Loading...
HomeMy WebLinkAbout2024-04-18 Architectural Review Board Summary MinutesPage 1 of 27  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 04/18/24         ARCHITECTURAL REVIEW BOARD      MINUTES:   April 18, 2024  Council Chamber & Zoom  8:30 AM        Call to Order / Roll Call  The Architectural Review Board (ARB) of the City of Palo Alto met on this date in Council Chambers and  virtual teleconference at 8:32 a.m.   Present:  Chair Peter Baltay, Vice Chair Kendra Rosenberg, Boardmember Yingxi Chen, Boardmember  David Hirsch, Boardmember Adcock  Absent: None    Public Comment  None.     Agenda Changes, Additions and Deletions  No changes.     City Official Reports  1. Transmittal of 1) the ARB Meeting Schedule and Attendance Record, 2) Tentative Future Agenda  items and 3) Recently Submitted Projects  Senior Planner and Architectural Review Board (ARB) Liaison Claire Raybould noted that Boardmember  Rosenberg would be gone on May 16 and she would make sure to note that. She gave details of the  tentative future agenda to include the Buena Vista Mobile Home Park Streamlined Housing  Development Review Study Session on the May 2 agenda followed by Preapproved Parklet Designs, Bird  Safe Glazing and Dark Sky Ordinance. For the May 16 agenda, they are planning on the Work Plan, 800  San Antonio ad‐hoc hopes to come back and they expect a last minute item of a Master Sign Program  for an area in downtown on Litton Avenue. Because all of the board members would not be present, she  planned to do elections following the June 6 hearing. Interviews were planned for April 30 for election of  the board members by Council. There had been no new projects in the last couple of weeks with the  exception of some SB 330 preapplications. She noted there was a new preapplication for 531 Stanford  Page 2 of 27  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 04/18/24    for a housing development project proposing 30 new detached single family homes. She questioned if  they wanted to assign an ad‐hoc to that item.   Boardmember Chen announced she would not be present on June 6.   Ms. Raybould advised the planned absence was already noted.   Boardmember Adcock announced she would not be present on June 20.  Ms. Raybould stated she would talk separately with the Chair about what they want to do about that.   Chair Baltay requested picking up discussion of SB 330 preapplications at the next meeting.     Action Items    2. PUBLIC HEARING / QUASI‐JUDICIAL. 660 University Ave. [21PLN‐00341]: Recommendation on  Applicant’s Request for Approval of a Planned Community/Planned Home Zoning (PC/PHZ) on  Three Parcels (511 Byron St, 660 University Ave, 680 University Ave/500 Middlefield Rd),  Deconstruction of Existing Buildings (9,216 SF Office) and Construction of a New Four Story  Mixed‐Use Building with Ground Floor Office (9,115 SF) and 63 Residential Rental Units (48  Studios, 12 1‐Bedroom, 3 2‐Bedroom), Including a Two Level Below‐Grade Parking Garage. The  Applicant Anticipates a Parcel Map to Subdivide the Office Component from the Residential  Component. Environmental Assessment: Environmental Impact Report Circulated for Public  Review Beginning on April 2, 2024, and Ending on May 17, 2024. Zoning District: RM‐20  (Multi‐Family Residential). For More Information Contact the Project Planner, Emily Kallas, at  Emily.Kallas@CityofPaloAlto.org.     Chair Baltay asked if any board members had any disclosures to make on this project.   Boardmember Hirsch commented he visited the site the day before.   Boardmember Rosenberg remarked she visited the site earlier in the week.   Chair Baltay disclosed that he visited the site and had email correspondence with Sandy Sloan, a local  attorney. He did not learn anything that is not in the public record.   Boardmember Chen said she visited the site the day before.   Boardmember Adcock indicated she visited the site and since she was not there for the December 2022  hearing, she watched the Youtube recording for the previous hearing.   Chair Baltay asked for a staff report.   Planner Emily Kallas gave a slide presentation providing a project overview, project location, site plan,  floor plan, roof plan, elevations compared to prior ARB, key considerations, height and daylight plane,  Page 3 of 27  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 04/18/24    proposed setbacks, proposed parking, tree protection, BMR units, CEQA report, neighbor comments,  and recommended motion.    Ted Korth, KSH Architects, introduced the project team. He gave a presentation revealing the site of the  project, the existing conditions, updated context, revisions from the comments of the December  hearing, different views of the project, and floor plans.   Paul Lettieri, Guzzardo Partnership, gave a presentation discussing the changes and updates, description  of some of the materials being used, the native plantings being used, the roof garden, planting imagery  for the roof deck, the existing oak tree, and a cross section of the building in relation to the oak tree.    PUBLIC COMMENT   Carol Gilbert described the project as an oversized building being shoehorned into a small property. She  also mentioned maintaining the privacy of the Hamilton Residence and suggested that roof terrace  space be confined to smaller seating areas, no big TV sets, and possibly some with screening with  greenery to abut the Hamilton to cut down on noise. She emphasized ensuring the life of the coastal  oak. She spoke about keeping Byron Street safe. She asked the Board to refer to the copies she sent  them.   Christopher Ream, speaking on behalf of Justine Forbes, Peggy Forbes, Nancy Martin, and Carol Varian,  pointed out that the building would be located at what is called the Senior Corner. He spoke about an  arborist’s report regarding the tree who said in his professional opinion the tree’s vigor would be  negatively impacted to a severe degree as a direct result of the proposed site work. He advised that the  Palo Alto Tree Technical Manual mandates that the radius of that tree protection zone is to be 10 times  the trunk diameter, which works out to be a 41 foot radius. He provided slides showing a LiDAR root  scan of the tree showing how far the roots go. He expressed concern that the construction would  damage the tree. He read a statement made by David Babby indicating that they were considering the  tree protection zone to be only 25 percent of what it should be. He suggested that the Board insist that  they follow the rules and have a 41 foot TPZ and observe that. He mentioned the balconies looking over  University Avenue being too close to the sidewalk and he opined the party deck would create a lot of  noise and create a nuisance to the neighborhood.   Ali Sapirman, speaking on behalf of the Housing Action Coalition who endorse the project. She indicated  the Board should have received around 20 letters of support from neighbors that could not be present.  She described why their committee would have liked to see the project use the density bonus. She also  stated the committee would like to see a reduction on the amount of parking provided for the project  and have the parking costs redirected to increasing the overall density. She pointed out that Palo Alto is  one of the few cities still out of compliance for their state housing element and that this project would  help the City meet its state requirements.   Amie Ashton, executive director of Palo Alto Forward, stated the Board should have received letters of  support from the organization and its members. Speaking on behalf of herself, she expressed support of  the project, the setback exception and the amount of bike parking provided. She urged the Board to  provide concrete feedback and direction and recommend that Council approve the project.   Page 4 of 27  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 04/18/24    Stephen Levy requested moving the project forward. He expressed concern that eventually the  developers would give up or go to a builder’s remedy solution. He reiterated the other speakers  comments.   Faith Brigel, owner of the building across the street on Byron Street, described how the large building  would create problems for her tenants. She discussed the likelihood of water drainage due to shallow  water level and reduced parking. She opined the project would make the already busy intersection  worse. She hoped they would reconsider or make the building smaller.   German Guerrero, field representative for the North Cal Carpenters, highlighted the immense potential  of the project and the need to hire a responsible general contractor and to give local accredited  apprentices opportunities.   David Babby, consulting arborist, evaluated Coast Live Oak Tree #10 located on the neighboring site. He  maintained he had no plans provided and no design discussed. He was simply asked to provide setbacks  and he did so. As the project progressed, he reviewed the design on several occasions and at all times  found his recommendations to have been abided by and he anticipated they would achieve success in  protecting the tree. He pointed out the City’s tree protection zone and stated that is a guideline  provided within the tree technical manual. From that guideline, professionals will identify other setbacks  that are still reasonable. He indicated Coast Live Oaks are quite tolerant of impacts to canopy and roots.  He has experience since the 90s and with this type of situation with this given setback, he saw no  absolute certainty of decline with this tree. He opined the City’s protection measures were adequate. He  described a similar situation he was involved with where the tree has and continues to thrive since  construction ended 10 years ago. He was confident with their setback with the oak tree.   Boyd Smith clarified that the roof deck would be completely isolated by a roof screen from the  Hamilton. It would be facing University Avenue. He believed it would be completely shielded visibly and  sound wise. He did not see it being an issue for the Hamilton.   Chair Baltay asked for the City’s official position regarding the viability of tree #10 surviving  construction.   Catherine Mondkar, Urban Forestry, commented the City’s position on its viability was that there was  work in the tree protection zone; however, it was being mitigated by specific measures such as hand or  pneumatic excavation. Any work within the encroachment of the TPZ would be done in the presence of  the consulting arborist. They believed the proposed encroachment into the TPZ would be within  tolerable levels of industry standards. Additional measures were also being taken regarding a bond that  would be required to be placed on the tree.     Chair Baltay asked how the tree protection zone was defined.   Ms. Mondkar answered all work from where the fence begins going outward to 41 feet would be work  in the tree protection zone and would be done within the presence of the consulting arborist, even work  done after excavation work. No tools that could impact roots unnecessarily would be used. She clarified  that the location of the fence was proposed 30 feet from the tree so any excavation outside of the fence  up to 41 feet would be done in the presence of the consulting arborist.   Page 5 of 27  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 04/18/24    Boardmember Rosenberg asked if it was an accurate assessment that there would be full protection  within 20 feet of the tree, from 20 to 30 feet ground disturbances up to a few inches in soil would be  allowed, from 30 to 40 feet all work that would be done must be done in the presence of an arborist and  beyond 40 feet is free and clear.    Ms. Mondkar confirmed that was accurate. Any work outside of the fence still within the tree protection  zone, anywhere there would be soil disturbance and any disturbance that has to happen within the  fence would have to be overseen by the consulting arborist.   Boardmember Hirsch inquired if their department would get an opportunity to review structural  methodology for the supports for the whole building and alternatives that might be less impactful on  the tree roots.   Ms. Mondkar advised they reviewed the entire plan set and all of the structural proposals and  foundation recommendations. She stated there are foundations that would be more forgiving toward  roots.   Boardmember Hirsch observed the perimeter of the building would be likely to impact the perimeter of  the tree. He wanted to know if they were reviewing it as it goes up so the tree is going to be entirely  under their control how ever it has to be reduced.   Ms. Mondkar answered they understand there is a projected 15 percent impact to the canopy, which is  acceptable.   Boardmember Adcock asked if she was correct that if it was 30 feet to the fence and the building  foundation was coming up right to the 30 feet, there would be shoring work beyond that would be  inboard of the tree protection fence and would be fully monitored.    Ms. Mondkar answered there would be no work proposed near the trunk but any disturbance of the soil  or root zone within 41 feet from the trunk must be overseen by the consulting arborist, including the  area within the fence.   Boardmember Adcock observed balconies would project into the 30 feet and asked if that was allowed  to be constructed within the 30 feet tree protection zone and if she was correct that work inside that  would impact fully into the 10 feet zone and they would be monitoring onsite the entire workday every  day.  Ms. Mondkar said there is a 15 percent expected canopy intact where pruning will have to take place  and the consulting arborist includes tree protection zoning impact as well as canopy impact. When the  proposed balcony is constructed, the consulting arborist would also have to monitor exactly which limb  is being cut, where it is being cut and only removing what is necessary to provide clearance and safety.   Boardmember Adcock queried if the 15 percent was within the 30 feet setback.   Ms. Mondkar explained the impact to the roots and the canopy were on the same side of the tree. The  30‐foot setback would be a horizontal impact and the canopy would be a vertical impact. They did not  think of the TPZ in the same scope as the canopy impact.   Page 6 of 27  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 04/18/24    Boardmember Hirsch inquired if they looked at the latest plans that have been submitted. He noted  there is a circle showing the 30‐foot line all around the tree but there were projections of balconies that  extend well within that 30 feet.   Ms. Mondkar confirmed she had looked at the latest plans. She explained the balconies would be  impacting the canopy which falls under the canopy impact, which 15 percent is within tolerable levels  and is considered something that can be approved.   Boardmember Hirsch asked if it would be reasonable for the Board to request not to have balconies in  those areas due to the impact of the tree or should they allow the applicant to keep the balconies.   Ms. Mondkar said that the consulting arborist’s projected impact of 15 percent was based on industry  standards of what is generally acceptable, especially for such a good condition tree and the balconies fall  within that area.   Chair Baltay pointed out that on the plans the balconies would fall within 24 feet of the tree trunk. He  questioned if 15 percent reduction makes sense if the tree protection zone is 41.  Ms. Mondkar explained that the 15 percent was of the overall canopy, not of just one side.   Boardmember Rosenberg was not finding any description around the language surrounding when the  arborist needs to be onsite for the duration of construction within which dimension from the tree  protection zone in the conditions of approval on packet page 36 under Urban Forestry. She felt having  an arborist onsite while they waterproof seemed excessive and wanted understanding of the language.      Ms. Mondkar specified that the language “the consulting arborist must be onsite long before  waterproofing begins” would be added and modified into the conditions of approval.    Ms. Kallas clarified that the conditions of approval currently say that the project is required to meet the  CEQA mitigation measures which reference the recommendations from the arborist requiring the  arborist to be onsite but they would make it more clear.   Ms. Raybould clarified they always require all of the references to recommendations from the arborist  to be put into the building permit so they always have to follow the recommendations from the  arborist’s report.  Chair Baltay wanted to know what the dollar amount of the appraisal bond would be.  Ms. Mondkar stated the Urban Forest Division estimated it to be $75,000 with a 150 percent appraised  value and wanted to make that recommendation. The consulting arborist has to also provide their  appraised value.   Boardmember Hirsch requested a description of how the bike room would work. He asked for a  calculation of bicyclists who might use the main lobby exit from the bike room in any particular day.   Amanda Borden, KSH Architects, described that the bike path to the parking garage is through the front  entry of the lobbies and down through the elevator. She added there would be multiple bike parking  rooms to provide in excess of the required bike parking. They would be scattered in smaller rooms, two  per basement level, for a total of four rooms. She thought it would be difficult to calculate the number  Page 7 of 27  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 04/18/24    of bicyclists who might use the main lobby exit from the bike room on a particular day without knowing  the demographic of exactly what types of bikes were being used. The total bike parking being provided  would be over 100 stalls.   Chair Baltay explained they wanted to see how someone brings their bicycle downstairs. He asked if a  tandem bicycle or a bike with a trailer could be brought down the elevator.   Ms. Borden used a slide of the plans to demonstrate the bike paths, show the bike rooms and the  variety of bike parking styles.   Chair Baltay inquired if a tandem bicycle or a bike with a trailer could be brought down the elevator.   Ms. Borden indicated those pieces would have to be separated and would not typically go up and down  the elevator.   Boardmember Hirsch questioned if the lobby area down in the basement would also be used for move  in conditions when the building was just beginning.   Ms. Borden explained there was a loading and move in at the first floor. She used a slide drawing of the  plans to describe the location of a loading stall with a ramp and roll up door where a vehicle could pull  up to the site to unload.   Boardmember Rosenberg asked if a portion of the sidewalk she pointed out on the plans was accessible  by vehicle.   Ms. Borden answered perpendicularly a vehicle could pull into the gray loading area.   Boardmember Adcock queried if the office tenants wanted access to their bike parking location if they  would go to the residential lobby.   Ms. Borden stated the office would have the same access, describing it on the plans. She clarified that  there would also be short‐term bike racks outside both entries.   Boardmember Adcock inquired about the location of the trash staging area and if there was an analysis  showing how often the garbage would be picked up.   Ms. Kallas answered it was at the street within the loading area. The garbage pickup analysis is in the  trash management plan and there would be multiple pickups per week for various services.   Boardmember Hirsch wanted to know if it was standard practice to have the bicycle service for the  tenants to come through the main lobby on a building of that size. He asked if there were car ramps that  had extra space for a bike to go in and out.   Ms. Kallas remarked that it is standard practice to have the bike parking within the parking garage and  when the parking garage is above or below grade it is standard practice to go in an elevator. She  stipulated that the ramp was of a grade that it was possible for bicyclists to ride their bikes down the  parking ramp. She added they would be working with a parking consultant that will advise on different  safety measures. She explained the cyclists would not be separated from traffic allowing them to go in  and out on the car ramps.   Page 8 of 27  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 04/18/24    Boardmember Adcock questioned if it was clearly allowed by zoning code to have the balconies into the  setback and if the stairs going down to the basement on Middlefield and Byron were allowed to be in  the setback or if they were asking for a variance for that.  Ms. Borden explained the balconies are allowed to encroach into the setback based on the zoning;  however, the stairs typically would not so it is part of what the PHC project is proposing. Related to the  setback, the basement was being built right up to the edge of the property line. She wanted to know the  excavation plan.   Ms. Raybould clarified the project is a planned community rezoning and would have its own ordinance  and zoning. Everything they request that did not align with the underlying zoning of RM‐30 would have  to be written into that ordinance in order to allow for it. She asked if there was a valid reason for  building the round columns so close to the edge of the basement wall. She asked if the radius of the  ramp from Byron was maxed out in terms of turning.   Ms. Borden explained they have not yet figured out if they need to encroach at the City right‐of‐way for  the shoring. With regards to the tree protection, it is included in the arborist’s review and  recommendations. The 30‐foot setback includes a 5‐foot allowance for shoring which will be less at an  estimated 2.2‐foot depth offset from the foundation wall. That is in the review that Mr. Babby has  conducted on the work within that tree area. She thought they could review the space between the  columns and the basement wall with the structural engineer. She described how the columns were  provided for load bearing. She explained how they were maxed out on turning on the ramp from Byron.   Chair Baltay asked if he was understanding correct that the ramp goes up 5 feet from the street and  then down into the basement.   Ms. Borden confirmed it goes down a horizontal distance of 5 feet at a slope of 1.8 percent. The 5‐foot  horizontal distance goes from the sidewalk up 1 percent and then back down which was a Public Works  requirement.   Boardmember Rosenberg queried if any possibility of bringing the basement in and just had piers in the  location had been considered, which would be less impactful on the tree root structure.   Ms. Borden answered they had not talked specifically about that idea but there were a lot of ideas on  the table. They are working with a great structural engineer who are very creative. She anticipated they  would most likely have a mat foundation that would be thinner at the ramp than the rest of the garage.  She hoped they would not end up with any additional vertical supports below that foundation which  would be easier for waterproofing and less invasive. She thought everyone was on the same page  regarding minimizing impact on the tree.   Boardmember Chen asked for clarification on the lack of screening in some areas. She asked why there  were balconies on some units above B1 and not others. She wanted to know if it was intentional that on  the B4 units the dotted line of the 30 foot tree protection zone went into the wall of the building.  Mr. Korth answered explained described the mechanical enclosures set back from the edge of the roof  in that area providing privacy from the other side of the building. He stated if the Board did not feel the  Page 9 of 27  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 04/18/24    screening was adequate it could be increased. He stated that one comment they heard at the first  meeting was that there were too many balconies which is why some were removed.   Mr. Smith explained they were trying to have as many balconies as they could and the ones included  were not in the protected area.  Mr. Babby explained that the dotted line on B4 was the 30‐foot offset line. That specific setback  established for the canopy did consider an additional 5 to 6 feet to erect construction scaffolding along  the perimeter of the building. The balconies now encompass that space. It was discussed internally  about how to construct those and it is addressed in his report that they are acceptable provided there is  no construction scaffolding needed along the outside of the balcony. The design team and contractor  have been looking at how to construct those balconies. His assessment of the 30 feet considered the  additional 5 to 6 feet toward the tree.   Chair Baltay requested clarification of the design intent regarding the glazing panels for the west facing  windows in unit E2. He wanted to know the design intent of some of the material samples. He queried  how the white horizontal lap siding is detailed at the corners where it returns to the windows.  Boardmember Adcock asked if the intent was a form liner or real wood board form. She questioned if  the intent was to do form lined precast panels that are mechanically fastened to the building. She asked  about the glass intended for the railings of all the balconies. She queried what the plan was for the  divider for the balconies between units.  Mr. Korth explained there are some opaque panels and some vision panels. The dark version could be a  shadow box and the behind it would be an opaque panel with the intention to have the building not  appear completely solid. He indicated a revision would be required on that portion of the plan. He  advised they could not figure out a way to bring in a real piece of board formed concrete so they got a  panel of a material that replicates it as a color and texture material. They wanted to find panels that can  provide the same feel. He stated the intent was ideally a form liner and explained it had better  properties from a water proofing perspective. He remarked that it could be a veneer if the material  achieves their goal in terms of the texture. A precast panel might be too thick for a wood frame  construction. They would do everything to make sure it looks the way it has been rendered. He offered  to run the actual panel by the Board with they get it. He described the lap siding as a Hardie Board  product and stated he would like to do a reentrant corner where the panels meet.  The balcony railings  would be clear, laminated, tempered glass. He said the divider between the balconies would be a double  pane of glass with a translucent inner layer to provide privacy. It would go up to the window height  balcony to balcony with vertical support at both locations.   Boardmember Chen wanted to know what material the railings above the garage exit would be. She  asked how tall the concrete base and opening would be.   Boardmember Adcock asked if the 42‐inch tall gate was for security because somebody could jump it at  that height. She inquired if there would be some type of keypad entry on the garage doors.   Mr. Korth answered the railings would be metal and described the design that would make it  transparent. The concrete base will be 3.6 feet above the concrete band which is 1.9 feet tall. He agreed  Page 10 of 27  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 04/18/24    that somebody could jump the 42‐inch gate but advised that at the bottom there were doors going into  each garage so it was secure. He said they had not gotten into a security overlay but the keypad entry  would be a good idea.   Boardmember Hirsch did not think having the apartments in the middle of the tree was reasonable and  thought the building should be set back where the tree impacts it. He suggested improving the façade  by duplexing the ends of the building with a bridge element and considering the possibility of sunshades  to add texture and detail to the building. He thought they should be listening to some of the suggestions  about what to do about the foundation without disturbing the tree.    Boardmember Adcock thought they could achieve the look of the color difference without pretending to  be concrete. Regarding the Hardie Boards, she recommended going a tone darker. She suggested  turning the elevator to face the lobby. She did not think they needed the extra 3 feet into the tree zone.  She thought the extra 5 feet for the ramp was also encroaching into the tree zone and urged her  colleagues to recommend another 3 feet around the tree.   Boardmember Chen agreed with the suggestion to work with the structure engineer to see whether the  basement wall could push back a few feet. She suggested widening the ramps from 5 feet. She  expressed concern with the encroachment to Middlefield and suggested to push it back 5 feet and align  the setback with the Hamilton senior housing.   Boardmember Rosenberg commented that maybe a portion of B3 could be one of the F1s to pull back  from the canopy and request that it becomes two units. She read a statement about the responsibility of  the ARB and stated they were put in a difficult situation when they risk 63 new potential units for the  sake of one tree in a housing deficit. She thought the project deserved to move forward.   Chair Baltay suggested changing the tree zone to 28 feet to avoid having permanent buildings in the tree  zone at 30 feet. He believed they needed to have strong, clear language in the conditions of approval  that are printed on the drawing set regarding the arborist’s inspections. It was his position that the bond  amount should be two times the appraised value bond. He thought the elevation on the corner of  University and Byron needed to be modified to be real windows. He thought the roof deck screening  was necessary. He was dissatisfied with the bicycle access and felt there needed to be better efforts to  make the ramps safe. He was disappointed they had not found a way to fit the bike parking on the main  level and thought a chunk of the commercial section over the ramp behind the lobby for the residential  building would make a great bike parking area. He thought the white horizontal lap siding was the wrong  choice and should be white or lightly colored plaster. He wanted to see more detail on how the board  formed concrete effect comes about. He supported the idea of getting the foundation revisions to pull  the foundation as far as possible from the tree. He was comfortable with the reduced setback on  University Avenue. He agreed with changing the apartment units, especially the ones facing the tree but  he opined that the project needs to be approved and he did not want to see them do further redesign.    Boardmember Chen wanted to know the whole Board’s opinion about the setback along Middlefield.  She asked if the applicant would consider a 15 or 16 foot reduction. She said looking at the rendering on  the cover page, the trees down the road could be seen and there was nothing in front of this building.   Page 11 of 27  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 04/18/24    Boardmember Hirsch commented that he did not think there was a lot of pedestrian traffic along that  piece of the street and thought it would be reasonable to narrow the pedestrian path to allow a tree pit  or eliminating the staircase to widen the sidewalk. He also presented an alternative of having a single,  longer run of stairs. He thought the setback was adequate.   Boardmember Adcock thought the setback was fine but was bothered by the stairs in the setback  because it would prevent a bike lane on Middlefield unless one of the two lanes of streets became a  dedicated bike lane. If they ask for a deeper setback but the basement goes up to the setback, the  sidewalk would not go over the podium in the future if the road gets widened. She thought in the  struggle of bike lane versus density that density was more important.   Boardmember Rosenberg opined the setback was an acceptable solution.   Boardmember Chen wanted to reconsider having more trees along the street. She agreed with  reconfiguring the stairway going up to ground level to push it back a few feet.   Chair Baltay found Boardmember Hirsch’s comments to be germane. He did not understand why the  foundation has to go to the property line along the full frontage or what the point of the staircase was.  He thought pulling the foundation back in line with the buildings would let greater landscaping take  place and would address Boardmember Chen’s comments.   Boardmember Adcock observed the stair stack could go all the way to the two levels of basement  instead of jogging to the outside.   Boardmember Hirsch found the impact of the tree was too serious to minimize and could not approve it  without the setback.   Boardmember Rosenberg countered to imagine that the tree was slightly closer to the property and the  property owner had the decision whether or not to cut the tree down. The reason the tree has to be  protected is partly because it is not actually on the property. The property is being impacted by a  neighbor’s decision to keep the tree. She agreed with respecting the tree but also understood that the  client that owns the property and pushing the project forward is doing the best they can with the  situation at hand. She did not want the project to come to a halt because of a tree they do not have  control over when in an alternate situation the tree might be cut down altogether.   Chair Baltay stated Boardmember Hirsch’s suggestions to make the four units into two and turn the  other direction made sense but was a significant reduction in unit count. He opined that they were all  convinced that the tree was going to be adequately protected. The question was the viability of the  units and if the applicant wishes to build these units in this way and feel the apartments are not quite as  viable, he was willing to let them run with that.   Boardmember Hirsch countered they already have an exception to a height limitation so they could  raise both ends of the building. He thought the volume of this building would be enhanced if they were  allowed to build it higher.    Boardmember Rosenberg argued that the four‐story is a respectful, appropriate height for the area it is  in and she did not think it should come back to the drawing board on those grounds.    Page 12 of 27  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 04/18/24    Boardmember Hirsch indicated he was not suggesting raising it two floors but raising the ends of the  building.   Boardmember Adcock maintained that was asking for a redesign and it was three years into their work  and she did not think they should do that. She recommended removing the balconies from the  protected zone but not changing the unit count. The upper floors could still be at 30 feet off the edge of  the tree trunk but the basement could go another 3 feet without impacting the structure. She thought  they should maintain the 30 foot canopy and 33 feet for the root zone and not push back to redesign.   Chair Baltay suggested making it 28 up top and no balconies.   Boardmember Adcock thought there was a graphic area because it was 30 on some floors and 28 on  others and she wanted them to check that.   Mr. Korth explained there is a difference between floors. The basement and ground floor are 30 and it is  less at the upper floors.    Chair Baltay asked if the boardmembers could support the project.  Boardmember Hirsch could not support the project unless the substantial changes he suggested were  explored.   Boardmember Chen requested making the upper units smaller and pushing the basement inward. She  suggested making unit B and E1 smaller.   Boardmember Adcock asked if Boardmember Chen was suggesting that it shrink 5 feet or so to make the  10 feet into a 15 feet or trying to go the full 24. She restated her position that if they can get the 10 foot  setback to grade versus the 10 feet being a podium would be better future proofing of the space than to  push the upper floors back another several feet.   Boardmember Chen was suggesting the 15 to align with the other buildings. She wanted staff input on  the setback.   Chair Baltay asked if there was anything in motion to put a bicycle lane along Middlefield Avenue.   Female answered there are lots of plans in the works but nothing specific they are aware of. They have  been trying as best as possible to perverse the special setbacks for potentially future bike lanes but that  is just speculation at this point.   Boardmember Rosenberg thought it was unlikely that they would move the entire sidewalk down the  entire length of Middlefield to get a new bike lane in. Her issue with the project was that it is a big  picture item with a lot of potentially long‐term consequences. She opined it would set a precedent for  new setbacks, for how they want to build in the downtown area and how important new housing is for  them. She thought they, as the Board, were being tasked with if they think this is the direction the City  wants to go.   Chair Baltay stated it would be hard to change the 10‐foot setback. He said it was probably possible to  get the foundation changed. He asked Boardmember Chen if moving the foundation back and  Page 13 of 27  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 04/18/24    conditioning more trees and landscaping review along the elevation would mitigate the 10 feet  sufficiently.   Boardmember Rosenberg stated she preferred the podium. She pointed out the retail down the road  were all right on the sidewalk. This would anchor a significant portion of downtown from where the  shops are to this building and every building in between there would start filling out to the 10‐foot  setback. She did not think it was a bad thing. She was okay with the 10‐foot setback.   Motion of Approval    Recommend that Council approve the project with the following conditions of approval to return to an  ARB ad hoc committee:  1. The tree protection zone be 33 feet at grade level and 30 feet above grade level; that conditions  of approval be added to say that the arborist recommendation be followed; that the bond be  increased to 200%; that the balconies be removed on the units projecting into the tree canopy.   2. Review the window design on the Byron street elevation for units E2 to provide more  transparency.  3. Provide roof deck screening of a minimum of 6 feet high for the roof deck facing south.  4. Include greater specification of all materials, include complete material specifications and  samples, the corner details, reduce the LRV level of the white paint finish to 83 or less.  5. Revise the foundation design to maintain a 10‐ft setback along Middlefield Road except that the  stairs may encroach to the minimum degree necessary for access.   6. Provide at least 25% of the long‐term bicycle parking readily accessible at grade.     MOTION:  Chair Baltay moved, seconded by Boardmember Rosenberg.   Motion carries 3‐2 (Hirsh and Chen dissenting)  Chair Baltay assigned Boardmembers Adcock and Rosenberg to the ARB Ad Hoc and offered the no votes  a chance to speak to their vote.   Boardmember Chen appreciated the addition of item 5. She opposed the setback because of the  landscape and trees and if it was too close would eliminate the future flexibility.   Boardmember Hirsch thought his suggestions had value, would make a better building and even more  interesting arrangement of apartments at the top of the building. The setback is a necessity and would  ultimately be a problem for the building due to the tree growth and that side of the building would be  better if there were a reduced amount of extension into the tree.   The ARB took a 10 minute break.   Page 14 of 27  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 04/18/24    The ARB resumed with all present except Boardmember Rosenberg.            Action Items  3. PUBLIC HEARING / QUASI‐JUDICIAL. 3265 El Camino Real [24PLN‐00012]: Consideration of  Applicant's Request to Rezone the Subject Parcel from Commercial Services (CS) to Planned  Community/Planned Home Zoning Application (PC/PHZ) and to Construct a 100% affordable,  Five‐story, 44 Dwelling Unit Residential Rental Project. Environmental Assessment: Initial  Study/15183 Exemption. For more information contact the project planner at  Garrett.Sauls@Cityofpaloalto.org.     Chair Baltay inquired if any boardmembers had disclosures.   Boardmember Adcock announced she had visited the site and that her office is on Lambert about 300  feet from the site but she does not own the property.   Boardmember Chen stated she visited the site the day prior. She parked behind the lot and wanted to  point out that she saw a big window on the hotel side that was only a couple of feet from the property  line which did not show on the drawing. She understood that it is much taller than the hotel building so  there might be privacy issues but maybe not much.   Chair Baltay disclosed that he visited the site earlier in the week.   Boardmember Hirsch indicated he had not visited the site recently. He did drive by it a few days prior.    Garrett Sauls, project planner, provided a slide presentation describing the application  background/process, project overview, Affordable Housing Incentive Program, project location, floor  plans, elevations, parking lift sections, trash collection, additional considerations, Council and PTC  feedback/comments and recommended motion.   Boardmember Rosenberg rejoined the meeting and disclosed that she had visited the site.   Isaiah Stackhouse, applicant from Trachtenberg Architects, provided a slide presentation discussing the  background and details of the project, context plan, recap of the September study session with Council,  progress from January to March, the ground level plan that was included in the package, an alternate  plan, a typical residential floor plan, the rooftop plan, a building section plan, building elevations,  proposed materials, a view looking northwest along El Camino Real, a view looking southeast along El  Camino Real, and a view of ground level entry along El Camino Real.   Amie Ashton, executive director of Palo Alto Forward, expressed the organization’s support for this  project and the City’s need for more dwelling units.   Page 15 of 27  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 04/18/24    Boardmember Adcock queried the intent of the egress corridor on the first floor. She asked if the one‐ hour tunnel on the upper left of the front is an enclosed interior space.    Mr. Stackhouse explained it is essentially a side yard that allows egress from the rear stair and access to  the bike room. It is proposed as a 6‐foot plastered wall. He stated the one‐hour tunnel was still  completely exterior. At the front, this portion of the building extends over the side yard. There is an  open air gate. On the roof level plan, it can be seen that the vast majority is open to sky on the side yard  but coming back to the typical unit plans, in order to fit a full one bedroom unit they extended a unit  over.   Boardmember Chen asked how the people that park their cars in the garage can get through the lobby  and to their units. She wanted to know if the restroom on the ground floor was code required. She  asked if they were required to have two fire exits on the roof garden.   Mr. Stackhouse pointed out on the plans where the people could enter the building from the garage. He  indicated the restroom on the ground floor was particular to the project sponsor as something for  building maintenance. He explained because the occupiable space is 750 or under, that allows 49  occupants and works with a single exit. If they get above 49 occupants, it turns into an A occupancy and  they have to build the building out of concrete which would be unfeasible so they keep the occupiable  to 750 and the space itself requires only one exit; however, any occupied floor via the California Building  Code needs two exits so the floor has the two egress stairs but the space itself only needs one.   Chair Baltay questioned if there would be a garage door on the elevation for the entrance.   Mr. Stackhouse stated they were proposing a garage door there.   Boardmember Rosenberg queried how fast that garage door would open and close. She wanted to know  where trash collection would be located. She wanted the reasoning for having the electrical room  located at the ground floor across from the elevator.    Mr. Stackhouse answered that the garage door opens and closes quick. He added that there is a 12‐foot  setback and the door itself is at another 3 feet for a total of 15 feet as it opens. There would be security  issues with leaving it open. He stated due to the small size of the project, tenants would bring their trash  to the trash room on their own. The location of the electrical room was necessary in order to get the  lines run due to the size of the building and for easy access by PG&E and the City. There was request to  get an access door into that electrical meter room from the sidewalk but they were able to find a  compromise where they could come in through the side gate and did not have to add one more door to  the facade.   Boardmember Hirsch asked about the backflow preventer and some of the plumbing. He questioned if  the post office requires that they keep everything on one side. He asked if somebody would have to go  back outside, turn the corner and come back in at the handicap spot in order to access the garbage area  if coming down by elevator. He wanted details on the lighting.   Mr. Stackhouse pointed out the backflow preventers on the screen. He indicated the package and mail  area could get split to multiple sides of the lobby. He confirmed he was correct about the access to the  garbage area. They looked at options to try to bring the trash up to the front but effectively they would  Page 16 of 27  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 04/18/24    have to shift everything down accordingly to get not only the bins but clearance in front of the bins and  they would lose a stack or two of parking. They had been charged by Council and PTC to get as much  parking as they possibly could. He pointed out lighting details near the end of the plan set.   Boardmember Chen wanted to be sure there would be no privacy impact between the two units on the  second floor sheet A 2.2.   Boardmember Hirsch wondered if there was a method in which they could go through the stairwell to  access to the garbage. He suggested moving the postal boxes to the opposite side giving an opportunity  to have a door in that area. He wondered if it would be possible to make it a little more exciting by  breaking the top parapet so there was an opening that led out to something over one of the window  boxes. He asked if there was a limitation in some way to the extent of the bay windows. He suggested  giving the rooftop more life with possibly a canopy and Juliet balconies or bay windows on the sides. He  expressed concern about ventilation of the apartments facing the street. He opined that it would be  better if the planter in the back were a skylight.    Mr. Stackhouse explained much thought was given to access to the garbage area. He pointed out on the  plans why other areas would not work to access the garbage area due to the tight space but they were  open to ideas. He supposed they could look if they could set back a door vestibule enough that someone  could step out safely but they would have to traverse down the driveway which made him  uncomfortable. He indicated the bay windows can extend further out but as they get close together  privacy issues start to occur between the units. If the windows extend out too far, the base building can  no longer be seen and it will start to look like an office building.   Boardmember Rosenberg thought the east building elevation was the most visible but less exciting than  the west side. She suggested looking at color and material change. She found the front a little repetitive  but she liked it.   Mr. Stackhouse said they could explore doing side windows to help activate the façade.     Boardmember Adcock was not sure who would maintain the areas of planters between the patios on  the A2.2 level two plan. She was curious how privacy between unit patios would be addressed. She  assumed there was a code reason why the egress corridor is outdoors. She wondered if the one‐hour  rated tunnel could be enclosed. She commented about traffic flow issues in and out of the garage  getting cars out of the stackers.   Mr. Stackhouse stated if the egress court was fully interior, it would be an exit passageway. Exit  passageways cannot have any unoccupied spaces, mechanical rooms or anything else off of them so an  MEP design would not work if that were interior.    Chair Baltay echoed Boardmember Chen’s concern about privacy with the window at the hotel. He  agreed with Boardmember Hirsch’s concern about access between the parking area and lobby and  thought it should be high priority. He thought Boardmember Rosenberg’s concern about the view of the  side of the building going up El Camino northward or southward was important. He suggested a window  or decorative reveal and extended around to the back of the building. He agreed with Boardmember  Adcock’s concerns about the planters at the back, the gate at the front and the garage door.   Page 17 of 27  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 04/18/24    Mr. Saul wanted to know if Boardmember Rosenberg’s comments would also be directed to the  southbound facing side of the building.   Boardmember Rosenberg indicated the southbound façade looked more interesting.    MOTION: Vice Chair Rosenberg made a motion to continue to a date uncertain. She would like to see  that next date be after the CEQA is available so a motion can be made on it, seconded by [Inaudible  4:39:40].  VOTE: 5‐0  The ARB took a lunch break until 1:30.  The ARB returned with all members present.        Study Session  4. Study Session to Review the Proposed Ordinance Implementing the Draft North Ventura  Coordinated Area Plan (NVCAP) and to Receive Stakeholder Comments on the Draft  Supplemental Environmental Impact Report for the Proposed Project.    Kelly Cha, project planner, gave a slide presentation about the Draft North Ventura Coordinated Area  Plan including study session objectives, a timeline of the project, NVCAP goals and objectives, the  NVCAP plan area, Council endorsed plan, document contents, transition of commercial properties to  mixed‐use and residential, NVCAP land use designation and PAMC zoning designation crosswalk, PAMC  zoning implementation and the next steps.   Chair Baltay asked if there were any public comments.   Cedric dLB was happy to see support and encouragement for rooftop gardens as well as good access to  the renaturalized creek. He hoped the zoning areas would dissuade any development through the area  the creek would expand into. He wondered if there were additional ways to incentivize more rooftop  gardens. He hoped for a solution to clean up the ground pollution so the creek could have full contact  with the earth.  Chair Baltay suggested they focus on diving into the tables that start on packet page 124.   Boardmember Chen wanted a definition of interior rear yards, asked if the larger lots would be divided  to smaller ones and wanted to know the location of the rear yards.   Ms. Cha answered they would remove the term interior. She stated it was basically anything opposite of  the street.   Page 18 of 27  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 04/18/24    Ms. Raybould explained that they may have intended it to be interior because there was a scenario  where the rear yard was facing a street. She stated they would take note of it and make sure of what  they want on that.   Boardmember Chen suggested having a minimum percentage requirement on minimum  landscape/open space coverage for residential.   Boardmember Rosenberg recalled some of the interior rear yard may have also been to cover some  potentials for townhouses, etc. where there is a huge block of high density residential.    Boardmember Adcock thought there was a difference between the minimum usable open space that  can be balconies or rooftop versus the minimum landscape open space coverage of the site which is why  R4 says none and they just need to be consistent. She stated in this section there is no 100 percent  maximum lot coverage. It is 45 percent in R4.   Chair Baltay stated they could certainly have some percentage of landscape coverage.   Ms. Cha remarked the RM‐40 currently requires 20 percent and they could require 20 percent in this  area, as well.  Boardmember Adcock commented that both on R3 and R4 there is the maximum lot coverage which is  40 percent for R3 and 45 for R4 and then minimum landscape/open space is 30 percent and none. She  did not understand why that did not add up to 100 percent.   Boardmember Rosenberg answered there is also the possibility of paving and she was not sure that  counts as open landscape space. They need to clarify open space/landscape.   Chair Baltay opined 45 percent was too low.   Boardmember Rosenberg was in agreement. She thought 60 percent would be a nice increase in that  area. She did not know why they would want NV‐R3 and NV‐R4 to be dramatically different.   Boardmember Chen thought it would depend on the parcel size considering the setback requirements.   Boardmember Adcock remarked they were trying to determine the maximum so if the setback makes it  less than it is less. If the base lot coverage for R3 is more like 60 percent and R4 is more like 80 percent,  then 80 percent and 20 percent of landscaping, there can be other stipulation that the landscaping has  to be pervious or otherwise it counts as lot coverage. That is more in the stormwater management side  of things but it does seem like the two highest density areas are asking for pretty low lot coverage.   Chair Baltay agreed.   Boardmember Chen asked if “landscape coverage may be provided above the ground floor” meant if  there is a roof garden on the second floor it will be counted to the open space or landscape coverage.   Female answered they should likely change that because they do want some shrubbery and perimeter  landscaping but open space would be okay with providing on the upper floors so they need to move that  note.   Page 19 of 27  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 04/18/24    Boardmember Rosenberg reiterated that on packet page 125 they were looking to create the maximum  base coverage of the NV‐R3 at 60 percent and the NV‐R4 at maybe 70, 75 or 80 percent. She wanted to  throw out the number 70 and see where it would land. On packet page 126, the minimum  landscape/open space coverage for the NV‐R4 should be 20 percent. She thought there should be a  notation saying 50 percent needs to be permeable.   Chair Baltay asked if they have definitions of open space and if there is any restriction on impermeable  or permeable.   Ms. Raybould answered for single family residential, there are certain areas that have 60 percent  permeability on the front yard areas but for other areas they do not have permeable versus  impermeable. It is something they evaluate as part of a CEQA analysis. She also noted that sometimes  they do permeable pavers so depending on how they feel about that they might specify if they want it to  be landscaping, etc.   Boardmember Rosenberg thought the goal was to make sure these things are not all sitting in concrete  islands.    Chair Baltay remarked they were jumping into a new set of regulations.   Ms. Raybould commented they did have C3 municipal stormwater requirements that do end up  minimizing to some degree but there are a lot of different nuances to that in terms of how the design is  engineered and where the bioswale and everything needs to be.   Chair Baltay stated the C3 jumps into various levels of engineering. He said Boardmember Rosenberg  was talking about preserving some form of natural permeability on all sites. He did not think they had  that anywhere except for residential in Palo Alto. He asked if the intention was to start that now. He  thought it was reasonable to think about. His understanding was that the purpose of open space was for  livability aspects. He queried if they should be looking at ecological or environmental concerns.   Boardmember Adcock concurred with Chair Baltay about the boundary of reach versus overreach  because when they increase the lot coverage to 70 or 80 percent in that R4 area and if it is built out to  that much then a very small area is left for open space. She agreed that the C3 would take care of  managing the stormwater itself and back to Chair Baltay that it is about livability. Whether it is  permeable pavers, nice pavers but not permeable plus landscaping, she thought the balancing of lot  coverage versus open space was in their purview.   Chair Baltay stated that the entire Piazza San Marco was impermeable and still the best open space in  the world.   Boardmember Chen excused herself and said she would watch the video and if she wanted to add  anything she would send an email.   Boardmember Adcock thought if there was a wrinkle of open space being allowed above grade then the  maximum lot coverage by building is the main thing they want to make sure they drive down to. She  opined it needs to be more than 40 and 45. She wanted clarity on whether the lot coverage includes or  excludes below grade. On the mixed use development standards on page 126 on the bottom left, the  Page 20 of 27  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 04/18/24    minimum site specification on the MXL is blank so she was curious if that was intended to be none or if it  should be something. On the higher density sections, maximum lot coverage on packet page 127 for  both MXM and MXH is 100 percent lot coverage so basically says if it is MXH and 0 open space required.  In this case, she had the opposite concern because it is fully covered and there is no open space  required on or above grade. She would like to discuss that further.   Ms. Cha remarked those purple parcels are MXH and are on El Camino Real and Lambert and then also  along Park Boulevard and MXM are orange parcels along El Camino Real as well as Lambert.   Chair Baltay questioned where else in town has 100 percent lot coverage allowed.   Ms. Cha answered she believed downtown also has 100 percent. She was not sure about the other  commercial districts.   Chair Baltay asked if any of the current zoning districts along El Camino allow 100 percent coverage.   Ms. Raybould answered no except for under the Housing Incentive Program there was no maximum on  lot coverage so for housing projects they would be able to.   Female remarked the commercial zones can be 100 percent and many have 50 percent max.  Ms. Raybould countered that then it has open space and landscaping requirements so it effectively ends  up reducing it.   Chair Baltay said there are landscape and open space requirements that eat into that even though there  is no requirement.   Boardmember Adcock confirmed that adding here they were saying maximum lot coverage 100 percent  and landscape coverage required none so it can be completely solid concrete with no requirement. She  remarked that seemed extreme on the other side of the R3 and R4 they were just talking about.   Chair Baltay stated these are mixed use so might be office or retail at the ground level or parking lot and  depends if the low grade parking is going to be to the perimeter. If that is how it is designed, it needs to  say that.   Boardmember Adcock said on packet page 128, she wanted them to think about the maximum ground  floor height of 14 feet which in a lot of cases feels generous but also not if there are large volume  spaces. She stated parking garages are fine at 14 feet but if there is any kind of event type venue or A1,  A2, E2 or E3 space, it felt short to her to limit it to 14 feet.   Ms. Cha thought they initially had 15 feet but changed to 14 to be consistent with the objective  standards unless the Board feels there should be a higher height.  Boardmember Rosenberg questioned if there is a minimum and maximum. for the first floor.   Female answered the objective standards say a minimum of 14 feet so they would change the language.   Ms. Cha said they did not have a maximum.   Page 21 of 27  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 04/18/24    Boardmember Adcock did not think a maximum was needed and it should be up to the designers based  on the volume of the square footage.   Boardmember Rosenberg asked if they wanted to do a lobby atrium that goes five stories tall, there  would be no penalization for that.   Female read the entire objective standard.   Boardmember Rosenberg thought they needed the abutting building stipulation but that the minimum  14‐foot floor to floor was appropriate.   Chair Baltay asked why they would put a duplicate regulation there if the objective standards apply to  everything they were looking at.   Ms. Cha answered it was for the ease of the implementation but they could remove them to make sure  there is no inconsistency.   Boardmember Rosenberg announced she had to leave.   Boardmember Hirsch questioned the density of R30 and R40.  Ms. Cha explained they have anticipated density for all of the NV zoning districts which she believed was  in a table on one of the slides. They did have minimum density per unit listed there but the intention  was that with the four area ratio and development standards, those development standards would  create the density and they had no maximum density listed there so the design can actually dictate  those requirements.   Boardmember Hirsch said that was good because the projects that will be coming in were much denser  than R30 or R40. The low income housing project between Olive and Acacia is 129 units and a little over  an acre so is significantly higher than 30 or 40 per acre.   Ms. Cha stated it is not unlimited but there is no maximum density set for these districts because they  want the development standards to allow higher density in this area.   Chair Baltay thought the specified street yard setback seemed too big on packet page 124. He thought it  seemed if you have a 20‐foot setback for residential, there would be a place for a car to pull up in front.  If trying to increase housing density, 10 feet or less should be plenty and he would leave it to  architectural design and landscaping to get a greater sense of privacy but on these properties that  impacts the use of potential housing. He suggested that 12.5 number be 10. He would like to see the  minimum setbacks on table 2 on Park Boulevard and Olive Avenue reduced to 10, as well. For maximum  height, he thought a better way to do the zoning was to have setbacks that are realistic to the area and  use a daylight plane. He suggested getting rid of the maximum height as it stands.   Ms. Cha stated the maximum might have been part of the endorsed plan by City Council but for the 30  abutting the residential, they could leave it blank or remove it so that the daylight plane can dictate the  height for that.   Boardmember Adcock was concerned that if the lot is one giant lot, daylight plane could let the building  be 100 feet tall.   Page 22 of 27  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 04/18/24    Chair Baltay said the 35‐foot limit for within 50‐feet of residential should be eliminated and let the  daylight plane cover that issue.   Boardmember Hirsch remarked they started the daylight plane a lot higher in a commercial situation  previously and there was some talk about reducing the daylight plane to 6 feet instead of starting at 10.  That bothered him.   Chair Baltay stated that was referring to the R1 properties where there were uncertain situations where  they wanted the daylight plan to start at a lower level. He thought the beauty of this was when getting  to an objective standard and using a daylight plane, there could be more specificity about the shape of  the daylight plane given the context. He thought they could tweak it and revisit whether it starts at 6  feet but establishing that as the means by which they were trying to regulate the mass of building was  more effective than plain height limits.   Boardmember Hirsch agreed except that a maximum height could be established.   Boardmember Adcock said that 35 and 55 is basically saying you can build a 3 or 4‐story and did they  want to recommend going 1 story higher and go to 45 and 65 for R3.   Chair Baltay commented if they wanted to say 6‐story building, it needed to be 65 feet.   Boardmember Hirsch was okay with that.   Chair Baltay asked if they should see what Council says about MV3, R3 and R4’s maximum height of 65.  Female commented that in the objective standards, the daylight plane starts at 25 feet and asked if that  was the version they were looking for.   Chair Baltay confirmed that was correct and asked if that was contextually based depending on buildings  next door and zoning.   Female stated it says if the project is not subject to a daylight plane pursuant to something else but they  would be referring back to here where there is nothing that says to use the R1 standards when adjacent  to R1 so there is not that catch. They would have a daylight plane that starts at 25 feet.   Chair Baltay thought it was impossible to build a 4‐story building with a daylight plane starting at 10  feet.    Boardmember Adcock said they could recommend 65 feet but based on daylight plane that zone of R3  will never hit 65 feet.   Chair Baltay said if the townhomes they approved were to never get built, this would apply to that  whole area. His understanding was that part of this exercise was that they want to have zoning of the  whole lot in place even if it is already being built out or the cannery site was not going to be built.  Ms. Cha confirmed that adding that the entire NV‐R3 project did not get fulfilled, there is a chance City  Council can adopt an amendment to the zoning to allow this R3 but until then the PC district that was  rezoned would actually apply.   Page 23 of 27  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 04/18/24    Chair Baltay asked if he was correct that they were talking about making maximum height standard 35  and 55 for R3 and R4 65 on both.  Boardmember Adcock answered she would say 50 and 65 but she could go with 65 on both.   Chair Baltay referred to page 126 regarding mixed use on NV‐MXM stating he thought it should be 10 or  less on Pepper and Olive Street instead of 12.5. He asked what the density of the units per acre were on  the approved project on the Cannery site.   Female believed that was 19.3 units per acre so 16.   Chair Baltay did not think that was a strong minimum and they should look for a higher minimum.   Boardmember Hirsch thought that was strong.   Boardmember Adcock said when you can go taller you can put more in the same square footage. She  agreed 16 per acre was low.   Chair Baltay said if it is 61 for R4, they should go for something more substantial on R3. He asked where  they came up with 61.   Female answered 16 came from RM‐40. It might have been adjusted different after looking at it. R40 is  the largest site after the cannery. Within the plant area, they might have envisioned a higher density for  that particular lot or parcel.   Boardmember Adcock stated the only consideration on this is if they ask for higher density per acre on  R3. She wondered how many townhouses that would be or disqualify townhouses.   Boardmember Hirsch added they also want open space and if they overload it they will never get any  open space.   Chair Baltay said if they had 30 units per acre, that would mean on a quarter acre lot they would have  7.5 or 8 units. He thought it was reasonable.   Ms. Cha explained they do have minimum density for MXM of 31 units per acre so that might be  something they would like to consider.   Boardmember Adcock added thinking about the types of development. In the R3 area, if it is limited to  16 then it allows townhouses versus R4 that allows more versus if they say 30 per acre in R3, then it is  1400 square foot per unit and they would not get a townhouse. She did not think they should go there. ]  Chair Baltay was in agreement. He said he was asking to change setbacks on page 126 for mixed use  from 12.5 to 10.  Ms. Cha said that was for both low as well as medium density mixed use.    Chair Baltay stated he was trying to make it consistent. He was concerned they were being too generous  on the balcony encroachments on page 127. He did not think a permanent part of the building encased  by the footprint should go into the setback. He thought eaves and balconies should be four or five feet  but six feet was a lot.   Page 24 of 27  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 04/18/24    Boardmember Adcock said it basically said the building is build right up to the setback and then do a 5‐ foot minimum balcony out into the setback.   Female said code section 18.40 talks about allowed projections into yards being uncovered porches,  stairs, landings, balconies or fire escapes may extend not more than 6 feet into a required front or rear  yard and may extend no more than 3 feet into a side yard.   Chair Baltay remarked that is different than the way he was interpreting it. The stair there is an exterior  access stair like a front porch.   Female stated the code is not 100 percent clear but when you put them together, porches, stairways,  landings, balconies and fire escapes seem to be more unenclosed spaces.   Chair Baltay said if he came to them with an unenclosed stair that went the full height of the building  they would deny it. The intent was a stair coming out of a house or the front entrance to a building or  something required for an emergency exit at ground level and those should be allowed to project into  the setbacks.   Boardmember Adcock said it could be clarified to say exterior stairways or unenclosed.   Female said they could refer back to 18.40.   Ms. Raybould said they have always interpreted it to be enclosed areas.   Chair Baltay suggested that things like balconies on the six foot project was substantial and he thought it  should be four or five feet.   Ms. Raybould said that has always been standard.   Chair Baltay did not want to change that.   Boardmember Adcock questioned what the setback means if you can build up to the lot line below  grade particularly when the first floor is on a podium.   Chair Baltay was in favor of making a new standard saying it is that zone from the grade to three feet  down.   Boardmember Adcock agreed with that.   Boardmember Hirsch was okay with that.   Female thought if they felt comfortable with that answer, they would start with NVCAP and have code  changes that happen all the time and they could talk about bringing it to the rest of the City.   Chair Baltay remarked they were conceptually saying that all the lot coverage calculations and setbacks  apply to the property from a depth of three feet below the grade up. Anything that happens below that  is not regulated the same way.   Female stated they could talk to Urban Forestry to see what that depth would be to get a decent size  tree.   Page 25 of 27  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 04/18/24    Chair Baltay said three feet was their guess and they should adjust that number and make sure it works.   Boardmember Hirsh added that in reality, oftentimes the underneath will be used as a parking area so  this is a kind of a compromised number.   Chair Baltay pointed out they had maximum lot coverage for the MXM and MXH zones at 100 percent  which is in sync with other commercial zones in town. He asked if that made sense or if they should push  for some level of open space on every project.   Boardmember Adcock thought the minimum landscape open space coverage which can be above grade  is what they should ask for a little bit more than five and none if it is mixed use development.   Chair Baltay was in favor of as much as 10 percent. He felt if a code is set that pushes to make taller  buildings with more space around them that is better urban planning. He was in favor of changing  packet page 127 minimum landscape coverage second to the bottom line from 5 and none to 10 and 10  percent. He added it should say there is no lot coverage requirement. He asked why MXL has a 5  percent.   Ms. Cha answered the MXL is very small areas and they were trying to retain the existing characteristics  so decided to keep the 50 percent there.   Boardmember Hirsch asked if the area next to the NV‐PF zone was a historic building. He asked about  the metal building on NV‐MXM facing the park in the corner.   Ms. Raybould confirmed that was a historic building covered under the development agreement to  remain as is. The metal building is part of the development agreement, as well, and would remain as is.  She stated the way everything is designed is what they want to have in general in this area. Under the  development agreement, they cannot rezone or redesignate for 10 years so everything is being  presented as the way they have generally proposed the entire area. The way they have written the  zoning ordinance is that it does not include actual rezoning of these areas so these development  standards will not apply right now. If the developer does not fulfill the development agreement, then  the City will come back and establish the zoning under the NVCAP.   Boardmember Adcock said for that lot it does not matter and they should just recommend none  required for MXM and MXH.   Female stated the 100 percent and none was the same and they would figure out how to word it.   Chair Baltay thought it was better to just say no requirement because 100 percent could be construed as  being conflicting.   Female asked for comments on the heights on the mixed zones on page 128.   Chair Baltay was in favor of MXM, MXH, R3 and R4 zones all having a 65‐foot maximum limit with the  possible exception of the R3 going down to 50 or 55.   Boardmember Adcock was in agreement. She recommended 55 for R3.   Boardmember Hirsch also agreed.   Page 26 of 27  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 04/18/24    Ms. Raybould noted that the reason for the 35 was that Council was interested in being deferential to  the height of the cannery form.   Female said they have to be careful because as it is currently written, the objective standards only apply  when someone is trying to do a streamlined process where they probably want at least these couple of  sections of the objective standards to apply everywhere and at all times.   Ms. Raybould stated they could refer back to that section and say they have to comply with that section.   Chair Baltay stated they have to take these recommendations at face value and put it all together.   PROPOSED CHANGES TO THE TABLES:  1. Packet page 124, table 1, street yard: Recommend changing the Pepper and Olive Avenue  setback to 10 feet.   2. Packet page 124, table 2, street yard: Recommend changing Park Boulevard and Olive Avenue  setbacks to 10 feet on both R3 and R4.   3. Packet page 124, table 2, maximum height: Recommend changing 35 feet for NV‐3 to 55, R4 to  65 feet. The next line regarding portions within 50 feet should be eliminated.   4. Packet page 125, table 2, maximum lot coverage: Recommend base percentage 60 and 80  percent for R3 and R4.   5. Packet page 126, minimum landscape/open space: Recommend [inaudible 6:41:19] and move  the footnote on the minimum landscaping down to usable open space, that open space could be  provided above the ground floor.  6. Packet page 126, table 3, street yard: Recommend Olive Avenue changes to 10, Pepper Avenue  changes to 10 in both columns.   7. Packet page 127, minimum landscape open coverage: Recommend MXM and MXH to be 10  percent each. Note the setback includes below grade three feet or TBD and add a definition for  this particular rezoning district. Suggest R3, R4, MXM and MXH.   8. Packet page 127, top line: Recommend Olive Avenue and Park Blvd 10 feet.  9. Packet page 128, maximum height: Recommend 65 feet for MXM and MXH. Ground floor height  should be removed altogether. Put a note to always adhere to that one particular objective  standard.   10. Packet page 129, storefront guidelines, (3): Recommend maximum of 10 percent but no less  than 10 feet.   MOTION: Chair Baltay moved the above recommendations, Boardmember Adcock seconded.   VOTE: 3‐0    Page 27 of 27  Architectural Review Board Meeting     Draft Summary Minutes: 04/18/24      Adjournment  Chair Baltay adjourned the meeting at 3:24 p.m.