Loading...
HomeMy WebLinkAboutStaff Report 5240 CITY OF PALO ALTO OFFICE OF THE CITY CLERK November 3, 2014 The Honorable City Council Palo Alto, California SECOND READING: Adoption of an Ordinance to Amend Section 2.08.130 of the Palo Alto Municipal Code, Office and Duties of the City Auditor, to Reflect Changes in Audit Practices and Clarify the Requirements for Reporting Work Products of the Office of the City AuditorSecond Reading: Auditor Duties Ordinance (First Reading: October 6, 2014 Passed: 8-0 KIein absent) ATTACHMENTS:  Attachment A: Auditor Ordinance (PDF) Department Head: Donna Grider, City Clerk Page 2 NOT YET APPROVED  ATTACHMENT A    Ordinance No. ______  Ordinance of the Council of the City of Palo Alto Amending Section 2.08.130  (Office and duties of the city auditor) of the Palo Alto Municipal Code to Reflect  Changes in Auditing Practices and Clarify the Requirements for Reporting Work  Products of the Office of the City Auditor   The Council of the City of Palo Alto does ORDAIN as follows:   SECTION 1. Findings.  A. The 2002, 2003, 2007, and 2011 revisions to the Government Auditing  Standards, issued by the Comptroller General of the United States, United States  Government Accountability Office, have resulted in changes in auditing  practices. These standards, first published in 1972, provide the foundation for  government auditors to lead by example in the areas of independence,  transparency, accountability, and quality throughout the audit process.  B. Changes in the Government Auditing Standards have established a framework  that auditors must use to evaluate whether providing a nonaudit service would  create a threat to auditor independence, either by itself or in aggregate with  other nonaudit services provided, with respect to any audit the office of the city  auditor performs.  C. The office of the city auditor has historically used and referenced only the  Government Auditing Standards it its work. Eliminating the requirement to also  apply the Standards for the Professional Practice of Internal Auditing, established  by the Institute of Internal Auditors, will not reduce the quality or credibility of  the work of the office of the city auditor.  D. Clarification is needed regarding which council committees should receive  reports issued by the office of the city auditor.   SECTION 2. Section 2.08.130 of Chapter 2.08 of Title 2 of the Palo Alto Municipal  Code is hereby amended to read as follows:  2.08.130 Office and duties of the city auditor.  (a) The office of the city auditor shall be under the direction of the city auditor who shall be  accountable to the city council. The city auditor shall:  (1) Be knowledgeable in operational and financialconducting performance auditsing under  Government Auditing Standards, as established by the Comptroller General of the United  States; public administration,; public policy; and public financial and fiscal practices;  Attachment A NOT YET APPROVED  (2) Be a licensed certified public accountant (CPA) or certified internal auditor (CIA); and  (3) Establish an organizational structure appropriate to carrying out the responsibilities and  functions of this section.; and  (4) Set and maintain a tone for ethical behavior, establish a positive ethical environment for the  office of the city auditor, and conduct audit work in accordance with the principles of integrity,  objectivity, confidentiality, and competency.  (b) The mission of the office of the city auditor is to promote honest, efficient, effective,  economical, and fully accountable and transparent city government. To fulfill this mission, the  office of the city auditor shall conduct performance audits and examinations and perform  nonaudit services of any city department, program, service, or activity as approved by the city  council. The purpose of these audits and examinations is to provide the city council, and city  management, the residents of Palo Alto, and other stakeholders with independent and  objective information and evaluations regardinganalysis as to whether management is using its  financial, physical, and informational resourcesthe effectivelyness, and efficientlycy,  economically, ethically, and equitably, and in compliance with laws, regulations, contract and  grant requirements, and with which city resources are employed, the adequacy of the system  of internal controls, and compliance with city policies and procedures and regulatory  requirements. Specifically:  (1) The city auditor shall conduct operational and financial audits and other audit work as  requested by the city council. This will include independently determining and evaluating:  (A) The soundness, adequacy, and application of accounting, financial, and other operating  controls towards promoting effective control at a reasonable cost.  (B) The extent of compliance with applicable laws and regulations and with established policies  and procedures.  (C) The extent to which city assets are accounted for and safeguarded from losses of any kind.  (D) The sufficiency, validity and reliability of accounting and statistical data developed within  the organization.  (E) The economy, efficiency, and effectiveness of city departments, programs, services, and  activities.(2) Audits shall be conducted and nonaudit services provided in accordance with  Government Auditing Standards, as established by the Comptroller General of the United  States, General Accounting Government Accountability Office. and the Standards for the  Professional Practice of Internal Auditing, established by the Institute of Internal Auditors  (c) In addition to the aforementioned responsibilities, the office of the city auditor shall:  (1) Select and recommend to the city council for approval an independent certified public  accounting firm to conduct the city’s Coordinate an annual external financial audit for the city  Attachment A NOT YET APPROVED  with an independent certified public accounting firm selected by the city council and coordinate  the annual external financial audit with the approved firm.  (2) Provide consulting services to city operating departments as requested by the city council or  city manager in their efforts to re‐engineer their operating practices and processes.  (3) Provide consulting services to the city council, as requested, regarding the accuracy and  financial impact of information provided to the city council.  (42) Perform other auditing functions consistent with the provisions of this section.  (d) At the beginning of each fiscal year, the city auditor shall submit prepare an annual audit  plan forto the city council for approval. The plan will be issued on the office of the city auditor  website, with written notification to the city council, and be placed on the appropriate  committee agenda. The plan shall identify the preliminary objectives of each audit to be  performed, reflecting the purpose of the engagement and a preliminary description of the  areas which that may be addressed. The city auditor will review the plan and consult with the  city manager prior to submitting it to the appropriate committee of the city council for  approval. The city manager shall may identify areas where the city will benefit from operational  and financialperformance audits or a nonaudit service. The city auditor will may review the plan  with and seek the advice of the city attorney prior to submitting it to the appropriate  committee of the city council for approval. The annual audit plan may be amended during the  fiscal year with approval of the city council.  (e) The office of the city auditor will issueshall prepare quarterly reports to the city council  describing the status and progress towards completing the audits. The reports will be issued on  the office of the city auditor website, with written notification to the city council, and be placed  on the appropriate committee agenda.The annual audit plan may be amended during the year  with the approval of the city council.  (ef) (1) The city auditor shall prepare a written report of the results of each audit conducted  and will be responsible for retaining a copy as a permanent record. The reports shall meet the  reporting requirements specified in the Government Auditing Standards and the views of the  city manager.  (1) Within two weeks after receiving the final draft report, the city manager, or his or her  designee, will prepare an official written response to the findings and recommendations  contained within the report and provide the response to the office of the city auditor. The city  auditor and city manager may agree to an extension of the two‐week time frame if requested  by the city manager. If a response is not received within the established timeframe, the office  of the city auditor will issue the audit report without management’s response.  (2) Each audit report shall include:  (A) A statement of audit objectives and a description of the audit scope and methodology.  Attachment A NOT YET APPROVED  (B) A full discussion of audit findings and conclusions.  (C) Recommendations for necessary or desirable action.  (D) A response from the city manager or the highest official of the audited entity, except as  described in the audit report processing (subsection (f)(4), below).  (f) (1) Upon completion of the final draft of an audit report, and prior to submission of the  report to the city council, tThe office of the city auditor shall transmit also provide a copy of the  draft report to the city manager or the highest official of the audited entity, to the city attorney  for review and comment, including legal advice relating to disclosure of information contained  in the report,; and to other appropriate officials as determined by the city auditor.  (2) Within five weeks after receiving the report, the city manager or the highest official of the  audited entity will prepare an official written response to the findings and recommendations  contained within the report and transmit the response to the city auditor. The report will be  issued to the city council within four weeks of receipt of the response.  (3) The official written response will be included verbatim in the audit report issued to the city  council by the city auditor.  (4) If a response is not received within the established five weeks, as described in subsection  (f)(2), above, the audit report will be issued to the city council without management response.  (5g) The aAudit reports and other work products of the office of the city auditor will be placed  on the agenda of the city council or appropriate city council committee within forty‐five  calendar days after the audit report issued to the city council.consistent with the following  general guidelines:  (1) Information items and items that will be discussed in a study session will be placed on the  council agenda.  (2) Audit reports and other audit work products will be placed on the finance committee  agenda when the subject matter focuses primarily on enterprise fund departments, functions,  or activities, or is concerned primarily with financial matters.  (3) All other audit reports and audit work products will be placed on the policy and services  committee agenda.  (gh) The city auditor will prepare and issue an annual report on the status of recommendations  made in completed audits. The report will reflect the status as reported by the city manager or  the highest official of the audited entityhis or her designee. The report will be issued on the  office of the city auditor website, with written notification to the city council, in the first quarter  of the fiscal year and be placed on the finance appropriate committee agenda. Further follow‐ up audits will be conducted as determined and recommended by the city auditor and approved  by the city council.  Attachment A NOT YET APPROVED  (hi) (1) Unless prohibited by law, Tthe office of the city auditor will have unrestricted access to  all sources of information, property, and personnel relevant to 1) the performance of a council‐ approved audit or 2) the identification of potential risks when developing the annual audit plan,  unless prohibited by law. Department management and staff will not intentionally withhold,  hide, or destroy any information or property that may be potential evidence in a planned or  ongoing audit. Nothing in this section shall authorize the office of the city auditor to have  access to documents, records, and information related to the office of any elected official.  (2) The office of the city auditor will handle Ddocuments and information will be handled  received with the same prudence exercised by those normally accountable for them and  consistent with the standards established by the Institute of Internal Auditorsappropriate  policies and regulations and the ethical principles cited in the Government Auditing Standards.  (j) To the extent possible, the office of the city auditor will accommodate an area’s daily  operations in scheduling and conducting such audits. Nothing in this section shall authorize  access to documents, records, and information related in any way to the office of any elected  official.   SECTION 3. This ordinance shall become effective upon the commencement of the  thirty‐first day after the date of its adoption.  INTRODUCED:  PASSED:  AYES:  NOES:  ABSTENTIONS:  NOT PARTICIPATING:  ABSENT:  ATTEST:  ___________________________________ ___________________________________  City Clerk Mayor  APPROVED AS TO FORM: APPROVED:    ___________________________________ ___________________________________  Senior Assistant City Attorney City Auditor  Attachment A