Loading...
HomeMy WebLinkAboutStaff Report 8919 CITY OF PALO ALTO OFFICE OF THE CITY AUDITOR February 13, 2018 The Honorable City Council Palo Alto, California Auditor's Office Quarterly Report as of December 31, 2017 RECOMMENDATION The City Auditor’s Office recommends the Policy and Services Committee review and recommend to the City Council acceptance of the Auditor’s Office Quarterly Report as of December 31, 2017. SUMMARY OF RESULTS In accordance with the Municipal Code, the City Auditor prepares an annual work plan and issues quarterly reports to the City Council describing the status and progress towards completion of the work plan. This report provides the City Council with an update on the second quarter for FY 2018. Respectfully submitted, Harriet Richardson City Auditor ATTACHMENTS:  Attachment A - Auditor's Office Quarterly Report as of December 31, 2017 (PDF)  Attachment B - Advice and Fraud Waste and Abuse Hotline Information (PDF) Department Head: Harriet Richardson, City Auditor Page 2 Attachment A        Quarterly Report as of December 31, 2017    Office of the City Auditor  “Promoting honest, efficient, effective, economical, and fully  accountable and transparent city government.”      Attachment A  PAGE 2  Fiscal Year (FY) 2018 Second Quarter Update (October – December 2017)  Overview  The audit function is essential to the City of Palo Alto’s public accountability. The mission of the Office of the City Auditor,  as mandated by the City Charter and Municipal Code, is to promote honest, efficient, effective, economical, and fully  accountable and transparent city government. We conduct performance audits and reviews to provide the City Council  and City management with information and evaluations regarding how effectively and efficiently resources are used; the  adequacy of internal control systems; and compliance with policies, procedures, and regulatory requirements. Taking  appropriate action on our audit recommendations helps the City reduce risks and protect its good reputation.  Activity Highlights   Coordinated with the external financial auditor to release and present the City’s financial statement audits.   Coordinated with the Department of Human Resources to develop a flyer and business card to begin advertising  the Fraud, Waste, and Abuse Hotline and the Employee Advice Line, and the difference between them (copies  attached).   Received our triennial external peer review with a fully pass rating.  Audit and Project Work  Below is a summary of our audit and project work for the second quarter of FY 2018:  Title Objective(s) Start  Date  End  Date  Status Results/Comments  Enterprise  resource  planning (ERP)  Planning Audit:  Data and System  Governance and  Security  Evaluate the adequacy of data and  system governance and security in the  current SAP system and make  recommendations to ensure that  identified deficiencies are corrected for  the new ERP system.  05/17 04/18 In Process The audit is in the report  writing phase, and we expect  to complete the audit in  early 2018.  ERP Planning  Audit: Data  Reliability and  Integrity  Evaluate the integrity and reliability of  data in the current SAP system and  make recommendations to ensure that  identified deficiencies are corrected  prior to transferring data to the new  ERP system.  05/17 06/18 In Process This will be a series of  reports that focus on  different aspects of data  reliability or specific data  sets. Our first two audits will  be on data standardization  and a specific data set. These  audits are currently in the  field work phase, and we  expect to complete them in  early 2018, with more audits  to follow.  ERP Planning  Audit:  Separation of  Duties  Evaluate the adequacy of separation of  duties for various activities in the  current SAP system and make  recommendations to ensure that  identified deficiencies are corrected for  the new ERP system.  05/17 06/18 In Process The audit is in the field work  phase, and we expect to  complete it early 2018.  Attachment A  PAGE 3  Title Objective(s) Start  Date  End  Date  Status Results/Comments  Code  Enforcement  Audit  Evaluate code enforcement policies  and practices for responsiveness,  consistency, and follow‐up. Resident  opinions to help inform our audit will  be gathered through a custom citizen  survey, as described below.  05/17 06/18 In Process The audit is in the field work  phase. We expect to  complete the audit in early  2018.  ERP Nonaudit  Service  Provide advisory services to the  Department of Information Technology  regarding its planning of a new ERP  system.  09/16  Ongoing We attended 17 strategic  and tactical team meetings  during the second quarter of  FY 2018 and provided verbal  and written advice based on  our technical expertise and  best practice information  readily available to us. We  met with IT staff biweekly to  discuss specific issues  requiring immediate  attention. We also issued a  memo to the IT Director that  summarizes our advice and  enhancement opportunities.  Custom Citizen  Survey  Conduct a citizen survey, separate from  the annual National Citizen Survey™, to  obtain resident opinions about code  enforcement activities and the built  environment.  06/17 01/18 In process The National Research  Center mailed the survey to  3,000 residents. We have  received the raw data from  the National Research Center  and are currently compiling it  into a report and analyzing  the results.  National Citizen  Survey™  Obtain resident opinions about the  community and services provided by  the City of Palo Alto and benchmark  our results against other jurisdictions.  06/17 01/18 In process The National Research  Center has mailed the survey  to 3,000 residents and is  currently in the data  collection phase. We expect  to receive the results in mid‐ December and to analyze  them by early January.  Annual  Performance  Report  Provides citywide information for key  areas, including spending, staffing,  workload, and performance  08/17 01/18 In process Departments provided data,  which we are compiling into  the annual report. We will  present the report to the  Council at its annual retreat  on February 3, 2018.  Citizen Centric  Report  Provides City and community  information, performance results, and  summary revenue and expenditure  data in an easy‐to‐ready four‐page  format.  12/17 01/18 In process Staff collected data and are  compiling it into the report,  which will be presented at  the annual Council retreat.  Attachment A  PAGE 4    Other Monitoring and Administrative Assignments  Below is a summary of other assignments as of December 31, 2017:  Title Objective(s) Status Results/Comments  City Auditor  Advisory Roles  Provide guidance and advice to  key governance committees  within the City.  Ongoing The City Auditor serves as an advisor to the Utilities Risk  Oversight Committee and Information Security Steering  Committee. We are also serving as an advisor for the  strategic and technical planning groups for planning the  new ERP system (see comment in the Audit and Project  Work section above).  Sales and Use  Tax Allocation  Reviews  1) Identify businesses that do  business in Palo Alto that may  have underreported or misallo‐ cated their sales and use tax and  submit inquiries to the state for  review and tax reallocation.  2) Monitor sales taxes received  from the Stanford University  Medical Center Project and  notify Stanford of any differences  between their reported taxes  and state sales tax information,  in accordance with the  development agreement.  3) Provide Quarterly Status  Updates and Sales Tax Digest  Summaries for Council review.  Ongoing 1) Total sales and use tax recoveries for the second  quarter of FY 2018 were $232,280 from our inquiries and  $21,135 from the vendor’s inquiries, for a total of  $253,415 for the quarter and $271,528 fiscal year‐to‐date.  Due to processing delays at the State Board of  Equalization, 34 potential misallocations are waiting to be  researched and processed: 11 from our office and 23 from  the vendor.  2) We receive calendar‐year sales tax information for the  Stanford Medicine development project about six months  after the end of the calendar year. We will report the  2017 sales tax information for this project in our June  2018 quarterly report. The City has received $2,896,941  for calendar years 2011 through 2016 as a result of this  agreement.  3) Quarterly sales tax reports are published on the Office  of the City Auditor website at  www.cityofpaloalto.org/gov/depts/aud/reports/default.asp.    Status of Audit Recommendations  Sixty recommendations were open at the beginning of the second quarter of FY 2018, and none were closed. One status  report was past due as of December 31, 2017, but is scheduled to be presented to the Policy and Services Committee in  February 2018. Four status reports that were past due at the end of the first quarter of FY 2018 were presented in the  second quarter of FY 2018. Below is a summary of the open audit recommendations as of September 30, 2017:  Audit Title and  Report Date  Due Date  and Prior  Status  Report Dates  Total  Recommendations/  Number Open Summary of Open Recommendations  Citywide Cash  Handling and Travel  Expense  Issued 09/15/10  Due – 02/18  08/22/17  11/10/15  09/23/14  09/10/13  10/22/12  04/19/11  Recommendations:  11  Open: 1  Implemented during  quarter: 0  Review practice of reimbursing employee meals when  not in a travel status and report the amounts as income  to employees to conform to Internal Revenue Service  requirements.  Attachment A  PAGE 5  Audit Title and  Report Date  Due Date  and Prior  Status  Report Dates  Total  Recommendations/  Number Open Summary of Open Recommendations  Inventory  Management  Issued 02/18/14  Due – 05/18  11/02/17  09/23/14  Recommendations:  14  Open: 4   Implement City’s inventory management policies and  procedures   Update and enforce inventory count policies and  procedures to ensure consistent and accurate  inventory records   Identify, formalize, and communicate inventory  management goals and objectives to City departments   Ensure staff identify and use key SAP inventory  management reports and appropriately configure and  update SAP parameters that affect inventory levels  Utility Meters:  Procurement,  Inventory, and  Retirement  Issued 03/10/15  Due – 05/18  11/02/17  Recommendations:  15  Open: 1   Correct purchase order documents to accurately reflect  engineering specifications  NOTE: Two recommendations are closed because they  are deemed to be no longer relevant.  Parking Funds  Issued 12/15/15  Due – 05/18  11/02/17  Recommendations: 8  Open: 3  Implemented during  quarter: 0   Develop policies and procedures to clarify roles and  responsibilities and ensure accurate calculation and  reporting of parking‐in‐lieu fees   Establish policies and procedures to clarify roles and  responsibilities for parking programs and parking  permit funds   Identify financial and performance data required for  effective evaluation of parking program  Disability Rates and  Workers’  Compensation  Issued 05/10/16  Past Due –  Scheduled for  2/13/18  None  Recommendations:  15  Open: 15  Implemented during  quarter: 0   Allocate sufficient resources to implement and  maintain and monitor compliance with the City’s Injury  and Illness Prevention Program   Update the safety manual/supplemental tools   Review departmental procedures and safety  requirements to ensure they align with citywide  policies and procedures   Identify useful safety statistics, their recipients, and  reporting frequency, and develop an automated  process for providing the statistics   Identify and provide industry‐specific ergonomics and  general wellness training opportunities   Address the disability leave benefits incorrectly  reported as compensation to CalPERS   Review claims that had differences in additional city  benefits and correct any errors identified   Determine optimal structure, update tools and  procedures, and allocate sufficient and skilled  resources to ensure accuracy of benefit eligibility and  work status of injured employees   Ensure that data for managing disability leave is  accurately captured through SAP time reporting  Attachment A  PAGE 6  Audit Title and  Report Date  Due Date  and Prior  Status  Report Dates  Total  Recommendations/  Number Open Summary of Open Recommendations   Provide online access to claims data and establish  procedures for granting, monitoring, and removing  access and safeguarding data   Streamline workers’ compensation reporting process  and improve accuracy/completeness of claim forms   Monitor and follow‐up on third‐party administrator’s  performance against key contract terms   Streamline third‐party administrator’s reporting  processes   Clarify workers’ compensation in City budget   Identify useful performance measures and establish  procedures to ensure reliable reporting  Cable Franchise and  Public, Education,  and Government  (PEG) Fees  Issued 06/14/16  Due – 02/18  08/22/17  Recommendations: 9  Open: 7  Implemented during  quarter: 0   Assess ongoing need for PEG fees; place fees in  restricted account until decisions are made about use  of fees   Determine whether to allocate unrestricted funds,  instead of PEG fees, to subsidize the Media Center’s  operations.   Send letters to cable companies to demand payment of  underpaid franchise and PEG fees   Work with cable companies to ensure accuracy of  address databases and assign separate billing codes for  each Cable Joint Powers service area   Develop criteria for assessing the accuracy of future  cable franchise and PEG fee payments and require  more detail with payment remittances   Assign responsibility for the cable communications  program and provide effective oversight of the  program   Draft an ordinance to update the Palo Alto Municipal  Code based on clarified assignment of responsibility  Community  Services  Department (CSD):  Fee Schedule Audit  Issued 02/14/17  Due – 05/18  11/14/17  Recommendations: 3  Open: 3  Implemented during  quarter: 0   Revise City’s cost recovery policy to align with relevant  laws and reconfigure the Questica budget system to  support fees that recover more than 100 percent of  costs   Establish procedures in CSD to align with the City’s  updated cost recovery policy   Configure SAP or the new ERP system to align cost  centers with CSD programs  Attachment A  PAGE 7  Audit Title and  Report Date  Due Date  and Prior  Status  Report Dates  Total  Recommendations/  Number Open Summary of Open Recommendations  Continuous  Monitoring:  Payments  Issued 04/13/17  Due – 02/18  None  Recommendations: 7  Open: 7  Implemented during  quarter: 0   Build a continuous monitoring process into the new  ERP system to identify potential duplicate invoices and  seek recovery of duplicate payments   Update invoice processing policies and procedures to  facilitate identification of duplicate payments   Review unconfirmed potential duplicate payments and  prioritize recovery of confirmed duplicate payments   Update policies and procedures to clarify guidance for  creation of vendor master records and develop  standardized coding vendor records   Build a continuous monitoring process into the new  ERP system to identify duplicate, incomplete, or  unused vendor records   Develop a requirement for the proposed ERP system to  support entry of multiple vendor addresses when  needed   Clean vendor master file before merging data into new  ERP system  Green Purchasing  Practices  Issued 04/13/17  Due – 02/18  None  Recommendations: 8  Open: 8  Implemented during  quarter: 0   Clearly define department(s) responsible for  implementing green purchasing policies and determine  if additional staffing and funding are needed to  implement the policies   Align Municipal Code with green purchasing policies   Develop consolidated procedures to implement green  purchasing policies   Educate City staff on green purchasing policies   Evaluate quality of 40 percent postconsumer fiber  paper towels, monitor janitorial contractor’s use of  cleaning and paper products, and evaluate feasibility of  including additional green products in janitorial  contract   Evaluate if new e‐procurement system or other  technology solution can help with tracking and  reporting green purchases and establish appropriate  green purchasing performance measures   Require vendors to provide data on amounts of green  products and services that City purchases from them   Develop and implement a process to formally  document the assessment of battery‐electric and plug‐ in hybrid vehicles  Attachment A  PAGE 8  Audit Title and  Report Date  Due Date  and Prior  Status  Report Dates  Total  Recommendations/  Number Open Summary of Open Recommendations  Utilities  Department: Cross  Bore Inspection  Contract  Issued 06/01/17  Due – 02/18  None  Recommendations: 4  Open: 4  Implemented during  quarter: 0   Prioritize uninspected sewer pipelines for inspection  and disclose potential inspection challenges in future  contract solicitations   Identify and update missing data in laterals database   Incorporate relevant provisions from National  Association of Sewer Service Companies’ contract  template in future sewer inspection contracts   Identify gaps in staff expertise and develop a training  and certification plan for field staff who will monitor  field inspections  Accuracy of Water  Meter Billing  Issued 08/16/17  Due – 05/18  None  Recommendations:  11  Open: 11  Implemented during  quarter: 0   Correct billing errors identified   Investigate 123 other meter records with discrepancies  and correct as necessary   Review and correct meter records for meters larger  than 2 inches   Explore options for addressing equity in meter size  rates   Until new ERP system is implemented, implement a  temporary monitoring or reporting system to identify  and correct discrepancies that may result in billing  errors and ensure new ERP system has controls to  prevent and identify such discrepancies   Develop a policy and procedures to report significant,  systemic infrastructure changes to Council and update  City of Palo Alto Utilities’ (CPAU) Rules and Regulations  as needed   Seek direction from Council before proceeding with  installing additional electronic meters   Determine if installed eMeters should be replaced and  if billing adjustments are required  Continuous  Monitoring:  Overtime  Issued 09/06/17  Due – 05/18  None  Recommendations: 2  Open: 2  Implemented during  quarter: 0   Explore potential of developing a continuous  monitoring process for overtime   Form a work group to design standardized overtime  management processes in the new ERP environment    Attachment A  PAGE 9          Fraud, Waste, and Abuse Hotline Administration  The hotline review committee, composed of the City Auditor, the City Attorney, and the City Manager, or their  designees, meets as needed to review hotline‐related activities. We did not receive or close any hotline complaints  during the second quarter of FY 2018, and no prior complaints remain open. The chart below summarizes the status of  complaints received in each fiscal year since the hotline was implemented.    Source: City of Palo Alto hotline case management system as of December 31, 2017    9 0000 2 4 6 8 10 Q1 Q2 Q3 Q4 Number of Implemented  Recommendations by Quarter 31 18 17 0 20 40 60 80 100 Number of Open Recommendations FY 18 FY 17 Prior Fiscal Years 7 3 2 15 9 00 2 4 6 8 10 12 14 16 FY 2013 FY 2014 FY 2015 FY 2016 FY 2017 FY 2018 Status of Complaints Received by Fiscal Year Closed Complaints Open Complaints Attachment B Attachment B