Loading...
HomeMy WebLinkAboutStaff Report 8065 City of Palo Alto (ID # 8065) City Council Staff Report Report Type: Consent Calendar Meeting Date: 6/19/2017 City of Palo Alto Page 1 Summary Title: Contract for Caltrain Corridor Video Management System Title: Approval of a Contract With G4S Secure Integration in the Amount of $1,413,734 to Provide Design and Construction of a Video Management System Along the Caltrain Corridor, Capital Improvement Program Project PE- 18001, and Authorization for the City Manager to Negotiate and Execute Related Change Orders Not-to-Exceed $136,246 in Total Value and a System Maintenance Agreement for a 5-Year Term in an Amount Not-to-Exceed $225,000 Annually, Subject to CPI Increases and Appropriation of Funds Through the Annual Budget Process From: City Manager Lead Department: Community Services Recommended Motion Staff recommends that Council: 1. Approve and authorize the City Manager or his designee, subject to Council approval of the FY 2018 capital budget, to execute the attached contract with G4S Secure Integration LLC (Attachment A) in an amount not-to- exceed $1,413,754 for design and construction of the Caltrain Corridor Video Management System Capital Improvement Program project, PE- 18001; 2. Authorize the City Manager or his designee to negotiate and execute one or more change orders to the contract with G4S Secure Integration LLC for related additional, but unforeseen work that may develop during the project, the total value of which shall not exceed $136,246; and 3. Authorize the City Manager or his designee to negotiate and execute a future general services contract with G4S for a term of five years in an amount not-to-exceed $225,000 annually, subject to annual increases based on CPI and appropriation of funds through the annual budget process, for maintenance and monitoring of the camera system upon its City of Palo Alto Page 2 completion. Executive Summary Since the first teen suicide cluster in the city that occurred between May 2009 and January 2010, the City of Palo Alto has become increasingly involved in youth suicide prevention and youth wellbeing. The City is engaged on three fronts: a) providing youth programs and services that support the health and wellness of Palo Alto's youth; b) creation of Project Safety Net, a broad based community collaborative; and c) programs to restrict access to the Caltrain rail line and (d) assembly of a Lethal Mean Restriction Advisory Workgroup, tasked with independently reviewing suicide prevention best practices in an advisory capacity. This report focuses on the programs to restrict access to the Caltrain rail line as the City is at an important decision point regarding the sustainability and effectiveness of track guards compared to a comprehensive investment in camera intrusion detection. The report explains in chronological order what the City has done to date and the respective costs to restrict access to the rail line. These efforts include fencing, brush removal, track guards and cameras. Staff recommends that future investment focus on fencing and cameras and to draw down over time of the track guard program for a more effective and fiscally sustainable plan in FY 2018 and beyond. This report recommends approval of a design-build contract to install a video monitoring system, and authorization of a future contract for maintenance and offsite monitoring of the video system upon completion of the construction work. Background Between May 2009 and February 2010, the Palo Alto community experienced the first of two teen suicide clusters on the rail corridor involving Caltrain. Despite unprecedented suicide prevention efforts by the community and the City, an additional cluster of youth suicides occurred again in 2015 also involving Caltrain. This prompted a request for an Epi-Aid Investigation in 2016 conducted by the CDC, who deemed the suicides as a public health emergency with the Santa Clara County, which includes those occurring in Palo Alto. The community response to the tragedy of teen suicide has been extensive and ongoing. The City’s role has been multilayered on this important issue, and has included the formation of Project Safety Net (PSN), a community collaborative made up of the City of Palo Alto, the Palo Alto Unified School District (PAUSD), City of Palo Alto Page 3 parents, students, community leaders, health care professionals, faith communities and many youth serving non-profit agencies. The Project Safety Net community collaborative has defined goals and objectives that allow all segments of the community to be involved and make a positive difference for youth wellbeing in Palo Alto. Among the suicide prevention best practices and strategies learned through PSN and the Advisory Workgroup is the importance of reducing access to lethal means for suicide. Lethal means restriction is a universal prevention strategy, which limits access to lethal means for making a suicide attempt to prevent its occurrence. For our community, this has meant reducing access to the Caltrain right-of-way. Although the City does not own or control the trains that run through Palo Alto, the City has taken substantial steps and assumed a majority of the cost to-date to reduce access to the rail line. Since 2009, the City has taken the lead in implementing measures to restrict access to the rail line. This has included funding private security guards at crossings, installing lighting and signage, brush removal along the right of way, new fencing on the east side with enhanced climb resistant design, and most recently, piloting the test of an intrusion detection system (IDS) using cameras and thermal detection sensors. These efforts have been comprehensive and expensive, yet their effectiveness is difficult to evaluate. Details of these efforts are outlined below. Track Watch After the first two teen suicides on the rail line, a dedicated group of community volunteers began to come and stand watch at key rail crossings. This effort came to be known as Track Watch. The City initially supported the Track Watch volunteers by providing 1) training on procedures and safety (in cooperation with Caltrain and San Mateo County Sheriff Transit Bureau) and 2) equipment such as reflective safety vests. Due to safety concerns and the inability to sustain volunteers, beginning in November 2009, the Palo Alto Police Department retained a private security firm to be on site seven days a week. The mission of such private staff was to “observe and report” any unsafe conditions they observed. It is important to understand that such private staff are “monitors” more than “guards” – meaning they are not authorized to physically intervene with a person on the tracks, etc. Their mission is to notify 9-1-1 Communications so that law enforcement can respond and take any needed actions and so that Caltrain can slow or stop trains. In 2010, the City accepted donations to offset the costs for the contracted security efforts with total donations reaching $75,000 City of Palo Alto Page 4 which fully funded the cost of security personnel present from November 2009 through June 2010. Donations to support contracted security monitors ceased thereafter and the City has assumed the full costs from that time through to present day. From November 2009 to October 2014, monitors were stationed at the Charleston and Meadow crossings for approximately 7 hour shifts in the evening. This evening-only level of service at two locations resulted in a cost for rail security services of approximately $5,000 per month. To address additional suicide incidents, in October 2014, the City increased its rail security services to include the Churchill crossing and, in November 2014, the City increased its rail security services to include the California Avenue Station. In response to a teen suicide at the Alma crossing in April 2016, security services were added at this fifth location. This resulted in the City of Palo Alto having contract security monitors at a total of five locations. Additionally, the City increased the original scope by hiring rail security monitors to be present 24- hours per day to help further mitigate the risk of incidents involving both Caltrain and freight trains. The City currently budgets $1.7 million annually to fund the services described above. Physical Barriers Typically, fencing improvements would not be the responsibility of a city, but rather of the rail operator who is responsible for the operations of the trains and rail corridor. The most effective physical barrier along any rail corridor would be grade separation, where pedestrian access to the tracks is not possible. While this has been identified as an important strategy in Palo Alto for a variety of reasons, the cost and long term horizon puts it far into the future. The City has been working with Caltrain on several elements to enhance the physical barriers to the rail corridor. These have primarily been fencing enhancements and vegetation removal along the east side of the four mile corridor through Palo Alto. In summer 2015, the City paid for the removal of a large amount of brush and vegetation in preparation for new fencing, but also worked to ensure that as much of the vegetation screen as possible was maintained. The City conducted extensive outreach to the residents living along Alma, developed a door hanger and flyer and went door to door to explain the City of Palo Alto Page 5 vegetation removal and fence installation. The City also held a community open house in 2015 to provide additional information and to answer questions about the fencing and vegetation removal. At the City’s request, Caltrain installed 8-foot tall welded wire fences between the Oregon Expressway and the San Francisquito Creek on the east side of the corridor at a cost of $420,000 that was paid for by Caltrain. The City upgraded the fencing by asking Caltrain to install 18-inch tall curved winglets on top of the fencing on the east side to make it more difficult to climb. The winglets cost $108,000, and this was paid for by the City. The City also paid for the needed vegetation removal to speed up the timeline for fencing installation at cost of $168,000 (Staff Report ID#6043). The City of Palo Alto Utilities also increased the wattage of pre-existing street lighting in the area and installed new light fixtures to further illuminate the area during the evening. The cumulative cost incurred to date by the City for physical barriers is $276,000. Intrusion Detection System (IDS) & Cameras On June 27, 2016, Council approved the purchase of the experimental “Intrusion Detection System” (IDS) installed at the Meadow crossing (Staff Report ID#6946). The pilot system uses a combination of visible, thermal infrared cameras, and other technology that can detect objects in the intersection and roughly 1,000 feet north and south along the rail right of way. The IDS is monitored by a private firm at a remote location. The IDS operators have the same core mission as the human monitors at the tracks: observe any unsafe condition and report to the Palo Alto 9-1-1 Communications Center, so that law enforcement can respond and so that Caltrain can slow or stop trains. The IDS technology utilizes artificial intelligence and other software that is able to 1) assist the human IDS operators by directing their attention to the location (screen/view) of a potential hazard and 2) distinguish humans from animals and other objects down the corridor, along the right-of-way and at intersections. Evaluation of the IDS system has shown the technology to be superior to human monitors physically on site along the tracks. Part of this is due to the human City of Palo Alto Page 6 factors and limits of eyesight and other sensory constraints. For example, the period of highest concern for youth suicide is during darkness, where human monitors at the tracks can of course see very little. The long-distance cameras and sensors of the IDS combined with the automatic detection algorithms provide not only a significantly longer viewing distance but result in much lower fatigue and stress on the monitor. During the evaluation period of the IDS, the system was able to discern unsafe conditions that were missed by human monitors on site at the tracks in numerous instances. While it may or may not be true that a “human presence” at the tracks could provide a deterrent to someone contemplating suicide, it is absolutely clear that the IDS provides a more effective means of notifying law enforcement and Caltrain, especially in darkness. The ability of a human to maintain focus and concentration in the comfort of a monitoring center compared to the fatigue and stress of standing in the elements in the dark of night is one reason why rail systems utilize IDS or related camera installations. Discussion Given the success of the IDS pilot program and the unsustainable costs of Track Guards, staff released a Request for Proposals (RFP No. 166714) for Design/Build Services on January 4, 2017, and two proposals were submitted. An evaluation committee comprised of Public Works, Office of Emergency Services and Utilities Department staff reviewed each firm’s submittal in response to the criteria identified in the RFP. On March 16, 2017, both firms made presentations to the evaluation committee. G4S Secure Integration LLC (G4S) was unanimously selected as the top candidate. Staff recommends awarding the contract to G4S based on project team experience, proposed work plan and previous work on transit facilities. G4S Scope of Services The contract with G4S includes design and installation of integrated video systems at four key Caltrain crossing locations (Palo Alto Avenue, Churchill Avenue, Meadow Drive, and Charleston Road). The design-build delivery method allows the City to rely on the expertise of the designer/contractor to determine the best approach and option to provide a cost-efficient and reliable video monitoring City of Palo Alto Page 7 system. The scope includes preliminary design submittals, construction documents, permitting through the Utilities Department for electrical and fiber connections, and purchase and installation of all supplies, materials and equipment to provide a turn-key system. Close coordination with the Utilities Department will be required. While the City anticipates all equipment will be installed in the City’s right-of-way, installation may also include compliance with PCJPB/Caltrain safety requirements. Additionally, staff intends to enter into maintenance and monitoring contract with G4S at a later time after completion of construction. Summary of Solicitation Process Proposed Length of Project 6 months Number of Consultants Contacted 166 Number of Builder Exchanges 6 Number of websites 1 (PlanetBids) Number of days to respond 55 days Number of Proposals received 2 Responding Companies Tyco Integrated Security, G4S Secure Integration LLC Proposed Fee Range $1,388,414 to $1,389,682 The cost of installing cameras at all four Palo Alto crossings is $1,550,000 in one time capital costs (including the change order authorization amount of $136,246). The ongoing annual cost for remote monitoring, maintenance, fiber subscription and power is estimated to be $325,000. The human Track Watch program costs $1,700,000 annually at the current level of service. As outlined in the Police Department’s section of the FY 2018 Proposed Operating Budget, City staff recommends decreasing funding for the Track Watch program after the IDS system is installed. The Project Safety Net Community Collaborative initiated a “Means Restriction Advisory Committee” to advise the City and Caltrain on suicide prevention best practices, including a transition to the adoption of new technology and appropriate conditions to any changes regarding the Track Monitoring program to occur safely and responsibly. The Means Restriction Advisory Committee is comprised of the following national experts on suicide education, prevention and intervention based both locally and out-of-state: City of Palo Alto Page 8  Rebecca Bernert, PhD (Co-chair)-- Assistant Professor and Director, Suicide Prevention Research Laboratory, Stanford University School of Medicine, Department of Psychiatry and Behavioral Sciences  Shashank V. Joshi, MD (Co-chair) – Associate Professor and Director, School Mental Health Services, Lucile Packard Children’s Hospital, Stanford University School of Medicine, Department of Psychiatry and Behavioral Sciences, & HEARD Alliance  Lauren Barley - Parent Advocate, Business Researcher and Strategist  Paul Muller, Acting President and Board Member, The Bridge Rail Foundation  Mary Ojakian, Board Member, SF Bay Area Chapter, American Foundation for Suicide Prevention  Patricia Lau, MPA - Webster House Enrichment Program  Kenneth Dueker, JD – Director of Emergency Services, City of Palo Alto  Morton Silverman, MD-Senior Advisor, Suicide Prevention Resource Center & Jed Foundation  Patrick Sherry, PhD – Research Professor, University of Denver; Author of Mineta Transportation Institute Report The Means Restriction Advisory Committee and the international literature in suicidology identify four types of best practices for prevention at suicide hotspots. These include (a) restricting access to lethal means; (b) encouraging help-seeking behavior by placing signs and telephones at hotspot locations; (c) increasing the likelihood of intervention by a third party through surveillance and staff training; and (d) encouraging responsible media reporting of suicide through guidelines for journalists. There is strong evidence that reducing access to means (e.g., by way of physical deterrents, such as installation of suicide barriers at bridge sites) prevents death by suicide, with some evidence of positive improvement on overall suicide rates. Importantly, evidence does not support suicides thereby occurring at other locations. The evidence is weaker though promising for other approaches. The effectiveness of human track monitors as a means of deterrence is not clearly supported by empirical evidence as a first-line prevention strategy. We can say with certainty that Track Guard services are not the panacea to this complex City of Palo Alto Page 9 and challenging issue of suicide prevention. Investment in the health and wellbeing of Palo Alto’s youth and teens must be multi-faceted and, well beyond track security services, inclusive of community, school, parent and student efforts across the Palo Alto community, as seen in the work of Project Safety Net. It is also important to appreciate that track security services with human monitors are subject to human limitations. There are inherent challenges with human monitors who can be distracted, tired, absent, need breaks and can see very little in the dark of night. Staff believes an intrusion detection camera system is a more effective alternative to human monitors as a long-term strategy, particularly in combination with other evidence-based approaches within suicide prevention that utilize emerging technologies and that promise to aid real-time risk surveillance and emergency triage. West-Side Fencing The City has surveyed the west side of the rail corridor to assess how to close gaps where there is inadequate or no fencing. This will be more difficult due to the proximity to residential backyards. Caltrain has agreed to amend their contract to install fencing along the west-side portion of their right-of-way. Staff will walk the corridor with Caltrain staff and identify areas along the west-side that need new fencing installed. Once the locations have been identified, an agreement will be brought to Council for approval to pay for the fencing. Staff has asked Caltrain for a timeline estimate of west side fence installation, but no dates have been provided for this work to occur. The City’s initial cost estimate is approximately $700,000. Timeline/Next Steps Once the contract is approved, the Notice to Proceed will be issued. Staff anticipates the design/build process to take approximately six months. Resource Impact Funding for this contract is available in CIP project PE-18001, CalTrain Corridor Video Management System Installation, contingent on Council adoption of the FY 2018 Capital Budget on June 27, 2017. Staff is evaluating whether a reimbursment from the Fiber Optics Fund is possible to fund this capital investment, and fiber connection fee costs have not been finalized. Additional appropriation changes to PE-18001 may be required and staff will return to Council with recommendations related to the Fiber Optics Fund and west-side fencing costs. City of Palo Alto Page 10 Policy Implications This action aligns with the City’s ongoing efforts of safety and security for Palo Alto residents. Environmental Review This project is categorically exempt from the California Environmental Quality Act (CEQA) under Section 15301 Class 1 of the CEQA Guidelines as repair, maintenance and/or minor alteration of the existing facilities and no further environmental review is necessary. Attachments:  A - G4S Design Build Contract     Design‐Build Contract  1 2016      CONTRACT                      DESIGN‐BUILD CONTRACT    Contract No. C17166714        City of Palo Alto    Caltrain Corridor Video Management System   Design‐Build Project     DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  2 2016      CONTRACT  DESIGN‐BUILD CONTRACT  TABLE OF CONTENTS      SECTION 1 INCORPORATION OF RECITALS AND DEFINITIONS ................................................................... 4  1.1 Recitals .............................................................................................................................................. 4  1.2 Definitions ......................................................................................................................................... 4  SECTION 2 THE PROJECT ............................................................................................................................. 4  SECTION 3 THE CONTRACT DOCUMENTS ................................................................................................... 5  3.1 List of Documents ............................................................................................................................. 5  3.2 Order of Precedence ......................................................................................................................... 5  SECTION 4 DBE’S DUTY ............................................................................................................................... 6  4.1 Relationship of Trust and Confidence ............................................................................................... 6  4.2 Scope of Services .............................................................................................................................. 6  4.3 Design Services ................................................................................................................................. 6  4.4 Construction Services ........................................................................................................................ 7  4.5 DBE’s Subcontractors ........................................................................................................................ 8  4.6 Coordination of Work ....................................................................................................................... 9  4.7 DBE’s Representative ........................................................................................................................ 9  SECTION 5  PROJECT TEAM .......................................................................................................................... 9  SECTION 6 TIME OF COMPLETION ............................................................................................................ 10  6.1 Time is of Essence ........................................................................................................................... 10  6.2 Commencement of Work ................................................................................................................ 10  6.3 Contract Time .................................................................................................................................. 10  6.4 Liquidated Damages ........................................................................................................................ 10  6.5 Adjustments to Contract Time ........................................................................................................ 10  SECTION 7 COMPENSATION TO DBE ........................................................................................................ 11  7.1 Contract Sum .................................................................................................................................. 11  7.2 Full Compensation .......................................................................................................................... 11  SECTION 8 STANDARD OF CARE ............................................................................................................... 11  SECTION 9 INDEMNIFICATION .................................................................................................................. 11  9.1 Hold Harmless ................................................................................................................................. 11  9.2 Survival ............................................................................................................................................ 12  SECTION 10 NONDISCRIMINATION ............................................................................................................ 12  SECTION 11 INSURANCE AND BONDS ........................................................................................................ 12  SECTION 12 PROHIBITION AGAINST TRANSFERS ........................................................................................ 12  SECTION 13 NOTICES .................................................................................................................................. 13  13.1 Method of Notice ............................................................................................................................ 13  13.2 Notice Recipients ............................................................................................................................ 13  13.3 Change of Address .......................................................................................................................... 14  SECTION 14 DEFAULT .................................................................................................................................. 14  14.1 Notice of Default ............................................................................................................................. 14  14.2 Opportunity to Cure Default ........................................................................................................... 14     DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  3 2016      CONTRACT  SECTION 15 CITY’S RIGHTS AND REMEDIES ................................................................................................ 14  15.1 Remedies Upon Default .................................................................................................................. 14  15.2 Delays by Sureties ........................................................................................................................... 15  15.3 Damages to City .............................................................................................................................. 15  15.4 Suspension by City .......................................................................................................................... 16  15.5 Termination Without Cause ............................................................................................................ 16  15.6 DBE’s Duties Upon Termination ...................................................................................................... 17  SECTION 16 DBE’S RIGHTS AND REMEDIES ................................................................................................ 17  16.1 DBE’S Remedies .............................................................................................................................. 17  16.2 Damages to DBE .............................................................................................................................. 18  SECTION 17 ACCOUNTING RECORDS .......................................................................................................... 18  17.1 Financial Management and City Access .......................................................................................... 18  17.2 Compliance with City Requests ....................................................................................................... 18  SECTION 18 INDEPENDENT PARTIES ........................................................................................................... 18  SECTION 19 NUISANCE ............................................................................................................................... 18  SECTION 20 PERMITS AND LICENSES .......................................................................................................... 18  SECTION 21 WAIVER ................................................................................................................................... 19  SECTION 22 GOVERNING LAW AND VENUE ............................................................................................... 19  SECTION 23 COMPLETE AGREEMENT ......................................................................................................... 19  SECTION 24 SURVIVAL OF CONTRACT ........................................................................................................ 19  SECTION 25 PREVAILING WAGES ................................................................................................................ 19  SECTION 26 NON APPROPRIATION ............................................................................................................. 20  SECTION 27 AUTHORITY ............................................................................................................................. 20  SECTION 28 COUNTERPARTS ...................................................................................................................... 20  SECTION 29 SEVERABILITY .......................................................................................................................... 20  SECTION 30 STATUTORY AND REGULATORY REFERENCES ......................................................................... 20  SECTION 31 WORKERS’ COMPENSATION CERTIFICATION ......................................................................... 20           DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  4 2016      CONTRACT  DESIGN‐BUILD CONTRACT    THIS DESIGN‐BUILD CONTRACT (“Contract” or “Agreement”) entered into on June 19, 2017 (“Execution Date”) by and  between the CITY OF PALO ALTO, a California chartered municipal corporation ("City"), and G4S Secure Integration  LLC, a Design‐Build Entity ("DBE"), is made with reference to the following:    R E C I T A L S:    A. City is a municipal corporation duly organized and validly existing under the laws of the State of California  with the power to carry on its business as it is now being conducted under the statutes of the State of California and  the Charter of City.    B. DBE is a General Contractor and Limited Liability Corporation duly organized and in good standing in the State  of Delaware, DBE’s License Number 975846. DBE represents that it is duly licensed by the State of California and has  the background, knowledge, experience and expertise to perform the obligations set forth in this Design‐Build  Contract.    C. On January 4, 2017, City issued a Request for Proposals (“RFP”) to DBEs for the Video Management System  Design‐Build Project (“Project”).  In response to the RFP, DBE submitted a Proposal.    D. City and DBE desire to enter into this Design‐Build Contract to provide the Design‐Build Services for the  Project, and other such services as identified in the Contract Documents for the Project upon the following terms and  conditions.    NOW THEREFORE, in consideration of the mutual promises and undertakings hereinafter set forth and for  other good and valuable consideration, the receipt and sufficiency of which are hereby acknowledged, it is mutually  agreed by and between the undersigned parties as follows:    SECTION 1 INCORPORATION OF RECITALS AND DEFINITIONS.    1.1 Recitals.    All of the recitals are incorporated herein by reference.    1.2 Definitions.    Capitalized terms shall have the meanings set forth in the RFP, this Design‐Build Contract and/or in the  General Conditions.  If there is a conflict between the definitions in the RFP, this Design‐Build Contract or in  the General Conditions, the definitions in this Design‐Build Contract shall prevail.  SECTION 2 THE PROJECT.    The Project is the Video Management System Design‐Build Project, located at various locations in, Palo Alto, CA.  94301 as identified in the Contract Documents.       DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  5 2016      CONTRACT  SECTION 3 THE CONTRACT DOCUMENTS.    3.1  List of Documents.  The Contract Documents (sometimes collectively referred to as “Agreement” or “Contract”) consist of the following  documents which are hereby incorporated by reference.       1) Change Orders    2) Field Orders    3) Design‐Build Contract    4) Special Provisions, if any    5) General Conditions    6) Approved Design Documents (to be developed by DBE)    7) Bridging Documents (as defined in RFP Attachment B – Scope of Services) as amended by the following  exhibit(s) which are attached hereto and incorporated herein:    a) Exhibit A, “Scope of Services”, dated June 1, 2017    8) Addenda or amendments to RFP       9) City’s Request for Proposals and Attachments thereto    10) Payment and Performance Bonds    11) DBE's Proposal    12) Reports listed in the Contract Documents    13) Public Works Department’s Standard Drawings and Specifications (most current version at time of  Proposal)    14) Utilities Department’s Water, Gas, Wastewater, Electric Utilities Standards (most current version at time  of Proposal)    15) City of Palo Alto Traffic Control Requirements    16) City of Palo Alto Truck Route Map and Regulations      3.2  Order of Precedence.    For the purposes of construing, interpreting and resolving inconsistencies between and among the provisions of this  Contract, the Contract Documents shall have the order of precedence as set forth in the preceding section.  If a  DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  6 2016      CONTRACT  claimed inconsistency cannot be resolved through the order of precedence, the City shall have the sole power to  decide which document or provision shall govern as may be in the best interests of the City.  SECTION 4 DBE’S DUTY.    4.1 Relationship of Trust and Confidence.  DBE accepts the relationship of trust and confidence established  between it and City by this Contract.  DBE agrees to furnish the Design‐Build Services necessary for the design and  completion of the Project and agrees to furnish efficient business administration and superintendence, and to use its  best efforts to complete the Project in the best and soundest way and in the most efficient and economical manner  consistent with the best interest of City.     4.1.1 DBE represents that it is an independent DBE and that it is familiar with the type of Design‐Build  Services it is undertaking.    4.1.2 Neither DBE nor any of its agents or employees shall act on behalf of or in the name of City unless  authorized in writing by City’s Representative.    4.1.3 DBE shall perform its obligations with integrity, ensuring at a minimum that conflicts of interest,  including but not limited to conflicts of interests on the part of the Design Professionals employed by DBE,  shall be avoided.    4.2 Scope of Services.  DBE shall be responsible for procuring or providing the Design‐Build Services for the  Project consistent with the Scope of Services (RFP Attachment B) and any City‐approved modifications thereto  (“Bridging Documents”), including Exhibit A hereto, and the Contract Documents.  DBE shall exercise reasonable skill  and judgment in the procurement and provision of the Design‐Build Services, consistent with the applicable industry  practices and in compliance with the terms and conditions of the Contract Documents.       4.3 Design Services.    4.3.1  Design Professionals.  DBE shall provide all Design Services required for the Project. Architectural and  engineering services must be provided by licensed, independent Design Professionals retained by DBE or by  licensed employees of DBE, or as permitted by the law of the State of California.  DBE may not engage the  services of any Design Professional for this Project without obtaining the City’s prior written approval, which  approval will not be unreasonably withheld.  City’s approval will not be deemed to create any contractual  relationship between City and any such Design Professional, except that the City must be considered a third  party beneficiary of such Design Professional’s services for the Project.  DBE must bind its Design  Professionals in the same manner as DBE is bound to the City under this Contract, including, but not limited  to, the insurance and indemnity requirements applicable to Design Professionals set forth herein.  City will  not issue the Notice to Proceed with Design Services until it has received acceptable evidence that all Design  Professionals are covered by insurance as specified in the Contract Documents. All Design Services must be  guided by the Bridging Documents approved by City.    4.3.2  Project Schedule.  Within ten (10) days following full execution of the Contract, DBE must prepare  and submit for City’s review and approval a preliminary Project Schedule showing the timing and sequencing  of the Design‐Build Services required to design and construct the Project.  Unless otherwise specified by City,  the preliminary Project Schedule should include the major phases for the Design Services and for the  Construction Services, including, but not limited to, completion of Design Development Documents;  Construction Documents; procurement of Subcontractors; construction; final close out; as well as any other  milestones applicable to this Project.  The Project Schedule shall be updated for City’s review and approval  upon completion of each milestone included in the Project Schedule.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  7 2016      CONTRACT  4.3.3  Design Development Documents.  Within 60 calendar days following execution of the Contract, DBE  shall prepare and submit for City’s review and approval the Design Development Documents.  The Design  Development Documents must be based on the Bridging Documents, but must further define the Project,  including drawings and outline specifications fixing and describing the Project size, character and site  relationships, and other appropriate elements describing the structural, architectural, mechanical and  electrical systems.  The Design Development Documents shall include, as applicable, plans, sections and  elevations; criteria and sizing of major components; equipment sizes and capacities and approximate layouts,  including required spaces and clearances; typical details; materials selections and general quality levels.   When submitting the Design Development Documents to City, the DBE shall specify in writing, for City’s  approval, all material changes and from the Bridging Documents and the preliminary Project Schedule. Two  printed sets and one reproducible set of Design Development Documents must be provided to the City.    4.3.4  Construction Documents.  Within 30 calendar days following City’s approval of the Design  Development Documents, DBE must prepare and submit for City’s review and approval, Construction  Documents setting forth in detail the quality levels of and the requirements for construction of the Project,  and consisting of drawings and specifications that comply with applicable codes, laws, and regulations in  effect at the time of their preparation at the location of the Project.  The Construction Documents must also  include all necessary bid and contract documents for procuring and providing the Construction Services, all of  which are subject to approval by City and its legal counsel. When submitting the Construction Documents,  the DBE shall identify in writing all for City’s approval, all material changes and deviations that have taken  place since City approval of the Design Development Documents and Project Schedule. Two printed sets and  one reproducible set of Construction Documents must be provided to the City. City’s approval of Design  Documents does not operate to relieve DBE from responsibility for its errors or omissions, including, but not  limited to, any failure to comply with the requirements of the Bridging Documents. DBE is solely responsible  for any such errors or omissions, which must be promptly corrected at DBE’s sole expense, and without  entitlement to any adjustment of the Contract sum or Contract Time.    4.3.5  Ownership of Documents.    4.3.5.1  Ownership of Tangible Documents.  City shall receive ownership of the property rights,  except for copyrights, of all documents, drawings, specifications, electronic data and information prepared,  provided or procured by DBE, as part of the Design Services.    4.3.5.2  Use of Documents in Event of Termination.  In the event of a termination of this Contract,  City shall have the right to use, to reproduce, and to make derivative works of the Design Documents to  complete the Project, regardless of whether there has been a transfer of copyright to City.    4.3.5.3  City’s Use of Documents After Completion of Project.  After completion of the Project, City  may reuse, reproduce or make derivative works from the Design Documents solely for the purposes of  maintaining, renovating, remodeling or expanding the Project.     4.3.5.4  All Rights Secured. DBE shall obtain from its Subcontractors and Design Professionals rights and  rights of use that correspond to the rights given by DBE to City in this Contract and DBE shall provide  evidence that such rights have been secured.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  8 2016      CONTRACT  4.4 Construction Services.    4.4.1  DBE shall provide all labor, materials, equipment and services necessary to perform and timely  complete the Construction Services in strict accordance with the Contract Documents, including, but not  limited to, the Construction Documents, and in an economic and efficient manner in the best interests of  City. DBE shall not begin the Construction Services until City has received the required payment and  performance bonds, evidence of the required insurance coverage, and has issued a Notice to Proceed with  the Construction Services.    4.4.2  DBE is responsible for supervising and directing all aspects of the Work to facilitate the efficient and  timely completion of the Work. DBE is solely responsible for, and required to exercise full control over,  construction means, methods, techniques, sequences, procedures, and coordination of all portions of the  Work, except to the extent that the Contract Documents provide other specific instructions.    4.4.3  DBE shall provide sufficient and competent Subcontractors, administration, staff, and skilled workforce  necessary to perform and timely complete the Work in accordance with the Contract Documents and the  City‐approved Construction Documents.    4.4.4  DBE shall, at all times during performance of the Work, provide a qualified full‐time superintendent,  acceptable to City, and assistants, as necessary, who must be physically present at the Project site while any  aspect of the Work is being performed.  DBE and its subcontractors of every tier must use a “skilled and  trained workforce,” as that term is defined in subdivision (c)(1)(B) of Section 22164 of the Public Contract  Code, to perform all Work on the Project that falls within an apprenticeable occupation in the building and  construction traces. DBE will provide City with evidence on a monthly basis while the Work is being  performed that DBE and its subcontractors are complying with this requirement.    4.4.5  DBE must, at all times, ensure that the Work is performed in a good workmanlike manner and in full  compliance with the Contract Documents and all applicable laws, regulations, codes, standards, and permits.      4.4.6  DBE is solely responsible to City for the acts or omissions of any party or parties performing portions of  the Work or providing equipment, materials or services for or on behalf of DBE or its Subcontractors.    4.4.7  DBE shall promptly correct, at DBE’s sole expense, any Work that is deficient or defective in  workmanship, materials, and equipment.    4.4.8  DBE shall keep such full and detailed accounts as may be necessary for proper financial management under  this Contract. City shall be afforded access to all DBE's records, books, correspondence, instructions, drawings,  receipts, vouchers, memoranda and similar data relating to Change Order work performed on the basis of actual cost.  DBE shall preserve all such records for a period of three years after the Final Payment or longer where required by  law.    4.4.9  DBE shall provide periodic written reports to City on the progress of the Work in such detail as is required by  City and as agreed to by City and DBE.    4.5 Design‐Build Team and Subcontractors.    4.5.1 All members of the DBE’s Design‐Build Team (“DBT”) must be bound to the terms of this Contract.  All Work which is not performed by DBE or DBT members with its own duly licensed forces shall be  performed by Subcontractors.  DBE must provide each Subcontractor with a complete set of the Construction  Documents and any approved modifications thereto.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  9 2016      CONTRACT  4.5.2 DBE shall require every Subcontractor and material supplier to be bound to the provisions of the  Contract Documents as they apply to the Subcontractor’s or material supplier’s portion(s) of the Work, and to  likewise bind their Subcontractors or material suppliers.  City reserves the right to reject any Subcontractor or  material supplier based upon City’s reasonable belief that the Subcontractor or material supplier is not  adequately qualified, or whose performance is unacceptable to the City, or who has a history of unacceptable  performance on other public works projects. Nothing in these Contract Documents creates a contractual  relationship between a Subcontractor or material supplier and City, but City shall be deemed to be a third‐ party beneficiary of the contract between DBE and each Subcontractor.      4.5.3 If the Contract is terminated, each subcontract agreement shall be assigned by DBE to City, subject  to the prior rights of any surety, provided that the City accepts such assignment by written notification, and  assumes all rights and obligations of DBE pursuant to each such subcontract agreement.    4.5.4   All Subcontractors bidding on contracts for the Work shall be afforded the applicable protections  contained in the Subletting and Subcontracting Fair Practices Act (Public Contract Code Section 4100 et seq.).   Following award of the Design‐Build Contract, with the exception of Subcontractors listed in the Proposal, the  DBE must proceed as follows in awarding construction subcontracts with a value exceeding one‐half of 1  percent of the contract price allocable to Construction Services as set forth in Chapter 8 of the Proposal:    4.5.4.1  Provide public notice of availability of Work to be subcontracted by advertising notices  inviting bids at least once in a daily newspaper of general circulation in the City, not less than five  days prior to the date set for receiving bids, including a fixed date and time on which qualifications,  statements, bids, or proposals will be due.    4.5.4.2  Establish reasonable qualification criteria and standards.    4.5.4.3  Award the subcontract either on a Best Value basis or to the lowest responsible bidder. The  process may include prequalification or short‐listing.      4.5.5 In a contract between the DBE and a Subcontractor, and in a contract between a Subcontractor and  any Subcontractor thereunder, the percentage of retention proceeds withheld may not exceed the  percentage specified in the Design‐Build Contract. Notwithstanding the foregoing, if the DBE provides written  notice to any Subcontractor, prior to or at the time the bid is requested, that a performance bond may be  required and the Subcontractor subsequently is unable or refuses to furnish the bond to the DBE, then the  DBE may withhold from any payment to the Subcontractor, retention proceeds in excess of the percentage  specified in the Design‐Build Contract.    4.6 Coordination of Work.  City reserves the right to perform or to have performed other work on or adjacent to  the Project site while the Work is being performed.  DBE is responsible for coordinating its Work with other work  being performed on or adjacent to the Project site, and shall avoid hindering, delaying, or interfering with the work of  other contractors.  To the full extent permitted by law, DBE and each member of the DBT shall hold harmless and  indemnify City against any and all claims arising from or related to DBE’s or any DBT member’s or subcontractor’s  avoidable, negligent, or willful hindrance of, delay to, or interference with the work of another contractor or City’s  own forces.     4.7 DBE’s Representative.  DBE shall designate a person who shall be DBE's primary  authorized representative for this Project, subject to City’s approval, which shall not  unreasonably be withheld.  DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  10 2016      CONTRACT  SECTION 5 PROJECT TEAM.    In addition to DBE, City has retained, or may retain, a Design Consultant or other consultants and contractors to  provide professional and technical consultation for the design and construction of the Project.  The Contract requires  that DBE operate efficiently, effectively and cooperatively with City as well as all other members of the Project Team  and other contractors retained by City to construct other portions of the Project.    SECTION 6 TIME OF COMPLETION.    6.1 Time Is of Essence.    Time is of the essence with respect to all time limits set forth in the Contract Documents.    6.2 Commencement of Work.    DBE shall commence the Design‐Build Services on the date(s) specified in City’s Notice(s) to Proceed.       6.3 Contract Time.    The Design‐Build Services must begin on the date specified on the City’s Notice to Proceed with Design  Services and shall be completed, including all Construction Services,   not later than      .   within one hundred eighty (180) calendar days after the commencement date specified in City’s  Notice to Proceed with Design Services.    By executing this Design‐Build Contract, DBE expressly waives any claim for delayed early completion.    6.4 Liquidated Damages.  Pursuant to Government Code Section 53069.85, if DBE fails to achieve Substantial Completion of the entire  Work within the Contract Time, including any approved extensions thereto, City may assess liquidated  damages on a daily basis for each day of Unexcused Delay in achieving Substantial Completion, based on the  amount of five hundred dollars ($500) per day, or as otherwise specified in the Special Provisions. Liquidated  damages may also be separately assessed for failure to meet milestones specified elsewhere in the Contract  Documents, regardless of impact on the time for achieving Substantial Completion.  The assessment of  liquidated damages is not a penalty but considered to be a reasonable estimate of the amount of damages  City will suffer by delay in completion of the Work.  The City is entitled to setoff the amount of liquidated  damages assessed against any payments otherwise due to DBE, including, but not limited to, setoff against  release of retention.  If the total amount of liquidated damages assessed exceeds the amount of unreleased  retention, City is entitled to recover the balance from DBE or its sureties.  Beneficial occupancy or use of the  Project in whole or in part prior to Substantial Completion, shall not operate as a waiver of City’s right to  assess liquidated damages.    6.4.1 Other Remedies.    City is entitled to any and all available legal and equitable remedies City may have where City’s Losses are  caused by any reason other than DBE’s failure to achieve Substantial Completion of the entire Work within  the Contract Time.    6.5 Adjustments to Contract Time.    The Contract Time may only be adjusted for time extensions approved by City and memorialized in a Change  Order approved in accordance with the requirements of the Contract Documents.  DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  11 2016      CONTRACT  SECTION 7 COMPENSATION TO DBE.     7.1 Contract Sum.    DBE shall be compensated for satisfactory completion of the Design‐Build Services in compliance with the  Contract Documents the Contract Sum of One Million, Four Hundred Thirteen Thousand, Seven Hundred Fifty  Four Dollars ($1,413,754), as a Guaranteed Maximum Price, which is to be fully inclusive of all costs, direct or  indirect, and including overhead, profit, and incidentals (“GMP”).         7.2 Full Compensation.    The Contract Sum shall be full compensation to DBE for all Design‐Build Services provided by DBE and, except  as otherwise expressly permitted by the terms of the Contract Documents, shall cover all Losses arising out of  the nature of the Design‐Build Services or from the acts of the elements or any unforeseen difficulties or  obstructions which may arise or be encountered in performance of the Design‐Build Services until its  Acceptance by City, all risks connected with the Design‐Build Services, and any and all expenses incurred due  to suspension or discontinuance of the Design‐Build Services, except as expressly provided herein.  The  Contract Sum may only be adjusted for Change Orders approved in accordance with the requirements of the  Contract Documents.   SECTION 8 STANDARD OF CARE.    DBE agrees that the Design‐Build Services shall be performed by qualified, experienced and well‐supervised personnel.   All Design‐Build Services performed in connection with this Design‐Build Contract shall be performed in a manner  consistent with the standard of care under California law applicable to those who specialize in providing such services  for projects of the type, scope and complexity of the Project.     SECTION 9 INDEMNIFICATION.    9.1 Hold Harmless.      9.1.1  To the fullest extent permitted by law, DBE shall protect, indemnify, defend and hold harmless City, its  Council members, officers, employees and agents (each an “Indemnified Party”) from and against any and all  demands, claims, or liabilities of any nature, including death or injury to any person, property damage or any  other loss, including all costs and expenses of whatever nature including attorneys fees, experts fees, court  costs and disbursements (“Claims”) that arise out of, pertain to, or relate to the negligence, recklessness, or  willful misconduct of the DBE, its officers, employees, agents or contractors under this Agreement, regardless  of whether or not it is caused in part by an Indemnified party.    Notwithstanding the above, nothing in this section shall be construed to require DBE to indemnify an  Indemnified Party from Claims arising from the active negligence, sole negligence, or willful misconduct of an  Indemnified Party.      DBE shall pay City for any costs City incurs to enforce this provision.  Nothing in the Contract Documents shall  be construed to give rise to any implied right of indemnity in favor of DBE against City or any other  Indemnitee.    Pursuant to Public Contract Code Section 9201, City shall timely notify DBE upon receipt of any third‐party  claim relating to the Contract. The indemnity obligations set forth in this subsection 9.1.1 do not apply to  “design professionals,” as that term is used in Civil Code section 2782.8, who are subject to the indemnity  obligations in subsection 9.1.2, below.  DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  12 2016      CONTRACT    9.1.2  To the fullest extent permitted by law, any Design Professional providing Design Services for the  Project, as DBE, as a member of the Design‐Build Team, or on behalf of DBE, shall protect, indemnify, defend  and hold harmless City, its Council members, officers, employees and agents (each an “Indemnified Party”)  from and against any and all demands, claims, or liability of any nature, including death or injury to any  person, property damage or any other loss, including all costs and expenses of whatever nature including  attorney fees, experts fees, court costs and disbursements (“Claims”) that arise out of, pertain to or relate to  the negligence, recklessness, or willful misconduct of the Design Professional, its officers, employees, agents  or subconsultants under this Agreement, regardless of whether or not such liability for such Claims may have  been caused in part by an Indemnified Party. DBE shall pay City for any costs to enforce this provision.  Nothing in the Contract Documents shall be construed to give rise to any implied right of indemnity in favor  of a Design Professional against the City or any other Indemnitee.    9.2 Survival.    The acceptance of DBE’s services and duties by City shall not operate as a waiver of the right of  indemnification.  The provisions of this Section 9 shall survive the expiration or early termination of this  Agreement.    SECTION 10 NONDISCRIMINATION.    As set forth in Palo Alto Municipal Code section 2.30.510, DBE certifies that in the performance of this Agreement, it  shall not discriminate in the employment of any person because of the race, skin color, gender, age, religion, disability,  national origin, ancestry, sexual orientation, housing status, marital status, familial status, weight or height of such  person. DBE acknowledges that it has read and understands the provisions of Section 2.30.510 of the Palo Alto  Municipal Code relating to Nondiscrimination Requirements and the penalties for violation thereof, and will comply  with all requirements of Section 2.30.510 pertaining to nondiscrimination in employment.    SECTION 11 INSURANCE AND BONDS.    DBE must procure professional liability insurance, as further specified in Article 11 of the General Conditions, covering  all Design Services provided under this Contract. DBE must provide a Performance Bond and a Payment Bond, using  the City forms provided with this Contract, each for an amount equal to the DBE’s price for delivery of the  Construction Services. Within ten (10) business days following issuance of the Notice of Award, DBE shall provide City  with evidence satisfactory to the City that DBE has obtained insurance and has sufficient bonding capacity to provide  Performance and Payment Bonds satisfying all requirements in Article 11 of the General Conditions.      SECTION 12 PROHIBITION AGAINST TRANSFERS.    City is entering into this Design‐Build Contract in reliance upon the stated experience and qualifications of the DBE and  its Design Professionals and Subcontractors as set forth in DBE’s Proposal.  Accordingly, DBE shall not assign,  hypothecate or transfer this Design‐Build Contract or any interest therein directly or indirectly, by operation of law or  otherwise without the prior written consent of City. Any assignment, hypothecation or transfer without said consent  shall be null and void, and shall be deemed a substantial breach of contract and grounds for default in addition to any  other legal or equitable remedy available to the City.    The sale, assignment, transfer or other disposition of any of the issued and outstanding capital stock of DBE or of any  general partner or joint venturer or syndicate member of DBE, if the DBE is a partnership or joint venture or syndicate  DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  13 2016      CONTRACT  or co‐tenancy shall result in changing the control of DBE, shall be construed as an assignment of this Design‐Build  Contract. Control means more than fifty percent (50%) of the voting power of the corporation or other entity.     SECTION 13 NOTICES.    13.1 Method of Notice.    All notices, demands, requests or approvals to be given under this Design‐Build Contract shall be given in writing and  shall be deemed served on the earlier of the following:  (i) On the date delivered if delivered personally;  (ii) On the third business day after the deposit thereof in the United States mail, postage prepaid, and   addressed as hereinafter provided;   (iii) On the date sent if sent by facsimile transmission;   (iv) On the date sent if delivered by electronic mail; or   (v) On the date it is accepted or rejected if sent by certified mail.     13.2 Notice Recipients.     All notices, demands or requests (including, without limitation, Change Order Requests and Claims) from DBE  to City shall include the Project name and the number of this Design‐Build Contract and shall be addressed to  City at:      To City:  City of Palo Alto     City Clerk     250 Hamilton Avenue     P.O. Box 10250     Palo Alto, CA 94303     Copy to:   City of Palo Alto     Public Works Engineering Services     250 Hamilton Avenue     Palo Alto, CA 94301     Attn: Holly Boyd            City of Palo Alto     Utilities Engineering     250 Hamilton Avenue     Palo Alto, CA 94301     Attn:             In addition, copies of all Claims by DBE under this Design‐Build Contract shall be provided to the following:    Palo Alto City Attorney’s Office  250 Hamilton Avenue  P.O. Box 10250  Palo Alto, California 94303       All Claims shall be delivered personally or sent by certified mail.    All notices, demands, requests or approvals from City to DBE shall be addressed to:  DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  14 2016      CONTRACT       DBE Name:   G4S Secure Integration     Contact Name: Vince Vorster     Title:    Senior Manager, Business Development     Address:  3073 Teagarden Street        San Leandro, CA 94577     Phone/Fax:  510.714.1612     Email:    vince.vorster@usa.g4s.com    13.3 Change of Address.    In advance of any change of address, DBE shall notify City of the change of address in writing.  Each party  may, by written notice only, add, delete or replace any individuals to whom and addresses to which notice  shall be provided.    SECTION 14 DEFAULT.    14.1 Notice of Default.    In the event that City determines, in its sole discretion, that DBE has failed or refused to perform any of the  obligations set forth in the Contract Documents, or is in breach of any provision of the Contract Documents,  City may give written notice of default to DBE in the manner specified for the giving of notices in the Design‐ Build Contract, with a copy to DBE’s performance bond surety.    14.2 Opportunity to Cure Default.  Except for emergencies, DBE shall cure any default in performance of its obligations under the Contract  Documents within two (2) Days (or such shorter time as City may reasonably require) after receipt of written  notice. However, if the breach cannot be reasonably cured within such time, DBE will commence to cure the  breach within two (2) Days (or such shorter time as City may reasonably require) and will diligently and  continuously prosecute such cure to completion within a reasonable time, which shall in no event be later  than ten (10) Days after receipt of such written notice.    SECTION 15 CITY'S RIGHTS AND REMEDIES.    15.1 Remedies Upon Default.    If DBE fails to cure any default of this Design‐Build Contract within the time period set forth above in Section  14, then City may pursue any remedies available under law or equity, including, without limitation, the  following:    15.1.1 Delete Certain Services.    City may, without terminating the Design‐Build Contract, delete certain portions of the Design‐Build Services,  reserving to itself all rights to Losses related thereto.    15.1.2 Perform and Withhold.    City may, without terminating the Design‐Build Contract, engage others to perform the Design‐Build Services  or portion thereof that has not been adequately performed by DBE and withhold the cost thereof to City  from future payments to DBE, reserving to itself all rights to Losses related thereto.    15.1.3 Suspend the Design‐Build Contract.    City may, without terminating the Design‐Build Contract and reserving to itself all rights to Losses related  thereto, suspend all or any portion of this Design‐Build Contract for as long a period of time as City  DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  15 2016      CONTRACT  determines, in its sole discretion, appropriate, in which event City shall have no obligation to adjust the  Contract Sum or Contract Time, and shall have no liability to DBE for damages if City directs DBE to resume  Design‐Build Services.    15.1.4 Terminate the Design‐Build Contract for Default.    City shall have the right to terminate this Design‐Build Contract, in whole or in part, upon the failure of DBE  to promptly cure any default as required by Section 14.  City’s election to terminate the Design‐Build Contract  for default shall be communicated by giving DBE a written notice of termination in the manner specified for  the giving of notices in the Design‐Build Contract.  Any notice of termination given to DBE by City shall be  effective immediately, unless otherwise provided therein.    15.1.5 Invoke the Performance Bond.    City may, with or without terminating the Design‐Build Contract and reserving to itself all rights to Losses  related thereto, exercise its rights under the Performance Bond.    15.1.6 Additional Provisions.    All of City’s rights and remedies under this Design‐Build Contract are cumulative, and shall be in addition to  those rights and remedies available in law or in equity.  Designation in the Contract Documents of certain  breaches as material shall not waive the City’s authority to designate other breaches as material nor limit  City’s right to terminate the Design‐Build Contract, or prevent the City from terminating the Agreement for  breaches that are not material.  City’s determination of whether there has been noncompliance with the  Design‐Build Contract so as to warrant exercise by City of its rights and remedies for default under the  Design‐Build Contract, shall be binding on all parties.  No termination or action taken by City after such  termination shall prejudice any other rights or remedies of City provided by law or equity or by the Contract  Documents upon such termination; and City may proceed against DBE to recover all liquidated damages and  Losses suffered by City.    15.2 Delays by Sureties.    Time being of the essence in the performance of the Work, if DBE’s surety fails to arrange for completion of  the Work in accordance with the Performance Bond, within seven (7) calendar days from the date of the  notice of termination, DBE’s surety shall be deemed to have waived its right to complete the Work under the  Contract, and City may immediately make arrangements for the completion of the Work through use of its  own forces, by hiring a replacement DBE, or by any other means that City determines advisable under the  circumstances.  DBE and its surety shall be jointly and severally liable for any additional cost incurred by City  to complete the Work following termination.  In addition, City shall have the right to use any materials,  supplies, and equipment belonging to DBE and located at the Worksite for the purposes of completing the  remaining Work.    15.3 Damages to City.    15.3.1 For DBE's Default.    City will be entitled to recovery of all Losses under law or equity in the event of DBE’s default under the  Contract Documents.     15.3.2 Compensation for Losses.   In the event that City's Losses arise from DBE’s default under the Contract Documents, City shall be entitled  to deduct the cost of such Losses from monies otherwise payable to DBE.  If the Losses incurred by City  exceed the amount payable, DBE shall be liable to City for the difference and shall promptly remit same to  City.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  16 2016      CONTRACT  15.4 Suspension by City      15.4.1 Suspension for Convenience.    City may, at any time and from time to time, without cause, order DBE, in writing, to suspend, delay, or  interrupt the Design‐Build Services in whole or in part for such period of time, up to an aggregate of fifty  percent (50%) of the Contract Time.  The order shall be specifically identified as a Suspension Order by City.   Upon receipt of a Suspension Order, DBE shall, at City’s expense, comply with the order and take all  reasonable steps to minimize costs allocable to the Design‐Build Services covered by the Suspension Order.   During the Suspension or extension of the Suspension, if any, City shall either cancel the Suspension Order or,  by Change Order, delete the Design‐Build Services covered by the Suspension Order.  If a Suspension Order is  canceled or expires, DBE shall resume and continue with the Design‐Build Services.  A Change Order will be  issued to cover any adjustments of the Contract Sum or the Contract Time necessarily caused by such  suspension.    A Suspension Order shall not be the exclusive method for City to stop the Design‐Build Services.    15.4.2 Suspension for Cause.  In addition to all other remedies available to City, if DBE fails to perform or correct work in accordance with  the Contract Documents, City may immediately order the Design‐Build Services, or any portion thereof,  suspended until the cause for the suspension has been eliminated to City’s satisfaction.  DBE shall not be  entitled to an increase in Contract Time or Contract Price for a suspension occasioned by DBE’s failure to  comply with the Contract Documents.  City’s right to suspend the Design‐Build Services shall not give rise to a  duty to suspend the Design‐Build Services, and City’s failure to suspend the Design‐Build Services shall not  constitute a defense to DBE’s failure to comply with the requirements of the Contract Documents.    15.5 Termination Without Cause.    City may, at its sole discretion and without cause, terminate this Design‐Build Contract in part or in whole  upon written notice to DBE. Upon receipt of such notice, DBE shall, at City’s expense, comply with the notice  and take all reasonable steps to minimize costs to close out and demobilize.  The compensation allowed  under this Paragraph 15.5 shall be the DBE’s sole and exclusive compensation for such termination and DBE  waives any claim for other compensation or Losses, including, but not limited to, loss of anticipated profits,  loss of revenue, lost opportunity, or other consequential, direct, indirect or incidental damages of any kind  resulting from termination without cause.  Termination pursuant to this provision does not relieve DBE or its  sureties from any of their obligations for Losses arising from or related to the Design‐Build Services  performed by DBE.     15.5.1 Compensation.    Following such termination and within forty‐five (45) Days after receipt of a billing from DBE seeking payment  of sums authorized by this Paragraph 15.5.1, City shall pay the following to DBE as DBE’s sole compensation  for performance of the Design‐Build Services:    .1 For Services Performed.  The amount of the Contract Sum allocable to the portion of the Design‐ Build Services properly performed by DBE as of the date of termination, less sums previously paid to DBE.    .2 For Close‐out Costs.  If termination is effective after the Construction Services have commenced on  the site, reasonable costs of DBE and its Subcontractors:  (i) Demobilizing and  (ii) Administering the close‐out of its participation in the Project (including, without limitation,  all billing and accounting functions, not including attorney or expert fees) for a period of no longer  than thirty (30) Days after receipt of the notice of termination.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  17 2016      CONTRACT  .3 For Fabricated Items.  Previously unpaid cost of any items delivered to the Project Site which were  fabricated for subsequent incorporation in the Work.    .4 Profit Allowance.    An allowance for profit calculated as four percent (4%) of the sum of the above  items, provided DBE can prove a likelihood that it would have made a profit if the Design‐Build Contract had  not been terminated.    .5 Emergency Termination.  The compensation provided in this provision does not apply to  termination for emergency pursuant to Section 2.6 of the General Conditions.    15.5.2 Subcontractors.      DBE shall include provisions in all of its subcontracts, purchase orders and other contracts permitting  termination for convenience by DBE on terms that are consistent with this Design‐Build Contract and that  afford no greater rights of recovery against DBE than are afforded to DBE against City under this Section.    15.6 DBE’s Duties Upon Termination.    Upon receipt of a notice of termination for default or for convenience, DBE shall, unless the notice directs  otherwise, do the following:  (i) Immediately discontinue the Design‐Build Services to the extent specified in the notice;  (ii) Place no further orders or subcontracts for materials, equipment, services or facilities, except as may  be necessary for completion of such portion of the Work that is not discontinued;  (iii) Provide to City a description in writing, no later than fifteen (15) days after receipt of the notice of  termination, of all subcontracts, purchase orders and contracts that are outstanding, including,  without limitation, the terms of the original price, any changes, payments, balance owing, the status  of the portion of the Design‐Build Services covered and a copy of the subcontract, purchase order or  contract and any written changes, amendments or modifications thereto, together with such other  information as City may determine necessary in order to decide whether to accept assignment of or  request DBE to terminate the subcontract, purchase order or contract;  (iv) Promptly assign to City those subcontracts, purchase orders or contracts, or portions thereof, that  City elects to accept by assignment and cancel, on the most favorable terms reasonably possible, all  subcontracts, purchase orders or contracts, or portions thereof, that City does not elect to accept by  assignment; and  (v) Thereafter do only such Design‐Build Services as may be necessary to preserve and protect Design‐ Build Services already in progress and to protect materials, plants, and equipment on the Project Site  or in transit thereto.  Upon termination, whether for cause or for convenience, the provisions of the Contract Documents remain in  effect as to any Claim, indemnity obligation, warranties, guarantees, submittals of As‐Built Documents,  instructions, or manuals, or other such rights and obligations arising prior to the termination date.    SECTION 16 DBE'S RIGHTS AND REMEDIES.    16.1 DBE’s Remedies.    DBE may terminate this Design‐Build Contract only upon the occurrence of one of the following:    16.1.1 For Work Stoppage.     The Work is stopped for sixty (60) consecutive Days, through no act or fault of  DBE, any Subcontractor, or  any employee or agent of DBE or any Subcontractor, due to issuance of an order of a court or other public  authority other than City having jurisdiction or due to an act of government, such as a declaration of a  national emergency making material unavailable.  This provision shall not apply to any work stoppage  resulting from the City’s issuance of a suspension notice issued either for cause or for convenience.  DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  18 2016      CONTRACT    16.1.2 For City's Non‐Payment.     If City does not pay DBE undisputed sums within ninety (90) Days after receipt of notice from DBE, DBE may  terminate the Design‐Build Contract (30) days following a second notice to City of DBE’s intention to  terminate the Design‐Build Contract.    16.2 Damages to DBE.   In the event of termination for cause by DBE, City shall pay DBE the sums provided for in Paragraph 15.5.1  above.  DBE agrees to accept such sums as its sole and exclusive compensation and agrees to waive any claim  for other compensation or Losses, including, but not limited to, loss of anticipated profits, loss of revenue,  lost opportunity, or other consequential, direct, indirect and incidental damages, of any kind.    SECTION 17 ACCOUNTING RECORDS.    17.1 Financial Management and City Access.    DBE shall keep full and detailed accounts and exercise such controls as may be necessary for proper financial  management under this Design‐Build Contract in accordance with generally accepted accounting principles  and practices. City and City's accountants  during normal business hours, may  inspect, audit and copy DBE's  records, books, estimates, take‐offs, cost reports, ledgers, schedules, correspondence, instructions, drawings,  receipts, subcontracts, purchase orders, vouchers, memoranda and other data relating to this Project. DBE  shall retain these documents for a period of three (3) years after the later of (i) Final Payment or (ii) final  resolution of all Contract Disputes and other disputes, or (iii) for such longer period as may be required by  law.    17.2 Compliance with City Requests.    DBE's compliance with any request by City pursuant to this Section 17 shall be a condition precedent to filing  or maintenance of any legal action or proceeding by DBE against City and to DBE's right to receive further  payments under the Contract Documents.  City many enforce DBE’s obligation to provide access to City of its  business and other records referred to in Section 17.1 for inspection or copying by  issuance of a writ or a  provisional or permanent mandatory injunction by a court of competent jurisdiction based on affidavits  submitted to such court, without the necessity of oral testimony.    SECTION 18 INDEPENDENT PARTIES.    Each party is acting in its independent capacity and not as agents, employees, partners, or joint ventures’ of the other  party.  City, its officers or employees shall have no control over the conduct of DBE or its respective agents,  employees, subconsultants, or Subcontractors, except as herein set forth.    SECTION 19 NUISANCE.    DBE shall not maintain, commit, nor permit the maintenance or commission of any nuisance in connection in the  performance of services under this Design‐Build Contract.    SECTION 20 PERMITS AND LICENSES.    Except as otherwise provided in the Special Provisions and Bridging Documents, The DBE shall provide, procure and  pay for all licenses, permits, and fees, required by the City or other government jurisdictions or agencies necessary to  DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  19 2016      CONTRACT  carry out and complete the Design‐Build Services.  Payment of all costs and expenses for such licenses, permits, and  fees shall be included in one or more Proposal items. No other compensation shall be paid to the DBE for these items  or for delays caused by non‐City inspectors or conditions set forth in the licenses or permits issued by other agencies.    SECTION 21 WAIVER.    A waiver by either party of any breach of any term, covenant, or condition contained herein shall not be deemed to be  a waiver of any subsequent breach of the same or any other term, covenant, or condition contained herein, whether  of the same or a different character.    SECTION 22 GOVERNING LAW AND VENUE.    This Design‐Build Contract shall be construed in accordance with and governed by the laws of the State of California,  and venue shall be in a court of competent jurisdiction in the County of Santa Clara, and no other place.    SECTION 23 COMPLETE AGREEMENT.    This Agreement represents the entire and integrated agreement between the parties and supersedes all prior  negotiations, representations, and contracts, either written or oral. This Agreement may be amended only by a  written instrument, which is signed by the parties.    SECTION 24 SURVIVAL OF CONTRACT.    The provisions of the Design‐Build Contract which by their nature survive termination of the Design‐Build Contract or  Final Completion, including, without limitation, all warranties, indemnities, payment obligations, and City’s right to  audit DBE’s books and records, shall remain in full force and effect after Final Completion or any termination or  suspension of the Design‐Build Contract.    SECTION 25 PREVAILING WAGES.         The DBE is required to pay general prevailing wages as defined in Subchapter 3, Title 8 of the California Code of  Regulations and Section 16000 et seq. and Section 1773.1 of the California Labor Code.  Pursuant to the provisions of  Section 1773 of the Labor Code of the State of California, the City Council has obtained the general prevailing rate of  per diem wages and the general rate for holiday and overtime work in this locality for each craft, classification, or type  of worker needed to execute the contract for this Project from the Director of the Department of Industrial  Relations.  Copies of these rates may be obtained at the Purchasing Office of the City of Palo Alto.  DBE shall provide a  copy of prevailing wage rates to any staff or Subcontractor hired, and shall pay the adopted prevailing wage rates as a  minimum.  DBE shall comply with the provisions of Sections 1775, 1776, 1777.5, 1810, and 1813 of the Labor Code.    Pursuant to Labor Code section 1771.1, for any public works contract subject to Chapter 1 of Part 7 of Division 2 of the  California Labor Code, for any Proposal submitted on or after March 1, 2015 and for any contract entered into on or  after April 1, 2015, a contractor or subcontractor shall not be qualified to bid on or to be listed in a bid proposal  subject to the requirements of section 4104 of the California Public Contract Code, unless that contractor or  subcontractor is currently registered and qualified to perform public work pursuant to section 1725.5 of the California  DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  20 2016      CONTRACT  Labor Code. Notice: Pursuant to California Labor Code section 1771.4, this Project is subject to compliance  monitoring and enforcement by the California Department of Industrial Relations.    SECTION 26 NON APPROPRIATION.    This Agreement is subject to the fiscal provisions of the Charter of the City of Palo Alto and the Palo Alto Municipal  Code. This Agreement will terminate without any penalty (a) at the end of any fiscal year in the event that the City  does not appropriate funds for the following fiscal year for this event, or (b) at any time within a fiscal year in the  event that funds are only appropriated for a portion of the fiscal year and funds for this Design‐Build Contract are no  longer available.  This section shall take precedence in the event of a conflict with any other covenant, term,  condition, or provision of this Agreement.     SECTION 27 AUTHORITY.    The individuals executing this Agreement represent and warrant that they have the legal capacity and authority to do  so on behalf of their respective legal entities.    SECTION 28 COUNTERPARTS    This Agreement may be signed in multiple counterparts, which shall, when executed by all the parties, constitute a  single binding agreement.    SECTION 29 SEVERABILITY.    In case a provision of this Design‐Build Contract is held to be invalid, illegal or unenforceable, the validity, legality and  enforceability of the remaining provisions shall not be affected.      SECTION 30 STATUTORY AND REGULATORY REFERENCES.      With respect to any amendments to any statutes or regulations referenced in these Contract Documents, the  reference is deemed to be the version in effect on the date that the Contract was awarded by City, unless otherwise  required by law.      SECTION 31 WORKERS’ COMPENSATION CERTIFICATION.      Pursuant to Labor Code Section 1861, by signing this Contract, DBE certifies as follows: “I am aware of the provisions  of Section 3700 of the Labor Code which require every employer to be insured against liability for workers’  compensation or to undertake self‐insurance in accordance with the provisions of that code, and I will comply with  such provisions before commencing the performance of the Work on this Contract.”       DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  21 2016      CONTRACT  EXHIBITS:   A:   SCOPE OF SERVICES    ATTACHMENTS:  PERFORMANCE BOND FORM   PAYMENT BOND FORM     IN WITNESS WHEREOF, the parties have caused this Design‐Build Contract to be executed the  date and  year first above written.           CITY OF PALO ALTO    ____________________________   Purchasing Manager   City Manager      APPROVED AS TO FORM:    ____________________________  Senior Asst. City Attorney    APPROVED:    ____________________________  Public Works Director        DBE      By:___________________________    Name:________________________    Title:__________________________    Date: _________________________          DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB Louie Enriquez Vice President, Operations 6/5/2017   EXHIBIT A  SCOPE OF SERVICES  CALTRAIN CORRIDOR VIDEO MANAGEMENT SYSTEM  JUNE 1, 2017    1.0 PROJECT OVERVIEW     The purpose of this project is to meet the City of Palo Alto’s objective of deploying a cost‐ efficient and reliable system for effective video monitoring of key Caltrain crossings in the City  of Palo Alto (City).  Work will occur at the following locations:     Palo Alto Avenue Caltrain Crossing   Churchill Avenue Caltrain Crossing   Meadow Drive Caltrain Crossing   Charleston Avenue Caltrain Crossing   Emergency Operations Center    Integrated video systems will be installed at four crossings, and head end equipment will be  installed at the Emergency Operations Center (EOC).      G4S Secure Integration (referred to herein as “G4S” or “DBE”) will provide services for the  design, construction, and maintenance as described within this document.      1.1 Governing Standards and Codes.  During the design and construction of this project, G4S shall comply with the following  standards and codes:   All applicable Local and State codes, regulations, rules and ordinances   Standards included in the Contract Documents   All applicable ANSI/EIA/TIA standards   National Electric Code (NEC)   City of Palo Alto Utilities Standard Specifications and Drawings   City of Palo Alto Public Works Standard Specifications and Drawings   Caltrain Requirements    2.0 DESIGN SERVICES     2.1 DESIGN OBJECTIVE  G4S will provide design services with the purpose of:   Verifying the solution meets the City’s objectives.   Verifying the project meets the Palo Alto Municipal Code (PAMC) and the City’s permit  requirements.   Verifying the project meets Peninsula Corridor Joint Powers Board (PCJPB) safety  requirements.  DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB    Verifying the constructability of the solution.      2.2 DESIGN PARAMETERS  G4S will base the design on the following functional and technical performance criteria.      2.2.1 Functional Performance Criteria  The solution shall be designed around the following functional performance criteria:     1. Provides a means to deter, detect, and respond to persons and objects within the areas  of interest.   2. Provides automatic alerts to off‐site operators upon a pre‐configured event or set of  events from cameras using video analytics when alert criteria are met.  3. Provides live video alert monitoring from an off‐site location upon an actionable event  within the immediate area of the intersection.  4. Provides live video monitoring from an off‐site location upon an actionable event of  objects within 1,000 feet of the camera’s direct line of site.  5. Deters persons through the use of visual signage at each intersection notifying persons  that the area is under video surveillance.  6. Enables remote system operators to respond to alerts in accordance with established  incident response plans.    7. Allows off‐site operators the ability to make live voice announcements/directions to  persons in the immediate area.  8. Stores recorded video for up to 31 days at centralized location.   9. Provides uninterruptible power for up to 72 hours during power outage at  server/storage appliance location.   10. Provides uninterruptible power for up to 3 hours during power outage at camera  locations.     2.2.2 Technical Performance Criteria  The solution shall be designed around the following technical performance criteria:    1. Cameras that meet IP protocol.   2. Cameras to produce a minimum resolution of 1080p.  3. Ability to view the area with a combination of both fixed and PTZ cameras.    4. Ability to view objects up to 1,000 feet in variable lighting and weather conditions.  5. Ability to manually and automatically position the PTZ camera to view area of interest  based on event.   6. Ability of fixed cameras to view as much of intersection as possible.  7. Ability to use Intelligent Video Analytics (IVA) to automatically detect various behaviors  and create alerts.    8. Ability to use City’s existing dark fiber optic cabling for data transmissions.  9. Ability to store video data on a local NVR for up to one (1) month.  DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB   10. Video Management System that has the ability to be monitored at both City and third‐ party monitoring vendor’s facilities.     2.3 DESIGN DELIVERABLES  G4S shall submit the following design documents:    1. Site Survey Report.  2. Design Development Documents.  3. Construction Documents.  4. Planning Documents.    2.3.1 Site Survey Report  The site survey report shall contain an analysis of the existing conditions, including existing  utilities, lighting conditions, and potential connection points.    2.3.2 Preliminary Design Development Documents  The design development documents shall identify the locations, types, power source,  communication source, cable routing, cabling infrastructure, camera field of views, and other  items deemed appropriate by G4S for review and approval by the City.       2.3.3 Final Construction Documents  The construction documents shall have all the necessary information for installation,  configuration, and testing of the solution.     2.3.4 Planning Documents  The planning documents shall include the following:  1. Work Plans  2. Issue Resolution Plan  3. Risk Management Plan  4. Escalation Plan   5. Traffic Control Plans  6. Permitting Plan  7. Test Plan  8. Training Plan  9. Submittal Plan    2.4 DESIGN PROCESS   G4S shall follow the process described below to progress the proposed conceptual design  package (Attachment A attached hereto) into the final construction documents.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB   2.4.1 Kickoff Meeting  G4S shall hold a kickoff meeting to review all contract documents, the proposed conceptual  design, the project schedule, and items requiring immediate attention. Prior to the kickoff, G4S  will coordinate with the City on the agenda and logistics for this meeting.    2.4.2 Functional and Technical Requirements Meeting  G4S shall hold a meeting to establish the functional and technical requirements of the technical  solution. Results will be documented and used for incorporation into the final testing and  acceptance plans.      2.4.3 Site Surveys   G4S shall complete a site survey of the following sites:   City E‐911 and/or Security Monitoring Center where servers will be located.   Four (4) Caltrain intersections along Alma Street  o Palo Alto Avenue  o Churchill Avenue  o West Meadow Drive  o West Charleston Road    G4S shall document its findings and submit a site survey report for incorporation into the  preliminary design development documents.      2.4.4 Design Development Documents  G4S shall use information gathered during the initial meetings and findings from the site  surveys to prepare the preliminary design development documents for review by City staff.   G4S shall respond to City’s comments and incorporate appropriate changes into the final  construction documents.    2.4.5 Final Construction Documents  Once comments have been incorporated, G4S shall have a professional engineer registered in  the State of California review and stamp the electrical and structural drawings.    G4S shall then submit the construction documents to the appropriate City departments in order  to obtain necessary permits and approvals.  G4S shall submit site specific traffic control plans to  the City at least three weeks prior to installation work.        G4S shall contact Caltrain directly to obtain all applicable documents required for coordination.   G4S shall submit the applicable forms, procedures, and other necessary information to Caltrain  for their review.      3.0 CONSTRUCTION SCOPE  DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB   Once the necessary permits have been obtained and coordination with Caltrain is complete,  G4S shall begin construction.  G4S shall inspect each site and prepare a list of damage to  existing facilities that could be later misidentified as damage resulting from our work.  G4S shall  photograph or video tape existing conditions to document conditions prior to commencement  of installation work.    3.1 Installation  During the installation period, work along Alma Street shall be performed between 9 a.m. and 4  p.m. Monday through Friday, excluding City holidays.  G4S will request prior approval for any  other work shifts, such as weekend, holidays, or changes in work hours.      G4S shall first construct the Charleston Avenue Caltrain Crossing site as the Pilot Test Location.   G4S will use this location to demonstrate the operation of the cameras and video management  system.   G4S will gain acceptance by the City on this site’s configuration prior to beginning  deployment of equipment at the remaining project sites.    3.2 Site Acceptance Testing  G4S shall perform a Site Acceptance Test at each location in accordance with the approved test  plan to verify the system meets the test criteria.     3.3 Final System Acceptance Testing  G4S shall perform a Final System Acceptance Test after all sites have been completed.     3.4 TRAINING  G4S shall provide the System Operator Training in accordance with the City approved training  plan.  G4S shall provide eight (8) hours of training, for up to five (5) persons designated by the  City, at an on‐site location on the operation of the designed systems deployed under this  project.  G4S will provide instructors during normal business hours at a location designated by  the City.       The training will include the following modules:     Technical, Legal, and Ethical parameters of appropriate system use.   Operation   Troubleshooting    4.0 WARRANTY AND MAINTENANCE SERVICES     DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB   4.1 Warranty  G4S shall provide a two (2) year warranty on any G4S provided material and labor beginning the  day the item is accepted. G4S shall remove the defective equipment and install replacement  equipment during this warranty period.  G4S shall respond to telephone requests for service  within four (4) hours and provide on‐site service within one (1) business day during business  hours for critical system warranty issues.  This provision supplements the warranty provisions in  the General Conditions.     DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     ATTACHMENT A  CONCEPTUAL DESIGN    1.0 PROJECT OVERVIEW     The purpose of this project is to meet the City of Palo Alto’s objective of deploying a cost‐ efficient and reliable Video Management System for effective video monitoring of key Caltrain  crossings in the City of Palo Alto (City).  Work will occur at the following locations:     Palo Alto Avenue Caltrain Crossing   Churchill Avenue Caltrain Crossing   West Meadow Drive Caltrain Crossing   West Charleston Avenue Caltrain Crossing   Emergency Operations Center    Integrated video systems will be installed at four crossings, and head end equipment will be  installed at the Emergency Operations Center (EOC).      G4S Secure Integration (referred to herein as “GS4” or “DBE”) has developed the following  conceptual design based on comments received from the City during the proposal process.     2.0 CONCEPTUAL DESIGN    2.1 West Charleston Avenue Caltrain Crossing (Pilot Site Location)          DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB   This location will be first to configure, test, and demonstrate the operation of the CCTV cameras  and VMS.  G4S will gain acceptance by the City of Palo Alto on this site’s configuration prior to  beginning deployment of CCTV cameras at the other project sites.    1. There is 120V power available at pole 7057 on the southwest corner of the  intersection.  G4S will extend service conductors from this location to one (1) new pad‐ mounted equipment enclosure that G4S will provide.   G4S will install the equipment  enclosure near the base of pole 7057.   G4S will install one (1) 20‐amp double‐duplex  outlet inside the equipment enclosure to power the equipment.  G4S will install one (1)  wall‐mounted fiber optic patch panel, one (1) POE network switch, one (1) UPS, and one  (1) camera power supply inside the equipment enclosure.  2. A 6‐strand 8.3/125 single‐mode OSP fiber optic cable will be furnished and installed to  the equipment enclosure at pole 7057 by the City of Palo Alto.  The fiber optic cable will  be coiled and left for our system utilization.  G4S will terminate the fiber optic cable  with six (6) LC‐type single‐mode fiber optic connectors and one (1) LC coupler patch  panel inside the equipment enclosure.   3. G4S will mount four (4) CCTV cameras and one (1) audio speaker on pole 7057.  Power  and communication cabling will be installed in conduit from the pole‐mounted  equipment to the equipment enclosure.  G4S will install rigid metal conduit to the  surface of the pole and PVC underground‐rated conduit to the equipment enclosure  from the pole.  G4S will terminate the power and communication cabling on the pole  inside weather‐proof enclosures.   4. G4S will provide traffic control required by the City of Palo Alto during installation work  at this intersection.  This will include the method‐of‐procedure (MOP) submitted to the  City of Palo Alto for review and approval, drawings/site plans, and schedule.    Refer to Section 3.0 ‐ Major Materials List (below) for the materials that will be installed at this  location.    2.2 West Meadow Drive Caltrain Crossing      DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB   1. There is 120V power available at pole 2177 on the southwest corner of the  intersection.  G4S will extend service conductors from this location to one (1) new pad‐ mounted equipment enclosure that G4S will provide.   G4S will install the equipment  enclosure near the base of pole 2177.   G4S will install one (1) 20‐amp double‐duplex  outlet inside the equipment enclosure to power the equipment.  G4S will install one (1)  wall‐mounted fiber optic patch panel, one (1) POE network switch, one (1) UPS, and one  (1) camera power supply inside the equipment enclosure.  2. A 6‐strand 8.3/125 single‐mode OSP fiber optic cable will be furnished and installed to  the equipment enclosure at pole 2177 by the City of Palo Alto.  The cable will be coiled  and left for our system utilization.  G4S will terminate the cable with six (6) LC‐type  single‐mode fiber optic connectors and one (1) LC coupler patch panel inside the  equipment enclosure.  3. G4S will mount four (4) CCTV cameras and one (1) audio speaker on pole 2177.  Power  and communication cabling will be installed in conduit from the pole‐mounted  equipment to the equipment enclosure.  G4S will install rigid metal conduit to the  surface of the pole and PVC underground‐rated conduit to the equipment enclosure  from the pole.  G4S will terminate the power and communication cabling on the pole  inside weather‐proof enclosures.   4. G4S will provide traffic control required by the City of Palo Alto during installation work  at this intersection.  This will include the method‐of‐procedure (MOP) submitted to the  City of Palo Alto for review and approval, drawings/site plans, and schedule.  5. G4S will remove the existing prototype Intrusion Detection System that was installed by  CSC Integrations in a manner that 1) preserves such equipment in good condition for  use by the City in another future deployment and 2)minimizes the time that the area is  not covered (downtime) as the old equipment is demobilized and the new equipment is  brought online. Furthermore, this location shall be the last of the sites installed.    Refer to Section 3.0 ‐ Major Materials List (below) for the materials that will be installed at this  location    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB   2.3 Churchill Avenue Caltrain Crossing      1. There is 120V power available at the traffic signal pole on the southwest corner of the  intersection.  G4S will extend service conductors from this location to one (1) new pad‐ mounted equipment enclosure that G4S will provide.   G4S will install the equipment  enclosure near the base of the traffic signal pole.   G4S will install one (1) 20‐amp  double‐duplex outlet inside the equipment enclosure to power the equipment.  G4S will  install one (1) wall‐mounted fiber optic patch panel, one (1) POE network switch, one (1)  UPS, and one (1) camera power supply inside the equipment enclosure.     2. A 6‐strand 8.3/125 single‐mode OSP fiber optic cable will be furnished and installed to  the equipment enclosure by the City of Palo Alto.  The cable will be coiled and left for  our system utilization.  G4S will terminate the cable with six (6) LC‐type single‐mode  fiber optic connectors and one (1) LC coupler patch panel inside the equipment  enclosure.  3. G4S will mount four (4) CCTV cameras and one (1) audio speaker on the traffic signal  pole.  Power and communication cabling will be pulled inside the pole from the  equipment to the equipment enclosure.  G4S will install PVC underground‐rated conduit  to the equipment enclosure from the pole.  G4S will terminate the power and  communication cabling at the pole equipment inside weather‐proof enclosures.   4. G4S will provide traffic control required by the City of Palo Alto during installation work  at this intersection.  This will include the method‐of‐procedure (MOP) submitted to the  City of Palo Alto for review and approval, drawings/site plans, and schedule.    Refer to Section 3.0 ‐ Major Materials List (below) for the materials that will be installed at this  location.  2.4 Palo Alto Avenue Caltrain Crossing    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB       1. There is existing 120V power on an existing wooden pole in the heavy‐planted area on  the West side of Alma, near the intersection of Everett and Alma. G4S will extend  service conductors from this location to two (2) new pad‐mounted equipment  enclosures that G4S will provide.  G4S will install the two (2) equipment enclosures  individually near the base of two (2) new wooden poles.  One (1) wooden pole will be  installed on the Southwest corner of the intersection outside of the Caltrain ROW.  One  (1) wooden pole will be installed 80 ft. South of the intersection, inside the heavy‐ planted area, outside of the Caltrain ROW fence.  G4S will install one (1) equipment  enclosure near the base of each of the two (2) new wooden poles.   In each equipment  enclosure, G4S will install one (1) 20‐amp double‐duplex outlet to power the  equipment.  G4S will install one (1) wall‐mounted fiber optic patch panel, one (1) POE  network switch, one (1) UPS, and one (1) camera power supply inside each of the two  (2) equipment enclosures.  2. G4S will provide a 1300 ft. directional bore and two (2) 2” underground conduits from  the Southeast corner of the Everett and Alma intersection, servicing the two (2) wooden  pole locations.  The directional bore will include crossing under Alma street at the  Everett intersection, and then continue under the heavy‐planted area on the West side  of Alma to the first wooden pole location.  A handhole shall be placed at the first  wooden pole, and then the directional bore shall continue to the second wooden pole  on the Southwest corner of the Palo Alto and Alma intersection.  3. G4S will furnish and install 1300 ft. of 6‐strand 8.3/125 single‐mode fiber optic cable  from the existing fiber optic cable trunk located in an above‐ground signal enclosure  located on the Southeast corner of the Everett and Alma intersection, to the two (2)  equipment enclosures at each wooden pole location.  G4S will fusion splice the 6‐strand  single‐mode fiber optic cable to the existing fiber optic cable trunk.  G4S will furnish and  install one (1) weather‐proof splice case to house the fusion splice.  4. G4S will mount three (3) CCTV cameras and one (1) audio speaker on the wooden pole  located on the Southwest corner of the Palo Alto and Alma intersection.  G4S will mount  DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB   one (1) CCTV camera on the wooden pole in the heavy‐planted area South of the  intersection.  Power and communication cabling will be installed in conduit from the  pole‐mounted equipment to the equipment enclosures located at the base of each  wooden pole.  G4S will install rigid metal conduit to the surface of the poles and PVC  underground‐rated conduit to the equipment enclosures from each wooden pole.  G4S  will terminate the power and communication cabling on the poles inside weather‐proof  enclosures.   5. G4S will provide traffic control required by the City of Palo Alto during installation work  at these intersections.  This will include the method‐of‐procedure (MOP) submitted to  the City of Palo Alto for review and approval, drawings/site plans, and schedule.    Refer to Section 3.0 ‐ Major Materials List (below) for the materials that will be installed at this  location.    2.5  Emergency Operations Center  1. G4S will install one (1) VMS server with integral storage and one (1) audio system server  in an existing equipment rack provided by the City of Palo Alto.  G4S will install a one (1)  new UPS and one (1) KVM with LCD monitor within the equipment rack.  2. G4S will install the Cat6 network patch cabling from the rack‐mounted equipment to the  existing network switch provided by the City of Palo Alto.     DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB   3.0 MAJOR MATERIALS LIST    Item Manufacturer Description Qty  1 Avigilon Avigilon Control Center Enterprise Software 1  2 Avigilon Stentofon AlphaCom Integration Module 1  3 Avigilon Network Video Server/Recorder 1  4 APC UPS: Server 1  5 APC UPS: Battery Set 1  6 CSC KVM Switch 1  7 Comnet Managed Ethernet Switch  5  8 Alpha Tech Rugged UPS System w/batt 5  9 Avigilon Outdoor Multisensor camera 4  10 Avigilon Video Analytics Appliance. 4 port, 2TB 9  11 Avigilon 7k HD Pro Camera  8  12 FLIR PTZ Thermal/Visible Light Camera 5  13 G4S Camera Site Signage 5  14 Zenitel XE1 Exchange 1  15 Zenitel Network Horn Loudspeaker 4  16 Zenitel Desk Master w/Handset & Display  2      DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  22 2016  BOND FORMS  PERFORMANCE BOND     WHEREAS, the City Council of the City of Palo Alto, State of California (“City”) and       ,                         (“Principal”) have entered into a Design‐Build Contract dated      , and identified as       (“Agreement”), which is  hereby referred to and made a part hereof whereby Principal agrees to design and build certain designated public  improvements; and     WHEREAS, Principal is required under the terms of said Agreement to furnish a surety bond for the faithful  performance of said agreement.     NOW, THEREFORE, Principal and _______________________________________________, as Surety,  incorporated under the Laws of the State of      , and duly authorized to transact business as an admitted surety,  under the Laws of the State of California, are held and firmly bound unto City in the penal sum of       dollars  ($     ) for the Construction Services, for the payment whereof Principal and Surety bind themselves, their heirs,  executors, administrators, successors, and assigns, jointly and severally, firmly by these presents.    The condition of this obligation is such that if the Principal, Principal’s heirs, executors, administrators, successors, or  assigns shall promptly and faithfully keep and perform the covenants, conditions, and provisions of the above‐ mentioned Agreement and any alteration thereof, with or without notice to the Surety, and if Principal shall satisfy all  claims and demands incurred under such Agreement and shall fully protect, indemnify, defend, and hold harmless  City, its officers, agents, and employees from all claims, demands, or liabilities which may arise by reason of Principal’s  failure to do so, and shall reimburse and repay City all outlay and expenses which City may incur in making good any  default, then this obligation shall be null and void; otherwise, it shall remain in full force and effect.    As part of the obligations secured hereto, and in addition to the face amount specified therefore, there shall be  included costs and reasonable expenses and fees, including reasonable attorney’s fees incurred by City in successfully  enforcing such obligations, all to be taxed as costs and included in any judgment rendered.  Surety shall be liable for  any liquidated damages for which the Principal may be liable under its Agreement with the City, and such liquidated  damages shall be part of the obligations secured hereto, and in addition to the face amount specified therefore.    The Surety hereby stipulates and agrees that no change, extension of time, alteration, or addition to the terms of the  Agreement or to the work to be performed thereunder or the specifications accompanying the same, shall in any way  affect its obligations on this security, and it does hereby waive notice of any such change, extension of time,  alteration, or addition to the terms of the Agreement or to the work or to the Contract Documents.  Surety hereby  waives the provisions of California Civil Code Section 2845 and 2849.  The City is the principal beneficiary of this bond  and has all rights of a party hereto.    / /    / /    / /    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  23 2016  BOND FORMS   IN WITNESS WHEREOF, this instrument has been duly executed by the Principal Surety above named on  _______________, 20_____.                      _______________    Phone Number:     ______          Name of Surety                   _________                            Signature of Surety    By:                    Its:           Typed or Printed Name      Title              _________                       Name of DBE/Principal          ________    Signature of DBE/Principal             By:                     Its:              Typed or Printed Name      Title      CERTIFICATE OF ACKNOWLEDGMENT  (Civil Code § 1189)    STATE OF     )    COUNTY OF    )     On          , before me,     , a notary public in and for said County,  personally appeared     , who proved to me on the basis of satisfactory evidence to be  the person(s) whose name(s) is/are subscribed to the within instrument and acknowledged to me that he/she/they  executed the same in his/her/their authorized capacity(ies), and that by his/her/their signature(s) on the instrument  the person(s), or the entity upon behalf of which the person(s) acted, executed the instrument.     I certify under penalty of perjury under the laws of the State of California that the foregoing paragraph is true and  correct.      WITNESS my hand and official seal.             (Seal)      DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  24 2016  BOND FORMS  PAYMENT BOND     WHEREAS, the City Council of the City of Palo Alto, State of California (“City”) and      , (“Principal”), have  entered into a Design‐Build Contract dated      , and identified as       (“Agreement”), which is hereby referred to  and made a part here of, whereby Principal agrees to design and build certain designated public improvements; and     WHEREAS, under the terms of said Agreement, Principal is required before entering upon the performance of  the work to file a good and sufficient payment surety bond with City to secure the claims to which reference is made  in Titles 1 and 3 (commencing with Section 8000) of Part 6 of Division 4 of the Civil Code of the State of California.     NOW, THEREFORE, Principal and ________________________________________________, as Surety,  incorporated under the laws of the State of _______________________________, and duly authorized to transact  business as an admitted surety, under the Laws of the State of California, are held and firmly bound unto City in the  penal sum of       dollars ($     ), this amount being not less than one hundred percent of the total amount  payable for the Construction Services by the terms of the Agreement per Civil Code section 9554, for the payment  whereof Principal and Surety bind themselves, their heirs, executors, administrators, successors, and assigns, jointly  and severally, firmly by these presents.       The condition of this obligation is such that if Principal, Principal’s Subcontractors, heirs, executors,  administrators, successors, or assigns shall fail to pay any of the persons, companies, or corporations, referred to in  Section 9100 of the California Civil Code, as amended, with respect to any work of labor performed or materials  supplied by any such persons, companies, or corporations, which work, labor, or materials are covered by the above‐ mentioned Agreement and any amendments, changes, change order, additions, alterations, or modifications thereof,  or any amounts due under the California Unemployment Insurance Code with respect to such work or labor, or for any  amounts required to be deducted, withheld, and paid over to the Employment Development Department from the  wages of employees of the Principal and its Subcontractors pursuant to Section 13020 of the Unemployment  Insurance Code, as amended, with respect to such work and labor, the Surety will pay for the same, in an amount not  exceeding the sum herein above specified, and also, in case suit is brought upon this bond, the Surety will pay  reasonable attorney’s fees in an amount to be fixed by the court.       It is hereby expressly stipulated and agreed that this surety bond shall inure to the benefit of any and all  persons, companies, and corporations entitled named in Section 9100 of the California Civil Code, as amended, so as  to give a right of action to them or their assigns in any suit brought upon this surety bond.       The Surety hereby stipulates and agrees that no amendment, change, change order, addition, alteration, or  modification to the terms of the Agreement of the work to be performed thereunder or the Contract Documents  accompanying the same, shall in any way affect its obligations on this surety bond, and it does hereby waive notice of  any such amendment, change, change order, addition, alteration, or modification to the terms of the Agreement or to  the work performed thereunder or to the Contract Documents accompanying the same.  Surety hereby waives the  provisions of California Civil Code Sections 2845 and 2849.  DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  25 2016  BOND FORMS   IN WITNESS WHEREOF, this instrument has been duly executed by the Surety and Principal above named on  ______________, 20___.                 __         Phone Number:     ______________          Name of Surety                       __                      Signature of Surety    By:                    Its:             Typed or Printed Name      Title                     __                Name of DBE/Principal              Signature of DBE/Principal             By:                     Its:              Typed or Printed Name      Title            CERTIFICATE OF ACKNOWLEDGMENT  (Civil Code § 1189)    STATE OF     )  COUNTY OF    )     On          , before me,     , a notary public in and for said County,  personally appeared     , who proved to me on the basis of satisfactory evidence to be  the person(s) whose name(s) is/are subscribed to the within instrument and acknowledged to me that he/she/they  executed the same in his/her/their authorized capacity(ies), and that by his/her/their signature(s) on the instrument  the person(s), or the entity upon behalf of which the person(s) acted, executed the instrument.     I certify under penalty of perjury under the laws of the State of California that the foregoing paragraph is true and  correct.      WITNESS my hand and official seal.           DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  26 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS                      CITY OF PALO ALTO  DESIGN‐BUILD  GENERAL CONDITIONS    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  27 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  GENERAL CONDITIONS  TABLE OF CONTENTS      ARTICLE 1 – PRELIMINARY PROVISIONS ............................................................................................................ 30  1.1 DEFINITIONS .................................................................................................................................... 30  1.2 OWNERSHIP AND USE OF DOCUMENTS .......................................................................................... 36  1.3 INTERPRETATION OF CONTRACT DOCUMENTS .............................................................................. 36  ARTICLE 2 – CITY’S RIGHTS AND OBLIGATIONS ................................................................................................. 38  2.1 INFORMATION AND SERVICES PROVIDED BY CITY .......................................................................... 38  2.2 ACCESS TO PROJECT SITE ................................................................................................................. 38  2.3 CITY'S RIGHT TO STOP THE WORK ................................................................................................... 39  2.4 CITY’S RIGHT TO CARRY OUT THE WORK ......................................................................................... 39  2.5 ACCESS TO MUNICIPAL SERVICES CENTER ...................................................................................... 39  2.6 EMERGENCY TERMINATION OF CONTRACT .................................................................................... 39  ARTICLE 3 – DBE’S RIGHTS AND OBLIGATIONS .................................................................................................. 39  3.1 REVIEW OF THE SITE, CONTRACT DOCUMENTS AND FIELD CONDITIONS ...................................... 39  3.2 SUPERVISION AND CONSTRUCTION PROCEDURES ......................................................................... 40  3.3 RESPONSIBILITY FOR THE WORK ..................................................................................................... 41  3.4 LABOR, WORKMANSHIP, MATERIALS AND MANUFACTURED ITEMS ............................................. 41  3.5 DBE'S WARRANTY ............................................................................................................................ 42  3.6 CONSTRUCTION METHODS AND PROCEDURES .............................................................................. 42  3.7 TAXES .......................................................................................................................................... …..42  3.8 LEGAL REQUIREMENTS .................................................................................................................... 42  3.9 PROJECT STAFF ................................................................................................................................ 43  3.10 SCHEDULES REQUIRED OF DBE ........................................................................................................ 43  3.11 DOCUMENTS AND SAMPLES AT PROJECT SITE ................................................................................ 45  3.12 SUBMITTALS .................................................................................................................................... 45  3.13 TRADE NAMES, SUBSTITUTIONS ...................................................................................................... 47  3.14 DAILY REPORTS BY DBE .................................................................................................................... 48  3.15 CUTTING AND PATCHING ................................................................................................................ 48  3.16 ACCESS TO THE WORK ..................................................................................................................... 49  3.17 ROYALTIES AND PATENTS ................................................................................................................ 49  3.18 PERMITS AND LICENSES ................................................................................................................... 49  3.19 DIFFERING SITE CONDITIONS .......................................................................................................... 49  3.20 INSPECTIONS .................................................................................................................................... 50  3.21 STOP NOTICES .................................................................................................................................. 51  3.22 PARKING .......................................................................................................................................... 51  3.23 USE OF THE PROJECT SITE AND CLEAN UP ...................................................................................... 51  3.24 ENVIRONMENTAL CONTROLS .......................................................................................................... 52  3.25 TEMPORARY WATER, LIGHT AND POWER ....................................................................................... 58  3.26  CITY TRUCK ROUTE ORDINANCE ..................................................................................................... 58  3.27 UNFAIR BUSINESS PRACTICE CLAIMS .............................................................................................. 58  3.28 EXISTING UTILITIES .......................................................................................................................... 58  ARTICLE 4 – ADMINISTRATION OF THE CONTRACT ........................................................................................... 59  4.1 CONTRACT ADMINISTRATION BY CITY, DESIGN CONSULTANT AND CONSTRUCTION    MANAGER ........................................................................................................................................ 59  4.2 CLAIMS ............................................................................................................................................. 60  4.3 RESOLUTION OF CONTRACT DISPUTES ............................................................................................ 63  DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  28 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  ARTICLE 5 – SUBCONTRACTORS ........................................................................................................................ 66  5.1 DBE’S AWARD OF SUBCONTRACTS .................................................................................................. 66  5.2 SUBCONTRACTOR RELATIONS ......................................................................................................... 66  5.3 CONTINGENT ASSIGNMENT OF SUBCONTRACTS ............................................................................ 67  5.4 DBE AND SUBCONTRACTOR RESPONSIBILITY .................................................................................. 68  ARTICLE 6 – CONSTRUCTION BY CITY OR BY SEPARATE CONTRACTORS ............................................................ 68  6.1 CITY’S RIGHT TO PERFORM CONSTRUCTION AND TO AWARD SEPARATE CONTRACTS .................. 68  6.2 MUTUAL RESPONSIBILITY ................................................................................................................ 68  6.3 CITY’S RIGHT TO CLEAN UP .............................................................................................................. 69  ARTICLE 7 – CHANGES ...................................................................................................................................... 69  7.1 CHANGES .......................................................................................................................................... 69  7.2 CHANGE ORDERS AND CHANGE ORDER REQUESTS ........................................................................ 70  7.3 FIELD ORDERS .................................................................................................................................. 74  7.4 DISPUTES REGARDING CHANGES ..................................................................................................... 75  ARTICLE 8 – CONTRACT TIME ............................................................................................................................ 75  8.1 COMMENCEMENT OF THE WORK ................................................................................................... 75  8.2 PROGRESS AND COMPLETION ......................................................................................................... 75  8.3 CONSTRUCTION HOURS ................................................................................................................... 76  8.4 HOLIDAYS ......................................................................................................................................... 76  8.5 DELAY ............................................................................................................................................... 77  ARTICLE 9 – PAYMENTS AND COMPLETION ...................................................................................................... 79  9.1 SCHEDULE OF VALUES...................................................................................................................... 79  9.2 PROGRESS PAYMENT ....................................................................................................................... 79  9.3 APPLICATION FOR PAYMENT ........................................................................................................... 79  9.4 CERTIFICATE FOR PAYMENT ............................................................................................................ 81  9.5 DEPOSIT OF SECURITIES IN LIEU OF RETENTION AND DEPOSIT OF RENTENTION INTO ESCROW ... 82  9.6 BENEFICIAL OCCUPANCY ................................................................................................................. 82  9.7 SUBSTANTIAL COMPLETION ............................................................................................................ 84  9.8 FINAL COMPLETION AND FINAL RETENTION ................................................................................... 84  ARTICLE 10 – PROTECTION OF PERSONS AND PROPERTY .................................................................................. 85  10.1 SAFETY PRECAUTIONS AND PROGRAMS ......................................................................................... 85  10.2 SAFETY OF PERSONS AND PROPERTY .............................................................................................. 86  10.3 EMERGENCIES .................................................................................................................................. 87  10.4 TRENCH SAFETY ............................................................................................................................... 87  ARTICLE 11 – INSURANCE AND BONDS ............................................................................................................. 88  11.1 DBE'S INSURANCE ............................................................................................................................ 88  11.2 BOND REQUIREMENTS .................................................................................................................... 90  ARTICLE 12 – DEFECTIVE WORK ........................................................................................................................ 91  12.1 UNCOVERING OF WORK .................................................................................................................. 91  12.2 CORRECTION OF DEFECTIVE WORK AND GUARANTEE TO REPAIR PERIOD .................................... 91  12.3 ACCEPTANCE OF DEFECTIVE WORK ................................................................................................. 92  ARTICLE 13 – STATUTORY REQUIREMENT ......................................................................................................... 93  13.1 STATE LABOR LAW ........................................................................................................................... 93  13.2 WORKDAY ........................................................................................................................................................ 93       DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  29 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  ATTACHMENTS:  A: FIELD ORDER  B: CHANGE ORDER REQUEST  C: CONTRACT CHANGE ORDER   DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  30 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  ARTICLE 1 – PRELIMINARY PROVISIONS    1.1 DEFINITIONS    Terms appearing in the Contract Documents with initial capitalization shall have the meanings set forth  below:     ACCEPTANCE:  The point after Final Completion when DBE has fully performed all of the  requirements of the Contract Documents and the Work is accepted by City in writing.     ADDENDA, ADDENDUM:  Written or graphic information (including, without limitation, Drawings  or Special Provisions and technical specifications) prepared and issued by City Engineer prior to the  deadline for submission of Proposals, which modify or interpret the Request for Proposals by additions,  deletions, clarifications or corrections.     AGREEMENT:  The Design‐Build Contract and all Contract Documents incorporated therein; also  referenced as the “Contract.”     ALLOWABLE COSTS:   Actual and direct costs for performing Extra Work, including labor, materials,  supplies, and equipment, as further specified herein, in Article  7 – Changes.      ALLOWANCE:  An amount included in the Request for Proposals that may or may not be included  in the Project, or for portions of the Design‐Build Services where the amount or scope of the Design‐Build  Services cannot be ascertained at the time of Proposal submissions.       ALTERNATE(S):  Those portions of the Proposal setting forth the price(s) for optional or alternative  items not covered by the Base Proposal.     APPLICABLE CODE REQUIREMENTS:  All applicable federal, state and municipal laws, statutes,  building codes, ordinances and regulations of governmental authorities having jurisdiction over the Project,  Work, Site, DBE or City.     APPLICATION FOR PAYMENT:  An itemized application for payment prepared and submitted by  DBE for review and approval by City, which is prepared, submitted and accompanied by supporting  documentation in accordance with the requirements of the Contract Documents.       APPROVE, APPROVED or APPROVAL:  Whether capitalized or not capitalized, shall mean, unless  otherwise stated, either an express approval contained in a written statement signed by the approving  authorized individual or deemed approved in accordance with the terms, conditions and procedures set  forth in the Contract Documents.  All such approvals by or on behalf of City (including, without limitation,  approvals by Construction Manager) may be granted or withheld in the sole discretion of City.     AS‐BUILT DOCUMENTS:  The Project Drawings showing the condition of the Work as actually built,  including, without limitation, the locations of mechanical, electrical, plumbing, HVAC or similar portions of  the Work that are shown diagrammatically in the Construction Documents approved by City.  These  documents must be maintained by DBE on the Site and delivered, along with an electronic version of the  set, to City upon Final Completion.     BASE PROPOSAL PRICE:  The sum stated in the Proposal to provide the Design‐Build Services,  exclusive of any Alternate(s).     BENEFICIAL OCCUPANCY:  City's right, at its option and convenience, to occupy or otherwise make  use of all or any part of the Work prior to either Substantial Completion, Final Completion, or Acceptance.      DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  31 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS   BRIDGING DOCUMENTS:  The criteria and requirements set forth in the  Scope of Services  provided as Attachment B to the RFP, and all attachments and appendices thereto, including any  modifications approved by City in writing.     CERTIFICATE FOR PAYMENT: The form for approval by the Construction Manager of DBE's  Application for Payment.      CHANGE:  Additions, deletions, or other modifications to the Work, which may or may not involve  Extra Work and which may or may not involve an adjustment (increase or decrease) to the Contract Sum or  the Contract Time under the terms of the Contract Documents.     CHANGE ORDER:  A duly authorized written instrument signed by City, or by City and DBE, which  operates to amend the scope of Work, and which may also amend the Contract Sum or the Contract Time.     CHANGE ORDER REQUEST:  DBE's written request for a Change Order.     CITY:  City of Palo Alto, a California chartered municipal corporation.     CITY ENGINEER:  City Engineer of City of Palo Alto or its designee.     CLAIM:  A separate written demand by DBE for an extension of the Contract Time, and/or for  payment of money or damages arising from Work done by, or on behalf of DBE which has been prepared  and submitted in compliance with the Contract Documents.       CLIENT DEPARTMENT:  Department or Division of City of Palo Alto identified as the end user of the  facilities.     COMPENSABLE DELAY: A Delay for which DBE may be entitled under the Contract Documents to  both an extension of the Contract Time and an adjustment of the Contract Sum for additional  compensation.       CONSTRUCTION DOCUMENTS:  The final Design Documents prepared by DBE and approved by  City for construction of the Project.     CONSTRUCTION MANAGER: The City designated employee, project manager or an individual,  partnership, corporation, joint venture or other legal entity under contract with City to perform  construction management services for the Project.  The term "Construction Manager" means Construction  Manager or Construction Manager's authorized representative.    CONSTRUCTION SCHEDULE: The Approved graphical representation of DBE’s as‐planned schedule  for performance of the Work, and all Approved updates thereto, prepared in accordance with the  requirements of the Contract Documents and that provides for Substantial Completion of the Work within  the Contract Time.     CONSTRUCTION SERVICES:  All of the Work required to construct the Project in accordance with  the Approved Construction Documents, including, but not limited to all services required to be performed  or customarily provided by a licensed general contractor, and excluding Design Services.     CONTRACT:  The Design‐Build Contract and all Contract Documents incorporated therein.     CONTRACT DISPUTE: A dispute arising out of or related to the Design‐Build Contract or the  interpretation, enforcement or breach thereof, except as specified in Article 4 herein.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  32 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS   CONTRACT DISPUTE RESOLUTION PROCESS: The process of resolution of Contract Disputes, and,  upon election of City, disputes as set forth in Article 4 of these General Conditions.     CONTRACT DOCUMENTS: This term shall be as defined in Section 3 of the Design‐Build Contract.     CONTRACT SUM: The total amount of compensation stated in the Design‐Build Contract that is  payable to DBE for the performance of the Work in accordance with the Contract Documents, including  adjustments made by Change Order.      CONTRACT TIME:  The total number of days set forth in the Design‐Build Contract within which  Substantial Completion of the Work must be achieved by DBE, including any adjustments of time (increases  or decreases) made by Change Order.      DBE MARKUP:  A fixed sum calculated as ten percent (10%) of applicable Allowable Costs incurred  by DBE or Subcontractor for performing Extra Work with its own forces, which is deemed to be full  compensation for DBE’s or Subcontractor’s indirect costs associated with Extra Work, including, overhead,  profit, and other indirect costs not included in the Allowable Costs.  DBE Markup is separate from and does  not include Subcontractor Markup as defined herein.      DAY: Whether capitalized or not, unless otherwise specifically provided, means calendar day,  including weekends and legal holidays.     DEFECTIVE WORK: Work by DBE that is unsatisfactory, faulty, omitted, incomplete, deficient or  does not conform to the Applicable Code Requirements, the Contract Documents, the directives of City or  the requirements of any inspection, reference standard, test, code or approval specified in the Contract  Documents.     DELAY:  Whether capitalized or not, includes any circumstances involving disruption, hindrance, or  interference in the performance of the Work within the Contract Time.      DELETED WORK:  Work that is eliminated due to a Change in the Work requested by City or DBE  for which City is entitled to a deductive adjustment in the Contract Sum.      DESIGN‐BUILD ENTITY or DBE:  The partnership, corporation, joint venture or other legal entity  under contract to provide both the Design Services and the Construction Services for the Project.     DESIGN‐BUILD TEAM or DBT: The DBE itself and the individuals and other entities identified by the  DBE in its Proposal as members of its team, which may include Design Professionals, a general contractor  and subcontractors.     DESIGN‐BUILD SERVICES:  All of the Construction Services and the Design Services which must be  performed to completely design and construct the Project in accordance with the Contract Documents.     DESIGN CONSULTANT:  The individual(s) or firm(s) responsible for preparing the Bridging  Documents for the Project.  The term "Design Consultant" means Design Consultant or Design Consultant's  authorized representative, but does not mean the DBE, the architect of record or the engineer of record  for the Project.     DESIGN DEVELOPMENT DOCUMENTS:  The Design Documents prepared by DBE and approved by  City for preparation of the final Construction Documents.     DESIGN DOCUMENTS:  The plans and specifications developed by DBE as part of the Design  Services, including, collectively, the Design Development Documents and Construction Documents.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  33 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS   DESIGN PROFESSIONAL:  An architect, engineer, landscape architect or land surveyor licensed and  in good standing under the applicable provisions of the Business and Professions Code, who is retained by  DBE to provide Design Services for the Project.     DESIGN SERVICES:  All services necessary to design the Project in conformance with the Bridging  Documents, including, but not limited to all services required to be provided by or under the direction of a  Design Professional, and excluding the Construction Services.     DRAWINGS:  The graphic and pictorial portions of the Contract Documents showing the design,  location, and dimensions of the Work, generally including plans, elevations, subparagraphs, details,  schedules and diagrams.  The term “Drawings” may be used interchangeably with "Plans."     ESCROW AGENT:  A state or federally chartered bank in the State of California which holds  securities pursuant to an escrow agreement as set forth in Section 9.5 of these General Conditions.     EXCUSABLE DELAY:  A Delay for which DBE may be entitled under the Contract Documents to an  extension of time, but not compensation.       EXISTING IMPROVEMENTS:  All improvements located on the Site as of the date of execution of  the Design‐Build Contract, whether above or below the surface of the ground, including but not limited to  existing buildings, utilities, infrastructure improvements and other facilities.     EXTRA WORK:  Additional Work or costs due to a Change in the Work that is not described in or  reasonably inferable from the Contract  Documents, which may be the basis for an adjustment of the  Contract Sum and/or the Contract Price under the terms of the Contract Documents.  Extra Work shall not  include additional Work or costs arising from DBE’s failure to perform any of its duties or obligations under  the Contract Documents.      FIELD ORDER:  A written instrument signed by the City or its Construction Manager that authorizes  and directs performance of the Work described therein, and which may or may not include adjustments  (increase or decrease) to the Contract Sum and/or Contract Time.     FINAL COMPLETION:  Full completion of all Work required by the Contract Documents, including  all punch list items, and submission of Record Documents, all to City’s satisfaction.      FINAL PAYMENT:  Final payment of the Contract Sum following Final Completion, including release  of undisputed retention, less any amounts withheld or offset pursuant to the Contract Documents,  including, but not limited to, liquidated damages, unreleased stop notices, amounts subject to setoff, and  up to 150% of unresolved third‐party claims for which DBE is required to indemnify City, and up to 150% of  any amounts in dispute as authorized by Public Contract Code Section 7107.        FRAGNET: A “Fragnet”, sometimes referred to as “time impact analysis,” is a contemporaneous,  fragmentary scheduling network, which graphically identifies the sequencing of all critical and non‐critical  new activities and/or activity revisions affected by a Change Order or Delay, with logic ties to all affected  existing activities noted on the Construction Schedule.  Its objective is to isolate and quantify any time  impact of a specific issue, determine and demonstrate any such specific Delay in relation to past and/or  other current Delays and to provide a method for incorporating adjustments to the Contract Time into the  Construction Schedule.     GENERAL CONDITIONS:  That portion of the Contract Documents relating to the administrative  procedures to be followed by DBE in carrying out the Work.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  34 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS   HAZARDOUS SUBSTANCES:  Refers to, without limitation, the following:  any chemical, material or  other substance defined as or included within the definition of hazardous substances, hazardous materials,  hazardous wastes, extremely hazardous substances, toxic substances, toxic material, restricted hazardous  waste, special waste, universal wastes or words of similar import under any Environmental Law.     LOSSES:  Any and all losses, costs, liabilities, Claims, damages, liquidated damages, actions,  judgments, settlements, expenses, fines and penalties.  "Losses" do not include attorneys' fees.      NOTICE OF AWARD:  Written notice issued by City notifying DBE of issuance of the Design‐Build  Contract.     NOTICE TO PROCEED:  Written notice issued by City to DBE to begin the Design‐Build Services.     PERFORMANCE BOND, PAYMENT BOND:  The performance and payment bonds to be provided by  DBE for the Construction Services.     PLANS:  The graphic and pictorial portions of the Contract Documents showing the design,  location and dimensions of the Work, generally including plans, elevations, subparagraphs, details,  schedules and diagrams.  The term “Plans” may be used interchangeably with "Drawings."     PRE‐CONSTRUCTION MEETING: A meeting held with the Project Team prior to beginning  construction in order to review Contract Documents and clarify roles, responsibilities and authority of the  Project Team.     PROJECT:  The total design and construction, of which the Design‐Build Services provided by DBE  under the Contract Documents may be the whole or part and which may include Work performed by City’s  own forces or by Separate Contractors, of the public improvement(s) specified in the RFP.     PROJECT TEAM: Collectively, the DBE, City, Design Consultant, Construction Manager and other  consultants and Contractors providing professional and technical consultation for the design and  construction of the Project.     PROPOSAL:  The written proposal submitted to City by the DBE in response to City’s Request for  Proposals.     PROPOSER:  An individual or entity that submits a Proposal.     RECORD DOCUMENTS:  The term “Record Documents” refers to, collectively, the As‐Built  Documents, warranties, guarantees and other documents required to be submitted by DBE as a condition  of Final Completion.     REQUEST FOR INFORMATION: A written instrument, prepared by DBE, which requests an  interpretation or clarification of the Design‐Build Services or a response to a question concerning the  Design‐Build Services.  A Request for Information does not entitle DBE to an adjustment in the Contract  Sum unless it requires Extra Work and DBE requests and is entitled to such an adjustment in accordance  with the provisions of the Contract Documents.     REQUEST FOR INFORMATION RESPONSE:  A written instrument, prepared by City or the Design  Consultant, which sets forth an interpretation or clarification or a response to a DBE question concerning  the Design‐Build Services.     REQUEST FOR PROPOSALS or RFP:  The City’s formal, written request for Design‐Build Services for  the Project and the Contract Documents provided with or incorporated into the RFP.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  35 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS   SCHEDULE OF VALUES: A detailed, itemized breakdown of the Contract Sum, which provides for a  fair and reasonable allocation of the dollar values to each of the various parts of the Design‐Build Services.      SEPARATE CONTRACTOR: A person or firm under separate contract with City or other entity  performing other Work at the Site.     SITE: The physical site or sites located within City where the Project is to be constructed, including  all adjacent areas for staging, storage, parking and temporary offices.     SPECIAL PROVISIONS: The portions of the Contract Documents consisting of additional written  requirements for materials, equipment, standards, skill, quality for the Design‐Build Services.  These  provisions may also contain amendments, deletions or additions to the General Conditions.     STATEMENT OF CONTRACT DISPUTE: The DBE’s written statement prepared in accordance with  Article 4 of these General Conditions required as a condition of its initiating the Contract Dispute  Resolution Process set forth in the Design‐Build Contract.     SUBCONTRACTOR:  A person or firm that has a contract with a DBE to perform a portion of the  Work. The term "Subcontractor" includes suppliers and vendors and is referred to throughout the Contract  Documents as if singular in number and means a Subcontractor or an authorized representative of the  Subcontractor.  “Subcontractor” includes Subcontractors of any tier.     SUBCONTRACTOR MARKUPS:  A fixed sum calculated as fifteen percent (15%) of the  Subcontractor’s Allowable Costs incurred by Subcontractor for performing Extra Work, which is deemed to  be full compensation for DBE’s indirect costs for having the Extra Work performed by the Subcontractor,  including, overhead, profit, and other indirect costs not included in Allowable Costs.  Subcontractor  Markup is separate from and does not include DBE Markup as defined herein.      SUBMITTALS:  All shop drawings, samples, exemplars, product data and other submittals required  to be submitted to the City by DBE under the Contract Documents.     SUBSTANTIAL COMPLETION, SUBSTANTIALLY COMPLETE:  As determined by City, the point at  which the Work is sufficiently complete to be occupied and utilized by City for its intended purpose, and  DBE has fulfilled its obligations under the Contract Documents, except for minor punchlist items which do  not impair City's ability to so occupy and utilize the Project.     SUPERINTENDENT:  The person appointed by DBE, subject to approval by City, to supervise and  coordinate DBE's own forces and Subcontractors in all aspects of the Construction Services.     UNEXCUSED DELAY: Any Delay in the path of activities that is critical to Substantial Completion of  the Work within the Contract Time and which Delay is not attributable to the City.  An Unexcused Delay  shall not entitle DBE to either an extension of the Contract Time or an adjustment of the Contract Sum.  To  the extent an Unexcused Delay is concurrent with an Excused Delay, the Excusable Delay shall be  conclusively deemed an Unexcused Delay.     WORK:  All labor, materials, equipment, services, permits, fees, licenses and taxes, and all other  things necessary for DBE to fully perform its obligations for providing the Design‐Build Services for the  Project, including, without limitation, any changes or additions requested by City, in accordance with the  Contract Documents and all Applicable Code Requirements.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  36 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  1.2 OWNERSHIP AND USE OF DOCUMENTS     1.2.1 All originals, copies and electronic forms of Plans and Drawings, technical specifications,  (including, without limitation, the Bridging Documents) shall not be used by DBE, or any Subcontractor, for  any purpose other than providing the Design‐Build Services for the Project.  DBE and Subcontractors are  granted a limited license, revocable at will by City, to use and reproduce applicable portions of the Contract  Documents appropriate to and for providing Design‐Build Services under the Contract Documents;  provided however, that such use shall not reduce City’s rights to use and ownership of the documents.     1.2.2 DBE shall keep on the Site of the Project, at all times, a complete set of City approved,  permitted Contract Documents for use by City.      1.2.3 Proposed Changes or refinements and clarifications to the Approved Construction  Documents will be provided to DBE in the form of reproducible prints. DBE shall, at its own expense and  without adjustment to the Contract Sum, reproduce and distribute such prints as are necessary for the  complete pricing of the Change and for performance of the Work.     1.2.4 DBE shall include a provision in all contracts with Subcontractors who perform Work on  the Project, protecting and preserving City’s rights to ownership and use of documents as set forth in this  Section 1.2.      1.3 INTERPRETATION OF CONTRACT DOCUMENTS     1.3.1 The Contract Documents are complementary and what is required by one shall be as  binding as if required by all.     1.3.2 In general, the Drawings will show dimensions, positions, and type of construction to be  completed; and the Special Provisions and technical specifications will define materials, quality and  standards. Any Work called for on the Drawings and not mentioned in the Special Provisions and technical  specifications, or vice versa, shall be performed as though fully set forth in both. Work not particularly  detailed, marked or specified, shall be the same as similar parts that are detailed, marked or specified.     1.3.3 Unless otherwise stated in the Contract Documents, technical words and abbreviations  contained in the Contract Documents are used in accordance with commonly understood construction  industry meanings and non‐technical words and abbreviations are used in accordance with their commonly  understood meanings.     1.3.4 The Contract Documents may omit modifying words such as "all" and "any," and articles  such as "the" and "an."  If a modifier or an article is not included in one statement and appears in another  it is not intended to affect the interpretation of either statement.  The use of the word "including," when  following any general statement, shall not be construed to limit such statement to specific items or matters  set forth immediately following such word or to similar items or matters whether or not non‐limiting  language (such as "without limitation," "but not limited to," or words of similar import) is used with  reference thereto, but rather shall be deemed to refer to all other items or matters that could reasonably  fall within the broadest possible scope of such general statement.     1.3.5 Whenever the context so requires, the use of the singular number shall be deemed to  include the plural and vice versa.  Each gender shall be deemed to include the other gender, and each shall  include corporation, partnership, trust, or other legal entity whenever the context so requires.  The  captions and headings of the various subdivisions of the Contract Documents are intended only as a matter  of reference and convenience and in no way define, limit, or prescribe the scope or intent of the Contract  Documents or any subdivision thereof.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  37 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS   1.3.6 Any cross‐references indicated between various subparagraphs or Drawings and  Documents are provided for the DBE’s convenience and shall not be all‐inclusive.     1.3.7 Unless specifically noted to the contrary, all Work, equipment, casework, mechanical,  electrical and similar devices of whatever nature in the Contract Documents shall be completely installed,  hooked‐up, made operational and made functional for the purpose such are intended, and all costs  therefore are included in the Contract Sum.     1.3.8 Figured dimensions on scale Drawings and on full size Drawings shall govern over scale  Drawings without figured dimensions. The Drawings shall not be scaled to determine dimensions, and  (except in the case of diagrammatic Drawings) shall be calculated from figures shown on the Drawings.   Obvious discrepancies between scale and figured dimensions, unless marked "not to scale," must be  brought to the Construction Manager's attention before proceeding with the Work affected by the  discrepancy.     1.3.9 If there is a conflict between any of the Contract Documents, DBE shall immediately bring  such conflict to the attention of City, whose decisions regarding such conflict shall be final and binding as  to the requirements of the Contract Documents.  In the event of any conflicts between or among the  Applicable Code Requirements, the more stringent shall govern.  In the event a conflict between any of the  Contract Documents is not resolved by the order of precedence established in the Contract Documents,  the highest standard of quality and skill, the most stringent requirements, and the most specific provision  of the Contract Documents shall govern and shall be required in the performance of the Design‐Build  Services.      1.3.10 The general character of the Design‐Build Services is shown in the Bridging Documents,  but Changes, modifications, clarifications and refinements may be made in details when needed to more  fully explain the Work.  Provided that they are a logical evolution of the Bridging Documents that were  provided with the Request for Proposals or were reasonably inferable as necessary to provide a completed  and fully operational system, facility or structure, the same shall be considered part of the scope of the  Design‐Build Services to be provided without adjustment in the Contract Sum or the Contract Time.       1.3.11 Where on any Drawing a portion of the Work is drawn out and the remainder is indicated  in outline, the drawn‐out parts shall apply also to all other like portions of the Work.     1.3.12 DBE will provide all necessary professional services, labor, equipment, transportation and  incidentals required to complete the Design‐Build Services, even if the Contract Documents do not describe  the Work in complete detail.     1.3.13 Drawings and diagrams for mechanical, plumbing and electrical Work shall be considered  as diagrammatic only and shall not to be used for any structural guidance or physical layout, unless  specifically detailed or dimensioned, and DBE shall be responsible to provide any and all numbers and  lengths of mechanical, plumbing or electrical fittings, wire, conduit, connections, attachments or similar  materials needed to complete the Work, at no adjustment to the Contract Sum or Contract Time, whether  or not they exceed the numbers of such pieces or the lengths indicated by the Drawings.      1.3.14 City, in its sole discretion, will interpret the Contract Documents and make the  determination of whether or not DBE has fulfilled the requirements of the Contract Documents.  Such  interpretations and decisions of City shall be final and binding upon DBE.     DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  38 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  ARTICLE 2 – CITY’S RIGHTS AND OBLIGATIONS    2.1 INFORMATION AND SERVICES PROVIDED BY CITY     2.1.1 Except as otherwise provided in the Special Provisions and Bridging Documents, DBE shall  obtain and pay for any permits, easements and governmental approvals, including City building and related  permits, for the use or occupancy of permanent structures required in connection with the Design‐Build  Services.       2.1.2 Requests for Information Responses, Approvals and decisions required of City, Design  Consultant or Construction Manager under the Contract Documents shall be provided by the Construction  Manager to DBE upon request in a timely manner in order to avoid unreasonable Delay in the orderly and  sequential progress of the Design‐Build Services. Notwithstanding the foregoing, failure by City, Design  Consultant, Construction Manager or City’s other consultants to provide Request for Information  Response, Approvals or decisions shall not be considered as a basis for DBE to seek adjustment in the  Contract Time until ten (10) Days after DBE has delivered written notice to City and to the person from  whom such information, Approval or decision is requested, including the following:     (i) The notice must include the following statement: “You are hereby notified that certain  information, approval or decision described herein has not been provided in accordance with Paragraph  2.1.2 of the General Conditions and if not provided within ten (10) Days from this notice may result in  additional cost or a request for time extension due to Delay.”     (ii) A detailed description of the information, approval or decision required, accompanied by  copies of DBE’s prior written request(s).      (iii) The date by which the information, approval or decision must be received so as to not  result in Delay to the Project, which shall in no event be earlier than ten (10) Days after the date of  City’s receipt of such notice.     2.1.3 City’s failure to provide the requested information, approval or decision within ten (10) days  following receipt of the above notification will not entitle DBE to an increase in the Contract Sum or  Contract Time unless the delay was unreasonable under the circumstances and DBE requests an increase in  the Contract Sum and/or Contract Time by submitting a Change Order Request in compliance with Article 7  herein.  DBE will not be entitled to an increase in the Contract Time if the City’s delay in responding was 1)  reasonable under the circumstances, 2) caused by DBE’s failure to timely or properly submit its request for  information, or 3) the requested information was already provided or available to the DBE.    2.2 ACCESS TO PROJECT SITE(S)    City will make available, no later than the commencement date designated in the current construction  Schedule accepted by City, the lands and facilities upon which the Work is to be performed, including such  access and other lands and facilities designated in the Contract Documents, for use by DBE.    2.3 CITY'S RIGHT TO STOP THE WORK    If DBE fails to correct Defective Work as required by Section 12.2 of these General Conditions, fails to  perform the Work in accordance with the Contract Documents, or violates any Applicable Code  Requirement, City may, without terminating the Contract, direct DBE to stop the Work, or any portion  thereof, until the cause for such order has been eliminated by DBE.  DBE shall not be entitled to any  adjustment of Contract Time or Contract Sum as a result of any such order.  City shall have no duty or  responsibility to DBE or any other party to exercise the right to stop the Work.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  39 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  2.4 CITY’S RIGHT TO CARRY OUT THE WORK    If DBE fails to carry out the Work in accordance with the Contract Documents, fails to provide sufficient  labor, materials, equipment, tools and services to maintain the Construction Schedule, or otherwise fails to  comply with any requirement of the Contract Documents, and fails within the time specified in the  Contract Documents, after receipt of notice from City to promptly commence and thereafter diligently  continue to completion the correction of such failure, City may, without prejudice to other remedies City  may have and without terminating the Contract, correct such failure at DBE's expense.  In such case, City  shall be entitled to deduct from payments then or thereafter due DBE the cost of correcting such failure,  including compensation for the additional services and expenses of City and City's consultants made  necessary thereby.  If payments then or thereafter due DBE are not sufficient to cover such amounts, DBE  shall pay the additional amount to City.    2.5 ACCESS TO MUNICIPAL SERVICE CENTER     For all Projects which require DBE access to City’s Municipal Service Center (MSC), all DBEs shall provide  and all DBE’s personnel shall at all times display, in the form of badges, identification which shall include  the DBE’s name, the employee’s name, City’s Project Managers name and telephone number, and the  name and number of the Project being performed.  Badge identification information shall correspond with  information contained in the bearer’s driver license or with other City approved identification.  Any  discrepancies, or failure of DBE’s personnel to display proper identification, will in result their removal  from the Project, or in refusal of access to the MSC.    2.6 EMERGENCY TERMINATION OF CONTRACT    The Design‐Build Contract is subject to termination as provided by Section 4410 and Section 4411 of the  Government Code of the State of California, being portions of the Emergency Termination of Public  Contract Act of 1949.  In the event that the Design‐Build Contract is terminated pursuant to said section,  compensation to the DBE shall be determined on the basis of the reasonable value of the Design‐Build  Services completed, including preparatory work.  As an exception of the foregoing, in the case of any fully  completed separate item or portion of the work for which there is a separate unit or contract price, the  unit or contract price shall control.    ARTICLE 3 – DBE’S RIGHTS AND OBLIGATIONS    3.1 REVIEW OF THE SITE, CONTRACT DOCUMENTS AND FIELD CONDITIONS      3.1.1 DBE warrants that it is satisfied as to character, quality, and quantities of surface and  subsurface materials or obstacles to be encountered insofar as reasonably ascertainable from a careful  inspection of the Site (including, without limitation, Existing Improvements on the Site) and from the  geological investigation reports, data and similar information, if any, made available to DBE by City. Any  failure by DBE to take such information or conditions into consideration will not relieve DBE from  responsibility for estimating the difficulty and cost of successfully completing the Work within the Contract  Sum and Contract Time.     3.1.2 DBE warrants and represents that it has carefully reviewed the Proposal and Contract  Documents prior to submitting its Proposal and executing the Contract. The DBE shall not be entitled, and  conclusively waives any right, to an adjustment in the Contract Sum or Contract Time for any additional or  unforeseen costs or Delay in the performance of Work due to conditions in Contract Documents  constituting errors, omissions, conflicts, ambiguities, lack of coordination or noncompliance with  Applicable Code Requirements, if such conditions were either discovered by DBE or could have been  reasonably discovered by DBE or its Subcontractors in the exercise of care and diligence in the review of  the Contract  Documents, subject to the limitations of Public Contract Code Section 1104.     DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  40 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS   3.1.3 If DBE discovers what it perceives to be errors, omissions, conflicts, ambiguities, lack of  coordination or noncompliance with Applicable Code Requirements in the Contract Documents, then DBE  shall, within two (2) days of discovery, notify City or the Construction Manager in writing stating both of  the following:     (i) A detailed description of the conditions discovered.     (ii) DBE’s request for clarification, further details or correction of the Contract Documents.    Failure by DBE to provide written notice within the period of time required shall result in DBE waiving any  right to adjustment in the Contract Sum or Contract Time on account thereof.     3.1.4 If DBE believes it is entitled to an adjustment of the Contract Sum or Contract Time for  Extra Work based upon additional written or verbal instructions, information, or direction from City, Design  Consultant, or Construction Manager, it may submit a Change Order Request pursuant to Article 7 of the  General Conditions within ten (10) days of receipt of such instructions, information, or direction.     3.1.5 The DBE shall take field measurements of the existing field conditions verified. DBE shall  carefully compare the field conditions with the Contract Documents and other information known to DBE  before commencing the Work.  DBE shall promptly report in writing to the Construction Manager any  errors, inconsistencies, or omissions the DBE discovers.      3.1.6 If DBE performs any portion of the Work which it knows, or in the exercise of care and  diligence should have known, involves an error, omission, conflict, ambiguity, lack of coordination or  noncompliance with Applicable Code Requirements, without notifying and obtaining the written Approval  of City or before obtaining a written clarification, interpretation, instruction or decision from Construction  Manager, then any Work that is performed that is not in conformance with the clarifications,  interpretation, instruction or decision of City, Design Consultant or Construction Manager  shall be  removed or replaced and DBE shall be responsible for the resultant Losses with no adjustment in the  Contract Sum or Contract Time.     3.1.7 Existing improvements at the Site, for which no specific description is made on the  Drawings, but which could be reasonably assumed to interfere with the satisfactory completion of the  Work, shall be removed and disposed of by DBE, but only upon the specific direction and control of City.  Without limitation to the foregoing, and notwithstanding any information provided by City pertaining to  groundwater elevations and/or geological and soils conditions encountered, it is understood that it is DBE’s  responsibility to determine and allow for the elevation of groundwater, and the geological and soils  conditions at the date of performance of the Work.    3.2 SUPERVISION AND CONSTRUCTION PROCEDURES     3.2.1 DBE shall supervise, coordinate and direct the Construction Services using DBE's best skill  and attention and shall provide supervision sufficient to assure proper coordination and timely completion  of the Work.  DBE and its subcontractors shall be solely responsible for and have control over construction  means, methods, techniques, safety, sequences, procedures and the coordination of all portions of the  Work.     3.2.2 DBE shall be responsible for the accurate layout of all portions of the Work and shall  verify all dimensions on the Drawings and shall report to City any discrepancies before proceeding with  related Work.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  41 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS   3.2.3 DBE may be assigned working space adjacent to the Site, and all field offices, materials  and equipment shall be kept within this area. DBE shall be responsible for leaving the space in as good  condition as DBE found it, or restoring it to the condition it was in prior to DBE commencing the Work.     3.2.4 DBE shall be responsible to City for acts and omissions of DBE's agents, employees, and  Subcontractors, and their respective agents and employees. Unless otherwise stated in or a contrary  intention is reasonably inferable from the Contract Documents, references to DBE, when used in reference  to an obligation bearing upon performance of the Project, shall be deemed to include DBE’s  Subcontractors.     3.2.5 DBE shall not be relieved of its obligation to perform the Work in accordance with the  Contract Documents by the act(s) or omission(s) by City in the administration of the Contract, or by tests,  inspections or Approvals required or performed by persons or firms other than DBE.    3.3 RESPONSIBILITY FOR THE WORK     3.3.1 DBE shall be in charge of and responsible for all portions of the Work of the Contract, and  shall be responsible for conforming such portions to the requirements of the Contract Documents and  readying such portions to receive subsequent Work.       3.3.2 DBE shall at all times maintain good discipline and order among its employees and  Subcontractors.  DBE shall provide competent, fully qualified personnel to perform the Work, and shall  ensure that each Subcontractor engaged on the Site arranges the storage of materials and equipment and  performance of its Work so as to interfere as little as possible with Separate Contractors or other persons  engaged in work for City on the Site.     3.3.3 During the installation of Work, DBE shall insure that existing facilities, fences, and other  structures are all adequately protected.  Upon Final Completion of all Work, all facilities that may have  been damaged shall be restored to a condition acceptable to City.     3.3.4 DBE is responsible for the security of the Site and all Work provided under the terms of  this Contract, as well as all Work provided by Separate Contractors that occurs on the Site at any time prior  to Final Completion and Acceptance of the Work by City.    3.4 LABOR, WORKMANSHIP, MATERIALS AND MANUFACTURED ITEMS    DBE shall provide and pay for all labor, materials, equipment, tools, construction equipment and  machinery, water, heat, utilities, transportation and other facilities and services necessary for proper  execution and completion of the Work, whether temporary or permanent and whether or not  incorporated or to be incorporated in the Work.  Unless otherwise provided in the Contract Documents or  otherwise Approved by the Construction Manager, all articles, equipment and materials incorporated in  the Work shall be new, of good quality, undamaged and not defective.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  42 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  3.5 DBE'S WARRANTY     3.5.1 In addition to the guarantee to repair referenced in Article 12 and any specific warranty  mentioned in the Project specifications, DBE warrants to City that all materials and equipment used in or  incorporated into the Work will be of good quality, new and free of liens, Claims and security interests of  third parties; that all labor, installation, materials and equipment used or incorporated into the Work will  be of good quality and free from defects; and that the Work will conform with the requirements of the  Contract Documents and Applicable Code Requirements.  If required by City, DBE shall furnish satisfactory  evidence as to the kind and quality of materials and equipment.  Manufactured items installed in the Work  and not specifically covered in the Contract Documents are to be installed in strict accordance with  manufacturers' current printed instructions.     3.5.2  All materials to be incorporated in the Work shall be protected from damage during  delivery, storage, and handling, and after installation until Acceptance of the Work, and DBE shall, without  charge to City, be responsible for all damage to the materials or the Work due to DBE's failure to provide  such proper protection.    3.6 CONSTRUCTION METHODS AND PROCEDURES     3.6.1 The methods and procedures adopted by DBE and its subcontractors shall be such as to  secure a quality of Work satisfactory to City and to enable completion of the Work in the time agreed  upon.  If at any time such methods and procedures appear inadequate, City may order DBE to improve the  character or increase efficiency, and DBE shall conform to such order; but the failure of City to order such  improvement of methods or increase of efficiency will not relieve DBE from its obligation to perform the  Work in accordance with the Contract Documents or within the Contract Time.     3.6.2 If the Contract Documents give specific instructions concerning construction means,  methods, techniques, sequences or procedures, DBE shall be fully and solely responsible for the Site safety  for implementing such means, methods, techniques, sequences or procedures. If DBE determines that such  means, methods, techniques, sequences or procedures may not be safe, DBE shall give written notice to  City and shall not proceed with that portion of the Work without further written instruction by City.    3.7 TAXES     3.7.1 DBE and Subcontractors are responsible for paying all sales, consumer, business license,  use, income and payroll, and similar taxes for the Work or portions thereof provided by DBE and  Subcontractors.     3.7.2 All DBEs and Subcontractors for Design‐Build Contracts equal to or greater than $5  million dollars shall be required to obtain a sub permit with the California Board of Equalization for a direct  allocation of any and all applicable use tax to the City of Palo Alto, where the jobsite is located.  DBE  and  applicable Subcontractors shall apply for and comply with all of the conditions of the sub permit pursuant  to Section 260.020 of the California State Board of Equalization, Chapter 2, “Compliance Policy and  Procedures Manual:  Registration, subchapter DBEs,” as may be amended from time to time.    3.8 LEGAL REQUIREMENTS     3.8.1 DBE shall perform the Work in accordance with all Applicable Code Requirements, even  though such requirements are not specifically referenced in the Contract Documents.      3.8.2 When the Work required by the Contract Documents is in conflict with any Applicable  Code Requirement, DBE shall notify Construction Manager and shall not proceed with the Work until  Construction Manager provides direction to the DBE.     DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  43 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  3.9 PROJECT STAFF     3.9.1 DBE shall employ a complete and competent project staff for the duration of the  Construction Services, which shall include separate individuals designated to act as Superintendent, project  manager, project engineer(s) and administrative assistant(s), plus such other persons necessary to  diligently prosecute the Work.  DBE shall not replace the designated Superintendent or project manager  without a minimum seven (7) Day written notice.  Any Project staff member and any replacement member  shall be subject to the approval of City, which may be granted or withheld in its sole discretion.  Upon  notice from City requesting replacement of any Project staff member who is unsatisfactory to City, DBE  shall in a timely manner, but in no event longer than three (3) Days after notification, replace such member  with a competent member satisfactory to City.  Failure by DBE to comply with the provisions of this  Paragraph shall entitle City, at its option exercised in its sole discretion, to terminate the Contract or  suspend the Work until DBE complies with this Paragraph.  All costs or damages associated with such  termination or suspension shall be borne by DBE, without adjustment in the Contract Sum or Contract  Time.     3.9.2 The Superintendent shall be at the Site at all times during the performance of the Work.   The Superintendent shall represent DBE and communications given to and acknowledged by the  Superintendent shall be binding on DBE.  Further, communications issued by or received from the  Superintendent shall be deemed as binding on DBE. The Superintendent must be able to read, write and  communicate fluently in English.        3.10 SCHEDULES REQUIRED OF DBE    DBE shall submit a preliminary Construction Schedule to City in a form approved by the Construction Manager  at the Pre‐Construction Meeting, based on and consistent with the last schedule approved by the City during  design development.       3.10.2 Updated Construction Schedules for the Construction Services shall be submitted in the  form and frequency required by the Construction Manager.      3.10.3 The Construction Schedule and Construction Schedule updates shall meet the following  requirements:     .1 Schedules must be suitable in format and clarity for monitoring progress of the Work     and shall utilize the critical path method of scheduling.      .2 Schedules must provide necessary data about the timing for City's decisions and     City‐furnished items.     .3 Schedules must be in sufficient detail to demonstrate adequate planning and staffing for    the Work.       .4 Schedules must represent a practical plan to complete the Work within the Contract     Time. If at any time during the Work, any activity is not completed by its latest      scheduled completion date, DBE shall notify the Construction Manager within       five (5) Days of DBE's plans to reorganize the work force to return to the       schedule and prevent Delays on any other activity.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  44 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS    .5 An updated Construction Schedule shall be submitted with each progress payment     request, but no less frequently than monthly, and shall include all of the following:      (i) A written narrative report detailing the actual progress of the Work as of the     date of submission;      (ii) The expected progress of the Work as of such date according to the approved     Construction Schedule;     (iii) The reasons for any variance between the approved Construction Schedule and    the updated Construction Schedule; and     (iv) If required, DBE’s recovery plan for placing the Work back on Schedule, at     DBE’s expense.    Failure to timely comply with the above requirements may be grounds for rejection of a request for  extension of time.     3.10.4 DBE shall plan, develop, supervise, control and coordinate the performance of the Work  so the progress, sequence and timing of the Work conform to the current accepted Construction Schedule.   DBE shall continuously obtain from Subcontractors information and data about the planning for and  progress of the Work, the ordering and fabrication of materials, required Submittals, and the delivery of  equipment, shall coordinate and integrate such information and data in updated Construction Schedules  and Record Documents, and shall monitor the progress of the Work and the delivery of equipment.  DBE  shall act as the expediter of potential and actual delays, interruptions, hindrances or disruptions for its own  forces and those forces of Subcontractors, regardless of tier.  DBE shall cooperate with City in the  development of the Construction Schedule and updated Construction Schedules.     3.10.5 City's review, comments, requests for revisions, or acceptance of any schedule or  scheduling data shall not:      (i) Relieve DBE from its sole responsibility for the feasibility of the schedule and to     plan for, perform, and complete the Work within the Contract Time;     (ii) Transfer responsibility for any schedule from DBE to City; nor      (iii) Imply City’s agreement with any assumption upon which such schedule is based or any     matter underlying or contained in such schedule.     3.10.6 Failure of City to discover errors or omissions in Construction Schedules that it has  reviewed or Approved, or to inform DBE that DBE, Subcontractors, or others are behind schedule, or to  direct or enforce procedures for complying with the Construction Schedule, shall not relieve DBE from its  sole responsibility to perform and complete the Work within the Contract Time and shall not be a cause for  an adjustment of the Contract Time or the Contract Sum.     3.10.7 DBE shall cooperate with and coordinate its Construction Schedule with work of City and  City’s Separate Contractors.       DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  45 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  3.11 DOCUMENTS AND SAMPLES AT PROJECT SITE     3.11.1 DBE shall maintain one (1) set of As‐Built Documents at the Site, which shall be kept up to  date on a daily basis during the performance of the Work. All performed changes, deletions or additions in  the Work from that shown in the Contract Documents shall be recorded accurately and completely in the  Record Documents.  Upon Final Completion and as a condition to Final Payment, each sheet of the As‐Built  Documents and other Record Documents shall be signed and attested to by the DBE’s Superintendent as  being complete and accurate.       3.11.2 DBE shall, at all times during performance of the Work, also maintain the following at the  Site:     (i) The latest updated Construction Schedule approved by City;     (ii) Shop Drawings, product data, and samples; and     (iii) All other required Submittals.    At all times during the course of the Project, these documents shall be available to City, the Construction  Manager and the Design Consultant to audit, excerpt, or copy as they see fit.  Upon Final Completion or  termination of the Design‐Build Contract, these documents shall be delivered to City in the format  requested by the City.       3.11.3 It shall be the responsibility of DBE to maintain a current and complete record of all  Changes performed during the progress of the Project construction.  The record shall be in the form of a  complete set of prints of the As‐Built Documents on which daily recordings are made by DBE, indicating in  detail and dimension each variation from the original set of Contract Documents for all of the Work.  At the  completion of construction, DBE shall, as a requirement of the Final Completion of the Work, certify that to  the best of its knowledge, the As‐Built Documents are true and accurate, and that the indications thereon  represent all Changes performed during the construction of the Project.  At Final Completion, the As‐Built  and other Record Documents shall become the property of City.     3.11.4 DBE, in concert with the Design Consultant and the Construction Manager, shall review  DBE's As‐Built Documents for conformance with all current Changes prior to presenting its monthly  Application For Payment. The monthly progress payment statement will not be accepted or processed by  City unless the As‐Built Documents are current and complete, and Approved by City.     3.11.5 At Final Completion, the DBE shall provide the fully As‐Built Documents to the City. These  As‐Built Documents will become the permanent property of City at Final Completion.  If the As‐Built  Documents are prepared on a computer, then the revised computer files shall also be provided to City in  the file format specified by City.     3.12 SUBMITTALS     3.12.1 Submittals are not Contract Documents.  Their purpose is to demonstrate, for those  portions of the Work for which Submittals are required, how DBE proposes to conform to the information  given and the design concept expressed in the Contract Documents.  Prior to starting Work, DBE shall  provide to City an initial schedule for submission of the Submittals for which shop drawings are required by  the Contract Documents.  For each required shop drawing, DBE shall provide to City the date for the  drawing's intended Submittal to the Design Consultant for review.  The date required for its return to avoid  Delay in any activity beyond the scheduled start date shall also be given.     DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  46 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS   3.12.2 All shop drawings and other Submittals shall be provided at DBE's expense, and at the  time required by the Contract Documents or requested by the Construction Manager.     3.12.3 DBE shall review, approve, and submit to the Construction Manager, all Submittals  required by the Contract Documents to be submitted and reviewed by the Design Consultant.  Submittals  to the Construction Manager without evidence thereon of DBE’s approval shall be returned, without  review, for resubmission in accordance with these requirements.  Submittals shall be provided within the  time frame specified in the Special Provisions and technical specifications in accordance with the  Construction Schedule, and in such sequence as to cause no Delay in the Work or in the activities of City or  of Separate Contractors. Submittals made by DBE which are not required by the Contract Documents, may  be returned without action by the Construction Manager or Design Consultant.  Submittal to the  Construction Manager and Design Consultant must include a statement, in writing, identifying any  deviations from the Contract Documents required due to manufacturing or installation limitations  contained in the Submittal.    3.12.4 All Submittals shall be submitted in two (2) sets, accompanied by letters of transmittal,  and addressed to the Construction Manager for review.  Unless otherwise specified in the Contract  Documents, Submittals consisting of Drawings or Plans shall be in the form of six (6) copies.  The Submittal  must be prepared and submitted in accordance with all applicable provisions in the Contract Documents.  If  the Submittal involves a request for substitution of items specified in the Bridging Documents or City‐ approved Construction Documents, the request shall be clearly identified on the Submittal that it is a  "Request for Substitution." Unless so clearly marked, Submittals shall not be considered as a request for  substitution. The Construction Manager shall return to DBE three (3) marked‐up prints.  Submittals shall  include all relevant catalog sheets, material lists, manufacturer’s brochures, technical bulletins,  specifications, diagrams, or product samples, necessary to describe a system, product, or item.  The letter  of transmittal shall include a list of the accompanying documents and the numbers of the sheets  submitted.  All sheets shall be marked with the name of the Project and the name of DBE, shall be  numbered consecutively, and shall be referenced to the sheets or paragraphs of the Contract Documents,  referenced by sheet or subparagraph affected.  Submittals shall be combined for singular assemblies, items  or materials.     3.12.5 No Work requiring a Submittal shall be performed by DBE until the Submittal has been  reviewed and approved by City, Construction Manager or Design Consultant, as appropriate, and the  Design Consultant has documented the exceptions noted on the Submittal.  DBE shall allow twenty (20)  Days for review of timely and complete Submittals.  Once the Submittal is returned to DBE by the  Construction Manager with a statement that it has been reviewed and no exceptions are taken or further  action requested, such Work shall be performed in accordance with the Submittal and the Contract  Documents.      3.12.6 DBE's Submittals represent that DBE has determined or verified materials and field  measurements and conditions related thereto and that it has checked and coordinated the information  contained within such Submittals with the requirements of the Contract Documents and Submittals for  related Work.     3.12.7 If DBE discovers any conflicts, omissions or errors in Submittals, DBE shall notify the  Construction Manager and receive instruction before proceeding with the affected Work.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  47 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS   3.12.8 DBE shall remain solely responsible, notwithstanding City, Construction Manager or  Design Consultant’s review or approval of Submittals, for deviations (including, without limitation, those  arising from standard shop practice) from the Contract Documents, unless DBE has specifically informed  City, Construction Manager or Design Consultant in writing of such deviation at the time of transmitting the  Submittal and City, Construction Manager or Design Consultant has given written approval of such  deviation.  No adjustment in the Contract Sum or Contract Time shall be permitted with respect to any  such deviations that are noted in writing by DBE and as to which City, Construction Manager or Design  Consultant takes no exception or approves.     3.12.9 After review of DBE's Submittals by City, Construction Manager or Design Consultant, as  appropriate, the Construction Manager will transmit to DBE one set of Submittals.  If the Submittals are  found to be incomplete or incorrect, DBE shall resubmit after corrective action has been taken. DBE shall  reimburse City, or City may withhold from payments due DBE, sums owing by City for any fees charged by  City, Construction Manager or Design Consultant or City’s other consultants for more than two (2) reviews  of a Submittal, or for accelerated review in a shorter time than set forth in the approved Construction  Schedule, if requested by DBE or caused by late Submittals by DBE.  The return of a Submittal due to failure  to comply with the Contract Documents or for correction or additional information shall be considered a  review.      3.12.10  Review of Submittals by City, Construction Manager or Design Consultant will be general  and for conformance with design intent, and shall not relieve DBE from the responsibility for proper fitting  and construction of the Work, nor from furnished materials and Work required by the Contract which may  not be indicated on the reviewed Submittals.     3.12.11 Submittals shall be in English, be of good quality, and be of a size and scale to clearly  show all necessary details.  Submittals shall show in detail the size, sections and dimensions of all  members; the arrangement and construction of all connections, joints and other pertinent details; and all  holes, straps and other fittings required by other Separate Contractors for attaching their Work.  When  required by City, Construction Manager or Design Consultant, engineering computations shall be  submitted.  DBE shall be responsible for delivering duplicates of Submittals to all other persons whose  Work is dependent thereon.     3.12.12  DBE shall, at all times, maintain at the Site a complete file of all City, Construction  Manager or Design Consultant‐reviewed Submittals.    3.13 TRADE NAMES, SUBSTITUTIONS     3.13.1 Any request by the DBE for substitution of “or equal” items specified in the Bridging  Documents shall be made within 35 days of award of the Contract, unless otherwise specified in these  Contract Documents, and shall be governed by Public Contract Code Section 3400.       3.13.2 If City accepts for use in the Project a substitute material or process which in the opinion  of City, Construction Manager or Design Consultant is not the equal of that specified, a Change Order shall  be issued issuing a credit to City for the difference in value.     3.13.3 Substitutions by DBE that are incorporated into the Work without the prior review and  Approval by City, Construction Manager or Design Consultant in accordance with the requirements of the  Contract Documents shall be deemed to be Defective Work.       3.13.4 The specified completion time shall not be affected by any circumstance developing from  the substitution provisions of this Section.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  48 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  3.14 DAILY REPORTS BY DBE     3.14.1 At the end of each working day during provision of the Construction Services, DBE shall  submit a daily report to the Construction Manager (on a form provided by or accepted by the Construction  Manager) listing:     (i) Labor ‐ Names of workers, classification, hourly rates and hours worked.     (ii) Material ‐ Description and list of quantities of materials used.      (iii) Equipment ‐ Type of equipment, size, identification number, and hours of operation,     including loading and transportation, if applicable.     (iv) Inspection and Testing Activities ‐ Name, City or company and items involved.      (v) Areas of Work ‐ The areas of the Site on which Work was performed and a detailed     description of the stage, status and progress of the Work in each such area at the     beginning and end of the day.      (vi) Accidents, Delays, Defective Work ‐ Description in detail of any injuries to workers,     accidents, Delays, or Defective Work that were encountered.      (vii) Other Services and Expenditures ‐ Description in such detail as City may require of other     services and expenditures.     3.14.2 Reports by Subcontractors that comply with the requirements of this Section 3.14 shall  also be submitted to the Construction Manager through DBE at the end of each working day.      3.14.3 Submission of daily reports by DBE and Subcontractors performing Work on the Site shall  be a condition precedent to DBE's right to payment under the Contract.     3.14.4 Facts, notice or information contained in daily reports of DBE or its Subcontractors,  whether known or not known to City or Construction Manager, shall under no circumstances be considered  evidence of compliance by DBE with any of the specific written notice requirements of the Contract  Documents.    3.15 CUTTING AND PATCHING     3.15.1 DBE shall do all cutting, fitting, or patching of the Work required to make all parts of the  Work join properly and to allow the Work to join the work of Separate Contractors shown in, or reasonably  implied by, the Contract Documents.     3.15.2 DBE shall not endanger the Work, the Project, Existing Improvements, or adjacent  property by cutting, digging, or otherwise. DBE shall not cut or alter the work of any Separate Contractor  without the prior written consent of City.     3.15.3 In all cases, cutting shall be performed under the supervision of competent workers  skilled in the applicable trade and shall cause the openings to be cut as small as possible to minimize  unnecessary damage.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  49 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  3.16 ACCESS TO THE WORK     3.16.1 City, Construction Manager, Design Consultant, their consultants and other persons  authorized by City shall at all times have access to the Work wherever it is in preparation or progress.  DBE  shall provide safe and proper facilities for such access and for inspection.     3.16.2 City may, at any time, and from time to time during the performance of the Work, enter  the Project for the purpose of installing any necessary other work by City labor or other contracts or for  any other purpose.  DBE shall cooperate with City and not interfere with other work being done by or on  behalf of City.    3.17 ROYALTIES AND PATENTS    DBE shall pay all royalties and license fees required for the performance of the Work.  DBE shall  immediately notify City if it learns of any circumstances that may constitute an infringement of patent  rights and shall defend and indemnify City and the members of the Project Team in accordance with the  indemnity requirements of the Design‐Build Contract against Losses, liabilities, suits or Claims resulting  from DBE's or any Subcontractor's or infringement of patent rights.    3.18 PERMITS AND LICENSES    The DBE shall comply with all provisions of any permits necessary to accomplish the Work as specified in  this Contract.  DBE shall obtain and be responsible for the cost of all permits and applications related to the  construction of the Project.    3.19 DIFFERING SITE CONDITIONS    3.19.1  Except as provided in this Section 3.19, DBE agrees to solely bear the risk, including any additional  costs and Delay of any and all concealed and unknown site conditions, without adjustment to the Contract  Sum or Contract Time.  This provision is applicable if the Project involves digging trenches or other  excavations that extend deeper than four (4) feet below the surface.  DBE shall promptly, and before the  following conditions are disturbed, provide written notice to City if the DBE finds any of the following  conditions:    .1   Material that DBE believes may be a hazardous waste, as defined in Section 25117 of the  Health and Safety Code, that is required to be removed to a Class I, Class II, or Class III disposal site  in accordance with the provisions of existing law.    .2   Subsurface or latent physical conditions at the Site differing from those indicated by  information about the Site made available to Proposers prior to the deadline for submitting  Proposals.     .3   Unknown physical conditions at the Site of any unusual nature, differing materially different  from those ordinarily encountered and generally recognized as inherent in work of the character  provided for in the Contract Documents.     3.19.2   City shall promptly investigate any of the above the conditions and if City finds that the  conditions do materially so differ, or do involve hazardous waste, and cause a decrease or increase in DBE’s  cost of, or the time required for, performance of any part of the Work, shall issue a Change Order under  the procedures described in the Contract Documents.  The City may, acting in its sole discretion, extend the  applicable deadline for submitting a Change Order Request when it is based upon differing conditions  subject to Public Contract Code Section 7104.    3.19.3   In the event that a dispute arises between the City and the DBE regarding any of the matters  specified in subsection 3.19.1, above, DBE shall not be excused from any scheduled completion date  DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  50 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  provided for in the Contract Documents, but shall proceed with all Work to be performed under the  Contract.  DBE shall retain any and all rights provided either by the Contract or by law which pertain to the  resolution of disputes between DBE and City.      3.20 INSPECTIONS     3.20.1 In order to allow for inspection by City and other agencies, or any inspection required  elsewhere in the Special Provisions and technical specifications, DBE shall notify City in writing three (3)  Days in advance of the permanent concealment of any materials or Work.     3.20.2 Whenever DBE desires to carry on the Construction Services of this Design‐Build Contract  at hours other than those specifically required by the City or 8:00 AM to 6:00 PM, Monday through Friday  or from 9:00 AM to 5:00 PM on Saturdays, it shall request authorization in writing from City for such Work  at least twelve (12) Days in advance and, if approved to proceed, DBE agrees to pay the costs incurred by  the City to provide inspectors during these times and the costs incurred for the Construction Manager,  Design Consultant and/or other City consultants whose presence at the Site is necessary. City offices are  closed on alternate Fridays commencing January 12, 2001, and every other Friday thereafter.  Inspections  by City Building Department may not be available on these days.     3.20.3 If any Work is concealed or performed without the prior notice specified above, then the  Work shall be subject to such tests or exposure as may be necessary to prove to City that the materials  used and the Work done are in conformity with the Contract Documents.  All labor and equipment  necessary for exposing and testing shall be furnished by DBE at its expense.  DBE shall replace, at its own  expense and without reimbursement by City, any materials or Work damaged by exposure and any faulty  materials or work evidenced by such exposure or testing, and shall be responsible for any Delay caused  thereby.     3.20.4 When, in order to comply with the intent of the Contract Documents, inspection must be  made at the plant or mill of the manufacturer or fabricator of material or equipment, DBE shall notify City a  sufficient length of time in advance to allow for arrangements to be made for such inspection. If required  testing and/or inspection must be conducted at a location more than one hundred (100) miles from the  Site, DBE shall be responsible for the additional travel costs required for testing and/or inspection at such  location.     3.20.5 Any inspection or approval by any representative or agent of City will not relieve DBE of  the responsibility of incorporating into the Work only those materials which conform to the Contract  Documents, and any nonconforming materials shall be removed from the Site whenever identified, at  DBE’s sole expense.     3.20.6  When DBE believes it has achieved either Substantial or Final Completion of the Work,  DBE shall notify City and the Construction Manager in writing and request a Substantial or Final Completion  inspection of the Work.  City, Design Consultant and Construction Manager will make such inspection as  soon thereafter as possible.      DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  51 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  3.21 STOP NOTICES    DBE must promptly pay its Subcontractors in accordance with the subcontract requirements and California  prompt payment statutes.  If any stop notice or other claim is served, filed or recorded in connection with  the Work, City shall have the option, in its sole discretion, to permit DBE immediately and at its own  expense obtain a bond executed by a good and sufficient surety, in accordance with Civil Code section  9364, in a sum equal to one hundred twenty‐five percent (125%) of the amount of such stop notice or  claim.  Such bond shall guarantee the payment of any amounts which the claimant may recover on the  stop notice or claim, together with the claimant’s costs of suit in any action to enforce such stop notice or  claim if the claimant recovers therein. This remedy shall be in addition to all other rights and remedies of  City under the Contract Documents and applicable law, including, without limitation, the right to withhold  funds from sums due to DBE. DBE shall timely notify City of DBE's receipt of any stop notice or other  third‐party claim, valid or invalid, relating to the Contract Documents.    3.22 PARKING    DBE shall provide and maintain suitable parking areas, for use by all construction workers and others  performing work or furnishing services in connection with the Project, as required to avoid any need for  parking personal vehicles where they may interfere with public traffic, construction activities or public  parking.  The Construction Manager shall approve the location of all off‐site parking in the City.    3.23 USE OF THE PROJECT SITE AND CLEAN UP     3.23.1 DBE shall confine operations at the Site to areas permitted by Applicable Code  Requirements and the Contract Documents.  DBE shall not encumber the Site with materials or equipment  so that Separate Contractors' work is hindered or impeded due to such encumbrances.     3.23.2 DBE shall, during performance of the Construction Services, keep the Site and  surrounding area free from the accumulation of excess dirt, dust, waste materials, water and rubbish  caused by DBE or any Subcontractors.  DBE shall continuously and daily remove all excess dirt, waste  material, water and rubbish caused by DBE and all tools, equipment, machinery and surplus materials from  the Site and surrounding area at end of each day.  Adequate cleanup will be a condition for progress  payments.     3.23.3 Personnel of DBE shall not occupy, live upon, or otherwise make use of the Site during  any time that Work is not being performed at the Site, except as otherwise provided in the Contract  Documents.     3.23.4 Upon Final Completion of the Work, DBE shall remove all construction facilities,  appurtenances, tools, material and other articles from the Site.  The entire area, including all fixed  equipment, floors, surfaces and hardware shall be cleaned and restored to their original condition in  accordance with the Special Provisions and technical specifications.     3.23.5 In addition to water sprinkling, temporary enclosures and anti‐dust sweeping compounds  should be used to limit dust and dirt rising and to keep the Site clean.     3.23.6 Construction materials shall be neatly stacked by DBE when not in use. Loose materials,  whether on the Site or in transit, shall be covered to prevent dust.  DBE shall promptly remove splattered  concrete, asphalt, oil, paint, corrosive liquids and cleaning solutions from the affected surfaces to prevent  marring or other damage to the Work.     3.23.7 Volatile wastes shall be properly stored in covered metal containers and removed daily.   All other trash receptacles shall be promptly emptied when full.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  52 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS   3.23.8 DBE shall promptly and legally transport and dispose of removed and demolished items  and waste materials not identified to be recycled or reused in compliance with local ordinances and anti‐ pollution laws.  No rubbish or waste materials shall be burned, buried, or otherwise disposed of on the  Site.     3.23.9 The DBE shall provide sanitary facilities at the Site, which shall be of reasonable capacity,  properly maintained throughout the construction period, and obscured from public view to the greatest  practical extent.  DBE shall require all personnel to use the sanitary facilities.  Sanitary facilities shall be on  a portable trailer and shall be removed from the Site at the end of each workday.  For sewer lining projects,  DBE shall provide additional sanitary facilities on a portable trailer to be used by the residents during lining  installation (one sanitary facility per each 30 meters [100 feet]).  DBE shall remove the sanitary facilities as  soon as relief holes are cut and notices of completion are delivered.    3.24 ENVIRONMENTAL CONTROLS    Full compensation for conforming to the requirements of this Section shall be considered as included in the  prices paid for the various contract items of Work involved and no additional compensation will be  allowed.     3.24.1 AIR POLLUTION CONTROL.  DBE shall comply with all air pollution control rules,  regulations, ordinances and statutes which apply to any work performed pursuant to the Contract,  including rules promulgated by the Bay Area Air Quality Management District, the California Department of  Public Health or any other applicable agency.  In the absence of any applicable air pollution control rules,  regulations, ordinances or statutes governing solvents, all solvents, including but not limited to the solvent  portions of paint thinners, curing compounds, parts cleaners and degreasers and liquid asphalt used on the  Project shall comply with the applicable material requirements of the Bay Area Air Quality Management  District. All containers of paint thinner, curing compound parts cleaners and degreasers or liquid asphalt  shall be labeled to indicate that the contents fully comply with said requirements.  Material to be disposed  of shall not be disposed of onsite (i.e. used up inappropriately or burned).  Compressed gases contained  within cylinders or aerosol cans shall never be released for any purpose other than that intended by the  manufacturer.      .1 Mold.  The DBE shall take steps to prevent mold from developing on the Site, or     being released into the air and shall promptly decontaminate any areas of mold that     develop.      .2 VOC’s.  Only construction materials that emit low levels of volatile organic compounds     (VOC) shall be used within indoor areas.  Adequate ventilation of packaged dry products     shall be used prior to installation.  DBE is responsible to ventilate the building      during the application of wet products (e.g., paints, glues, sealants), which release their     highest levels of VOC's during the curing period immediately after the application.  Also,     wet products shall be applied before installing materials that act as "sinks" such as      carpets, fabric, ceiling tiles, movable partitions, furniture, etc. in order to reduce the      chance of the "sinks" absorbing contaminants and slowly releasing them into the      building  over time.     .3 Off‐Gassing. DBE is responsible for identifying specific materials that require  more  complex ventilation to accelerate off‐gassing.  In addition to paints, glues and  sealants, those  materials that generally require temporary ventilation include, without limitation: composite  wood products, plastics, waterproofing, insulation, fireproofing, caulking, acoustical ceilings,  resilient flooring and wood preservatives.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  53 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  .4 Barriers.  Barriers shall be used to prevent the migration of airborne pollutants from  areas under construction and to mitigate any construction noise that may disrupt  occupant activities. If effective controls for pollution emissions cannot be practically  implemented, activities involving significant airborne pollutants shall be scheduled during  off‐hours at DBE’s expense. The Site shall be ventilated with fresh outside air during and  immediately after the noxious activity.     .5 Exhaust.  DBE shall install temporary exhaust systems in construction areas to  prevent  contaminated air from entering the building's return‐air system, including, without limitation:      (i) Removing windows in a space.       (ii) Using available or dedicated exhaust systems (e.g., kitchen or toilet exhaust)      that are not tied into the building's overall return‐air system.    .6 Treated wood waste (TWW).  TWW is any wood treated with preserving chemicals that  protect the wood from insect attack or fungal decay (typically railroad ties, power poles,  or bollards) shall be managed by DBE to minimize dust generation.  DBE shall never grind  TWW and shall be properly dispose TWW at a permitted TWW disposal facility. If DBE  size‐reduces the TWW then DBE shall collect all dust generated for proper offsite  disposal.    .7 Contaminated Soil Removal.  Unless approved by the City, contaminated soils that are  being removed shall be loaded directly into truck trailers that shall transport the soils  directly to disposal facilities and not stockpiled onsite or elsewhere.  If the City approves  the temporary stockpiling of soils onsite, then DBE shall cover the soil with visqueen (or  other suitable material) within 1 hour.     The building shall be flushed with full outdoor air for seven (7) Days prior to occupancy.   Full capacity of the HVAC system shall be used for at least 2.5 ACH (air changes per hour),  provided by temporary fans.  During this time, the interiors shall be thoroughly cleaned,  the HVAC ducts vacuumed, and air and HVAC system filters replaced.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  54 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS   3.24.3 WATER POLLUTION CONTROL.      .1 DBE shall at a minimum use applicable Best Management Practices listed in the California  Stormwater Quality Association Construction Handbook  http://www.cabmphandbooks.com/Construction.asp to prevent the pollution of storm  drains and watercourses by discharges of materials other than uncontaminated storm  water. Prohibited discharges include storm water runoff discharges that may threaten to  cause pollution, contamination or nuisance, sanitary waste, sediment and debris from  erosion and other substances resulting from construction activities.  Sanitary wastes will  not be permitted to enter any storm drain or watercourse and must be routed to the  sanitary sewer system.  No sediment, debris or construction materials will be permitted  to enter sanitary sewers.    .2 DBE shall provide effective and continuous control of water pollution, including Work in  small or multiple units, on an out of phase schedule or with modified  construction  procedures. DBE shall determine which methods are most effective in achieving control  of water pollution as a result of DBE's operations.  DBE shall coordinate water pollution  control work with all other Work performed by DBE and Separate Contractors.    .3 Before starting any Work on the Project, DBE shall submit to the Construction Manager  for acceptance a Storm Water Pollution Prevention Plan (SWPPP) for effective control of  storm water pollution.  Such plan shall show the schedule and detailed description for  the storm water pollution prevention and erosion control work or practices included in  the Design‐Build Contract and for all storm water pollution control measures which DBE  proposes to employ in connection with construction of the Project to minimize the  effects of their operations upon storm drains, adjacent streams, and other bodies of  water. DBE shall not perform any clearing and grubbing or earthwork on the Project,  other than that specifically authorized in writing by the Construction Manager, until such  SWPPP has been approved by a City representative or the Construction Manager. DBE  shall revise and bring up to date said SWPPP at any time the Construction Manager  makes written request for such revisions.    .4 City shall not be liable to DBE for failure to accept all or any portion of any originally  submitted or revised SWPPP, or for any Delays to the Work due to DBE's failure to submit  an acceptable SWPPP. DBE assumes sole responsibility for all costs associated with  treatment of storm water polluted as a result of DBE’s Site activities, whether treatment  is initiated by DBE or City.     .5 DBE may request the Construction Manager to waive the requirement for submission of a  written SWPPP when the nature of DBE's operation is such that pollutant discharge or  soil erosion is not likely to occur.  Waiver of this requirement will not relieve DBE from  responsibility for compliance with the other provisions of this Section. Waiver of the  requirement for a written SWPPP will not preclude City requiring submittal of a SWPPP at  a later time if the Construction Manager deems it necessary because of the effect of  DBE's operations.    .6 Where erosion damage which will cause storm water pollution is probable due to the  nature of the material or the season of the year, DBE's operation shall be so scheduled  that permanent erosion control features will be installed concurrently with or  immediately following grading operations.    .7 All storm water pollution control work required elsewhere in the Contract Documents  which may be accomplished under the various contract items of Work will be measured  and paid for as provided in said items of Work elsewhere in these Contract Documents.  DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  55 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS     3.24.4 URBAN RUNOFF. At a minimum, the following specific Best Management Practices which  address the potential pollution impacts of urban runoff shall apply to all projects undergoing construction  in City. The Best Management Practices listed below (in addition to those listed in the technical  specifications) are required by City, and shall apply at the time of demolition of an existing structure or  commencement of construction until receipt of a certificate of occupancy or certificate of completion:     .1 Sediment and construction waste from construction sites and parking areas shall not   leave the Site.     .2 Any sediments or other construction materials which are tracked off the Site shall be   removed the same day. Straw wattles or another temporary sediment barrier shall be   installed around the perimeter of the Site to prevent the sediment from leaving the Site.     .3 On an emergency basis only, plastic covering may be utilized to prevent erosion of an   otherwise unprotected area, along with runoff devices to intercept and safely convey   the runoff.     .4 Excavated soil shall be located on the Site in a manner that eliminates the possibility of   sediment running into the street, storm drains, water bodies, or adjoining properties.   Material stockpiles shall be covered within 1 hour of stockpiling the material until the   material is either used or removed.     .5 No washing of construction vehicles shall be allowed on or adjacent to the Site.      .6 Drainage controls shall be utilized as needed, depending on the extent of proposed   grading and topography of the Site, including, but not limited to the following: (i)   detention ponds or sedimentation ponds; and (ii) dikes, berms or ditches; and (iii) down   drains, chutes or flumes.     3.24.5  STORM WATER POLLUTION PREVENTION DURING ROADWORK. To avoid storm water  pollution, DBE shall plan roadwork and pavement construction as follows:    .1 Apply concrete, asphalt, and seal coat during dry weather to prevent contaminants from    contacting storm water runoff.    .2 Cover storm drain inlets and manholes when paving or applying seal coat, slurry seal, fog  seal, etc.    .3 Always park paving machines over drip pans or absorbent materials.    .4 When making saw‐cuts in pavement, use as little water as possible.  Cover each catch     basin completely with filter fabric during the sawing operation.  Shovel or vacuum the     slurry residue from the pavement and remove from the Site.    3.24.6 STORMWATER POLLUTION. To avoid stormwater pollution, DBE shall plan roadwork and  pavement construction as follows:    .1 Apply concrete, asphalt, and seal coat during dry weather to prevent contaminants from    contacting stormwater runoff.    .2 Cover storm drain inlets and personnel access holes when paving or applying seal coat,     slurry seal, fog seal, etc.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  56 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  .3 Always park paving machines over drip pans or absorbent materials, since they tend to     drip continuously.    .4 When making saw‐cuts in pavement, use as little water as possible.  Cover each catch     basin completely with filter fabric during the sawing operation and contain the slurry by     placing straw bales, sand bags, or gravel dams around the catch basin.  After the liquid     drains or evaporates, shovel or vacuum the slurry residue from the pavement or gutter     and remove from the Site.    3.24.7 DRAINAGE CONTROL.  DBE shall provide for the drainage of storm water and such water as  may be applied or discharged on the Site in performance of the Work. Drainage facilities shall be adequate  to prevent damage to the Work, Site and adjacent property.  Also drainage facilities shall be constructed to  minimize the potential pollution to the ocean.    Existing drainage channels and conduits shall be cleaned, enlarged or supplemented as necessary  to carry all increased runoff attributable to DBE's operations.  Dikes shall be constructed as necessary to  divert increased runoff from entering adjacent property (except in natural channels), to protect City's  private property and utility owner's facilities and the Work, and to direct water to drainage channels or  conduits.  Retention of drainage on the Site shall be provided as necessary to prevent downstream  flooding.    3.24.8 DUST CONTROL.  As elsewhere provided herein, the DBE shall be responsible for all dust  alleviation and control measures necessary and required for the public safety and convenience during the  life of the contract. The DBE shall use reclaimed water to control dust from unpaved surfaces as needed on  a daily basis or as directed by the Construction Manager.  The water shall be applied at a limited rate so as  to avoid the creation of runoff from the site.  The DBE shall not use water to flush down paved or  impervious surfaces as a means of dust control.  Paved or impervious surfaces shall be swept with a street  sweeper as needed to control dust on the site.  Compensation for water applied as alleviation and/or  prevention of dust nuisance and street sweeping shall be considered as included in the prices paid for the  various contract items of work and no additional allowance will be made therefore.    3.24.9   SPECIAL HAZARDOUS SUBSTANCES AND PROCESSES.  DBE shall  comply with the  provisions of all applicable hazardous materials Standards including but not limited to California Code of  Regulations (CCR) Title 8,  Chapter 4, Group 16 (CalOSHA Control of Hazardous Substances), CCR Title 22,  Division 4.5, (hazardous waste management standards), California Health & Safety Code Division 20,  Section 6.5 (hazardous waste control), California Fire Code, Code of Federal Regulations (CFR) 49 (DOT  regulations), CFR 40, Part 60 (U.S. hazardous waste standards) and applicable sections of the Palo Alto  Municipal Code.  DBE shall at all times maintain an inventory of hazardous materials stored onsite and all  applicable Material Safety Data Sheets (MSDSs) available for review by the City.    For City‐generated hazardous waste removal, the City will take full generator status for the  hazardous wastes as described under CCR 22.  The City will obtain any EPA Identification numbers for the  project and will sign each manifest as the generator before the material is transported.  DBE shall fully  manage the hazardous wastes for the City including the removing, storing, transporting and disposing of  the hazardous wastes.  For construction activities that remove existing hazardous wastes, such as, asbestos  removal, contaminated soil removal, lead paint removal or other contamination abatement projects, DBE  shall develop a hazardous materials management plan (HMMP).  The HMMP shall contain sufficient  information that shall demonstrate how the DBE will remove, secure and store, transport to a permitted  disposal facility.  DBE shall submit the HMMP to the City for approval.  At a minimum, the HMMP shall  include:   Project map that shall show hazardous waste removal areas, storage areas (including all      fencing, gates, locks, structures etc;   Hazardous waste expected inventory including quantities and types of wastes;  DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  57 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS   Security program – how the DBE will keep hazardous materials secure from public     contact;   Monitoring and inspection program;   Inventory of emergency equipment onsite;    Transportation Plan includes how the DBE plans to package and transport the       hazardous wastes;   Disposal facility name and location;   Any other information that would reasonably describe DBE hazardous waste       removal, storage and disposal plans.     City has the sole right to reject the hazardous waste transporter and/or disposal facility from   DBE’s consideration.     Hazardous wastes that are generated from DBE’s activities while completing the project  (i.e.  equipment maintenance fluids, empty oil or solvent drums, etc. shall be the sole responsibility of the DBE who is the  generator of the wastes under the Hazardous Waste Generator Regulations CCR Title 22. Wastes must be handled,  recycled or disposed of in the United States.     3.24.10  ENVIRONMENTAL PURCHASING POLICY.  The DBE shall comply with the City of Palo Alto’s  Environmental Purchasing Policy, as amended from time to time.  A copy is available at the City’s Purchasing  Division.     3.24.11  ZERO WASTE REQUIREMENTS.  The DBE shall comply with waste reduction, reuse,  recycling and disposal requirements of the City’s Zero Waste Program.  Zero Waste best practices include first  minimizing and reducing waste; second, reusing waste and third, recycling or composting waste.  In particular, DBE  shall comply with the following zero waste requirements:     All printed materials provided by DBE to City generated from a personal computer and  printer including but not limited to, proposals, quotes, invoices, reports, and public  education materials, shall be double‐sided and printed on a minimum of 30% or greater  post‐consumer content paper, unless otherwise approved by the City’s Project Manager.  Any submitted materials printed by a professional printing company shall be a minimum  of 30% or greater post‐consumer material and printed with vegetable based inks.   Goods purchased by DBE on behalf of the City shall be purchased in accordance with the  City’s Environmental Purchasing Policy including but not limited to Extended Producer  Responsibility requirements for products and packaging. A copy of this policy is on file at  the Purchasing Office.   Reusable/returnable pallets shall be taken back by the DBE, at no additional cost to the  City, for reuse or recycling. DBE shall provide documentation from the facility accepting  the pallets to verify that pallets are not being disposed.       3.24.12  SOUND CONTROL.    .1 DBE shall comply with the City’s Noise Ordinance set forth in Chapter 9.10 of the Palo  Alto Municipal Code, except as modified in the Special Provisions and technical  specifications.  Copies of the Noise Ordinance are available in the Purchasing Division.    .2 Each internal combustion engine used for any purpose on the Site or otherwise within  the City of Palo Alto shall be equipped with a muffler of a type recommended by the  manufacturer. No internal combustion engine shall be operated on the Project without  said muffler.  This requirement in no way relieves DBE from responsibility for complying  with local ordinances regulating noise level.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  58 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  .3 The noise level requirement shall apply to all equipment on the Work or related to the  job, including but not limited to trucks, transit mixers or transient equipment that may or  may not be owned by DBE. The use of loud sound signals shall be avoided in favor of light  warnings except those required by safety laws for the protection of personnel.    .4 Prior to starting construction, all equipment to be used on the Project shall be inspected  and tested for compliance with the requirements of this Project.  Sound blankets or other  sound mitigation equipment approved by the Construction Manager shall be required to  bring equipment into compliance with the requirements of this Project.     3.25 TEMPORARY WATER, LIGHT AND POWER    Water for any purpose shall be obtained by DBE, at its expense, from City.  DBE is to contact the  Construction Manager for a phone number and contact person.  In no case may DBE obtain water from  unmetered fire hydrants. The costs of obtaining water shall be included in the prices paid for the various  contract items of work included and no additional compensation will be allowed therefore, unless  otherwise specified in the Contract Documents. The City imposes a penalty for taking water from an  unmetered fire hydrant. The penalty shall be deducted from the payment due DBE. DBE shall purchase  power from the City, at DBE’s expense.    3.26  CITY TRUCK ROUTE ORDINANCE    The DBE and any Subcontractors or suppliers shall at all times comply with the requirements of the City of  Palo Alto Truck Route Ordinance set forth in Chapter 10.48 of the Palo Alto Municipal Code.    3.27 UNFAIR BUSINESS PRACTICES CLAIMS    DBE offers and agrees to assign to City all rights, title, and interest in and to all causes of action it may have  under Section 4 of the Clayton Act (15 U.S.C. Sec. 15), or under the Cartwright Act (Chapter 2 (commencing  with Section 16700) of Part 2 of Division 7 of the Business and Professions Code) arising from purchases of  goods, services, or materials pursuant to the Contract Documents. This assignment shall be made and  become effective at the time City tenders Final Payment to DBE, without further acknowledgment by the  parties. DBE shall incorporate this provision in all Subcontractor contracts.    3.28 EXISTING UTILITIES    3.28.1 Prior to the start of any grinding or any excavation, the DBE shall be responsible for  notifying Underground Services Alert (USA) 800‐642‐2444 at least 5 days prior to beginning underground  work so that existing utilities can be marked in the field. The DBE is responsible for the location of all  utilities, both public and private. DBE shall give specific address for grinding or excavation location.  Each  location shall be marked by the DBE in the field with white paint.    3.28.2 The DBE shall acknowledge that the marking of underground utilities is only approximate,  and he shall take all necessary precautions to avoid damaging these utilities.    3.28.3 All Underground Services Alert marking shall be removed by the DBE.  Any utilities  damaged or altered in any way during the performance of the work under this contract shall be promptly  reported to the Engineer, and shall be restored to their original condition at the DBE's expense.     3.28.4 If the DBE comes into contact with any existing utilities during his operations, he shall  notify the Engineer before proceeding with the work involved.    3.28.5 Pursuant to Government Code Section 4215, if, during the performance of the Work, DBE  discovers utility facilities not identified by City in the Contract Documents, DBE shall immediately provide  written notice to City and the utility.  City assumes responsibility for the timely removal, relocation, or  protection of existing main or trunkline utility facilities located on the Project site, if such utilities are not  identified in the Contract Documents.  DBE shall be compensated in accordance with the provisions of the  DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  59 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  Contract Documents for the costs of locating, repairing damage not due to DBE’s failure to exercise  reasonable care, and removing or relocating such utility facilities not indicated in the plans or specifications  with reasonable accuracy and for equipment on the Project necessarily idled during such work.  DBE shall  not be assessed liquidated damages for delay in completion of the Work, to the extent such delay was  caused by City’s failure to provide for removal or relocation of such utility facilities.    ARTICLE 4 – ADMINISTRATION OF THE CONTRACT    4.1 CONTRACT ADMINISTRATION BY CITY, DESIGN CONSULTANT AND CONSTRUCTION MANAGER      4.1.1 City and the Construction Manager will provide administration of the Contract as  provided in the Contract Documents.      4.1.2 No actions taken by City, Construction Manager or Design Consultant shall relieve   DBE of its obligations described in the Contract Documents.      4.1.3 The Construction Manager will be present on the Site during the performance of the   Work primarily for the purposes of providing administration, inspection and expediting communications   between City, Design Consultant and DBE.        4.1.4 Neither City, Design Consultant nor Construction Manager will have control over, will be  in charge of, or will be responsible for construction means, methods, techniques, safety, sequences or  procedures or for safety precautions and programs in connection with the Work, all of which are the sole  responsibility of DBE.        4.1.5 Unless otherwise provided in the Contract Documents or when direct communications  have been specifically authorized, communications between DBE and City or Design Consultant shall be in  writing through Construction Manager.  Communications by DBE or Subcontractors and with Separate  Contractors shall be through the Construction Manager.  DBE shall not rely on oral or other non‐written  communications.      4.1.6 Based on the Construction Manager’s Site visits and evaluations of DBE's Applications For  Payment, the Construction Manager will review and recommend to City for City approval the amounts, if  any, due DBE.      4.1.7 Construction Manager will make recommendations to City to reject the Work, or any  portion thereof, which does not conform to the Contract Documents.  City alone shall have the authority to  stop the Work or any portion thereof.  Whenever City considers it necessary or advisable, City will have the  authority to require additional inspection or testing of the Work in accordance with the Contract  Documents, whether or not such Work is fabricated, installed or completed.  However, no authority of City  conferred by the Contract Documents nor any decision made in good faith either to exercise or not  exercise such authority, nor any recommendation by the Construction Manager, shall give rise to a duty or  responsibility of City or the Construction Manager to DBE or its Subcontractors.       4.1.8 Construction Manager’s authority includes, but is not limited to the following:    .1 Conduct or direct inspections to determine suitability of the Project or portion  thereof for Beneficial Occupancy.      .2 Assist City in determining the dates of Substantial Completion and Final  Completion;    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  60 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  .3 Review any records, written warranties and related documents required by the  Contract Documents and assembled by DBE; and    .4 Make recommendations to City for issuance of Final Payment upon DBE's  compliance with the requirements of the Contract Documents.       4.1.9 City, with the assistance of recommendations from the Design Consultant and/or  Construction Manager, shall be the ultimate interpreter of the requirements of the Contract Documents  and the judge of performance thereunder by DBE.  Such decisions by City will be final and binding upon  DBE.    4.2 CLAIMS      4.2.1 Accrual of Claim.  A Claim accrues and arises upon issuance of a decision by the City or  Construction Manager denying, in whole or in part, a Change Order Request, which was previously  submitted in compliance with these Contract Documents.  A Claim that demands an extension of time or  an increase in the Contract Sum does not accrue unless DBE has previously submitted such demand(s) in a  Change Order Request. All Claims are subject to the provisions of Public Contract Code section 9204, which  is incorporated by reference herein.     4.2.2 Claims must be submitted in writing.  All Claims and all supporting documentation and  certifications, as further detailed below, must be filed within fourteen (14) Days after the Claim arises.  Any  Claim which is not submitted prior to Final Payment is deemed waived.     4.2.3 A Claim must include the following:    .1 A statement that it is a Claim and must clearly specify the amount with respect to Claims  for payment, and must specify the days with respect to Claims for an extension of the  Contract Time;    .2 A detailed description of the act, error, omission, Differing Site Condition, event or other  circumstance giving rise to the Claim; and    .3 A statement demonstrating that a Change Order Request was submitted in a timely  manner as required by Section 7.2 of these General Conditions.      .4 All documents necessary to substantiate the Claim, including, without limitation:     (i). A detailed cost breakdown in the form required for submittal of Change Order  Requests and subject to the provisions in Article 7 of these General Conditions  prohibiting  adjustment to the Contract Sum be based upon any methodology  such as total cost or modified total cost methodologies that purports to  calculate DBE’s additional costs based on the difference between DBE’s Proposal  and DBE’s actual cost to perform the Work.     (ii). Copies of actual job cost records demonstrating that the costs have been  incurred.    (iii). If the Claim is based on an error, omission, conflict or ambiguity in the Contract  Documents: (i) a sworn statement by DBE and any Subcontractor involved in the  Claim, to the effect that the error, omission, conflict or ambiguity was not  discovered prior to submission of the Proposal, and (ii) if not discovered, a  statement demonstrating that the error, omission, conflict or ambiguity could  DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  61 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  not have been discovered by DBE, its Subcontractor(s) or in exercise of the  degree of care required of them under the Contract Documents for review of  the Contract Documents prior to submission of the Proposal.    .5 If the Claim involves a request for adjustment of the Contract Time, written  documentation demonstrating that DBE has complied with the requirements of the  Contract Documents pertaining to proving the right to an extension of time and  demonstrating that DBE is entitled to an extension of time under the Contract  Documents.    .6 A written certification signed by a responsible managing officer of DBE’s organization,  who has the authority to sign subcontracts and purchase orders on behalf of DBE and  who has personally investigated and confirmed the truth and accuracy of the matters set  forth in such certification, in the following form:     I hereby certify under penalty of perjury under the laws of the State of California  that I am a managing officer of      and that I have reviewed the Claim presented  herewith on DBE’s behalf and/or on behalf of         and that the following statements  are true and correct.     (i) The facts alleged in or that form the basis for the Claim are true and  accurate; and,     (ii) DBE does not know of any facts or circumstances, not alleged in the  Claim, that by reason of their not being alleged render any fact or statement alleged in  the Claim materially misleading;  and,     (iii) DBE has, with respect to any request for money or damages alleged in  or that  forms the basis for the Claim, reviewed the job cost records  (including those  maintained by DBE and by any Subcontractor of any Tier, that is asserting all or any  portion of the Claim) and confirmed with reasonable certainty that the Losses or damages  suffered by DBE and/or  such Subcontractor were in fact suffered in the amounts and  for the reasons alleged in the Claim; and,     (iv) DBE has, with respect to any request for extension of time or claim of  Delay, disruption, hindrance or interference alleged in or that forms the basis for the  Claim, reviewed the job schedules (including those maintained by DBE and by any  Subcontractor involved in the Claim) and confirmed on an event‐by‐event basis that the  delays or disruption suffered by DBE and /or such Subcontractor were in fact  experienced   for the durations, in the manner, and with the consequent effects on the time and/or  sequence of performance of the Work, as alleged in the Claim; and,      (v) DBE has not received payment from City for, nor has DBE previously  released City from, any portion of the Claim.        Signature: ___________________________        Name: ______________________________        Title:  _______________________________        Company: ___________________________        Date: _______________________________  DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  62 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS    4.2.4 Failure to submit any of the information, documentation or certifications required herein  shall result in the Claim being returned to DBE without any obligation for the City to take further  action.      4.2.5 Claims shall be first submitted to City via the Construction Manager for decision by City.    4.2.6 Notwithstanding the submission of any Claim or the existence of any dispute regarding  any Claim, unless otherwise directed by City, DBE shall not delay, slow or stop performance of the  Work, but shall diligently proceed with performance in accordance with the Contract Documents  and City will continue to make payments as required by the Contract Documents.     4.2.8 No Claim may be asserted unless DBE has strictly complied with the requirements of  Section 4.2 of these General Conditions, which shall be considered conditions precedent to DBE’s  rights to assert the Claim and to initiate the Contract Dispute Resolution Process set forth below  with respect to such Claim.     4.2.9 Claims shall be responded to by City in writing within forty‐five (45) Days of receipt of the  Claim.       4.2.10 If DBE disputes City’s response, or if City fails to respond within the prescribed time set  forth above, DBE may so notify City, in writing, within fifteen (15) Days of City’s response or within  fifteen (15) Days of City’s failure to respond, and demand an informal conference to meet and  confer for settlement of the issues in dispute. Upon demand, City shall schedule a meet and  confer conference within thirty (30) Days (unless such time is extended by mutual agreement) for  discussion of settlement of the dispute.      4.2.11 If the Claim is not fully resolved during the meet and confer conference, as to those  portions of the Claim which remain in dispute, DBE commence the Contract Dispute Resolution  Process set forth below by filing a Statement of Contract Dispute with the City within thirty (30)  Days after receipt of City’s written response to the Claim, or within thirty (30) days following the  meet and confer conference if the parties have participated in a meet and confer conference. If  DBE fails to submit a Statement of Contract Dispute within the applicable thirty (30) day period,  City’s written response will become final and binding upon DBE, and DBE shall be deemed to have  waived and release any further right to pursue the Claim.     4.2.13 The Claim procedures set forth herein do not apply to the following:      (i) Penalties or forfeitures prescribed by statute or regulation imposed by a   governmental agency.     (ii) Tort claims for personal injury or death.     (iii) False claims liability under California Government Code Section 12650, et seq.     (iv) Defects in the Work first discovered by City after Final Payment by City to DBE.     (v) Stop notices.     (vi) The right of City to specific performance or injunctive relief to compel  performance of any provision of the Contract Documents.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  63 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  4.3 RESOLUTION OF CONTRACT DISPUTES.      Contract Disputes shall be resolved by the parties in accordance with the Contract Dispute Resolution Process set  forth in this Section 4.3 of the General Conditions  in lieu of any and all rights under the law that either party have  its rights adjudged by a trial court or jury. All Contract Disputes shall be subject to the Contract Dispute Resolution  Process set forth in this Section 4.3, which shall be the exclusive recourse of DBE and City for such Contract  Disputes. The Contract Dispute Resolution Process will be modified to comport with Public Contract code section  9204 with respect to claims subject to the provisions of section 9204.      4.3.1 Non‐Contract Disputes.  Contract Disputes shall not include any of the following:    (i) Penalties or forfeitures prescribed by statute or regulation imposed by a governmental  agency;  (ii) Third party tort claims for personal injury, property damage or death relating to any  Work performed by DBE or its Subcontractors or Sub‐Subcontractors of any tier;  (iii) False claims liability under California Government Code Section 12650, et. seq.;  (iv) Defects in the Work first discovered by City after Final Payment by City to DBE;  (v) Stop notices; or  (vi) The right of City to specific performance or injunctive relief to compel performance of  any provision of the Contract Documents.      4.3.2 Litigation, City Election.      Matters that do not constitute Contract Disputes shall be resolved by way of an action filed in the  Superior Court of the State of California, County of Santa Clara, and shall not be subject to the  Contract Dispute Resolution Process. However, the City reserves the right, in its sole and absolute  discretion, to treat such disputes as Contract Disputes. Upon written notice by City of its election  as provided in the preceding sentence, such dispute shall be submitted by the parties and finally  decided pursuant to the Contract Dispute Resolution Process in the manner as required for  Contract Disputes, including, without limitation, City’s right under Paragraph 4.3.5 to defer  resolution and final determination until after Final Completion of the Work.      4.3.3 Submission of Contract Dispute.      .1 By DBE.    DBEs may commence the Contract Dispute Resolution Process upon City's written response  denying all or part of a Claim pursuant to Section 4.2 of the General Conditions.  DBE shall submit  a written Statement of Contract Dispute (as set forth below) to City within thirty (30) Days after  receipt of City’s written response to the Claim, or within thirty (30) days following the meet and  confer conference if the parties have participated in a meet and confer conference.  Failure by  DBE to submit its Statement of Contract Dispute in a timely manner shall result in City’s decision  by City on the Claim becoming final and binding.  DBE’s Statement of Contract Dispute shall be  signed under penalty of perjury and shall state with specificity the events or circumstances giving  rise to the Contract Dispute, the dates of their occurrence and the asserted effect on the Contract  Sum and the Contract Time.  The Statement of Contract Dispute shall include adequate supporting  data to substantiate the disputed Claim, in compliance with the Change Order Request  requirements set forth herein.        .2 By City.    City's right to commence the Contract Dispute Resolution Process shall arise at any time following  City's actual discovery of the circumstances giving rise to the Contract Dispute.  City may also  assert a Contract Dispute in response to a Contract Dispute asserted by DBE.  A Statement of  Contract Dispute submitted by City shall state the events or circumstances giving rise to the  DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  64 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  Contract Dispute, the dates of their occurrence and the damages or other relief claimed by City as  a result of such events.      .3 Contract Dispute Resolution Process.    The parties shall utilize each of the following steps in the Contract Dispute Resolution Process in  the sequence they appear below.  Each party shall participate fully and in good faith in each step  in the Contract Dispute Resolution Process, and good faith effort shall be a condition precedent to  the right of each party to proceed to the next step in the process.      4.3.4 Direct Negotiations.    Designated representatives of City and DBE shall meet as soon as possible (but not later than ten  (10) Days after receipt of the Statement of Contract Dispute) in a good faith effort to negotiate a  resolution to the Contract Dispute. Each party shall be represented in such negotiations by an  authorized representative with full knowledge of the details of the Claims or defenses being  asserted by such party in the negotiations, and with full authority to resolve such Contract Dispute  then and there, subject only to City’s obligation to obtain administrative and/or City Council  approval of any agreed settlement or resolution.  If the Contract Dispute involves the assertion of  a right or claim by a Subcontractor against DBE that is in turn being asserted by DBE against City  (“Pass‐Through Claim”), then the Subcontractor shall also have a representative attend the  negotiations, with the same authority and knowledge as described above.  Upon completion of  the meeting, if the Contract Dispute is not resolved, the parties may either continue the  negotiations or any party may declare negotiations ended.  All discussions that occur during such  negotiations and all documents prepared solely for the purpose of such negotiations shall be  confidential and privileged pursuant to California Evidence Code Sections 1119 and 1152.      4.3.5 Deferral of Contract Disputes.    Following the completion of the negotiations required by Paragraph 4.3.4, above, all unresolved  Contract Disputes shall be deferred pending Final Completion of the Project, subject to City’s right,  in its sole and absolute discretion, to require that the Contract Dispute Resolution Process  proceed prior to Final Completion.  All Contract Disputes that have been deferred until Final  Completion shall be consolidated within a reasonable time after Final Completion and thereafter  pursued to resolution pursuant to this Contract Dispute Resolution Process. The parties can  continue informal negotiations of Contract Disputes; provided, however, that such informal  negotiations shall not be alter the provision for deferring final determination and resolution of  unresolved Contract Disputes until after Final Completion.      4.3.6 Mediation.    If the Contract Dispute remains unresolved after negotiations pursuant to Paragraph 4.3.4, above,  the parties shall submit the Contract Dispute to non‐binding mediation before a mutually  acceptable third party mediator.    .1 Qualifications of Mediator.  The parties shall endeavor to select a mediator who is a  retired judge or an attorney with at least five (5) years of experience in public works  Design‐Build Contract law and in mediating public works construction disputes.  In  addition, the mediator shall have at least twenty (20) hours of formal training in  mediation skills.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  65 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  .2 Submission to Mediation and Selection of Mediator.  The party initiating mediation of a  Contract Dispute shall provide written notice to the other party of its decision to  mediate.  In the event the parties are unable to agree upon a mediator within fifteen (15)  Days after the receipt of such written notice, then the parties shall submit the matter to  JAMS at its San Francisco Regional Office for selection of a mediator in accordance with  the current Mediation Rules, except that if any such Mediation Rules conflict with or are  inconsistent with provisions of these Contract Documents, the provisions of the Contract  Documents shall control.    .3 Mediation Process.  The location of the mediation shall be at the offices of the mediator  or City, at the City’s election.  The costs of mediation shall be shared equally by the  parties.  The mediator shall provide an independent assessment on the merits of the  Contract Dispute and recommendations for resolution.  All discussions that occur during  the mediation and all documents prepared solely for the purpose of the mediation shall  be confidential and privileged pursuant to California Evidence Code Sections 1119 and  1152.  If the mediator declares that the parties are at impasse and notifies the parties in  writing that the mediation has concluded, DBE may, within sixty (60) days thereafter,  submit a written request that those portions of its Claim that remain unresolved be  submitted to binding arbitration as set forth below.  If DBE fails to request binding  arbitration within the 60‐day period, its Claim shall be deemed waived.      4.3.7 Binding Arbitration.    .1 Process. Any Claim submitted for binding arbitration, as set forth above, shall be  determined by arbitration at the San Francisco JAMS’ offices, and administered by JAMS  pursuant to its Engineering and Construction Arbitration Rules & Procedures for  Expedited Arbitration. Judgment on the Award may be entered in any court having  jurisdiction. This clause shall not preclude parties from seeking provisional remedies in  aid of arbitration from a court of appropriate jurisdiction within Santa Clara County, and  no other place.   .2 Waiver of Jury Trial.  DBE and City each voluntarily waives its right to a jury trial with  respect to any Contract Dispute that is subject to binding arbitration in accordance with  the provisions of this Paragraph 4.3.  DBE shall include this provision in its contracts with  its Subcontractors who provide any portion of the Work.    4.3.7 Non‐Waiver.      Participation in the Contract Dispute Resolution Process shall not waive, release or compromise any  defense of City, including, without limitation, any defense based on the assertion that the rights or Claims  of DBE that are the basis of a Contract Dispute were previously waived by DBE due to DBE’s failure to  comply with the Contract Documents, including, without limitation, DBE’s failure to comply with any time  periods for providing notice of requests for adjustments of the Contract Sum or Contract Time or for  submission of Claims or supporting documentation of Claims.      DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  66 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  ARTICLE 5 – SUBCONTRACTORS     5.1 DBE'S AWARD OF SUBCONTRACTS      5.1.1 DBE shall comply with the Subletting and Subcontracting Fair Practices Act, Public  Contract Code Sections 4100 through 4114.  Nothing herein shall be deemed to entitle DBE, without the  written approval of City, to substitute other Subcontractors for those named in DBE's List of Subcontractors  contained in the completed Proposal; and, except with such approval, no such substitution shall be made.  Should DBE violate any of the provisions of the Subletting and Subcontracting Fair Practices Act, such  violation shall be deemed a violation of the Design‐Build Contract, entitling City, without limitation to any  other rights or remedies under the law, to suspend or terminate the Design‐Build Contract.        5.1.2 Except as hereinafter provided, any increase in the cost of the Work or Contract Time  resulting from the replacement or substitution of a Subcontractor, shall be borne solely by DBE and  without any adjustment in Contract Sum or Contract Time.        5.1.3 Where a hearing is held pursuant to the provisions of Chapter 2, Division 5, Title 1 of the  Public Contract Code (commencing with Subparagraph 4100), by the awarding authority or a duly  appointed hearing officer, City’s representative shall prepare and certify a statement of all costs incurred  by City for investigation and conduct of the hearing, including the costs of any hearing officer and reporter  appointed.  The statement shall then be sent to DBE who shall reimburse City for such costs.  If not paid  separately, such reimbursement may be deducted from any money due and owing to DBE.       5.2 SUBCONTRACTOR RELATIONS      5.2.1 Prior to the execution of each subcontract agreement, DBE shall make available to each  proposed Subcontractor, copies of the Contract Documents.  In addition to requiring all members of the  Design‐Build Team to be bound by the terms of this Contract, DBE must incorporate the terms of these  Contract Documents into each subcontract, so that each Subcontractor will be bound by the terms of these  Contract Documents, including, but not limited to, the provisions for dispute resolution.  Within thirty (30)  Days of the Notice To Proceed, DBE shall provide City with a complete listing of all Subcontractors, which  shall include, but not be limited to, the Work contracted for, Subcontractor’s name, address, telephone  and facsimile numbers, form for doing business (i.e, sole proprietor, corporation, partnership), point‐of‐ contact and Subcontractor’s license classification and number.      5.2.2 Any part of the Work performed for DBE by a first Tier Subcontractor shall be pursuant to  a written subcontract.  Each such subcontract shall require that the Subcontractor:      (i) Perform the Work in accordance with the terms of the Contract Documents.    (ii) Assume toward DBE all the obligations and responsibilities which DBE assumes towards  City by the Contract Documents.    (iii) Preserve and protect the rights of City under the Contract Documents with respect to the  Work to be performed by the Subcontractor so that subcontracting thereof will not  prejudice such rights.     (iv) Waive all rights that the Subcontractor may have against City for damages caused by fire   or other perils covered by builder's risk property insurance carried by DBE or City,   except for such rights Subcontractor may have to the proceeds of such insurance held   by City under Article 11 of these General Conditions.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  67 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS   (v) Afford City and entities and agencies designated by City the same rights and remedies   with respect to access to and the right to audit and the right to copy at City's cost all of   the Subcontractor's books, records, contracts, correspondence, instructions, drawings,   receipts, vouchers, purchase orders and memoranda relating to the Work and requiring   the Subcontractor to preserve all such records and other items for a period of at least   three (3) years after Final Completion.    (vi) Recognize the rights of City under Section 5.3 of the General Conditions, Contingent  Assignment of Subcontracts, including, without limitation, City’s right to elect to accept  assignment of the subcontract and to retain Subcontractor pursuant to the terms of the  subcontract, to complete the unperformed obligations under the subcontract and, if  requested by City, to execute a written agreement on terms acceptable to City  confirming that the Subcontractor is bound to City under the same terms as the  subcontract.    (vii) Submit Applications for payment, requests for Change Orders and extensions of time and  Claims, and to comply with all other notice and submission requirements of the Contract  Documents, sufficiently in advance to allow DBE time to comply with its obligations under  the Contract Documents.    (viii) Purchase and maintain insurance in accordance with the requirements of the Contract  Documents and reserving the right to City to purchase, in its sole discretion, such  insurance pursuant to an City Controlled Insurance or other form of wrap‐up program.     (ix) Provide the same defense indemnification of the City as is required of the DBE.     (x) Agree to participate in the dispute resolution procedures specified in the Construction   Contract, at the election of City.    5.2.3 DBE shall promptly, after execution, furnish to City true, complete, and executed copies  of all subcontracts, and any change orders and modifications thereto. Progress payments shall not be made  for items of Work for which City has not received executed subcontracts and, if applicable, Change Orders.      5.2.4 Nothing contained in the Contract Documents shall create any contractual relationship   between any Subcontractor and City, except when, and only to the extent that, City elects to accept the   assignment of the subcontract with such Subcontractor pursuant to Section 5.3, Contingent Assignment   of Subcontracts.  Notwithstanding the foregoing, City is deemed a third party beneficiary of each   subcontract agreement.    5.2.5 City and the Construction Manager shall have the right to communicate with DBE’s  Subcontractors with respect to matters that are related to DBE’s performance of its obligations under the  Contract Documents. DBE shall be provided with a copy of all such written communications. Such  communications shall not create or be interpreted as creating any contractual relationship between City or  the Construction Manager and any such Subcontractor.     5.3 CONTINGENT ASSIGNMENT OF SUBCONTRACTS    In the event of any suspension or termination of the Design‐Build Contract, DBE is hereby deemed to have  offered to assign to City all its interest in contracts with Subcontractors now or hereafter entered into by  DBE for performance of any part of the Work.  The assignment will be effective upon acceptance by City in  writing and only as to those contracts which City designates in writing. City may accept, at its sole election,  said assignment at any time during the course of the Work and prior to Final Completion in the event of a  suspension or termination of DBE's rights under the Contract Documents. Such assignment is part of the  DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  68 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  consideration to City for entering into the Contract with DBE and may not be withdrawn prior to Final  Completion.    5.4 DBE AND SUBCONTRACTOR RESPONSIBILITY    DBE shall be responsible to City for acts and omissions of DBE's agents, employees, and of DBE’s  Subcontractors, and their respective agents and employees. Unless otherwise stated in or a contrary  intention is reasonably inferable from the Contract Documents, references to DBE, when used in reference  to an obligation bearing upon performance of the Work, shall be deemed to include DBE’s Subcontractors.    ARTICLE 6 – CONSTRUCTION BY CITY OR BY SEPARATE CONTRACTORS     6.1 CITY'S RIGHT TO PERFORM CONSTRUCTION AND TO AWARD SEPARATE CONTRACTS      6.1.1 City reserves the right to award separate contracts for, or to perform with its own forces,  construction or operations related to the Work or other construction or operations at or affecting the Site,  including portions of the Work which have been deleted by modification.  DBE shall cooperate with City's  forces and Separate Contractors.      6.1.2 City shall provide coordination of the activities of City forces and of each Separate  Contractor with the Work of DBE.  DBE shall participate with City and Separate Contractors in joint review  of construction schedules and Project requirements when directed to do so.  DBE shall make necessary  revisions to the Construction Schedule after such joint review.      6.1.3 Without limitation upon any of the rights or remedies of City under the Contract  Documents or under law arising from a default by DBE, in the event that DBE fails to have personnel on Site  to supervise the Work, City shall have the right, in its sole discretion, but not the responsibility, upon  twenty‐four (24) hours’ telephonic notice to DBE, to provide such supervision on a temporary basis. DBE  shall, notwithstanding City’s providing such temporary supervision, remain solely responsible for all actions  of its personnel and Subcontractors and shall defend and indemnify City in accordance with the Design‐ Build Contract against any Losses arising therefrom. City shall have the right, in its discretion, to deduct  from the sums owing to DBE the reasonable cost of such temporary supervision.       6.2 MUTUAL RESPONSIBILITY      6.2.1 DBE shall be responsible for affording Separate Contractors reasonable opportunity for  introduction and storage of their materials and equipment and performance of their activities.  DBE shall  schedule and coordinate its Design‐Build Services with the construction and operations of Separate  Contractors as required by the Contract Documents.     6.2.2 If a portion of the Work is dependent upon the proper execution or results of other  construction or operations by Separate Contractors, DBE shall inspect such other construction or  operations before proceeding with its portion of the Work. DBE shall promptly report to City apparent  discrepancies or defects which render the other construction or operations unsuitable to receive the DBE’s  Work.  Unless otherwise directed by City, DBE shall not proceed with the portion of the Work affected until  apparent discrepancies or defects have been corrected. Failure of DBE to so report within a reasonable  time after discovering such discrepancies or defects shall constitute an acknowledgment that the other  construction or operations by City or Separate Contractors is suitable to receive the Work, except as to  defects not then reasonably discoverable.      6.2.3 In the event of Delays, improperly timed activities or Defective Work by the DBE or the  Separate Contractors, the costs of such occurrences shall be borne by the party responsible therefor.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  69 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS    6.2.4 If DBE wrongfully causes damage to completed or partially completed construction or to  property of City or Separate Contractors, DBE shall promptly remedy damage as provided in Paragraph  12.2 of these General Conditions.      6.2.5 If a dispute, or other matters in question arise between DBE and a Separate Contractor,  these occurrences shall be subject to the provisions of Section 4.2 and 4.3 of the General Conditions.  DBE  shall immediately notify the Construction Manager in writing of such occurrences.     6.3 CITY’S RIGHT TO CLEAN UP    If a dispute arises between DBE and Separate Contractors as to the responsibility under their respective  contracts for maintaining the Site and surrounding areas free from waste materials and rubbish, City may  clean up and allocate the cost between those firms it deems, in its sole discretion, to be responsible.  ARTICLE 7 – CHANGES     7.1 CHANGES      7.1.1 City may, at any time and without notice to DBE’s sureties, order Changes in the Work  without invalidating the Design‐Build Contract and without relieving DBE’s sureties of their obligations to  City.        7.1.2 City shall receive a deductive adjustment in the Contract Sum for Changes that result in a  reduction in the cost to perform the Work and shall be entitled to an adjustment reducing the Contract  Time for Changes that enable the DBE to complete the Work earlier than the Contract Time.      7.1.3 Unless such rights have been waived and provided that DBE has complied with the  requirements of the Contract Documents with respect to, without limitation, complete and timely  submission of all notices, requests and supporting documentation, DBE shall receive an additive  adjustment to the Contract Sum for Changes that increase the cost to perform the Work and/or an  adjustment extending the Contract Time for Excusable Delay (subject to offset for concurrent Unexcused  Delay).     7.1.4 DBE will not be entitled to a change in the Contract Sum or Contract Time for work that is  encompassed within the scope of the Bridging Documents, the Construction Documents, or for conditions  that were disclosed or discernable prior to submission of DBE’s proposal. DBE shall not be entitled to an  adjustment of the Contract Sum or Contract Time for Changes that are not authorized by an Approved  Change Order or Field Order signed by City or Construction Manager.  All Changes in the Work that are the  basis of an adjustment to the Contract Sum or Contract Time must be authorized in advance, in writing, by  City or Construction Manager.  Accordingly, no verbal directions, course of conduct between the parties or  express or implied Acceptance of Changes or Work, and no claim that the City has been unjustly enriched  (whether or not there has been such enrichment) shall be the basis for an adjustment to the Contract Sum  or Contract Time if DBE has not obtained advance written authorization to perform the Change in the  manner required herein.     7.1.5  City or the Construction Manager may authorize and direct Changes by requesting that  DBE submit a Change Order Request or by issuing a Field Order.  A Field Order may be issued to direct  performance of Work under the following circumstances:      .1 When there is a dispute as to whether or not the Work described therein  constitutes or includes a Change or Extra Work,   .2 When there is a dispute regarding the basis or amount of compensation for  Changed or Extra Work,  DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  70 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  .3 When there is a dispute regarding whether or how the Contract Time should be  adjusted, or  .4 As otherwise deemed necessary by City to ensure the timely performance of the  Work and timely completion of the Project.      The purpose of a Field Order is to ensure the timely performance of the Work and timely completion of the  Project, and issuance of a Field Order shall not be construed as an acknowledgment by City that the Work  described constitutes a Change or Extra Work if that is in fact not the case.      7.1.6 City can make whatever Changes that it determines in its sole discretion are necessary  and in its best interests and under no circumstances shall the number (individual or cumulative value) or  scope of Changes become a basis for DBE to claim that the Design‐Build Contract has been rescinded,  terminated, abandoned or should be reformed nor shall such circumstances be the basis for DBE, or any  Subcontractor to recover any compensation or damages not permitted by, or in excess of that allowed  under, the Contract Documents.      7.1.7 City shall have authority to order minor Changes in the Work that do not increase the  cost or time to perform the Work, and which are consistent with the intent of the Contract Documents.   Such changes may be directed by a Field Order, and shall be binding on City and DBE.  DBE shall carry out  such written orders promptly.     7.2 CHANGE ORDER REQUESTS AND CHANGE ORDERS       7.2.1 DBE may request adjustments to the Contract Sum or Contract Time or the terms of a  Field Order by submitting a written Change Order Request if, and only if, DBE follows the procedures  specified in the Contract Documents, including, without limitation, the procedures set forth in this Section  7.2.  A Change Order Request must be submitted within ten (10) Days after the occurrence of the  circumstances giving rise thereto. At the City’s election, the DBE shall submit all Change Order requests on  a form prepared by the City. The Change Order Request must clearly describe the circumstances that are  the basis of the Change, with reference, to the particular provisions of the Contract Documents involved,  and also to all other directly relevant documents, including, but not limited to, related Requests for  Information and responses thereto, and Field Orders.  A Change Order Request seeking an adjustment to  the Contract Sum must identify the proposed basis of compensation, the amount of the requested  adjustment, and a detailed breakdown of the amount requested.  A Change Order Request seeking an  adjustment to the Contract Time must include all information required by the Contract Documents,  including, but not limited to strict compliance with Section 8.5 of the General Conditions pertaining to  requests for extension of Contract Time.  A request for an extension of Contract Time must be  accompanied by a "Fragnet" or “time impact analysis," which identifies all critical and non‐critical activities  affected by the Change Order Request and showing logic ties into all existing affected activities noted on  the latest approved, updated Construction Schedule.  Change Order Requests must be submitted to the  Construction Manager.  Incomplete Change Order Requests or requests that are not submitted on the  City’s Change Order Request Form will be returned without review.          7.2.2 Adjustments to the Contract Sum, whether increases or decreases, shall be computed at  City's sole election on the basis of one or more of the following methods:    .1 Unit Pricing:  Unit prices stated in the Contract Documents or approved  Schedule of Values or agreed upon by City and DBE, which shall be deemed to  include all Allowable Costs, DBE Markup and Subcontractor Markup.    .2 Lump Sum Pricing: A lump sum agreed upon by City and DBE, based on the  estimated Allowable Costs, DBE Markup, and Subcontractor Markup computed  in accordance with this Section.  DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  71 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS    .3 Time and Materials:  Work performed on a time and materials basis shall be  calculated as the sum of Allowable Costs, plus applicable DBE Markup, as set  forth herein.    The above methods are the exclusive methods for calculating adjustments to the Contract Sum.  Under no  circumstances will adjustment to the Contract Sum be based upon any methodology such as total cost or  modified total cost methodologies that purports to calculate DBE’s additional costs based on the difference  between DBE’s total actual Project or line item costs and its original Proposal estimate for the Project or  any original Proposal estimate line item.      7.2.3 Changes involving Extra Work that City elects to have performed on a time and material  basis, whether performed by DBE's forces or the forces of Subcontractors, shall be compensated by an  increase in the Contract Sum based on actual Allowable Costs and applicable Markup, as set forth herein.  When Work is performed on a time and material basis, by DBE or any of its Subcontractors, DBE shall  submit on a daily basis to the Construction Manager daily time and material tickets which include the  identification number assigned to the Change; the location and description of the Change; the classification  of labor employed (and names and social security numbers if requested); the materials used; the  equipment rented (not tools); and such other receipts, invoices, or other evidence of cost as the  Construction Manager may require. The Construction Manager may require authentication of all time and  material tickets and invoices by persons designated by the Construction Manager for such purpose.  The  failure of DBE to provide any required authentication shall, if City elects to treat it as such, constitute a  waiver by DBE of any right to adjustment of the Contract Sum for the cost of all or that portion of the Extra  Work covered by a non‐authenticated ticket or subsequent invoice.  The adjustment to the Contract Sum  for the Extra Work will be based on the total sum of Allowable Costs for performance of that Extra Work  and applicable Markup as provided herein.        7.2.4 Allowable Costs include and are limited to the sum of direct, actual costs necessarily  incurred by DBE and any Subcontractors that actually perform Extra Work, and are strictly limited to the  following:    .1 Labor.  The actual costs for straight‐time (and the premium time portion of overtime, if  approved in writing in advance by City or the Construction Manager) wages or salaries for  employees performing the Extra Work, whether at the Site, or at fabrication sites off the  Site, plus employer payments collectively referred to as "Fringe Benefits and Payroll  Taxes," of payroll, taxes and insurance, health and welfare pension, vacation,  apprenticeship funds, and other direct costs required by Federal, State or local laws, as  well as assessments or benefits required by lawful collective bargaining agreements.  The  use of employees with a labor classification, which would increase the Allowable Costs  will not be permitted unless DBE establishes the necessity for such additional costs.   Labor costs for equipment operators and helpers shall be payable under this Paragraph  only when such costs are not included in the invoice for equipment rental.    .2 Material.  The actual cost of materials, supplies and consumable items which are  required for the Work at invoice or lowest current price at which such materials are  locally available and delivered to the Site in the quantities involved, including sales tax,  freight and delivery.  City reserves the right to approve materials and sources of supply,  or to supply materials to DBE, if necessary, for the Work.  No Markup shall be applied to  any material provided by City.  Material re‐stocking charges shall be limited to 5% of the  amount of material. All discounts, rebates and refunds from the sale of surplus materials  and consumable items shall accrue to City, and DBE shall make provision so that they  may be obtained.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  72 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  .3 Tool and Equipment Rental.  Rental charges actually incurred for necessary machinery  and equipment, whether owned or hired, as authorized in writing by City or the  Construction Manager, exclusive of hand tools. No payment will be made for the use of  tools that have a replacement value of $500 or less.  When the equipment is owned by  DBE, the rental rate shall be as listed for such equipment in the California Department of  Transportation publication entitled "Labor Surcharge and Equipment Rental Rates,"  which is in effect on the date the Work is accomplished.  When equipment is not listed in  said publication, the rate to be paid shall be as herein defined, or a suitable rental rate  for such equipment will be established by the Construction Manager.  Regardless of  ownership, the rates to be used in determining equipment rental cost shall not exceed  listed rates prevailing locally at equipment rental agencies or distributors at the time the  work is performed.  The rental rates paid shall include the cost of fuel, oil, lubrication,  supplies, small tools, necessary attachments, repairs and maintenance of any kind,  depreciation, storage, insurance and all incidentals.  If equipment is used intermittently,  when not in use it shall be returned to its rental source unless DBE elects to keep it at the  Site at no expense to City.  The reported rental time for equipment already at the Site  shall be the duration of its use on the Extra Work, commencing at the time it is first put  into actual operation on the Extra Work, plus the time required to move it from its  previous site and back, or to a closer site.    .4 Royalties and Permits.  Costs of royalties and permits solely related to the Extra or  Deleted Work.    .5 Insurance and Bonds.  Additional costs of insurance and bonds, not to exceed two  percent (2%) of the total of Parts .1 through .4, above.     7.2.5 Allowable Costs shall not include any of the following, which are deemed to be included  in DBE's Markup:      (i) Superintendent(s)      (ii) Assistant Superintendent (s)      (iii) Project Engineer(s), Assistant Project Engineer(s).      (iv) Project Manager(s), Assistant Project Manager(s).      (v) Scheduler(s), Administrative Assistant(s), Health and Safety personnel.     (vi) Estimator(s), Clerk(s), Secretary(s), Accountant(s) or any Home Office personnel.     (vii) Drafting or detailing.     (viii) Small tools (with a replacement value under $500).     (ix) Home or field office expenses, including staff, materials, and supplies.     (x) Trailer or storage rental and expense, whether on the Site or off the Site.     (xi) Data processing personnel and equipment.      (xii) Site fencing.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  73 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS   (xiii) Utilities, including, without limitation, gas, electric, sewer, water, telephones.     (xiv) Telephone, cell phone, radios, computer, tablet devices, facsimile, e‐mail and copier.     (xv) Overhead, administrative, or general expenses of any kind.    (xvi) Loss of efficiency or productivity, or other impact cost due to the effect of the Extra Work  on the performance of other Work or the Work of other trades on the Project.     (xvii) Capital expenses, including interest on capital employed in connection with Extra Work.    (xviii) Legal costs.      (xix) Federal, State, or local income and franchise taxes.      (xx) Profit.    (xxi) Costs incurred more than twenty (20) Days prior to submission of a Change Order  Request seeking compensation for those costs.     (xxii) Cost of any item not specifically and expressly included in Allowable Costs.     7.2.6 DBE Markup for Extra Work is to be calculated as ten percent (10%) of the Allowable  Costs DBE or Subcontractor actually incurred to perform the Work with its own forces.  Subcontractor  Markup by DBE for Extra Work performed by Subcontractor is to be calculated as fifteen percent (15%) of  the total Subcontractor Allowable Costs incurred for Extra Work.  The total amount of markup for Extra  Work may not exceed twenty‐five percent (25%) of the total Allowable Costs.      7.2.7 Change Order Requests or requests for payment for time and material work directed by a  Field Order must include a complete breakdown of actual costs, including credits, and shall itemize all  Allowable Costs, subcontract costs if applicable, DBE Markup, and Subcontractor Markup if applicable. All  claimed costs must be fully documented and objectively verifiable. In connection with the foregoing, DBE  must generate and maintain complete and accurate cost accounting records that will reflect:    .1 The actual Allowable Costs incurred or saved for each individual item of Extra Work or  Deleted Work, and    .2 On an event‐by‐event basis, the effect of each Delay that forms the basis of any request  for extension of time, regardless of scope, number, complexity, cumulative effect or time  of issuance or occurrence.      7.2.8 The Contract Sum will be adjusted for direct Allowable Costs incurred due to Excusable  Delay only if and to the extent allowed by the Contract for Compensable Delay.  Such adjustments in the  Contract Sum shall be DBE’s sole and exclusive remedy and recovery for Excusable Delay, including any  alleged disruption, hindrance, interference, loss of productivity, labor or material cost escalations,  inefficiency, acceleration, impact costs, extended or extraordinary overhead (direct or indirect), home  office overhead, or other Losses or damages due to Delay, of any kind.      DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  74 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS    7.2.9 City has the right to increase or decrease the quantity of any unit price item for which an  estimated quantity is stated in the Contract Documents, and the Contract Sum will be adjusted accordingly.   7.2.10  Allowance Adjustments: An Allowance is an amount included in the Proposal for Work  that may or may not be included in the Project, depending on conditions that will not become known until  after Proposal time.  If the Contract Sum includes an Allowance and the cost of performing the Work  covered by that Allowance is greater or less than the stated amount, the Contract Sum shall be increased  or decreased accordingly by the amount of the difference.  The Contract Sum shall also be adjusted by the  amount of any unused Allowance that was specifically and expressly included in the original Contract Sum.      7.2.11  Change Orders:  Approved Change Order Requests and Changes directed by a Field  Order, including adjustments to Contract Sum and Contract Price, shall be incorporated into a Change  Order for approval by the City.   City shall prepare each Change Order for execution by DBE and the City.   Change Orders shall be in substantially the same form as Attachment B to the General Conditions.  An  Approved Change Order becomes binding upon City and DBE when fully executed by both parties.  Full  execution of a Change Order is deemed full resolution, settlement, accord and satisfaction with respect to  any and all pending or future Claims for cost and extensions of time that were asserted, or that could have  been asserted, in connection with the Work covered by the Change Order, whether known or unknown at  the time of execution of the Change Order, and that are related to the subject matter of the Change Order,  including, without limitation, all Claims, costs or damages for Delay, disruption, hindrance, interference,  extended or extraordinary direct and indirect overhead, multiplicity of Changes, loss of productivity, labor  or material cost escalations, inefficiency, the impact of the Change on the Work, legal expenses, consultant  costs, interest, lost profits or revenue, bond or insurance costs, currency fluctuations, changes in taxes or  other related Claims, costs or damages. Change Orders shall be executed by DBE in the form approved by  the City Council or its authorized designee, and without any express reservation of rights by DBE to reserve  for the future the right to assert or recover from City any such Claims, costs or damages.      7.2.12 If DBE fails to timely execute a Change Order, the City may unilaterally approve the  Change Order to increase the Contract Sum and/or to extend the Contract Time.  DBE may dispute the  terms of a unilaterally‐approved Change Order, in whole or in part, by submitting a Claim in accordance  with the Dispute Resolution Procedures set forth herein within fourteen (14) days after the Change Order  is approved by the City.  If DBE fails to submit a Claim within that 14‐day period, with respect to all or part  of the unilaterally‐approved Change Order, those portions of the Change Order which have not been  disputed by timely submission of a Claim shall be deemed to have the same effect as if the Change Order  was fully executed by both parties as set forth above.       7.3 FIELD ORDERS    A Field Order will include a description of the Work to be performed, and the selected basis for adjusting  the Contract Sum (increase or decrease) as set forth herein  (i.e., unit pricing if applicable, lump sum, or  time and materials).  A Field Order may or may not include the total amount of the City’s proposed  adjustment to the Contract Sum or Contract Time, and may also include a not‐to‐exceed limit for any  increases to the Contract Sum.  Upon receipt of a Field Order, DBE shall, within a reasonable time, proceed  with the Work described in the Field Order.  If DBE disputes the proposed basis or amount of adjustment to  the Contract Sum or Contract Time, it may request to change the disputed portions of the Field Order by  submitting a Change Order Request within ten (10) Days following issuance of the disputed Field Order.  Failure by DBE to submit a timely Change Order Request seeking modification of the terms of the Field  Order shall be deemed full acceptance of and agreement to all of the terms of the Field Order, and a  release and waiver of any right to subsequently dispute any or all of the terms of that Field Order.  Field  Orders shall be in substantially the same form as Attachment A to the General Conditions. DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  75 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS   7.4 DISPUTES REGARDING CHANGES    No dispute, disagreement, nor failure of the parties to reach agreement regarding the amount, if any, of  any adjustment to the Contract Sum or Contract Time, shall relieve DBE from the obligation to proceed  with performance of the Design‐Build Services, including, without limitation, performance of Work directed  by a Field Order or as modified by a Change Order, promptly and expeditiously.  DBE shall not delay, slow,  interrupt, or suspend the performance of any Design‐Build Services or any Change because of a dispute  between the parties, including, but not limited to, disputes pertaining to an adjustment in the Contract  Sum or Contract Time.  If DBE disputes the rejection of any Change Order Request in whole or in part,  DBE’s exclusive remedy is to submit a Claim in compliance with the Dispute Resolution Procedures set forth  in Article 4 herein.  ARTICLE 8 – CONTRACT TIME     8.1 COMMENCEMENT OF THE WORK    Commencement of the Design‐Build Services shall begin on the date specified in the Notice to Proceed.     8.2 PROGRESS AND COMPLETION    8.2.1 DBE agrees that the Contract Time is reasonable for performing the Design‐Build Services  and that DBE is able to perform the Work within the Contract Time.    .1 The Construction Schedule may reflect a period of performance that is shorter than the  Contract Time; provided however, that the difference shall be deemed as float and  nothing in this Paragraph or in any other provision of the Contract Documents shall be  construed as creating any contractual right, express or implied, on the part of DBE to  finish the Project earlier than the Contract Time and under no circumstances shall City be  liable to DBE for any costs, damages or compensation due to the inability of DBE to  complete the Design‐Build Services earlier than the Contract Time, regardless of the  cause, including, without limitation, acts or omissions (intentional or negligent) of City.    .2 DBE has included in its Proposal price the costs of all DBE and Subcontractor overhead  (direct and indirect) for the entire duration of the Contract Time. The above costs are  included in DBE’s Proposal notwithstanding DBE's anticipation of completion in fewer  days than established by the Contract Time.    .3 No increase in the Contract Sum shall be made or granted for Delay if DBE completes the  Design‐Build Services before expiration of the Contract Time.    .4 No reduction in the Contract Sum shall be made nor will DBE be required to remain on  the Project Site if the Design‐Build Services is completed before expiration of the  Contract Time.    .5 The Construction Manager will schedule and hold weekly progress meetings and other  meetings to be required by progress of the Work as determined by the Construction  Manager.  DBE and/or DBE's designee shall be present at each meeting.  DBE may also be  required to request attendance by representatives of DBE’s suppliers, manufacturers and  Subcontractors.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  76 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS    8.2.2 Except by agreement or instruction of City in writing, DBE shall not commence operations  on the Site or elsewhere prior to the effective date of insurance required by Article 11 to be furnished by  DBE.  DBE’s obligations to commence the Design‐Build Services and to complete the Design‐Build Services  within the Contract Time shall not be changed by the effective date of such insurance.      8.2.3 DBE shall proceed expeditiously with adequate forces and shall achieve Substantial  Completion within the Contract Time.  If City determines and notifies DBE that DBE’s progress is such that  DBE will not complete the Design‐Build Services within the Contract Time, DBE shall, immediately and at no  additional cost to City, take all measures necessary, including working such overtime and additional shifts  (other than City’s normal working hours of 8:00 AM to 6:00 PM, Monday through Friday and 9:00 AM to  6:00 PM on Saturday), to ensure that the Work is Substantially Completed within the Contract Time.  Upon  receipt of such notice from City, DBE shall immediately respond in writing setting forth a detailed plan for  accelerating the Work in a manner acceptable to City.  DBE shall not be entitled to any reimbursement or  payment of costs, expenses or damages incurred as a result of an acceleration of the Work. City may also  take all necessary measures to prevent the need for subsequent accelerations of the Work.  DBE shall  reimburse City, or City may withhold from payment due to DBE, sums expended by City to perform such  measures.      8.2.4. During unfavorable weather, wet ground or other unsuitable construction conditions,  DBE shall confine the operations to Work that will not be affected adversely by such conditions.  No  portion of the Work shall be constructed under conditions which would affect adversely the quality thereof  or be detrimental to the quality of water discharges, unless special means or precautions are taken by DBE  to perform the Work in a proper and satisfactory manner.    8.3 CONSTRUCTION HOURS    Work shall be performed during the hours of 8:00 AM to 6:00 PM Monday through Friday and 9:00 AM to  6:00 PM on Saturday, unless otherwise specified in the Special Provisions or approved in writing by the City  Engineer.  Construction is prohibited on Sundays and holidays defined in Section 8.4 below.     8.4 HOLIDAYS     No work may be performed on the City holidays identified:    January 1 (New Year’s Day)  Third Monday in January (Martin Luther King Day)  Third Monday in February (Washington’s Birthday)  Last Monday in May (Memorial Day)  July 4 (Independence Day)  First Monday in September (Labor Day)  Second Monday in October (Columbus Day)  November 11 (Veteran’s Day)  Fourth Thursday in November (Thanksgiving Day)  Day after Thanksgiving  December 25 (Christmas Day)    In the event that any of the aforementioned days falls on a Sunday, the following Monday shall be  considered a holiday.  In the event that any of the above days falls on a Saturday, then the preceding Friday  shall be considered a holiday.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  77 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS   8.5 DELAY      8.5.1 DBE may request an extension of the Contract Time for an Excusable Delay or a  Compensable Delay, subject to the following:     .1 In order to avoid double counting concurrent Delays, if an Excusable Delay and a   Compensable Delay occur concurrently, the maximum extension of the Contract Time   shall be the number of days from the commencement of the first Delay to the cessation   of the Delay which ends last.     .2 If an Unexcused Delay occurs concurrently with either an Excusable Delay or a   Compensable Delay, the maximum extension of the Contract Time shall be the number   of Days, if any, by which the Excusable Delay or the Compensable Delay exceeds the   Unexcused Delay.    .3 If an Unexcused Delay occurs concurrently with both an Excusable Delay and a  Compensable Delay, the maximum extension of the Contract Time shall be the number of  Days, if any, by which the number of Days of Excusable Delay, as determined pursuant  these General Conditions, exceeds the number of Days of the Unexcused Delay.      8.5.2 As a condition precedent to DBE's right to an extension of Time adjusting the Contract  Time and the Contract Sum for Compensable Delay, DBE must provide written notice to City within ten (10)  Days of the date that DBE learned of the Delay or should have learned of the Delay in exercise of diligence  and reasonable care, setting forth:      (i) A description of the Delay;      (ii) A statement that the Delay is critical to completion; and     (iii) The probable effect of the Delay in terms of the number of Days' extension DBE   believes are required to the Contract Time.    The written notice required by this Paragraph is necessary for City to adequately monitor the progress of  the Design‐build Services, to differentiate between critical and non‐critical Delays, and to prioritize its  actions in a manner that is appropriately targeted to mitigate the effect of Delays.  Accordingly, DBE’s  failure to provide written notice in the manner required by this Paragraph 8.5.2 shall constitute DBE’s  waiver of the right to an adjustment of the Contract Sum and Contract Time on account thereby, regardless  of whether the circumstances of the Delay may have been known or suspected by City or the Construction  Manager and that no other form of notice (including, without limitation, meeting minutes, log entries or  schedule updates) shall suffice as constituting notice to City in accordance with this Paragraph 8.5.2.    8.5.3 Adequate supporting data for a request for extension of time shall include both of the  following:    (i) All relevant scheduling data including a Fragnet, and  (ii) A detailed, event‐by‐event description of the impact of each event on completion of  Work.  Documentary support for any related increase in the Contract Sum must include  both of the following:   (a) A detailed cost breakdown, and   (b) Supporting cost data in such form and including such information and  other  supporting data as required for submission of Change Order Requests.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  78 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS    8.5.4 City may order Changes, whether or not resulting in Extra Work and regardless of the  extent and number of Changes, or may suspend the Design‐Build Services.      8.5.5 The determination of whether a Delay is an Excusable Delay, Compensable Delay or  Unexcused Delay shall not be affected by the fact that any earlier Delay occurred, regardless of fault or  causation.      8.5.6 All time limits stated in the Contract Documents are of the essence.     8.5.7 Excusable Delay means any Delay to the path of activities that is critical to Substantial  Completion of the Work within the Contract Time caused by conditions beyond the control or  foreseeability, and without the fault or negligence of DBE or its Subcontractors, such as, but not  limited to: war, embargoes, fire, unavoidable casualties, unusual delays in transportation, national  emergency, and stormy and inclement weather conditions that are unusual and unseasonable and  in which the Work cannot continue.  Without limitation to the foregoing, the financial inability of  DBE or any Subcontractor, shall not be deemed conditions beyond DBE's control or foreseeability.   DBE may claim an Excusable Delay only if all Work on a critically scheduled activity is stopped for  more than six (6) hours of a normal eight (8) hour work day, or if three to six hours are lost in one  work day, then it may be claimed for one‐half day.    8.5.7.1 Excusable Delay does not include Delay caused by weather conditions which are  normal for the location of the Project, as determined by weather records for the  preceding five (5) year period.    8.5.7.2 Excusable Delay does not include Delay caused by DBE’s failure to order  equipment and materials sufficiently in advance of the time needed for the Work.     8.5.7.3 Excusable Delay does not include Delay caused by DBE’s failure to provide  adequate notification to utility companies for connections or services necessary for the  timely performance and completion of the Work.    8.5.7.4 Excusable Delay does not include Delay caused by foreseeable conditions DBE  could have ascertained from reasonably diligent inspection of the Site and/or review of  the Contract Documents.     8.5.8 Compensable Delay means any Excusable Delay to the path of activities that is critical to  DBE’s Substantial Completion of the Work within the Contract Time, which Delay is all of the following:  (i) Solely due to acts or omissions within the City’s control, including but not limited to  Changes requested by City that involve Extra Work;    (ii) Not due, in whole or in part, to the fault or negligence or breach of DBE or any  Subcontractor; and      (iii) Not concurrent with another Excusable Delay or any Unexcused Delay.     8.5.9 Compensation for delay shall be limited to actual, direct, reasonable, and substantiated  Project costs, and shall not include home office overhead, or markup for overhead and profit.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  79 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS       ARTICLE 9 – PAYMENTS AND COMPLETION      9.1 SCHEDULE OF VALUES     Within thirty (30) Days after signing the Contract, but in any event not later than fourteen (14)  Days  following receipt of the Notice to Proceed, DBE shall submit to City through the Construction Manager a Schedule of  Values reflecting cost breakdown of the Contract Sum in a form approved by the Construction Manager.  The  Schedule of Values shall itemize as separate line items the cost of each scheduled Design Services and Construction  Services activity and all other costs, including warranties, Record Documents, insurance, bonds, overhead and  profit, the total of which shall equal the Contract Sum and shall be made out in a form approved by the  Construction Manager.  The Schedule of Values, when approved by City, shall become the basis for determining the  cost of Design‐Build Services requested on DBE's Applications For Payment.  DBE shall submit a statement based  upon this breakdown, and if required, itemized in such form and supported by such evidence as the Construction  Manager may direct, showing DBE's right to the payment claimed.     9.2 PROGRESS PAYMENT      9.2.1 City shall retain five percent (5%) of the undisputed amount due on each progress  payment, or the percentage stated in the Request for Proposals, whichever is greater, as retention to  ensure full and complete performance of the Design‐Build Services.  Subject to City’s right of withholding  under Paragraph 9.4.2 of these General Conditions, City agrees to pay to DBE within thirty (30) Days of  receipt of a properly submitted Application for Payment an amount equal to ninety‐five percent (95%), or a  lesser amount if corresponding to a higher retention percentage, if applicable, of the sum of the following,  excepting therefrom any amounts which are disputed by City:     (i) Construction Manager’s determination of the value, expressed as a percentage of the   Contract Sum, of the Work in permanent place that has been tested and accepted as of   the end of the preceding month.     (ii) Construction Manager’s determination of the value of materials suitably stored but not   yet incorporated into the Work, subject to Paragraph 9.3.6 of these General Conditions.      (iii) Less amounts previously paid.      9.2.2 At any Time after fifty percent (50%) of the Construction Services has been determined  by Construction Manager to be completed, City may in its sole discretion, make any of the remaining progress  payments in accordance with the calculation in Paragraph 9.2.1 of these General Conditions based on one hundred  percent (100%) of City’s determination of the value of the Work in place and of stored materials not yet  incorporated into the Work.    9.2.3 Progress payments shall not be construed as City's Acceptance of any or all of the Design‐ Build Services and shall not be a waiver of any or all rights City has under the Contract Documents.     9.3 APPLICATION FOR PAYMENT      9.3.1 At the end of each month, DBE shall submit to City an itemized Application for Payment,  requesting payment for Design‐Build Services as of the end of that month that is calculated in accordance  with the formula for payment set forth in Paragraph 9.2.1 of these General Conditions.  The Application for  Payment shall be prepared:      (i) Utilizing the format as designated by City or the Construction Manager.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  80 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS    (ii) Itemized in accordance with the Approved Schedule of Values.    (iii) Showing the results of a successful system test (for example a pressure test for gas  project) of the system installed or completed in the pay period covering the Application  for Payment.     (iv) Including such data substantiating DBE's right to payment as City may reasonably   require, such as invoices, payrolls, daily time and material records, and, if  securities  are deposited in lieu of retention pursuant to Section 9.5, a certification of the  market value of all  such securities as of a date not earlier than five (5) Days prior to the  date of the Application for  Payment.      (v) Showing itemized amounts for Change Orders, Modifications and retention.        9.3.2 Applications for Payment shall not include requests for payment on account of increases  to the Contract Sum which have not been authorized by Change Orders or amounts DBE does not intend to  pay a Subcontractor because of a dispute or other reason.      9.3.3 If required by City, an Application for Payment shall be accompanied by all of the  following:    (i) A summary showing payments that DBE will make to Design Professionals or  Subcontractors covered by such application.    (ii) Conditional waivers and releases of claims and stop notices from DBE and each  Subcontractor listed in the current Application for Payment covering sums requested in  the current Application for Payment.    (iii) Unconditional waivers and releases of claims and stop notices, from DBE and each  Subcontractor listed in the preceding Application for Payment covering sums disbursed  pursuant to that preceding Application for Payment.      9.3.4 DBE warrants that, upon submittal of an Application for Payment, all Design‐Build  Services for which Certificates for Payment have been previously issued and payment has been received  from City, shall be free and clear of all claims, stop notices, security interests and encumbrances in favor of  DBE or Subcontractors or other persons or firms entitled to make claims by reason of having provided  labor, materials or equipment relating to the Design‐Build Services.      9.3.6 At the sole discretion of City, the Construction Manager may approve for inclusion in  DBE’s Application for Payment the cost of materials to be incorporated in the Work but not yet  incorporated in the Work and already delivered and suitably stored either at the Site or at some other  appropriate location acceptable to City. In such case, DBE shall furnish evidence satisfactory to City:    (i) Of the cost of such materials.    (ii) That such materials are under the exclusive control of DBE, or if not, that title to the  materials is in City’s name, free of any lien or encumbrance and that the materials are safely and  suitably stored in a bonded warehouse with appropriate insurance coverage satisfactory to City to  cover any Loss.    (iii) Photographs of such materials if requested by the City.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  81 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  Any payment pursuant to this Paragraph shall not be construed as an inspection or acceptance of the  materials nor shall it relieve DBE of its continuing and sole responsibility for the care and protection of such  materials nor shall it relieve DBE from sole responsibility for any loss or damage to the materials from any  cause whatsoever nor act as a waiver of the right of City to require strict fulfillment by DBE with all terms  of the Contract Documents.      9.3.7 City shall have the right, in its sole discretion, to make payments of monies owing to DBE  by means of direct payment to Subcontractors of any unpaid work performed by any Subcontractor or by  joint payment to DBE and to Subcontractors.  The making of such payments shall not be construed as the  assumption of any obligation on the part of City or as creating any contractual relationship between City  and any Subcontractor and shall not relieve DBE of any of its obligations under the Contract Documents.     9.3.8 If the Contract Sum includes an Allowance from the Proposal and the cost of performing  the Design‐Build Services covered by that Allowance is greater or less than the amount of that Allowance,  the Contract Sum shall be increased or decreased accordingly.       9.4 CERTIFICATE FOR PAYMENT      9.4.1   Approval of all or any part of an Application for Payment may be withheld, a Certificate  For Payment may be withheld or all or part of a previous Certificate For Payment may be nullified and that  amount withheld from a current Certificate For Payment in order to protect City against actual or  threatened loss as a result of any of the following:       (i) Defective Work not remedied or failure to pass required system tests.     (ii) Third‐party claims against DBE or City arising from the acts or omissions of DBE, its Design  Professionals or Subcontractors.      (iii) Stop notices.     (iv) Failure of DBE to make timely payments due Subcontractors for material or labor.     (v) A reasonable doubt that the Design‐Build Services can be completed for the balance of  the Contract Sum then unpaid.      (vi) Damage to City or Separate Contractor for which DBE is responsible.      (vii) Reasonable evidence that the Project will not be completed within the Contract Time.      (viii) Failure of DBE to maintain and update As‐Built or Record Documents.     (ix) Failure of DBE to timely submit Construction Schedules, reports, Submittals or their  updates as required by the Contract Documents.      (x) Performance of Work by DBE without Approved Submittals.     (xi) Liquidated or actual damages assessed in accordance with the Design‐Build Contract.     (xii) Any other failure of DBE to perform an obligation under the Contract Documents.     9.4.2 Subject to the withholding provisions of Paragraph 9.4.2 and when any or all of the noted  deficiencies or others have been removed, City shall pay DBE the amount set forth in the Certificate for  Payment in accordance with its normal disbursement procedures.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  82 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS    9.4.3 Neither City nor the Construction Manager shall have an obligation to pay or to see to the  payment of money to a Design Professional or Subcontractor, except as may otherwise be required by Law.      9.4.4 Neither a Certificate for Payment nor any payment (progress or final) shall be construed   as a waiver of any rights arising from Defective Work.      9.4.5 City may, at any time, require that payment of any undisputed amount is contingent  upon DBE furnishing City with a release of all claims against City which are related to those undisputed  payments.  Any disputed amount may be expressly excluded from such release.     9.4.6 The City may require a tri‐party agreement among the City, the DBE, and the DBE's surety  as a condition to making full progress payments if the Work is behind schedule, in order to avoid  exoneration of the surety bond or impairment of the surety's security.     9.5 DEPOSIT OF SECURITIES IN LIEU OF RETENTION AND DEPOSIT OF RETENTION INTO ESCROW       9.5.1 At the request and expense of DBE, a substitution of securities may be made as found in  Government Code Section 16430 and as authorized by the Public Contract Code Section 22300 in lieu of  monies retained by City under Section 9.2 of these General Conditions to ensure performance under the  Contract Documents. Securities equivalent in value to the retention amount required by the Contract  Documents for each Certificate For Payment shall be deposited by DBE with a state or federally chartered  bank in the State of California ("Escrow Agent"), which shall hold such securities pursuant to the escrow  agreement referred to in Paragraph 9.5.3 until Final Payment is due in accordance with Section 9.8.   Securities shall be valued as often as conditions of the securities market warrant, but in no case less than  once per month. DBE shall deposit additional securities so that the current market value of the total of all  deposited securities shall be at least equal to the total required amount of retention.      9.5.2 Alternatively to Paragraph 9.5.1 of these General Conditions, and at the request and  expense of DBE, City shall deposit retention directly with the Escrow Agent. DBE may direct the investment  of such deposited retention into interest bearing accounts or securities, and such deposits or securities  shall be held by the Escrow Agent upon the same terms provided for securities deposited by DBE.      9.5.3 A prerequisite to the substitution of securities in lieu of retention or the deposit of  retention into escrow shall be the execution by DBE, City, and the Escrow Agent of an Escrow Contract for  Deposit of Securities in Lieu of Retention and Deposit of Retention forms provided by City. The terms of  such escrow agreement are incorporated into the requirements of this Section 9.5.      9.5.4 Release of funds or securities from escrow to DBE shall be made upon receipt by Escrow  Agent of written notification by City that the DBE has complied with all requirements and procedures  applicable to the Contract.    9.5.5 City has the right to draw upon the securities in the event of default by DBE, as  determined by City pursuant to the provisions of these Contract Documents.  Within seven (7) days  following receipt of the City’s written notice of such default, Escrow Agent must immediately convert the  securities to cash and distribute the cash as instructed by City.     9.6 BENEFICIAL OCCUPANCY      9.6.1 City reserves the right, at its option and convenience, to occupy or otherwise make use of  all or any part of the Work, at any time prior to issuing the Certificate of Substantial Completion, upon  seven (7) Days notice to DBE.  Such occupancy or use is herein referred to as "Beneficial Occupancy."   Beneficial Occupancy shall be subject to the following conditions:    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  83 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS   .1 City, Design Consultant and Construction Manager will make an inspection of the   portion  of the Work to be beneficially occupied and prepare a list of items to be   completed or corrected prior to issuing the Certificate of Substantial Completion.     .2 Beneficial Occupancy by City shall not be construed by DBE as Acceptance by City   of that portion of the Work which is to be occupied.  City may, however, at its sole   option,  relieve DBE of Contract requirements to protect Work being beneficially   occupied by City where such relief is specifically designated by City in writing.    .3 Beneficial Occupancy by City shall not constitute a waiver of City’s right to assess  liquidated damages as otherwise provided in these Contract Documents.     .4 DBE shall provide, in the areas beneficially occupied and on a continual basis (if   required), utility services, heating, and cooling for systems which are in operable   condition at the time of Beneficial Occupancy.  All responsibility for the operation and   maintenance of equipment shall remain with DBE while the equipment is so  operated.   DBE shall submit to City an itemized list of each piece of equipment so  operated with the date  operation commences.     .5 The Guarantee to Repair Periods, as defined in Section 12.2 of these General   Conditions, will commence upon the first dates of actual occupancy or use of portions of   the Work to which the City has taken Beneficial Occupancy and to equipment or   systems  fully utilized.     .6 City shall pay all normal operating and maintenance costs resulting from its use of   equipment in areas beneficially occupied.     .7 City shall pay all utility costs which arise out of the Beneficial Occupancy.     .8 DBE shall not be responsible for providing security in areas beneficially occupied.     .9 City shall use its best efforts to prevent its Beneficial Occupancy from interfering with   the conduct of DBE's remaining Work.     .10 DBE shall not be required to repair damage caused by City in its Beneficial   Occupancy.     .11 Except as provided in this Section 9.6 of these General Conditions, there shall be no   added cost to City due to Beneficial Occupancy.     .12 DBE shall continue to maintain all insurance required by the Contract in full force   and effect.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  84 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS   9.7 SUBSTANTIAL COMPLETION      9.7.1 When DBE gives notice to City that the Work, or portion thereof designated by City for  separate delivery, is Substantially Complete, unless City determines that the Work or designated portion  thereof is not sufficiently complete to warrant an inspection to determine Substantial Completion, Design  Professional or Construction Manager will inspect the Work, or such designated portion thereof, and  prepare and give to DBE a comprehensive list of items, if any, to be completed or corrected before  establishing Substantial Completion. DBE shall promptly proceed to complete and correct items on the list.   Failure to include an item on such list does not alter the responsibility of DBE to complete all Work in  accordance with the Contract Documents.  City will then make a further inspection to determine whether  the Work or such designated portion thereof is Substantially Complete.  If City's inspection discloses any  item, whether or not included on the list, which must be completed or corrected before Substantial  Completion, DBE shall, before City’s issuance of the Certificate of Substantial Completion, complete or  correct such item.  DBE shall then submit a request for another inspection by City to determine Substantial  Completion.      9.7.2 When City determines that the Work or such designated portion thereof is Substantially  Complete, City will prepare a Certificate of Substantial Completion on City's form, which when signed by  City shall establish the date of Substantial Completion and the responsibilities of City and DBE for security,  maintenance, heat, utilities, insurance, completion of minor items and correction or repair of the Work or  such designated portion thereof.  Unless otherwise provided in the Certificate of Substantial Completion,  the Guarantee To Repair Period for the Work (which is defined in Article 12, Section 12.2.1), or such  designated portion thereof covered by the Certificate of Substantial Completion, excluding any systems  provided by Separate Contractors which are not yet fully operational or accepted by City, shall commence  on the date of Substantial Completion of the Work or such designated portion thereof.  The Guarantee To  Repair Period for systems which become fully operational or Accepted subsequent to Substantial  Completion will begin on the later of the date they are operational or Acceptance of the Project by City.       9.8 FINAL COMPLETION AND FINAL PAYMENT      9.8.1 Upon receipt of notice from DBE that the Work is ready for final inspection, City will  make such inspection.  City will file a notice of completion with the County Clerk within ten (10) Days after  Acceptance by City. Thirty‐five (35) Days after filing the notice of completion, the City may release the final  retention provided the requirements in this paragraph are met.      9.8.2 Without limitation to any other provisions of the Contract Documents, before Final  Payment (including release of undisputed retention) for Design‐Build Services under this Design‐Build  Contract is authorized, the DBE shall have completed the Design‐Build Services in accordance with the  Contract Documents and all applicable standards of care and the following requirements of the Contract  Documents must be fulfilled by DBE:    (i) The submittal of an application for Final Payment, together with supporting  documentation,  as required by Section 9.3 of these General Conditions.    (ii) Completion and delivery by DBE to City of all required written guarantees, warranties,  operation and maintenance manuals, As‐Built Documents and other Record Documents,  drawings, schedules, certificates and such other documents as required by the Contract  Documents.  All approvals and acceptances shall have been made pursuant to Applicable  Code Requirements.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  85 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  (iii) Delivery by DBE to City of an affidavit, signed under penalty of perjury, stating that all  workers and persons employed, all firms supplying the materials, and all Design  Professionals and Subcontractors have been paid in full; and that there are no bills  outstanding against the Work for either labor or materials, except certain items, to be set  forth in such affidavit covering disputed claims or items in connection with which notices  to withhold have been filed under the provisions of the statutes of the State of California.    (iv) Completion of all construction Work, including corrective and punch list items, in a  manner acceptable to City.  All rubbish, tools, scaffolding and surplus materials and  equipment have been removed from the Site.    (v) Submission of conditional releases of claims and stop notices from DBE and its  Subcontractors with no reservation of rights for disputed claims or amounts.      (vi) If a Stop Notice(s) is received by the City after the Notice of Completion has been filed  and prior to Final Payment, the City may, at its election, withhold the amount specified in  the Stop Notice plus reasonable cost of any litigation pursuant to Civil Code Section 9358  from the Final Payment or require the DBE to supply a stop notice release bond in the  amount of 125% of the stop notice amount from a Surety acceptable to the City.      9.8.3 For purposes of determining the last day for submission of a Claim pursuant to Article 4,  the date of Final Payment is deemed to be the date that the City acts to release undisputed retention as  part of Final Payment, either by transmitting a written request to the retention Escrow Agent or by  transmitting a payment directly to DBE, whichever occurs first.  Acceptance of Final Payment by DBE shall  constitute a complete waiver of all Claims, except those previously made in writing and identified by DBE  as unsettled at the time of the Application for Final Payment.     9.8.4 DBE shall pay or cause to be paid to Subcontractors, the amount stated in the conditional  releases within five (5) Days after receipt of the Final Payment, and shall promptly thereafter furnish  evidence of such payment to City.    ARTICLE 10 – PROTECTION OF PERSONS AND PROPERTY     10.1 SAFETY PRECAUTIONS AND PROGRAMS      10.1.1 DBE shall be solely and completely responsible for initiating, maintaining and supervising  all safety precautions and programs on the Site in connection with the performance of the Design‐Build  Contract, including safety of all persons for the duration of the Work, on a 24‐hour day, 7‐day week basis.      10.1.2 Prior to the start of construction, DBE shall submit to Construction Manager a copy of  DBE's safety program for the Project. A copy of this program shall be maintained on Site at all times. The  safety program shall include, at a minimum:      (i) Management policy, illness and injury prevention program (as described below).       (ii) Safety meetings.      (iii) Accident investigation.      (iv) Basic accident causes.      (v) Safety inspection check list.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  86 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS    (vi) Fire prevention and control.      (vii) Report forms.      (viii) Employee safety manual.     10.2 SAFETY OF PERSONS AND PROPERTY      10.2.1 The DBE shall be solely and completely responsible for job site conditions and safety  during the life of the Contract.  This obligation shall include the safety of all persons within or affected by  the line of construction and all private property affected by the work      10.2.2  At its sole expense, DBE shall furnish, erect and maintain such temporary fences,  barricades, signs, lights, ramps, and temporary construction of whatever nature as may be necessary to  provide access to abutting properties and to warn the public of the work in progress and of any dangerous  conditions as may exist due to the work in progress. The DBE's responsibility shall be continuous and not  be limited to working hours or days, and shall not cease until formal acceptance of the work by the City  except that if the City should make partial acceptance of the work, the DBE's responsibility for the portion  of the work so accepted shall thereupon cease, except for latent errors in the work or faulty construction.        10.2.3  The duty of the Construction Manager, its agents, or employees, to conduct construction  review of the DBE's performance and operations is not intended to, and does not include review of or  responsibility for the adequacy of the DBE's safety measures and procedures in, on, or adjacent to the site  of the Work.       10.2.4  DBE shall protect persons and property on the Site at all times.  DBE shall have available at  the Site copies or suitable extracts of "Construction Safety Orders" and "General Industrial Safety Orders"  issued by the California Division of Industrial Safety.  DBE shall comply with provisions of these and all  other applicable laws, ordinances, and regulations.      10.2.5 DBE shall immediately respond to notice from City of unsafe conditions, shall take  adequate precautions for safety of persons on the Site, and shall provide adequate protection to prevent  injury or Loss to the following:      (i) Employees involved in the Work and other persons who may be affected thereby.     (ii) The Work in place and materials and equipment to be incorporated therein, whether in  storage on or off the Site, under care, custody, or control of DBE or Subcontractors.      (iii) Other property at the Site and adjoining property(ies).      10.2.6 DBE shall promptly remedy damage and Loss (other than damage or Loss insured under  property insurance required by the Contract Documents) to property caused in whole or in part by DBE or  its Subcontractors or anyone for whose acts they may be liable and for which DBE is responsible.        10.2.7 DBE shall erect and maintain, as required by existing conditions and performance of the  Work, adequate safeguards for safety and protection of persons and property, including providing  adequate lighting and ventilation, posting danger signs and other warnings against hazards, promulgating  safety regulations and notifying owners and users of adjacent sites and utilities.     10.2.8 When use or storage of hazardous materials, equipment, or unusual methods are  necessary for execution of the Work, DBE shall exercise the utmost care and carry on such activities only  under the supervision of properly qualified personnel.     DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  87 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS    10.2.9 DBE shall be required to provide at the Site a member of DBE's organization, typically the  Superintendent, whose responsibility it shall be to provide instruction to persons present on the Site about  prevention of accidents and overall jobsite safety.  DBE shall notify City in writing if DBE replaces the  person responsible for safety.       10.2.10 DBE shall be responsible for locating, providing, and coordinating the storage and staging  of materials and equipment on‐Site and off‐Site and shall not load/store or permit any part of the Work on  the Site to be loaded/stored so as to endanger the safety of persons or property.      10.2.11 DBE shall protect its materials and the Work from damage in a manner satisfactory to  City and shall make good, without charge to City, all damage due to negligence in providing proper  protection.      10.2.12 DBE shall take necessary precautions to guard against and eliminate possible fire hazards  and to prevent damage to the Work, building materials, equipment, temporary field offices, storage sheds  and public and private property.      10.2.13 DBE shall not permit the possession or use of alcohol or controlled substances on the  Site.      10.2.14 Explosives may be used only when authorized in writing by City.  Explosives shall be  handled, used and stored in accordance with applicable regulations.     10.3 EMERGENCIES    In an emergency affecting the safety of persons or property, DBE shall immediately act to prevent or  minimize damage, injury or loss.  DBE shall immediately notify the Construction Manager and City, which  notice may be oral, followed within twenty‐four (24) hours after occurrence of the incident by written  confirmation, of the occurrence of such an emergency and DBE's action.       10.4 TRENCH SAFETY     In accordance with the California Labor Code, where the work will involve trenches five feet or more in  depth and the estimated or Proposal cost of excavation is in excess of $25,000, the DBE shall submit to and  receive from the City of Palo Alto, or its designee, the acceptance of a detailed plan showing design of  shoring, bracing, sloping, or other provisions to be made for worker protection from the hazards of caving  ground.  Such plan shall be submitted at least five (5) days before the DBE intends to begin work on the  trenches.    If such plan varies from the shoring system standards established by the Construction Safety Orders of the  State of California Division of Industrial Safety, the plan shall be prepared by a registered civil or structural  engineer.    The DBE shall not use shoring, sloping, or protective systems less effective than that required by the  Construction Safety Orders of the Division of Industrial Safety.  The City shall not be responsible or liable for the safety of such trenching or trenching plans.    Whenever the work called for on these plans or Contract Documents involves the construction of a  pipeline, sewer, sewage disposal system, boring and jacking pits, or similar trenches or excavations, which  are five feet or deeper, DBE shall include in its Proposal Price, the cost of design and construction of  adequate sheeting, shoring, and bracing, or equivalent method, for the protection of life or limb, which  shall conform to applicable safety orders.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  88 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  ARTICLE 11 – INSURANCE AND BONDS     11.1 DBE'S INSURANCE      11.1.1 DBEs, at its sole expense, shall for the term of the Contract obtain and maintain insurance  in the amounts for the coverage specified below, or as modified by the Special Provisions (if applicable),  afforded by companies with AM Best’s Key Rating of A‐:Vii, or higher, licensed or authorized to transact  insurance business in the State of California.     REQUIRED TYPE OF COVERAGE REQUIREMENT  MINIMUM LIMITS  EACH  OCCURRENCE AGGREGATE  YES  YES  WORKER’S COMPENSATION  EMPLOYER’S LIABILITY  STATUTORY  STATUTORY      YES    GENERAL LIABILITY, INCLUDING  PERSONAL INJURY, BROAD  FORM PROPERTY DAMAGE  BLANKET CONTRACTUAL, AND  FIRE LEGAL LIABILITY  BODILY INJURY    PROPERTY DAMAGE    BODILY INJURY & PROPERTY DAMAGE  COMBINED.  $1,000,000    $1,000,000    $1,000,000      $1,000,000    $1,000,000    $1,000,000            YES AUTOMOBILE LIABILITY,  INCLUDING ALL OWNED, HIRED,  NON‐OWNED  BODILY INJURY  - EACH PERSON  - EACH OCCURRENCE    PROPERTY DAMAGE    BODILY INJURY AND PROPERTY DAMAGE,  COMBINED  $1,000,000  $1,000,000  $1,000,000    $1,000,000    $1,000,000  $1,000,000  $1,000,000  $1,000,000    $1,000,000    $1,000,000      PROFESSIONAL LIABILITY,  INCLUDING, ERRORS AND  OMISSIONS, MALPRACTICE  (WHEN APPLICABLE), AND  NEGLIGENT PERFORMANCE          ALL DAMAGES $1,000,000    YES THE CITY OF PALO ALTO IS TO BE NAMED AS AN ADDITIONAL INSURED: DBE, AT ITS SOLE COST AND EXPENSE, SHALL  OBTAIN AND MAINTAIN, IN FULL FORCE AND EFFECT THROUGHOUT THE ENTIRE TERM OF ANY RESULTANT  AGREEMENT, THE INSURANCE COVERAGE HEREIN DESCRIBED, INSURING NOT ONLY DBE AND ITS SUBCONSULTANTS, IF  ANY, BUT ALSO, WITH THE EXCEPTION OF WORKERS’ COMPENSATION, EMPLOYER’S LIABILITY AND PROFESSIONAL  INSURANCE, NAMING AS ADDITIONAL INSUREDS CITY, ITS COUNCIL MEMBERS, OFFICERS, AGENTS, AND EMPLOYEES.    I. INSURANCE COVERAGE MUST INCLUDE:    A. A PROVISION FOR A WRITTEN THIRTY DAY ADVANCE NOTICE TO CITY OF CHANGE IN COVERAGE OR OF  COVERAGE CANCELLATION; AND    B. A CONTRACTUAL LIABILITY ENDORSEMENT PROVIDING INSURANCE COVERAGE FOR DBE’S AGREEMENT  TO INDEMNIFY CITY.    C. DEDUCTIBLE AMOUNTS IN EXCESS OF $5,000 REQUIRE CITY’S PRIOR APPROVAL.                     II. DBE MUST SUBMIT CERTIFICATES(S) OF INSURANCE EVIDENCING REQUIRED COVERAGE.     III. ENDORSEMENT PROVISIONS, WITH RESPECT TO THE INSURANCE AFFORDED TO “ADDITIONAL       INSUREDS”    A. PRIMARY COVERAGE    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  89 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  WITH RESPECT TO CLAIMS ARISING OUT OF THE OPERATIONS OF THE NAMED INSURED,  INSURANCE AS AFFORDED BY THIS POLICY IS PRIMARY AND IS NOT ADDITIONAL TO OR  CONTRIBUTING WITH ANY OTHER INSURANCE CARRIED BY OR FOR THE BENEFIT OF THE  ADDITIONAL INSUREDS.    B. CROSS LIABILITY    THE NAMING OF MORE THAN ONE PERSON, FIRM, OR CORPORATION AS INSUREDS UNDER THE  POLICY SHALL NOT, FOR THAT REASON ALONE, EXTINGUISH ANY RIGHTS OF THE INSURED AGAINST  ANOTHER, BUT THIS ENDORSEMENT, AND THE NAMING OF MULTIPLE INSUREDS, SHALL NOT  INCREASE THE TOTAL LIABILITY OF THE COMPANY UNDER THIS POLICY.    C. NOTICE OF CANCELLATION    1. IF THE POLICY IS CANCELED BEFORE ITS EXPIRATION DATE FOR ANY REASON      OTHER THAN THE NON‐PAYMENT OF PREMIUM, THE ISSUING COMPANY SHALL      PROVIDE CITY AT LEAST A THIRTY (30) DAY WRITTEN NOTICE BEFORE THE      EFFECTIVE DATE OF CANCELLATION.    2. IF THE POLICY IS CANCELED BEFORE ITS EXPIRATION DATE FOR THE NON‐    PAYMENT OF PREMIUM, THE ISSUING COMPANY SHALL PROVIDE CITY AT LEAST      A TEN (10) DAY WRITTEN NOTICE BEFORE THE EFFECTIVE DATE OF        CANCELLATION.     NOTICES SHALL BE MAILED TO:           PURCHASING AND  CONTRACT ADMINISTRATION     CITY OF PALO ALTO     P.O. BOX 10250     PALO ALTO, CA  94303         11.1.2 DBE shall furnish City with the certificates of insurance and with original endorsements  affecting coverage required under this Contract within ten (10) business days following issuance of the  Notice of Award.  The certificates and endorsements for each insurance policy shall be signed by a person  who is authorized by that insurer to bind coverage on its behalf.      11.1.3  Design Professionals and Subcontractors:  DBE shall include all Subcontractors and as  insureds under its policies, or shall furnish separate certificates and endorsements for each Design  Professional or Subcontractor in compliance with this Article.  All coverages for Design Build Professional or  Subcontractors shall be subject to all of the requirements stated herein.      11.1.4 At the request of City, DBE shall submit to City copies of the policies obtained by DBE. In  the event DBE does not comply with these insurance requirements, City may, at its option, provide  insurance coverage to protect City; and the cost of such insurance shall be paid by DBE and may be  deducted from the Contract Sum.    11.1.5 The requirements of this Section may only be modified in writing by the City’s Risk   Manager.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  90 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS   11.2 BOND REQUIREMENTS      11.2.1 Prior to commencing Construction Services on the Project, DBE shall file with City good  and sufficient Payment and Performance Bonds each in the amount of 100% of the Contract Sum for the  Construction Services.  The bonds shall be in substantially the same form as attached to the Contract or  such other form as required by City and shall be signed by both DBE and Surety and properly notarized.   Should any bond required hereunder or any surety on such bond become or be determined by City to be  insufficient, it shall be replaced within ten (10) Days by a bond that fully complies with the requirements of  this Section 11.2. No further payments to DBE for Work performed shall be made or due until DBE has fully  complied with the requirements of this Section 11.2.       11.2.2  The Payment Bond shall remain in effect at least until the time for filing a claim on a stop  notice has expired pursuant to the California Civil Code.  The Performance Bond provided by DBE shall  remain in effect for the duration of the period of all warranties required by the Contract Documents and  shall assure faithful performance of all DBE’s obligations under the Contract Documents, including, without  limitation, all obligations that survive Final Completion or termination, such as, but not limited to DBE’s  warranty and indemnity obligations.       11.2.3 DBE shall promptly furnish such additional security as may be required by City to protect  its interests and those interests of persons or firms supplying labor or materials to the Work.      11.2.4 Surety companies used by DBE shall be, on the date the Contract is signed by City and at  all times while the bonds are in effect, either California Admitted Sureties or listed in the latest published  United States Treasury Department list of Companies Holding Certificates of Authority as Acceptable  Sureties on Federal Bonds and as Acceptable Reinsuring Companies and either have a current A.M. Best A  VIII rating or be an admitted surety that meets the requirements of Code of Civil Procedure Section  995.660.      11.2.5 The premiums for all Bonds are included in the Contract Sum and shall be paid by DBE.      11.2.6 The bonds shall name City as obligee.      11.2.7  Change Orders, Field Orders, Modifications, Changes in the Work and adjustments in the  scope of Work Contract Sum or Contract Time shall in no way release or exonerate DBE or its sureties from  their obligations and notice thereof shall be waived by such sureties.      11.2.8 City and the Construction Manager shall have the right to communicate with DBE’s  sureties with respect to matters that are related to DBE’s performance of its obligations under the Contract  Documents.  DBE shall be provided with a copy of all such written communications.  Such communications  shall not create or be interpreted as creating any contractual relationship between City or the Construction  Manager and any such surety.      11.2.9 In the event of a significant (15% or more) increase in Contract Sum, replacement bonds  totaling the new Contract Sum may be required by City.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  91 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  ARTICLE 12 – DEFECTIVE WORK     12.1 UNCOVERING OF WORK      12.1.1 If a portion of the Work is covered contrary to Construction Manager’s request or  direction, or contrary to the requirements of the Contract Documents, it must, if required in writing by  City, be uncovered for City's observation and be replaced at DBE's expense without adjustment of the  Contract Time or the Contract Sum.      12.1.2 If a portion of the Work has been covered, which is not required by the Contract  Documents to be observed or inspected prior to its being covered and which City has not specifically  requested to observe prior to its being covered, City may request to see such Work and it shall be  uncovered and replaced by DBE.  If such Work is in accordance with the Contract Documents, the costs of  uncovering and replacing the Work shall be added to the Contract Sum by Change Order; and if the  uncovering and replacing of the Work extends the Contract Time, an appropriate adjustment of the  Contract Time shall be made by Change Order.  If such Work is not in accordance with the Contract  Documents, DBE shall pay such costs and shall not be entitled to an adjustment of the Contract Time or the  Contract Sum.     12.2 CORRECTION OF DEFECTIVE WORK AND GUARANTEE TO REPAIR PERIOD      12.2.1 In addition to any specific warranty mentioned in these Contract Documents, the DBE  shall guarantee that all material, apparatus, equipment, and workmanship used, installed, or incorporated  in the work is free from defects, and agrees to replace at no expense to the City any and all defective Work  or materials which become evident within one (1) year (“Guarantee To Repair Period”), unless a longer  period of time is specified in the Special Provisions and technical specifications, commencing as follows:     (i) For any Work not described as incomplete in the Certificate of Substantial Completion,   on the date of Substantial Completion.     (ii) For space beneficially occupied or for separate systems fully utilized prior to Substantial   Completion pursuant to Section 9.6, from the first date of such Beneficial Occupancy or   actual use, as established an appropriate written authorization for Beneficial Occupancy.     (iii) For all Work other than (I) or (ii) above, from the date of filing of notice of completion   pursuant to Section 9.8 above.      12.2.2 DBE shall (i) correct Defective Work that becomes apparent during the progress of the  Work or during the Guarantee To Repair Period and (ii) replace, repair, or restore to City's satisfaction any  other parts of the Work and any other real or personal property which is damaged or destroyed as a result  of Defective Work or the correction of Defective Work, without any expense whatsoever to City.  City will  give notice of observed Defective Work with reasonable promptness, and DBE shall promptly commence  such correction, replacement, repair or restoration upon notice from City, but in no case later than seven  (7) Days after receipt of such notice. DBE shall diligently and continuously prosecute such correction to  completion. DBE shall bear all costs of such correction, replacement, repair, or restoration and all Losses  resulting from such Defective Work, including additional testing, inspection and compensation for City's or  City's services and expenses.  DBE shall perform corrective Work at such times that are acceptable to City  and in such a manner as to avoid, to the extent practicable, disruption to City's activities.  Ordinary wear  and tear, unusual abuse or neglect are excepted from this guarantee.  DBE shall notify City upon  completion of repairs.     12.2.3 If immediate correction of Defective Work is required for life safety or the protection of  property or, if in the opinion of City, Defective Work creates a dangerous condition or requires immediate  corrections or attention to prevent further Loss to City or to prevent interruption of operations of City, City  DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  92 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  will attempt to give immediate notice to DBE.  If DBE cannot be contacted or does not comply with City's  request for correction within a reasonable time as determined by City, City or Separate Contractors under  City's direction, may, notwithstanding the provisions of this Article, proceed to make such corrections or  provide such attention; and the costs of such correction or attention shall be charged against DBE.  Such  action by City will not relieve DBE of the guarantees provided in this Article or elsewhere in the Design‐ Build Contract.  DBE shall replace, repair or restore to City's satisfaction any other parts of the Work and  any other real or personal property, which is damaged or destroyed as a result of such Defective Work or  the correction of such Defective Work.      12.2.4 DBE shall promptly remove from the Site those portions of the Work and materials which  are not in accordance with the Contract Documents and which are neither corrected by DBE nor accepted  by City.     12.2.5 If DBE fails to commence correction of Defective Work within seven (7) Days as required  in Section 12.2.3 after notice from City or fails to diligently prosecute such correction to completion, City  may correct the Defective Work in accordance with Section 2.4; and, in addition, City may remove the  Defective Work and store salvageable materials and equipment at DBE's expense.      12.2.6 If DBE fails to pay the costs of such removal and storage as required by Paragraphs 12.2.4  and 12.2.5 within seven (7) Days after written demand, City may, without prejudice to other remedies, sell  such materials at auction or at private sale or otherwise dispose of such material.  DBE shall be entitled to  the proceeds of such sale, if any, in excess of the costs and damages for which DBE is liable to City,  including compensation for City's services and expenses.  If such proceeds of sale do not cover costs and  damages for which DBE is liable to City, the Contract Sum shall be reduced by such deficiency.  If there are  no remaining payments due DBE or the remaining payments are insufficient to cover such deficiency, DBE  shall promptly pay the difference to City.      12.2.7 DBE's obligations under this Article are in addition to and not in limitation of its warranty  under Section 3.5 or any other obligation of DBE under the Contract Documents.  Enforcement of DBE's  express warranties and guarantees to repair contained in the Contract Documents shall be in addition to  and not in limitation of any other rights or remedies City may have under the Contract Documents or at law  or in equity for Defective Work.  Nothing contained in this Article shall be construed to establish a period of  limitation with respect to other obligations of DBE under the Contract Documents, which may be longer  specified periods.  Establishment of the Guarantee To Repair Period relates only to the specific obligation  of DBE to correct the Work and in no way limits either DBE's liability for Defective Work or the time within  which proceedings may be commenced to enforce DBE's obligations under the Contract Documents.     12.3 ACCEPTANCE OF DEFECTIVE WORK    Notwithstanding the provisions of Section 12.2 of these General Conditions, City shall have the option, at  its sole discretion and by notice to DBE, to accept Defective Work instead of requiring its removal or  correction, in which case the Contract Sum shall be reduced by an amount equal to the difference between  the value to City the Work would have had were it complete, correct and in conformity with the Contract  Documents and the value to City of such Defective Work.  Such option shall be exercised solely by notice to  DBE and shall not be implied from any act or omission by City or Construction Manager.  If there are no  remaining payments of the Contract Sum to be made to DBE, or if the remaining payments and retention  are insufficient to cover the amount of the reduction of the Contract Sum, DBE shall promptly pay to City  the amount of any such deficiency.    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  93 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  ARTICLE 13 – STATUTORY REQUIREMENT     13.1 STATE LABOR LAW     DBE, its agents, and employees shall be bound by and comply with all applicable provisions of the Labor  Code and such federal, state and local laws which affect the conduct of the Work.  If prevailing wages are  required for this Project, copies of the prevailing rate of per diem wages may be obtained at the Purchasing  Office of the City of Palo Alto.  DBE must post or require its subcontractors to post job site notices, as  prescribed by regulation pursuant to California Labor Code Section 1771.4.  [Add Labor requirements?]         13.2 WORK DAY    DBE shall not permit any worker to labor more than eight (8) hours during any one (1) Day or more than  forty (40) hours during any one (1) calendar week, unless overtime is paid pursuant to Labor Code Section  1861 or except as otherwise permitted by law.  DBE shall forfeit to City, as a penalty, twenty‐five dollars  ($25.00) for each worker employed in the execution of this Design‐Build Contract by DBE, or any  Subcontractor, for each Day during which such worker is required or permitted to Work more than eight  (8) hours in any one (1) Day and forty (40) hours in any one (1) calendar week in violation of the terms of  this Paragraph or in violation of the provisions of any law of the State of California.  Such forfeiture  amounts may be deducted from the Contract Sum.  DBE and each Subcontractor shall keep, or cause to be  kept, an accurate record showing the actual hours worked each Day and each calendar week by each  worker employed on the Project, which record shall be kept open at all reasonable hours to the inspection  of City, its officers and agents, and to the inspection of the appropriate enforcement agency or  representative and the State of California.                 DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  94 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  FIELD ORDER  CITY OF PALO ALTO  DEPARTMENT OF PUBLIC WORKS  _____________________________ Project    This Field Order, issued pursuant to Article 7 of the Contract General Conditions directs and authorizes DBE to proceed with the  Work described below.  Upon receipt of this Field Order, DBE shall, within a reasonable time, proceed with the Work described in  the Field Order.  Unless otherwise stated below, this Field Order shall not be construed as an acknowledgment by City that the  Work described constitutes a Change or Extra Work. If DBE disputes the proposed basis or amount of adjustment to the Contract  Sum or Contract Time, it may request to change the disputed portions of this Field Order by submitting a Change Order Request  within ten (10) Days following issuance of this Field Order.  Failure by DBE to submit a timely Change Order Request seeking  modification of the terms of this Field Order shall be deemed full acceptance of and agreement to all of the terms herein, and a  release and waiver of any right to subsequently dispute any or all of the terms of this Field Order. Project Number:     Field Order Number:  XXX  Contract Number:     Issuance Date:  __/__/____  DBE's Name:    Prepared by:     Description of Work:  Title: __________ Ref:   1.   City has determined that the above Work:  ___ is Extra Work  ___ is not Extra Work    City has determined that DBE is:  __not entitled to an extension of time  __ entitled to an extension of ___ days    Basis of Extra Work Cost:            Unit Cost*         Lump Sum: $_______________            Time and Materials*            Other*  *The Contract Sum will be [increased][decreased] by an amount not  to exceed: $____________________________  1. Consultant shall sign prior to DBE and return to City.  Indicate N/A  if not applicable.    Consultant Approval:     Title: Senior Project Manager   Date:   2. DBE shall sign and return to City for City approval signatures.    DBE Approval:     Title: Project Manager   3. Signature required on all Field Orders.      City Approval:________________________  Title: Project Manager   Date: ________________________________ Date:________________________________  4. Division Head signature required for Field Orders exceeding  $15,000.    City Approval:     Title: Assistant Director of Public Works   5. Department Head signature required for Field Orders exceeding  $25,000.    City Approval       Title: Director of Public Works   Date:________________________________ Date:_______________________________  Distribution: [] DBE  [] Division Head  [] File  [] Consultant  [] Project Manager  [] Inspector         DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  95 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  CHANGE ORDER REQUEST  CITY OF PALO ALTO  DEPARTMENT OF PUBLIC WORKS    Contract Change Order Request Project Title: Project No.: Contract Number: Date: DBE: Change Order Request No.: Description of Change Order Request (Attach additional sheets as needed) Reason for Change Order Request: Description of Work to be Performed: Requested Change to Contract Sum:  No cost change: N/A  Increase cost by $ __________  Decrease cost by $ __________ Request for Extension of Contract Time (check one):  No Change to Contract Time  Time Extension Requested for ___ days* o ___ days Excusable Delay o ___ days Compensable Delay  Decrease time by _ days * Include all information and documentation required by Section 8.5 of the Contract General Conditions Basis for requested change in cost:  Unit pricing  Lump sum: $_____________________________  Time and Materials not to exceed: * $_________  Compensable Delay Costs: $________________  Other:___________________________________ * Final value shall not exceed amount shown without additional written CO authorization. Complete Time and Materials Breakdown on following page Reference Documents:* RFI: ASI: Field Order: Specifications: Plans: Other: (specify): * Provide specific number/section/sheet references as applicable DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  96 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  Line Time and Materials Breakdown (Reference Section 7.2 of General Conditions for Allowable Costs and markup) Added Credit All lines shall be filled in (zero values acceptable) DBE’S WORK 1. Material (attach itemized quantity and unit cost) 2. Labor (attached itemized hours and rates) 3. Equipment (attach invoices) 4. Royalties and Permits 5. Additional insurance and bond costs, not to exceed two percent (2%) of lines 1-4 6. Subtotal 7. DBE’s markup on work performed by Contactor’s forces, not to exceed ten percent (10%) of line 6 8. Subtotal for DBE’s Work (sum of lines 6 and 7) SUBCONTRACTED WORK (Provide separate breakdown for each subcontract)1 9. Material (attach itemized quantity and unit cost) 10. Labor (attach itemized hours and rates) 11. Equipment (attach invoices) 12. Royalties and Permits 13. Additional insurance and bond costs, not to exceed two percent (2%) of lines 9-12 14. Subtotal 15. Subcontractor’s markup on work performed by Subcontractor’s forces, not to exceed ten percent (10%) of line 14 16. Subtotal 17. General DBE’s Subcontractor Markup, not to exceed fifteen percent (15%) of line 16 18. Subtotal for Subcontracted Work (sum of lines 14 and 16) 19. TOTAL (sum of lines 8 and 18) Contract Change Order Request – continued DBE CERTIFICATION: By signing below, the undersigned DBE certifies under penalty of perjury that its statements and representations in this Change Order Request are true and correct. DBE warrants that this Change Order Request is comprehensive and complete with respect to the Change in the Design-Build Services described herein, and agrees that any costs, expenses, or time extension request, including, but not limited to, compensation for delay, lost productivity, inefficiency, or disruption, which is not included with this Change Order Request, shall be deemed waived. DBE understands that submission of claims which have no basis in fact or which DBE knows to be false may violate the False Claims Act, as set forth in Government Code Sections 12650 et seq.                                                                     1 Attach additional copies of this page as required to summarize additional subcontracts. DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  97 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  Submitted by DBE: Signature: By: Title: Date: Design Consultant Recommendation By: Title: Date: Recommendation: Construction Manager Recommendation By: Title: Date: Recommendation: City Approval – Division Head Signature required on all Change Order Requests By: Title: Brad Eggleston Assistant Director, Public Works Engineering Date: City Approval – Department Head Signature required when any individual Change Order Request exceeds $10,000. By: Title: Mike Sartor Director of Public Works Date: DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  98 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  CONTRACT CHANGE ORDER  CITY OF PALO ALTO  DEPARTMENT: PUBLIC WORKS ENGINEERING  _____________________________ Project      Contract Change Order # Project Title:  Project No.:   Contract  Number:   Date:   DBE:  Change Order:     Description of Change Order   Background Information:   Change Order Justification:   Description of Work to be Performed:   Incorporates Field Order Number(s):     Cost  Time  This Change Order will:     No cost change: N/A    Increase cost by  $ 0.00    Decrease cost by  $ N/A   This Change Order will:     Not change time     Increase time by    days  o ___ days Excusable Delay  o ___ days Compensable Delay     Decrease time by    days    The date of completion as of this Change Order is          G/L account number (s):    Basis for change in cost:     Unit price(s)     Lump sum    Time and Materials     Compensation for Compensable Delay     Other:          DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  99 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  Contract Change Order – continued DBE CERTIFICATION: By signing below, DBE agrees that this Change Order constitutes full resolution, settlement, accord and satisfaction with  respect to any and all pending or future Claims for cost and extensions of time that were asserted, or that could have been asserted, in  connection with the Work or Design‐Build Services covered by this Change Order, as more fully set forth in Article 7 of the Contract General  Conditions.      FAILURE TO EXECUTE:  If DBE fails to promptly execute this Change Order after it has been submitted for DBE’s signature, the City may  unilaterally approve this Change Order as set forth in Article 7 of the Contract General Conditions. DBE may dispute the terms of a unilaterally‐ approved Change Order, in whole or in part, by submitting a Claim in accordance with the Dispute Resolution Procedures set forth herein  within fourteen (14) days after the Change Order is approved by the City.  If DBE fails to submit a Claim within that 14‐day period, with respect  to all or part of the unilaterally‐approved Change Order, those portions of the Change Order which have not been disputed by timely  submission of a Claim shall be deemed to have the same effect as if the Change Order was fully executed by both parties as set forth above.    Accepted for DBE: Accepted for City of Palo Alto:  By:  By:   Title:  Title:   Public Works Engineering ‐ Sr. Project Manager  Date:  Date:       PC O  No .   AS I   FO   CO R   CO   Description Amount Reason for Change                                                                               Total for this Change Order $   0.00           Scope of Work or Services DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build Contract  100 2016    PART 6 – GENERAL CONDITIONS  Document Preparation  By:   Title:   Date:       City Approval – Division Head  Signature required on all Change Orders  By :     Title : Brad Eggleston  Assistant Director, Public Works Engineering  Date:         City Approval – Department Head:  Signature required when any individual Change Order exceeds  $10,000.  By:     Title: Mike Sartor   Director of Public Works  Date:         Contract Change Order – continued   Summary of Amounts Payable Under Contract (For Internal Purposes Only)  Original Contract Sum: $  0.00   Previous Change Orders $  0.00   This Change Order $  0.00   Revised Contract Sum: $  0.00   Compare to:      Original Contract Authorization: $  0.00 Contingency:   Contract Amendment  Authorizations $  0.00 Contingency added:   Contingency Authorizations: $  0.00 Used to date (  Total Authorized Funding: $  0.00 Balance remaining  Change Orders shall not be initiated for Council‐approved contracts if the revised Contract Sum exceeds the total authorized funding amount.     DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build RFP Package  101 2014  PART 7 – SPECIAL PROVISIONS                        CITY OF PALO ALTO  DESIGN‐BUILD  SPECIAL PROVISIONS  VIDEO MANAGEMENT SYSTEMS  DESIGN‐BUILD PROJECT   DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB     Design‐Build RFP Package  102 2014  PART 7 – SPECIAL PROVISIONS    SPECIAL PROVISIONS      These Special Provisions apply to this Project in addition to the General Conditions.    Terms used in  these Special Provisions which are defined in the General Conditions have the meanings assigned to  them in the General Conditions.       SECTION 1 – PROJECT STAFF    [Insert special site use requirements or restrictions if applicable.]   GENERAL CONDITIONS.    1. The following provisions in the Design‐Build General Conditions are not applicable to this Project and  will have no force and effect.    [List]   2. The following provisions in the Design‐Build General Conditions are modified to read as follows:     [List]    END OF SECTION    DocuSign Envelope ID: F07A4E21-10E4-4620-8F30-C92BF0EE9ECB