The  restrooms may be prefabricated, and each installation will require a Park Improvement Ordinance.  A park  improvement ordinance for adding a new restroom at Ramos Park was reviewed and recommended for Council  approval by the Parks and Recreation Commission in December 2020.  Council approved the park improvement  ordinance in March 2021.  The restroom is anticipated to be installed in summer 2022.        11.a Packet Pg. 173 Streets and Sidewalks Projects         Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Streets and Sidewalks Projects – Page 1 of 4    One‐Time Projects  California Avenue  District Gateway  Signs   (PE‐17004)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $12,461 $142,886 Public Works Design Winter 2022  Project Status: This project includes the design and replacement of two existing gateway signs in the right‐of‐way  for the California Avenue business district.  Public outreach will be completed in summer 2021.  The signs are  expected to be replaced in winter 2022.    Newell Road  San  Francisquito  Creek Bridge   Replacement  (PE‐12011)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,671,640 $16,188,303 Public Works Design Spring 2024  Project Status: This project removes and replaces the Newell Road bridge over San Francisquito Creek with a clear  span to allow the channel to convey up to the natural capacity of the San Francisquito Creek, approximately 7,500  cubic feet per second, and improved safety for vehicular, bicycle, and pedestrian traffic.  The project is being closely  coordinated with the City of East Palo Alto, Santa Clara Valley Water District, and the San Francisquito Creek Joint  Powers Authority (JPA).  The Environmental Assessment (EA) was approved by Caltrans in May 2020. The preferred  project alternative was selected and the Final Environmental Impact Report was certified by Council on June 1,  2020. Staff secured additional funding from Caltrans in August 2020 for preliminary engineering, right‐of‐way and  construction administration. The agreements with Caltrans, the City’s consultant and Santa Clara Valley Water will  be amended to include the increase funding and scope.  The design consultant amendment and cooperative  agreement with the City of East Palo Alto were approved by Council in June 2021. Work to advance the design and  prepare regulatory permit applications will begin in summer 2021. Staff will bring forward an amendment with  Santa Clara Valley Water District in fall 2021.            11.a Packet Pg. 174 Streets and Sidewalks Projects         Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Streets and Sidewalks Projects – Page 2 of 4    Recurring Projects  City Bridge  Improvements  (PE‐20001)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $3,770 $94,400 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project includes bridge maintenance, repair, and an improvement program over the next five  years.  This program will include on‐going inspections to report physical changes to the structures,  recommendations for work to be done, and additional information to meet functional and structural standards in  accordance with industry standards.  Staff is in the process of hiring an on‐call structural engineering firm to assist  with the bridge inspection and repair program.  A Request for Proposal was issued in fall 2020 and the  Contract  preparation is in progress. The project is anticipated to begin in summer 2021.     Curb and Gutter   Repairs  (PO‐12001)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $339,713 $26,353 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project repairs curbs and gutters uplifted by tree roots.  For FY 2021, the curb and gutter and  valley gutter locations are selected from a list reported by the public and evaluated by Public Works staff. This  project is combined with the current year’s Sidewalk Repair Project (PO‐89003).  The FY 2021 Street Maintenance  Project will include curb & gutter, sidewalk, and valley gutter work for these CIPs.  The FY 2021 Street Maintenance  Project was awarded in June 2021 and is expected to be completed in winter 2022.    Sidewalk Repairs  (PO‐89003)*  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $180,456 $424,062 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project repairs and replaces broken and uplifted sidewalks.  The program completed all twenty‐ three sidewalk districts in 2017, a thirty‐year (1986–2017) sidewalk repair district cycle.  Council approved a  sidewalk assessment contract in November 2017 to evaluate the sidewalk program and assess potential  improvements to the current district‐based program.  Staff used this assessment to compile a list of areas that  require prompt action at varying locations throughout Palo Alto.  These priority locations were repaired in FY 2020.  Funding was reduced in FY 2021 as part of the FY 2021 Capital Improvement Program budget strategy.  Remaining  11.a Packet Pg. 175 Streets and Sidewalks Projects         Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Streets and Sidewalks Projects – Page 3 of 4    funding will be used to perform emergency maintenance and spot repairs.  There were no new sidewalk repairs  performed in the second half of FY 2021.    Sign Reflectivity   Upgrade  (PO‐11000)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $31,358 $131,400 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project includes the annual inventorying, upgrading and maintaining of all traffic signs.  A list of  signs not meeting the minimum requirement is derived from MUTCD approved Nighttime Visual Inspection surveys.   Due to Covid‐19, there were no new signs identified for reflectivity replacement in the second half of FY 2021.    Street Lights   Improvements  (PO‐05054)*  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $154,151 $156,287 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project replaces streetlights, including poles, pole foundations, luminaires and wiring as needed  to restore or improve street lighting.  There were no street light improvements performed in the second half of FY  2021.    Street  Maintenance  (PE‐86070)*  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $7,363,747 $5,059,543 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project includes the annual resurfacing, micro‐seal, crack seal and reconstruction of various city  streets.  This project funds the street maintenance work that supports Council’s adopted goal of achieving a  citywide average pavement condition index (PCI) score of 85, representing very good or excellent conditions, by  2019.  The citywide PCI goal of 85 was met at the end of calendar year 2018, and the emphasis has been shifted to  maintaining the 85 score while addressing the remaining streets with PCI scores less than 60.  In spring 2021, the  PCI score has been maintained at 83. The Highway Safety Improvement Program project resurfaced 6.7 lane miles  of Page Mill Road south of Altamont Road and will be completed by summer 2021  The OBAG2 project was  completed in February 2021.  The FY 2020 Street Resurfacing Project was completed in March 2021.  The FY 2021  Street Maintenance Project is expected to start in summer 2021 and is expected to be completed by winter 2022.   11.a Packet Pg. 176 Streets and Sidewalks Projects         Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Streets and Sidewalks Projects – Page 4 of 4    The FY21 Streets Preventive Maintenance Project is currently under construction and is expected to be completed  in July 2021. Due to the FY 2021 Capital Improvement Program budget strategy, street resurfacing projects will have  reduced scope, resulting in less lane miles of roadways being resurfaced through FY 2023.    Thermoplastic  Lane Marking  and Striping  (PO‐11001)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $117,900 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project maintains the thermoplastic markings on roadways.  Thermoplastic lane marking and  striping is incorporated into annual Pavement Preventive Maintenance Projects.  New thermoplastic lane markings  are anticipated to be completed in the second half of FY 2021 as a part of the FY21 Streets Preventive Maintenance  Project. Striping will occur after the streets have been slurry sealed at the end of June 2021.      11.a Packet Pg. 177 Traffic and Transportation Projects        Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Traffic and Transportation Projects – Page 1 of 7   One‐Time Projects  Charleston  Arastradero  Corridor Project  (PE‐13011)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $12,942,057 $17,554,473 Public Works Construction Summer 2022  Project Status: This project is part of the 2014 Council Infrastructure Plan.  It will reconfigure the Charleston  Arastradero Corridor to provide new landscaped median islands, bulb outs, enhanced bike lanes, traffic signal  improvements and new street trees to complement the new lane configurations that were approved for permanent  retention.  This project will be constructed in three phases.  Phase 1 (Arastradero Road between Foothill Expressway  to Clemo Avenue) and Phase 2 (Charleston Road from Alma Street to Middlefield Road) were completed in 2020.  Staff obtained the approved Caltrans encroachment permit in March 2021 for the planned improvements at the El  Camino intersection. A construction contract for Phase 3 (Arastradero Road from Los Palos Avenue to El Camino  Real, Charleston Road from El Camino Real to Alma Street and from Middlefield Road to San Antonio Road) was  approved by Council in June 2021.  Construction is anticipated to start in August 2021.      Churchill Avenue  Enhanced  Bikeway  (PL‐14000)  Prior Years Actuals  Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $310,398 $3,580,677 Office of Transportation Design Fall 2023  Project Status: This project includes planning, design and construction of a shared‐use path along the north side of  Churchill Avenue between the existing shared‐use path at Castilleja Avenue and the Stanford Perimeter Trail.  It also  includes intersection improvements at Churchill Avenue and El Camino Real, which will include a new dedicated  westbound right‐turn lane.  The project is anticipated to gain PAUSD approval and will go out to bid in early 2022.   Construction is anticipated to be completed by fall 2023.     Churchill Avenue  Alma Street  Railroad Crossing  Safety  Improvements  Prior Years Actuals  Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $110,152 $5,036,200 Office of Transportation Design Summer 2023  Project Status: This project is a railroad crossing improvement project to enhance safety at the intersection of  Churchill Avenue and Alma Street.  This crossing was identified for possible funding for hazard elimination and safety  improvements through the Federal Section 130 funds.  Design includes traffic signal modifications, street lighting  11.a Packet Pg. 178 Traffic and Transportation Projects        Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Traffic and Transportation Projects – Page 2 of 7  (PL‐20000) improvements, roadway resurfacing, sidewalk realignment and/or widening, drainage improvements, utility  relocations, signage and striping.  Council approved the concept plan on May 3, 2021 after community outreach.   Staff is currently working with Caltrain, Caltrans, California Public Utilities Commission for final plan development  and approvals.  The project design and environmental documentation will be completed by December 2021.   Construction is anticipated to begin in early 2022.   Downtown  Automated  Parking   Guidance  Systems, Access  Controls &   Revenue  Collection  Equipment  (PL‐15002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $161,718 $2,70,335 Office of Transportation Design Summer 2022  Project Status:  This project includes design and installation of new downtown parking guidance systems, access  controls and revenue collection equipment that will be coordinated with both the Downtown Parking Wayfinding,  PL‐15004 project and the 2016 Downtown Parking Management.  Staff contracted with Dixon Resources for  additional management support in design and procurement for the system installation in the Downtown garages on  University Avenue.  In fall 2020, Staff released a design build RFP for a camera‐based parking guidance system  similarly installed at the new California Avenue Parking Garage.  Council is anticipated to award the design build  contract in August 2021.  Design and construction are anticipated to start in fall 2021.    El Camino Real  Pedestrian Safety  and Streetscape  Project  (PL‐18000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $113,443 $6,662,520 Office of Transportation Pre‐Design Winter 2023  Project Status:  The El Camino Real Pedestrian Safety and Streetscape Project will install complete streets  improvements focused on pedestrian safety at controlled and uncontrolled crosswalks, enhanced bus operations at  two existing major transit stops, and new urban design amenities between Stanford Avenue and Sheridan Avenue.   The project includes curb extensions, median refuges, median shade trees, pedestrian scale lighting, and potential  bus enhancements.  A request to rescope the proposed project due to its lack of inclusion of bicycle facilities was  submitted to VTA in December 2020.  VTA rejected the request and encouraged the City to rescope and submit the  project for OBAG Cycle 3 funds.  The City formally submitted a written notice to VTA to return the grant in the total  amount of $4,655,000 in May 2021. The project is currently in the process to be deprogrammed by MTC.  11.a Packet Pg. 179 Traffic and Transportation Projects        Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Traffic and Transportation Projects – Page 3 of 7  Emergency  Vehicle Traffic  Signal  Preemption  System Pilot (PL‐ 19000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $486,422 $657,500 Palo Alto Fire Department Construction Summer 2022  Project Status:  This project will purchase and implement an emergency vehicle preemption system pilot project.  The system will integrate with the City’s current traffic signal management system and with the City’s computer‐ aided emergency response dispatch system to provide safer and quicker response times for emergency vehicles.   This project is pilot on 25 intersections. The traffic signal controls software were updated in in spring 2020 and staff  is working with our CAD and Signal System vendors to integrate the two systems for communication across the two  platforms.  The procurement of the system is in progress and is anticipated by December 2021.  After integration,  the systems will be tested  for its operations and functions by the Fire Department.     Highway 101  Pedestrian  Bicycle Overpass  Project  (PE‐11011)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $18,249,833 $22,889,453 Public Works Construction Fall 2021  Project Status:  This project, part of the 2014 Council Infrastructure Plan, includes the design and construction of a  new pedestrian bridge across Highway 101 at Adobe Creek. Council approved a contract with Granite Construction  in November 2019.  Construction began in January 2020. The project started with utility relocations, vegetation  removal, and site preparation work.  Construction of bridge foundations, columns and supports, and concrete  approach structures on the east and west sides of the highway has been completed.  The steel bridge trusses across  East and West Bayshore Roads and Highway 101 were installed in April and June 2021.  The project is anticipated to  be completed by fall 2021.    Parking  Management and  System  Implementation   (PL‐16002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,453 $ 1,190,848 Office of Transportation Design Spring 2022  Project Status:  This project includes implementation and installation of equipment to implement the outcomes of  the paid parking study for downtown, including the Comprehensive Parking Permit and Citation System.  Professional  Account Management (Duncan) was selected as the City’s service provider for the comprehensive permit and  citation management system.  System design started in fall 2019, and the base system was launched fall 2020.  Online  11.a Packet Pg. 180 Traffic and Transportation Projects        Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Traffic and Transportation Projects – Page 4 of 7  permit purchase portals have been setup for parking districts in College Terrace, Crescent Park, Old Palo Alto, and  Southgate.  The remaining districts will be set up by spring 2022.    Quarry Road  Improvements  and   Transit Center  Access   (PL‐16000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,282,050 $6,318,346 Office of Transportation Pre‐Design Fall 2024  Project Status:  This project includes the planning, design, and construction of bicycle, pedestrian, and transit access  improvements along Quarry Road between El Camino Real and Welch Road, including, but not limited to, upgraded  bicycle lanes and crosswalks, innovative intersection treatments for bicyclists, improved access to transit stops,  roadway for transit access and signal modification.  Planning, design, and construction of bicycle lanes and pedestrian  improvements between the Palo Alto Transit Center bus depot and the intersection of Quarry Road and El Camino  Real, and between El Camino Real and Welch Road have been completed.  The next phase of the project will provide  the transit access from Quarry Road to the Transit Center.  Currently, the City is revisiting the land ownership and  entitlements before proceeding with design of such improvements.    Railroad Grade  Separation   (PL‐17001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $3,730,450 $13,075,717 Office of Transportation Pre‐Design Fall 2025  Project Status: This project is a community‐based process to advance the railroad grade crossing circulation study  and context sensitive solutions study envisioned by the City Council.  It will also fund the preparation of a Project  Study Report and environmental analysis that will be required for the City to realize its goals of advancing grade  separations.  This capital project provides funds to perform preliminary engineering design, conduct project related  studies and to prepare environmental documents for the project.  The consultant in collaboration with community  prepared several conceptual plans for grade separations.  In 2019 City Council established the Expanded Community  Advisory Panel (XCAP) for reviewing the selected nine alternatives at the three crossing locations (Churchill Avenue,  Meadow Drive and Charleston Road) to provide recommendation to the City Council.  XCAP delivered the final report  to Council in March and April 2021.  City Council eliminated the tunnel alternatives for grade separation from further  consideration.  Seven alternatives remain in consideration for Grade Separation at these three crossings.   Council  11.a Packet Pg. 181 Traffic and Transportation Projects        Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Traffic and Transportation Projects – Page 5 of 7  will perform detailed review of the alternatives still under consideration in fall 2021 and provide direction on  additional studies for the next phase of the project.  In addition, Council is to reconvene the Rail Committee and  discuss the financial considerations in 2022.            Recurring Projects  Bicycle and  Pedestrian  Transportation  Plan  Implementation  (PL‐04010)*  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $39,872 $1,253,795 Office of Transportation N/A Recurring  Project Status: The Neighborhood Traffic Safety and Bicycle Boulevards Phase 1 Project along Amarillo  Avenue/Moreno Avenue, and Ross Road was completed in November 2018.  Conceptual plans for the  Neighborhood Traffic Safety and Bicycle Boulevards Phase 2 Project along Bryant Street, Maybell Avenue, Stanford  Avenue, Park Boulevard, and Wilkie Way were adopted by City Council in 2015.  Currently, Phase 2 is on hold at  75% design until a community engagement process is identified to allow for community review in 2022. Community  engagement process is delayed due to shift of staff resources to pandemic response.    Parking District  Implementation  (PL‐15003)*  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $0 Office of Transportation N/A Recurring  Project Status: This project implemented the signage needs of the residential preferential parking program.  Phase  1 of the Downtown Residential Preferential Parking Program (RPP) was implemented in October 2015, Phase 2 was  implemented in April 2016, and the program was made permanent in April 2017.  The Evergreen Park‐Mayfield  RPP program was made permanent in April 2018.  The Southgate RPP program was made permanent in October  2019.  The Old Palo Alto RPP was made permanent in November 2020.    11.a Packet Pg. 182 Traffic and Transportation Projects        Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Traffic and Transportation Projects – Page 6 of 7  Safe Routes to  School  (PL‐00026)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $70,370 $651,177 Office of Transportation N/A Recurring  Project Status: This project enables the City’s Safe Routes to School program, including school commute planning,  encouragement activities, and capital improvements along local and collector streets that may be impacted by  school commute activities.  The capital improvements include traffic calming devices, enhanced crosswalks, and  improved signage along suggested safe routes to school.  In FY 2020, traffic calming projects and traffic studies  were pursued for locations in need of traffic calming and other safety countermeasures.  In FY 2021, the installation  of school zone speed limit signage as well as the community engagement and planning process for the construction  of the South Palo Alto Bikeways project, which will implement buffered or protected bike lanes on East Meadow  Drive from Alma to Fabian Way, Fabian Way from East Meadow Drive to East Charleston Road, and  widen and  repave the Waverley Bike Path between East Meadow Drive and Charleston Road were completed.    Traffic Signal and  Intelligent  Transportation  Systems  (PL‐05030)*  Prior Years Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $195,556 $1,153,455 Office of Transportation N/A Recurring  Project Status: This project will include design and construction of traffic signals, traffic signal communications  networks, detection and data projects for transportation use, and maintenance of the City’s traffic signal Central  management system.  The project includes the replacement of traffic signal controllers/cabinets, video detection  systems, accessible pedestrian buttons, and related field equipment.  The new controllers enable additional traffic  signal timing strategies and improve the reliability of the City's traffic signals. Design for traffic signal safety and  operational improvements at intersection of San Antonio and Charleston is currently in progress. The design is 65%  complete. Construction is anticipated to begin in early 2022.  Transportation and  Parking  Improvements   (PL‐12000)*  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $62,198 $471,342 Office of Transportation N/A Recurring  Project Status: This project implements miscellaneous neighborhood traffic calming improvements including  neighborhood traffic studies and parking improvements.  This project also funds the development of grant  11.a Packet Pg. 183 Traffic and Transportation Projects        Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Traffic and Transportation Projects – Page 7 of 7  proposals used to procure funding for future projects.  Projects which are currently in progress include the  Middlefield North Traffic Safety Project and Crescent Park neighborhood traffic calming pilot.  The conceptual plan  for traffic calming pilot project in Crescent Park neighborhood was approved by the City Council in November 2020.   Design for installation of improvements is currently in progress. Construction is anticipated to begin in summer  2021.      11.a Packet Pg. 184 Airport Projects  Status as of June 2021    Airport Projects – Page 1 of 1  One‐Time Projects  Airport Apron  Reconstruction  (AP‐16000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $26,992,534 $42,127,200 Public Works Construction Fall 2021  Project Status:  This project includes the design and reconstruction of the Palo Alto Airport apron and is being  implemented in multiple phases.  The pavement surfaces at the airport are failing and uneven.  The need to  reconstruct the aircraft parking apron is critical to airport safety.  Construction Phase I was completed in  November 2017.  Construction Phase II was completed in winter 2020.  Construction on Phase III began in  November 2020 and is expected to be completed in fall 2021.      Airport Layout  Plan  (AP‐21000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0  $740,000 Public Works Design Summer 2023  Project Status:  This project provides updates to the Airport Layout Plan (ALP), including a narrative report and  environmental study.  The project is scheduled to start in fall 2021 with an anticipated completion date in  summer 2023.     Airport  Facilities  Electrical  Improvements  (AP‐20000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $99,004  $146,466 Public Works Completed  Winter 2021  Project Status:  This project upgrades the outdated electrical panels for the Palo Alto Airport office rental spaces.   The project design and building permits were approved in spring 2020. Construction was completed in January  2021.       Recurring Projects    2019‐2023 – Airport Capital Improvements Program Projects: There are no recurring projects scheduled at this time.   11.a Packet Pg. 185 Electric Fund Projects Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Electric Fund Projects – Page 1 of 9  One‐Time Projects  230 kV Electric  Intertie   (EL‐06001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $578,055 $440,040 Utilities Pre‐Design Summer 2027  Project Status: This project will perform a technical feasibility study to determine the general project  requirements to establish a 115 kV electric intertie line and construct a 115/60 kV substation to connect the  City's electric system directly to the 15kV transmission line at a new location.    Stanford decided they do not  want to participate in the project so the 230 kV option is no longer viable.  Staff will pursue other options to  procure an alternative transmission source to serve Palo Alto.  This project will be renamed in the future.     Capacitor Bank  Installation   (EL‐16002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $477,378 $850,429 Utilities Construction Fall 2021  Project Status: This project installs capacitor banks at electric substations and on distribution lines to ensure  Northern California Power Association Power Factor requirements are met.  Staff has performed an analysis  where capacitors are needed to provide VAR support to enhance the voltage regulation and stability of the  system.  Capacitor banks will be installed at Hanover Avenue, Hansen Way, Maybell Ave and Park Boulevard  Substations.  Engineering has completed 100% of the design and procurement of materials for the project and is  currently 75% complete with the construction and installation phase.  Hansen Way project is complete. Park  Boulevard and Hanover Avenue will be completed and energized summer 2021. Maybell Avenue project is  delayed pending tree removal but should be completed by fall 2021.  Coleridge  Cowper  Tennyson   4/12kV  Conversion   (EL‐14000)*  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $180,378 $129,826 Utilities Design Summer 2022  Project Status: This project converts the primary electric distribution system in the Coleridge, Cowper, Tennyson  area from 4 kV to 12 kV.  This project is a precursor to work being planned for the Colorado and Hopkins  Substations.  Design is at 90% completion and is delayed due to COVID‐19 restrictions.  Construction of this  project is deferred to maintain zero rate increases to ease economic recovery because of COVID‐19.  11.a Packet Pg. 186 Electric Fund Projects Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Electric Fund Projects – Page 2 of 9  Colorado Power  Station  Equipment  Upgrade  (EL‐19001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $4,279,339 $10,822,313 Utilities Pre‐Design Fall 2024  Project Status: Staff is evaluating the need to replace the COP‐3 115 kV/60 kV transformer bank at Colorado  Substation.  Future project completion dates will be based on the outcome of this evaluation.    Colorado  Substation  Improvements  (EL‐19002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $179,720 $1,396,358 Utilities Pre‐Design Fall 2022  Project Status: This project will make modifications to the substation driveways and fence to provide adequate  ingress and egress for utility vehicles used for maintenance and repair.    Staff is preparing an overall masterplan  for Colorado Substation to include all proposed improvements.  Preliminary designs for lighting, driveway,  fences, and an oil containment improvement have been prepared.  All the proposed improvements need to be  incorporated together, to ensure a cohesive design and plan for construction.    East Meadow  Circles 4/12kV  Conversion   (EL‐17001)*  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $51,273 $138,701 Utilities Design Spring 2024  Project Status: The project converts the primary electric distribution system in the East Charleston/Alma  Street/East Meadow Drive/Middlefield Road area from 4 kV to 12 kV and is challenging because of the  configuration of the streets and rear easement facilities. This project has been split into six (6) design and  construction phases. Engineering has completed  the substructure design for Phase 1 and will proceed with the  substructure design for Phase 2. Construction for Phases 1 and 2  will be completed by spring 2022.  All six (6)  phases are targeted to be completed by spring 2024. Construction for this project was deferred to maintain zero  rate increases to ease economic recovery because of COVID‐19.    Facility  Relocation for  Caltrain  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $2,399,488 $3,127,414 Utilities Construction Fall 2021  Project Status: The Utilities Department received approval from Caltrain to continue removal of the overhead  11.a Packet Pg. 187 Electric Fund Projects Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Electric Fund Projects – Page 3 of 9  Modernization   Project  (EL‐17007)  lines in October 2018.  The installation of the Overhead Catenary System above the rails to power the trains will  cause conflicts with the City's overhead electric and communication lines, as well as those owned by others,  including AT&T and Comcast, which cross the railroad tracks.  In June 2020, Council approved the contract for  construction of this project, in conjunction with EL‐19004.  All the overhead electric facilities crossing the railroad  have been raised to meet Caltrain’s requirement, and two fiber crossings are underway to be converted to  underground.    Foothills Rebuild  (Fire Mitigation)  (EL‐21001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $180,708 $4,000,000 Utilities Design Fall 2025  Project Status: This project will rebuild the approximately 11 miles of overhead line in Foothills Park, as  necessary to mitigate the possibility of wildfire due to overhead electric lines. This could include the utilization of  more robust equipment or construction practices, rerouting to avoid vegetation and improve access for  inspection and maintenance or converting the overhead lines to underground where feasible.  Two proposals  were received for this project and both proposals were rejected because they did not provide an option to  underground existing overhead electric lines.  Staff is currently looking at different options to complete this  work.  Staff completed 2,300 feet of substructure work which will eliminate 11 poles as a pilot project     Inter‐Substation  Line Protection  Relay  (EL‐17005)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $364,068 $825,532 Utilities Construction Summer 2022  Project Status: This project replaces the existing HCB pilot wire relays with a new microprocessor line differential  protective relay to protect the city’s 60 kV sub‐transmission line sections and equipment from damage due to  faults (i.e. short circuits) on the 60 kV line sections.  This project is being done in phases, with design and  construction happening concurrently on the different phases.  Construction of these improvements rely on work  completed by other projects to install fiber optic connections.  Staff is working on the design for the replacement  of relays at Park Substation and Switching Station and between line sections COP‐PB, COP‐AC and COP‐HO.  11.a Packet Pg. 188 Electric Fund Projects Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Electric Fund Projects – Page 4 of 9  Rebuild  Underground  District 15   (EL‐11003)*  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $43,348 $93,337 Utilities Design Fall 2022  Project Status: This project rebuilds and replaces the underground electric system in Underground District 15,  the area bounded by Los Palos Avenue, Glenbrook Drive, Pomona Avenue, and Arastradero Road. This project is  in the preliminary stages of engineering design and work will be coordinated with EL‐16000 which is currently  rebuilding the electric system along Arastradero Road.  Work on this project was delayed due to public input  regarding the design of the project.  Changes to the Rules and Regulations will require property owners to pay  for the differential cost should they want submersible equipment instead of pad mount.  Design of the project is  delayed as staff prepares cost information to present to affected property owners showing how much they will  have to pay.      Rebuild  Underground  District 16   (EL‐13003)*  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $27,456 $384,854 Utilities Design Spring 2022  Project Status: This project rebuilds and replaces the underground electric system in Underground District 16,  the area along Louis Road between Greer Street and Loma Verde Avenue.  The project design and cost estimate  are nearly complete and this project will be bundled with other similar type jobs for bidding to obtain more  favorable pricing.  Construction of this project is deferred to maintain zero rate increases to ease economic  recovery because of COVID‐19.    Rebuild  Underground  District 24   (EL‐10006)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,942,687 $525,678 Utilities Construction Spring 2022  Project Status: This project rebuilds and replaces the underground electric system in Underground District 24,  the area bounded by Lytton Avenue; Bryant Street; Forest Avenue; and Alma Street.  Construction by city staff  has  stalled at 90% completion due to a shortage of Operations staff and COVID‐19 restrictions.  Work is being  scheduled with Operations and to accommodate impacted customers as best as possible.     11.a Packet Pg. 189 Electric Fund Projects Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Electric Fund Projects – Page 5 of 9  Rebuild  Underground  District 26   (EL‐16000)*  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $30,810 $304,794 Utilities Design  Spring 2025  Project Status: This project rebuilds and replaces the underground electric system in Underground District 26 the  area along Arastradero Road between El Camino Real and Hillview Avenue.  This is a four phase project.  The first  phase design is completed and construction will begin in 2022.     Reconfigure  Quarry Feeders  (EL‐14005)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $519,836 $632,356 Utilities Construction Spring 2022  Project Status: This project reconfigures how distribution circuits are connected to each substation transformer  at Quarry Substation.  While phases of this project have been completed in construction, other phases still need  to be designed and constructed.  Design of the final phase of this project was completed in spring 2021.     Smart Grid  Technology  Installation  (EL‐11014)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $970,478 $19,377,391 Utilities Design Fall 2024  Project Status: Council approved proceeding with Advanced Metering Infrastructure (AMI) and associated smart  grid investments in December 2018.  AMI is a foundational technology that is becoming a standard in the utilities  industry and will improve customer experience while enabling CPAU to operate more effectively.  An AMI‐based  smart grid system will empower customers to more efficiently utilize utility supplies, facilitate customer adoption  of distributed energy resources (DER) such as solar photovoltaics (PV) and electric vehicles (EV), and enable the  timely detection of water leaks.  AMI will also enable CPAU to optimize operations and improve reliability by  reducing restoration time for outages.  Staff has gone out to bid for procurement of an AMI system and the bids  are being evaluated.    Substation 60kV  Breaker  Replacement   Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,354,297 $3,980,639 Utilities Construction Summer 2026  Project Status: This project replaces high voltage circuit breakers that interconnect the nine electric substations  11.a Packet Pg. 190 Electric Fund Projects Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Electric Fund Projects – Page 6 of 9  (EL‐17002) and two power switching stations that are reaching the end of their useful life and/or are now underrated for the  use.  This project is being done is phases, with design and construction happening concurrently on the  different  phases.  Four breakers were replaced recently while anticipating the multi‐year contract procurement method.   Staff completed the construction on the first phase and is working to procure a multi‐year contract with a  contractor to complete the design and replacement of the remaining breakers.    Substation  Physical Security   (EL‐16003)*  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $944,446 $3,248,541 Utilities Construction Winter 2025  Project Status: This project installs facilities providing physical protection of electric substations from vandalism  and intrusion.  A professional services contract was awarded to Burns & McDonnell and the study was  completed. Staff continues to implement recommendations from the study each fiscal year.  Procurement for  improvements at Hanover Avenue and Hansen Way substations solidified during fall 2020 and into 2021.   Construction at Hanover substation reached substantial completion in spring 2021 and Hansen Way will be  completed in fall 2021.    Underground  District 46   Charleston,  El Camino Real   (EL‐12001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $2,564,543 $3,00,000 Utilities Construction Fall 2021  Project Status: This project undergrounds the existing overhead utility systems in the area along the 400 block of  West Charleston and El Camino Real.  Underground substructures have been installed.  A shortage of Operations  staff has caused a review and revision of construction plans.  Staff has completed 100% of cable and equipment  installation and 90% of customer service conversions. A construction contract was awarded for the final phase of  the project to install two 60 feet steel poles and reconductor the 60KV sub‐transmission lines. The project is  expected to be completed in fall 2021.        11.a Packet Pg. 191 Electric Fund Projects Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Electric Fund Projects – Page 7 of 9  Recurring Projects  Communications  System  Improvements   (EL‐89031)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $14 $170,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project installs copper wire cable systems, high frequency coaxial cable, fiber optic cable,  and related equipment to provide communications services for traffic signal coordination, telephone links,  computer data transmission, and the Electric Supervisory Control and Data Acquisition (SCADA) system.  This  project is funding a portion of the design phase of an expanded Utilities fiber optic network.  The contract for  design of this network was approved by Council in June 2020. Staff is in the planning stages for design  implementation.      Electric Customer  Connections   (EL‐89028)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,208,506 $2,700,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project installs services, transformers, and meters for new customers; upgrading of existing  services; temporary service connections; and overhead and underground extensions for new or existing  customers.  Projects are in many stages of design and construction to provide temporary and permanent power  to residential and commercial customers in Palo Alto. These are ongoing electric customer connections each  year.    Electric System  Improvements   (EL‐98003)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $893,778 $2,504,700 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project consists of various projects that replace deteriorated facilities or install protective  devices that improve the Electric Distribution System. Projects are in many stages of development to replace  transformers, replace poles, replace overhead wires, and install protective devices to improve service reliability.   There are ongoing electric systems improvements each year.      11.a Packet Pg. 192 Electric Fund Projects Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Electric Fund Projects – Page 8 of 9  Electric Utility  Geographic  Information  System   (EL‐02011)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $172,408 $385,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project enhances the citywide Geographical Information System (GIS).  The primary  emphasis will be to provide a compatible user interface and estimating software, to edit and update data which  will reside in the citywide GIS.  This funding is also being used to pay for Utilities Electric Division’s share of cost  for the implementation of new city‐wide GIS system (ESRI) led by IT.  Staff is also working directly with IT to  assess GIS needs and the transition of the mapping information to ESRI.  IT has issued contracts and the  implementation is underway beginning with converting the existing data model into an ESRI format.      SCADA System  Upgrades   (EL‐02010)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $276,701 $135,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project upgrades the Supervisory Control and Data Acquisition (SCADA) system hardware.   Staff completed upgrade of the servers used for monitoring the utility substations and equipment in 2014.   Vendor delays due to COVID‐19 restrictions postponed the server upgrade until FY 2022.    Substation  Facility  Improvements   (EL‐89044)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $261,610 $740,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project makes improvements to facilities at the electric substations in Palo Alto.  Staff is  working on the replacement of Remote Terminal Units (RTU) at various substations, upgrading gravel and  grounding, and reconfiguring steel trusses and associated devices.     Substation  Protection  Improvements   (EL‐89038)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $182,370 $620,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project makes improvements to equipment used at electric substations to protect the  substation equipment and circuits emanating from the substation from damage due to faults (i.e. short circuits)  on the electric system.   11.a Packet Pg. 193 Electric Fund Projects Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Electric Fund Projects – Page 9 of 9  Underground  System Rebuild   (EL‐16001)*  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $36,944 $350,000  Utilities N/A Recurring  Project Status: This project replaces underground electric equipment in areas that were originally installed  underground, that are not part of an Underground District.  Staff is working to identify areas where the age of  the existing cables are a high priority for cable replacement.  To date, this includes areas in the Stanford  Research Park, Arastradero Road, and along East Bayshore Road.  New areas have been identified and progress  has been made on development of the project. Construction of this project is deferred to maintain zero rate  increases to ease economic recovery because of COVID‐19.    Wood Pole  Replacement  (EL‐19004)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,288,311 $2,975,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project will fund the annual replacement of deteriorated wood power poles.  Staff has  identified 84 wood poles for the pole replacement contract.  In June 2020, Council approved the contract for  construction of this project, in conjunction with EL‐17007 ‐ Facility Relocation for Caltrain Modernization and  construction is expected to start in July 2020.  The current project was completed in November 2020.  Over 50%  of the estimate for the next pole package is completed.      11.a Packet Pg. 194 Fiber Optics Fund Projects Status as of June 2021    Fiber Optics Fund Projects – Page 1 of 1  One‐Time Projects  Fiber Optic  Network  System Rebuild  (FO‐16000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $351,652 $2,310,411 Utilities Design Spring 2024  Project Status: This project is for the System Capacity Improvement that rebuilds portions of the "dark" fiber optic  network around Palo Alto.  The first phase of this project has been constructed.  Additional work is being assessed  and will be coordinated with the project to expand the Utilities Fiber Optic Network (EL‐89031). This project is  postponed due to Fiber Expansion Project. Fiber contractor is expected to finish design in April 2022.      Recurring Projects  Fiber Optics  Customer  Connections  (FO‐10000)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $48,111 $250,000 Utilities  N/A Recurring  Project Status: This project enables the installation of fiber optic infrastructure for new service connections.  Projects are developed as needed to meet customer requests for leasing of fibers on the Dark Fiber system.  Staff  have processed and completed fifteen customer connection projects  in FY 2021, in addition to several smaller  projects involving existing fiber optic cable connections that were handled directly by Operations staff.  The  reduced number of projects was impacted by COVID‐19 work restrictions.    Fiber Optics  Network  System  Improvements  (FO‐10001)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $221,227 $200,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project improves the reliability within the fiber optic network system.  A project to install a  new fiber optic cable from Park Substation to the Stanford Research Park to enhance capabilities and reliability is  identified and waiting for availability of staff to design This project is postponed due to the Fiber Expansion  Project. The fiber contractor is expected to finish design in April 2022.    11.a Packet Pg. 195 Gas Fund Projects           Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP    Gas Fund Projects – Page 1 of 2   One‐Time Projects  Gas Main  Replacement  Project 23  (GS‐13001) *  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $955,764 $8,064,570 Utilities Construction Winter 2022  Project Status:  This project enables the design and construction to replace approximately 21,700 linear feet (which  represents 1.9% of the City's Gas distribution main system) of distribution main and 320 gas services constructed mainly  of PVC material on various streets within the Midtown, Evergreen Park, Ventura, College Terrace, Charleston Terrace,  and Research Park neighborhoods. Construction began in winter 2021 with construction scheduled to be completed in  winter 2022.  Gas pipeline replacement at Town & Country Village will begin in summer 2021.      Recurring Projects  Gas  Distribution  System  Improvements  (GS‐11002)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $211,914 $500,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project enables Gas Distribution System improvements.  Typical activities include increasing  distribution system capacity for load growth, replacing deteriorated capital facilities, reconfiguring/adding to the  system to improve service reliability, and conducting research related to performance of the gas distribution system or  its various components making general improvements to the system.  The City must continuously evaluate service  reliability needs and make improvements to the system to maintain top level service to City customers and to minimize  potential economic losses due to service interruptions.  In the second half of FY 2021, replacement of the WQCT gas  service, replacement of leaking valves, and main and service pipe were completed.    Gas  Equipment  and Tools  (GS‐13002)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $8,922 $100,000 Utilities N/A Recurring  Project Status:  This project purchases polyethylene (PE) fusion equipment and tools, directional boring/locating  equipment and tools, and general shop equipment and tools.  The equipment needs to be upgraded on an annual basis  11.a Packet Pg. 196 Gas Fund Projects           Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP    Gas Fund Projects – Page 2 of 2   to safely operate and maintain a natural gas distribution system and to ensure operators’ safety and productivity.  The  purchase of four (4) new Combustible Gas Indicators for Utilities crews was completed in spring 2021.    Gas Meters  and  Regulators  (GS‐80019) *  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $140,566 $0 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project provides replacement of the existing gas meters and regulators annually. The coordination  of gas meter and regulator replacements with gas meters identified to be replaced under the AMI contract, which is  generally gas meters that are 25 years or older.  The gas meter replacement program ensures the accuracy of gas  consumption measurement, reduces possible revenue loss due to under‐registered gas, and provides customers with  accurate monthly bills.  Replacement of aged gas meters and regulators are on‐going.  The next major replacement of  meters and regulators will be coordinated with Gas Main Replacement Project 23 (GS‐13001) and Advanced Metering  Infrastructure project.  Gas System,  Customer  Connections  (GS‐80017)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,014140 $1,082,688 Utilities  N/A Recurring  Project Status:  This project enables the Gas Distribution System to be extended in order to provide gas service to new  customers and augment service to customers with increased natural gas demands. Improvements include new mains,  services, valves, regulators, meters, and accessories.  This project upgrades infrastructure to provide gas service  connections to new customers, meet changes in existing customer service demands, and respond to changes in gas  service requirements due to new development or redevelopment.  This project is funded partially from  reimbursements by customers.  City crews completed 59 new gas services installations and 41 gas service demolitions  in the second half of FY 2021.      11.a Packet Pg. 197 Stormwater Management Projects         Status as of June 2021  Stormwater Management Projects ‐  Page 1 of 2  One‐Time Projects  Corporation  Way System  Upgrades and  Pump Station  (SD‐21000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $144,863 $3,972,333 Public Works Design Fall 2022  Project Status:  This project incorporates a design of a new small pump station with 25 cubic feet per second  capacity and upgrades 700 linear feet of pipe to  30 inch diameter High Density Polyethylene pipe.  The existing  system does not have the force needed to discharge storm flows into the Adobe Creek.  Adding a pump station in  advance of the outfall and upsizing the storm pipe will eliminate the routine flooding along East Bayshore Road  and convey runoff from a 10‐year storm event.  The design consultant contract was awarded in June 2020. The  consultant has reached  90% completion of the design plans. Staff is also in the process to  secure an easement  for the pump station from adjacent property owners.  The final design will be completed in summer 2021 and  construction is anticipated to start in early 2022.    West Bayshore  Road Pump  Station  (SD‐20000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $215,393 $1,774,653 Public Works Design  Spring 2024   Project Status:  This project incorporates design and construction of a new small pump station with 15 cubic feet  per second capacity.  Installing a new pump station will allow storm flows to be pumped into the Adobe Barron  Creek confluence while adding a pump station in advance of the outfall would eliminate the routine flooding  along West Bayshore Road and allow the system to convey runoff from a 10‐year storm event.  The design  consultant contract was awarded in June 2020.  The consultant has reached  90% completion of the design plans.  Staff is also in the process  to secure an easement for the pump station from adjacent property.  The final design  will be completed in summer 2021.  Construction will start in fall 2023 with project completion expected in spring  2024.    West Bayshore  Road Trunk Line  Improvements  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $5,271 $2,401,475 Public Works Design Spring 2024  Project Status:  This project replaces approximately 1,400 linear feet of existing 15‐inch diameter pipe with 36‐ 11.a Packet Pg. 198 Stormwater Management Projects         Status as of June 2021  Stormwater Management Projects ‐  Page 2 of 2  (SD‐23000) inch High Density Polyethylene pipe.  These improvements along with the new West Bayshore Road Pump Station  (SD‐20000) will eliminate the routine flooding along West Bayshore Road and allow the system to convey runoff  from a 10‐year storm event.  Once the design for the pump station is finalized the consultant will advance the  design for the capacity upgrades.  The final design will be completed in summer 2021.  Construction will start in  fall 2023 with project completion expected in spring 2024.      Recurring Projects  Storm Drainage  System  Replacement and  Rehabilitation  (SD‐06101)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $374,390 $2,069,475 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project provides for annual replacement and rehabilitation to maintain the integrity of the  storm drain system, including deteriorated storm drain piping, manholes, and storm drain inlets.  The  rehabilitation includes cured‐in‐place pipe (CIPP) lining, and replacement of broken pipe with HDPE.  The  rehabilitation project is to go out to bid in summer 2021 with construction expected to start by fall 2021.      11.a Packet Pg. 199 Wastewater Collection Fund Projects        Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Wastewater Collection Fund Projects – Page 1 of 2  One‐Time Projects  Wastewater  Collection  System  Rehabilitation  Augmentation  Project 30   (WC‐17001)*  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $214,356 $6,180,000 Utilities Design Summer 2022  Project Status: This project includes the design and construction of high priority mains with structural defects that  cannot be addressed with routine maintenance. The wastewater mains on various streets in the City, will be replaced  with approximately 8,300 linear feet of sanitary sewer mains and associated laterals in the Ventura and Fair  Meadows neighborhoods.      Recurring Projects  Sewer  Lateral/Manhole  Rehabilitation  and  Replacement   (WC‐99013)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $876,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project replaces defective sewer laterals, cleanouts, manholes, backwater devices, and  equipment to support these activities to maintain the Wastewater Collection System, compliant to the Sanitary  Sewer Master Plan (SSMP).  Information collected during routine annual maintenance activities is used to prioritize  work.  The continued work performed will help reduce both the backflow of sewage onto private property and the  City's treatment expenses.      Sewer System,  Customer  Connections   (WC‐80020)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $387,711 $420,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project installs sewer lateral connections and additions or extensions of existing mains to serve  new customers and to respond to changes in sewer requirements due to redevelopment.  Old existing non‐plastic  sewer laterals with condition deficiencies per Utilities Operations’ criteria are required to be replaced in accordance  with the latest 2021 WGW Standards.  This project generates revenue through customer connection fees and  capacity increase fees for connecting to the wastewater collection system.   11.a Packet Pg. 200 Wastewater Collection Fund Projects        Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Wastewater Collection Fund Projects – Page 2 of 2  Wastewater  General  Equipment and  Tools   (WC‐13002)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $53,446 $185,000  Utilities N/A Recurring  Project Status: This project includes the acquisition of new fusion equipment and other associated tools.  The  equipment is used to fuse together pipe joints in the City's wastewater collection system.  As the equipment ages,  the quality of the fusion joints begins to decline, and the operators must spend more time scraping, aligning, and  fusing construction joints to maintain a high quality of standards for the installation of City's wastewater collection  mains, along with the associated service standards and worker safety and productivity measures, equipment and  tools require continuous upgrades. The transporter has been replaced for the wastewater CCTV camera to  accommodate ongoing operations and maintenance activities.    Wastewater  System  Improvements   (WC‐15002)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $201,040 $200,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project implements improvements to the Wastewater Collection System by increasing system  capacity for growth, flow monitoring, hydraulic modeling and system analysis, load simulations, asset management  analysis and assessment, system inflow/infiltration analysis, and sanitary sewer overflow monitoring and reduction.   Mainline sewer backups and overflows into homes and businesses are costly and create a health risk.  Reducing the  losses associated with these backup claims requires a continuous evaluation of system needs and making  improvements to maintain a high level of service.  Replacement of the City’s legacy wastewater maintenance and  asset management software (ICOM) was completed May 2021.           11.a Packet Pg. 201 Wastewater Treatment Fund Projects  Status as of June 2021    Wastewater Treatment Fund Projects – Page 1 of 3  One‐Time Projects  Advanced  Water  Purification  Facility  (WQ‐19003)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $223,692 $24,229,000 Public Works Design Fall 2024  Project Status: This project enables the design and construction of an Advanced Water Purification Facility to further  improve the quality of the tertiary‐treated recycled water by ultrafiltration or ultrafiltration followed by reverse  osmosis to reduce the level of total dissolved solids.  The water reuse partnership agreement with Valley Water and  Mountain View provides $16 million in funding from Valley Water for this project.  The design has progressed to the  30% design milestone and is expected to be completed in fall 2022, with project construction completion in fall  2024.    New  Laboratory and  Environmental  Services  Building  (WQ‐14002)    Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $363,705 $24,191,994 Public Works Design Fall 2027  Project Status:  This project was originally envisioned to replace the existing plant laboratory and environmental  services offices.  A design consultant completed preliminary design in early 2020. Staff are currently revising space  planning assumptions and have put further design efforts on hold until more advanced planning can be completed.     Outfall Line  Construction  (WQ‐19000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $8,926,000 Public Works Design Summer 2026  Project Status:  This project consists of the construction of a new parallel outfall pipe to convey final plant effluent  to San Francisco Bay.   Design was completed in fall 2020. The PWE / USACOE Levee Project requires a re‐design of  the pipeline to accommodate a runway shift at PAO Airport.  Staff is currently working with PAO / FAA staff towards  gaining FAA concurrence for the project re‐design.  The re‐design and re‐permitting could delay the project by 2‐3  years.  The City has received a State low‐interest loan for the design and construction phase, and the State is  working with the City to retain the loan through the re‐design process.     11.a Packet Pg. 202 Wastewater Treatment Fund Projects  Status as of June 2021    Wastewater Treatment Fund Projects – Page 2 of 3  Plant Master  Plan   (WQ‐10001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $4,509,091 $4,998,291 Public Works Construction Fall 2022  Project Status:  This project enables the ongoing program management support for major capital projects.  Current  tasks include developing scopes of work, evaluating consultant proposals, coordinating project management  activities, pursuing State low‐interest loans for multiple projects, and updating partner agreements.  The consultant  continues to provide support for the projects associated with the Long Range Facilities Plan (LRFP).    Primary  Sedimentation  Tank  Rehabilitation   (WQ‐14003)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $770,112 $20,681,849 Public Works Construction Winter 2023  Project Status: This project enables the design and construction for new protective coatings on each of the four  concrete primary sedimentation tanks, replacement of worn rotating parts and mechanical and electrical  equipment.  These tanks were installed in 1972 and the recoating project will extend the concrete life for another 30  years.  Design was completed in fall 2019 and the construction phase is in the award process.  The City is expecting a  State low‐interest loan for the design and construction cost of the project.  The construction contract, amended  agreements with partner agencies, and State loan were approved by Council in May 2021.     Secondary  Treatment  Upgrades  (WQ‐19001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $2,432,159 $32,831,979 Public Works Design Winter 2026  Project Status: This project upgrades the Secondary Treatment process at the Regional Water Quality Control Plant.   The existing Secondary Treatment process has two main components; the Fixed Film Reactors (FFR) and the  Activated Sludge (AS) Process.  This project includes the reconstruction of the AS process, rehabilitation of the AS  Aeration Basins, and the elimination of the FFRs.  The design contract began in October 2018.  Staff is pursuing a  State low‐interest loan or bond, as well as a USEPA low‐interest loan for the construction phase.  The project design  is at 60%, with a complete design expected in fall 2021.  Construction is expected to start in spring 2023.      11.a Packet Pg. 203 Wastewater Treatment Fund Projects  Status as of June 2021    Wastewater Treatment Fund Projects – Page 3 of 3  Recurring Projects  Plant Repair,  Retrofit and  Equipment  Replacement  (WQ‐19002)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $2,269,938 $7,332,834 Public Works N/A Recurring  Project Status:  This project enables the assessment, repair, and retrofit of the Plant's concrete and metal  structures; the replacement of necessary Plant equipment and ancillary facilities, including electrical  equipment/systems, to maintain treatment reliability and existing infrastructure; and the replacement of large  diameter flow meters built into the wastewater treatment system on sewers, pipes, and water lines. Current  projects include the design of the 12kV Electrical Loop Upgrade Project, that is 60% completed and construction of  the Secondary Clarifier Nos. 4 and 6 Mechanism Replacement project.  The replacement of Clarifier No.4  mechanism was completed in October 2020 and replacement of Clarifier No. 6 mechanism is ongoing with a  completion date scheduled for summer 2021.       11.a Packet Pg. 204 Water Fund Projects           Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Water Fund Projects – Page 1 of 5  One‐Time Projects  Water Main  Replacement  Project 28  (WS‐14001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $249,238 $ 9,085,107 Utilities Design Summer 2022  Project Status: This project will replace approximately 18,600 linear feet (which represents 1.6% of the City's  water distribution system) of mains and 265 services on various streets within the City, including areas in the  Duveneck, St. Francis, Barron Park and Charleston Meadows neighborhoods.  The design will be completed in  summer 2021 with construction anticipated to start in winter 2022.    Water Recycling  Facilities  (WS‐07001)*  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $ 710,106 $ 852,697 Utilities Pre‐Design  Fall 2023  Project Status: This project allows the City to hire a consultant to prepare a business plan, prepare preliminary  design, and secure funding options for an expansion of the existing recycled water delivery system in the City.   The pipeline will primarily serve the Stanford Research Park and provide an alternative supply source of 435,600  cubic feet per year, roughly 10% of Palo Alto’s total water consumption in 2015.  The environmental impact  report was completed in September 2015.  The expansion pipeline is one of several water reuse projects being  considered in the Northwest County Recycled Water Strategic Plan.  This, or one of the other projects, may be  recommended to Council for design and construction.  The earliest that work would commence is in FY 2022.    Water  Regulation  Station  Improvements  (WS‐07000)*  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $ 1,625,398 $1,631,898 Utilities Design Summer 2021  Project Status: This project for Water Regulation Station Improvements includes seismic upgrades, piping  improvements and other various upgrades to increase the structural reliability of three of the City’s turnouts with  SFPUC.  Work under this project was included in the Seismic Upgrade of four Steel Tanks and three Turnouts’  Project and the project was completed and closed out.  Due to multiple existing issues at the California Turnout,  upgrade work at this facility has been prioritized.  Structural evaluation for restraining the Page Mill PRV and  piping will be included in the design.    11.a Packet Pg. 205 Water Fund Projects           Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Water Fund Projects – Page 2 of 5  Water Tank  Seismic Water  System  Upgrades  (WS‐09000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $ 4,808,299 $ 15,642,367 Utilities Construction Summer 2022  Project Status: This project for Seismic Water System Upgrades includes seismic upgrades at the Montebello,  Mayfield, Corte Madera, Park, Boronda, and Dahl Reservoirs in compliance with the American Society of Civil  Engineers (ASCE 7) seismic codes.  Work at the steel tank sites includes the installation of new concrete footings,  anchor chairs and tie‐downs, installation of seismic shut off valves and control valves, flexible joints at the  inlet/outlet piping connections, relocation of various inlet and outlet piping, backup power supplies, and  reinforcement and/or replacement of interior tank columns.  Seismic upgrade work at the Mayfield Reservoir was  completed in summer 2013 and work on the Boronda Reservoir was completed in summer 2016.    The Corte  Madera Reservoir replacement is currently in construction and is anticipated to be completed in Winter 2022.   The financial study of the Park and Daly Reservoir was completed, and it was recommend to rehabilitate the  existing tanks as opposed to complete replacements.  The design for the rehabilitation of Park and Dahl Reservoir  will begin in fall 2021 and will include new internal and exterior coatings and repairs.          Recurring Projects  Water  Distribution  System  Improvements  (WS‐11003)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $348,096 $269,469 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project enables improvements to water distribution system deliverability and reliability.   Typical activities include installing restraining joints at critical pipelines and bridge crossings, increasing the size  of inadequate facilities, system leakage surveys, network modeling, and fire flow studies or other system  improvements as required.  Continuous evaluation of system needs and making required improvements is  necessary to maintain adequate quantities of quality water, meeting local, state, and federal safe drinking water  standards.  During the last six months the Mayfield Reservoir variable frequency drive (VFD) replacement and  back‐up controls were completed.  El Camino Pump Station pump programming was completed and tested to  11.a Packet Pg. 206 Water Fund Projects           Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Water Fund Projects – Page 3 of 5  add the capability for the El Camino Reservoir to pump into zone 1 in addition to zone 2.    Staff continues the  asbestos cement pipe (ACP) study and is in the process of collecting pipe samples.      Water, Gas,  Wastewater  Utility GIS Data  (WS‐02014)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $174,173 $905,862 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project enables contracts related to Utilities GIS (Geographic Information System) needs.   AME database is heavily utilized by Utilities Engineering staff to update the utility information in GIS.  The  updated information is used by various City staff, such as marking/locating underground utilities to comply with  USA (Underground Service Alert) requirements; developing design drawings for pipeline replacement projects;  verifying existing underground utilities during construction activities; creating customized utility map books for  field crews and on‐call personnel to meet their specific needs.  Annual surveying contracts to collect GPS points  of existing above‐ground utility features within the CIP project areas.  The data being collected continues to be  used to correct the GIS database.  Accurate utility data helps the design of new pipe alignment to minimize  construction conflicts, create synchronization and user interface between the upcoming Citywide ESRI GIS  database and Utilities AME database.    Water General  Equipment/Tools  (WS‐13002)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $38,271 $ 50,000  Utilities N/A Recurring  Project Status: This project acquires new equipment and tools, the replacement of existing fusion equipment,  and other associated tools.  The fusion equipment is used to fuse together pipe joints in the City's water  distribution system.  Equipment and tools are required to be upgraded on an annual basis to maintain high  quality standards for the installation of the City's water distribution mains, along with the associated service  standards and worker safety and productivity measures.  Staff has not purchased any equipment or tools in the  second half of FY 2021.       11.a Packet Pg. 207 Water Fund Projects           Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Water Fund Projects – Page 4 of 5  Water Meters  (WS‐80015)*  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $90,628 $530,450 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project enables the purchasing of meters for new customers, upgrading meters for current  customers, installing meter bypasses, and replacing obsolete meters that are no longer repairable.  This funding  also allows for annual testing and calibration of selected meters to maintain meter accuracy and reliability.   During the AMI implementation process approximately 50% of the meters will be replaced. Staff is currently  replacing large diameter meter sets in preparation of the upcoming AMI project.    Water Service  Hydrant  Replacement   (WS‐80014)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $83,974 $400,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project replaces system control valves, deteriorated galvanized service lines, lead  goosenecks, and fire hydrant valves and assemblies per the Fire Department’s flow testing, upgrades fire  hydrants in main line replacement project areas, and replaces existing undersized or deteriorated copper water  services.      Water System  Customer  Connections  (WS‐80013)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $944,760 $ 850,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project allows for improvements that include new main extensions, valves, domestic  services, meters on upgraded services, backflow devices, fire services, and fire hydrants.  System extensions are  required to provide service to new large developments and to serve existing customers requesting expanded  service.    Water System  Supply  Improvements  (WS‐11004)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $193,620 $749,469 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project evaluates and improves the City’s water distribution system on an as‐needed basis.  This project includes piping modifications, equipment replacements associated with water delivery, supervisory  11.a Packet Pg. 208 Water Fund Projects           Status as of June 2021  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Water Fund Projects – Page 5 of 5  control software upgrades, system modifications for water system quality compliance, conditional assessment  of the reliability of transmission mains, and security system installations.  The water system includes the  connection facilities between the City’s and the San Francisco Public Utility Commission’s pipelines, emergency  water wells within the City, pumping stations, water reservoirs, and pipelines.  Staff is working to procure SCADA  controller upgrades for the water facilities throughout the City.        11.a Packet Pg. 209 List of Completed Projects CIP #Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season  Completed Year  Completed Total Project  Budget ** OS‐18001 Pearson Arastradero  Preserve Parking lot  Improvement This project improved the Pearson Arastradero Preserve parking lot by  improving the base rock surfacing, adding drainage, widening the entrance for  safety, and new fencing.  This new improvement will allow the overflow parking  area to be open year round.  The work was completed in May 2021. Construction Parks and Open  Space Community  Services Spring 2021  $                170,300  CB‐16001 Cubberley Community  Center Master Plan This project developed the master plan  for future use of the Cubberley  Community Center site by the City and Palo Alto Unified School District.Study Buildings and  Facilities Community  Services Spring 2021  $                926,792  CB‐19001 Cubberley Building  Management Systems This project replaced the Building management System(BMS) controls for the  pavilion, Theater, Wing I, and Gyms A and B boiler rooms at the Cubberley  Community Center.  The project included the installation of control points for  each building along with controllers, valve and damper actuators. Construction Buildings and  Facilities Public Works Spring 2021  $                350,000  FD‐14002 Fire Ringdown System  Replacement This project replaced the current ring down system that provides an audible  alert of calls in the fire stations.  Ongoing installations started in 2018 and were  completed with Fire Station #3. Construction Buildings and  Facilities Fire Departent Spring 2021  $                400,144  PD‐14000 Internal Alarm System  Replacement The project replaced the citywide internal alarm system.  The alarms at City Hall  migrated to this new system in FY 2019, but was completed in early 2021.Construction Buildings and  Facilities Police  Department Winter 2021  $                  77,569  FD‐20001 Self Contained Breathing  Apparatus (SCBA) Air  Compressor Replacement This project replaced the central air compressor that provides air for the self‐ contained breathing apparatus (SCBA) tanks to ensure firefighter safety when  entering environments with hazardous air quality. Construction Buildings and  Facilities Fire Department Spring 2021  $                  94,500  AP‐20000 Airport Electrical  Improvements This project replaced the outdated electrical panels for the Palo Alto Airport  office rental spaces.  Construction was completed in January 2021.Construction Airport Public Works Winter 2021  $                146,466  PE‐18000 New California Avenue  Area Parking Garage  This project built the California Avenue Area Parking Garage, as part of the  2014 Council Infrastructure Plan.   The parking garage has 627 parking spaces  with 2 basement levels and 4 above grade floors.  The garage features an  automated parking space guidance system, EV charging stations, bicycle  parking, and motorcycle parking. The garage was opened to the public on  December 8, 2020. Construction Buildings and  Facilities Public Works Fall 2020  $           50,119,976  PF‐14002 Fire Station 1  Improvements  This project updated the individual sleeping quarters in the firehouse to  address gender issues and privacy concerns.  Fire Station #1 was the only fire  station in the City that did not have separate bedrooms to accommodate male  and female firefighters.   This project was completed in fall 2020. Construction Buildings and  Facilities Public Works Fall 2020  $                187,064  1 11.a Packet Pg. 210 List of Completed Projects CIP #Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season  Completed Year  Completed Total Project  Budget ** GS‐18000 Gas ABS/Tenite  Replacement Project  This project replaced gas services laterals constructed of Acrylonitrile‐ butadiene‐styrene (ABS) or Tenite material on various streets.  Council  approved funding in June 2019.  The project replaced 104 ABS and Tenite gas  services.  The WQCP ABS gas service is assigned to Utility Operations for  replacement and the remaining five ABS gas services will be scheduled for  replacement once the five‐year moratorium ends on those streets.  As of  November 2020, this project is complete. Construction Gas Utilities Fall 2020  $             2,615,100  SD‐19000 Loma Verde Avenue Trunk  Line Improvements  This project replaced 1,750 linear feet of storm drain with 48‐inch diameter  High Density Polyethylene (HDPE) pipe and associated catch basins, laterals and  manholes.  In addition to underground work, additional street restoration and  concrete work was completed. Work includes resurfacing one full lane on Loma  Verde from the beginning to the end of the project limits, replacement of  driveways, sidewalk, and 718 linear feet of curb and gutter.   The contract was  awarded in June 2020, construction work began in August 2020,  and was  completed in December 2020. Construction Storm Drain Utilities Fall 2020  $             2,976,813  WS‐19000 Mayfield Reservoir  Subgrade and Venting  Repair  This project is part of the City s recent Seismic Upgrade and Emergency Water  Supply and Storage Projects.  The reservoir was drained in 2012 for  approximately two years to allow extensive seismic rehabilitation work to be  performed and construction of a new pump station.  Subsequently hairline  cracks were sealed in the reservoir.  A geotechnical consultant was hired to  evaluate the tank foundation.  This study was completed and there were  several options identified.  Staff has completed the design and construction of  the ventscreenreplacement and crack sealing Construction Water Utilities Fall 2020  $                600,000  EL‐11010 Underground District 47   Middlefield, Homer,  Webster, Addison  This project undergrounded the existing overhead distribution system in the  area bounded by Middlefield Road, Homer Avenue, Webster Street, and  Addison Avenue. Installation of substructures and utility electric system is  completed.  Where possible, the overhead electric lines were removed and  poles cut down to the level of the communication lines.   Construction Electric Utilities Fall 2020  $             3,649,356  WC‐16001 Wastewater Collection  System Rehabilitation   Augmentation Project 29  This project replaced of 8,972 linear feet of wastewater mains.  The sanitary  sewer mains, laterals, and manholes to be rehabilitated or replaced in this  project are located in the Charleston Meadows neighborhood.  Construction  started in February 2020 and was suspended for almost 3 months due to COVID‐ 19 County’s Shelter‐in‐Place Order.  The project is complete as of December  2020. Construction Wastewater  Collection Utilities Fall 2020  $             4,434,839  2 11.a Packet Pg. 211 List of Completed Projects CIP #Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season  Completed Year  Completed Total Project  Budget ** PF‐18000 Parking Lot J Elevator  Modernization This project modernized the existing elevators at parking Lot J.  The project  involves upgrading the interior of the elevators, elevator control interface, call  buttons, and meeting current ADA standards.  Construction started in April  2019.  Project is complete except for the State final inspection on the second  car.  State is behind because of COVID, but the inspection should be done by  the end of July 2020.   Construction Buildings and  Facilities Public Works Spring 2020  $                781,324  PE‐15003 Fire Station 3  Replacement This project replaced the existing Fire Station at Embarcadero Road and Newell  Road with a new structure that meets essential services standards and current  program needs.   Construction completed in March 2020.   Construction Buildings and  Facilities Public Works Winter 2020  $           10,080,258  WS‐08001 Water Reservoir Coating  Improvements This project included the recoating of four steel tanks. Work under this project  was included in the Seismic Upgrade of four Steel Tanks and the three Turnout  Projects. Once construction started, it was found that the Montebello Reservoir  was in very poor condition. Due to escalating costs associated with roof  replacement, staff decided to complete construction of the Montebello  Reservoir and re‐evaluate the remaining three tanks for replacement.  Construction Water Utilities Spring 2020  $             2,141,172  WS‐13001 Water Main Replacement ‐  Project 27 This project replaced approximately 9,600 linear feet of structurally deficient,  aging, or corroded water mains and services along the mains on Sand Hill Road,  Oak Creek Drive (5%) and Fulton Avenue.  Construction Water Utilities Spring 2020  $             7,786,998  WC‐15001 Wastewater Collection  System Rehabilitation  Augmentation Project 28  This project enabled the design and construction of a high priority wastewater  main and lateral replacement work to reduce inflow of rainfall and ground  water into the collection system. The project replaced or rehabbed  a total of  7,655 linear feet of wastewater mains  located in the Leland Manor/Garland,  Midtown West, and Lower Page Mill/Los Altos Hills areas of the City.   Construction Wastewater  Collection Utilities Spring 2020  $             5,665,897  3 11.a Packet Pg. 212 List of Completed Projects CIP #Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season  Completed Year  Completed Total Project  Budget ** EL‐17003 VA Hospital ‐ Customer  Load Requirements  This project met the growing electric needs of the VA Hospital. Staff has had  numerous discussions with VA Hospital on electric load growth at the hospital  and anticipated needs from the utility. Much of the cost is reimbursed to the  City by the VA Hospital. Staff has prepared preliminary designs for interim  solutions and is awaiting additional information from VA to develop long range  plans to meet their future needs.   Design Electric Utilities Spring 2020  $                  84,984  EL‐04012 Utility Site Security  Improvements This project added electronic security systems at utility sites to protect  equipment at electric substations, water pumping plants, reservoirs, and gas  stations from intrusion and vandalism.  Cameras and detection systems have  been installed at nine electric substations, three water stations, and one natural  gas station to monitor facilities.   Construction Electric Utilities Spring 2020  $             1,644,681  EL‐11008 Rebuild Underground  District 19  This project rebuilt and replaced the underground electric system in  Underground District 19, the area bounded by Forest Avenue, Waverley Street,  Addison Avenue, and Alma Street.  Construction Electric Utilities Spring 2020  $                149,023  FD‐18000 Self Contained Breathing  Apparatus Replacement This project replaced Self Contained Breathing Apparatus equipment (SCBA)  used by firefighters when entering hazardous conditions when responding to  fire and hazardous materials incidents. The SCBA provides breathable air for  firefighters when entering environments where the atmosphere is immediately  dangerous to life or health.  The expected service life for SCBAs is 15 years.  Purchase Buildings and  Facilities Fire Department Spring 2020  $                799,999  FD‐20000 Cardiac Monitor  Replacement This project replaced the entire complement of twenty cardiac monitors in the  Department. Along with other tools needed for patient assessment and airway  verification, cardiac monitors assess cardiac activity in patients and provide  defibrillation and pacing.   Purchase Buildings and  Facilities Fire Department Spring 2020  $                850,000  PL‐16001 Downtown Mobility and  Safety Improvements  This project included the construction of curb extensions and the installation of  new pedestrian signal heads and traffic signal modifications in 2019 as part of  the Upgrade Downtown project. Construction Traffic and  Transportation Office of  Transportation Fall 2019  $             1,819,847  FD‐20002 Thermal Imaging Cameras  Replacement     This project replaced the Thermal Imaging Cameras (TICs) on all fire and  response vehicles used to help identify the location of victims; assess the  source of fires, smoke, and heat; to assist in creating a plan of action.  Purchase Buildings and  Facilities Fire Department Fall 2019  $                  99,000  4 11.a Packet Pg. 213 List of Completed Projects CIP #Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season  Completed Year  Completed Total Project  Budget ** WC‐11000 Wastewater Collection  System Rehabilitation  Augmentation Project 24 This project  addressed areas that were identified in Wastewater Capital  Improvement Project 17 (Cleaning and Video Inspection of the Collection  System) as needing rehabilitation. This project was combined with Project 25  and 26(WC‐12001; WC‐13001).   Construction Wastewater  Collection Utilities Fall 2019  $             3,131,595  WC‐13001 Wastewater Collection  System Rehabilitation  Augmentation Project 26 This project was combined with Project 24 and 25(WC‐11001; WC‐12001). All  new service laterals were installed from the new sewer main to the new sewer  cleanouts located in the City’s right‐of‐way. Construction Wastewater  Collection Utilities Fall 2019  $             3,309,998  CB‐19000 Cubberley Track and Field  Replacement This project replaced the synthetic turf field, installed an all‐weather track and  a fitness area.Construction Parks and Open  Space Public Works Fall 2019  $             1,851,708  PE‐14018 Baylands Boardwalk  Improvements  This project replaced the existing boardwalk with similar alignment and  configuration. Construction Buildings and  Facilities Public Works Winter 2019 2,123,681$              PE‐17009 City Hall Floor 4 Remodel This project improved the Administrative Services Department offices on the  fourth floor of City Hall.Construction Buildings and  Facilities Public Works Winter 2019 494,818$                  PE‐14015 Lucie Stern Buildings  Mechanical and Electrical  Upgrades This project replaced and upgraded the mechanical, electrical, and fire/life  safety systems at Lucie Stern Children’s Theater, Lucie Stern Community  Theater, and Lucie Stern Community Center.  Construction Buildings and  Facilities Public Works Spring 2019 6,142,607$              PL‐16000 Quarry Road  Improvements and Transit  Center Access This project included planning, design and construction of bicycle and  pedestrian improvements along Quarry Road.Construction Traffic and  Transportation Planning and  Community  Environment Spring 2019 5,148,378$              EL‐17008 Utility Control Center  Upgrades This project upgraded the Utility Control Center working environment. Construction Electric Utilities Winter 2019 499,997$                  GS‐12001 Gas Main Replacement  Project 22 This project replaced approximately 23,700 linear feet of gas mains and  services along University Avenue and other streets in the Downtown North  nieghborhood. Construction Gas Utilities Spring 2019 11,658,997$            WC‐12001 Wastewater Collection  System Rehabilitation /  Augmentation Project 25  This project was combined with Project 24 and 26 (WC‐11001; WC‐13001)  replacing 45,294 linear feet of sanitary sewer mains in university South,  Professorville and Old palo Alto neigborhoods. Construction Wastewater  Collection Utilities Spring 2019 3,211,998$              WQ‐14001 Dewatering and Loadout  Facility This project provides funding for the design and construction of the sludge  dewatering facility and truck loadout to retire existing dewatering and sewage  sludge incinerators.  Construction Wastewater  Treatment Public Works Spring 2019 27,497,551$            5 11.a Packet Pg. 214 List of Completed Projects CIP #Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season  Completed Year  Completed Total Project  Budget ** WS‐12001 Water Main Replacement  – Project 26  This project replaced approximately 11,000 linear feet of aging water mains and  services which included water main replacement as part of the Upgrade  Downtown Project. Construction Water Utilities Spring 2019 7,506,161$              PE‐17009 City Hall Floor 5 Remodel This project improved the Planning and Community Environment (PCE)  Department offices on the fifth floor of City Hall. Construction Buildings and  Facilities Public Works Summer 2018 525,000$                  AC‐14001 Baylands Nature  Interpretive Center Exhibit  Improvements  This project replaced worn out or non‐functioning exhibits at the Baylands  Nature Interpretive Center.Construction Buildings and  Facilities Community  Services Summer 2018 56,000$                    PE‐17000 Mitchell Park Adobe Creek  Bridge Replacement This project replaced the existing bridge over Adobe Creek in Mitchell Park. Construction Parks and Open  Space Public Works Summer 2018 250,000$                  PD‐14000 Internal Alarm System  Replacement This project replaced the citywide system of panic alarms from various  departments and the Council chambers.Construction Buildings and  Facilities Police Summer 2018 78,000$                    EL‐14004 Maybell 1&2 4/12kV  Conversion This project converted circuits 1 & 2 at Maybell substation from 4kV to 12kV. Construction Electric Utilities Fall 2018 364,796$                  GS‐15001 Security at City Gas  Receiving Stations This project equiped the City’s four Gas Receiving Stations with video  surveillance systems. Construction Gas Utilities Summer 2018 150,000$                  SD‐13003 Matadero Creek Storm  Water Pump Station and  Trunk Line Improvements  This project upgraded the capacity to the Matadero Creek Storm Water Pump  Station, which serves a low‐lying 1200‐acre area of southeastern Palo Alto. Construction Storm Drain Public Works Summer 2018 6,685,317$              AP‐16002 Wildlife Hazard  Management Plan The Wildlife hazard Management Plan identified the specific actions the airport  will take to mitigate the risk of wildlife strikes on or near the airport.Study Airport Public Works Summer 2018 63,415$                    WC‐14001 Wastewater Collection  System Rehabilitation  Augmentation Project 27  This project replaced 16,859 linear feet of sanitary sewer mains of various sizes  on various streets.Construction Wastewater  Collection Utilities Winter 2018 4,022,455$              PG‐15000 Buckeye Creek Hydrology  Study  This project analyzed flooding conditions and recommended flood control  structures and drainage and erosion control solutions for the creek located  within Foothills Park.   Study Parks and Open  Space Public Works Spring 2018 167,741$                  6 11.a Packet Pg. 215 List of Completed Projects CIP #Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season  Completed Year  Completed Total Project  Budget ** PE‐17004 CalTrain Corridor Video  Management System  Installation  This project replaced two existing gateway signs in the right‐of‐way for the  California Avenue business district. Construction Streets and  Sidewalks Public Works Spring 2018 1,550,000$              PF‐16003 Parking Lot Q Elevator  Modernization This project modernized the existing elevator at Parking Lot Q. Construction Buildings and  Facilities Public Works Fall 2017 170,608$                  PE‐13003 Parks, Trails, Open Space,  and Recreation Master  Plan  This master plan provided guidance on the recreation and improvement needs  for Palo Alto’s parks, trails, open space and recreational programs.  Study Parks and Open  Space Community  Services Fall 2017 627,057$                  PE‐12003 Rinconada Park Master  Plan  This project developed a plan for short, medium and long range improvements  to the regional park including the consideration of pathways, new restrooms  and playgrounds, new landscaping, and revitalization of underutilized areas  within the park.   Study Parks and Open  Space Community  Services Fall 2017 541,355$                  PE‐13012 Structural Assessment of  City Bridges  The project developed an inventory of all City‐owned bridges and culvert  structures, condition assessment, cost estimate for rehabilitation, and  recommendation for future inspection frequencies, assessment and  improvements. Study Buildings and  Facilities Public Works Fall 2017 198,529$                  WC‐11000 Wastewater Collection  System Rehabilitation /  Augmentation Project 24  Combined with Project 25 and 26 (WC‐12001; WC‐13001), this project replaced  and/or rehabilitated approximately 42,398 linear feet of sanitary sewer mains  of various sizes, 779 sewer laterals, and 121 sewer manholes.   Construction Wastewater  Collection Utilities Fall 2017 3,119,806$              WC‐13001 Wastewater Collection  System Rehabilitation /  Augmentation Project 26  Combined with Project 25 and 26 (WC‐12001; WC‐13001), this project replaced  and/or rehabilitated approximately 42,398 linear feet of sanitary sewer mains  of various sizes, 779 sewer laterals, and 121 sewer manholes.   Construction Wastewater  Collection Utilities Fall 2017 3,361,118$              PG‐13003 Golf Reconfiguration and  Baylands Athletic Center  Improvements  This project completed the rehabilitation of the Palo Alto Municipal Golf  Course, including  a new layout for the course, new prefabricated restroom,  new water‐saving turf and irrigation system, and rebranded the course as the  Baylands Golf Links. Construction Parks and Open  Space Public Works Fall 2017 13,675,177$            GS‐11000 Gas Main Replacement –  Project 21 This project combined with GWR 19B & GMR 20 and replaced ABS gas mains  and services.  Construction Gas Utilities Winter 2017 2,364,937$              WS‐11000 Water Main Replacement  – Project 25  This project provided installation of approximately 11,869 linear feet of new  High Density Polyethylene (HDPE) water mains, 232 new HDPE water services,  and 15 new fire hydrants within the City limits.  Construction Water Utilities Winter 2017 5,445,069$              7 11.a Packet Pg. 216 List of Completed Projects CIP #Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season  Completed Year  Completed Total Project  Budget ** WS‐15004 Water System Master Plan  The 2015 Water System Master Plan identified present capital improvements  and replacement rates required to ensure optimal reliability levels of service to  the existing distribution and transmission systems.  Study Water Utilities Spring 2017 500,000$                  WC‐10002 Wastewater Collection  System Rehabilitation /  Augmentation Project 23  Combined with Project 22 (WC‐09001).  This project replaced and/or  rehabilitated approximately 33,497 linear feet of sanitary sewer mains of  various sizes, 554 sewer laterals, and 102 sewer manholes.   Construction Wastewater  Collection Utilities Winter 2017 1,272,289$              EL‐10009 Street Light System  Street  Light System Conversion  Project  This project converted HPS streetlights to LED and the conversion of  approximately 4500 cobrahead streetlight fixtures.  Construction Electric Utilities Spring 2017 696,918$                  EL‐13006 Sand Hill / Quarry 12kV  InterTie  This project installed new wire to connect circuits QR‐24 and QR‐27 in the Sand  Hill/Quarry area. Construction Electric Utilities Winter 2017 208,648$                  EL‐15001 Electric Substation Battery  Replacement This project replaced the batteries in all nine of the City's electric substations. Construction Electric Utilities Winter 2017 400,000$                  PG‐13001 Stanford/Palo Alto Playing  Fields Soccer Turf  Replacement  This project replaced the synthetic turf at the Stanford/Palo Alto Playing Fields. Construction Parks and Open  Space Community  Services Fall 2016 1,499,979$              PG‐09003 Park Maintenance Shop  Remodel  This project renovated and remodeled the Parks maintenance shop for safety  and efficienciency upgrades.Construction Parks and Open  Space Community  Services Summer 2016 94,419$                    PE‐12017 City Hall First Floor  Renovations This project installed new elevator control panels and replaced the gray‐painted  panels inside the elevators.Construction Buildings and  Facilities Public Works Summer 2016 3,974,963$              PE‐11012 Temporary Main Library This project created a temporary main Library to be used while the new one  was being constructed.Construction Buildings and  Facilities Public Works 156,254$                  PE‐15029 Baylands Nature  Interpretive Center Facility  Improvement  The project replaced decking, railings, structural framing members, exterior  wood flooring, and cabinetry, restroom reconfiguration, and provided  Americans with Disabilities Act (ADA) improvements.   Construction Buildings and  Facilities Public Works Spring 2017 889,452$                  8 11.a Packet Pg. 217 List of Completed Projects CIP #Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season  Completed Year  Completed Total Project  Budget ** PE‐13008 Bowden Park  Improvements  This project improved the children’s playground and included park amenity  upgrades such as new playground equipment, a new retaining wall, surfacing  and pathway upgrades, planting restoration and irrigation renovations, and  replaced of damaged wood benches and the playground perimeter fence.   Construction Parks and Open  Space Community  Services Summer 2016 421,126$                  PE‐13020 Byxbee Park Trails This project provided trail and site amenities over the remaining area of the  landfill cap.  Construction Parks and Open  Space Public Works Fall 2016 334,607$                  PE‐17002 City Hall Floor 3 Remodel  This project improved the Utilities Department administrative offices on the  third floor of City Hall. It included new carpet, wall reconfiguration, a  kitchenette, cabinets, paint, soundproofing, office furniture, doors, and  associated building systems.  Construction Buildings and  Facilities Public Works Spring 2017 440,000$                  PE‐14015 Lucie Stern Buildings  Mechanical and Electrical  Upgrades – Phase 1  This project replaced and upgraded the mechanical, electrical, and fire/life  safety systems at Lucie Stern Children’s Theater, Lucie Stern Community  Theater, and Lucie Stern Community Center.   Construction Buildings and  Facilities Public Works Summer 2016 3,247,248$              PG‐12004 Sarah Wallis Park  Improvements  This project improved site amenities with new concrete pathways, replaced old  furnishings, and upgraded landscape with drought tolerant species. Construction Parks and Open  Space Community  Services Winter 2017 65,000$                    AP‐16003 Airport Perimeter Fence  This project replaced the perimeter fencing and gates surrounding the Palo Alto  Airport boundaries to prevent unauthorized access to the airport runway in  accordance with Federal and State standards.  Construction Airport Public Works Spring 2017 2,003,540$              SD‐11101 Channing Avenue/Lincoln  Avenue Storm Drain  Improvements  This project installed of 5,800 linear feet of 36‐inch to 60‐inch diameter storm  drain along Channing and Lincoln Avenues over three project phases to increase  drainage system capacity.   Construction Storm Drain Public Works Winter 2016 7,676,275$              GS‐14004 Gas Distribution System  Model  This project included the development, model installation, testing,  documentation, and staff training of a natural gas distribution system model.  Study Gas Utilities Summer 2016 149,500$                  AC‐14000 Art Center Auditorium  Audio, Visual and  Furnishings This project replaced outdated audio visual equipment and furnishings  following the auditorium’s use as a temporary library.  Construction Buildings and  Facilities Community  Services Winter 2016 150,000$                  PF‐15000 Rinconada Pool Locker  Room This project renovated the Rinconada Pool locker room including the changing  area, restrooms, and showers in the women's and men's locker rooms.  Construction Buildings and  Facilities Public Works Winter 2016 464,433$                  9 11.a Packet Pg. 218 List of Completed Projects CIP #Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season  Completed Year  Completed Total Project  Budget ** PE‐13016 El Camino Park  Restoration This project installed new athletic fields, synthetic turf, field lighting, fencing, a  new restroom, scorekeeper booth and storage buildings, an expanded parking  lot, new bike and pedestrian pathways, landscaping, benches, and other  amenities.   Construction Parks and Open  Space Community  Services Fall 2015 5,611,122$              244,901,744$         Notes: ** Final Project Actuals may be different from Total Project Budget amounts Grand Total 10 11.a Packet Pg. 219