Loading...
HomeMy WebLinkAbout2024-05-02 Architectural Review Board Summary MinutesPage 1 of 22  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 05/02/24         ARCHITECTURAL REVIEW BOARD      DRAFT MINUTES:   May 2, 2024  Council Chamber & Zoom  8:30 AM        Call to Order / Roll Call  The Architectural Review Board (ARB) of the City of Palo Alto met on May 2, 2024 in Council Chambers  and virtual teleconference at 8:33 a.m.   Present:  Chair Peter Baltay, Vice Chair Kendra Rosenberg, Boardmember Yingxi Chen, Boardmember  David Hirsch, Boardmember Adcock  Absent: None  Oral Communications  There were no requests to speak.  Agenda Changes, Additions and Deletions  There were no changes.  City Official Reports  1. Transmittal of 1) the ARB Meeting Schedule and Attendance Record, 2) Tentative Future Agenda  items and 3) Recently Submitted Projects  Claire Raybould, Principal Planner, noted she had Rosenberg out on the June 20 hearing. She asked to be  informed by anyone that would be out on June 20. She announced the workplan would be coming back  on May 16 as well as two Master Sign programs for 525 University and 535 Lytton. Elections are also  planned to be held that day pending Council’s decision on appointments. June 6, they hoped to have  640 Waverley do a first formal and the Lighting and Bird Safe Glazing Ordinances. She made a correction  to a new project on packet page 12 to read 762 San Antonio. She indicated a new SB 330 preapp came in  for 531 Stanford for a housing project and a new advised SB 330 that was originally proposed months  ago but the preapp expired so they were reupping the SB 330 preapp.   Chair Baltay asked for volunteers 531 Stanford ad hoc committee and assigned Boardmembers Chen and  Rosenberg in response.   Study Session    Page 2 of 22  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 05/02/24    2. 3980 El Camino Real [24PLN‐00041]: Request for Streamlined Housing Development Review to  Allow the Redevelopment of the Buena Vista Village Mobile Home Park into Two Parcels,  Featuring a new 100% Affordable Housing Development. One Parcel Would Include a 61‐Unit  Multi‐Family Apartment Building; the Other Parcel Would Include a 44‐Unit, Occupant Owned  Mobile Home Park. The proposed 61‐Unit Development and Work within the City’s Public ROW  is Subject to the City’s Review. Redevelopment of the Mobile Home Parcel is Subject to HCD  Review. The Project Includes a Request for Concessions and Waivers Pursuant to State Density  Bonus Law. Environmental Assessment: Exempt from the Provisions of the California  Environmental Quality Act in Accordance with CEQA Guidelines Section 15332 (In‐fill  Development). Zoning District: RM‐20.  Chair Baltay asked for disclosures.   Boardmember Hirsch noted he had visited the site the day prior.   Vice Chair Rosenberg had also visited the site that week.   Boardmember Chen had no disclosure.   Boardmember Adcock had visited the site and observed that it was unclear from the plans that the lot  directly adjacent on the east toward El Camino looks like additional mobile homes but the area is empty  and has foundations left over from previous mobile homes.   Chair Baltay disclosed that he visited the site. He also had correspondence with Sandy Sloan, a member  of the Alta Housing Board of Directors, regarding the need for private open space on affordable housing  types who felt strongly that it was not necessary because of the additional cost. He then called for a staff  report.   Ms. Raybould provided a slide presentation about 3980 El Camino Real, a streamlined housing  development review application submitted by the Santa Clara Housing Authority to include the project  location, project overview, key considerations, next steps and recommendations.  Kris Adhikari, Project Manager of Santa Clara Housing Authority, gave a slide presentation with an  overview of the project proposal.   Fred Pollack, Van Meter Williams Pollack, discussed slides showing the overall development, guiding  principles, the allowed height, setbacks and daylight plane, circulation and parking, resulting volume,  courtyard and massing, massing articulation, proposed site plan: parcel A, building form, building  elevations, exterior finishes and colors, aerial views, Greenway connection, and the BBQ area and  courtyard.  Chair Baltay opened the meeting to comment from the public.   Winter Dellenbach, public commenter, strongly supported the project. She was not sure there would be  enough parking provided. She expressed concern about the removal of trees and commented that tree  #75 in particular could make up for the deficit of parking lot shade and should be re‐evaluated. She  indicated a tree by tree evaluation with specific reasons cited for removal was mostly missing and must  Page 3 of 22  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 05/02/24    be rectified. She opposed the use of Lombardy poplar trees and requested the recommendation of  another type of tree.   Chris Brosnan, public commenter, seconded Ms. Dellenbach’s comments about the trees. He  recommended planting native trees.    Chair Baltay closed the meeting to public comment and returned to the Board for questions.   Boardmember Chen wanted clarification on the timeline regarding the submission of pre‐application in  December. Regarding Concessions and Waivers, she wanted to know which one is related to the budget.  She queried what the difference is between site, usable, common and private open space on packet  page 27 and how that is calculated.   Ms. Raybould clarified it freezes it for 180 days and the formal application has to be submitted within  that 180 days. The applicant has 90 days between each resubmittal and if that is missed they will lose  the SB 330. She stated concessions is related to the budget. She did note in the staff report they had not  provided the cost savings it would give them for each of those concessions and they could request them  if desired. She explained that private open space is individual to each unit. The common open space is  the space shared between everybody. Usable open space means outdoor or unenclosed areas on the  ground or on a roof, balcony, deck, porch, patio or terrace designed and accessible for outdoor living,  recreation or pedestrian access but excluding parking facilities, driveways, utilities, service areas or  other areas with mechanical equipment. It includes common open space like courtyards, park areas and  private open spaces. Landscaping includes all landscaping on the site such as shrubbery and trees as well  as common open space.   Chair Baltay asked if private open space counted toward the common or site open space requirements.   Ms. Raybould answered private counts toward usable and landscape but common and private are  separate and feed up from there.   Boardmember Hirsch asked for the applicant’s response regarding justification of which trees will be  retained or removed and the amount of parking provided relative to the need.    Mr. Pollack explained the existing mobile home park is mainly paving with some existing trees. They  would be removing 19 trees for the apartment building. Some were in locations that would be  challenging to maintain. They would be planting 54 trees.   Erik Jensen, Landscape Architect, indicated there were a variety of reasons for removing the trees. He  encouraged people interested to review the entitlements resubmittal. He reported that because of thee  extent of the paving and the reality of the mobile home park being somewhat ad hoc, very few of the  trees on site are suitable for preservation because they are stuck in random places. On the apartment  side, there are a few small trees in the area needed for parking, emergency access and egress. They feel  they are replacing those with more suitable tree stock. The majority of the 54 trees going in are climate  adaptive oak trees that are disease resistant. There are a variety of constraints with tree #75. The  arborist feels strongly it will fail once the building is removed. Some trees had to be removed for access  for utilities, infrastructure and all the required equipment needed to support the apartment complex.  They were being replaced with trees of a longer and more substantive quality.   Page 4 of 22  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 05/02/24    Boardmember Hirsch wanted a response regarding the amount of parking provided relative to the need.    Ms. Raybould commented that they feel the parking for the apartment complex area was appropriate.  Seventy‐nine spaces were being proposed. The staff report noted a requirement to have one car loading  space and they did recommend using one of those spaces for that. They are redesigning the frontage to  include a few public parking spaces.  Boardmember Adcock was curious where the parking for the mobile home side was so the 79 parking is  not doubled for both.   Mr. Pollack explained the planned 44 mobile homes and coaches each had parking adjacent to it. Some  include tandem spaces. The plan includes two lot areas and parking adjacent to the actual mobile home.  That will be looked at with HCD.   Chair Baltay asked if they thought there would be overflow pressure from the mobile home park that  fills the apartment building parking lot.   Mr. Pollack stated the parking is assigned in the apartment building and the lot will be assigned to the  resident’s of the apartment building to help manage that.   Boardmember Adcock questioned if they could do better than 24 percent versus 35 percent reduced  coverage over parking. She saw areas where it would be possible to plant additional trees. Her concern  was creating a bigger heat island effect than necessary.   Mr. Jensen answered they have done their best to provide coverage. They are dealing with compression  between the building and the parking lot. They have trees out beyond where they have clearances they  need to allow the trees. He said the public comment about the Lombardy poplar was well taken but  noted they are sometimes using narrower canopy diameters to fit trees in where they can. They feel like  they have planted as many as will fit. He also noted that the building itself provides quite a bit of shade  which will extend out over the parking lot. He stated this was the best they could do with the design.   Boardmember Adcock wanted to know how the popouts on the building were being supported and if  the framing would make the overhangs come down lower. On floor plan A2.11, she wanted explanation  of the end of the hallway that steps back on the left of the plan. She wanted to ensure that all of the ins  and outs were thought through and if that changes the massing once they are sorted out. She wondered  about the logic of the white and green areas in the mass renderings. She asked if it was fair to say every  time there was beige siding, it is an additive piece versus the green and white are the backdrop. She  wanted to know the plan for the top portion of the red area that extends beyond toward the courtyard.  She queried what the material intent for the picture frame and the top was as it wraps the top and the  recess in the BBQ area.   Mr. Pollack said they intend to cantilever popouts. It may require added thickness. There is no intention  of including a balcony space. It will be a roof area, either sheet metal or some sort of TPO. They have  common areas on the ground floor that are going to require some steel frame to allow the larger spans.  With that steel frame, there will be capabilities to include some of the cantilever areas. He stated that  the red areas were special areas. The green are the recessed areas to guide around the corner to where  the main entry and canopy is over the main entry into the lobby. He admitted they were not fully  Page 5 of 22  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 05/02/24    consistent because the bays are the horizontal siding to get texture and scale but they also used a  pattern of an inset accent to break the white massing to carry a bit of the pattern through to visually  break it down. The logic of the green versus white is in terms of the overall massing, white is the main  mass and then there are additives with the horizontal siding and then there are recesses with the green  accent. Those are entryways on the ground floor or recesses on the other elevations. He did not know  what the degree of that recess was. He believed there was a recess but it was not dramatic. There was  overhang on the parapet above where that is shown. He would follow up with that information at a later  time. Regarding the red area, they generally do an integral color finish on stucco which is a part of the  final finish coat. The material in the cutout would also be plaster. The top would likely be sheet metal  painted to cover it with roofing on top of that. They would not be extending the stucco on top of it. The  seal is likely to be all integrated with countertop material but will have to have waterproofing details.   Vice Chair Rosenberg noticed the FAR number they are asking for was 0.99 in the presentation and on  packet page 27 it says it is 0.86 and asked for clarification. Regarding the 25 percent versus 35 percent  on the minimum   landscape site/open space, she wanted to know how often they have seen  concessions granted on that item. She queried what the goal was of having the roof covered in solar.  She asked if having the electrical and mechanical rooms on Los Robles was for an access reason and if  there was a possibility of relocating them to a slightly different location within the property.   Ms. Raybould explained there were some last minute changes to the floor area and they realized the  floor area needs to be based on the net lot area which will exclude the new private street as well as the  Valley Water easement along the frontage. It was revised to 0.99 based on the net lot area. She knew of  at least one other density bonus project approved but there have only been about four projects.  On  A2.10, there is a nice access point on the north side of the building from the parking lot but down by the  orange 2‐bedroom one on the Los Robles face, there is no good way to get into the building from that  corner. On the upper levels, that is designated as a hallway. She felt the long hallway was a safety  concern. She asked if having a secondary entrance on the ground level was considered and if there was  a reason why it was not there. On the upper levels, she noticed a one‐bedroom junior suite and it  appeared there was no window into that bedroom space. She asked if there was a reason that would  have to be called a one‐bedroom junior or if could be converted to a studio. She questioned if there  were any concerns about sound attenuation with the one‐bedroom apartment next to the community  room on the ground floor.   Mr. Pollack indicated it is an all‐electric building so there is quite a bit of benefit to maximizing the solar  on the site as well as trying to offset the battery requirements. It is an ongoing process in coordination.  The reasoning for the location of the electrical and mechanical rooms was the proximity of the  transformers. There are higher loads with all electric buildings requiring more equipment. Regarding  having a secondary entrance on the ground level, they have to meet a certain percentage of two and  three bedrooms to qualify for the tax credit allocation. Part of that puzzle is getting everything to fit and  that was a priority they were not able to meet. It stated it would be considered if there was a good  solution for it. He did not know what the one‐bedroom junior suite should properly be called. They are  often called an embedded one bedroom. The building code no longer requires windows for designation  for a bedroom. This allows a very livable unit and flexibility because if it was a studio they would lose the  Page 6 of 22  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 05/02/24    wall and it would just be one open space. Regarding the one‐bedroom apartment next to the  community room, they intend to properly treat that wall for sound attenuation.   Chair Baltay inquired if they had considered raising the building up a foot or two so the ground floor  units have some separation from grade. He wanted explanation about how the courtyard works as a  community space regarding the spaces in front of the two three‐bedroom and one‐bedroom apartments  fronting there at grade. The question came down to what other separations they can accomplish. He  queried if the entire courtyard was considered common open space or landscape open space. He  observed that making the ground floor taller, the whole building gets taller and they were already over  the 30‐foot height limit. He asked if that was a concern or if it was more to do with accessibility ramps if  making the building taller. He noticed on the site a totally different design on the public placard about a  month prior. He was told by staff that design came in recently. He wanted to know the reason behind  this. He asked what the requirements were in granting a concession or a waiver.  Mr. Pollack admitted he had not looked carefully enough at the fine grading to see if that makes sense.  He thought that could be taken into consideration. Part of the intent with the design of that courtyard  was to have the landscape buffer between the action area, courtyard and those units. He stated the  concern would be more the connections from the corridors because if the goal is to raise the unit level  above finished floor, it was to get the grading to work so the entries, trash access, bike rooms, etc. could  connect directly at grade. It also had the added challenge of potentially increasing cost. The reason  behind the redesign was cost. He wanted to know how a 2‐foot modulation requirement would reduce  density if it was enforced. He asked if exempting them from the City requirement for parking lot shading  prevented them from building at the density they were asking for. He asked if he was correct in  understanding the mobile home component would be a totally separate project under separate review  and they were looking at the apartment building on the 1.7 acre site and those were the standards they  were judging by that day.   Ms. Raybould explained that having a concession required proof that it would save money. That  information has been provided for the height. In the second round plan set, there was discussion about  the subjective standards. She thought the applicant intends to go back and see how they can improve  and if there is anything that could be done to better align with the standards without having to use a  concession. For now, they have noted waivers and concessions accordingly. She stated they are eligible  for unlimited waivers from physical standards and they are based on what precludes them from building  at the density proposed and it is allowed under the state density bonus. They are proposing an 80  percent density bonus, 36 units dwelling units per acre where 20 dwelling units per acre would  otherwise be allowed. That is based on the percentage and income level at which they are providing so  they are maxing out their density. Under the new language, state density bonus law per Assembly Bill  762 allows them the four concessions and unlimited waivers for the 100 percent affordable at the  income levels they are providing. She believed it had to be 80 percent low income and 20 percent  moderate and they are providing 100 percent to low or very low income. The waivers are granted  because of physical standards effecting the building envelope that would preclude them from the  density they are eligible for and wanting to propose. The process is that they would typically submit  some sort of justification with each waiver. They have not submitted all of the justifications yet. She  explained the façade breaks was a concession, different than the waiver, so they would need to  Page 7 of 22  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 05/02/24    determine if it would save them money. They would need to provide the argument for the parking lot  shading and it would be more aligned with how much parking is required at the density they are  proposing and if they can provide more shading while still meeting the parking requirements. She  confirmed it was the 1.7 acre site with a new apartment building that they were to consider.   Boardmember Chen queried if the front setback was measured from the property line or from the  easement as the drawing appeared it was from the easement. She asked if the applicant could clarify  the building operation and whether it made sense to have the ground entry directly connected outside  the ground units. She queried if the intent of the staging areas behind the apartment building and next  to the mobile homes trash enclosures was to have the garbage truck to have only one stop to pick all the  garbage up. She wanted to know how often they would pull the trash bins from the apartment to the  staging area.   Ms. Raybould answered it was showing from the easement but the setback is measured from the  property line and they were exceeding the setback.    Mr. Pollack described in terms of building operation for the offices, there was a management office,  resident services office that helps coordinate services for the residents and the resident’s storage which  was requested by the residents at Buena Vista. He explained the main lobby is adjacent to the  management office and the teen rooms so there is supervision on the comings and goings on the site.  There is also the mail area, vertical circulation and laundry room. It is a mixing area. With regards to  individual entries for the at grade units, this was a discussion about priorities and what they could  achieve on the site once they carved out what they had to provide. They felt it was a better idea to get  some sort of landscaping in between the parking lot and units rather than having a direct entry on the  sidewalk where it is a parking lot. Internal to the courtyard, it was a similar discussion. It was prioritized  more to provide privacy through the landscaping given the proximity to the open space and the  courtyard area rather than provide individual entries. The intent of the garbage staging areas was trash  flow of the apartment building. The did not know how often the trash bins would be pulled but there  was a full trash management plan submitted as part of the application.   Boardmember Adcock was curious about the general egress plan out of the first floor to the public way,  particularly in the hallway on A.20.   Mr. Pollack answered the public way would be Los Robles but because of their adjacency to parking or  the streets they would be able to exit far enough away that they should be able to avoid any kind of  rated windows. He said they would have to go through the analysis of property lines, etc. and get all that  dialed in but once you get out in the courtyard, you can get out to Los Robles. The pinch point in the  bike room where the corridor comes out, they are likely looking at not having openings along the  community room and focusing the community rooms toward the BBQ area and other street frontage so  they can avoid any openings that are in conflict. If they have 20 feet between those two volumes, they  can have nonrated openings moving through that space.   Chair Baltay invited the boardmembers’ comments.   Vice Chair Rosenberg observed having residential units on the ground floor was always a bit of a privacy  issue. She encouraged that for the next presentation they give good ideas as to what the landscaping  Page 8 of 22  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 05/02/24    will be and how they will tackle the privacy of the ground floor residential units. She indicated she would  strongly push for the secondary access point next to the two bedroom on the Los Robles corner on  A2.10. She urged them to be careful of the window sizes of the inner corner units of the two bedrooms  on the upper levels. She thought the junior one‐bedroom was not as successful as it could be and she  would give it another once over. The color scheme was not her favorite. She felt like the green and red  were opposing and maybe they should lean more into one color and potentially add some wood look to  bring the level of the quality of material up a notch. She asked if there was a possibility of putting the  transformer in the parking lot and making the façade on Los Robles more attractive. She was not in favor  of those mechanical doors. She thought it would be nice if there was a drop‐off curb near the property  management office.   Boardmember Adcock preferred that they emphasize the clarity of massing, i.e. the logic of the popouts.  She recommended they go back to that to find clarity in the design in the materials and colors. She was  not convinced that a waiver for not having the required amount of tree canopy was well justified yet.  She saw areas in the site plans where they could add a few trees and urged them to increase shading  from the trees. She thought they should reconsider having the apartment doors directly facing each  other.   Boardmember Hirsch thought the corridor issue was significant on the side of the building and should be  worked out. He described ways to mitigate the privacy issue. He thought the landscaping was sufficient.  He thought there should be revision in the language that says ground floor units have to have direct  access to the apartment. He thought there was an alternative of projects like this which have exterior  exposure like that and work better if the circulation is on the inside and protected by the visual barrier  or landscape on the outside. He did not agree with the suggestion of raising the building. He wondered if  lighting should be addressed. He wanted more detail of the public park. He opined that changing the  way in which the projections are expressed would change the cost of the building. He though it was  appropriate that they have a one‐foot dimension and that exception should reflect itself somehow in all  objective standards and they should go back and re‐examine some of the objective standards because  they are not 100 percent applicable to all projects. He said the materials do not equal the module they  have in their objective standards and that has to be re‐examined. He thought the scale was already  broken down to unit by unit and, therefore, reasonable to change their objective standards to be more  broadly inclusive of materials. He thought having the garbage on one far end of the building made it  inaccessible to some of the people at the other end. He wanted them to think about where it is located  so it could be an equal distance to everybody in the building. He liked the design, materials and colors  like they were.   Boardmember Chen went through the concessions and waivers on the list. For concession three, she  agreed that it did not make sense to have direct access to the parking lot. She thought it made sense to  just have one single entry from the corridor side facing the parking lot. For concession four, she thought  it would be more pleasant to have more units facing the street side but she understood there were  other concerns so it made sense to have all the utility rooms along the street. Since they have the large  setback on that side, she was fine with that. For the private open space waiver, she did not find strong  support on why they did not provide any private open space for each unit. She thought it was a good  addition to all the units. For the waiver for the parking shading, she thought it was worth revisiting the  Page 9 of 22  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 05/02/24    objective standards because when she looked at the numbers on sheet A0.11, they only provided 2  extra parkings than required but 8 more trees than required and still short on what is required for the  tree canopy calculation. When she looked at the site plan, she thought there may be possibility to have  one or more trees planted but questioned if that would help them to meet the minimum requirement  for the tree canopy. She thought it was time to revisit the standards. She thought the one foot setback  was reasonable and made the articulation interesting and have enough variations for the exteriors. She  agreed with the suggestion to offset the doors along the corridor. She agreed with Vice Chair  Rosenberg’s suggestion to reconsider the colors and materials.   Chair Baltay thought the building could use more work. He described how he thought it would be better  to have it be a real C‐shape with two end units. He saw significant benefits to re‐evaluating the basic  floor plan. He was concerned that all the ground floor units being at grade would be uncomfortable to  live in. He suggested adding landscaping there but opined it would be tough to maintain with only a  couple of feet of buffer next to the sidewalk. He felt raising the building a foot or two would be all that  was needed. He pointed out that their codes do not articulate what the income level of the applicants  are. They make the codes on what they think are the right way to design the building so they have a  private open space requirement because they think that makes for better living spaces. Every living  space has to have 50 square feet of open space per unit. Here and other affordable housing projects  they have done, they have waived that because of cost. He questioned if they were becoming a two‐ tiered city where market rate housing is required to have balconies but affordable stuff is not because it  is not affordable. He looked at the inexpensive hardy siding on the outside of the building and observed  they were going to approve that material because of the cost. He stated they would not approve that  building for market rate projects. He wanted to acknowledge and discuss where they come down on  that. He thought it was appropriate that not all buildings have open space and the materials seemed to  be perfectly adequate but he was nervous and bothered about creating a two standard system. He also  felt the façade articulation was tacked onto the building and not integrated to the floorplan or structure  of the building and would need to be at some point. He found it disappointing there was not a little  more actual variety in the building’s floor plan to give them the offsets they were looking for. He wanted  to see them take another pass at coming up with a different way of articulating the façades. He thought  there was a concession that had not been talked about which was required in their code that they have  different building types for projects larger than one acre. This site is 1.7 acres and has one building type  on it. He was fine to let that happen but it is a concession. He opined that would call into question  whether some of the other concessions were really waivers and once it is called a waiver, there is a little  more rationale for them to actually make a real architectural effort to redesign that. If they allow the  façade break to be a concession to the design standard, they are telling the town as a whole that it is an  important architectural standard they all stand behind except here it is not important to meet. The  intent behind concessions is things that allow buildings to get built, not with how well the façade is  designed. He would put it back to the architect to try once more to do a better job of articulating the  façades and making that work. He wanted to pick a couple of things the board members agree on to ask  them to go back to. He mentioned some sort of revision to the interior design to get better access from  all ends of the building. He thought that might be paired with reconsidering where the mechanical and  electrical rooms are.   Page 10 of 22  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 05/02/24    Vice Chair Rosenberg said that also ties in with his comment regarding the potential for having a  centralized access point.   Chair Baltay offered one potential comment was regarding the basic layout of the circulation and access  points. He thought they should discuss what the private open space requirement really is.   Boardmember Adcock opined that was difficult because they were creating a double standard but if it is  a waiver being asked to make the project affordable, they had to prove that cost is being reduced  without the waiver.   Ms. Raybould added they had to prove that it would physically preclude the project as proposed for cost  or physical reasons.   Chair Baltay read in the code that concessions are granted based on cost. Waivers are granted based on  feasibility.   Boardmember Adcock asked if it could be proven that having private open space precludes the  existence of the project.   Chair Baltay wanted to discuss where they stand on that question. He asked if the board members  wanted to continue talking about the parking lot shading requirements.   Boardmember Adcock felt strongly about the parking lot shading requirements because it is a very long  term issue for the site. The reason the code exists is part of the climate change issues. It should not be  more uncomfortable in this area because it is affordable housing. She thought it was about how many of  the trees are actually shading the blacktop and she felt it was possible to increase shading on the  blacktop than what has been presented.   Boardmember Hirsch asked if there would be a conflict between the capacity of the parking lot itself and  the shading and trees.   Boardmember Adcock did not think there was a conflict. They have landscape islands that are large  enough to have multiple trees and a possibility of splitting some of the landscape islands in order to  have more trees distributed.   Boardmember Hirch inquired if the dimension was big enough to be able to split them and would there  be some loss of parking spaces in the process.   Boardmember Adcock stated that was for the landscape architect but she thought there was a  possibility to increase quite a bit from where they are at now and also along the edges of the parking,  not just the islands, where there is possibility of increasing the density of tree canopy.   Boardmember Chen said maybe it was a question to the landscape architect whether they could  reconsider the tree species because for the island maybe they could plant two smaller trees or one large  tree so the canopy area could be different.   Vice Chair Rosenberg agreed with Boardmember Hirsch that they are already planting eight trees above  what they have been asked. They are providing the required amount of parking plus two or four. She did  not feel they were trying to skirt the issue and were meeting the numbers required with the exception  Page 11 of 22  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 05/02/24    of the shading. She also pointed out that it was a vast improvement from what exists and she would  support steps in the right direction even if they are not hitting their numbers as they intend them to be.  She also pointed out having to worry about water consumption to water the trees.    Boardmember Adcock agreed but countered that the deficiency is quite low and it will take a long to  time get to that amount in the first place. She pointed out that trees only need to be watered for  establishing them and she did not think that was a good counter argument.   Chair Baltay invited comments about the colors and textures. He asked if they should consider raising  the height of the building.   Boardmember Adcock did not support raising the height of the building.   Boardmember Chen did support raising the height of the building.   Boardmember Hirsch pointed out the possibility that landscape buffer could make it more private. The  windows could be designed to be higher on that lowest façade. He thought the opportunity was there to  make it better and it was a good item to be solved in the design.   Chair Baltay stated coupling onto that would be asking for a greater landscape design to address these  issues through landscape because there is also a series of units facing the courtyard that will need either  extensive landscaping or raising the elevation and it is a loss of opportunity to have small private  outdoor patios there. He recalled the market rate projects they have reviewed with private patios that  the market demands and asked why that was not required here.   Boardmember Hirsch opined that the idea was that it was primarily a mix of the outdoor public area and  the courtyard public area. He found the comment about the narrowing area of the inner court to be  appropriate but the idea of making an outdoor space with doors and access to a small amount of private  area relative to the amount of public area for the whole project would be in conflict with each other.   Chair Hirsch summarized the Board's comments as follows:   1. Access circulation configuration regarding the hallway, the configuration of the C shape and  trash room location.   2. Discussion on private open space.   3. Discussion on parking lot shading.   4. Requirements or changes on the colors and textures of the exterior and organization of ins and  outs.   5. Raising the height of the building or providing greater landscaping to ensure privacy of the  ground floor units.   Chair Baltay asked if the Board thinks the trash location is acceptable or should they ask them to  consider moving the trash room closer to the center of the building.   Vice Chair Rosenberg believed that it would be better if it was centrally located but it was in an  appropriate location.   Page 12 of 22  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 05/02/24    Boardmember Adcock remarked they did not talk about the mail room area which is also central but at  the other end of the building. She did not think it would serve the design to try to push to move both  toward the center of the building.   Boardmember Chen wondered if it would be a major or simple change. She also thought the laundry  room could either be either centralized or have two separate smaller ones for easier access.   Chair Baltay stated he thought the consensus was that the design could be thought through more, there  was not enough facility regarding trash, mail and laundry. He did not hear a strong consensus that it  needs to be changed as much as it could be thought about once more. He asked how the reset of the  Board felt about Vice Chair Rosenberg’s question of whether a secondary or additional entrance was  needed at the back lefthand side near Los Robles.   Ms. Raybould noted that all of those were less than 200 feet from the furthest unit.   Boardmember Adcock asked if he was suggesting the additional entrance go west or north.   Vice Chair Rosenberg answered it would go north toward the parking lot similar to the upper levels.   Boardmember Adcock observed that some part of that might just happen once the design was further  developed because at stair one the door needs to swing out but also needs a clear line of sign to an  egress in the public way.   Ms. Raybould did not understand where they were hoping to get another egress or window.   Vice Chair Rosenberg pointed out on the plans where they were talking about.   Chair Baltay was not sure how much that improves the flow of the building at the ground floor and it  would throw a wrench in the work figuring the right layout for all the different unit types. They said they  had thought about it. He did not want stipulate it outright.   Vice Chair Rosenberg agreed they should not stipulate it outright but there was the potential to put a  split there and shift those units down. She understood this would completely affect the façade but  maybe that maintenance room did not need to be quite so big and that length of units could be shifted  getting the doors off of each other and articulating the façade. It is not an unattainable go and she  would ask that they strongly consider it.   Boardmember Hirsch seconded Boardmember Adcock’s comments adding that they could tie that with  switching one of the mechanicals on the front to put an apartment there.   Vice Chair Rosenberg stated the mechanical room could become smaller and the access could go toward  Los Robles.   Boardmember Adcock remarked for quality of life in the building, having just on access for the whole left  side of the building would be a huge benefit. She supported going toward the parking more than toward  the street.  Boardmember Hirsch would support that as a more significant change than moving the garbage room.   Page 13 of 22  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 05/02/24    Vice Chair Rosenberg added you could rotate the two‐bedroom unit by 90 degrees and eat into the  mechanical room for space.  Chair Baltay and Boardmember Chen were both in support of those comments.   Chair Baltay thought it was feasible to locate the transformer slightly further back on Los Robles and  stretch the conduits another 10 or 20 feet to put the mechanical room where the three‐bedroom unit  was facing the parking lot.   Vice Chair Rosenberg thought that would be a benefit.   Boardmember Adcock preferred it the way it was with the big landscape buffer in front because  transformer is not capping a corner of the building. If it shifts west, it will be right as you enter the  parking lot.   Chair Baltay pointed out there would still be 30 feet of landscaping on the edge of the building.   Ms. Raybould noted that there are some line of sight clearances that the transformer is not located  within to maintain line of sight.   Mr. Pollack addressed moving the entry. He stated they are generally trying to provide the management  office and oversight of the site at the entry point. Part of that is the way it relates to the corner, the teen  room, the mail and also vertical circulation. In terms of laundry, they try to get the laundry in proximity  of the elevator and near management. He advised the stairwell door swinging the wrong direction  would be corrected. He thought the design team agreed with the connection back to the parking lot in  that wing. He explained complications they ran into regarding the reconfiguration of the unit mix to try  to get a three bedroom to work and recommended to the client team they look for solutions. They will  take the comments on the façades into consideration.   Boardmember Adcock opined making the big triangle arrow on A2.10 be a little bit more emphatic of an  entrance on that side might unlock the courtyard to be functional and be the main entrance.   Chair Baltay agreed on making the lobby focus on the main entry and not the courtyard. He remarked  that the Board was basically feeling that the building needed more work and it was imperative the  applicant do the best possible design even if it means taking more time. He recommended they take  another round of thinking on the items they talked about. He presented the question of what level of  standard they hold them to regarding they open space and parking lot shading.  Boardmember Hirsch circled back to whether the courtyard was a better space for the main entry issue.  He questioned who uses it and how important it is for somebody coming here for the first time to see an  entry and find their way into the building and if they want to commit to this kind of an idea.   Chair Baltay thought Boardmember Adcock’s comment that the real entry is the large red triangle  proximate to Los Robles Avenue and main drive entrance.   Boardmember Hirsch agreed and opined it would mean shifting some of the mass of the building to  create that kind of an entry at that end of the building.   Ms. Raybould summarized what she was hearing:  Page 14 of 22  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 05/02/24    1. Refinements to the interior floor plans are needed.   2. Reconsidering some aspects of the interior floor plans to provide better access to the ends of  the building including considering mimicking the window on the ground floor where the two‐ bedroom is to have an additional access point to the parking and maybe even rotating that unit.   3. Considering a centralized entrance area instead of having that on the end.   4. Possibly refining the design in terms of the laundry and trash rooms, making them centrally  located but probably not the highest priority in comparison to some of the other items.   5. Reconsidering the junior one‐bedroom unit design.   6. Reconsider the windows on the inner corner units of the two‐bedroom.   Chair Baltay confirmed that any of those could be thought about but the design process is more holistic  and hoped they would address these as they go through another design cycle.  Boardmember Adcock thought the umbrella of the five items on the list were the overarching  comments.  Chair Baltay addressed the question of the requirement for private open space and shading requirement  on the parking lot. He felt the requirement for balconies should be optional. He believed they could get  closer to the requirement for parking lot shading without changing the parking counts.   Boardmember Hirsch agreed that this project demonstrates why private open space is not needed in all  cases. He thought the island strips that come out on the parking lot could be divided up a little  differently and get more trees. He did not think the suggestion that the building’s shadow was totally  effective because during the day it moves around.   Boardmember Chen thought the private open space was even more important for projects like this  because it is more compact. She did not find strong support on why improving the private open space  would reduce the density. She suggested maybe changing the tree species to provide larger canopies.  She felt providing 50 percent shading might be too restrictive in this project.   Boardmember Adcock was not a fan of the double standard but in this particular project trying to be 100  percent affordable, having to add private open space did create a major cost barrier. She agreed that it  was not the project that needs to change but perhaps what the City requires of projects.   Vice Chair Rosenberg agreed with Boardmember Adcock’s statements. She thought there was an  opportunity for some of the apartments to have balconies. She understood the need for parking lot  shading. She felt it was adequate but thought there was no harm in trying to increase it.   Ms. Raybould noted that Peter Gollinger, Urban Forester, was listening in and they would consider their  comments. The arborist was struggling with concerns whether the one large tree growing through the  mobile home area could be maintained. The City’s position was to probably have that be evaluated  again toward the end of demolition work.   Page 15 of 22  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 05/02/24    Chair Baltay responded that the tree was not in question but if the case was that the City arborist is in  the opinion that the tree can be saved he wanted to hear about that.   City Arborist agreed that there is potential for the tree to be unstable once the mobile home is removed  but they could not actually see the root crown of the tree in order to determine how much damage is  being done to the trunk by the floor and ceiling. Based on the photos, he did not think they could  properly evaluate the actual impact. He proposed that be to be determined until the mobile home is  removed. He supported removing the tree if it was assessed as not stable. He felt it was in doubt  whether or not it would be unstable.   Boardmember Adcock asked if he thought changing the species of choices of trees in the parking lot  would significantly increase the parking shade canopy.   City Arborist believed the oaks they had chosen were a medium size class oak; however, it would be  based on how fast they could grow in 15 years. He did not know if it would be an appreciably higher  percentage over 15 years if they chose a bigger species. He said they could run the calculations for some  other species and see what they would be at 15 and 20 years to see if it was worth considering changing  species. He pointed out the larger the species the more soil requirement needed. He thought they had  picked a good species as far as balancing the available soil with the desired height.   Chair Baltay asked if anybody had changed their position on the trees versus the parking lot shading. He  supported asking the applicant to strongly try to keep the tree if there was a chance for survival.   Ms. Raybould stated they assumed the worst case scenario of the tree being removed but they could  have conditions of approval that relate to exploring that further.   Vice Chair Rosenberg felt strongly that the City was going about it backwards if the worst case scenario  for the applicant was to plant if that tree stays.   Mr. Jensen pointed out that tree #75 was sitting on the edge of what could be a planted area but if that  parking lot needs to go in as it does for both parking and fire access, they will be paving across three‐ quarters of the critical root zone. He added protecting the tree would require protecting a quite  substantial area which would interfere with circulation and the parking lot.   City Arborist stated the arborist pointed out that he would recommend a larger protection zone around  the tree than they would require but also pointed out it is currently already paved over. It is possible the  pavement could be preserved for part of the project. He did not feel like they could just write the tree  off wholesale without looking at the root crown. They have asked the arborist to justify the reasons for  removal of the trees. He is particularly concerned about four live oak street trees that are in the City  right‐of‐way that are rated as good possibility for preservation and are in an existing proposed  landscape area but still proposed to all be removed and they have not seen any justification for that.   Chair Baltay thought the issue of tree #75 was something staff would deal with best. He wanted to cover  the question about the colors, textures and organization of the ins and outs on the façade.   Boardmember Adcock thought it was up to the applicant on what color choices they make. It was  important that each choice has an architectural reasoning. The red has architectural logic. The green and  Page 16 of 22  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 05/02/24    white were blurry in her opinion. If it is intended to be different, there should be a massing or  articulation reason. On the siding, she thought the two moments where the siding appears needs to be a  stronger architectural logic. When going in and out two or three feet, the argument is made with the  concession that the two feet of planar changes cannot be done but they are doing a lot in the little ins  and outs where the hallways do not line up. It needs to either be cleaned up because it is more cost  effective or if the concession they are asking for is needed than it needs to be architecturally clean and  higher quality in their design even if they are not using the highest quality materials.   Chair Baltay did not think the colors were very complimentary of each other. He wanted them to study  the colors once more. He did not support the use of thin Hardie Board siding and thought it would be  larger to get more of a texture line. He thought they should be using a three‐quarters of an inch thick  horizontal siding board.   Boardmember Hirsch agreed that a thicker material would be better. He was concerned with the fact  that some of them were layered on materials that did not change the dimension. He liked the colors. He  was confused whether the window shading would just be above the window or on two sides.   Mr. Pollack responded that is primarily on the south side and it is L‐shaped. It adds another level of  texture and light play. For reference, he remarked they had two buildings in Mountain View that were  also affordable housing that both include the same Hardie panel on them. He stated the siding that was  Boardmember Hirsch referred to was cement fiber board siding. He stated they were using vinyl  windows for the residential and they had some store front where they have larger ground floor  windows. The window has a panning frame on it so it is recessed. The panning frame depth is generally  about two inches.   Chair Baltay remarked the last item was regarding getting greater privacy for the ground floor units.  They had suggested either raising the building or providing more clear landscaping buffers. He asked if  that was a fair statement.   Boardmember Adcock agreed and thought it was up to the applicant and the City how they do it. Her  concern with raising one foot was that it would not achieve the glare issues given that some of the west‐ facing windows go down to the floor. She thought it was more of the articulation of the windows and  the landscaping because one foot is 12 feet of ramp or 20 feet of path and that is a lot for each door to  have to address. She worried they would lose more landscaping when they try to get that much ramping  or sloped paths in trying to achieve a one foot raise. She thought it was better to address the  fenestration and landscaping directly outside those windows to get the privacy. She added that the west  facing windows ground floor windows should go up and have a certain height of denser landscaping to  get privacy.    Chair Baltay felt strongly they should make a comment that right now it is not working.   Female remarked that they have a standard for the ground level floor height that is adjacent to a public  right of way. They do not have that objective standard when adjacent to parking lots but she felt like  that is what they might be designing. They may not be able to apply that to this particular project  because it is not an objective standard but they can request something of the applicant. She asked if  they wanted the same standard as a public right‐of‐way or something halfway the same.   Page 17 of 22  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 05/02/24    Chair Baltay thought a standard regarding landscaping in front of these units was in their objectives  standards for some privacy buffer.   Ms. Raybould responded that was when adjacent to the common open space or a public right‐of‐way.   Chair Baltay opined if they did not interpret a sidewalk next to the parking lot as a public right‐of‐way or  common open space that was something they should change.   Ms. Raybould stated the comment they were taking was to further evaluate the privacy of the ground  floor units by raising the units by a foot, adding privacy fencing, revising the seals or providing better  landscaping to create the necessary privacy.   Mr. Pollack stated those comments would be taken into consideration.     3. Study Session to provide feedback on the Pre‐Approved Parklet Designs and the Associated  Draft User Guide.  Ashwini Kantak, City Manager’s Office, provided an update on the pre‐approved parklets designs as well  as proposed revisions associated with the feedback from the Board that was being incorporated and  that would be brought forward to Council. She discussed some background of the project.   Hannah Chan Smyth, Urban Planning Partners, provided a slide presentation about the parklet  prototypes to include a background of the Parklet Program scope and location, ARB feedback, ARB ad  hoc committee feedback, stakeholder meeting, analysis of proposed revisions to parklet standards,  analysis of program standard updates, analysis of pre‐approved parklet designs, design options –  framing, framing considerations, roof coverings, flooring, enclosure, planters and sidewalls, analysis of  the user guide, an overview of the program timeline and requested discussion.  Vice Chair Rosenberg mentioned that the ad hoc committee had a conversation with Ms. Kantak at their  pre‐Council meeting. The biggest topic of conversation was in regards to the framing structure  underneath.   Chair Baltay directed the Board to focus on things they wanted to see changed further or that they  thought were not meeting the standards.   Vice Chair Rosenberg suggested starting with the focus on the areas where there are deviations.   Boardmember Adcock asked for detail about the roof frame material.   Ms. Kantak responded they were proposing light‐gauge steel framing with C‐channel. They talked with  the architect about making sure it looks good. It would be painted.   Ali Afrasiabi, Project Engineer, added for the light gauge the C‐channel was one option but there were  many more options that could be used. The load on the roofs are very low so it does not need to be a  bulky structure. They can be combined to create the channel and can come up with a tube shape. There  are other sections they can use to angle the shapes where only the plate can be seen. They can come up  with a variety of the sections but for the presentation, because it was general, they only got into the  Page 18 of 22  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 05/02/24    detail. For clarifying the terminology, he stated the light‐gauge steel based on American Steel Society,  anything lighter than an eighth of an inch can be constituted as light gauge. Thicker than that would be  steel. That gives a different design criteria and application. When they specify light‐gauge, it is about the  thickness and not the C‐channel or what they use for bracing the mechanical equipment. He described  the varieties of shapes and sections.   Ms. Kantak agreed to make a note of the Board’s concern that it looks good and not the kind of framing  used for walls with the slots.  Boardmember Adcock was not sure intent of the detailed sketch on page 124 for the guard rail. It had a  footing and from the presentation they were not going to have any footings on the street. She asked for  clarification about what the guard rail detail was about.   Ms. Smyth responded that sketch was part of an analysis previously completed by Siegfried Engineering  in evaluating traffic protection options. They were describing what might be required to implement a  rail that could withstand a 6000‐pound force. This is an attachment from a memo just for context. There  would be no footings permitted as part of custom parklets or preapproved parklets.   Ms. Kantak clarified the reason this was referenced was the original memo also talked about planters  and the basis for the initial recommendation was not to include planters. The memo referenced certain  types of planters with certain materials that could be potential hazards so they asked the engineer to  provide an analysis following up on that which allowed them to recommend the use of planters.   Boardmember Adcock asked if integrating or incorporating vegetation into enclosure at least every six  feet was intentional. The diagrams had planters at the end so they would not be incorporating planting  every six feet.   Ms. Smyth responded that needed to be updated depending on where the final designs end up.   Chair Baltay asked if he was correct that there was no requirement for planting.   Ms. Kantak explained they were just allowing planters to be accommodated.   Ms. Smyth added for the custom they will be permitted. The preapproved designs based on the ARB’s  feedback are being designed where the planters are seen on the diagrams, the planters will not be part  of the shop drawings but the parklets will be designed to have a space there available for planters to be  installed.   Boardmember Hirsch asked for clarification about the light‐gauge steel.  Chair Baltay suggested staff may want to revisit the definitions regarding the light‐gauge steel.   Mr. Afrasiabi added that they are limited with the light‐gauge steel and pressure treated without the  base. It is possible to use quarter, half or three‐eighth inch steel as opposed but then they have to revisit  the base because that thick of steel cannot be connected to something light gauge. Then they would  have to enhance the base.   Ms. Smyth clarified this was for the preapproved design. Ultimately, the preapproved designs would  include a light‐gauge steel option and a pressure‐treated wood that will be represented in the shop  Page 19 of 22  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 05/02/24    drawings. The thickness of that steel will be worked out in advance as a result of their conversation and  incorporated into the shop drawings. For a custom parklet, a business could go forward with any  number of material options.   Boardmember Chen asked if the angled parking along the street for the planter locations on the diagram  was in the three‐foot clearance or in the maximum area they are allowed.   Ms. Kantak responded it still allows for the buffers so nothing can encroach into the buffer space. With  the angled spaces, there is more depth so they are able to put the planters parallel to the travel lanes  whereas the parallel parking spaces are already pretty narrow which is why they are proposing the  planters on the two edges. It will not encroach into the buffer from the travel lane. She clarified it would  encroach into the potential seating space.    Boardmember Chen asked if that meant it was also acceptable to have the planters on both ends of the  angled parking.   Ms. Smyth confirmed that was correct as long as it does not encroach into the setbacks. Within the  footprint of the parklet, they could put planters there.   Boardmember Chen observed that it seems like they only gave options to the parallel parking instead of  angled parking.   Ms. Kantak advised the design of the framing allows them to scale up so that could be the preference if  they did not want to accommodate the planter.   Boardmember Hirsch mentioned the dimension of the perimeter walls.   Chair Baltay explained the building official came back and said he considers less than 42 inches too  dangerous so it is a public safety issue. He considered it a loss of opportunity for greater visual  transparency but that is the way it is.   Boardmember Adcock added in terms of all of the view angles is the reason why the parklets are so  small but at 42 inches high plus up to 6 inches of curb is 4 feet high. A short car cannot see over the 48.   Boardmember Hirsch wanted to know if it would be possible to redesign the outside perimeter to a  longer length to have a structural bar and have it open between there and 36 inches.   Chair Baltay believed that would be allowed by the standard.  Ms. Smyth verified that would be allowed as long as it meets the four‐inch sphere requirement.   Chair Baltay instructed the building code requirement for guard rails without the 30‐inch grade  difference is being applied so it is the 4‐inch sphere, the 42‐inch height and the 200‐pound lateral load.  This is a situation where there is not a 30‐inch grade difference so the 4‐inch sphere does not matter.  There is a 6000‐pound lateral load. That is the current standard and the building official feels strongly  about it. It was unclear to him how plexiglass would withstand a 200‐pound lateral force if a transparent  barrier was desired. A metal guard rail might be an option.   Page 20 of 22  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 05/02/24    Ms. Smyth advised the plexiglass would go on top of the guard rail and would not provide a structural  element.   Chair Baltay stated that as of two days prior the requirement was that the structure of the platform be  made of light‐gauge steel. Vice Chair Rosenberg and he pushed back strongly that an option was needed  to allow that to be made with pressure‐treated wood. He saw in the report that was allowed seemingly  provided the pressure‐treated wood is never less than an inch and a half thick which he supported.     Vice Chair Rosenberg asked if the board members were in agreement with the three proposed  standards that were different than what they had hoped for and they all agreed.     Boardmember Adcock opined it should be clearly stated whether the sidewall plexiglass is intended to  be clear.   Chair Baltay noted they had not stipulated any regulation on colors, patterns, etc.  He asked if there was  definition of how open the sidewalls need to be.  Ms. Kantak agreed to include the percentage.   Boardmember Hirsch wanted to know if the grating at the edge demonstrated on packet page 82 would  be an absolute requirement which was confirmed. He felt it was a tricky detail that might alter the  location of vertical structures, etc. He thought it was worth looking at it again.   Chair Baltay recalled Public Works concerns about this and this was a compromise they came to.   Ms. Smyth advised this was addressed when they initially looked at the standards between 2021 and  2022. She confirmed it was a compromise to find a way to make parklets work allowing for drainage and  the ability to clean up debris. The grates are intended to be removable.   Boardmember Hirsch thought it might create more problems than it solves but he would back down  about it.    Motion  Vice Chair Rosenberg moved to support the parklet design as presented seconded by Boardmember  Adcock.   MOTION:  Moved by Vice Chair Rosenberg, seconded by Adcock  VOTE: 4‐1‐0  Boardmember Hirsch thought they should have been tougher on the idea of the height of the railing and  that it still could be done in a manner protecting the guard rail regulation but with more transparency  than what was proposed.     Approval of Minutes  4. Draft Architectural Review Board Meeting Minutes for December 7, 2023.   Page 21 of 22  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 05/02/24    Boardmember Adcock provided a correction on packet page 131 in the middle of the page where it  states: “Chair Baltay thanked Mr. Galbraith for his honest answer and asked for any other Council  questions”. She corrected Council to Board.     Boardmember Adcock made a motion to approve seconded by Boardmember Chen.   MOTION:  by Boardmember Adcock, seconded by Boardmember Chen   VOTE: 5‐0‐0    5. Draft Architectural Review Board Meeting Minutes for December 21, 2023.   Vice Chair Rosenberg made a motion to approve seconded by Boardmember Adcock.   MOTION:  by Vice Chair Rosenberg, seconded by Boardmember Adcock   VOTE: 5‐0‐0  Board Member Questions, Comments and Announcements  Vice Chair Rosenberg announced an ad hoc meeting that was a preliminary review of a school that came  forward at 1066 East Meadow. Based on that preliminary review that had been before the Board during  a public hearing, they wanted an extra level of feedback directly from the Board so they set up an ad hoc  with them to meet so when they were making a decision which direction to go they felt they had more  sure footing. The presented two potential ideas for the redesign of the school. They reduced the square  footage by almost half and came forward with two potential projects, one being a single story and the  other a two story. Both seemed amenable to the ad hoc. They had a slight preference of one over the  other but could not speak for the Board as a whole and both potential projects were in good shape and  heading in a decent direction so they left them with that commentary.   Boardmember Adcock commented on the improvements on the design based on their feedback which  included the proposed exterior material, the plinth and the safety adjacent to the driveway in which  they lowered the walkway to be at grade, reduction of the height of the building, reduction in square  footing reducing the grade levels on that site to preschool through kindergarten only so they eliminated  rooftop playground but in the single story option they would have an interior playground only that was  previously proposed as preschool playground but it would be schedule staggered for both preschool and  kindergarten versus the two story option. They had positive feedback on both options.   Boardmember Hirsch questioned if they are keeping the footprint basically where it was.   Boardmember Adcock confirmed adding the single story option was pretty much the same footprint.  The two story option took away some of the footprint to have an on‐grade playground for kindergarten  but the shape and orientation is the same as what they had before. They did show their sun studies to  further reinforce their site orientation. The playground would be mostly sunny with a little bit of shading  by the building itself for most of the school day throughout most of the school year.     Page 22 of 22  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 05/02/24    Adjournment  Chair Baltay adjourned the meeting at 12:52 p.m.