Loading...
HomeMy WebLinkAbout2024-06-06 Architectural Review Board Summary MinutesPage 1 of 7  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 06/06/24         ARCHITECTURAL REVIEW BOARD        MINUTES:  June 6, 2024  Council Chamber & Zoom  8:30 AM        Call to Order / Roll Call  The Architectural Review Board (ARB) of the City of Palo Alto met on June 6, 2024, in Council Chambers  and virtual teleconference at 8:32 AM.   Present:  Chair Kendra Rosenberg, Boardmember Mousam Adcock, Boardmember Peter Baltay,  Boardmember David Hirsch  Absent: Vice Chair Yingxi Chen  Oral Communications  There were no requests to speak.  Agenda Changes, Additions And Deletions  There were no changes.   City Official Reports  1. Transmittal of 1) the ARB Meeting Schedule and Attendance Record, 2) Tentative Future Agenda  items and 3) Recently Submitted Projects  Senior Planner and Architectural Review Board (ARB) Liaison Claire Raybould reported there were no plan  sets for 3000 El Camino Real yet, so the June 20 meeting was canceled. The July 4 meeting was already  canceled, and the Board will return on July 18 with a full schedule that day. There was an alternative to  the 660 University project filed under 680 University as a Builder's Remedy alternative. The applicant is  still moving forward with the 660 University project, but this is an alternative SB 330 preap anticipated to  move to the Planning Commission and the Council for the Planned Community Rezoning Project within  the next couple months. SummerHill Homes filed a new housing project at 4335 and 4345 El Camino Real,  which is 29 units.   Action Item  2. PUBLIC HEARING / QUASI‐JUDICIAL. 640 Waverley Street [24PLN‐00064]: Consideration of a  Major Architectural Review to Allow the Demolition of Two Existing Buildings on a 5,277 square  foot lot and Redevelopment of the Site with a Proposed Four‐story, Approximately 11,403 Square  Foot Mixed‐use Development with Ground Floor Office and Four Residential Units Above.  Environmental Assessment: The City is Preparing Documentation to Support an Exemption from  Page 2 of 7  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 06/06/24    the California Environmental Quality Act (CEQA) in accordance with Guideline 15183 (Consistency  with an adopted Comprehensive Plan). Zoning District: CD‐C (P). For More Information Contact  the Project Planner Claire Raybould at Claire.Raybould@Cityofpaloalto.org.   Chair Rosenberg asked for disclosures. Boardmember Adcock and Chair Rosenberg stated they visited the  site. Boardmember Baltay noted he had visited the site and spoken with the architect several times.  Boardmember Hirsch did not visit the site. Boardmember Adcock also noted she was not present for the  previous presentation but had watched the recording.   Senior Planner and Architectural Review Board (ARB) Liaison Claire Raybould provided an overview of the  project to replace 2 existing office‐use buildings on a 5225‐sq‐ft parcel with a new 4‐story mixed‐use  development (ground floor office and 4 residential units), with a total FAR of 2.16:1 and 6 parking stalls  for residential use in the parking garage. The project is designed to meet the intent of the objective  standards versus the objective standards, so the major ARB process applies. This will be the first formal  hearing for the project, and it will return to the ARB following completion of the CEQA to ask for a  recommendation. The project is subject to context‐based design criteria, the Downtown Design  Guidelines, CD‐C Zone District Requirements, and ARB findings. Feedback is requested related to massing,  site planning, material selection, and context‐based design criteria consistency, particularly transition and  privacy. Staff recommends the ARB review the application, provide feedback, and continue to a date  uncertain.   Ken Hayes, Hayes Group Architects, discussed the zoning and location of the project, describing and  showing pictures of existing buildings in the neighborhood. The project statement is to respond to the  nature of the site and context; add 4 new homes, including the owner's residence; provide ground‐floor  commercial space; accommodate below‐grade parking; and integrate sustainable systems and features  to try to achieve a net zero goal. The plan intends to connect with nature through integrated plants,  daylight, and air; set back a fourth‐floor pavilion to increase privacy and open space and reduce the mass  on the upper floor; and provide materials that are long lasting and durable. He described a sculpted edge  of green lanes along the property edge with opportunities for light, air, and plantings for the use of  architectural elements of courtyards and skylight wells. He showed and described the site plan. A covered  paseo was added to the plan and opens up to the courtyard and driveway and provides access to the rear  trash area and the stair. At the back of the building, there is a slot that separates the stair tower from the  ground floor mass, allowing a view corridor at the end. He further discussed and showed plans for the  green lanes. He presented the plans for the residential floors. An all‐electric building was proposed with  a 30‐kW PV array on the roof.   Mr. Ken Hayes reviewed comments made at the preliminary hearing and changes made as a result of  those. The trash facilities for residential and commercial have been separated. To reduce the mass of the  rear stair, that has been separated from the ground‐floor piece with a textured pattern on part of the  ground floor and vines planted on the stair tower itself. The new plan significantly reduced the low‐carbon  concrete mass on the 650 side of the building, deemphasized the concrete frame, introduced a warm  metallic face, extended the roof to reveal more wooden surface, and integrated additional plantings at all  levels. The roof was redesigned to privilege the views from below. At the property line with 636 Waverly,  levels 3 and 4 step back to allow light into the light well void at 636. This also allows for privacy to both  buildings by having solid walls. He showed 3D views of the building from ground level.  Page 3 of 7  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 06/06/24    PUBLIC COMMENT   Roger McCarthy, resident of 650 Waverly, felt his building was the most impacted by this project. He noted  the builders had been extremely receptive to concerns and needs and had made concessions from the  beginning. He felt this site should be developed and that there would never be another builder with such  sensitivity to neighbors' concerns. He implored the ARB to approve the project.   Chair Rosenberg closed the Public Hearing and opened up discussion to the Board.  Boardmember Adcock asked when this might come back for final approval after the CEQA process. She  noted the egress onto stair 2 was only on the fourth floor and asked if that was not required for the other  floors. She asked if the movable shades were manual. She questioned maintenance and access for the  garden areas on all of the terrace levels: the long planter on the third‐floor level toward the street, the  concrete wall and planting behind it on the right of the first‐floor plan, and the planting on the painted  metal screening between the car lift and stair 2.   Ms. Raybould expected to do a 15183 exemption, streamlining under the Comprehensive Plan, with a few  months of review and preparation of technical analyses to support the exemption. She believed fall was  the earliest the project would come back to ARB.   Mr. Ken Hayes noted the stair egress was not required for the other floors. The shades were intended to  be a manual sliding system. He explained the purpose of the door out of stair number 1 was to access the  planting area. The planters were designed to be able to access from floor level. The planters on the rear  terrace are outside of the railing. On the first‐floor plan, the front wall is a full‐height share wall and the  two return walls are low planter walls, 3 feet high; that planter is raised. There are 12 inches of soil all the  way around the building with an opportunity to plant in the ground. He noted the plants growing on the  concrete wall were growing up onto the vine, not from planters above.   Mason Hayes added that in the slatted portion of the rear stair that faces Waverly, there would be channel  planters intermittently at the levels inside the stair or just outside of the slats, which would promote  growing down of those vines on the upper levels.   Boardmember Baltay felt the project's landscaping was ambitious and was interested in a condition of  approval to ensure the plants survive.   Ms. Raybould noted there is a standard condition that all plants proposed must be maintained. She added  that the landscaping is not being maintained, that condition can be enforced as needed.   James Lin, owner, explained that he wanted everything done properly for the site because he intended to  live there.   Boardmember Baltay was not satisfied that the landscaping would survive. He asked if the concrete wall  on the third‐floor terrace on the 636 side of the building was adjacent to glazing or solid wall on the  neighboring property.    Mr. Ken Hayes explained the blue highlighted line on the plan is the 636 glass line. Outside of the glass  line is a 5‐foot roof terrace of 636 with a void that drops off to the floor below and is open to the sky  above. On the fourth floor, there is a covered entry porch coming off the elevator.  The garden is open to  Page 4 of 7  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 06/06/24    the sky.  The tallest wall there stops at the interior stair at the edge of the garden and aligns with 636. The  glazing faces a concrete wall.  He noted the wall would be lower to provide both privacy and a view of the  sky.    Boardmember Baltay understood the reason for the wall is on the fourth floor was privacy at the entry  porch but stated the third floor was just a terrace to access the planter.   Mr. Ken Hayes agreed but explained that wall needed to be there because of building code requirements  that preventing an opening on the property line. There was further discussion and explanation of this.   Boardmember Baltay wanted to minimize the impact to the neighbor. Regarding the privacy screening on  Waverly Street, he questioned how it functions and how it is made.  He asked the size of the slats and how  far apart they are.    Mr. Ken Hayes responded that the Company that makes the metal ribbed siding makes the panels and it  would be part of that system. The spacing is ¾ or ½ inch but can be changed.  Boardmember Baltay, noting the applicant was not required to have any parking, asked if that applied to  ADA parking as well and whether elevator‐accessed parking complies with ADA standards.   Ms. Raybould acknowledged that because the building is within a half mile of a major transit stop, no  parking was required. ADA parking was also not required, but if parking is provided, it must meet ADA  requirements. She added that it was something Staff would be looking at to ensure compliance.    Mr. Ken Hayes believed this complied with ADA standards as long as the controls were within reach.  –  parking standars – that is my understanding. As long as they can reach the controls that are required to  be at a ceratin .  Boardmember Hirsch questioned were there was access to the roof for the maintenance of the solar  collectors, etc.  Mr. Ken Hayes responded that it was agreed with Palo Alto Fire to have a ship's ladder at stair number 2  at the rear up to the roof and a ladder that goes over the parapet to the roof that has the PV panels on it.   There was discussion about the convenience of residents needing to take garbage to the cellar.  Boardmember Hirsch felt it was a problem. He suggested the office entry could be put on the side of the  building and the landscaped front of the building could be used for garbage.   Mr. Ken Hayes agreed that an entrance could be put on the side but believed the City liked to have  entrances face the street. He noted fire issues with the exit passageway and paseo, explaining he wanted  to see some kind of connection between the office and courtyard.  Boardmember Hirsch asked if the planters would have automatic watering devices, making maintenance  less critical.  Regarding parking, he questioned how the cars will turn around within the parking area.    Mr. Ken Hayes stated the planters would have automatic watering devices.  He felt the current design for  parking was not ideal and suspected that one space would have to be removed to create a turnaround.    Boardmember Hirsch felt this plan was an improvement to the original.    Page 5 of 7  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 06/06/24    Boardmember Adcock inquired if the residents are moving their own trash up via the car lift.   Mr. Ken Kayes responded that the owner would have someone that does that.   Chair Rosenberg asked if there was a specific tenant for the office and if the other units would be for sale  or rent.  She questioned how long the car elevator takes to rise and the safety protocols when the elevator  is in the lifted position.  She also asked about alerts for the car system if someone is leaving while someone  else is arriving.    Mr. Ken Hayes responded that the owner's company would most likely occupy the office space.  The other  units would be for sale but will likely be rented.   The car lift takes 90 seconds, up or down.  He explained  the function of the lift and that there is at no point a hole anyone could fall into.  He described there is a  light that can be seen from the street to identify that someone is operating the lift.     Chair Rosenberg asked if there was a designated spot for Amazon deliveries and drop‐offs.   She  questioned if residents would be accessing the residential bikes by taking them up and down on the  elevator.  She inquired about the foundation system around the perimeter.  She also asked about the  amps needed for the building and whether there would be a transformer on site.    Mr. Ken Hayes felt it would be great if delivery drives pulled in the driveway but noted there is street  parking in front.  Bicycles would be accessed via the passenger elevator.  The foundation horizontal would  be a mat slab, probably 18 inches thick, and then the excavation.  He assumed it would have a soldier pier  with wide flange beams drilled into the ground and wood lagging between them to hold that soil.  He  explained that the existing transformer in the sidewalk was planned for.    Chair Rosenberg closed questions and turned to the Board for comments.    Boardmember Hirsch felt the more serious questions were about the planting.  He thought the circulation  of the building worked well even if there is a crossover between office use and residential use and the  apartment planning is excellent.  He stated the actual site and use of open space seemed to be adequately  addressed and that the exterior textures were are appropriate to the City's request for less concrete.  He  found the exterior materials to be adequate texturally and friendlier than just a concrete building.  He  noted it was a complicated building but pretty well done.    Boardmember Baltay believed the new paseo and courtyard were wonderful and a good example of how  to do something like that.  He wondered if the metal privacy screens on the front were necessary or if a  different material could be used.   He wanted to lessen impact to 636 as much as possible, possibly  lowering the fourth‐floor concrete wall so that it would not affect privacy but would help the neighbors  get more sky into their view. He wanted to consider if there was a way to make that more open or visually  interesting on the third floor as well.  Lastly, he felt the building would be much more successful if the  landscaping was successful.   He wanted some measure of assurance that it would be as seen in the  renderings.    Boardmember Adcock felt having the planting areas at each level walkable versus raised was a great intent  and wanted to see that fleshed out.  She felt the openings in between the vine channels would make stair  2 much friendlier.  She agreed with Boardmember Baltay's concern about the 636 view and felt that the  Page 6 of 7  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 06/06/24    garden view should be shared with the neighbors. She commended the thoughtful design and felt the  massing intent of the screens was night but needed to be a little more open.   Chair Rosenberg agreed about the planting maintenance and wanted to make sure the thoughtful plan  was carried through and brought to life.  She encouraged the applicants to return with more information  about the maintenance plan, the irrigation systems, access to the planting portions, and better diagrams  for the parking turnaround.    Chair Rosenberg summarized the full Board's comments as follows:   1. The Board would like to more details about plant maintenance and have a better understanding  of how this will operate long term.    2. The Board wanted a better diagram to understand the ins and outs of how parking is going to  work as well as a visual for the lift in open and closed positions to clarify what this will look like  from each level.  3. The Board was interested in seeing real samples of the metal privacy screening and getting a  better understanding of the screen, whether it is too open or too much in general.    4. The Board had concerns about the visual impact to the neighbor at 636 and wanted to understand  what could be done there to make the appearance a little bit nicer and softer for the neighbor.      Chair Rosenberg thanked the applicant for the presentation and felt it was a beautiful project.   She  believed the neighbor coming spoke volumes about how the project was being handled and the  thoughtfulness of it.    MOTION: Boardmember Baltay moved, seconded by Boardmember Adcock, that the project be continued  to a date uncertain subject to the comments outlined by Chair Rosenberg.    VOTE: Motion carries, 4‐0‐1 (Chen absent)  Approval Of Minutes  3. Draft Architectural Review Board Meeting Minutes for February 15, 2024  Boardmember Adcock provided several corrections to the minutes.  On packet page 35, the sentence  "Boardmember Adcock inquired if the approved drawings gave businesses the ability to go to any vendor  for the drawings," should be changed to say "…with the drawings."   On page 38, "Boardmember Adcock  clarified that if it were to become a requirement, then the 350 square foot could not become the upper  limit, due to the 20ft times 8ft limit of the parklet, and could not be a contiguous three‐hundred and fifty  square feet if made to break up the parklets every three feet…" should read "to break up the parklets  every 20 feet."  On packet page 49, she wanted to add the italicized phrase to the following sentence:  "…which were not achievable due to grid pattern on insulated glass not usually being set on the number  one surface of standard insulated glazing."  Boardmember Hirsch noted that the word "Pescadero" on packet page 48 should say "Embarcadero."    MOTION: Boardmember Hirsch, seconded by Boardmember Adcock, moved to accept the Architectural  Review Board Meeting Minutes for February 15, 2024.  Page 7 of 7  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 06/06/24    VOTE: Motion carries, 4‐0‐1 (Chen absent)  Adjournment  Chair Rosenberg adjourned the meeting at 10:06 AM.