Loading...
HomeMy WebLinkAbout2020-10-19 City Council Agendas (8)City of Palo Alto (ID # 11095) City Council Staff Report Report Type: Informational Report Meeting Date: 10/19/2020 City of Palo Alto Page 1 Summary Title: CIP Projects Update Title: Semiannual Update on the Status of Capital Improvement Program Projects From: City Manager Lead Department: Public Works Recommendation This report is provided for information only and requires no Council action. Executive Summary The City Council and Palo Alto community can be proud of the City’s capital improvement program (CIP). The CIP represents major investments into infrastructure functionality and sustainability, funded largely through the 2014 Council Infrastructure Plan, as well as utility rates and various other sources totaling $729 million through 192 projects over the next five years. Over the past five years, the City has completed 65 individual community-serving projects totaling nearly $177 million of improvements. The CIP also represents a major effort for much of the City workforce. The following table summarizes the status of all projects for the six-month period of January to June 2020. CITY OF PALO ALTO City of Palo Alto Page 2 Project Type Active Projects Construction Phase (excludes Recurring) Completed One-Time Recurring Buildings & Facilities 28 10 6 4 Parks & Open Space 15 9 - - Streets & Sidewalks 3 6 - - Traffic & Transportation 10 5 2 - Airport 3 - 1 - Electric Fund 28 10 7 3 Fiber Optics Fund 1 2 - - Gas Fund 2 4 1 - Storm Drain 4 1 1 - Water Fund 7 7 1 2 Wastewater Collection Fund 3 4 1 1 Wastewater Treatment Fund 6 1 1 - Totals 110 59 21 10 Background This report provides Council with an update on the status of capital improvement program (CIP) projects. Prior to 2016, year-end and mid-year financial reports included very simplistic status updates on CIP projects. In contrast, this semiannual report provides more detailed and useful information for Council regarding general fund and enterprise fund projects that appear on Council agendas and will be visible throughout the community. Discussion Project Update Organization The City has a robust capital improvement program, and many individual projects are in progress at any given time. In the five-year CIP Fiscal Year 2020-2024, there are 218 projects (capital, enterprise and internal fund projects) totaling $751 million in funding. The attached CIP project tables are intended to provide Council a quick overview of each project, including budgetary information, the anticipated completion date, a brief description of the project scope, the status of the project, and upcoming activities including Council actions. Also included in the report, is a list of all completed projects since the introduction of the Infrastructure Management System. During the Fiscal Year 2021 budget process, several CIP projects were either defunded or saw significant funding reductions as the City worked to address the projected revenue shortfalls associated with the shelter-in-place orders instituted in response to COVID-19. Projects that City of Palo Alto Page 3 were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021-2025 CIP will be called out throughout this CMR with an asterisk * tag. Detailed information on the changes to these projects can be found in Attachment A, Exhibit 2 of CMR#11376. Major/Significant Projects Summary The 2014 Council Infrastructure Plan is a major focus of staff’s capital improvement program efforts. The following table details the Total Project Budget and Total Actual Expenses through the second half of Fiscal Year 2020 for the Infrastructure Plan projects. Significant milestones have been achieved on the Infrastructure Plan projects since December 2019, even though construction delays occurred due to the COVID-19 pandemic. The concrete structural shell has been completed on the California Avenue Garage, the Highway 101 Pedestrian/Bicycle Bridge project started driving concrete piles and grading work, and phases 1 and 2 of the Charleston/Arastradero Corridor Project are complete. Current Infrastructure Plan project schedules can be found at http://www.infrastructure.cityofpaloalto.org/ City of Palo Alto Page 4 Council Infrastructure Plan Projects CIP Number Update Total Project Budget Total Actual Expenses** New Public Safety Building PE-15001 Plans were submitted for building permit in December 2019. Review is nearly complete and planning to bid in fall 2020. $118,007,012 $9,189,964 Bicycle and Pedestrian Transportation Implementation Plan* PL-04010 Project on hold pending recent project evaluation and review of future project scoping. $16,616,736 $9,114,859 New Downtown Parking Garage* PE-15007 Certified EIR and approved land use actions. Project on hold pending review of downtown parking supply options. $6,583,930 $1,440,311 New California Avenue Area Parking Garage PE-18000 Construction is nearly complete with all concrete floors poured and site work underway. Project completion is expected in October 2020. $50,119,976 $37,889,567 Charleston Arastradero Corridor Project PE-13011 Phase 1 & 2 improvements are complete. Phase 3 to start construction in fall 2020. $19,554,473 $11,701,371 Fire Station 3 Replacement PE-15003 Completed $10,080,258 $9,189,964 Highway 101 Pedestrian/Bicycle Overpass Project PE-11011 Construction is underway with all piles poured along East Bayshore Road. Work continues on the supports and creek bridge on the West Bayshore side. Project completion is expected in Summer 2021. $22,889,453 $7,182,628 Fire Station 4 Replacement PE-18004 A request for proposals was released in July and a contract for design services will be brought to Council for approval in Fall 2020. $10,200,000 $17,781 Byxbee Park Completion* PE-18006 On hold pending completion of Baylands Comprehensive Conservation Plan. $3,240,043 $368,192 Downtown Parking Guidance System PL-15002 A design build proposal will be released in the fall and a contract will be brought to Council in early 2021. $2,857,335 $138,611 **Expenses as of June 30, 2020 Key considerations for the information presented in the project update tables include: •Project status information is current as of June 2020 •The individual project tables align with the Capital Improvement Fund categories in the FY 2020-2024 capital budget: Buildings and Facilities, Parks and Open Space, Streets and Sidewalks, and Traffic and Transportation. Enterprise Fund projects follow the order of their respective Fund in the capital budget •Additional project information is available in the FY 2020-2024 capital budget •Cubberley Property Infrastructure Fund projects are included in the Buildings and Facilities table City of Palo Alto Page 5 •Each project table is divided into a section for one-time projects and a section for recurring projects that have ongoing annual funding •Budgetary figures include staff oversight costs for projects to which staff costs have been allocated Completed Projects Projects completed in the second half of Fiscal Year 2020, since the last update through December 2019, from January 2020 to June 2020 include the following: Capital Improvement Fund (general fund): •Fire Station 3 Replacement (PE-15003) •Cardiac Monitor Replacement (FD-20000) •Parking Lot J Elevator Modernization (PF-18000) •Self-Contained Breathing Apparatus Replacement (FD-18000) Enterprise Funds: •Rebuild Electrical Underground District 19 (EL-11008) •Water Main Replacement – Project 27 (WS-13001) •VA Hospital Customer Load Requirements (EL-17003) •Wastewater Collection System Rehabilitation / Augmentation Project 28 (WC-15001) •Water Reservoir Coating Improvements (WS-08001) •Utility Site Security Improvements (EL-04012) These completed projects do not include the significant amount of annual work completed under ongoing recurring projects, such as streets and sidewalks repairs, parking lot maintenance, roofing replacements, and regular maintenance of Utilities assets. City of Palo Alto Page 6 Cardiac Monitor Replacement (FD-20000) Fire Station # 3 City of Palo Alto Page 7 Projects Under Construction Projects that are currently under construction include the following: Capital Improvement Fund (general fund): •Animal Shelter Renovation (PE-19002) •Fire Station 1 Improvements (PF-14002) •Fire Ringdown System Replacement (FD-14002) •High and Bryant Street Garages Waterproofing and Repairs (PE-18002) •Highway 101 Pedestrian/Bicycle Overpass Project (PE-11011) •JMZ Renovation (AC-18001) •New California Avenue Area Parking Garage (PE-18000) •Municipal Service Center lighting, Mechanical, and Electrical Improvements (PF-16006) Enterprise Funds: •Airport Apron Reconstruction (AP-16000) •Gas ABS/Tenite Replacement Project (GS-18000) •HCB Pilot Wire Relay Replacement (EL-17005) •Loma Verde Avenue Trunk Line Improvements (SD-19000) •Mayfield Reservoir Subgrade and Venting Repair (WS-19000) •Rebuild Electrical Underground District 24 (EL-10006) •Reconfigure Quarry Feeders (EL-14005) •Electrical Underground District 46 – Charleston, El Camino Real (EL-12001) •Electrical Underground District 47 – Middlefield, Homer, Webster, Addison (EL-11010) •Substation Physical Security (EL-16003) •Substation 60kV Breaker Replacement (EL-17002) •Wastewater Collection System Rehabilitation / Augmentation Project29 (WC-16001) •Plant Master Plan (WQ-10001) As described above for completed projects, the list of projects under construction does not include work currently being conducted under recurring CIP projects. City of Palo Alto Page 8 Below are some photos of projects under construction: Highway 101 Pedestrian/Bicycle Overpass Project (PE-11011) City of Palo Alto Page 9 New California Avenue Area Parking Garage (PE-18000) City of Palo Alto Page 10 Animal Shelter Renovation (PE-19002) City of Palo Alto Page 11 JMZ renovation Capital Improvements of Note Implemented by Others El Camino Real: El Camino Real (State Highway 82) is maintained by Caltrans. Pavement Condition Index scores for El Camino Real are significantly lower than the average for Palo Alto streets. Staff has been communicating with Caltrans about the upcoming plans to repave El Camino Real from the Mountain View to Menlo Park borders. Currently, this work is planned for 2022. Caltrain Electrification: Construction continues on Caltrain Electrification in Palo Alto. More than 75% of the poles needed for the project have been installed. These poles will hold the electric overhead lines that will power the new electric trains. About 25% of the wiring has been completed in the City. Crews will continue to install the remaining poles and wires over the next few months. Construction also is continuing at the Paralleling Station near Page Mill Road in Palo Alto. The facility is expected to be complete in Spring 2021. Resource Impact Funding for the projects discussed in this report is provided in the FY2020 Capital Budget and 5-Year Plan. Stakeholder Engagement Stakeholder engagement is conducted separately for each project. Attachments: •Attachment A: CIP Updates and List of Completed Projects JUNE 2020  Semiannual Update on the Status of Capital Improvement Program Projects  Capital Improvement Fund CIP Projects  Buildings and Facilities Projects Parks and Open Space Projects Streets and Sidewalks Projects Traffic and Transportation Projects Enterprise Fund CIP Projects  Airport Projects Electric Projects Fiber Optics Projects Gas Projects Storm Drain Projects Wastewater Collection Projects Wastewater Treatment Projects Water Projects List of Completed Projects  ATTACHMENT A  Blank page  Buildings and Facilities Projects Status as of June 2020 *‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP Buildings and Facilities Projects – Page 1 of 10  One‐Time Projects  Automated  External  Defibrillator  Replacement  (FD‐21000)  Prior Years Actuals  Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $200,000 Fire  Design Summer 2021   Project Status: This project replaces the entire complement of Automated External Defibrillators (AEDs)  throughout City facilities and emergency response vehicles, which currently totals 93 AEDs.  Animal Shelter  Renovation   (PE‐19002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $270,962 $3,929,979 Public Works Construction Summer 2021  Project Status: This project installs interim facility improvements to the Animal Shelter that accompany the  agreement for operation of the shelter by Pets in Need approved by City Council in November 2018.  The medical  area upgrades and the modular office building are complete.  The new kennel addition is currently in design and  construction is anticipated to start in fall 2020.  Cardiac Monitor  Replacement  (FD‐20000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $850,000 Fire Completed Spring 2020  Project Status: This project replaced the entire complement of twenty cardiac monitors in the Fire Department.   Along with other tools needed for patient assessment and airway verification, cardiac monitors assess cardiac  activity in patients and provide defibrillation and pacing.  The Department has purchased and deployed the new  monitors.   City Facilities  Assessment and  Record Plan  Management  System               (PE‐20002)        Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $314,000 Public Works Design Fall 2020  Project Status: The Kitchell Report in 2008 summarized the last City‐wide facility condition assessment.  A new  facility condition assessment is warranted per the City’s APWA reaccreditation requirements.  It is also an ideal  opportunity to develop a new electronic system for managing the record plans of all City facilities.  Currently, older  record plans are managed through a Microsoft Access Database.  Some record plans are still only available as  hardcopy sheets.  The project will include scanning older hardcopy sets and compiling all records into a new  indexed system that will be easily accessible to all City staff.  Buildings and Facilities Projects Status as of June 2020 *‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP Buildings and Facilities Projects – Page 2 of 10  City Hall Space  Planning  (PE‐19000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $81,932 Public Works Pre‐Design Fall 2024  Project Status: This project involves space planning to determine future workgroup space needs and programming  for the City Hall office building.  The project will include preliminary design of the space following the initial  feasibility phase.  Civic Center  Electrical  Upgrade & EV  Charger  Installation  (PE‐17010)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $87,860 $991,578 Public Works Design Spring 2021  Project Status: This project replaces the aging Civic Center electrical switchgear and motor control centers.  A  request for proposals for a design contract is currently underway to hire an engineering consultant.  Another part  of the project is to install 13 dual head level 2 chargers in City parking garages.  Design for the EV chargers  installation is complete.  Five new dual head EV chargers will be installed in the Civic Center garage.  Two new dual  head EV chargers will be installed in the Bryant Street garage.  Six new dual head EV chargers will be installed at  the Webster Street garage.  Building permits have been approved and the project is out to bid.  Construction  should start in October 2020 and conclude around December 2020.  Civic Center Fire  Life Safety  Upgrades   (PE‐18016)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $16,624 $627,017 Public Works Design Spring 2021  Project Status: This project will assess, update, and replace the Civic Center fire alarm system.  The fire life safety  system is approaching the end of its useful life.  The fire alarm panels and associated equipment need an upgrade  to meet current code requirements.  Procurement documents are currently awaiting to be advertised for  competitive solicitation.   Civic Center  Waterproofing   Study and Repairs  (PE‐15020)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $54,493 $742,555 Public Works Design Fall 2020  Project Status: This project includes a condition assessment of the Civic Center plaza deck structural system.  In  late 2016, RDH Building Science, Inc. was hired to investigate the problem.  The results indicated that the  expansion joint on the plaza can be repaired.  The scope expanded to include replacing the waterproof coatings on  the inside of the plaza perimeter planter boxes.  The design contract is being amended and construction is  estimated to begin in fall 2020.  Buildings and Facilities Projects Status as of June 2020 *‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP Buildings and Facilities Projects – Page 3 of 10  Cubberley  Community  Center Master  Plan  (CB‐16001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $505,301 $926,792 Community Services Design Summer 2020  Project Status: This project supports the development of a Master Plan for future use of the Cubberley Community  Center site by the City and Palo Alto Unified School District.  A draft Cubberley Concept Plan was completed in  November 2019 and was distributed to the community for input.  CEQA analysis of the concept plan began and is  expected to be completed in 2020.  Cubberley  Building  Management  Systems  (CB‐19001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $ 360,807 Public Works Design Fall 2020  Project   Status: This project replaces the Building Management System (BMS) controls for the Pavilion, Theater,  Wing I, and Gyms A and B boiler rooms at the Cubberley Community Center.  The project will include the  installation of control points for each building along with controllers, valve and damper actuators.  A contractor  has been selected for this project and the contract goes to Council in August for approval.  Construction will start in  September and conclude in December 2020.  Fire Ringdown  System  Replacement  (FD‐14002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $244,144 $353,300 Fire  Construction Summer 2020  Project Status: This project will replace the current ring down system that provides an audible alert of calls for  service in the fire stations.  A vendor was selected through a cooperative purchasing agreement.  Installation has  been ongoing since 2018 and the installation for Fire Station 3 has been completed.  Final ringdown protocols are  being tested and adjusted.   Fire Station 1  Improvements  (PF‐14002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $73,510 $187,064 Public Works Construction Summer 2020  Project Status: Construction is 85% complete with only painting, skylight replacement, and outdoor concrete pad  work remaining.  Fire Station 3  Replacement  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $9,189,964 $10,080,258 Public Works Completed Winter 2020  Buildings and Facilities Projects Status as of June 2020 *‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP Buildings and Facilities Projects – Page 4 of 10  (PE‐15003) Project Status: This project replaced the existing Fire Station at Embarcadero Road and Newell Road with a new  structure that meets essential services standards and current program needs.  Construction on the new Fire  Station began in January 2018 and was completed in March 2020.  The building is still awaiting LEED certification  by the US Green Building Council.  Fire Station 4  Improvements  (PE‐18004)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $17,781 $10,200,000 Public Works Pre‐design Fall 2023  Project Status: This project provides funding to replace Fire Station #4 at the corner of Middlefield Road and East  Meadow Drive.  The replacement facility will be based on the prior Replacement Study and Needs Assessment  prepared in 2005.  The project will go out with a request for proposals for design in summer 2020.   High and Bryant  Street Garages  Waterproofing  and Repairs   (PE‐18002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $31,728 $352,729 Public Works Construction Summer 2020  Project Status: This project includes a study for analysis and repairs to the water proofing system in the High Street  and Bryant Street parking garages.  Water proofing repairs have been completed in the High Street parking garage.   Repairs are 75% complete in the Bryant Street garage as additional repairs are needed in the subterranean  stairwells and a few remaining areas of the subterranean levels of the garage.  Internal Alarm  System  Replacement  (PD‐14000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $50,759 $77,569 Police Design Fall 2020  Project Status: This project will replace the citywide Internal Alarm System.  The City Hall alarms migrated to the  new system in FY 2019.  There are on‐going discussions about adding additional sites and a CAD interface.   JMZ Renovation  (AC‐18001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,041,302 $4,587,152 Community Services Construction Winter 2021  Project Status: This project will fund the relocation of the Junior Museum and Zoo to and from the Cubberley  auditorium building for two years.  The renovation of the Cubberley auditorium was completed in June 2018.  The  Junior Museum and Zoo moved into the Auditorium in June 2018 and opened to the public in July.  Additionally,  the project paid permit fees and other costs ($306K in April 2019) for the new JMZ rebuild project in accordance  with the Council‐approved agreement between the Friends of the JMZ and the City.  Construction of the new  Buildings and Facilities Projects Status as of June 2020 *‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP Buildings and Facilities Projects – Page 5 of 10  Junior Museum and Zoo commenced in June 2018 and is now 85% complete.  Several animal exhibits have been  completed, several are in fabrication while the remainder are in final design.  All exhibits are scheduled for final  installation in July 2020.  Relocating staff, collections and equipment to the rebuilt facility is on a staggered  schedule of acquiring new animals, fabricating exhibits, and restoring temporary facilities to be completed by  December 2020.  The public opening of the new JMZ is scheduled for March 2021.  Municipal Service  Center Lighting,  Mechanical, and  Electrical  Improvements  (PF‐16006)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $931,209 $7,218,763 Public Works Design Winter 2021  Project Status: This project replaces original mechanical, electrical, and lighting systems installed in 1966.  It also  includes design and construction for office renovations for the Zero Waste group.  Bids for the site‐wide  mechanical and electrical upgrades exceeded the available budget.  Additional funding was added for FY 2020.  A  contract amendment with the design consultant is currently in negotiation to better prepare the facility for  electrification in the future.  Once the amendment is executed, the consultant will modify the design and it will be  issued for bids again in FY 2021.  Municipal Service  Center A, B, & C  Roof  Replacement  (PF‐17000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $2,146,289  Public Works Design Winter 2021  Project Status: This project installs a fluid, reinforced waterproofing application over the existing roof.  The existing  asphalt and gravel roof has reached the end of its useful life and needs to be rehabilitated.  If the existing roof is  allowed to deteriorate beyond a certain point, the fluid applied system cannot be used and a full replacement of  the roofing system would be required.  The application will meet current cool roofing codes to optimize energy  efficiency.  Project dates have been adjusted to coordinate with the Municipal Service Center Lighting, Mechanical,  and Electrical Improvements project (PF‐16006).  Roof replacement will be done before the installation of new  rooftop equipment due to the condition of the roofs.  New California  Avenue Area  Parking Garage  (PE‐18000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $37,889,567 $50,119,976 Public Works Construction Fall 2020  Project Status: This project will provide a new California Avenue Area Parking Garage, part of the 2014 Council  Infrastructure Plan and is being coordinated with the new Public Safety Building Project.  The Public Safety Building  will be placed on Lot C‐6 while the new garage will be placed on Lot C‐7.  Construction on the garage began in  Buildings and Facilities Projects         Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Buildings and Facilities Projects – Page 6 of 10  January 2019 and has proceeded on schedule.  Project completion is expected in late September 2020.     New Public Safety  Building  (PE‐15001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $8,577,817 $ 118,007,012 Public Works Design Spring 2023  Project Status: This project will provide a new, modern Public Safety Building (PSB) that will meet essential services  standards and the current and future needs of the public safety departments.  The PSB and new garage in the  California Avenue business district are now an integrated project and both are part of the 2014 Council  Infrastructure Plan.  The PSB plans were submitted for building permit review in late December 2019.  Project  bidding will take place in fall 2020 with construction beginning shortly after the new California Avenue garage  opens in late September 2020.    New Downtown  Parking Garage  (PE‐15007)*  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,440,311 $6,583,930 Public Works Design  Spring 2024  Project Status: This project was intended to provide a new parking structure  in the University Avenue commercial  area at existing Parking Lot D at the corner of Hamilton Avenue and Waverley Street.  The project received ARB  approval in July 2018.  In February 2019, the City Council certified the EIR by adopting the Resolution and  Mitigation Monitoring and Reporting Program.  The Record of Land Use Action was approved for three (3) years  and the project is on hold until after the City returns to the Policy and Services Committee for further discussion on  the downtown parking management strategy.  As part of the FY 2021 budget strategy, all Capital Improvement  Fund funding has been removed and only the downtown parking in‐lieu fee funding remains for this project.   Potential opportunities to use the remaining funding include public/private partnerships that may result in an  increase in public parking spaces.     Parking Lot J  Elevator  Modernization  (PF‐18000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $413,998 $781,324 Public Works Completed Spring 2020  Project Status: This project modernized the existing elevators at parking Lot J.  The project involved upgrading the  interior of the elevators, elevator control interface, call buttons, and meeting current ADA standards.  Construction  started in April 2019.  Project is complete except for the State final inspection on the second car.  The State final  inspection is behind because of COVID, but the inspection should be done by the end of July 2020.     Buildings and Facilities Projects         Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Buildings and Facilities Projects – Page 7 of 10  Performing Arts  Venues Seat  Replacement   (AC‐18000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $419,000  Community Services Design Summer 2021  Project Status: This project to replace the self‐rise mechanism in three venues for performing arts has been revised  to replace all the seats in the Community and Children’s Theatres.  Staff will be seeking a consultant to advise on  ADA upgrade requirements that need to be completed with the seat replacement, in assessing the costs and  finalizing the scope of the project.    Police Video  Recording  Systems  Replacement  (PD‐20000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $300,000 Police Design Winter 2021  Project Status: This project replaces the Palo Alto Police Department video recording systems used to record  events in the field with in‐car cameras as well as body‐worn cameras (BWC).  The in‐car camera technology was  introduced in 2013.  In‐car systems are fixed in the vehicles and BWCs operate on rechargeable batteries for up to  8 hours, secured to the officer’s uniform.  The in‐car video system is nearing the end of its service life and will need  to be replaced as they fail in FY 2021.  The BWCs are under warranty for the current fiscal year after a one‐year  pilot program was implemented in FY 2019.    Self‐Contained  Breathing  Apparatus (SCBA)  Air Compressor  Replacement  (FD‐20001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $ 86,000 Fire Pre‐Design Summer 2021  Project Status: This project replaces the central air compressor that provides air for Self‐Contained Breathing  Apparatus (SCBA) tanks to ensure firefighter safety when entering environments with hazardous air quality.  The  Department is researching potential vendors and collecting pricing.    Self‐Contained  Breathing  Apparatus  Replacement  (FD‐18000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $730,140 $ 799,999 Fire Completed Spring 2020  Project Status: This project replaced Self Contained Breathing Apparatus equipment (SCBA) used by firefighters  when entering hazardous conditions when responding to fire and hazardous materials incidents.  The SCBA  provides breathable air for firefighters when entering environments where the atmosphere is immediately  dangerous to life or health.  The expected service life for SCBAs is 15 years.  When this project was funded in FY  2018, 26 percent of the Palo Alto Fire Department (PAFD) SCBAs were past their useful life and 41 percent were  approaching the end of their useful life.  Final coupling units and Bluetooth connectivity components were  Buildings and Facilities Projects         Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Buildings and Facilities Projects – Page 8 of 10  purchased and the project is complete.     Water, Gas,  Wastewater  Office Remodel  (PE‐19001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $5,996 $754,437 Public Works Design Summer 2021  Project Status: This project incorporates renovations to the Utilities Water Gas Wastewater (WGW) office space at  the Municipal Service Center (MSC).  The current space no longer meets the operational needs of the department.   This project will reconfigure the work area so it is more efficient for department operations and replace aging  furniture and finishes.  The new space will include a small reception area, additional offices and cubicles for new  staff.  Upgrades to lighting, fire life systems and enhancements to the WGW corridors will also be included with  this renovation.  The project is currently in design, and construction is anticipated to start in spring 2021.         Recurring Projects  Americans With  Disabilities Act  Compliance   (PF‐93009)*  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $227,637 $822,220 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project provides accessibility upgrades to City facilities and equipment.  It includes continued  funding for improvements such as path of travel, restrooms, drinking fountains, and counters.  Work in FY 2020  includes Council adoption of the update to the citywide ADA Transition Plan that began in November 2015.  On  December 17, 2018, Council approved an amendment to the consultant contract for public outreach to complete  the ADA Transition Plan update.  The public outreach process for the updated plan was completed in June 2019  and survey responses were compiled and taken into consideration to the ADA Transition Plan Schedule.  A final  report was submitted to the City by the consultants for review and finalization in September 2019.  The updated  Transition Plan is expected to go to Council for acceptance in fall 2020.    Building Systems  Improvements   (PF‐01003)*  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase  Construction  Project Completion  $26,223 $419,991 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project provides electrical, mechanical, plumbing, structural, and security upgrades for City  Buildings and Facilities Projects         Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Buildings and Facilities Projects – Page 9 of 10  facilities.  The installation of a new air‐cooled chiller for SA‐5 at City Hall was completed.  This CIP was partially  defunded because of COVID budget cuts.  The LED lighting upgrades for Rinconada and Mitchell Park tennis courts  have been delayed until FY 2021 due to City staffing constraints.  The design for tennis courts lighting upgrade has  been started.  The new cooling tower media replacement originally scheduled for winter 2020 will be delayed until  FY 2022.    City Bridge  Improvements  (PE‐20001)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $16,000 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project includes bridge maintenance, repair, and an improvement program over the next five  years.  This program will include on‐going inspections to report physical changes to the structures,  recommendations for work to be done, and additional information to meet functional and structural standards in  accordance with industry standards.     City Facility  Parking Lot  Maintenance  (PE‐09003)*  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $27,831 $1,024,611 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project maintains parking lots and walkways at City facilities.  As part of the FY 2020 Street  Resurfacing Project the Lucie Stern Drive‐through parking lot and four small parking lots in Las Trampas Valley  along the road near Foothills Park Interpretive Center will be resurfaced in fall 2020.    Cubberley Roof  Replacements  (CB‐16002)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $282,779 $576,500 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project replaces existing roofs at Cubberley Community Center.  Cubberley Wings F and FH  roofs are scheduled to be completed in summer 2020.    Cubberley  Repairs  (CB‐17001)   Prior Years  Actuals  Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $84,889 $786,462 Public Works N/A Recurring   Project Status: This project is for general maintenance needs of the Cubberley campus.  Several more concrete  walkway repairs were completed to address trip and fall concerns.  Buildings and Facilities Projects         Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Buildings and Facilities Projects – Page 10 of 10    Facility Interior  Finishes  Replacement  (PF‐02022)*  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $75,238 $1,175,656 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project improves the interior finishes of City facilities, including flooring, walls, cabinets, paint,  lighting, ceiling tiles, soundproofing, and fixed office furniture, doors, windows, and associated fire/life safety,  mechanical, electrical and plumbing code compliance requirements.  Design for the Office of Management and  Budget’s (OMB) furniture reconfiguration is complete, and installation was completed in April 2020.  Conceptual  design for the Revenue Collections area is in process and includes new furniture, new casework, and painting of  the interior office space.  The Children’s Library carpet replacement is scheduled to be completed in summer 2020.    Roofing  Replacement   (PF‐00006)*  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $770,934 $712,014 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project replaces existing roofs at City facilities that have outlived their useful lifespans.  The  roof replacement for the Ventura Community Center has been completed.  The Animal Shelter roof recoating has  been delayed due to roof modifications required for the current remodel of the facility.  The Baylands Athletic  Center Snack Shack and Restroom roof and Mitchell Park Tiny Tot Restroom roof are scheduled for replacement in  summer 2020.    Roth Building  Maintenance  (PF‐07011)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,420 $41,073  Public Works N/A Recurring  Project Status: This project is for window repairs, waterproofing of foundation walls, installation of electrical  service, and a new ventilation system at the Roth building.  In addition, roofing repairs will be done on an as  needed basis until such time that the building is leased and occupied.    University  Avenue Parking  Improvements  (PF‐14003)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $48,116 $361,100 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project maintains parking lots and parking structures within the University Avenue Downtown  Business Parking District.  After Parking Lot C was completed in spring 2019, all University Avenue parking district  lots have been resurfaced and no additional work is needed at this time  Parks and Open Space Projects          Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Parks and Open Space Projects – Page 1 of 6  One‐Time Projects  Pearson  Arastradero  Preserve  Parking Lot  Improvement  (OS‐18001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $188,000 Community Services Design Spring 2021  Project Status: This project provides funding to improve the Pearson Arastradero Preserve parking lot by improving the  base rock surfacing, adding drainage, widening the entrance for safety, and new fencing.  The improvement will allow the  overflow parking area to be open year‐round, rather than only during the dry periods of the year.    Baylands  Comprehensive  Conservation  Plan (PG‐ 17000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $322,220 $431,029 Community Services Design Summer 2021  Project Status: This project develops a conservation plan examining native vegetation, wildlife habitat, and public access  for trails, recreation amenities, and interpretive messaging.  Staff interviewed and selected a consultant, AECOM, to  create the plan.  Staff and the consultant created an existing conditions report, formed a stakeholder and staff advisory  group, held three stakeholder meetings, and one community meeting, created draft chapters of the report, and have  developed conceptual plans for Byxbee Park including the former ITT property.  An environmental impact study is in  process and upon completion the Baylands Comprehensive Conservation Plan will be presented to Council for formal  adoption.    Boulware Park  Improvements  (PE‐17005)  Prior Years Actuals    Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $100,462 $550,805 Public Works Pre‐Design Fall 2022  Project Status: This park renovation project was initially planned in FY 2018 but was postponed due to project priorities  and potential purchase of the adjacent AT&T lot located at 3350 Birch Street.  In fall 2019, the lot was purchased by the  City.  In response to the purchase, the City utilized the funding for the initial renovation project for preliminary design and  outreach for both the existing park and the newly purchased park land.  Additional funding was requested as part of the  FY 2021 CIP process to implement park renovations for the existing Boulware Park and the new park land.  In early 2020, a  Parks and Commission meeting and second community meeting were held to obtain input on project design.  A third  online community meeting is planned for summer 2020.  Staff is also assessing California Environmental Quality Act  (CEQA) needs.    Foothills Park,  Pearson  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $486,096 Community Services Pre‐Design Winter 2024  Parks and Open Space Projects          Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Parks and Open Space Projects – Page 2 of 6  Arastradero  Preserve and  Esther Clark  Park  Conservation  Plan  (PG‐17001)*  Project Status: This project creates a comprehensive conservation plan for Foothills Park, Pearson Arastradero Preserve,  and Esther Clark Park.  The plan will provide guidance on wildlife and habitat management, public access and recreation,  trails, and interpretive messaging.  The plan will provide insight on best management practices for wildlife, habitat,  vegetation, and recreation management.  The plan will also provide priorities, which will help guide resources to the most  important projects.  This project has been delayed to FY 2024 due to staffing and funding impacts.     Cameron Park  Improvements  (PG‐14002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $237,000 Community Services Pre‐Design Fall 2020  Project Status: This project upgrades and renovates safety and accessibility features at Cameron Park with a primary focus  on the park playground.  The project is currently in the design and planning phase.  A community meeting was held in May  2020.     Cubberley Field  Restroom   (CB‐17002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $104,278 $681,546  Public Works Design Summer 2021  Project Status: This project will install a new restroom in the sports field area of the Cubberley Community Center.  Design  for the project started in fall 2018 along with public outreach.  A community meeting was held, and the Parks and  Recreation Commission reviewed the project in November 2018.  The project is in design and needs to be reviewed by the  Architectural Review Board.  Anticipated installation is in summer 2021.      Foothills Park  Boronda Lake  Dock  Replacement  (OS‐18000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $163,000 Public Works Pre‐design Spring 2021  Project Status: This project replaces an aged and deteriorating Boronda Lake Dock.  Foothills Park  Improvement  Project  (PE‐21000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $424,000 Public Works Pre‐design Fall 2023  Project Status: This project replaces the bridge to Sunfish Island and includes permitting and CEQA to address  replacement/improvements to the footbridge in Los Trancos Valley and the grade control structures along Buckeye Creek.    Parks and Open Space Projects          Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Parks and Open Space Projects – Page 3 of 6  Foothills Park  Dam Seepage  Investigation  and Repairs  (PE‐20000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $36,000 Public Works Pre‐design Winter 2021  Project Status: This project will study a location of historic seepage from the Foothills Park Dam at the sharp bend in the  road on the face of the dam.  The seepage is very minor, but it appears to be slowly worsening.  The source of the seepage  is suspected to be the trench backfill around the pipe that returns shallow groundwater to Boronda Lake.  This project will  locate and investigate the pipe and trench backfill material.    Johnson Park  Renovation  (PE‐21002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $1,194,000 Public Works Design Winter 2024  Project Status: This project includes the renovation of existing park elements, including asphalt concrete and brick  pathways, site furnishings, playground equipment and resurfacing, fencing, and improvements to irrigation and lighting.   This project has been delayed to FY 2024 due to staffing and funding impacts.    Ramos Park  Improvements   (PG‐14000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $271,000 Community Services Design Summer 2021  Project Status: This project includes safety and accessibility improvements at Ramos Park.  The work includes replacing  the existing park playground, benches, drinking fountains, and resurfacing the basketball court playing surface.  A second  community meeting has been planned for summer 2020 with construction planned for spring 2021.    Byxbee Park  Completion  (PE‐18006)*  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $ 367,192 $3,240,044 Public Works Pre‐Design Winter 2022  Project Status: This project allows for the remaining improvements to Byxbee Park that follows the completion of the  landfill capping work.  The Baylands Comprehensive Conservation Plan (BCCP), which is currently undergoing CEQA  analysis, includes development of a conceptual plan for Byxbee Park.  The BCCP and the conceptual plan for Byxbee Park  will be completed in summer 2020 and will be used to go out to bid for design and construction.     Rinconada Park  Improvements  (PE‐08001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $2,280,051 $4,625,781 Community Services Design Spring 2021  Project Status: This project provides upgrades to safety, site amenities, playground facilities, a new restroom, irrigation,  drainage and ADA accessibility improvements at Rinconada Park.  These improvements were identified in the Rinconada  Parks and Open Space Projects          Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Parks and Open Space Projects – Page 4 of 6  Long Range Plan (LRP).  The project schedule is currently being coordinated with the construction of the new Junior  Museum and Zoo Project.  The Parks and Recreation Commission recommended a Park Improvement Ordinance (PIO) for  Council adoption in January 2020.  Design and public outreach for the project has been performed by in house staff.  The  project is anticipated to go out to bid in fall 2020.  According to the LRP, future improvement phases would include  renovation to the eastern side of the park, arbor and pool areas, and development around the electrical substation.    Seale Park  Improvements  (PG‐14003)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $400,000  Community Services Pre‐Design Summer 2024  Project Status: This project includes upgrades and renovations for safety and accessibility improvements.  The project will  replace existing park amenities, picnic tables, and playground structures including a playhouse and swings; refinish the  playground perimeter fencing; and repair damaged decomposed granite and concrete pathways.  Turf restoration and  irrigation renovations will also be included as well as replacement of bollards at the park entrances, the park sign, and a  small stone wall located in the middle of the park.  This project has been delayed to FY 2024 due to staffing and funding  impacts.      Recurring Projects  Art in Public  Spaces  (AC‐86017)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $208,945 $1,349,443 Community Services N/A Recurring  Project Status: This project provides the ongoing temporary and permanent artworks throughout the City.  FY 2020  funded temporary public artwork at King Plaza, Cubberley, the area surrounding California Avenue Garage  construction site, and for the upcoming Code: Art2 Festival.  Additional funds were also used to hire a consultant to  create a California Avenue Public Art Plan.  Some of the current Municipal Projects in process for FY 2021 include  artworks for the Charleston and Arastradero Corridor, the Highway 101 Bike and Pedestrian Bridge, the Public Safety  Building, and public programming for Code: ART2.    Benches, Signage,  Walkways,  Perimeter  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $420,374 $207,000 Community Services N/A Recurring  Project Status: This project restores and replaces existing benches, signage, fencing, walkways, and landscaping at  Parks and Open Space Projects          Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Parks and Open Space Projects – Page 5 of 6  Landscaping   (PG‐06003)  various City facilities.  In winter 2020, wood fiber surfacing was installed at the small dog Park at Peers Park.  In spring  2020, new bike racks were installed at Cubberley Community Center track and Mitchell Park pickleball courts.    Dog Park  Installation and  Renovation   (PG‐18001)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $15,746 $177,000 Community Services N/A Recurring   Project Status: This project enables building of dog parks at various City parks and facilities that currently do not have  dog parks, as well as renovating existing dog parks.  The next dog park installation or renovation has not been  determined and several locations are under consideration.  Staff is meeting with the Parks and Recreation Commission  to discuss location options and expansion of existing dog parks at Greer Park and Mitchell Park.    Off‐Road Pathway  Resurfacing and  Repair   (OS‐09001)*  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $455,000 Community Services N/A Recurring  Project Status: This project resurfaces failing and broken pathways within the City.  Pathways are chosen based on  inspections and resident requests.  The Adobe Creek Reach Trail will be built with the Highway 101 Pedestrian and  Bicycle Overcrossing Project that began in early 2020.     Open Space Lakes  And Pond  Maintenance   (OS‐00002)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $14,406 $102,800 Community Services N/A Recurring  Project Status: This project rehabilitates lakes and ponds in open space nature preserves to protect wildlife habitat  and recreational safety and to meet State Division of Safety of Dams requirements.  A three‐year contract to clear  aquatic weeds at Boronda Lake is in progress and scheduled to be completed by September 2020.    Open Space Trails  and Amenities   (OS‐00001)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $286,674 $207,000 Community Services N/A Recurring  Project Status: This project restores unpaved trails, fences, picnic areas, and campgrounds at Foothills Park, the  Baylands, and the Pearson‐Arastradero Nature Preserves.  A contract for trail maintenance was awarded in May 2018,  and the contractor has started the annual trail work.  In spring 2020 the annual trail maintenance at Pearson  Arastradero Preserve and Foothills Park included 50 miles of trails, with heavy poison oak removal at the end of Steep  Hollow and Los Trancos trails, rail work on Redtail Loop Trail, and clearing of vegetation along the roadside in Pearson  Arastradero Preserve.  Parks and Open Space Projects          Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Parks and Open Space Projects – Page 6 of 6  Park Restroom  Installation  (PG‐19000)  Prior Years Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $414,000 Community Services N/A Recurring  Project Status: This project installs new restrooms at City parks that currently do not have restroom facilities.  The  restrooms may be prefabricated, and each installation will require a Park Improvement Ordinance.  Staff conducted a  community meeting in January 2020 to discuss adding a restroom at Ramos Park.  Additional outreach is planned to  obtain community input.     Parks and Open  Space Emergency  Repairs   (PG‐09002)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $177,434 $142,000 Community Services N/A Recurring  Project Status: This project replaces or repairs playgrounds, play yard surfaces, wooden structures, park amenities,  and play equipment in the event of storms, fire, vandalism or structural failure.  In winter 2020, arbor repairs occurred  at Greer Park.  In spring 2020, rubber surfacing repairs to the Magical Bridge Playground were completed.     Athletic Courts  Resurfacing   (PG‐06001)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $55,378 $266,200 Community Services N/A Recurring  Project Status: This project repairs and resurfaces tennis and basketball courts in various Palo Alto parks.       Streets and Sidewalks Projects         Status as of June 2020    * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Streets and Sidewalks Projects – Page 1 of 3    One‐Time Projects  California Avenue  District Gateway  Signs   (PE‐17004)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $7,604 $176,999 Public Works Design Spring 2021  Project Status: This project includes the design and replacement of two existing gateway signs in the right‐of‐way  for the California Avenue business district.  An application to the Architectural Review Board will be made in  summer 2020.  The signs are expected to be replaced in spring 2021.    Newell Road/ San  Francisquito  Creek Bridge   Replacement  (PE‐12011)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,367,302 $4,831,256 Public Works Pre‐Design Spring 2022  Project Status: This project removes and replaces the Newell Road bridge over San Francisquito Creek with a clear  span to allow the channel to convey up to the natural capacity of the San Francisquito Creek, approximately 7,500  cfs, and will provide improved safety for vehicular, bicycle, and pedestrian traffic.  The project is being closely  coordinated with the City of East Palo Alto, Santa Clara Valley Water District, and the San Francisquito Creek Joint  Powers Authority (JPA).  The EIR was certified by Council in June 2020.  The design of the preferred alternative will  be submitted to regulatory agencies for permits in fall 2020.  Project construction is estimated to start by winter  2021.    Streetlights  Condition  Assessment  (PE‐13014)*  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $8,799 $241,481 Public Works Design Summer 2023  Project Status: This project assesses the condition and maintenance needs of the City’s streetlight system.  This  project has been delayed to FY 2023 due to staffing and budgetary priorities.      Recurring Projects  Curb and Gutter   Repairs  (PO‐12001)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $450,166 $569,223 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project repairs curbs and gutters uplifted by tree roots.  For FY 2020, the curb and gutter  locations are selected from a list reported by the public and evaluated by Public Works staff. This project is  Streets and Sidewalks Projects         Status as of June 2020    * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Streets and Sidewalks Projects – Page 2 of 3    combined with the current year’s Sidewalk Repair Project (PO‐89003).  Between January 1, 2020 and June 30, 2020,  there were 760 linear feet of curbs replaced and 2,500 square feet of gutter repaired at various locations  throughout the City.  The FY 2019 Sidewalk, Curb and Gutter Repairs Project has been completed as of May 2020.    Sidewalk Repairs  (PO‐89003)*  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,658,872 $1,455,975 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project repairs and replaces broken and uplifted sidewalks.  The program completed all twenty‐ three sidewalk districts in 2017, a thirty‐year (1986 – 2017) sidewalk repair district cycle.  Council approved a  sidewalk assessment contract in November 2017 to evaluate the sidewalk program and assess potential  improvements to the current district‐based program.  Staff used this assessment to compile a list of areas that  require prompt action at varying locations throughout Palo Alto.  These priority locations were repaired in FY 2020.  The project repaired 4,300 square feet of sidewalk, 2,750 square feet of driveways and brought 8 curb ramps up to  ADA compliance between January 1, 2020 and June 30, 2020.  The FY 2019 Sidewalk, Curb and Gutter Repairs  Project has been completed as of May 2020.  Funding was reduced in FY 2021 as part of the FY 2021 Capital  Improvement Program budget strategy.  Remaining funding will be used to perform emergency maintenance and  spot repairs.    Sign Reflectivity   Upgrade  (PO‐11000)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $10,207 $132,263 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project includes the annual inventorying, upgrading and maintaining of all traffic signs.  A list of  signs not meeting the minimum requirement is derived from MUTCD approved Nighttime Visual Inspection surveys.   In the second half of FY 2020, 460 signs were identified for reflectivity replacements.    Street Lights   Improvements  (PO‐05054)*  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $118,051 $374,352 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project replaces street light poles, pole foundations, luminaires and wiring as needed to restore  or improve street lighting.     Street Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  Streets and Sidewalks Projects         Status as of June 2020    * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Streets and Sidewalks Projects – Page 3 of 3    Maintenance  (PE‐86070)*  $5,353,373 $10,413,643 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project includes the annual resurfacing, micro‐seal, crack seal and reconstruction of various city  streets.  This project funds the street maintenance work that supports Council’s adopted goal of achieving a  citywide average pavement condition index (PCI) score of 85, representing very good or excellent conditions, by  2019.  The citywide PCI goal of 85 was met at the end of calendar year 2018, and the emphasis will now shift to  maintaining the 85 score while addressing the remaining streets with PCI scores less than 60.  The upcoming OBAG2  project will overlay approximately 4.8 lane miles of roads including Sand Hill Road from London Plane Way to Stock  Farm Road and the FY 2020 Street Resurfacing Project will overlay approximately 4 lane miles of roads. These  projects started in summer 2020.  Funding was reduced for FY 2021 as part of the FY 2021 Capital Improvement  Program budget strategy.  Street resurfacing projects will have reduced scope reducing the number of streets that  can be resurfaced over the next two years.    Thermoplastic  Lane Marking  and Striping  (PO‐11001)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $13,006 $231,455 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project maintains the thermoplastic markings on roadways.  Thermoplastic lane marking and  striping is incorporated into annual Pavement Preventive Maintenance Projects.  In FY 2020, the project has  restriped 27,270 linear feet of thermoplastic striping ranging from lane striping, crosswalk striping, and bike lane  striping, and refreshed 381 thermoplastic paving legends.       Traffic and Transportation Projects          Status as of June 2020    * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP    Traffic and Transportation Projects – Page 1 of 6      One‐Time Projects  Charleston  Arastradero  Corridor Project  (PE‐13011)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $11,701,371 $19,554,490 Public Works Construction Winter 2021  Project Status: This project is part of the 2014 Council Infrastructure Plan.  It will reconfigure the Charleston  Arastradero Corridor to provide new landscaped median islands, bulb outs, enhanced bike lanes and new street trees  to complement the new lane configurations that were approved for permanent retention.  This project will be  constructed in three phases.  Phases 1 and 2 were substantially completed in spring 2020.  Phase 3 is  expected to go  out to bid in fall 2020 and start construction in early 2021.   Churchill Avenue  Alma Street  Railroad Crossing  Safety  Improvements  (PL‐20000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $4,814,000 Office of Transportation Design Summer 2021  Project Status: This project will design and provide pedestrian and bicycle safety improvements on the east side of the  Churchill Avenue and Alma Street railroad crossing intersection.  Design includes, but is not limited to, traffic signal  modifications, street lighting improvements, roadway resurfacing, sidewalk realignment and/or widening, drainage  improvements, utility relocations, signage and striping, innovative bicycle treatments, traffic calming elements, and  way‐finding improvements.    Churchill Avenue  Enhanced  Bikeway  (PL‐14000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $247,905 $3,429,457 Office of Transportation Design Summer 2021  Project Status: This project includes the planning, design and construction of a shared‐use path along the north side  of Churchill Avenue between the existing shared‐use path at Castilleja Avenue and the Stanford Perimeter Trail.  It  also includes intersection improvements at Churchill Avenue and El Camino Real, to include a new dedicated  westbound right‐turn lane.  Design plans for the project are at 65% completion.  Staff plans to finalize the design by  fall  2020 and begin construction soon after.  An encroachment permit from Caltrans will need to be secured for the  work within the El Camino Real right‐of‐way.  Traffic and Transportation Projects          Status as of June 2020    * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP    Traffic and Transportation Projects – Page 2 of 6      Highway 101  Pedestrian  Bicycle Overpass  Project  (PE‐11011)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $7,182,628 $22,889,459 Public Works Construction Summer 2021  Project Status: This project, part of the 2014 Council Infrastructure Plan, includes the design and construction of a  new pedestrian bridge across Highway 101 at Adobe Creek. Council approved a contract with Granite Construction on  November 18, 2019. Construction began in January 2020 and is anticipated to be completed by summer 2021.  The  project started with utility relocations, vegetation removal, and site preparation work.  Currently in June 2020 there  are utility joint trench, concrete piles, and columns construction in progress.  Parking  Management and  System  Implementation   (PL‐16002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $248 $ 1,287,123 Office of Transportation Design Spring 2022  Project Status: This project includes implementation and installation of equipment to implement the outcomes of the  paid parking study for downtown, including the Comprehensive Parking Permit and Citation System.  Professional  Account Management (Duncan) was selected as the City’s service provider for the comprehensive permit and citation  management system.  System design started in fall 2019, and the base system is on schedule to launch in select  districts in fall 2020.     El Camino Real  Pedestrian Safety  and Streetscape  Project  (PL‐18000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $113,422 $6,481,553 Office of Transportation Pre‐Design Summer 2021  Project Status: The El Camino Real Pedestrian Safety and Streetscape Project will install complete streets  improvements focused on pedestrian safety at controlled and uncontrolled crosswalks, enhanced bus operations at  two existing major transit stops, and new urban design amenities between Stanford Avenue and Sheridan Avenue.   The project include: curb extensions, median refuges, median shade trees, pedestrian scale lighting, and potential  bus enhancement.  Quarry Road  Improvements  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,282,050 $5,148,378 Office of Transportation Design Fall 2022  Traffic and Transportation Projects          Status as of June 2020    * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP    Traffic and Transportation Projects – Page 3 of 6      and   Transit Center  Access   (PL‐16000)  Project Status: This project includes the planning, design, and construction of bicycle and pedestrian improvements  along Quarry Road between El Camino Real and Welch Road, including, but not limited to, upgraded bicycle lanes and  crosswalks, innovative intersection treatments for bicyclists, and improved access to transit stops.  Planning, design,  and construction of a new bicycle, pedestrian, and transitway between the Palo Alto Transit Center bus depot and  the intersection of Quarry Road and El Camino Real has been completed.  Implementation is timed to support  expanded operations of the hospital and the completion of Caltrain electrification in 2022.    Emergency  Vehicle Traffic  Signal  Preemption  System Pilot  (PL‐19000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $608,701 Palo Alto Fire Department Design Summer 2021  Project Status: This project will purchase and implement an emergency vehicle preemption system pilot project. The  system will integrate with the City’s current traffic signal management system and with the City’s computer‐aided  emergency response dispatch system to provide safer and quicker response times for emergency vehicles.  Staff has  procured a cost estimate from one vendor and is finalizing a contract for sole source services. Project began in Spring  2020 and staff is working with our CAD vendor to prepare the system for the connection to the traffic management  system.   Railroad Grade  Separation and  Safety  Improvements  (PL‐17001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $2,101,075 $12,401,7368 Office of Transportation Design Summer 2024  Project Status: This project is a community‐based process to advance the railroad grade crossing circulation study  and context sensitive solutions study envisioned by the City Council.  It will also fund the preparation of a Project  Study Report and environmental analysis that will be required for the City to realize its goals of advancing grade  separations.  This capital project provides funds for a contract with AECOM to do engineering support for the rail  grade separation studies.  Funding for safety improvements at the railroad crossing at Alma Street and Churchill  Avenue has been moved into a separate project, Churchill Avenue/Alma Street Railroad Crossing Safety Improvement  Project (PL‐20001).    Traffic and Transportation Projects          Status as of June 2020    * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP    Traffic and Transportation Projects – Page 4 of 6      Downtown  Automated  Parking   Guidance  Systems, Access  Controls &   Revenue  Collection  Equipment  (PL‐15002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $138,611 $2,857,336 Office of Transportation Design Fall 2021  Project Status: This project includes design and installation of new downtown parking guidance systems, access  controls and revenue collection equipment that will be coordinated with both the Downtown Parking Wayfinding, PL‐ 15004 project and the 2016 Downtown Parking Management.  Following City Council direction in April 2016, Staff has  advanced the design of the single space detection system with individual indicator lights.  Staff contracted with Dixon  Resources for additional management support in design and procurement for the system installation in the  Downtown garages on University Avenue.  Staff will be issuing a design build contract in fall 2020.     Recurring Projects  Bicycle and  Pedestrian  Transportation  Plan  Implementation  (PL‐04010)*  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $2,367,931 $2,321,200 Office of Transportation N/A Recurring  Project Status: The Neighborhood Traffic Safety and Bicycle Boulevards Phase 1 Project along Amarillo  Avenue/Moreno Avenue, and Ross Road was completed in November 2018.  Conceptual plans for the Neighborhood  Traffic Safety and Bicycle Boulevards Phase 2 Project along Bryant Street, Maybell Avenue, Stanford Avenue, and Park  Boulevard/Wilkie Way were adopted by City Council in 2015.  Currently, Phase 2 is on hold at 75% design until a  community engagement process is identified to allow for community review in 2020/2021.  Safe Routes to  School  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $89,373 $222,300 Office of Transportation N/A Recurring  Traffic and Transportation Projects          Status as of June 2020    * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP    Traffic and Transportation Projects – Page 5 of 6      (PL‐00026) Project Status: This project enables the City’s Safe Routes to School program, including school commute planning,  encouragement activities, and capital improvements along local and collector streets that may be impacted by school  commute activities.  The capital improvements include traffic calming devices, enhanced crosswalks, and improved  signage along suggested safe routes to school.  In FY 2020, traffic calming projects and traffic studies were pursued for  locations in need of traffic calming and other safety countermeasures.  In FY 2020 and 2021, the project will  implement enhanced signage, striping and buffers on East Meadow Drive from Alma to Fabian Way, on Fabian Way  from East Meadow Drive to East Charleston Road, and the widening and repaving of the Waverley Bike Path between  East Meadow Drive and Charleston Road.    Parking District  Implementation  (PL‐15003)*  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $32,760 $272,100 Office of Transportation N/A Recurring  Project Status: This project implemented the signage needs of the residential preferential parking program.  Phase 1 of  the Downtown Residential Preferential Parking Program was implemented in October 2015, Phase 2 was implemented in April 2016, and the program was made permanent in April 2017.  The Evergreen Park‐Mayfield RPP program was  made permanent in April 2018.  The Southgate RPP program was made permanent in October 2019.  The Old Palo Alto  pilot was approved by Council and began in November 2019.  Traffic Signal and  Intelligent  Transportation  Systems  (PL‐05030)*  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $368,200 $2,461,200 Office of Transportation N/A Recurring  Project Status: This project will include design and construction of traffic signals, traffic signal communications networks, detection and data projects for transportation use, and maintenance of the City’s traffic signal Central management system.  The project includes the replacement of traffic signal controllers/cabinets, video detection systems, and other related field equipment.  The new controllers enable additional traffic signal timing strategies and improve the reliability of the City's traffic signals.  Traffic and Transportation Projects          Status as of June 2020    * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP    Traffic and Transportation Projects – Page 6 of 6      Transportation  and Parking  Improvements  (PL‐12000)*  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $290,303 $337,000 Office of Transportation N/A Recurring  Project Status: This project implements miscellaneous neighborhood traffic calming improvements including neighborhood traffic studies and parking improvements.  This project also funds the development of grant proposals used to procure funding for future projects.  Projects which are currently in progress include the Middlefield North  Traffic Safety Project, Crescent Park neighborhood safety improvement pilot, and Charleston/San Antonio Traffic Signal  Safety and Operations Improvement Project.          Airport Projects     Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Airport Projects – Page 1 of 1  One‐Time Projects  Airport Apron  Reconstruction  (AP‐16000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $13,499,947  $52,701,456 Public Works Construction Summer 2022  Project Status: This project includes the design and reconstruction of the Palo Alto Airport apron and is being  implemented in multiple phases.  The pavement surfaces at the airport are failing and uneven.  The need to  reconstruct the aircraft parking apron is critical to airport safety.  Construction Phase I was completed in  November 2017.  Construction Phase II was completed in winter 2020.  Construction on Phase III is scheduled to  begin in FY 2021.     Airport Layout  Plan  (AP‐21000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0  $583,500 Public Works Design Spring 2022  Project Status: This project provides updates to the Airport Layout Plan (ALP), including a narrative report and  environmental study.    Airport  Facilities  Electrical  Improvements  (AP‐20000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0  $206,000 Public Works Design Fall 2020  Project Status: This project upgrades the outdated electrical panels for the Palo Alto Airport office rental spaces.   The project is designed and building permits are approved.  The project is scheduled to go out to bid in August  2020 and construction will start in fall 2020.        Recurring Projects    2019‐2023 – Airport Capital Improvements Program Projects: There are no recurring projects scheduled at this time.     Electric Fund Projects Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Electric Fund Projects – Page 1 of 11  One‐Time Projects  230 kV Electric  Intertie   (EL‐06001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $578,055 $440,040 Utilities Pre‐Design Summer 2022  Project Status: This project will perform a technical feasibility study to determine the general project  requirements to establish a 230 kV electric intertie line and construct a 230/60 kV substation to connect the  City's electric system directly to the 230kV transmission line.  The City has presented its findings to Stanford  University and SLAC National Accelerator Laboratory (under the oversight of the Department of Energy), the two  other parties involved with facilitating this work.  Stanford decided they do not want to participate in the project  so the 230 kV option is no longer viable.  Staff will pursue other options to procure an alternative transmission  source to serve Palo Alto.  This project will be renamed in the future.     Capacitor Bank  Installation   (EL‐16002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $180,434 $186,298 Utilities Design Fall 2021  Project Status: This project installs capacitor banks at electric substations and on distribution lines to ensure  Northern California Power Association Power Factor requirements are met.  Staff has performed an analysis  where capacitors are needed to provide VAR support to the system.  Capacitor banks will be installed at Hanover  Avenue, Hansen Way, Quarry Road and Park Boulevard Substations.  Progress on the project was delayed due to  restrictions posed by COVID‐19 and the installations are now expected to be completed by fall 2021.    Coleridge  Cowper  Tennyson   4/12kV  Conversion   (EL‐14000)*  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $29,827 $980,000 Utilities Design Summer 2022  Project Status: This project converts the primary electric distribution system in the Coleridge/Cowper/Tennyson  area from 4 kV to 12 kV.  This project is a precursor to work being planned for Colorado/Hopkins Substations.   Design is at 90% completion and is delayed due to COVID‐19 restrictions.  Construction of this project is deferred  to maintain zero rate increases to ease economic recovery because of COVID‐19.    Colorado Power  Station  Equipment  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $922,316  $2,762,500 Utilities Pre‐Design Fall 2021  Project Status: Staff is evaluating the need to replace the COP‐3 115 kV/60 kV transformer bank at Colorado  Electric Fund Projects Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Electric Fund Projects – Page 2 of 11  Upgrades  (EL‐19001)  Substation.  Future project completion dates will be based on the outcome of this evaluation.    Colorado  Substation Site  Improvements  (EL‐19002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $16,360 $500,000 Utilities Pre‐Design Fall 2022  Project Status: This project will make modifications to the substation driveways and fence to provide adequate  ingress and egress for utility vehicles used for maintenance and repair.  Staff is preparing an overall masterplan  for Colorado Substation to include all proposed improvements.  Preliminary designs for lighting, driveway, and  fence have been prepared but need to be incorporated together, and with other proposed improvements, to  ensure a cohesive design and plan for construction.    Colorado Hopkins  System  Improvement  (EL‐15000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $3,518,000 Utilities Pre‐Design Summer 2027  Project Status: This project will replace deteriorating equipment which will increase system capacity and  improve service reliability for the areas served by the Hopkins and Colorado substations and adjacent  substations. After performing the preliminary engineering analysis, it has been decided to rebuild Hopkins  substation to a 12kV substation.  Design on this project will begin summer 2022.  Because of the deferral of  related 4/12 kV conversion work the completion date of this project will need to be pushed out    East Meadow  Circles 4/12kV  Conversion   (EL‐17001)*  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $38,704 $1,014,993 Utilities Pre‐Design Spring 2022  Project Status: The project converts the primary electric distribution system in the East Charleston/Alma  Street/East Meadow Drive/Middlefield Road area from 4 kV to 12 kV and is challenging because of the  configuration of the streets and rear easement facilities. Engineering is continuing to work on a design that  should be completed September 2020.  Construction of this project is deferred to maintain zero rate increases  to ease economic recovery because of COVID‐19.    Facility  Relocation for  Caltrain  Modernization   Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $103,587 $3,061,999  Utilities Design Fall 2020  Project Status: The Utilities Department received approval from Caltrain to continue removal of the overhead  lines in October 2018.  The installation of the Overhead Catenary System above the rails to power the trains will  Electric Fund Projects Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Electric Fund Projects – Page 3 of 11  (EL‐17007) cause conflicts with the City's overhead electric and communication lines, as well as those owned by others,  including AT&T and Comcast, which cross the railroad tracks.  In June 2020, Council approved the contract for  construction of this project, in conjunction with EL‐19004.  Wood Pole Replacement, and construction is  expected to start in July 2020.    Hopkins  Substation  4/12kV  Conversion  (EL‐20000)*  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $5,693,000 Utilities Pre‐Design Spring 2026  Project Status: This project converts the distribution system connected to the Hopkins Sub‐station from 4kV to  12kV.  Engineering design is to begin on this project in fall 2020 but the start of construction will be deferred to  maintain zero rate increases to ease economic recovery because of COVID‐19.    HCB Pilot Wire  Relay  Replacement   (EL‐17005)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $305,123 $819,647 Utilities Construction Summer 2022  Project Status: This project replaces the existing HCB pilot wire relays with a new microprocessor line  differential protective relay to protect the city’s 60kV sub‐transmission line sections and equipment from  damage due to faults (i.e. short circuits) on the 60kV line sections.  This project is being done is phases, with  design and construction happening concurrently on the different phases.  Construction of these improvements  rely on work completed by other projects to install fiber optic connections.  Staff is working on the design for  the replacement of relays at Park Substation and Switching Station and between line sections COP‐PB, COP‐AC  and COP‐HO.    Rebuild  Underground  District 15   (EL‐11003)*  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $43,348 $506,107 Utilities Design Spring 2022  Project Status: This project rebuilds and replaces the underground electric system in Underground District 15,  the area bounded by Los Palos Avenue, Glenbrook Drive, Pomona Avenue, and Arastradero Road. This project is  in the preliminary stages of engineering design and work will be coordinated with EL‐16000 which is currently  rebuilding the electric system along Arastradero Road.  Work on this project was delayed due to public input  regarding the design of the project.  Changes to the Rules and Regulations will require property owners to pay  for the differential cost should they want submersible equipment instead of pad mount.  Design of the project is  delayed as staff prepares cost information to present to affected property owners showing how much they will  Electric Fund Projects Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Electric Fund Projects – Page 4 of 11  have to pay.  Construction of this project is also deferred to maintain zero rate increases to ease economic  recovery because of COVID‐19.    Rebuild  Underground  District 16   (EL‐13003)*  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $10,858 $398,252 Utilities Design Spring 2022  Project Status: This project rebuilds and replaces the underground electric system in Underground District 16,  the area along Louis Road between Greer Street and Loma Verde Avenue.  This project design and cost estimate  is nearly complete and this project will be bundled with other similar type jobs for bidding to obtain more  favorable pricing.  Construction of this project is deferred to maintain zero rate increases to ease economic  recovery because of COVID‐19.    Rebuild  Underground  District 19   (EL‐11008)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $149,023 $149,023 Utilities Completed Spring 2020  Project Status: This project rebuilt and replaced the underground electric system in Underground District 19,  the area bounded by Forest Avenue, Waverley Street, Addison Avenue, and Alma Street.  This project is  completed.    Rebuild  Underground  District 20   (EL‐14002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $9,969 $1,409,965  Utilities Design Summer 2025  Project Status: This project rebuilds and replaces the underground electric system in Underground District 20,  the area bounded by Channing Avenue; Center Street; Hamilton Avenue; and Lincoln Avenue.  This project is in  the preliminary stages of assessment for engineering design.  Design is 65% completed and has been hampered  by COVID‐19 restrictions.  Construction of this project is deferred to maintain zero rate increases to ease  economic recovery because of COVID‐19.    Rebuild  Underground  District 23   (EL‐17000)*  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $1,264,000 Utilities Pre‐design Summer 2025  Project Status: This project rebuilds and replaces the underground electric system in Underground District 23,  the area bounded by Chaucer Street; Hamilton Avenue; and Southwood Drive. This project is in the preliminary  stages of assessment for engineering design. Design on this project will begin spring 2021.  Construction of this  Electric Fund Projects Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Electric Fund Projects – Page 5 of 11  project is deferred to maintain zero rate increases to ease economic recovery because of COVID‐19.    Rebuild  Underground  District 24   (EL‐10006)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,885,129 $2,529,195 Utilities Construction Spring 2021  Project Status: This project rebuilds and replaces the underground electric system in Underground District 24,  the area bounded by Lytton Avenue; Bryant Street; Forest Avenue; and Alma Street.  Construction by city staff is  approximately 90% completed but is currently slowed due to a shortage of Operations staff and COVID‐19  restrictions.  Work is being scheduled with Operations and to accommodate impacted customers as best as  possible.     Rebuild  Underground  District 25   (EL‐19000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $9,266 $242,600 Utilities Design Summer 2022  Project Status: This project rebuilds and replaces the underground electric system in Underground District 25.  District 25 includes Orme Street between Los Robles Avenue and Juana Briones School.  Engineering design is  currently in progress and is awaiting the procurement of an easement on private property.  Construction of this  project is deferred to maintain zero rate increases in an effort to ease economic recovery because of COVID‐19.    Rebuild  Underground  District 26   (EL‐16000)*  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $4,800 $945,827 Utilities Design  Spring 2022  Project Status: This project rebuilds and replaces the underground electric system in Underground District 26  the area along Arastradero Road between El Camino Real and Hillview Avenue.  This project is in design and will  be designed in conjunction with, and eventually bid with, EL‐11003 which is rebuilding the electric system on Los  Palos Avenue, Glenbrook Drive, and Pomona Avenue.  This project will be bundled with other similar type jobs  for better bid results. Construction of this project is deferred to maintain zero rate increases to ease economic  recovery because of COVID‐19.    Rebuild  Underground  District 30   (EL‐19003)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $1,556,000 Utilities Pre‐Design Summer 2025  Project Status: This project will rebuild and replace the underground electric system in the area bounded by San  Francisquito Creek, Edgewood Drive, Island Drive, Hamilton Avenue, Center Drive, Dana Avenue, Alester Avenue  Electric Fund Projects Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Electric Fund Projects – Page 6 of 11  and Jackson Drive.  Design on this project is delayed due to COVID‐19 restrictions and will begin July 2022.     Reconfigure  Quarry Feeders  (EL‐14005)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $469,506 $1,036,754 Utilities Construction Winter 2021  Project Status: This project reconfigures how distribution circuits are connected to each substation transformer  at Quarry Substation.  While phases of this project have been completed in construction, others phases still  need to be designed and constructed.  Design of the final phase of this project is being estimated and the  drawings and job package prepared.  Construction will be delayed due to the impact of COVID‐19 restrictions.    Smart Grid  Technology  Installation  (EL‐11014)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $736,960 $13,366,104 Utilities Pre‐Design Fall 2024  Project Status: Council approved proceeding with Advanced Metering Infrastructure (AMI) and associated smart  grid investments in December 2018.  AMI is a foundational technology that is becoming a standard in the  utilities industry and will improve customer experience while enabling CPAU to operate more effectively.  An  AMI‐based smart grid system will empower customers to more efficiently utilize utility supplies, facilitate  customer adoption of distributed energy resources (DER) such as solar photovoltaics (PV) and electric vehicles  (EV), and enable the timely detection of water leaks.  AMI will also enable CPAU to optimize operations and  improve reliability by reducing restoration time for outages.  Staff has gone out to bid for procurement of an  AMI system and the bids are being evaluated.    Substation 60kV  Breaker  Replacement   (EL‐17002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $248,238 $3,413,169 Utilities Construction Summer 2025  Project Status: This project replaces high voltage circuit breakers that interconnect the nine electric substations  and two power switching stations that are reaching the end of their useful life and/or are now underrated for  the use.  This project is being done is phases, with design and construction happening concurrently on the  different phases.  Staff completed the first phase of procurement and is negotiating a contract with a contractor  to complete the design and replacement of the remaining breakers.    Substation  Physical Security   Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $212,719 $2,139,773 Utilities Construction Winter 2025  Electric Fund Projects Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Electric Fund Projects – Page 7 of 11  (EL‐16003)* Project Status: This project installs facilities providing physical protection of electric substations from vandalism  and intrusion.  A professional services contract was awarded to Burns & McDonnell and the study is complete  and staff implements recommendations from the study each Fiscal Year.  Bids are being reviewed for  improvements at Hanover Avenue and Hansen Way substations.    Utility Site  Security  Improvements   (EL‐04012)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,539,560 $1,644,681 Utilities Completed Spring 2020  Project Status: This project adds electronic security systems at utility sites to protect equipment at electric  substations, water pumping plants, reservoirs, and gas stations from intrusion and vandalism.  To date, cameras  and detection systems have been installed at nine electric substations, three water stations, and one natural gas  station to monitor facilities.  Staff is working on standardizing equipment and video management software  across departments.  This project is completed.  Any additional video equipment will be incorporated as part of  the work under EL‐16003 – Substation Physical Security.    VA Hospital –  Customer Load  Requirements   (EL‐17003)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $84,984 $84,984 Utilities Completed Spring 2020  Project Status: This project met the growing electric needs of the VA Hospital. Staff has had numerous  discussions with VA Hospital on electric load growth at the hospital and anticipated needs from the utility. Much  of the cost is reimbursed to the City by the VA Hospital. Staff has prepared preliminary designs for interim  solutions and is awaiting additional information from VA to develop long range plans to meet their future needs.   Because a majority of the construction work will be completed by VA Hospital, this WBS was closed and any  remaining work will be charged against EL‐89028 – Electric Customer Connections.    Underground  District 42 –  Embarcadero  Road, Emerson,  Middlefield  EL‐08001  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $2,050,000 Utilities Pre‐Design Spring 2026  Project Status: This project will replace the existing overhead electrical distribution system with an under‐ ground system along Embarcadero between Emerson and Middlefield. This project involves creating an  Underground Utilities District and performing the work on a general benefit basis under the provisions of Utility  Rule 17 which requires the Utility to bear the cost of the distribution system and the property owners to bear  the cost of undergrounding their services.  This project is deferred due to higher priority work.  Electric Fund Projects Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Electric Fund Projects – Page 8 of 11    Underground  District 46 –  Charleston/El  Camino Real   (EL‐12001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $2,328,463 $3,499,983 Utilities Construction Fall 2021  Project Status: This project undergrounds the existing overhead utility systems in the area along the 400 block  of West Charleston and El Camino Real.  Underground substructures have been installed.  A shortage of  Operations staff has caused a review and revision of construction plans.  Staff is now working on a bid package  to complete the reconstruction of the 60kV line, installation of steel poles, and removal of the overhead wires,  while internal electric operations staff schedules the installation of a new underground electric system.       Underground  District 47 –  Middlefield,  Homer, Webster,  Addison   (EL‐11010)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $3,190,128 $3,649,356 Utilities Construction Summer 2020  Project Status: This project undergrounds the existing overhead distribution system in the area bounded by  Middlefield Road, Homer Avenue, Webster Street, and Addison Avenue. Installation of substructures and utility  electric system is completed.  There is only one customer who has not converted their service and they have  been given a deadline of July 14 to complete their conversion work.  Where possible, the overhead electric lines  are being removed and poles cut down to the level of the communication lines.          Recurring Projects  Communications  System  Improvements   (EL‐89031)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $800,766 $100,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project installs copper wire cable systems, high frequency coaxial cable, fiber optic cable,  and related equipment to provide communications services for traffic signal coordination, telephone links,  computer data transmission, and the Electric Supervisory Control and Data Acquisition (SCADA) system.  This  project is funding a portion of the design phase of an expanded Utilities fiber optic network.  The contract for  design of this network was approved by Council in June 2020.    Electric Fund Projects Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Electric Fund Projects – Page 9 of 11  Electric Customer  Connections   (EL‐89028)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $2,648,995 $2,400,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project installs services, transformers, and meters for new customers; upgrading of existing  services; temporary service connections; and overhead and underground extensions for new or existing  customers.  Projects are in various stages of design and construction to provide temporary and permanent  power to residential and commercial customers in Palo Alto.     Electric System  Improvements   (EL‐98003)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $2,414,005 $1,500,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project consists of various projects that replace deteriorated facilities or install protective  devices that improve the Electric Distribution System. Projects are in various stages of development to replace  transformers, replace poles, replace overhead wires, and install protective devices to improve service reliability.    Electric Utility  Geographic  Information  System   (EL‐02011)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $68,904 $326,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project enhances the citywide Geographical Information System (GIS).  The primary  emphasis will be to provide a compatible user interface and estimating software, to edit and update data which  will reside in the citywide GIS.  This funding is also being used to pay for Utilities Electric Division’s share of cost  for the implementation of new city‐wide GIS system (ESRI) led by IT. Staff is also working directly with IT to  assess GIS needs and the transition of the mapping information to ESRI.    SCADA System  Upgrades   (EL‐02010)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $63,805 $265,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project upgrades the Supervisory Control and Data Acquisition (SCADA) system hardware.   Staff completed upgrade of the servers used for monitoring the utility substations and equipment in 2014.   Vendor delays due to COVID‐19 restrictions postponed the server upgrade till 2021.    Substation  Facility  Improvements   Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $375,144 $327,800 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project makes improvements to facilities at the electric substations in Palo Alto.  Staff is  Electric Fund Projects Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Electric Fund Projects – Page 10 of 11  (EL‐89044) working on the replacement of Remote Terminal Units (RTU) at various substations, upgrading gravel and  grounding, and reconfiguring steel trusses and associated devices.     Substation  Protection  Improvements   (EL‐89038)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $690,592 $300,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project makes improvements to equipment used at electric substations to protect the  substation equipment and circuits emanating from the substation from damage due to faults (i.e. short circuits)  on the electric system.     Underground  System Rebuild   (EL‐16001)*  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $22,478 $350,000  Utilities N/A Recurring  Project Status: This project replaces underground electric equipment in areas that were originally installed  underground, that are not part of an Underground District.  Staff is working to identify areas where the age of  the existing cables are a high priority for cable replacement.  To date, this includes areas in the Stanford  Research Park, Arastradero Road, and along East Bayshore Road.  New areas have been identified but no  progress has been made on development of the project as staff are currently working on other projects with  higher priorities.    Wood Pole  Replacement  (EL‐19004)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $26,395 $1,500,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project will fund the annual replacement of deteriorated wood power poles.  Staff has  identified 84 wood poles for the pole replacement contract.  In June 2020, Council approved the contract for  construction of this project, in conjunction with EL‐17007 ‐ Facility Relocation for Caltrain Modernization and  construction is expected to start in July 2020.    Upgrade Electric  Estimating  System   (EL‐13008)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $23,148 $23,148 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project upgrades the existing Electric estimating software used for preparing job estimates  by integrating engineering analysis, adding predefined standards and templates, and by integrating  documentation, materials ordering, and work management functions.  Staff completed the underground  Electric Fund Projects Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Electric Fund Projects – Page 11 of 11  construction standards and the draft of the overhead construction standards for electric installations.  The  software used for project estimating was upgraded to the latest version.  Staff will work with IT to assess a  possible transition of the estimating software from AME to ESRI.      Fiber Optics Fund Projects Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Fiber Optics Fund Projects – Page 1 of 1  One‐Time Projects  Fiber Optic  System Rebuild  (FO‐16000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $167,167 $1,292,156 Utilities Design Spring 2021  Project Status: This project is for the System Capacity Improvement that rebuilds portions of the "dark" fiber optic  network around Palo Alto.  The first phase of this project has been constructed.  Additional work is being assessed  and will be coordinated with the project to expand the Utilities Fiber Optic Network (EL‐89031).      Recurring Projects  Fiber Optics  Network  System  Improvements  (FO‐10001)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $1,009,942 $500,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project improves the reliability within the fiber optic network system.  A project to install a  new fiber optic cable from Park Substation to the Stanford Research Park to enhance capabilities and reliability is  identified and waiting for availability of staff to design    Fiber Optics  Customer  Connections  (FO‐10000)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $133,326 $250,000 Utilities  N/A Recurring  Project Status: This project enables the installation of fiber optic infrastructure for new service connections.  Projects are developed as needed to meet customer requests for leasing of fibers on the Dark Fiber system.  Staff  have processed and completed nine customer connection projects since the last update, in addition to several  smaller projects involving existing fiber optic cable connections that did not require additional engineering design  and were handled directly by Operations staff.  The number of projects was likely impacted by COVID‐19 work  restrictions.      Gas Fund Projects            Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Gas Fund Projects – Page 1 of 3   One‐Time Projects  Gas Main  Replacement  Project 23  (GS‐13001)*  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing  Department  Project Phase Project  Completion  $1,935,021 $11,124,279 Utilities Design Winter 2021  Project Status: This project enables the design and construction to replace approximately 21,700 linear feet (which  represents 1.9% of the City's Gas distribution main system) of distribution main and 320 gas service laterals  constructed mainly of PVC material on various streets within the Midtown, Evergreen Park, Ventura, College  Terrace, Charleston Terrace, and Research Park neighborhoods.  The design is expected to be completed in  summer 2020 with construction beginning in late fall 2020.    Gas  ABS/Tenite  Replacement  Project  (GS‐18000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing  Department  Project Phase Project  Completion  $0 $2,615,100 Utilities Construction Summer 2020  Project Status: This project replaces approximately 130 gas services laterals constructed of Acrylonitrile‐butadiene‐ styrene (ABS) or Tenite material on various streets.  Council approved funding in June 2019.  Construction began in  fall 2019 and will be completed in summer 2020.  After this project, there will be approximately sixteen known ABS  services remaining in the gas system.  Ten services will be replaced as part of GMR 23 in FY 2021, one service will  be replaced when RWQCP retires the plant burner, and five services will be scheduled for replacement once the  five‐year moratorium ends on those streets.        Recurring Projects  Gas System,  Customer  Connections  (GS‐80017)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing  Department  Project Phase Project Completion  $1,039,110 $1,342,415 Utilities  N/A Recurring  Project Status:  This project enables the Gas Distribution System to be extended in order to provide gas service  to new customers and augment service to customers with increased natural gas demands. Improvements  include new mains, services, valves, regulators, meters, and accessories.  This project upgrades infrastructure to  Gas Fund Projects            Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Gas Fund Projects – Page 2 of 3  provide gas service connections to new customers, meet changes in existing customer service demands, and  respond to changes in gas service requirements due to new development or redevelopment.  This project is  funded partially from reimbursements by customers.  City crews completed sixty‐five new gas services between  January 2020 and June 2020.    Gas Distribution  System  Improvements  (GS‐11002)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing  Department  Project Phase Project Completion  $9,600 $500,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project enables Gas Distribution System improvements.  Typical activities include: increasing  distribution system capacity for load growth, replacing deteriorated capital facilities, reconfiguring/adding to the  system to improve service reliability, conducting research related to performance of the gas distribution system  or its various components, and making general improvements to the system.  The City must continuously  evaluate service reliability needs and make improvements to the system to maintain top level service to City  customers and to minimize potential economic losses due to service interruptions. In the second half of FY 2020,  approximately one hundred feet of natural gas mains identified in non‐standard locations were either upgraded  or replaced.    Gas Equipment  and Tools  (GS‐13002)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing  Department  Project Phase Project Completion  $117,005 $100,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project purchases polyethylene (PE) fusion equipment and tools, directional boring/locating  equipment and tools, and general shop equipment and tools.  The equipment needs to be upgraded on an  annual basis to safely operate and maintain a natural gas distribution system and to ensure operators’ safety and  productivity.  Some recent purchases include large diameter tapping, stopping machines, and a pressure  recording chart.    Gas Meters and  Regulators  (GS‐80019)*  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing  Department  Project Phase Project Completion  $45,551 $250,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project provides replacement of the existing gas meters and regulators annually. The  Gas Fund Projects            Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Gas Fund Projects – Page 3 of 3  coordination of gas meter and regulator replacements with gas meters identified to be replaced under the AMI  contract, which is generally gas meters that are 25 years or older.  The gas meter replacement program ensures  the accuracy of gas consumption measurement, reduces possible revenue loss due to under‐registered gas, and  provides customers with accurate monthly bills.      Storm Drain Projects            Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Storm Drain Projects – Page 1 of 2  One‐Time Projects  Corporation Way  System Upgrades  and Pump Station  (SD‐21000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $3,166,000 Public Works Design Spring 2022  Project Status: This project incorporates a design of a new small pump station with 25 cubic feet per second  capacity and upgrades 700 linear feet of storm drain pipe to 30 inch High Density Polyethylene.  The existing  system does not have the force needed to discharge storm flows into the Adobe Creek.  Adding a pump station  in advance of the outfall and upsizing the storm drain pipe will eliminate the routine flooding along East  Bayshore Road and convey runoff from a 10‐year storm event.  The design consultant contract was awarded in  June 2020.  Final design is anticipated to be complete in spring 2021.  Construction is anticipated to be  completed in spring 2022.     Loma Verde  Avenue Trunk  Line  Improvements  (SD‐19000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $45,028 $2,976,813 Public Works Construction Fall 2020  Project Status: This project replaces 1,750 linear feet of storm drain pipe with 48‐inch High Density Polyethylene  and replaces associated catch basins, laterals and manholes.  This project was dependent on completion of the  Matadero Creek Storm Water Pump Station Project, located downstream from Loma Verde Avenue storm drain  improvements.  The construction contract was awarded in June 2020 with work planned to begin in summer  2020 and to be completed by fall 2020.    West Bayshore  Road Pump  Station  (SD‐20000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $2,624 $1,339,400 Public Works Design Spring 2023  Project Status: This project incorporates design and construction of a new small pump station with 15 cubic feet  per second capacity.  The Storm Drain Master Plan identifies this as a high priority project.  Installing a new  pump station will allow storm flows to be pumped into the Adobe / Barron Creek confluence while adding a  pump station in advance of the outfall would eliminate the routine flooding along West Bayshore Road and  allow the system to convey runoff from a 10‐year storm event.  The design consultant contract was awarded in  June 2020. Final design is anticipated to be complete in spring 2021.  Construction is planned to be completed  by spring 2023.    West Bayshore Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  Storm Drain Projects            Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Storm Drain Projects – Page 2 of 2  Road and Fabian  Way Capacity  Upgrades  (SD‐23000)  $0 $2,109,000 Public Works Design Spring 2024  Project Status: This project incorporates design and construction of a new small pump station with 15 cubic feet  per second capacity.  The Storm Drain Master Plan identifies this as a high priority project.  Installing a new  pump station will allow storm flows to be pumped into the Adobe / Barron Creek confluence while adding a  pump station in advance of the outfall would eliminate the routine flooding along West Bayshore Road and  allow the system to convey runoff from a 10‐year storm event.  Proposals were received in November 2019 for a  design contract.  The consultant contract was awarded in June 2020.  The design is anticipated to be complete in  spring 2021.  Construction is planned to be completed by spring 2024.          Recurring Projects  Storm Drainage  System  Replacement and  Rehabilitation  (SD‐06101)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $461,993 $2,159,481 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project provides for annual replacement and rehabilitation to maintain the integrity of the  storm drain system, including deteriorated storm drain pipes, manholes, and storm drain inlets.  The current  project to rehabilitate an existing box culvert over Oregon Expressway is underway.  The design was finalized in  December 2019.  The project will go out to bid and staff anticipates awarding a construction contract in fall 2020  with construction completing in late 2020.      I I I I Wastewater Collection Fund Projects         Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Wastewater Collection Fund Projects – Page 1 of 3  One‐Time Projects  Wastewater  Collection  System  Rehabilitation  Augmentation  Project 28   (WC‐15001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $478,178 $5,665,897 Utilities Completed Spring 2020  Project Status: This project enabled the design and construction of a high priority wastewater main and lateral  replacement work to reduce inflow of rainfall and ground water into the collection system.  The project replaced or  rehabbed a total of 7,655 linear feet of wastewater mains located in the Leland Manor/Garland, Midtown West,  and Lower Page Mill/Los Altos Hills areas of the City.  Project Notice of Completion was effective June 15, 2020.     Wastewater  Collection  System  Rehabilitation  Augmentation  Project 30   (WC‐17001)*  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $6,921,684 Utilities Design TBD  Project Status: This project funds the design and construction of high priority main and lateral replacement work,  which reduces inflow of rainfall and groundwater into the collection system.  The project replaces approximately  21,000 linear feet (which represents 1.8% of the City's Wastewater Collection System) for various streets in the  City, including Ventura, Charleston Meadows, and Research Park neighborhoods.  The project will be comprised of  pipes identified in video inspection work or through maintenance records as deficient and in need of replacement.   Priority will be given to areas identified by Public Works as targeted work zones ensuring coordination between  departments.    Wastewater  Collection  System  Rehabilitation  Augmentation  Project 29   (WC‐16001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $113,466 $4,434,839 Utilities Construction Summer 2020  Project Status: This project currently in construction replaces of 8,972 linear feet of wastewater mains.  The  sanitary sewer mains, laterals, and manholes to be rehabilitated or replaced in this project are located in the  Charleston Meadows neighborhood.  Construction started in February 2020 and was suspended due to COVID‐19  County’s Shelter‐in‐Place Order.  The completion date is delayed till September 2020.        Recurring Projects  Sewer System, Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  Wastewater Collection Fund Projects         Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Wastewater Collection Fund Projects – Page 2 of 3  Customer  Connections   (WC‐80020)  $301,755 $445,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project installs sewer lateral connections and additions or extensions of existing mains to  serve new customers and to respond to changes in sewer requirements due to redevelopment.  Old existing  non‐plastic sewer laterals with condition deficiencies per Utilities Operations’ criteria are required to be  replaced.  Other revenue includes customer connection and capacity fees for connecting to the wastewater  collection system.     Sewer  Lateral/Manhole  Rehabilitation  and Replacement   (WC‐99013)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $802,497 $825,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project replaces defective sewer laterals, cleanouts, manholes, install backwater devices,  and purchase equipment to support these activities to maintain the Wastewater Collection System.  Information  collected during routine annual maintenance activities is used to prioritize work.  The work performed will help  reduce both the backflow of sewage onto private property and the City's treatment expenses.  This project also  cleans and video‐inspects sewer collection mains and laterals as necessary.    Wastewater  General  Equipment and  Tools   (WC‐13002)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $50,000  Utilities N/A Recurring  Project Status: This project includes the acquisition of new fusion equipment and other associated tools.  The  equipment is used to fuse together pipe joints in the City's wastewater collection system.  As the equipment  ages, the quality of the fusion joints begins to decline, and the operators must spend more time scraping,  aligning, and fusing construction joints to maintain a high quality of standards for the installation of City's  wastewater collection mains, along with the associated service standards and worker safety and productivity  measures, equipment and tools require continuous upgrades.  In the second half of FY 2020, a transporter was  purchased for the wastewater CCTV van camera.   Wastewater  System  Improvements   (WC‐15002)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $ 0 $260,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project implements improvements to the Wastewater Collection System.  Typical activities  include: increasing system capacity for growth, flow monitoring, hydraulic modeling and system analysis, load  simulations, asset management analysis and assessment, system inflow/infiltration analysis, and sanitary sewer  Wastewater Collection Fund Projects         Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Wastewater Collection Fund Projects – Page 3 of 3  overflow monitoring and reduction.  Mainline sewer backups and overflows into homes and businesses are  costly and create a health risk.  Reducing the losses associated with these backup claims requires a continuous  evaluation of system needs and making improvements to maintain a high level of service.  Replacement of the  City’s legacy wastewater maintenance and asset management software (ICOM) will begin in summer 2020. Sedaru’s wastewater collection system soft‐water and implementation project was approved by Council in June  2020. The project kick‐off meeting is scheduled for early July 2020.                            Wastewater Treatment Fund Projects   Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Wastewater Treatment Fund Projects – Page 1 of 2  One‐Time Projects  Advanced  Water  Purification  Facility  (WQ‐19003)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $23,246,073  Public Works Pre‐Design Winter 2024  Project Status: This project enables the design and construction of an Advanced Water Purification Facility to further  improve the quality of the tertiary‐treated recycled water by microfiltration or ultrafiltration followed by reverse  osmosis to reduce the level of total dissolved solids.  The water reuse partnership agreement with Valley Water and  Mountain View provides $16 million in funding from Valley Water for this project.  Design is expected to be  completed in FY 2021 with project completion in FY 2024.    Outfall Line  Construction  (WQ‐19000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $8,219,000 Public Works Design Winter 2023  Project Status: This project consists of the construction of a new parallel outfall pipe to convey final plant effluent to  San Francisco Bay.  Design is 99% complete, awaiting FAA approval.  The City is expecting a State low‐interest loan to  be awarded for the construction phase.    Secondary  Treatment  Upgrades  (WQ‐19001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $483,059 $30,763,109 Public Works Design  Fall 2024  Project Status: This project upgrades the Secondary Treatment process at the Regional Water Quality Control Plant.   The existing Secondary Treatment process has two main components; the Fixed Film Reactors (FFR) and the  Activated Sludge (AS) Process.  This project includes the reconstruction of the AS process, rehabilitation of the AS  Aeration Basins, and the elimination of the FFRs.  The design contract began in October 2018.  Staff is pursuing a  State low‐interest loan or bond for the construction phase.    New  Laboratory and  Environmental  Services  Building  (WQ‐14002)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $76,175 $22,767,993  Public Works Design Fall 2024  Project Status: This project replaces the existing Plant lab and environmental services offices.  This building will  consolidate staff from the current four separate buildings and will provide a larger and updated lab.  In February  2019 a consultant began the design.  Staff is pursuing a State low‐interest loan or bond for the construction phase.    Wastewater Treatment Fund Projects   Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Wastewater Treatment Fund Projects – Page 2 of 2  Plant Master  Plan   (WQ‐10001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $3,024,494 $3,024,494 Public Works Construction Fall 2021  Project Status: This project enables the ongoing program management support for major capital projects.  Current  tasks include developing scopes of work, evaluating consultant proposals, coordinating project management  activities, pursuing State low‐interest loans for multiple projects, and updating partner agreements.  The consultant  continues to provide support for the tasks associated with this project.    Primary  Sedimentation  Tank  Rehabilitation   (WQ‐14003)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $653,663 $20,389,640 Public Works Design Spring 2023  Project Status: This project enables the design and construction for new protective coatings on each of the four  concrete primary sedimentation tanks and replacement of worn rotating parts and mechanical  and electrical  equipment.  These tanks were installed in 1972 and the recoating project will extend the concrete life another 30  years.  Design is complete and the construction project is in the solicitation process.  The City is expecting a State  low‐interest loan be awarded for the construction stage.      Recurring Projects  Plant Repair,  Retrofit and  Equipment  Replacement  (WQ‐19002)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $327,099 $7,017,719 Public Works N/A Recurring  Project Status: This project enables the assessment, repair, and retrofit of the Plant's concrete and metal  structures; the replacement of necessary Plant equipment and ancillary facilities to maintain treatment reliability  and existing infrastructure; and the replacement of large diameter flow meters built into the wastewater  treatment system on sewers, pipes, and water lines.      Water Fund Projects            Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Water Fund Projects – Page 1 of 5  One‐Time Projects  Mayfield  Reservoir  Subgrade and  Venting Repair  (WS‐19000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $600,000 Utilities Construction Summer 2020  Project Status: This project is part of the City’s recent Seismic Upgrade and Emergency Water Supply and Storage  Projects.  The reservoir was drained in 2012 for approximately two years to allow extensive seismic rehabilitation  work to be performed and construction of a new pump station.  Subsequently hairline cracks were sealed in the  reservoir.  A geotechnical consultant was hired to evaluate the tank foundation.  This study was completed and  there were several options identified.  Staff has completed the design of the vent screen replacement and crack  sealing.  The Notice of Award was issued in February 2020.  The Notice to Proceed with construction was delayed  until the start of July 2020 due to Covid‐19.    Water Main  Replacement  Project 27  (WS‐13001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $148,886 $ 7,786,998, Utilities Completed Spring 2020  Project Status: This project replaced approximately 9,600 linear feet of structurally deficient, aging, or corroded  water mains and services along the mains on Sand Hill Road, Oak Creek Drive (5%) and Fulton Avenue.  The  project is currently complete except for the Oak Creek Drive (95%) portion of the work that should be done after  Stanford’s bank stabilization project is completed.    Water  Regulation  Station  Improvements  (WS‐07000)*  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $ 1,476,112 $ 1,474,455 Utilities Design Fall 2020  Project Status: This project for Water Regulation Station Improvements includes seismic upgrades, piping  improvements and other various upgrades to increase the structural reliability of three of the City’s turnouts with  SFPUC.  Work under this project was included in the Seismic Upgrade of four Steel Tanks and three Turnouts’  Project and the project was completed and closed out.  Due to multiple existing issues at the California Turnout,  upgrade work at this facility has been removed from the contract.  The Water Configuration Study was  terminated and staff will review the needs at a Pre‐Design level.  Additionally, new issues with the pressure  reducing valves in the Page Mill and Arastradero regulating stations were found and will be addressed.    Water Recycling  Facilities  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $ 705,477 $ 852,697 Utilities Pre‐Design  Fall 2023  Water Fund Projects            Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Water Fund Projects – Page 2 of 5  (WS‐07001)* Project Status: This project allows the City to hire a consultant to prepare a business plan, prepare preliminary  design, and secure funding options for an expansion of the existing recycled water delivery system in the City.   The pipeline will primarily serve the Stanford Research Park and provide an alternative supply source of 435,600  cubic feet per year, roughly 10% of Palo Alto’s total water consumption in 2015.  The environmental impact  report was completed in September 2015.  The expansion pipeline is one of several water reuse projects being  considered in the Northwest County Recycled Water Strategic Plan.  This, or one of the other projects, may be  recommended to Council for design and construction.  The earliest that work would commence is in FY 2022.    Water Reservoir  Coating  Improvements  (WS‐08001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $ 1,624,519 $ 2,141,1782 Utilities Completed Spring 2020  Project Status: This project for Water Reservoir Coating Improvements included the recoating of four steel tanks.   Work under this project was included in the Seismic Upgrade of four Steel Tanks and the three Turnout Projects.   Once construction started, it was found that the Montebello Reservoir was in very poor condition. Due to  escalating costs associated with roof replacement, staff decided to complete construction of the Montebello  Reservoir and re‐evaluate the remaining three tanks for replacement.  Coating work at the three remaining steel  tanks (Dahl, Park and Corte Madera Reservoirs) was removed from the construction contract.  The City  contracted with an engineering consultant to study the water system as a whole and make recommendations for  upgrades and/or improvements.  During the Water Configuration Study, the Corte Madera Reservoir was found  to be in critical condition and was recommended to be replaced.  Part of the funding for the new reservoir will  come from this task.  The Water Configuration Study contract was terminated due to Consultant’s staffing  inability to complete the project.  This CIP is scheduled to be closed and the remaining funds are to be returned  to reserves.    Water Tank  Seismic Upgrade  and  Rehabilitation  (WS‐09000)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $ 3,617,775 $ 11,728,033 Utilities Design Summer 2022  Project Status: This project for Seismic Water System Upgrades includes seismic upgrades at the Montebello,  Mayfield, Corte Madera, Park, Boronda, and Dahl Reservoirs in compliance with the American Society of Civil  Engineers (ASCE 7) seismic codes.  Work at the steel tank sites includes the installation of new concrete footings,  anchor chairs and tie‐downs, installation of seismic shut off valves and control valves, flexible joints at the  inlet/outlet piping connections, relocation of various inlet and outlet piping, backup power supplies, and  Water Fund Projects            Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Water Fund Projects – Page 3 of 5  reinforcement and/or replacement of interior tank columns.  Seismic upgrade work at the Mayfield Reservoir was  completed in summer 2013 and work on the Boronda Reservoir was completed in summer 2016.  All remaining  reservoirs were to be seismically upgraded as part of the Seismic Upgrade of four Steel Tanks and three Turnouts’  Project.  However, during construction at the Montebello Reservoir, it was found that the existing roof, support  columns and support beams, and floor coating needed total replacement due to their poor condition.  Given that  all four tanks were constructed at the same time, staff assumes that the remaining three tanks are in the same  condition. During the Water Configuration Study the Corte Madera Reservoir was found to be in critical condition  and was recommended to be replaced.  Most of the funding for the new reservoir will come from this task.   Design‐Build proposals were received and evaluated and the contract phase is in progress.    Water Main  Replacement  Project 28  (WS‐14001)  Prior Years Actuals Total Project Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $0 $ 9,085,107 Utilities Design Winter 2021  Project Status: This project will replace approximately 14,985 linear feet (which represents 1.2% of the City's  water distribution system) of mains and services on various streets within the City, including areas in the  Duveneck/St. Francis, Barron Park and Charleston Meadows neighborhoods.  The recently approved capital  improvement plan increases the scope of each project and staggers construction projects to every other year.   Design is currently underway.      Recurring Projects  Water Service  Hydrant  Replacement   (WS‐80014)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $72,158 $400,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project replaces system control valves, deteriorated galvanized service lines, lead goose‐ necks, and fire hydrant valves and assemblies per the Fire Department’s flow testing; upgrades fire hydrants in  main line replacement project areas; and replaces existing undersized or deteriorated copper water services.      Water System  Customer  Connections  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $ 851,385  $ 750,000 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project allows for improvements that include new main extensions, valves, domestic  Water Fund Projects            Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Water Fund Projects – Page 4 of 5  (WS‐80013) services, meters on upgraded services, backflow devices, fire services, and fire hydrants.  System extensions are  required to provide service to new customers and to serve existing customers requesting expanded service.    Water  Distribution  System  Improvements  (WS‐11003)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $148,016 $ 446,620 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project enables improvements to water distribution system deliverability and reliability.   Typical activities include: installing restraining joints at critical pipelines and bridge crossings, increasing the size  of inadequate facilities, system leakage surveys, network modeling, and fire flow studies or other system  improvements as required.  Continuous evaluation of system needs and making required improvements is  necessary to maintain adequate quantities of quality water, meeting local, state, and federal safe drinking water  standards.  During the last six months the Mayfield Reservoir VFD replacement and back‐up controls were  completed.  El Camino Pump Station pump programming was completed and tested to add the capability for the  El Camino Reservoir to pump into zone 1 in addition to zone 2.  The 18”CCP repair and valve installation on Page  Mill Road was bid as part of the WMR 27 project which is under construction.  Staff began the ACP pipe study  and is in the process of collecting pipe samples.  The Water CAD modeling software was upgraded from 2000  pipe to 5000 pipe model.    Water General  Equipment/Tools  (WS‐13002)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $ 0  $ 50,000  Utilities N/A Recurring  Project Status: This project acquires new equipment and tools, the replacement of existing fusion equipment,  and other associated tools.  The fusion equipment is used to fuse together pipe joints in the City's water  distribution system.  Equipment and tools are required to be upgraded on an annual basis to maintain high  quality standards for the installation of the City's water distribution mains, along with the associated service  standards and worker safety and productivity measures.  Staff did not purchase any equipment or tools in FY  2020.    Water Meters  (WS‐80015)*  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $122,265 $ 1,292,700 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project enables the purchasing of meters for new customers, upgrading meters for current  customers, installing meter bypasses, and replacing obsolete meters that are no longer repairable.  This funding  Water Fund Projects            Status as of June 2020  * ‐ Projects that were subject to funding reductions in the Fiscal Year 2021‐2025 CIP  Water Fund Projects – Page 5 of 5  also allows for annual testing and calibration of selected meters to maintain meter accuracy and reliability.   During the AMI implementation process approximately 25% of the meters will be replaced.      Water System  Supply  Improvements  (WS‐11004)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $61,673 $ 261,620 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project evaluates and improves the City’s water distribution system on an as‐needed basis.  Typical activities performed under this project include: piping modifications, equipment replacements  associated with water delivery, Supervisory Control software upgrades, system modifications for water system  quality compliance, conditional assessment of the reliability of transmission mains, and security system  installations.  The water system includes the connection facilities between the City’s and the San Francisco  Public Utility Commission’s pipelines, emergency water wells within the City, pumping stations, water reservoirs,  and pipelines.  Procured SCADA switches and firewall components for the fiber connections to 27 water sites.   Software to control the system was purchased too.  Staff installed the hardware and software.  Staff is planning  SCADA controller upgrades for the water facilities in the foothills.  This new project will be funded July 1, 2020.    Water, Gas,  Wastewater  Utility GIS Data  (WS‐02014)  Prior Year Actuals Current Year Budget Implementing Department Project Phase Project Completion  $178,991 $ 736,399 Utilities N/A Recurring  Project Status: This project enables contracts related to Utilities GIS (Geographic Information System) needs.   AME database is heavily utilized by Utilities Engineering staff to update the utility information in GIS.  The  updated information is used by various City staff, such as marking/locating underground utilities to comply with  USA (Underground Service Alert) requirements; developing design drawings for pipeline replacement projects;  verifying existing underground utilities during construction activities; creating customized utility map books for  field crews and on‐call personnel to meet their specific needs.  Annual surveying contracts to collect GPS points  of existing above‐ground utility features within the CIP project areas.  The data is used to correct the GIS  database.  Accurate utility data helps the design of new pipe alignment to minimize construction conflicts.  Create synchronization and user interface between the upcoming Citywide ESRI GIS database and Utilities AME  database.      List of Completed Projects CIP #Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season  Completed Year  Completed Total Project  Budget ** PF‐18000 Parking Lot J Elevator  Modernization This project modernized the existing elevators at parking Lot J.  The project  involves upgrading the interior of the elevators, elevator control interface, call  buttons, and meeting current ADA standards.  Construction started in April  2019.  Project is complete except for the State final inspection on the second  car.  State is behind because of COVID, but the inspection should be done by  the end of July 2020.   Construction Buildings and  Facilities Public Works Spring 2020  $           781,324.00  PE‐15003 Fire Station 3 Replacement This project replaced the existing Fire Station at Embarcadero Road and Newell  Road with a new structure that meets essential services standards and current  program needs.   Construction completed in March 2020.   Construction Buildings and  Facilities Public Works Winter 2020  $     10,080,258.00  WS‐08001 Water Reservoir Coating  Improvements This project included the recoating of four steel tanks. Work under this project  was included in the Seismic Upgrade of four Steel Tanks and the three Turnout  Projects. Once construction started, it was found that the Montebello Reservoir  was in very poor condition. Due to escalating costs associated with roof  replacement, staff decided to complete construction of the Montebello  Reservoir and re‐evaluate the remaining three tanks for replacement.  Construction Water Utilities Spring 2020  $        2,141,172.00  WS‐13001 Water Main Replacement ‐  Project 27 This project replaced approximately 9,600 linear feet of structurally deficient,  aging, or corroded water mains and services along the mains on Sand Hill Road,  Oak Creek Drive (5%) and Fulton Avenue.  Construction Water Utilities Spring 2020  $        7,786,998.00  WC‐15001 Wastewater Collection  System Rehabilitation  Augmentation Project 28  This project enabled the design and construction of a high priority wastewater  main and lateral replacement work to reduce inflow of rainfall and ground  water into the collection system. The project replaced or rehabbed  a total of  7,655 linear feet of wastewater mains  located in the Leland Manor/Garland,  Midtown West, and Lower Page Mill/Los Altos Hills areas of the City.   Construction Wastewater  Collection Utilities Spring 2020  $        5,665,897.00  EL‐17003 VA Hospital ‐ Customer  Load Requirements  This project met the growing electric needs of the VA Hospital. Staff has had  numerous discussions with VA Hospital on electric load growth at the hospital  and anticipated needs from the utility. Much of the cost is reimbursed to the  City by the VA Hospital. Staff has prepared preliminary designs for interim  solutions and is awaiting additional information from VA to develop long range  plans to meet their future needs.   Design Electric Utilities Spring 2020  $             84,984.00  1 List of Completed Projects CIP #Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season  Completed Year  Completed Total Project  Budget ** EL‐04012 Utility Site Security  Improvements This project added electronic security systems at utility sites to protect  equipment at electric substations, water pumping plants, reservoirs, and gas  stations from intrusion and vandalism.  Cameras and detection systems have  been installed at nine electric substations, three water stations, and one  natural gas station to monitor facilities.   Construction Electric Utilities Spring 2020  $        1,644,681.00  EL‐11008 Rebuild Underground  District 19  This project rebuilt and replaced the underground electric system in  Underground District 19, the area bounded by Forest Avenue, Waverley Street,  Addison Avenue, and Alma Street.  Construction Electric Utilities Spring 2020  $           149,023.00  FD‐18000 Self Contained Breathing  Apparatus Replacement This project replaced Self Contained Breathing Apparatus equipment (SCBA)  used by firefighters when entering hazardous conditions when responding to  fire and hazardous materials incidents. The SCBA provides breathable air for  firefighters when entering environments where the atmosphere is immediately  dangerous to life or health.  The expected service life for SCBAs is 15 years.  Purchase Buildings and  Facilities Fire Department Spring 2020  $           799,999.00  FD‐20000 Cardiac Monitor  Replacement This project replaced the entire complement of twenty cardiac monitors in the  Department. Along with other tools needed for patient assessment and airway  verification, cardiac monitors assess cardiac activity in patients and provide  defibrillation and pacing.   Purchase Buildings and  Facilities Fire Department Spring 2020  $           850,000.00  PL‐16001 Downtown Mobility and  Safety Improvements  This project included the construction of curb extensions and the installation of  new pedestrian signal heads and traffic signal modifications in 2019 as part of  the Upgrade Downtown project. Construction Traffic and  Transportation Office of  Transportation Fall 2019  $             1,819,847  FD‐20002 Thermal Imaging Cameras  Replacement     This project replaced the Thermal Imaging Cameras (TICs) on all fire and  response vehicles used to help identify the location of victims; assess the  source of fires, smoke, and heat; to assist in creating a plan of action.  Purchase Buildings and  Facilities Fire Department Fall 2019  $                   99,000  WC‐11000 Wastewater Collection  System Rehabilitation  Augmentation Project 24 This project  addressed areas that were identified in Wastewater Capital  Improvement Project 17 (Cleaning and Video Inspection of the Collection  System) as needing rehabilitation. This project was combined with Project 25  and 26(WC‐12001; WC‐13001).   Construction Wastewater  Collection Utilities Fall 2019  $             3,131,595  WC‐13001 Wastewater Collection  System Rehabilitation  Augmentation Project 26 This project was combined with Project 24 and 25(WC‐11001; WC‐12001). All  new service laterals were installed from the new sewer main to the new sewer  cleanouts located in the City’s right‐of‐way. Construction Wastewater  Collection Utilities Fall 2019  $             3,309,998  2 List of Completed Projects CIP #Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season  Completed Year  Completed Total Project  Budget ** CB‐19000 Cubberley Track and Field  Replacement This project replaced the synthetic turf field, installed an all‐weather track and  a fitness area.Construction Parks and Open  Space Public Works Fall 2019  $             1,851,708  PE‐14018 Baylands Boardwalk  Improvements  This project replaced the existing boardwalk with similar alignment and  configuration. Construction Buildings and  Facilities Public Works Winter 2019 2,123,681$              PE‐17009 City Hall Floor 4 Remodel This project improved the Administrative Services Department offices on the  fourth floor of City Hall.Construction Buildings and  Facilities Public Works Winter 2019 494,818$                  PE‐14015 Lucie Stern Buildings  Mechanical and Electrical  Upgrades This project replaced and upgraded the mechanical, electrical, and fire/life  safety systems at Lucie Stern Children’s Theater, Lucie Stern Community  Theater, and Lucie Stern Community Center.  Construction Buildings and  Facilities Public Works Spring 2019 6,142,607$              PL‐16000 Quarry Road  Improvements and Transit  Center Access This project included planning, design and construction of bicycle and  pedestrian improvements along Quarry Road.Construction Traffic and  Transportation Planning and  Community  Environment Spring 2019 5,148,378$              EL‐17008 Utility Control Center  Upgrades This project upgraded the Utility Control Center working environment. Construction Electric Utilities Winter 2019 499,997$                  GS‐12001 Gas Main Replacement  Project 22 This project replaced approximately 23,700 linear feet of gas mains and  services along University Avenue and other streets in the Downtown North  nieghborhood. Construction Gas Utilities Spring 2019 11,658,997$            WC‐12001 Wastewater Collection  System Rehabilitation /  Augmentation Project 25  This project was combined with Project 24 and 26 (WC‐11001; WC‐13001)  replacing 45,294 linear feet of sanitary sewer mains in university South,  Professorville and Old palo Alto neigborhoods. Construction Wastewater  Collection Utilities Spring 2019 3,211,998$              WQ‐14001 Dewatering and Loadout  Facility This project provides funding for the design and construction of the sludge  dewatering facility and truck loadout to retire existing dewatering and sewage  sludge incinerators.  Construction Wastewater  Treatment Public Works Spring 2019 27,497,551$            WS‐12001 Water Main Replacement  – Project 26  This project replaced approximately 11,000 linear feet of aging water mains  and services which included water main replacement as part of the Upgrade  Downtown Project. Construction Water Utilities Spring 2019 7,506,161$              PE‐17009 City Hall Floor 5 Remodel This project improved the Planning and Community Environment (PCE)  Department offices on the fifth floor of City Hall. Construction Buildings and  Facilities Public Works Summer 2018 525,000$                  AC‐14001 Baylands Nature  Interpretive Center Exhibit  Improvements  This project replaced worn out or non‐functioning exhibits at the Baylands  Nature Interpretive Center.Construction Buildings and  Facilities Community  Services Summer 2018 56,000$                    3 List of Completed Projects CIP #Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season  Completed Year  Completed Total Project  Budget ** PE‐17000 Mitchell Park Adobe Creek  Bridge Replacement This project replaced the existing bridge over Adobe Creek in Mitchell Park. Construction Parks and Open  Space Public Works Summer 2018 250,000$                  PD‐14000 Internal Alarm System  Replacement This project replaced the citywide system of panic alarms from various  departments and the Council chambers.Construction Buildings and  Facilities Police Summer 2018 78,000$                    EL‐14004 Maybell 1&2 4/12kV  Conversion This project converted circuits 1 & 2 at Maybell substation from 4kV to 12kV.Construction Electric Utilities Fall 2018 364,796$                  GS‐15001 Security at City Gas  Receiving Stations This project equiped the City’s four Gas Receiving Stations with video  surveillance systems. Construction Gas Utilities Summer 2018 150,000$                  SD‐13003 Matadero Creek Storm  Water Pump Station and  Trunk Line Improvements  This project upgraded the capacity to the Matadero Creek Storm Water Pump  Station, which serves a low‐lying 1200‐acre area of southeastern Palo Alto. Construction Storm Drain Public Works Summer 2018 6,685,317$              AP‐16002 Wildlife Hazard  Management Plan The Wildlife hazard Management Plan identified the specific actions the airport  will take to mitigate the risk of wildlife strikes on or near the airport.Study Airport Public Works Summer 2018 63,415$                    WC‐14001 Wastewater Collection  System Rehabilitation  Augmentation Project 27  This project replaced 16,859 linear feet of sanitary sewer mains of various sizes  on various streets.Construction Wastewater  Collection Utilities Winter 2018 4,022,455$              PG‐15000 Buckeye Creek Hydrology  Study  This project analyzed flooding conditions and recommended flood control  structures and drainage and erosion control solutions for the creek located  within Foothills Park.   Study Parks and Open  Space Public Works Spring 2018 167,741$                  PE‐17004 CalTrain Corridor Video  Management System  Installation  This project replaced two existing gateway signs in the right‐of‐way for the  California Avenue business district. Construction Streets and  Sidewalks Public Works Spring 2018 1,550,000$              PF‐16003 Parking Lot Q Elevator  Modernization This project modernized the existing elevator at Parking Lot Q.Construction Buildings and  Facilities Public Works Fall 2017 170,608$                  PE‐13003 Parks, Trails, Open Space,  and Recreation Master  Plan  This master plan provided guidance on the recreation and improvement needs  for Palo Alto’s parks, trails, open space and recreational programs.  Study Parks and Open  Space Community  Services Fall 2017 627,057$                  4 List of Completed Projects CIP #Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season  Completed Year  Completed Total Project  Budget ** PE‐12003 Rinconada Park Master  Plan  This project developed a plan for short, medium and long range improvements  to the regional park including the consideration of pathways, new restrooms  and playgrounds, new landscaping, and revitalization of underutilized areas  within the park.   Study Parks and Open  Space Community  Services Fall 2017 541,355$                  PE‐13012 Structural Assessment of  City Bridges  The project developed an inventory of all City‐owned bridges and culvert  structures, condition assessment, cost estimate for rehabilitation, and  recommendation for future inspection frequencies, assessment and  improvements. Study Buildings and  Facilities Public Works Fall 2017 198,529$                  WC‐11000 Wastewater Collection  System Rehabilitation /  Augmentation Project 24  Combined with Project 25 and 26 (WC‐12001; WC‐13001), this project replaced  and/or rehabilitated approximately 42,398 linear feet of sanitary sewer mains  of various sizes, 779 sewer laterals, and 121 sewer manholes.   Construction Wastewater  Collection Utilities Fall 2017 3,119,806$              WC‐13001 Wastewater Collection  System Rehabilitation /  Augmentation Project 26  Combined with Project 25 and 26 (WC‐12001; WC‐13001), this project replaced  and/or rehabilitated approximately 42,398 linear feet of sanitary sewer mains  of various sizes, 779 sewer laterals, and 121 sewer manholes.   Construction Wastewater  Collection Utilities Fall 2017 3,361,118$              PG‐13003 Golf Reconfiguration and  Baylands Athletic Center  Improvements  This project completed the rehabilitation of the Palo Alto Municipal Golf  Course, including  a new layout for the course, new prefabricated restroom,  new water‐saving turf and irrigation system, and rebranded the course as the  Baylands Golf Links. Construction Parks and Open  Space Public Works Fall 2017 13,675,177$            GS‐11000 Gas Main Replacement –  Project 21 This project combined with GWR 19B & GMR 20 and replaced ABS gas mains  and services.  Construction Gas Utilities Winter 2017 2,364,937$              WS‐11000 Water Main Replacement  – Project 25  This project provided installation of approximately 11,869 linear feet of new  High Density Polyethylene (HDPE) water mains, 232 new HDPE water services,  and 15 new fire hydrants within the City limits.  Construction Water Utilities Winter 2017 5,445,069$              WS‐15004 Water System Master Plan  The 2015 Water System Master Plan identified present capital improvements  and replacement rates required to ensure optimal reliability levels of service to  the existing distribution and transmission systems.  Study Water Utilities Spring 2017 500,000$                  WC‐10002 Wastewater Collection  System Rehabilitation /  Augmentation Project 23  Combined with Project 22 (WC‐09001).  This project replaced and/or  rehabilitated approximately 33,497 linear feet of sanitary sewer mains of  various sizes, 554 sewer laterals, and 102 sewer manholes.   Construction Wastewater  Collection Utilities Winter 2017 1,272,289$              EL‐10009 Street Light System  Street  Light System Conversion  Project  This project converted HPS streetlights to LED and the conversion of  approximately 4500 cobrahead streetlight fixtures.  Construction Electric Utilities Spring 2017 696,918$                  5 List of Completed Projects CIP #Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season  Completed Year  Completed Total Project  Budget ** EL‐13006 Sand Hill / Quarry 12kV  InterTie  This project installed new wire to connect circuits QR‐24 and QR‐27 in the Sand  Hill/Quarry area. Construction Electric Utilities Winter 2017 208,648$                  EL‐15001 Electric Substation Battery  Replacement This project replaced the batteries in all nine of the City's electric substations. Construction Electric Utilities Winter 2017 400,000$                  PG‐13001 Stanford/Palo Alto Playing  Fields Soccer Turf  Replacement  This project replaced the synthetic turf at the Stanford/Palo Alto Playing Fields. Construction Parks and Open  Space Community  Services Fall 2016 1,499,979$              PG‐09003 Park Maintenance Shop  Remodel  This project renovated and remodeled the Parks maintenance shop for safety  and efficienciency upgrades.Construction Parks and Open  Space Community  Services Summer 2016 94,419$                    PE‐12017 City Hall First Floor  Renovations This project installed new elevator control panels and replaced the gray‐painted  panels inside the elevators.Construction Buildings and  Facilities Public Works Summer 2016 3,974,963$              PE‐11012 Temporary Main Library This project created a temporary main Library to be used while the new one  was being constructed.Construction Buildings and  Facilities Public Works 156,254$                  PE‐15029 Baylands Nature  Interpretive Center Facility  Improvement  The project replaced decking, railings, structural framing members, exterior  wood flooring, and cabinetry, restroom reconfiguration, and provided  Americans with Disabilities Act (ADA) improvements.   Construction Buildings and  Facilities Public Works Spring 2017 889,452$                  PE‐13008 Bowden Park  Improvements  This project improved the children’s playground and included park amenity  upgrades such as new playground equipment, a new retaining wall, surfacing  and pathway upgrades, planting restoration and irrigation renovations, and  replaced of damaged wood benches and the playground perimeter fence.   Construction Parks and Open  Space Community  Services Summer 2016 421,126$                  PE‐13020 Byxbee Park Trails This project provided trail and site amenities over the remaining area of the  landfill cap.  Construction Parks and Open  Space Public Works Fall 2016 334,607$                  PE‐17002 City Hall Floor 3 Remodel  This project improved the Utilities Department administrative offices on the  third floor of City Hall. It included new carpet, wall reconfiguration, a  kitchenette, cabinets, paint, soundproofing, office furniture, doors, and  associated building systems.  Construction Buildings and  Facilities Public Works Spring 2017 440,000$                  6 List of Completed Projects CIP #Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season  Completed Year  Completed Total Project  Budget ** PE‐14015 Lucie Stern Buildings  Mechanical and Electrical  Upgrades – Phase 1  This project replaced and upgraded the mechanical, electrical, and fire/life  safety systems at Lucie Stern Children’s Theater, Lucie Stern Community  Theater, and Lucie Stern Community Center.   Construction Buildings and  Facilities Public Works Summer 2016 3,247,248$              PG‐12004 Sarah Wallis Park  Improvements  This project improved site amenities with new concrete pathways, replaced old  furnishings, and upgraded landscape with drought tolerant species. Construction Parks and Open  Space Community  Services Winter 2017 65,000$                    AP‐16003 Airport Perimeter Fence  This project replaced the perimeter fencing and gates surrounding the Palo Alto  Airport boundaries to prevent unauthorized access to the airport runway in  accordance with Federal and State standards.  Construction Airport Public Works Spring 2017 2,003,540$              SD‐11101 Channing Avenue/Lincoln  Avenue Storm Drain  Improvements  This project installed of 5,800 linear feet of 36‐inch to 60‐inch diameter storm  drain along Channing and Lincoln Avenues over three project phases to  increase drainage system capacity.   Construction Storm Drain Public Works Winter 2016 7,676,275$              GS‐14004 Gas Distribution System  Model  This project included the development, model installation, testing,  documentation, and staff training of a natural gas distribution system model.  Study Gas Utilities Summer 2016 149,500$                  AC‐14000 Art Center Auditorium  Audio, Visual and  Furnishings This project replaced outdated audio visual equipment and furnishings  following the auditorium’s use as a temporary library.  Construction Buildings and  Facilities Community  Services Winter 2016 150,000$                  PF‐15000 Rinconada Pool Locker  Room This project renovated the Rinconada Pool locker room including the changing  area, restrooms, and showers in the women's and men's locker rooms.  Construction Buildings and  Facilities Public Works Winter 2016 464,433$                  PE‐13016 El Camino Park  Restoration This project installed new athletic fields, synthetic turf, field lighting, fencing, a  new restroom, scorekeeper booth and storage buildings, an expanded parking  lot, new bike and pedestrian pathways, landscaping, benches, and other  amenities.   Construction Parks and Open  Space Community  Services Fall 2015 5,611,122$              178,152,825$         Notes: ** Final Project Actuals may be different from Total Project Budget amounts Grand Total 7