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HomeMy WebLinkAboutStaff Report 3647 City of Palo Alto (ID # 3647) Committee for Potential Infrastructure Finance Measure Staff Report Report Type: Meeting Date: 3/28/2013 City of Palo Alto Page 1 Summary Title: Interim Infrastructure Communication Plan and Messaging Concepts Title: Accept Report on Interim Infrastructure Communication Plan and Messaging Concepts From: City Manager Lead Department: City Manager Recommendation Accept report on interim infrastructure communication plan and messaging concepts (Attachment A). Discussion The City has contracted with TBWB Strategies (TBWB) to assist the City to evaluate the feasibility of an infrastructure finance measure and develop communications, messaging and community engagement strategies. In the coming weeks, staff and the City’s consultants will be working to design and execute a baseline public opinion survey to gauge the feasibility of a finance measure to fund some portion of the City’s infrastructure needs. The baseline public opinion survey data will not be available until May, 2013. Pending the results of the survey, a public information and outreach plan will be ready to launch in June, 2013. As a result, TBWB has proposed an interim communication strategy to bridge the span of time from now until the potential launch of the poll-informed outreach plan. Attachment A provides TBWB’s recommendations for an interim communication plan and messaging concepts for the Committee’s feedback. Attachments:  Attachment A. Interim Communicaton Plan (PDF) Attachment A. Interim Infrastructure Communication Plan and Messaging Concepts      TO:   City of Palo Alto  FROM: Charles Heath and Joy Tatarka, TBWB Strategies  RE:   Interim Infrastructure Communication Plan and Messaging Concepts  DATE:  March 15, 2013  _________________________________________________________________________    Meeting Objective: To obtain feedback from the Committee on the proposed interim  communication plan and messaging.     Background: In the coming weeks, city staff and consultants will be working to design and execute  a baseline public opinion survey aiming to gauge the feasibility of a ballot measure to fund some  portion of the City’s infrastructure needs. This survey will evaluate the viability of various funding  sources, rank community priorities for the use of funds and help identify the optimal timing and  strategic approach to a ballot measure. If a finance measure for infrastructure proves feasible, the  resulting data will be used to shape the key components of a measure to ensure that it closely  aligns with the community’s priorities and sensitivities. Furthermore, the data will be essential for  framing the public information and outreach effort to raise awareness of infrastructure needs and  build community consensus around a plan to meet those needs.    Given that baseline public opinion survey data will not be available until May and a public  information and outreach plan will not be ready to launch until June, TBWB has developed a  proposed interim communication strategy to bridge the span of time from now to the launch of  the poll‐informed outreach plan.    Messaging Objectives: Up to this point, the process of identifying and prioritizing facility, road,  sidewalk, park and other city needs has been captured and branded under the term  “infrastructure.” While a useful term for the early scoping and planning stages given its breadth  and flexibility, we are concerned that the term lacks the urgency and relevance needed as we seek  to call the community to action to enact a solution. In a strictly technical sense, “infrastructure”  does capture the police and fire stations, streets and sidewalks, and parks and community centers  that are the focus of this process. However, from an emotional perspective, the term on its own  fails to capture the powerful idea that we’re referring to the most basic and vital underpinnings of  the City that allow the community to thrive and prosper.     Accordingly, we recommend utilizing this interim communication period as a pivot point to  transition away from the generic use of the term “infrastructure” and assign a clearer definition to  the vital projects that are at the heart of the process. We must remember that this interim  communication period is designed to keep the process moving while opinion data is collected to  further narrow the scope and focus. In our efforts to add clearer definition to the projects, we  must be careful to preserve future opportunities by not precluding compelling project themes that  may emerge from the opinion research.      Attachment A. Interim Infrastructure Communication Plan and Messaging Concepts    To ensure that this messaging is easily digestible for busy Palo Altans, we recommend using simple  graphics and succinct descriptors to define the key projects and convey how they are immediately  important and relevant to all residents. In addition, we will want to use graphics and language that  link the projects to a strong sense of community and Palo Alto’s unifying values.    Example Message Concepts:     Connecting the Dots to Move Palo Alto Forward  Palo Alto is known as a progressive community on the leading edge of many trends. We feel that  we can achieve our strategic communication objectives for the interim period by drawing a  connection between this key element of the community’s identity and the underlying  infrastructure that allows Palo Alto to function. To execute this concept we would graphically  depict a connected web of icons representing the key projects that could be funded by an  infrastructure measure. Brief project descriptors would make clear that the icons refer to essential  elements of the community about which all residents care: Fire, Police and Emergency; Streets  and Parking; Sidewalks and Safe Routes to School; Parks and Open Space; Child Care Centers and  After School Programs; Community Centers and Playing Fields; Bike Paths. The concept would be  brought to fruition with copy: “The infrastructure that holds Palo Alto together is aging. Help us  connect the dots for a plan that moves Palo Alto forward.” Readers would be directed to  dedicated website with more detailed information and an opportunity to engage in the process.     A Strong Foundation for Palo Alto  Using El Palo Alto as the inspiration, this concept would feature a sketch of the iconic redwood  tree with a deep root system comprised of the network of key infrastructure projects. Again, we  would represent the projects with simple icons and project descriptions to quickly convey the  importance and relevance of the projects. The copy would help bring the concept together for the  reader: “The infrastructure that holds Palo Alto together is aging. Help us develop a plan to ensure  a strong foundation for Palo Alto.” As with the concept above, readers would be directed to  dedicated website with more detailed information and an opportunity to engage in the process.     Message Dissemination: The selected concept would be designed and presented as an infographic  that could be used in electronic and paper form. Used as a handout, the infographic could be  available at city facilities and other locations where public information may be posted. In  electronic form, the graphic and copy could be integrated into various newsletters, email blasts,  social network posts and relevant websites. In each case, the graphic would be hyperlinked to a  microsite, which would provide more detailed information on each of the projects and links to key  studies and reports compiled as part of this process. Importantly, the microsite would invite  residents to engage in the planning process by signing up to receive regular updates or follow the  process through popular social networking sites, including Facebook and Twitter. This will allow  for easy information dissemination to an interested audience as the process evolves.